cấu trúc tổ chức

cấu trúc tổ chức

CẤU TRÚC TỔ CHỨC

BỘ MÔN: QUẢN TRỊ HỌC GV: ThS.Nguyễn Văn Tuấn

NHÓM 7

1 CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.1 Khái niệm:

Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các

bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị

nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

CƠ GIỚI

HỮU CƠ

•Mối quan hệ cấp bậc cứng nhắc

•Nhiệm vụ cố định

•Nhiều quy tắc

•Kênh truyền thông chính thức

•Quyền hành quyết định tập trung

•Cơ cấu tổ chức cao hơn

•Sự cộng tác (cả chiều dọc và chiều ngang)

•Nhiệm vụ thích ứng

•Một vài quy tắc

•Truyền thông phi chính thức

•Quyền hành quyết định phi tập trung

•Cơ cấu tổ chức phẳng hơn

1 CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.2 Đặc trưng của một cơ cấu tổ chức:

Chuyên môn hóa

xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho các cá nhân hoặc nhóm đã được đào tạo để thực hiện những nhiệm vụ đó

Tiêu chuẩn hóa

Quyền hành

Về cơ bản là quyền ra quyết định và hành động Những tổ

chức khác nhau sẽ phân bổ quyền hành khác nhau

Mục tiêu, chiến lược phát triển

Đặc điểm

hoạt động

Quy mô hoạt động

1 CƠ CẤU TỔ CHỨC

Chiến lược các chiến lược khác nhau cần những cơ cấu khác nhau

Một chiến lược phân biệt cần một cơ

cấu hữu cơ, chi phí thấp cần cơ cấu cơ giới hoặc chặt chẽ

Gia tăng sự phối hợp giữa các cấp hoặc

đa dạng hóa kinh doanh cần một cơ cấu hữu cơ

Môi trường thay đổi nhanh hơn nhà quản trị phải đối mặt với nhiều vấn đề hơn.

Khi môi trường thay đổi nhanh chóng

cơ cấu tổ chức phải linh hoạt/hữu cơ

Cần sự phân tán quyền lực

Quy mô tổ chức ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức, khi quy mô

tổ chức mở rộng:

Sẽ có nhiều bộ phận hơn đòi hỏi quyền hành phi tập trung

Truyền thông phi chính thức

Có nhiều mối quan hệ theo chiều ngang và dọc

Cơ cấu thích hợp khi đó sẽ là cơ cấu hữu cơ

Đặc điểm hoạt động: tổ chức sử dụng thiết bị, nguyên vật liệu, kỹ năng, kiến thức của các nhân viên và đưa tất cả chúng với nhau vào trong một mô hình hoạt động chính Công nghệ phức tạp hơn thì các nhà quản trị sẽ khó khăn hơn để sắp xếp tổ chức

1 CƠ CẤU TỔ CHỨC

Khả năng về nguồn lực: bao gồm nhân lực và vật lực Cần phải tính toán và phân tích kỹ càng các yếu tố nguồn lực để chọn lựa chính xác mô hình cơ cấu tổ chức hiệu quả

2 NGUYÊN TẮC CCTC

Thiết kế CCTC đảm bảo các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

 Nguyên tắc hiệu quả kinh tế

 Nguyên tắc cân đối

 Nguyên tắc linh hoạt

 An toàn trong hoạt động

 Nguyên tắc tổ chức gắn với mục tiêu:

Cơ cấu tổ chức phải thuận lợi nhất cho việc đạt đến mục tiêu chung Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy

tổ chức của DN.

 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy:

Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếpđể báo

cáo và thực hiện chỉ thị thống nhất cho một CV nhất định giúp các nhóm phối hợp hoạt động nhịp nhàng để hoàn thành CV đúng hạn theo yêu cầu của khách hàng.

 Nguyên tắc hiệu quả kinh tế:

Nhắm vào cắt giảm chi phí trong tương quan hoạt động đạt kết quả cao nhất.

2 NGUYÊN TẮC CCTC

 Nguyên tắc cân đối:

Cả ba điểm đó cần được quy định cho từng

bộ phận/ chức danh trong tổ chức và tương

xứng với nhau ->tạo sự ổn định nội bộ.

 Nguyên tắc linh hoạt:

Để ứng phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài ->đòi hỏi bản thân nhà QT cũng phải linh hoạt trong các QĐ đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.

