Tổng hợp bộ kỹ năng mềm

Kỹ mềm St từ Internet C2,22-10-2010 1.Kỹ quản lý thời gian 2.Kỹ giao tiếp 3.Kỹ thuyết trình 4.Kỹ lắng nghe 5.Kỹ Teamwork Kỹ quản lý thời gian Thời gian quý báu cho nhà lãnh đạo dù công việc nào, bạn phải biết quản lý thời gian khác biệt cấp lãnh đạo làm quản lý thường giao việc cho người khác dù vậy, bạn tổ chức giao việc hiệu bạn không tự tổ chức cho thời gian tài nguyên hoi tự tổ chức xếp trách nhiệm có ý nghĩa tổ chức sử dụng quỹ thời gian bạn cho cá nhân hay công việc, bạn cần xây dựng cho chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian dành cho việc nhỏ, quan trọng dành nhiều thời gian cho việc lớn, quan trọng tính chất phức tạp tổ chức ngày khiến cho bạn phải thực quan tâm đến việc xếp chương trình cho tận dụng thời gian tốt để đạt hiệu cao cần phải thích ứng để xác định đắn, thận trọng điều quan trọng thật cho dù cá nhân hay công việc bạn phải suy tính trước bắt đầu chương trình hành động để tận dụng tối đa thời gian có bạn cần xác định phân tích việc sử dụng bạn đề nghị giảm thiểu điều ngăn trở thời gian bạn vài ý kiến thực tế giúp bạn khắc phục sau cùng, đề nghị bạn lập phương án riêng, bạn quản lý thời gian cách đặn Quản lý thời gian Quản lý nghĩa làm việc tổ chức với người khác phần lớn thời gian bạn dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức quản lý thời gian Quản lý thời gian hiệu đem lại nhiều lợi ích thuyết phục - làm cho sống dễ dàng - giảm căng thẳng (stress) - tăng hiệu - tăng niềm vui công việc - tăng suất cá nhân tập thể - tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng Quản lý thời gian hiệu giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng giải trí năm chữ > quản lý thời gian hiệu sơ đồ Sơ đồ để quản lý thời gian tốt 1) aware 2) analyse 3) attack 4) assign 5) arrange 6) save time, better use aware : nhận biết : để đề mục tiêu cho cá nhân & công việc sau xếp ưu tiên analyse : điều cần làm attack : ăn cắp thời gian → loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian assign : lập thứ tự ưu tiên arrange : hoàn thiện kỷ năng, lập kế hoạch save time, better use : tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt awareness : nhận biết nhận điều quan trọng cho cá nhân công việc giai đoạn giúp xác định mục tiêu cụ thể yếu tố bạn phải coi trọng yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp trách nhiệm công việc bạn analysis : phân tích điều cần làm để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết cách sử dụng thời gian / điều làm thời gian phân tích giúp bạn xác định cần làm để tốt attack : ăn cắp thời gian (tg) có nhiều điều làm thời gian bạn “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ bạn tâm vào điều cần yếu asignment : lập trật tự ưu tiên loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc dang dở cần làm việc cách đặn arrangement : đặt kế hoạch giai đoạn cuối bạn phải xếp thời gian có mục đích rõ ràng nhớ đặn hoàn thiện kỹ “nhỏ bé” kể để phục hồi thời gian bạn cần phải có kế hoạch thông minh xem kỹ năm giai đoạn : aware : nhận biết trước hết cần phải hiểu rõ bạn để hoàn thiện việc quản lý thời gian một, bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân công việc (hay trọng điểm) : đâu muốn viết mục tiêu để thấy rõ mức độ quan trọng hiệu quản lý thời gian có từ hai cách kiểm soát : tự kiểm soát kiểm soát công việc tự kiểm soát hiểu biết : ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách nhìn việc theo tổng quan hay chi tiết kiểm soát công việc hiểu rõ công việc tức tổ chức vai trò tổ chức lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích quan người ta đánh giá bạn qua hiểu biết đề mục đích trọng tâm, bạn thấy đâu điều quan trọng thật nghĩ người bạn muốn tạo nên bạn hướng nghiệp đâu ? quan bạn cần đạt điều ? để làm rõ mục đích chuyện dễ dàng bạn biết sơ qua liên quan đến mục tiêu phải đưa ý tưởng ánh sáng làm sau : quan / ưu tiên : tách riêng mục tiêu gia đình với mục đích cá nhân công việc (sự nghiệp / kinh doanh) nhớ phải giữ cân bạn định lấy đại học, lúc muốn dạy bạn bơi lội chơi lướt ván buồm tất thứ lúc xin bạn suy xét lại mục tiêu quan trọng phải xác định quan trọng thời điểm hiên : mức độ quan trọng tạm thời hoán chuyển vài trọng điểm hoàn tất / ưu tiên có thay đổi kinh nghiệm khứ : nhớ lại chuyện làm xảy mà bạn cảm thấy “hài lòng” : lúc bạn thành công có lẽ bạn mừng cho thăng chức vị trí cá nhân, mua nhà nghỉ hè với bạn thân đem lại niềm sung sướng cảm nhận hài lòng đâu điều quan trọng thực tế : (khi xác định mục tiêu) mục đích phải thực tế cao 1,45 m mà ước mong đội bóng rổ chuyên nghiệp bạn viễn vông rõ ràng : mục đích cần rõ ràng, hợp lý có hạn định nghĩ làm đạt mục đích lên kế hoạch thực viết giấy : (để hệ thống hóa, tránh sai sót) viết giấy ý tưởng bạn đừng lừa dối cho nhớ đầu mục đích đa dạng bạn nói đến mục tiêu dài lâu đời người nữa, ghi chép mục đích, bạn tâm đến điều tin tưởng viết giấy, mục tiêu thường khác so với chúng nằm trí não bảng sau cho bạn biết điều bạn học cách thiết lập, xếp ưu tiên, làm việc tích cực, hướng mục đích đề điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian bạn : tư cách, thói quen giao tiếp bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên có ảnh hưởng đến thời gian bạn : bạn nói nói lại mười lần thứ cho mười người khác thực cần lời nhắn ngắn gọn đủ khó làm thay đổi thói quen làm có trách nhiệm công việc liên quan đến thời gian bạn trách nhiệm không hằn điều bạn phải tin quan trọng có yêu cầu đòi hỏi công việc mà không thích phải chịu đựng điều không quan trọng lại tránh bạn giữ cho quân bình điều quan trọng công việc bổn phận áp đặt lên bạn làm rõ trách nhiệm bạn Trách nhiệm bạn : chịu trách nhiệm ? mức độ trách nhiệm họ ? có nắm nguồn lực kinh