Microsoft ® Word 2010 Core Skills Microsoft Office Word 2010 Bài 10: Chia sẻ tài liệu Microsoft® Word 2010 Core Skills Mục tiêu • sử dụng khối tạo dựng (building block) • điều hướng tài liệu • tạo chỉnh sửa khối tạo dựng • quản lý phiên tài liệu • chèn Quick Parts trường • bảo vệ tài liệu bạn với mật © IIG Vietnam Microsoft® Word 2010 Core Skills Tìm hiểu Building Blocks • Tiết kiệm thời gian cho hạng mục mà bạn sử dụng thường xuyên • Đảm bảo tính quán văn • Bao gồm phần đầu cuối trang, trang bìa, hộp văn bản, thư mục, trích dẫn, giữ chỗ, phương trình, chủ đề, điều khiển nội dung • Có thể lựa chọn từ Quick Parts, tạo thiết kế riêng thêm vào Quick Parts Gallery © IIG Vietnam Microsoft® Word 2010 Core Skills Sử dụng Quick Parts AutoText Chèn thông tin từ tài liệu vào khối tạo dựng Document Property Field Chèn khối tạo dựng cách sử dụng trường thiết lập thuộc tính Options Backstage Hiển thị tất trường khác để chèn vào tài liệu Building Blocks Organizer Liệt kê tất khối tạo dựng sẵn Save Selection to Quick Part Gallery Lưu dạng khối tạo dựng để sử dụng tài liệu khác © IIG Vietnam Microsoft® Word 2010 Core Skills Sử dụng Quick Parts • Để tạo AutoText, nhấp vào tab Insert, nhóm Text, kích Quick Parts, chọn AutoText, nhấn Save Selection To AutoText Gallery • Để kích hoạt AutoText, gõ tên AutoText: – Nhấn F3, – bấm vào tab Insert, nhóm Text, chọn Quick Parts, nhấp vào AutoText nhấp vào nhập từ danh sách © IIG Vietnam Microsoft® Word 2010 Core Skills Chèn trường (Field) © IIG Vietnam Microsoft® Word 2010 Core Skills Chèn trường (Field) • Giữ chỗ cho thông tin đưa vào tài liệu lưu lại dạng Quick Part để sử dụng tương lai Categories Field names Danh sách danh mục cho trường khác mà bạn chèn Danh sách trường khác cách sử dụng tên giống với chức lệnh Field properties Hiển thị tùy chọn khác cho trường lựa chọn Field Codes Hiển thị cách mã trường xuất đưa vào tài liệu © IIG Vietnam Microsoft® Word 2010 Core Skills Chèn trường (Field) • Nếu thay đổi khối tạo dựng có, Word nhắc nhở để thay nhập trước • Các khối tạo dựng lưu Building Blocks Organizer phòng trưng bày khác cho khối • Khi Word thoát, hướng dẫn để lưu tất mục Building Blocks.dotx © IIG Vietnam Microsoft® Word 2010 Core Skills Điều hướng với References • Trực tiếp đến phần khác tài liệu giống khác nhau, trang web, mở e-mail trống • Để thiết lập siêu liên kết, tab Insert, nhóm Links, chọn Hyperlink © IIG Vietnam Microsoft® Word 2010 Core Skills Sử dụng Navigation Pane • Điều hướng nhanh chóng đến khu vực khác tài liệu cách sử dụng Navigation Pane • Để hiển thị Navigation Pane, vào tab View, nhóm Show, chọn Navigation Pane – Sau bấm vào tiêu đề cho văn để xem • Tắt cách sử dụng phương pháp để kích hoạt kích Close bảng tác vụ © IIG Vietnam 10 Microsoft® Word 2010 Core Skills Tạo mục lục (Table of Contents) Print Preview Xem trước mục lục với tùy chọn lựa chọn Web Preview Cách để mục lục xuất tài liệu lưu dạng trang web Show page Hiển thị số trang với mục mục lục numbers Right align page Canh lề số trang lề phải numbers Tab leader Thêm lựa chọn leader từ mục lục để nhập số trang Use hyperlinks instead of page numbers General Các mục xuất siêu liên kết thay số trang Options Chọn Kiểu để sử dụng ác mục mục lục Modify