 Nguyên tắc an toàn và tin cậy:

Bộ máy quản trị phải bảo đảm độ an toàn và tin cậy trong hoạt động, có khả năng chịu được tác động bên trong và bên ngoài trong những giới hạn nhất định

-Tính tối ưu:

Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức năng quản trị theo

chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sự phân chia

chức năng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất

trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất

-Tính linh hoạt:

Cơ cấu tổ chức quản trị có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường

3 YÊU CẦU CỦA CCTC

-Tính kinh tế:

Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả

sẽ thu về

3 YÊU CẦU CỦA CCTC

Các giai đoạn hình thành cơ cấu

15

5.5.1 Giai đoạn

phân tích

a Nhiệm vụ của giai đoạn

Phân tích và tổng hợp các mối

liên hệ giữa mục tiêu của tổ

chức và mô hình của tổ chức

Xác định các chức năng cần thiết và mô hình cơ cấu của tổ chức phù hợp để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đã đề ra

Với tổ chức đã có sẵn, giai đoạn này tập trung phân tích những hạn chế của tổ chức để tìm ra cách thức cải tiến tổ chức

b Yêu cầu của giai đoạn đáp ứng được mục tiêu và phương Mô hình cơ cấu tổ chức nào sẽ

hướng hoạt động của tổ chức ?

Quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận và các cấp được thiết kế ra sao ?

Hệ thống truyền thông trong

tổ chức được thiết kế và

triển khai như thế nào ?

5.5.2 Giai

đoạn thiết kế

a Nhiệm vụ

của giai đoạn

Chi tiết hoá các phân tích và tính toán các thông số cần thiết như số lượng các bộ phận

và phân hệ, số lượng nhân viên, trình độ chuyên môn, khối lượng công việc, xây dựng các bảng phân tích công việc và các biểu

cung cấp thông tin cần thiết

Xây dựng các quy chế, nguyên tắc hoạt động và thiết lập những quy tắc hoạt động cho các bộ phận, phân hệ trong tổ chức

b Yêu cầu của giai đoạn

Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá

Phải đảm bảo tính đồng bộ,

hợp lý, khoa học và hiệu quả Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

5.5.3 Giai đoạn

xây dựng

a Nhiệm vụ của giai đoạn

Chính thức xác định mô

hình cơ cấu tổ chức

Thể chế hoá cơ cấu tổ chức chức vụ quản lýBổ nhiệm các

b Công việc cụ thể của giai đoạn Phân chia công việc

Giao nhiệm vụ cho

Có 7 mô hình cơ bản sau:

 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng

 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

 Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý

 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 Cơ cấu tổ chức theo khách hàn g

5 CÁC MÔ HÌNH CCTC

 Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

 Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

Ưu điểm

 Sử dụng được các chuyên gia giỏi

trong việc ra các quyết định quản trị

 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có

kiến thức toàn diện

 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

 Nhược điểm

Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

 Ưu điểm

Có được ưu điểm của cơ cấu trực

tuyến và cơ cấu chức năng

Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Ưu điểm

 Tổ chức linh động

 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

 Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh

doanh nhiều biến động

 Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh

chóng

 Ưu điểm

+ Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương

+ Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng

+ Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương + Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị

 Nhược điểm

+ Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung

+ Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

 Ưu điểm

+ Hiểu rõ nhu cầu khách hàng

+ Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng

6.CCTC PHỔ BIẾN Ở VIỆT NAM

Chúng ta đã nghiên cứu nhiều phương thức hình thành nên các bộ phận và phân hệ của tổ chức Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng không có cách nào là tốt nhất để xây dựng tổ chức, Ngược lại, mô hình được lựa chọn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau trong mỗi hoàn cảnh nhất định Các yếu tố này bao gồm các loại công việc phải làm, cách thức

tiến hành công việc, những người tham gia thực hiện công việc, công nghệ được sử dụng, đối tượng phục vụ, phạm vi phục vụ và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài khác ở bất kỳ mức độ nào, việc lựa chọn một cách phân chia cụ thể cần được tiến hành sao cho có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả Để thực hiện được điều

đó, phần lớn các tổ chức đều cần đến các hình thức phân chia bộ phận hỗn hợp

-> Vậy mô hình tổ chức hỗn hợp là gì?