phí riêng ? làm việc môi trường yếu ? chịu trách nhiệm hành ? có phải tiếp xúc với khách hàng bên ? có phải phát huy sáng kiến ? quyền hạn ? nhân viên trách nhiệm ? đồng nghiệp có trách nhiệm ? nhiệm vụ quan ? công việc, có nguyện vọng chưa đưa ? liệt kê thêm trả lời câu hỏi giúp bạn định hình trách nhiệm analyse : phân tích đề mục tiêu rồi, bạn phải làm bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian để kiểm soát thời gian mình, bạn phải biết dùng ? đơn giản, phần lớn lãnh đạo lại nói cho bạn biết chi tiết họ dùng thời gian ngày hay tuần bạn cần sử dụng thời gian cần phân tích rõ cách sử dụng sau biết rõ phải làm mổ xẻ ngày xem xét, tự hỏi : dành thời gian để họp hành ? làm công việc người khác ? biết rõ thực bạn làm điều ? nhật ký / tự đánh giá : phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “ngày dũng” / có mẫu khác rõ ràng xếp công đoạn làm việc theo 5, 10, 15 / 30 phút mẫu tự đánh giá : (một thí dụ) thứ hai 7h30 công việc 8h00 ………………………………………………………………………………………… … 8h00 – 8h30 ………………………………………………………………………………………… … 8h30 – 9h00 ………………………………………………………………………………………… … 9h00 – 9h30 ………………………………………………………………………………………… … 9h30 – 10h00 ………………………………………………………………………………………… … 10h00 – 10h30 ………………………………………………………………………………………… … 10h30 – 11h00 ………………………………………………………………………………………… … 11h00 – 11h30 ………………………………………………………………………………………… … 11h30 – 12h00 ………………………………………………………………………………………… … 12h00 – 12h30 ………………………………………………………………………………………… … 12h30 – 13h00 ………………………………………………………………………………………… … 13h00 – 13h30 ………………………………………………………………………………………… … 13h30 – 14h00 ………………………………………………………………………………………… … 14h00 – 14h30 ………………………………………………………………………………………… … 14h30 – 15h00 ………………………………………………………………………………………… … 15h00 – 15h30 ………………………………………………………………………………………… … 15h30 – 16h00 ………………………………………………………………………………………… … 16h00 – 16h30 ………………………………………………………………………………………… … 16h30 – 17h00 ………………………………………………………………………………………… … 17h00 – 17h30 ………………………………………………………………………………………… … 17h30 – 18h00 ………………………………………………………………………………………… … khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn đặt cần bạn phải biết thực làm điều lúc đề nghị bạn theo dõi thời gian biểu vài ngày liền lần năm bạn tập ghi chép lại công việc làm thế, bạn biết rõ làm đặt điều quan trọng bạn muốn làm để hướng gần đến mục tiêu tự xem xét xong, bạn sang phần phân tích để có ích lợi hơn, thực khoảng thời gian biểu trọn ngày bạn chi tiết tốt liệt kê công việc thời gian thực thí dụ : “ngày dũng” mẫu tham khảo sau : ngày dũng ngày thứ ba, 23/3 công việc tham gia 7.30-7.41 uống cà phê, đọc báo 7.41-7.44 điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo lý 7.44-7.50 đến phòng thư ký tìm tư liệu 7.50-7.53 hiền (thư ký) đến tìm tư liệu hiền 7.53-7.56 sơn ghé vào xác nhận họp sơn 7.56-8.00 giải thích xong cho hiền điều cần thiết hiền 8.00-8.02 điện thoại từ nhà gọi đến 8.02-8.16 làm việc báo cáo năm 8.16-8.18 điện thoại từ chi nhánh số nhắc lấy liệu lý lan (vợ tôi) nhắc hiền đưa liệu cho lý 8.18-8.23 nhận điện thoại từ hiền hiền 8.23-8.29 làm tiếp báo cáo 8.29-8.47 tuấn ghé vào mời người dùng cơm trưa 8.47-8.49 điện thoại yêu cầu 8.49-8.54 hai gặp tuấn đề nghị dùng cơm trưa số 94 8.54-9.01 làm tiếp báo cáo 9.01-9.07 minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch 9.07-9.21 xem lại kế hoạch cho năm sau 9.21-9.23 phòng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết bị 9.23-9.30 lập chương trình họp 9.30-9.34 hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ tồn đọng than phiền cấp buổi gặp mặt xếp với cho buổi chiều 9.34-9.52 nghỉ giải lao dùng cà phê 9.52-l0.01 chuẩn bị lịch trình cho buổi họp tuấn hai, tuấn minh phúc hùng người khác 10.01-10.20 đến phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng nghiệp người khác l0.20-10.25 người khác chờ người đến dự họp 10.25-11.32 điều hành họp kế hoạch phát triển năm tới người khác 11.32-13.05 ăn trưa người khác 13.05-13.20 dạo tán gẫu với đồng nghiệp 13.20-13.30 chuẩn bị cho họp với hùng 13.30-13.37 hùng đến, buổi họp bắt đầu hùng 13.37-13.41 thư ký phó chủ tịch hội đồng điện thoại việc chậm trễ trả lời thư thư ký phó chủ tịch hội đồng 13.41-13.44 gọi điện cho kim nhắc đến thư kim 13.44-13.52 tiếp tục thảo luận với hùng hùng 13.52-13.55 điện thoại từ phân xưởng báo thắng cãi với người quản đốc 13.55-14.00 bảo hùng quay trở lại sau xuống phân xưởng người khác hùng 14.00-14.24 nói chuyện với thắng với quản đốc để giúp họ giải vấn đề xếp buổi gặp mặt thắng người quản đốc 14.24-14.35 ký, thư cho hiền đọc đánh máy thông báo nội hiền 14.35-14.39 điện thoại hỏi xin tiền hiếu 14.39-14.47 chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài thư hiền 14.47-15.15 dùng cà phê giải lao người khác 15.15-15.36 thảo luận số liệu cho năm tới với quản đốc 15.36-15.38 hai gọi điện báo cô phải nhà bệnh 15.38-15.46 tiếp tục thảo luận quản đốc hai quản đốc 15.46-15.49 nhà gọi điện bảo lúc đón gái mai trường 15.49-16.07 phi ghé vào nói việc đề bạt thăng chức dời phần lại thảo luận ngày mai lan (vợ) phi quản đốc 16.07-16.20 thảo luận việc đề bạt thăng chức với phi phi 16.20-16.22 lan gọi điện hẹn gặp ngày mai lan 16.22-16.32 thu dọn đồ: số liệu năm sau, báo cáo dụng cụ chơi tennis Bài tập : Bạn đồng nghiệp người bạn thân ông dũng ông dũng không hài lòng với ngày làm việc không may ngày làm việc lộn xộn lại xảy thường xuyên ông ta yêu cầu bạn cho vài lời khuyên nhằm cải thiện việc xếp thời gian ông ta bước đầu bạn nên phân tích việc ông dũng sử dụng thời gian lại sau đó, bạn đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt bạn đặt vài câu hỏi quan trọng với ông dũng để giúp ông ta Khi phân tích thời gian biểu nhớ điểm sau : 1) công việc ích lợi chiếm nhiều thời gian ? 