Thay đổi thuộc tính định dạng cho kiểu để sử dụng © IIG Vietnam Chọn định dạng kiểu bố trí để sử dụng cho mục lục 14 Microsoft® Word 2010 Core Skills Tạo mục lục (Table of Contents) • Thay đổi tài liệu có nghĩa cập nhật mục lục • Để cập nhật bảng of nội dung, bấm vào nơi mục lục sau đó: – Trên tab References, nhóm Table of Contents, nhấp vào Add Text Update Table, – tab mục lục, chọn Update Table © IIG Vietnam 15 Microsoft® Word 2010 Core Skills Sử dụng Footnotes Endnotes • Footnotes – Các tham chiếu phía trang, đặt trực tiếp bên văn – Mỗi số đánh dấu tham chiếu, khởi động lại trang – Trên tab References, nhóm Footnotes, chọn Insert Footnote • Endnotes – Thông thường cuối tài liệu phần trích dẫn tài liệu tham chiếu – Trên tab References, nhóm Footnotes, bấm Footnotes & Endnote Dialog Box Launcher sau nhấp vào Endnotes © IIG Vietnam 16 Microsoft® Word 2010 Core Skills Sử dụng Footnotes Endnotes • Để tùy chỉnh, tab References, nhóm Footnotes, bấm Footnotes & EndNote Dialog Box Launcher – Địa điểm (Location): Chọn mục vị trí – Định dạng (Format): Chọn định dạng số đánh dấu tùy chỉnh, số cụ thể tiếp tục từ trước – Áp dụng thay đổi (Apply changes): Áp dụng cho toàn tài liệu văn chọn © IIG Vietnam 17 Microsoft® Word 2010 Core Skills Sử dụng Footnotes Endnotes • Để xem văn bản, di chuột dấu hiệu tham chiếu lưu ý • Để di chuyển, cắt giảm tham chiếu vị trí dán vị trí • Để xóa, xóa tham chiếu đánh dấu • Để chuyển đổi, chọn tham chiếu vào tab References, nhóm Footnotes & Endnotes, chọn Footnotes & Endnotes Dialog Box Launcher sau bấm nút Convert © IIG Vietnam 18 Microsoft® Word 2010 Core Skills Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents) • Mật (Passwords): – Sử dụng cho tài liệu nhạy cảm bí mật – Có thể bao gồm kết hợp chữ cái, số, khoảng trắng, biểu tượng – Không sử dụng tên, vợ, chồng / bạn đồng hành, trẻ em, vật nuôi, biệt danh – Trộn chữ hoa chữ thường để bảo mật – Các mật dài, hội cho người đoán – Nếu cần thiết phải chia sẻ mật khẩu, thay đổi cần phải chia sẻ – Ghi lại mật giữ nơi an toàn, đưa danh sách để người để giữ cho an toàn – Để thêm mật để đọc sửa đổi tài liệu, nhấp vào tab File, chọn Save As, kích Tools hộp thoại Save, nhấp vào General Options © IIG Vietnam 19 Microsoft® Word 2010 Core Skills Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents) Password to Open Phải nhập mật để mở tài liệu Password to modify Phải nhập mật để mở chỉnh sửa tài liệu Read-only Có thể mở chỉnh recommended sửa tài liệu, phải lưu với tên khác nhau, để lại ban đầu nguyên vẹn © IIG Vietnam 20 Microsoft® Word 2010 Core Skills Sử dụng mật (Passwords) • Để loại bỏ thay đổi mật khẩu, bạn phải biết mật – Sử dụng thủ tục tương tự thêm mật • Sau thay đổi xóa mật lưu tài liệu © IIG Vietnam 21 Microsoft® Word 2010 Core Skills Đánh dấu cuối (Mark as Final) • Đánh dấu tài liệu cuối cho phép bạn gửi cho người khác mà không vô tình làm thay đổi • Tập tin thiết lập tình trạng đọc • Để đánh dấu tài liệu cuối cùng, nhấp vào File, thể loại Info, chọn Protect Document, sau nhấp vào Mark as Final © IIG Vietnam 22 Microsoft® Word 2010 Core Skills Hạn chế truy cập đến tài liệu • Mọi người xem xét tài liệu, đưa ý kiến, điền vào biểu mẫu, không sửa đổi nội dung • Để hạn chế tài liệu, tab