INTERNET VÀ KHAI THÁC INTERNET (TT)

Gửi thư điện tử bằng Outlook Sau khi hoàn thành bài học này, bạn sẽ có thể:  Soạn, đề địa chỉ, định dạng thân thư và gửi thư.  Gắn một tập tin vào thư.  Kiểm tra thư điện tử và đọc thư.  Trả lời và chuyển tiếp thư.  In, tìm và xóa thư.  Lưu giữ bản thảo thư. Ngày nay, thư điện tử cho bạn khả năng trao đổi và chia sẻ thông tin với người khác theo cách nhanh hơn và linh hoạt hơn các phương pháp từng có trong quá khứ. Thư điện tử là cách gửi hay nhận thông tin qua máy tính, có thể qua Internet hoặc qua chương trình gửi thư được dùng trong mạng nội bộ của tổ chức, hay intranet. Tạo, gửi, nhận và đọc thư điện tử là các hoạt động mà có lẽ bạn sẽ thực hiện thường xuyên nhất với Microsoft® Outlook®. Thư điện tử cung cấp cách thức nhanh chóng để gửi và nhận thư, tập tin và tài liệu như báo cáo, bảng tính và tranh ảnh. Trong bài học này, bạn sẽ học cách gửi và quản lý thư điện tử. Lưu ý Để hoàn thành một số các bài tập trong bài học này, bạn sẽ cần trao đổi thư điện tử với bạn cùng lớp. Nếu bạn thực hiện bài tập một mình, bạn có thể gửi thư cho chính mình. Đơn giản chỉ cần gõ địa chỉ thư điện tử của chính bạn thay vì địa chỉ của một người bạn học. Soạn, đề địa chỉ và gửi thư Nếu đã dùng chương trình thư điện tử khác, bạn sẽ thấy rằng việc tạo ra và gửi thư cũng tương tự như trong Outlook. Để tạo ra thư mới, nháy nút New khi bạn đang trong thư mục Inbox. Nhưng bạn cũng có thể tạo thư điện tử mới từ bất kỳ thư mục nào: Trỏ vào New trong bảng chọn File và nháy Mail Message để hiển thị một cửa sổ thư mới. Thư có thể dài tùy ý và chứa bất kỳ thông tin nào. Minh họa sau đây hiển thị cửa sổ được dùng để tạo ra thư điện tử. Tài khoản thư điện tử Internet Microsoft Outlook hỗ trợ nhiều kiểu tài khoản thư điện tử Internet. Các kiểu tài khoản bao gồm POP3, IMAP và HTTP. Post Office Protocol 3 (POP3) - Kiểu thông dụng cho các tài khoản thư điện tử do nhà cung cấp dịch vụ Internet cung cấp. Để nhận thư, bạn kết nối với máy chủ thư điện tử và tải thư về máy tính cục bộ của bạn. Internet Message Access Protocol (IMAP) - Thư được lưu giữ trên máy chủ thư điện tử. Khi bạn kết nối với máy chủ thư điện tử, bạn đọc tiêu đề và chọn các thư để tải xuống máy tính cục bộ của bạn. Hypertext Transfer Protocol (HTTP) - Thư được lưu giữ, truy vấn và hiển thị như trang web. MSN Hotmail®, một dịch vụ thư điện tử miễn phí dựa trên web của Microsoft, cung cấp các tài khoản HTTP. Dưới nút To là nút Cc (Đồng gửi). Cc là chữ viết tắt tiếng Anh của carbon copy, nghĩa là đồng gửi. Những người nhận có địa chỉ nằm trong hộp Cc sẽ nhận được bản sao của thư và bản sao thư Gửi thư điện tử bằng Outlook 3 được gửi tới cho họ chỉ với mục đích thông tin; người nhận đồng gửi không bị yêu cầu phải thực hiện điều gì. Chức năng Cc là tùy chọn, bạn có thể gửi thư mà không gửi bản sao nào. Để gửi bản sao, chỉ cần đưa địa chỉ thư điện tử vào hộp Cc. Để cho nhiều người nhận, bạn gõ dấu chấm phẩy sau từng địa chỉ. Khi người nhận đồng gửi nhận được thư, địa chỉ của người đó xuất hiện trong tiêu đề thư như một Cc. Chủ đề thư thường là mô tả ngắn gọn về thông tin trong thư. Mỗi người nhận thư đều thấy tiêu đề thư trong Inbox của họ. Tiêu đề gồm tên người gửi, chủ đề của thư và ngày giờ thư được gửi. Thông tin này giúp người nhận nhanh chóng nhận biết mục đích của thư mà không cần mở thư. Nếu thư không có chủ đề, Outlook sẽ cảnh báo rằng thư này không có chủ đề trước khi bạn gửi đi. Lưu ý Khi bạn nháy nút Send, thư chưa hẳn đã được gửi (qua Internet hay qua mạng nội bộ). Theo ngầm định, Outlook kết nối với máy chủ thư để gửi và nhận thư điện tử sau từng khoảng thời gian 10 phút. Thư đã được gửi có thể vẫn chưa được đưa lên máy chủ mà được lưu trong Outbox (Hộp thư đi) của bạn, một thư mục trong nhóm My Shortcuts trên thanh Outlook. Để gửi và nhận thư điện tử ngay lập tức, nháy nút Send/Receive. Khi đó máy tính của bạn được kết nối với máy chủ, gửi tất cả các thư điện tử trong Outbox và tải mọi thư từ máy chủ xuống máy của bạn. Định dạng thư Outlook sử dụng Microsoft Word làm chương trình soạn thảo thư điện tử ngầm định. Thanh định dạng của Microsoft Word cho bạn khả năng áp dụng các định dạng bạn muốn. Việc áp dụng các định dạng rất đơn giản. Chọn văn bản bạn muốn định dạng và nháy nút thích hợp trên thanh công cụ định dạng. Văn bản được chọn sẽ có định dạng mong muốn. Bạn có thể đưa địa chỉ website vào thư điện tử. Khi người nhận nháy vào địa chỉ web này, nó tự động khởi động trình duyệt web và hiển thị website này. Người nhận không cần rời khỏi thư để mở trình duyệt web và gõ địa chỉ website để truy nhập vào trang này. Đặt cờ cho thư Bạn đặt cờ cho thư với mục đích tự nhắc mình hay lưu ý cho người nhận về tầm quan trọng của thư bạn gửi, ví dụ như thời hạn hay yêu cầu thông tin, Để đặt cờ khi bạn tạo thư mới, nháy nút Flag For Follow Up trên thanh công cụ Message trong cửa sổ thư. Hộp thoại cho phép lựa chọn mục đích đặt cờ cho thư. Khi người dùng nhận được thư có cờ, mục đích của cờ được hiển thị ở trên đầu của thư. Thư xuất hiện trong Inbox với một cờ đỏ có nghĩa yêu cầu mục đích vẫn còn hiệu lực, hoặc với cờ xám, chỉ ra rằng yêu cầu này không cần thiết nữa. Đánh dấu thư ưu tiên Bạn cũng có thể đánh dấu độ ưu tiên cho thư. Khi đánh dấu một thư có ưu tiên High (cao), tiêu đề thư này xuất hiện trong Inbox của người nhận với dấu chấm than đỏ, ngụ ý rằng bạn muốn người nhận trả lời thư này sớm. Khi đánh dấu một thư có ưu tiên thấp, mũi tên màu lam trỏ xuống xuất hiện trong tiêu đề thư, chỉ ra rằng người nhận có thể trả lời hay đọc thư này khi thuận tiện. Để đánh dấu mức ưu tiên cho thư, bạn nháy nút Importance High (dấu chấm than đỏ) hoặc nút Importance Low (được chỉ bởi mũi tên xuống màu lam) trên thanh công cụ chuẩn trong cửa sổ thư. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn soạn thư và gửi nó cho bạn cùng lớp. 1. Khi đang trong thư mục Inbox, nháy nút New Mail Message trên thanh công cụ chuẩn. Một cửa sổ thư được hiển thị. 2. Trong hộp To, gõ địa chỉ thư điện tử của bạn cùng lớp hay gõ địa chỉ thư điện tử của chính bạn nếu bạn làm việc một mình. 3. Nhấn Tab hai lần. Điểm chèn chuyển sang hộp Subject. 4. Gõ Nhắc ngày đi dã ngoại và nhấn Enter. Chủ đề này được đưa vào và điểm chèn chuyển sang vùng thư. 5. Gõ Như đã thông báo, buổi dã ngoại “Vui hè” lần thứ 5 của chúng ta sẽ được tổ chức vào thứ bảy, mùng 6 tháng sáu. Cửa sổ thư của bạn chứa tất cả các thông tin cần thiết. Gửi thư điện tử bằng Outlook 5 6. Nháy nút Send trên thanh công cụ Message trong cửa sổ thư. Thư được gửi cho người nhận. Gắn kèm tập tin vào thư Thay vì phân phát tài liệu in hay gõ lại nội dung của tài liệu vào thư điện tử, bạn có thể gắn kèm tập tin như một phần của thư và gửi thư cùng tệp đính kèm cho tất