2) công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian ? 3) công việc ích lợi không đáng dành nhiều thời gian ? 4) công việc cần thời gian nhiều ? 5) Lúc ngày bận rộn ? sơ đồ Ngày Dũng (sau phân tích) loại công việc động tác thời lượng (phút) % tổng số thời gian chuyên môn 139 27,5% cấp bách 41 8,1% thường xuyên 25 165 32,6% cá nhân 11 161 31,8% Dũng xếp công việc sau : chuyên môn (c) : công việc nghiệp vụ lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo cấp bách (không dự báo trước được) (cb) : việc cần làm bất đồng cá nhân, định cấp bách thường xuyên (t) : việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên cá nhân (cn) : việc riêng gia đình, giải lao phần, dung ghi rõ c, cb, t, cn sau cộng động tác loại nhìn chung thấy dũng nhiều thời gian cho việc không quan trọng việc hành chánh cá nhân chiếm nhiều thời gian ngày làm việc bạn biết nhiều người nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường bị lôi vào chuyện lung tung, thời giai đoạn liên tục công việc nói thực, bạn khó tìm cách giải thỏa đáng cho điều quan trọng có bạn bận rộn (hay cảm thấy vậy) phải trả lời điện thoại, khách không hẹn trước giải bất đồng cá nhân có nhiều người lãnh đạo tổ chức cho “sự bận rộn” đồng nghĩa với hiệu suất cho làm việc siêng đâu có loay hoay bận bịu, lúc căng thẳng, họ cách xếp thời gian hợp lý bạn giống họ, bạn nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động người khác thay lên chương trình làm việc tâm vào điểm cần thiết quan trọng bạn nhiều thời gian cho điều hiệu assign : lập trật tự ưu tiên lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại sau : kiểm soát / chủ động quan trọng khẩn trương giao cho khác kiểm soát / chủ động : tự hỏi tự kiểm soát công việc ? cần bổ sung cho công việc bạn tâm vào việc không liên quan trực tiếp người khác làm tốt bạn thời gian công việc tự bạn làm lấy ? việc người khác đề nghị ? xem lại khung thời gian biểu chọn tính điểm khả chủ động bạn theo cách sau : (điểm đến 6) : không kiểm soát công việc : bạn có kiểm soát phần công việc : kiểm soát hoàn toàn công việc từ suy bạn mức độ kiểm soát khung thời gian tính cho “chủ động” : bạn bị động hoàn toàn công việc : bạn có linh động công việc : chủ động hoàn toàn công việc từ suy khả chủ động bạn quan trọng : xếp công việc theo mức độ quan trọng “có” “không” nghĩa phải nghỉ đến hậu định hành động phí thời gian bị kẹt vào điều không quan trọng so với mục tiêu đề trách nhiệm theo pareto’s law, gọi “luật 80/20” người lãnh đạo dành 20% thời gian cho kết tốt lại 80% chuyện “bỏ đi” khẩn trương : công việc có khẩn trương cần làm không ? cần điều kiện thời gian đủ để hoàn tất công việc liệu để lúc khác không ? phân biệt rõ việc “khẩn” việc “quan trọng” việc “khẩn” nhiều không quan trọng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng” việc quan trọng gắn liền với kết phải có việc “khẩn” thường người khác tác động bạn kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn” phải biết xếp thứ tự công việc ưu tiên nhớ ý tới hai ảnh quan trọng khẩn trương trình bày sơ đồ sau : thật quan trọng thật khẩn, làm dự công việc quan trọng thật quan trọng chưa thật khẩn trương bạn thời gian xếp giao phó cho phần để bắt đầu công việc dù đừng để lâu việc quan trọng liên quan đến kết thí dụ : phải báo cáo hai tháng tới với ban giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc có ảnh hưởng đến vị trí công tác phòng ban quan 10 Hiểu Bạn phảI biết rõ học để đạt gì? Sau tìm kiếm mốI liên hệ bạn cần bạn học Nếu việc học cung cấp cho bạn thông tin mà bạn cần bạn dễ dàng ghi nhớ Đó lý tạI phảI làm rõ bạn mong muốn Sắp xếp liệu Những liệu bạn ghi nhớ xếp theo trật tự mà bạn cho hợp lý Khi có thêm liệu mớI, bạn dễ dàng ghi nhớ bạn xếp gần vớI liệu tương tự có liên quan Học đôi với hành,học tập trung Thực hành cách ghi nhớ tốt Bạn sử dụng phương pháp trực tiếp, đơn giản để chuyển học thành thực tiễn Học lý thuyết suông dễ không với thực tế Đặc biệt lên cao, môi trường học bị động Sinh viên ngồi lắng nghe, im lặng, thờ Bạn không nên bị động vậy! Học tốn lượng Chẳng bạn ngồi vào bàn đọc sách hiệu Thư giãn Ở trạng thái thư giãn, bạn hấp thụ thông tin mớI nhanh chóng nhớ cách xác thoảI mái Thư giãn nghĩa buồn ngủ, uể oải Đó trạng thái hoàn toàn tỉnh táo, tự do, thoảI mái Sử dụng hình ảnh Vẽ tranh ngộ nghĩnh, biểu đồ,…những hình ảnh minh hoạ cho thuật ngữ trừu tượng dễ nhớ Quan trọng bạn phảI sử dụng trí tưởng tượng Ngoài ra, việc tạo hình ảnh hộI để bạn ghi nhớ thông tin thêm lần Lặp lại Khi bạn lặp lạI điều thật to, bạn nắm khái niệm theo cách khác Thứ nhất, bạn ghi nhận diễn đạt thông qua lưỡI miệng Thứ hai, bạn lắng nghe thêm lần Lặp lạI kỹ thuật quan trọng ghi nhớ Nó phát huy tốt bạn lặp lạI theo ngôn ngữ bạn Viết Kỹ thuật rõ ràng bạn mở rộng cách không viết lần mà nhiều lần Lựa chọn từ ngữ cần phảI nhớ viết viết lạI nhiều lần kỹ thuật ghi nhớ hiệu Khi viết, bạn có ý thức để viết mạch lạc, logic hoàn chỉnh Thông qua phận thể cách tay, bàn tay, ngón tay, bạn dễ dàng ghi nhớ viết 102 Hạn chế ôm đồm nhiều việc lúc Chỉ tâm làm công việc vào thời điểm, bạn ghi nhớ lâu 10 Học Một cách để bạn nâng cao trí tuệ bạn cần phảI học nhiều bạn mong muốn đạt để vượt qua kỳ thi 11 Bỏ thói quen "học tạm thời, nhớ ngắn hạn" Cách học nhằm đốI phó vớI kỳ thi, sau chẳng đem lạI cho bạn kiến thức 12 Dùng ánh nắng ban ngày Nhiều ngườI tập trung làm việc hiệu vào ban ngày 13 Cách học Bạn thấy học nhiều môn vớI thờI gian học ngắn hiệu nhiều so vớI việc nhồI nhét môn vòng tiếng đồng hồ Với cách học thứ nhất, bạn nghỉ giảI lao trước chuyển sang học môn khác 14 Thái độ học tích cực Nếu bạn muốn học nhanh chóng ghi nhớ lâu, bạn phảI tạo niềm hứng thú học 15 Chọn lọc cần phảI ghi nhớ Đối vớI kiến thức cần