 -Mô hình tổ chức hỗn hợp là sự kết hợp 2 hay nhiều mô hình tổ chức

khác nhau Thông thường tổ chức

lấy 1 loại mô hình nào đó làm cơ sở

và đưa thêm vào đó các mô hình tổ chức khác nếu thấy cần thiết.

 -Ví dụ về mô hình tổ chức hỗn hợp trong 1 công ty thương mại lớn.

6.CCTC PHỔ BIẾN Ở VIỆT NAM

Tổng giám đốc

P.TGD Tài chính

P.TGD Kinh doanh

P.TGD Nhân sự

Giám đốc Khu vực Miền nam

Giám đốc khu vực Miền trung

Giám đốc khu vực miền bắc

Quản lí giao dịch với Các cơ quan nhà nước

Quản lí Bán lẻ

Quản lí Bán buôn

 Ưu điểm của mô hình tổ chức hỗn hợp là

+tổ chức có thể khai thác triệt để ưu điểm của mô hình chính đồng thời giảm được nhược điểm cử nó nhờ vào mô hình kết hợp.

+tạo lên sự chuyên môn hóa cao từ điều hành đến sản xuất và phân phối sản phẩm

+giúp giải quyết được những tình huống phức tạp.

 Nhược điểmcủa mô hình tổ chức hỗn hợp là:

+Cơ cấu tổ chức phức tạp dẫn đến việc hình thành các bộ phận,phân hệ quá nhỏ và có thể làm tăng yếu điểm của mỗi loại mô hình Tuy vậy, việc kết hợp đúng đắn các mô hình thuần tuý có thể giảm được các nhược điểm nói trên

6.CCTC PHỔ BIẾN Ở VIỆT NAM

 Đặc điểm của mô hình này là:

+công ty được chia nhỏ thành nhiều bộ phận,phòng ban khác nhau.

+Cần nhiều lãnh đạo cũng như nhân viên.

 Điều kiện áp dụng của mô hình này là:

+áp dụng cho các công ty, doanh nghiệp lớn

+đội ngũ lãnh đạo và nhân viên phải chuyên nghiệp.

6.CCTC PHỔ BIẾN Ở VIỆT NAM

Những ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu

tổ chức công ty VINAMILK

Ưu điểm Nhược điểm

•Các bộ phận làm việc sẽ nhận mệnh

lệnh trức tiếp từ 1 nhà lãnh đạo cấp trên

trực tiếp

•Phát huy đầy đủ hơn ưu thế chuyên

môn hóa ngành nghề theo chức năng

từng đơn vị

•Giữ được sức mạnh và uy tín của các

chức năng chủ yếu

•Đơn giản hóa việc đào tạo

•Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề

nghiệp và tư cách nhân viên

•Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt

chẽ của cấp cao nhất

•Hiệu quả tác nghiệp cao đối với nhiệm

vụ lặp đi lặp lại hàng ngày

•Dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các

đơn vị chức năng khi đề ra mục tiêu hay chiến lược

•Thiếu sự phối hợp hành động giữa

các phòng ban chức năng

•Chuyên môn hóa cao cán bộ

quản lí sẽ có tầm nhìn hạn hẹp vì chỉ ở chuyên môn của mình,ko giỏi hoặc không quan tâm đến chuyên môn khác

•Hạn chế phát triển đội ngũ quản lí

chung

•Trách nhiệm vấn đề thực hiện mục

tiêu chung của tổ chức thường được gán cho cấp lãnh đạo cao : tổng giám đốc

Cơ cấu tổ chức của cty FPT telecom: cơ cấu tổ chức hỗn hợp

Những ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu

tổ chức công ty FPT

Ưu điểm Nhược điểm

•Ưu điểm lớn nhất của mô hình

hỗn hợp là sự kết hợp nhiều mô

hình cho phép tổ chức lợi dụng

được các ưu thế của mô hình tổ

chức chính đồng thời ít ra cũng

giảm được ảnh hưởng của các

nhược điểm của nó.

•Giúp xử lý các tình huống phức

tạp dễ dàng

•Có tác dụng tốtđối với các tổ

chức lớn

•Chuyên môn hóa một số cơ

cấu tổ chức theo nhiệm vụ chức

•Tốn nhiều thời gian cho công

tác kiểm tra kiểm sóat.

•Tuy nhiên có thể khắc phục các

điềm yếu này bằng cách kết hợp đúng đắn các mô hình thuần túy

CCTC PHỔ BIẾN Ở VIỆT NAM

Nguồn: TaiLieu.vn