Giáo trình tự học MS Access

Bài giảng Access Chương 0: Giới thiệu Cơ sở dữ liệu (CSDL, database) là một bộ sưu tập các dữ liệu tác nghiệp được lưu trữ lại và được các hệ ứng dụng của một xí nghiệp cụ thể nào đó sử dụng. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL, Database Management System-DBMS) là hệ thống phần mềm cho phép: • Định nghĩa, tạo lập: xác định kiểu, cấu trúc, ràng buộc dữ liệu, lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị nhớ. • Thao tác: truy vấn, cập nhật, kết xuất, các CSDL cho các ứng dụng khác nhau Ví dụ: HQTCSDL MS SQL Server, MS Access, DB2, PostGreSQL, MySQL, Oracle, FoxPro, Foxbase, Hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL, Database System) là một hệ thống gồm 4 thành phần: • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu • Phần cứng • CSDL và phần mềm ứng dụng • Những người sử dụng Ví dụ: hệ quản lý đào tạo, hệ quản lý nhân sự, hệ quản lý kinh doanh, Các tính năng của hệ quản trị CSDL: • Quản lý dữ liệu tồn tại lâu dài. • Truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả. • Hỗ trợ ít nhất một mô hình dữ liệu. • Đảm bảo tính độc lập dữ liệu. • Hỗ trợ các ngôn ngữ cấp cao nhất định cho phép người sử dụng định nghĩa cấu trúc của dữ liệu, truy nhập và thao tác dữ liệu. • Điều khiển truy nhập. • Sao lưu và phục hồi dữ liệu. Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 1 Bài giảng Access Chương 1: Tạo bảng dữ liệu đơn giản 1.1. Khởi động Access và tạo mới một CSDL Access nằm trong bộ MS Office của Microsoft. Ta khởi động bằng cách chọn Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Access 2003. Để thuận tiện cho các lần sử dụng sau, ta cũng có thể tạo Shortcut cho Access và để nó trên màn hình nền Windows. Đây là màn hình Access 2003: Thanh tiêu đề Thanh menu Thanh công cụ Blank database Thanh trạng thái Nhấn chọn Blank database, hộp thoại sau xuất hiện: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 2 Bài giảng Access Ta đặt tên CSDL là tck45.mdb và định vị cho nó được đặt tại thư mục mong muốn D:\TailieuGiangday\CSDL\HeQTCSDLAccess (cái này tùy bạn!). Các bạn lưu ý, phần mở rộng của Access là mdb (phiên bản 2007 về sau có khác đôi chút). Cửa sổ sau xuất hiện: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 3 Bài giảng Access Chúng ta tạm đóng CSDL trên lại. 1.2. Mở một CSDL đã có Bây giờ chúng ta mở Access, chọn File\Open hoặc nhấn Ctrl+O hoặc nhấn vào nút có biểu tượng Open trên thanh công cụ. Hộp thoại Open xuất hiện. Ta chọn tập tin mdb cần mở, sau đó nhấn nút Open. Quan sát, chúng ta thấy CSDL Access có các thành phần như: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu về các thành phần này. 1.3. Tạo bảng sử dụng đồ thuật (Table Wizard) Đồ thuật là một trình công cụ hướng dẫn bạn đi qua tất cả các bước cần thiết trong quy trình tạo một thành phần chuẩn của Access như bảng, bộ hỏi, biểu mẫu, báo cáo, trang truy cập dữ liệu. Nó là một cách tiếp cận hữu ích cho những người mới làm quen với Access. Làm theo các bước sau: Bước 1: Trong cửa sổ tck45: Database, với tab Tables bên trái đang được kích hoạt, nhấn vào phím New. Access sẽ mở ra hộp thoại New Table cho phép xác định cách tạo bảng. Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 4 Bài giảng Access Có hai mục không được giới thiệu ở đây, đó là: Import Table (nhập khẩu một bảng đã được tạo ra trong trình ứng dụng khác) và Link Table (tạo một bảng được kết nối với một bảng khác trong tập tin khác). Bước 2: Nhấn chọn mục Table Wizard, sau đó nhấn OK. Hộp thoại Table Wizard xuất hiện: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 5 Bài giảng Access Bước 3: Chọn Sample Tables là Students, sau đó lần lượt chọn các mục trong danh sách Sample Fields và chuyển nó vào Fields in my new table: Nếu muốn đổi tên cột, ta chọn mục tương ứng rồi nhấn vào nút Rename Field Bước 4: Sau đó nhấn Next. Hộp thoại sau xuất hiện: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 6 Bài giảng Access Bước 5: Nếu muốn bạn có thể đổi tên bảng. Ở đây tôi để nguyên là Students. Bước 6: Nhấn Next chuyển sang hộp thoại tiếp theo. Bước 7: Nhấn Finish để hoàn tất quá trình tạo bảng sử dụng đồ thuật. Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 7 Bài giảng Access Tới đây, chúng ta có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng nếu muốn. Tạm thời chúng ta chưa nhập gì cả. Chúng ta sẽ xem bảng Students trong chế độ Design: Chọn bảng Students và nhấn nút Design, cửa sổ sau xuất hiện: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 8 Bài giảng Access Bước 8: Nhập dữ liệu vào bảng. 1.4. Các thao tác hiệu chỉnh hàng, cột và dữ liệu trong bảng • Sử dụng thanh trượt để dịch chuyển: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 9 Bài giảng Access • Di chuyển đến các khoản tin (record, dòng) • Thêm khoản tin mới Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 10 [...]