thiết để ghi nhớ, bạn áp dụng kỹ thuật để lưu vào nhớ Không nên bắt thân phải nhớ hết thứ! 16 Kết hợp kỹ thuật ghi nhớ Mỗi kỹ thuật có điểm hay riêng, bạn nên kết hợp chúng với 17 Liên tưởng Khi bạn bị bế tắc nhớ vấn đề mà bạn biết chắn, nghĩ đến vấn đề khác liên quan đến 18 Lưu lại cách ghi nhớ Mỗi ngườI có cách nhớ riêng Để phát triển khả ghi nhớ thân, bạn nên tập thói quen xác định kỹ thuật ghi nhớ mà bạn sử dụng Nên kết hợp thực tiễn vớI bạn muốn ghi nhớ Và tự chúc mừng bạn thành công nhé! 19 Hãy thường xuyên lục lại nhớ Kiến thức mà bạn ghi nhớ dễ dàng bạn không thường xuyên nhắc lại 103 Quan điểm hướng đến kỹ thuật ghi nhớ, là: nhớ kỹ điều đó, bạn thành công 20 Và cố gắng nhớ lại, đừng quên Đây nguyên tắc đồng thờI kỹ thuật quan trọng Bạn tập thói quen, trước muốn ghi nhớ điều gì, nên tự nhắc nhở rằng:”tôi không quên việc cả, có lẽ gặp khó khăn muốn nhắc lạI điều biết đặt đâu nhớ Phe phan va sang tao Tất mong muốn làm việc môi trường sáng tạo, nơi mà hoạt động hướng tới mục đích chung tạo nên kết nối mới, nhằm phục vụ cho sống với không khí thật "fresh & fun" Vì vậy, có nguyên tắc chung mà tất người biết: tránh phê phán, không quy kết Nguyên tắc đưa để người phát huy hết khả năng, ý tưởng mà e dè hay lo sợ người khác chê cười Nếu phê phán cách tiêu cực, bi quan với thái độ xa lánh hậu tất yếu xảy ra? Mọi người sáng tạo nên mới, khuyến khích người khác phát huy hết khả lúc họ tìm cách bác bỏ ý tưởng vài lý chủ quan Nhưng có nên loại bỏ hoàn toàn phê phán hay không? Câu trả lời thật đáng ngạc nhiên Phê phán không đáng chê vậy, chí, phê phán giai đoạn thiếu sáng tạo * Phê phán mang tính sáng tạo gì? Trước hết, phải hiểu phê phán Theo tôi, phê phán yếu tố, thành phần mang tính cũ, lạc hậu, tiêu cực hay tính “ì” hệ thống Như vậy, bước giai đoạn nhận thức vấn đề ta muốn giải vấn đề cách sáng tạo Thật vậy, gặp vấn đề, việc nên làm phải hiểu chất vấn đề Nếu ta coi vấn đề hệ thống thì, phê phán nhìn giúp đâu thành phần gây bất ổn, đâu làm cho không đạt mục đích đề * Làm để nhận thức vấn đề phê phán? Muốn tìm yếu tố trì hoãn hệ thống, người cần phải hiểu thật rõ hệ thống mà xem xét cách cách, sử dụng khái niệm để tìm hiểu Nói cách đơn giản, muốn giải toán hình học, dùng khái niệm số âm, số dương hay số nguyên tố đại số để suy nghĩ Chúng ta phải dùng khái niệm đường thẳng, đoạn thẳng… để tìm lời giải phải không bạn Khi phân biệt yếu tố, đâu giả thiết, đâu kết luận toán, nhìn thấy đâu yếu tố gây ổn định hệ thống, để từ tìm cách giải vấn đề Cũng giống làm brainstorming, phải nhớ rằng, mục đích giải vấn đề cách sáng tạo, phải nhìn nhận chưa tốt theo mắt tích cực, nhằm hướng đến mục tiêu sáng tạo tạo kết nối mới, có ích, có ý nghĩa người Làm ta không bị rơi vào trạng thái quy kết, phê phán cách tiêu cực nói lúc đầu Rõ ràng là, ta có thái độ xa lánh chưa tốt, ta hiểu & giải vấn đề, nói cách khác, ta không đạt mục đích sáng tạo 104 Ngoài ra, nên nhớ rằng, bên cạnh không tốt, tiêu cực nó, ta tìm yếu tố giúp ích cho Nghĩa là, phê phán phải mang tính kế thừa Chúng ta không đơn loại bỏ cũ mà học tập, phát huy hay, tiến hệ thống, chí yếu tố gây cản trở hệ thống mà ta xem xét * Tác dụng Như người biết, sáng tạo tạo mới, có ích, có ý nghĩa, làm cho sống trở nên thoải mái, không bị gò ép Khi vạch rõ chưa tốt, xấu hệ thống, có nghĩa được, đối tượng mà cần thay đổi Và loại bỏ yếu tố, thành phần đó, tạo hệ thống hoàn toàn Ở đó, tính lạc hậu, tiêu cực bị loại bỏ, tiến bộ, kế thừa Rõ ràng, hệ thống này, lại phát chưa để cải tiến, sáng tạo thêm cho phục vụ tốt cho sống người Phê phán giúp ta có nhìn khách quan, mong muốn tạo mới, tốt hơn, có ích hơn, tuyệt vời Nó giúp cho sáng tạo cách không ngừng, hệ thống phát triển tốt hơn, giúp ích cho người nhiều Đối với cá nhân, nhìn phê phán giúp cho chúng ta, nhìn nhận vấn đề có nhìn toàn diện, không nhìn vào tốt đẹp mà giúp ta cần phải biến đổi, cần phải sáng tạo thêm * Tóm lại Cuộc sống chuỗi thách thức, muốn chiến thắng, phải vượt qua thách thức cách sáng tạo Việc trước tiên cần làm phải hiểu chất vấn đề mà ta đối mặt Sau rõ chất vấn đề mắt phê phán, bắt tay vào giải vấn đề cách sáng tạo Sau vấn đề giải quyết, chắn sống lại đặt ta vào thách thức Và chúng ta? sẵn sàng cho khởi đầu mới, phải không bạn? Ky nang giai quyet van de Có cách để giải vấn đề sau: Xác định vần đề: bạn không giải không hiểu rõ vấn đề Cần tìm khó khăn khó khăn bên lề Hãy đặt câu hỏi Đến câu thứ bạn phải tìm nguyên nhân Thu thập thông tin: Xem xét kĩ vấn đề khám phá nguyên nhân tiềm ẩn làm nảy sinh vấn đề Đưa hành động: Mỗi khó khăn thường có nhiều cách giải Hãy nghĩ nhiều tốt Ít có cách: phù hợp không phù hợp Nếu làm nhóm, tập thể, bạn dễ dàng tìm phương án tối ưu Phân tích so sánh giải pháp: xếp chúng theo mức độ giảm dần tính hiệu Một số cách giải quyềt vần đề số gây thêm rắc rối Quyết định: chọn giải pháp tối ưu nhất, vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí Lên kế hoạch: sử dụng công cụ hỗ trợ lập kế hoạch 105 Thực hiện: dựa kế hoạch lập, chi tiết hoá thành hành động Phương thức ngắn để giải vấn đề QUAN SÁT - ĐỊNH HƯỚNG - QUYẾT ĐỊNH HÀNH ĐỘNG Tuy nhiên, có vấn đề thật khó khăn mà bạn phải theo phương pháp này? Có việc nhìn vào giải ngay, không cần cách thức phức tạp Có chuyện tự giải quyết, bạn quên bạn trở lại việc ổn thoả Ngược lại, có vấn đề phức tạp đến mức phương thức lại trở nên đơn giản Như vậy, khả giải vấn đề trình rèn luyện không tự có Chìa khoá giải đáp vấn đề lạ hiểu biết thấu đáo lĩnh vực Một người kĩ sư xây dựng cầu kiến thức để làm điều Tương tự, chuyên gia chẳng có ích khó khăn xây cầu đơn giản tới mức hiển nhiên Các phương pháp thường làm cho người chưa có kinh nghiệm lầm tưởng Họ cho việc tự tìm tòi giúp họ tìm giải pháp đắn vấn