LỜI NÓI ĐẦU Những kiến thức lý luận mà sinh viên trang bị ghế nhà trường chưa đủ để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng xã hội sau sinh viên trường. Bên cạnh kiến thức lý luận, nhà tuyển dụng đòi hỏi sinh viên phải có nhiều kinh nghiệm kiến thức thực tế. Nhận thức điều đó, trình giảng dạy, giảng viên trọng kết hợp kiến thức lý luận thực tiễn, có so sánh đối chiếu lý luận thực tiễn góp phần cung cấp cho sinh viên nhìn toàn diện thực tế. Bản thân sinh viên phải tâm niệm rằng: “học đôi với hành”, có sinh viên bổ sung trang bị cho kiến thức mới, tích lũy cho kinh nghiệm quý báu, đồng thời góp phần làm phong phú thêm kho kiến thức mình. Do đặc thù ngành học, chương trình đào tạo, sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội tạo điều kiện thực tập thực tế hai đợt vào năm thứ ba thứ tư; đó: năm thứ ba thực tập công tác văn thư công tác văn phòng, năm thứ tư thực tập công tác lưu trữ. Đợt thực tập năm thứ ba sinh viên lớp K50 năm tiến hành sau sinh viên học xong phần lý thuyết môn học Luật Hành chính, Quản trị hành văn phòng, Công tác văn thư, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, . nhằm mục đích: + Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng, công tác văn thư. Qua có điều kiện liên hệ kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn để so sánh, củng cố nâng cao nhận thức nghề nghiệp; + Vận dụng kiến thức học để thực hành số khâu nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng tương lai. + Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên việc tiếp thu kiến thức thuộc lĩnh vực lưu trữ giai đoạn sau. Theo kế hoạch đào tạo Khoa, đợt thực tập sinh viên năm thứ ba chia làm hai giai đoạn. Giai đoạn một: thực tập theo nhóm, đoàn cử khảo sát làm việc Ủy ban nhân dân Tỉnh Hòa Bình. Giai đoạn hai, sinh viên thực tập quan mà liên hệ được. Ở giai đoạn này, tiến hành thực tập Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. Viện Khoa học Xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội Việt Nam; cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch sách phát triển nhanh, bền vững theo định hướng xã hội chủ nghĩa; đồng thời tổ chức tư vấn đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước. Với vị trí chức vậy, trình hoạt động, Viện ban hành nhận nhiều loại văn bản, giấy tờ từ quan, đơn vị gửi đến. Do đó, việc tổ chức tốt công tác văn thư yêu cầu thiết đặt lên hàng đầu. Trong tháng thực tập Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, tiếp cận với thực tế công tác văn phòng công tác văn thư. Từ có so sánh, đối chiếu lý luận với thực tiễn. Những vấn đề mà nghiên cứu tìm hiểu xếp tương ứng với chương Báo cáo, cụ thể sau: Ch ương 1: Kh ái quát Viện Kh oa h ọc Xã h ội Việt Nam Văn ph òng Viện Kh oa h ọc Xã h ội Việt Nam Ch ương 2: Th ực tiễn công tác quản trị h ành ch ính văn ph òng Viện Kh oa h ọc Xã h ội Việt Nam Ch ương 3: Th ực tiễn công tác văn th ư Viện Kh oa h ọc Xã h ội Việt Nam Ch ương 4: Nh ận xét kiến ngh ị Trong trình thực tập, nhận hướng dẫn tận tình thầy cô giáo khoa, đặc biệt Thạc sỹ Trần Thanh Tùng- người trực tiếp hướng dẫn chúng tôi; bên cạnh phải kể đến bảo, giúp đỡ nhiệt tình cô cán Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. Nhưng nhiều hạn chế kinh nghiệm thời gian Báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn./ Chúng xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Trang 03 PHẦN NỘI DUNG Ch ¬ng 1: Kh ái quát Viện Kh oa h ọc Xã h ội Việt Nam Văn ph òng Viện Kh oa h ọc Xã h ội Việt Nam 06 1.1. Vài nét hình thành phát triển Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 06 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 06 1.2.1. Vị trí chức Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 07 1.2.2. Nhiệm vụ quyền hạn Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 08 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 09 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 11 1.3.1. Chức Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 11 1.3.2. Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 12 1.3.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 14 1.3.4. Mối quan hệ công tác Văn phòng với phòng, ban có liên quan 15 Ch ương Th ực trạng công tác quản trị văn ph òng Viện Kh oa h ọc Xã h ội Việt Nam 17 2.1. Mô hình tổ chức Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 17 2.2. Tình hình đội ngũ cán Văn phòng Viện Khoa học Xã 20 hội Việt Nam 2.3. Tổ chức lao động khoa học Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 23 2.4. Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 25 2.5. Phương pháp kinh nghiệm tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng 27 Ch ương Th ực trạng công tác văn th ư Viện Kh oa h ọc Xã h ội Việt Nam 29 3.1. Sự đạo quan công tác văn thư 29 3.2. Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách 30 3.3. Tình hình soạn thảo ban hành văn 31 3.4. Quản lý văn đi, đến 35 3.4.1. Quản lý văn thường 35 3.4.2. Quản lý văn đến thường 36 3.4.3. Quản lý văn mật 40 3.5. Quản lý dấu 42 3.6. Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 43 Ch ương Nh ận xét kiến ngh ị 46 4.1. Nhận xét 46 4.1.1. Ưu điểm 46 4.1.2. Hạn chế 50 4.2. Kiến nghị 58 KẾT LUẬN 61 Danh mục tài liệu tham khảo 62 PHỤ LỤC – Danh mục phụ lục 64