... với kiểu văn bản: đây chính là số kí tự tối đa có thể nhập vào Nếu nhập quá, Access sẽ xén phần còn lại o Đối với kiểu số: kích thước được xác định qua định dạng Format Nếu nhập vào ba số 0 thì sẽ ra lệnh cho Access tự điền chữ số 0 vào bên trái khi không đủ 3 chữ số • Xác định mặt nạ nhập liệu (Input Mask): Kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu Đây là một mẫu kí tự xác định cách thể hiện dữ liệu trên... Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 13 Bài giảng Access Các kiểu dữ liệu: Kiểu dữ liệu Mô tả Text Dạng dữ liệu phổ biến nhất Có thể chứa chữ cái, chữ số và các kí tự như &, %, =, ? Có thể dài tới 255 kí tự Memo Tương tự như Text nhưng có thể chứa tới 65535 kí tự Thường dùng để cung cấp các chú giải Trường Memo không thể là một trường khóa, không thể lập... mã giảng viên • ClassID: mã lớp • SubjectID: mã môn học • Time: thời gian biểu học Xem mối quan hệ giữa các bảng: 2.4 Sử dụng form (biểu mẫu) để nhập và xem dữ liệu 2.4.1 Tạo một form tự động Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 19 Bài giảng Access Trong tab Tables, chọn bảng cần tạo form tự động, sau đó nhấn chọn Autoform Kết quả, ta sẽ được... buộc nhập a chữ cái hay chữ số, không bắt buộc nhập & kí tự hoặc dấu cách, bắt buộc nhập C kí tự hoặc dấu cách, không bắt buộc nhập < chuyển tất cả các chữ cái đứng sau nó thành dạng chữ thường > chuyển tất cả các chữ cái đứng sau nó thành dạng chữ hoa \ bổ sung kí tự đứng liền sau nó vào mục dữ liệu ! căn phải cả mục dữ liệu Chúng ta sử dụng các kí tự trên để sửa mặt nạ nhập liệu cho phù hợp với cách... thế cho tên trường khi hiển thị bảng Ví dụ: sửa tựa đề cho StudentsID thành "Mã sinh viên": Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 16 Bài giảng Access Chuyển sang chế độ View để xem kết quả: • Ấn định giá trị ngầm định: Thuộc tính Default Value cho phép bạn xác định một giá trị trường mà Access sẽ tự động nhập vào bảng Ví dụ, đa số sinh viên ở... viễn thông, hóa học, cơ khí, kinh tế quản lý, ngoại ngữ, tại chức Bảng Class gồm có các trường sau: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 18 Bài giảng Access • ClassID: mã lớp, là khóa chính • ClassName: tên lớp • Monitor: trưởng lớp Bảng Subjects gồm có các trường sau: • SubjectID: mã môn học, là khóa chính • SubjectName: tên môn học Bảng Learn... nằm bên phải dấu thập phân AutoNumber Giá trị số mà Access tự động điền cho từng khoản tin mới bỏ sung vào bảng Có thể là số tuần tự hoặc ngẫu nhiên, có độ dài là Long Integer hoặc Replication ID Có thể sử dụng làm khóa chính Không thể cập nhật Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 14 Bài giảng Access Yes/No OLE Object Hyperlink Lookup Wizard... (Input Mask): Kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu Đây là một mẫu kí tự xác định cách thể hiện dữ liệu trên màn hình và loại dữ liệu được nhập vào Danh sách một số kí tự giữ chỗ thường được sử dụng trong hộp văn bản Input Mask: Kí tự Access sẽ thực hiện 0 chữ số từ 0 đến 9, bắt buộc nhập, không cho phép dấu cộng + và trừ 9 chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, không cho phép dấu cộng + và trừ #... nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 20 Bài giảng Access Lần lượt tạo các form theo cách trên 2.4.2 Sử dụng đồ thuật biểu mẫu Chọn tab Forms, chọn Create form by using Wizard, nhấn New Đồ thuật xuất hiện: Nhấn OK, hộp thoại tiếp theo xuất hiện: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 21 Bài giảng Access Chọn bảng Class và đưa tất cả các trường... giao diện của các form tự động vừa tạo Chuyển sang chế độ thiết kế, thêm nhãn và căn chỉnh lại các điều khiển trên form Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 24 Bài giảng Access Một số chức năng trong Format: Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 25 Bài giảng Access Trong chế độ thiết . nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 1 Bài giảng Access Chương 1: Tạo bảng dữ liệu đơn giản 1.1. Khởi động Access và tạo mới một CSDL Access nằm trong bộ MS Office của Microsoft. Ta khởi. Microsoft Office / Microsoft Access 2003. Để thuận tiện cho các lần sử dụng sau, ta cũng có thể tạo Shortcut cho Access và để nó trên màn hình nền Windows. Đây là màn hình Access 2003: . giảng Access Ta đặt tên CSDL là tck45.mdb và định vị cho nó được đặt tại thư mục mong muốn D:TailieuGiangdayCSDLHeQTCSDLAccess (cái này tùy bạn!). Các bạn lưu ý, phần mở rộng của Access