đề khó cần có phương pháp thử nghiệm Trong người học việc thường cứng đầu với lời giải đáp sai người có kinh ngiệm, với vốn kiến thức sâu rộng, thường thấy giải pháp đưa giải pháp Giải pháp họ nhờ có thích ứng hiểu biết không giống phương pháp đưa Tóm lại, cách giải vấn đề có giới hạn Cách tốt bạn nên suy nghĩ nghiên cứu kĩ để có hiểu biết sâu sắc Chỉ cần thay đổi chút mục đích, hay yêu cầu công việc giải pháp chọn khác trời vực Tận dụng nguồn nhân lực nhóm Giáo hội nơi tập trung chiên Chúa với nhiều cá thể đảm trách nhiệm vụ khác Tương tự, nhóm phải nơi hoà hợp tài năng, tính cách xuất thân khác thành khối thống để hoàn thành nhiệm vụ lực thành viên Để tạo tiền đề phát huy sức mạnh tính đa dạng nhóm, ta cần phát tài vài thành viên trội Ta phải đánh giá trân trọng tất kĩ tài người đóng góp cho tập thể Bởi ta dễ bị rơi vào tình trạng coi trọng người người Bài viết đưa công cụ để giúp nhóm hiểu rõ vai trò tính đa dạng tài tập thể Nó mang lại đồng cảm định thành viên hữu ích cho việc thúc dẩy nhóm phát triển xa Kết quan trọng mà ta có nhận thức mạnh tính cách thành viên để xây dựng tập thể vững mạnh đảm trách nhiệm vụ tương xứng với sức mạnh nhóm Sự đa dạng chuyên môn kinh nghiệm Mỗi thành viên làm bảng tường trình tóm tắt lý họ tham gia vào nhóm điều họ có 106 thể mang lại cho nhóm, trình bày với thành viên khác Những người nhút nhát thường ngại bộc lộ thân nên người lãnh đạo phát biểu thêm cảm nhận họ đóng góp họ cho nhóm, giúp họ hoà nhập với người Nhưng, điều quan trọng phải làm nhẹ nhàng thận trọng Sự đa dạng vai trò Sự đa dạng tài xuất thân Việc hiểu tầm quan trọng chất xám khiếu thành viên nhóm thật cần thiết Vì vậy, bạn nên nắm rõ công dụng công cụ để áp dụng việc xây dựng tập thể vững mạnh.Chúc bạn thành công! Quản trị thời gian Thời gian ví tiền bạc, bạn phải học cách đầu tư thời gian không học cách tiêu dùng thời gian Đầu tư thời gian sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian bước để quản trị thời gian cách hiệu sinh lợi: Bước 1: Tập trung vào công việc mà bạn có tay Tại thời điểm định, làm việc cụ thể, bạn nên tập trung vào làm việc Làm việc thời điểm Sau hoàn thành chuyển sang việc khác theo danh sách công việc bạn dự định làm Bước 2: Đầu tư không tiêu tốn thời gian: Trong tiếng Anh người ta hay dùng chữ spend time, thực chất người khôn ngoan phải biết invest time Chẳng hạn, bạn chia 24 thành phần: dành cho ngủ, cho việc nghiên cứu, lại dành để đầu tư cho công việc Bước 3: Liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên: Hãy nên làm việc quan trọng vào buổi sáng bạn thông minh Nhiều người không làm việc, mà nghĩ nhiều Khi bạn suy nghĩ lập danh sách công việc cần làm, bắt tay thực theo danh sách mà làm Bước 4: Phải biết nói "Không" Bạn phải cố gắng tránh khoảng thời gian làm nhiễu bạn Hãy dũng cảm nói "Không" với điều phiền toái mà làm thời gian quý báu bạn Bước 5: Tận dụng giúp đỡ người Đừng ngần ngại hỏi người điều bạn chưa biết rõ, nên nhờ người khác giúp bạn việc lực bạn Làm vậy, tiết kiệm nhiều thời gian cho bạn việc khó 107 Bước 6: Làm việc theo nhóm vui vẻ nhóm Bạn đừng nghĩ bạn làm tất thứ Do bạn nên kết hợp với người nhóm, thực tốt chế giao quyền phân quyền phù hợp với người Mỗi người hoàn thành tốt nhiệm vụ họ tiết kiệm nhiều thời gian Bước 7: Đừng lười biếng Nghĩa là: luôn trì hoãn công việc; lười biếng để đưa định; không làm việc bây giờ, để lúc khác; việc tôi, việc người khác; giải thích nhiều, thời gian kĩ để làm việc nhóm cách hiệu kỹ trình bày sau dùng suốt trình nghiên cứu mức độ “ăn rơ” thành viên nhóm Lắng nghe: Đây kỹ quan trọng Các thành viên nhóm phải biết lắng nghe ý kiến Kỹ phản ánh tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến thành viên Chất vấn: Qua cách thức người đặt câu hỏi, nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả thảo luận, đưa vấn đề cho thành viên khác họ Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét ý tưởng đưa Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến Tôn trọng: Mỗi thành viên nhóm phải tôn trọng ý kiến người khác thể qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành thực Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ Sẻ chia: Các thành viên đưa ý kiến tường thuật cách họ nghĩ cho Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực thực kế hoạch đề Khái quát nhóm làm việc Khái niệm nhóm: Một nhóm người làm việc văn phòng hay chí dự án chung lúc tiến hành công việc nhóm làm việc Nếu nhóm quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ nhiều hội cho tác động qua lại liên quan đến công việc thành viên nhóm Nếu có ý tưởng bè phái nhóm, hoạt động nhóm không tiến triển Ngược lại, nhóm làm việc phương thức tận dụng dù với cá nhân khoảng cách xa làm việc dự án khác Nói cách đơn giản, nhóm làm việc tạo tinh thần hợp tác, phối hợp, thủ tục hiểu biết chung nhiều Nếu điều diễn nhóm người, hoạt động họ cải thiện hỗ trợ chung (cả thực tế lẫn lý thuyết) Phân loại 2.1 Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực công việc có tính thi đua, có phân công rõ ràng Họ có chung tay nghề chuyên môn để giải vấn đề điều hành đề án Các nhóm cấp độ tổ chức theo chuyên môn mang tính chất lâu dài để đảm đương 108 mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức thức thường đưa ý kiến chuyên môn theo lĩnh vực riêng họ 2.2 Các nhóm không thức Những nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải nhiều nhu cầu, như: • Các nhóm thực theo dự án theo thời vụ, • Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp vụ việc, • Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho đề án cần nhiều sáng tạo, • Chững lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải gấp rút vấn đề đặc biệt thời gian ngắn 2.3 So sánh nhóm