Review, nhóm Protect, nhấp vào Protect Document sau nhấp vào Restrict Formatting and Editing Formatting restrictions Không có thay đổi định dạng, loại hình cụ thể định dạng Editing restrictions Giới hạn để theo dõi thay đổi, ý kiến, điền vào biểu mẫu, thiết lập ngoại lệ , cho người có quyền truy cập tài liệu chia sẻ Sẽ kích hoạt sau chọn loại hạn chế Yes, Start Enforcing Protection © IIG Vietnam 23 Microsoft® Word 2010 Core Skills Phục hồi phiên tài liệu •Word cung cấp công cụ để tự động lưu tập tin để chúng phục hồi •Có thể thiết lập Word tự động lưu tập tin khoảng thời gian thiết lập –Nhấp tab File, nhấn vào Options, nhấn Save làm cho lựa chọn thích hợp khu vực lưu tài liệu © IIG Vietnam 24 Microsoft® Word 2010 Core Skills Phục hồi phiên tài liệu © IIG Vietnam 25 Microsoft® Word 2010 Core Skills Phục hồi phiên tài liệu • Để xem tất phiên tài liệu lưu lại: – Nhấp vào File với Info lựa chọn, nhấp vào Manage Versions sau nhấp vào Recover Unsaved Documents, – Nhấp vào File, chọn Recent sau nhấp vào Recover Documents chưa lưu © IIG Vietnam 26 Microsoft® Word 2010 Core Skills Phục hồi phiên tài liệu • Nếu tập tin danh sách, chọn tập tin để mở Sau nhấp vào tab File với Info lựa chọn, nhấn Manage Versions • Thông báo tập tin chưa lưu © IIG Vietnam 27 Microsoft® Word 2010 Core Skills Phục hồi phiên tài liệu • Khi Word ngừng đáp ứng, tự khởi động lại bạn cần phải tắt • Nếu cửa sổ phục (Recovery pane) hồi xuất có chứa tài liệu hoạt động nhất, sau bấm vào tài liệu , từ danh sách • Bạn xóa tất tài liệu khu vực AutoRecovery © IIG Vietnam 28 [...]... –Nhấp tab File, nhấn vào Options, nhấn Save và làm cho sự lựa chọn thích hợp trong khu vực lưu tài liệu © IIG Vietnam 24 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Phục hồi các phiên bản tài liệu © IIG Vietnam 25 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Phục hồi các phiên bản tài liệu • Để xem tất cả các phiên bản của tài liệu được lưu lại: – Nhấp vào File với Info được lựa chọn, nhấp vào Manage Versions và sau đó nhấp... phải chia sẻ mật khẩu, thay đổi nó mỗi khi cần phải chia sẻ – Ghi lại mật khẩu và giữ ở nơi an toàn, hoặc đưa danh sách để một người nào đó để giữ cho an toàn – Để thêm mật khẩu để đọc hoặc sửa đổi tài liệu, nhấp vào tab File, chọn Save As, kích Tools trong hộp thoại Save, và nhấp vào General Options © IIG Vietnam 19 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents) Password to... hoặc thiết lập ngoại lệ , cho những người có quyền truy cập tài liệu chia sẻ này Sẽ được kích hoạt chỉ sau khi chọn các loại hạn chế Yes, Start Enforcing Protection © IIG Vietnam 23 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Phục hồi các phiên bản tài liệu Word cung cấp công cụ để tự động lưu các tập tin để chúng có thể được phục hồi •Có thể thiết lập Word tự động lưu bản sao của tập tin ở khoảng thời gian thiết... liệu (Protecting Documents) Password to Open Phải nhập mật khẩu để mở tài liệu Password to modify Phải nhập mật khẩu để mở và chỉnh sửa tài liệu Read-only Có thể mở và chỉnh recommended sửa tài liệu, nhưng phải lưu với tên khác nhau, để lại ban đầu nguyên vẹn © IIG Vietnam 20 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Sử dụng mật khẩu (Passwords) • Để loại bỏ hoặc thay