thức không thức Nhóm thức cần huấn luyện khả lãnh đạo mặt như: quy tắc công ty quy trình phải tuân theo, thực báo cáo, ghi chép tiến độ, kết đạt sở thông lệ Cũng thế, nhóm không thức tuân theo quy trình thất thường Những ý kiến giải pháp phát sinh sở tùy thời quy trình quản lý nghiêm ngặt Tuy nhiên, cần nhớ là, dù thức hay không thức, việc lãnh đạo nhóm phải hướng thành có phối hợp nhóm với Các giai đoạn hình thành phát triển 3.1 Hình thành Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Mọi người giữ gìn rụt rè Sự xung đột phát ngôn cách trực tiếp, chủ yếu mang tính chất cá nhân hoàn toàn tiêu cực Do nhóm nên cá nhân bị hạn chế ý kiến riêng nhìn chung khép kín Điều đặc biệt thành viên quan trọng lo âu Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở người trội lên người lãnh đạo 3.2 Xung đột Xung đột giai đoạn Khi đó, bè phái hình thành, tính cách va chạm nhau, không chịu lùi bước trước giơ nanh múa vuốt Điều quan trọng giao tiếp lắng nghe số người không sẵn sàng nói chuyện cởi mở Sự thật là, xung đột dýờng nhý thái cực nhóm làm việc bạn bạn nhìn xuyên qua bề tử tế thấy lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, tranh 109 rõ 3.3 Giai đoạn bình thường hóa Sau giai đoạn bình thường hóa Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Do tinh thần hợp tác hữu, thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn việc bày tỏ quan điểm vấn đề thảo luận cởi mở bên với toàn nhóm Sự tiến lớn ngýời bắt đầu lắng nghe Những phương pháp làm việc hình thành toàn nhóm nhận biết điều 3.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy Và cuối giai đoạn hoạt động trôi chảy Đây điểm cao trào, nhóm làm việc ổn định hệ thống cho phép trao đổi quan điểm tự thoải mái có hỗ trợ cao độ nhóm thành viên với định nhóm Đánh giá kết làm việc nhóm Chọn tiêu chuẩn đánh giá Nỗ lực nhóm chứa đựng số yếu tố đánh giá việc thực Hãy tìm tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng phân tích việc thực Hãy đánh giá tiêu chuẩn mà việc cải tiến chúng bảo đảm lợi ích kinh tế thực Đánh giá kết Việc đánh giá kết cần phải có ý nghĩa xác, nghĩa cần thiết thực, cần, bạn hỏi thêm người bên để họ đánh giá Đo lường thực nhân viên Đánh giá tiến độ toàn nhóm so với mục tiêu đề án, kế hoạch thời gian, tài Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến Thời gian: thành so với kế hoạch làm việc Chất lượng: độ xác; hài lòng khách hàng Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả Lãnh đạo Đánh giá hiệu việc lãnh đạo nhóm việc hỗ trợ hướng dẫn nhóm Việc điều hành: đạt kết kế hoạch vạch Ý kiến đánh giá trên: thực đạt tiến độ nhóm Ý kiến đánh giá bên dưới: Thực đạt tiêu bên Tinh thần: ý kiến nhóm, khách hàng, người có liên quan Tiểu nhóm Đánh giá hiệu tiểu nhóm theo định mức tiêu Các mục tiêu: kết thực tế so với tiêu Chất lượng: ý kiến đánh giá nội Khách hàng: ý kiến đánh giá khách hàng Cải tiến: dự tính kết tương lai Các thành viên nhóm Đánh giá đóng góp cá nhân vào việc thực kế hoạch toàn nhóm Hiệu suất: so với tiêu Ý kiến đánh giá: cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng 110 Tự đánh giá: so với đồng nghiệp Giá trị khác: có đóng góp thêm không; ý thức trách nhiệm Các nguyên tắc làm việc nhóm Tạo đồng thuận Những buổi họp cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội thói quen làm việc theo nhóm từ lúc đầu thành lập nhóm Những loạt buổi họp giúp thành viên làm quen với nhau, tạo trí mục tiêu giao vấn đề cần giải mặt tổ chức Những điểm cần ghi nhớ: • Mọi thành viên nhóm cần thống việc phải nhắm tới • Các mục tiêu ổn định bàn thảo xong biện pháp thực • Mặc dù thành viên nhóm cần định hình mục tiêu, nên phổ biến mục tiêu cho hội viên nắm • Để đạt kết cao nhất, mục tiêu phải thử thách cách kết hợp mục tiếu chung mục tiêu riêng 2.Thiết lập mối quan hệ với ban quản trị Mọi nhóm cần có hỗ trợ đôi ngũ thâm niên quan chủ quản Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: • Người bảo trợ nhóm • Người đầu ngành phòng ban có liên quan • Và quản lý tài nhóm Khuyến khích óc sáng tạo Nhiều người trở thành kẻ biết làm theo kinh nghiệm tính cách riêng họ Hãy phá thụ động tạo tính sáng tạo Đừng để nhóm bạn bị phân lớp thành người chuyên sáng tạo kẻ thụ động Muốn vậy, bạn biết hoan nghênh tính đa dạng quan điểm ý tưởng, để lái buổi tranh luận đến chỗ thống Phát sinh ý kiến Việc có sáng kiến đòi hỏi có ngýời lãnh đạo cần hình thức tổ chức đó, để kết buổi họp mở hướng Mọi ý kiến cần ghi chép lên biểu đồ hay bảng để người nhìn thấy Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi tóm tắt ý khả thi Những điểm cần ghi nhớ: 111 • Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể gọi “tư hành động nhóm” • Sự trích làm giảm óc sáng tạo • Đừng miệt thị ý kiến buổi họp • Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại đưa đến giải pháp đáng giá • Cần ghi ý kiến lên bảng cho dù chưa ý kiến độc đáo • Những ý kiến sáng tạo buổi họp cao ý kiến cá nhân đưa Học cách ủy thác Sự ủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việc ủy thác quyền hành Ủy thác công việc phân nhỏ kế hoạch thành phần việc riêng với mục tiêu riêng, phân chúng cho thành viên nhóm Sau đó, phó mặc cho họ can thiệp không đạt mục tiêu Việc ủy thác quyền hành sau tham khảo ý kiến, trao cho người ủy quyền đầy đủ quyền để họ hành xử Khi ủy thác, cần nhận diện loại đặc tính ủy thác: • Có khả muốn thực hiện: Đây trường hợp ta gặp người ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực theo ý ủy nhiệm • Có khả không muốn thực hiện: Loại người không sẵn lòng học hỏi tiếp thu ý kiến người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ • Thiếu khả muốn thực hiện: Cần đào tạo bổ khuyết mặt yếu trước ủy nhiệm • Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người hỏng to Khuyến khích người phát biểu Người lãnh đạo cần động viên người bàn thảo, với ý kiến nghịch lại có giá trị Chia sẻ trách nhiệm Bổ sung cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu thành viên thông tin tiến độ thay đổi đường lối làm việc Cần linh hoạt Mỗi thành viên phải có khả thực vai trò chí người khác Mỗi người phải phân nhiệm để hành động chủ động nhóm 112 Dù việc khó đến đâu có đồng lòng toàn nhóm hoàn thành Mọi người phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối Mọi người khuyến khích làm theo phương cách hiệu Thông tin nhóm Những phương pháp thông tin Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù tình cờ hay có hẹn trước Ví dụ như: Những trao đổi đồng nghiệp Những phương tiện truyền thống sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại Các phương tiện điện tử thư điện tử, mạng nội bộ,… Phim ảnh hội nghị • Chọn phương pháp thông tin Thư điện tử phương tiện truyền thông thành viên nhóm, có điều độ tin cậy không chắn Các phần mềm đáp ứng vịêc thông tin chuyên viên nhóm Việc thông tin phim ảnh hội nghị hữu dụng, giúp thành viên đánh giá điệu trạng thái người khác Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội họp hay hội ý thành viên nằm vị trí khác Thông tin từ nội Khuynh hướng tự nhiên nhóm thường lưu tâm vững mạnh tự – toàn tâm toàn ý nhóm – khiến nhóm bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, biết Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào phận khác nội quan, chẳng hạn cần liệu, họ phải nhờ đến phận máy tính Duy trì giao tiếp Cần giữ liên lạc với nhân vật chủ chốt phòng ban khác bên quan, biết người cần thông tin đặc biệt Dùng phương tiện cập nhật hoá soạn lại danh sách thường xuyên để cần bạn liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm suốt trình hoạt động Tránh trùng lặp Sự trùng lắp vai trò vấn đề tệ hại quan lớn Tránh lãng phí này, cho lưu hành bảng liệt kê ngắn chức đội nhóm cho nnhững người có liên quan, nhờ phát trùng lắp Thông tin thác đổ Việc tải thông tin thác khiến nhiều bị nhiễu, bóp méo, … từ làm xáo trộn mục tiêu hiệu nhóm Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng thu hẹp, rồi, cần thiết, thẩm tra ngược lên Quá trình làm việc theo nhóm Tại lần họp Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm đem cho thành viên nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu đóng góp ý kiến Nhóm phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả 113 người dựa chuyên môn họ Đề kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính hoàn thành chuẩn cho lần họp sau Thông báo phần thưởng, phạt với thành viên Những lần gặp sau Tiếp tục có nhiều họp khác để bổ sung thêm ý kiến giải đáp thắc mắc cho người Biên tập lại soạn người chuẩn bị tài liệu bổ sung Lần họp cuối trước hoàn thành công việc Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn phần việc thành viên Chuẩn bị sẵn thuyết trình trả lời câu hỏi thường gặp Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi số người dự bị Mục tiêu buổi họp Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa việc trao đổi thông tin Cần xác định mục tiêu buổi họp Hướng dẫn dự bàn thảo nhấn mạnh mục tiêu, cần nhắm đến đồng thuận nhóm Tần số hội họp Thường ta cần tổ chức họp hai tuần lần nhằm giúp thành viên nhóm ghi nhớ kế hoạch thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc đặn Ngoài buổi họp thức hình thức thông tin khác trì Tốc độ diễn biến họp Khi điều hành buổi họp thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước Đến họp tiến hành chương trình làm việc Lý tưởng buổi họp kéo dài tối đa chừng 75 phút, thời hạn mà ngừơi tập trung vào vấn đề Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng Phát triển nhóm Phát triển nhóm bạn Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ thành đạt nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào việc phát triển thành viên Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng đào tạo thành viên nhóm Hãy giúp họ thăng tiến tay nghề cách phát triển tài tự nhiên tăng cường việc 114 đào tạo, đưa thử thách, mục tiêu thiết thực Để người phát triển Nhóm lớn dễ hoán chuyển, thành viên có nhiều hội phát triển nghề nghiệp việc thay đổi vai trò tăng tiến Mặc dù tăng tiến thường theo chiều thẳng, tay nghề nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang, nghĩa học hỏi lẫn Hãy để thành viên quyền tìm hướng phát triển đừng cản trở họ Xây dựng nghiệp Dù bạn hay đồng nghiệp việc đến đâu vấn đề thành viên phải biết họ có trách nhiệm hoàn toàn nghiệp họ Hãy khuyến khích thành viên coi việc làm việc nhóm phần việc thăng tiến, lúc mở hội để học hỏi, giúp họ tiến tới đường nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đâu Việc xây dựng nghiệp hiệu đích nhắm người có óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành công Giải vấn đề nhóm Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội Hãy cho thành viên tự hào phần việc họ Đưa mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho biết vấn đề khen họ (nếu đáng) Dành thời gian trả lời chi tiết báo cáo thông tin nhóm Nhận vấn đề Toàn nhóm gặp khó khăn âm ỉ Bạn muốn người hợp lòng với xem chừng họ có bất hoà với bất hòa toàn nhóm Hãy đặt vấn đề xem rắc rối nằm đâu dấu hiệu không thoả lòng chung Chuyện trò với người Cần giải vấn đề cá nhân thành viên với tinh thần xây dựng Đừng vội phản ứng với việc bạn nắm rõ nguyên nhân Nhóm có khó khăn cần vượt qua Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – không làm tinh thần đồng đội Xử với người gây vấn đề Sau nói chuyện với người gây vấn đề, cần có hành động xa Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mối quan hệ Những điều lưu ý: • Hãy nói thật bạn thấy • Hãy nhìn vấn đề