đổi mật khẩu, bạn phải biết mật khẩu hiện... lưu tài liệu © IIG Vietnam 21 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Đánh dấu là cuối cùng (Mark as Final) • Đánh dấu tài liệu là cuối cùng cho phép bạn gửi nó cho người khác mà không vô tình làm thay đổi • Tập tin thiết lập tình trạng chỉ đọc • Để đánh dấu tài liệu là cuối cùng, hãy nhấp vào File, trong thể loại Info, chọn Protect Document, và sau đó nhấp vào Mark as Final © IIG Vietnam 22 Microsoft® Word. .. Documents chưa được lưu © IIG Vietnam 26 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Phục hồi các phiên bản tài liệu • Nếu tập tin trong danh sách, chọn tập tin để mở nó Sau đó nhấp vào tab File với Info được lựa chọn, nhấn Manage Versions • Thông báo ngay lập tức tập tin chưa được lưu © IIG Vietnam 27 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Phục hồi các phiên bản tài liệu • Khi Word ngừng đáp ứng, nó có thể tự khởi động lại... trong thể loại Info, chọn Protect Document, và sau đó nhấp vào Mark as Final © IIG Vietnam 22 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Hạn chế truy cập đến tài liệu • Mọi người có thể xem xét tài liệu, đưa ra các ý kiến, điền vào các biểu mẫu, nhưng không được sửa đổi nội dung • Để hạn chế tài liệu, trên tab Review, trong nhóm Protect, nhấp vào Protect Document và sau đó nhấp vào Restrict Formatting and Editing... và vào tab References, nhóm Footnotes & Endnotes, chọn Footnotes & Endnotes Dialog Box Launcher sau đó bấm nút Convert © IIG Vietnam 18 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents) • Mật khẩu (Passwords): – Sử dụng cho các tài liệu nhạy cảm hoặc bí mật – Có thể bao gồm sự kết hợp của chữ cái, số, khoảng trắng, và biểu tượng – Không sử dụng tên, vợ, chồng / bạn đồng hành,... mục lục 14 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Tạo mục lục (Table of Contents) • Thay đổi tài liệu có nghĩa là cập nhật mục lục • Để cập nhật bảng of nội dung, bấm vào bất cứ nơi nào trong mục lục và sau đó: – Trên tab References, trong nhóm Table of Contents, nhấp vào Add Text hoặc Update Table, hoặc – trong tab ở trên mục lục, chọn Update Table © IIG Vietnam 15 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Sử dụng... tab References, trong nhóm Footnotes, chọn Insert Footnote • Endnotes – Thông thường ở cuối của các tài liệu hoặc phần trích dẫn tài liệu tham chiếu – Trên tab References, trong nhóm Footnotes, bấm Footnotes & Endnote Dialog Box Launcher và sau đó nhấp vào Endnotes © IIG Vietnam 16 Microsoft® Word 2 010 Core Skills Sử dụng Footnotes và Endnotes • Để tùy chỉnh, trên tab References, trong nhóm Footnotes, ... Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents) Password to Open Phải nhập mật để mở tài liệu Password to modify Phải nhập mật để mở chỉnh sửa tài liệu Read-only Có thể mở chỉnh recommended sửa tài liệu, ... vực lưu tài liệu © IIG Vietnam 24 Microsoft® Word 2010 Core Skills Phục hồi phiên tài liệu © IIG Vietnam 25 Microsoft® Word 2010 Core Skills Phục hồi phiên tài liệu • Để xem tất phiên tài liệu lưu... khối tạo dựng (building block) • điều hướng tài liệu • tạo chỉnh sửa khối tạo dựng • quản lý phiên tài liệu • chèn Quick Parts trường • bảo vệ tài liệu bạn với mật © IIG Vietnam Microsoft® Word