từ góc độ nhóm • Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi • Luôn lạc quan giải vấn đề 115 • Cần giải vấn đề làm đình trệ công việc bạn • Không nên cố chấp với người quắt • Chớ nóng nảy với nhóm • Đừng lãng mục tiêu toàn nhóm • Đừng vội nhờ đến giúp đỡ bên • Đừng phớt lờ trước căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại Giải mâu thuẫn Sự mâu thuẫn cá nhân với mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm Hãy tạo điều kiện để hay hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình Trường hợp lỗi điều hành bạn, lúc cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục Vấn đề cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách phê phán Sử dụng cách giải thích vấn đề Coi vấn đề liên quan đến công việc cõ hội để nhóm học hỏi cải thiện Hãy diễn giải vấn đề để nhóm nhận chúng học hỏi Có thể cử người giải vấn đề báo cáo lại diến biến trình giải kết giải 116 [...]... sơ hợp lý có thể dùng nhiều cách : đánh số thứ tự, dùng màu làm dấu, thứ tự a, b, c soạn lại thường xuyên để lọc bớt dư thừa ngay lúc này, bạn có dọn sạch một nửa tủ hồ sơ của bạn nếu chịu loại bỏ đi những thứ dư thừa tóm tắt giải quyết văn phòng bừa bộn chỉ để thứ cần dùng trên bàn để mọi thứ cần thiết trong tầm tay chỉ định chỗ cho từng vật dụng hồ sơ sắp xếp hợp lý tìm cho bạn cách quản lý thích hợp. .. bàn làm việc hãy giữ sạch sẽ gọn gàng và ghi nhớ chỗ của mỗi thứ trên bàn làm việc bài tập 8 : tôi có cầu toàn ? khoanh tròn câu thích hợp với bạn không thích hợp : 1 thích hợp chút ít : 2 hoàn toàn thích hợp : 3 nội dung khoanh tròn câu thích hợp 1 nếu muốn hoàn hảo, tôi phải tự làm lấy mới được 1 2 3 2 yêu cầu cao đối với bản thân không bao giờ bỏ cuộc 1 2 3 3 tôi sửa nháp 3 lần cho một lá thư 1 2... hoặc gặp mặt khi trao đổi các nhóm ngôn ngữ phải dễ hiểu và được mọi tiếp nhận dễ dàng tóm tắt giải quyết giao tiếp kém tìm phương tiện truyền đạt thích hợp thông tin thích hợp với mức độ phức tạp đừng thông tin dư thừẵ đảm bảo thông kênh truyền đạt nội bộ dùng ngôn ngữ đơn giản 5 arrange : lập kế hoạch không thu xếp thời gian thì mọi thứ kể trên đều vô ích cần phải biết mình muốn gì và thời điểm thực... chứ không chỉ ghi ra việc cần làm hãy, suy nghĩ kỹ những việc quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều nhất phải ghi vào thời gian “riêng tư” ghi thư từ và điện thoại vào chỗ thích hợp như khoảng thời gian linh động được giữa hai phần công việc nếu quan trọng thì đặt vào thời gian đặc biệt cũng vậy, hãy ghi các cuộc hẹn và việc bình thường khác vào chỗ thích hợp dưới bảng biểu sau đó đặt thời hạn tùy theo... lấy dù sao đi nữa, bảo trì phải phục vụ sản xuất chứ không phải là ngược lại”, và huy giận dữ cúp máy đây không phải là lần đầu tiên trưởng bộ phận bảo trì gây khó khăn cho công việc chung có lẽ vì ngay từ khi mới nhậm chức, huy đã tinh giản bộ máy trước tiên là ở bộ phận này sau đó, huy bắt đầu đọc và giải quyết các công văn anh yêu cầu cô thư ký cung cấp thông tin để trả lời một số thư, và chừa lại... tiếp nội bộ còn kém nếu nhân viên không hiểu rõ công việc, họ sẽ liên tục làm phiền bạn để làm rõ hoặc tệ hơn, họ chẳng chịu làm công việc cần làm nhiều khi chúng ta giao tiếp với nhân viên bằng những cách không thích hợp nếu viết ghi chú cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ khi việc cần hồ sơ lưu lại trách nhiệm lãnh đạo yêu cầu bạn phải tổ chức thông tin giao tiếp nội bộ xuyên suốt... Một cuộc triển lãm thành công đòi hỏi các công ty phải có sự chuẩn bị chi tiết và kỹ càng trước khi diễn ra sự kiện, từ khâu lập kế hoạch và hoạt động xúc tiến triển lãm, đến việc sắp xếp các cuộc hẹn với các khách hàng tiềm năng, từ cách tận dụng thời gian tại triển lãm đến việc phân bổ đội ngũ nhân viên làm việc sao cho hợp lý và hiệu quả… “Chiến lược tiền triển lãm” là một trong những phân đoạn then... bạn, thì cuộc trò chuyện sẽ trở nên nghiêm túc hơn Những cuộc đàm thoại mang tính chất kỹ thuật có thể do các nhân viên dịch vụ kỹ thuật hay nhân viên R&D đảm nhiệm, nhưng nếu bạn đang phát triển một sản phẩm đòi hỏi nhiều năm thử nghiệm với mức đầu tư lớn, bạn nên thu xếp sao cho tại gian hàng luôn có một chuyên gia đủ năng lực có thể giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng Các giá trị cộng thêm từ các sự... chuông điện thoại reo và huy phải nhấc máy vì không có thư ký trực tổng đài để chọn lọc trong điện thoại là ông ân, trưởng phòng nhân sự, cần có ý kiến của anh về một đơn xin thuyên chuyển huy trả lời ông ân và sẳn dịp cũng đề cập đến vấn đề thiếu nhân sự tại phân xưởng 2 sau đó huy kết thúc giao việc cho cô thư ký và anh gọi điện cho trưởng bộ phận bảo trì để yêu cầu cử người sang sửa chữa máy ở phân xưởng... tiếp khách cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được đưa ra một phương cách chọn lọc đừng làm phật lòng khách không mời làm chủ tình hình gián đoạn nhưng hãy từ tốn kẻ cắp 4 : Văn phòng bừa bộn văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn không có tổ chức đối phó : 1 chỉ để ít đồ trên bàn thôi dành chỗ cho đồ dùng cần thiết như điện thoại, khay hồ sơ “đi”, “đến”, bút viết như vậy, bạn sẽ có ... việc tập : có cầu toàn ? khoanh tròn câu thích hợp với bạn không thích hợp : thích hợp chút : hoàn toàn thích hợp : nội dung khoanh tròn câu thích hợp muốn hoàn hảo, phải tự làm lấy yêu cầu cao... đào tạo kỹ giao tiếp, đặc biệt kỹ giao tiếp điện thoại Đã đến lúc người phải có ý thức rèn luyện kỹ giao tiếp điện thoại; doanh nghiệp phải xây dựng văn hóa giao tiếp điện thoại - trang bị kỹ đàm... thứ dư thừa tóm tắt giải văn phòng bừa bộn để thứ cần dùng bàn để thứ cần thiết tầm tay định chỗ cho vật dụng hồ sơ xếp hợp lý tìm cho bạn cách quản lý thích hợp kẻ cắp : Dời việc lại kẻ cắp quen