cả người nhận. Bản đính kèm có thể là tập tin được lưu trên đĩa như văn bản Word. bảng tính Excel, hay bức ảnh, hoặc một khoản mục Outlook khác. Khoản mục là một đối tượng Outlook, như một liên hệ, nhiệm vụ, hay ghi chú. Bạn sẽ biết cách tạo và dùng những khoản mục Outlook trong bài sau. Bản đính kèm xuất hiện dưới hộp Subject. Bản đính kèm được hiển thị như một biểu tượng. Khi bạn gửi thư, người nhận thư có thể nháy đúp vào biểu tượng để mở và xem tập tin hay khoản mục. Để gắn kèm một tập tin vào thư, bạn soạn thư như bình thường và nháy nút Insert File trên thanh Message trong cửa sổ thư. Trong hộp thoại hiện ra, bạn mở thư mục chứa tập tin, nháy tên tập tin và nháy nút Insert. Lặp lại thao tác này nếu bạn muốn gắn kèm nhiều tập tin vào thư. Để đính một khoản mục Outlook, nháy mũi tên xuống bên cạnh nút Insert Item trên thanh công cụ Message. Chọn Item để hiển thị hộp thoại Insert Item. Trong danh sách Look In, nháy tên thư mục cho kiểu khoản mục Outlook, như liên hệ, mà bạn muốn đính kèm. Trong danh sách Items ở ngăn dưới, nháy khoản mục bạn muốn đính và nháy OK. Biểu tượng của khoản mục Outlook gắn kèm được hiển thị trong hộp Attach. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn soạn thư, gắn một ảnh vào thư này và gửi thư này cùng tập tin đính kèm cho người nhận. 1. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút New Mail Message. Cửa sổ thư được hiển thị. 2. Trong hộp To, gõ địa chỉ thư điện tử của người nhận. 3. Nhấn Tab hai lần và gõ Mời đi dã ngoại vào hộp Subject. 4. Nhấn Enter. Trong vùng thư, gõ Mong được gặp bạn tại buổi dã ngoại vào lúc 1 giờ chiều ngày mùng 6 tháng sáu. Về chi tiết địa điểm tổ chức, xin vui lòng xem bản đồ kèm theo. Hẹn gặp bạn ở buổi dã ngoại! 5. Nháy nút Insert File trên thanh công cụ Message trong cửa sổ thư. Hộp thoại Insert File tin được hiển thị. 6. Nháy mũi tên Look In, chuyển sang thư mục Unlimited Potential trên đĩa cứng và nháy đúp vào thư mục này. 7. Nháy đúp vào thư mục Computer Fundamentals Practice. 8. Nháy đúp vào thư mục Part III, rồi vào thư mục Lesson05. 9. Nháy đúp vào tập tin Map để gắn nó vào thư điện tử của bạn. Outlook gắn tập tin Map vào thư điện tử và hộp thoại Insert File đóng lại. Màn hình của bạn phải trông tương tự như sau. Gửi thư điện tử bằng Outlook 7 10. Trên thanh công cụ Message trong cửa sổ thư, nháy nút Send. Thư kèm tập tin được gửi đến người nhận. Kiểm tra thư điện tử Ngầm định cứ 10 phút Outlook gửi thư điện tử và tự động kiểm tra thư mới một lần. Trong phần sau, bạn sẽ biết cách đổi khoảng thời gian này. Nhưng bạn có thể kiểm tra thư mới một cách thủ công vào bất kỳ lúc nào. Chỉ cần nháy nút Send/Receive trên thanh công cụ chuẩn bất kỳ thư nào đang trên máy chủ thư điện tử đều xuất hiện trong Inbox của bạn. Khi bạn gửi thư điện tử qua Internet, máy chủ thư điện tử của nhà cung cấp dịch vụ Internet xử lý nhiều thư cùng lúc và thường đưa thư vào hàng đợi. Điều này có nghĩa bạn phải đợi vài phút để nhận thư gửi qua Internet. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn kiểm tra các thư điện tử tới. 1. Nếu cần, nháy thanh Outlook Shortcuts trên thanh Outlook và nháy biểu tượng Inbox. Nội dung của thư mục Inbox được hiển thị. Tiêu đề những thư bạn nhận được hiển thị trên cùng của cửa sổ thư. 2. Nháy nút Send/Receive trên thanh công cụ chuẩn. Thanh tiến độ chỉ ra rằng Outlook đang gửi và nhận thư được hiển thị. Các thư được gửi tới cho bạn xuất hiện trong Inbox. Đọc thư Theo ngầm định, ngăn Preview bên dưới Inbox được hiển thị khi bạn mở thư mục Inbox. Để đọc thân của thư trong ngăn Preview, nháy vào tiêu đề thư trong Inbox. Các thư đã đọc được hiện với biểu tượng phong bì mở bên trái tiêu đề thư, biểu tượng phong bì đóng là các thư chưa đọc. Nếu ngăn Preview không được hiển thị, nháy đúp vào tiêu đề thư để mở thư này trong cửa sổ riêng biệt. Trong Inbox, ba dòng đầu tiên của thư sẽ được hiển thị dưới tiêu đề thư. Điều này cho bạn khả năng duyệt qua các thư quan trọng và đọc thư trong ngăn Preview mà không cần mở thư trong cửa sổ tách biệt. Ngăn Preview cho phép bạn xem hết thư. Bạn cũng có thể mở tệp gắn kèm bằng cách nháy biểu tượng kẹp giấy ở góc trên bên phải và nháy tên tệp đính kèm. Gửi thư điện tử bằng Outlook 9 Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn đọc thư bạn cùng lớp đã gửi cho bạn. 1. Nháy tiêu đề thư Vui hè. Thư này được hiển thị trong ngăn Preview. 2. Nháy đúp tiêu đề thư Mời tham gia dã ngoại “Vui hè”. Thư này được hiển thị trong cửa sổ tách biệt. Để ý tới biểu tượng đính kèm trong thư. 3. Nháy đúp biểu tượng đính kèm Map trong cửa sổ thư. Bản đồ được hiển thị trong cửa sổ tách biệt. 4. Nháy nút Close ở góc trên bên phải của cửa sổ có bản đồ. Ứng dụng đóng lại. 5. Ở góc trên bên phải của cửa sổ thư, nháy nút Close. Bức thư đóng lại. Trả lời và chuyển tiếp thư Bạn có thể trả lời thư điện tử khi đọc thư mà không cần lặp lại thao tác tạo thư mới. Để trả lời thư bạn hãy nháy nút Reply. Thư trả lời gửi một bản sao của thư gốc và văn bản bạn gõ vào để trả lời, nếu có. Người nhận thư sẽ thấy hai chữ RE: và chủ đề nguyên gốc trong tiêu đề thư. Khi trả lời thư, thư trả lời tự động điền địa chỉ của người gửi vào ô To. Nếu thư gốc được gửi cho bạn và nhiều người nhận khác, bạn có thể chọn để chỉ trả lời cho người gửi hoặc gửi cho tất cả những người nhận khác. Sau khi bạn nhận thư điện tử, bạn có thể chuyển tiếp thư này cho những người khác. Chuyển tiếp thư là cách bạn gửi một thư tới các cá nhân không có trong danh sách người nhận ban đầu. Để chuyển tiếp thư bạn nháy nút Forward trên thanh công cụ chuẩn trong thư mục Inbox, gõ địa chỉ thư điện tử của người nhận trong hộp To và nháy nút Send. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn trả lời thư nhận được và chuyển tiếp thư này cho cá nhân khác. 1. Trong Inbox, chắc chắn rằng tiêu đề thư Mời tham gia dã ngoại “Vui hè” được chọn. 2. Nháy nút Reply trên thanh công cụ chuẩn. Cửa sổ trả lời chứa thư gốc được hiển thị. Điểm chèn đã nằm trong vùng thư này. 3. Trong vùng thư, gõ Có, tôi sẽ tham gia buổi dã ngoại. 4. Nháy nút Send trên thanh công cụ chuẩn trong cửa sổ thư. Thư trả lời được gửi cho bạn của bạn. 5. Nháy nút Send/Receive trên thanh công cụ chuẩn. Thư trả lời từ bạn cùng lớp tới trong Inbox. 6. Trong Inbox, nháy tiêu đề thư Mời tham gia dã ngoại “Vui hè” lần nữa. 7. Nháy nút Forward trên thanh công cụ. Cửa sổ chuyển tiếp mở ra với thư gốc được hiển thị. 8. Trong hộp To, gõ địa chỉ thư điện tử của bạn cùng lớp khác người bạn trước. 9. Trên thanh công cụ chuẩn trong cửa sổ thư, nháy nút Send. Thư này được chuyển tiếp cho bạn cùng lớp kia. 10. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Send/Receive. Thư được chuyển tiếp từ người bạn cùng lớp tới trong Inbox. Lưu ý Bạn cũng có thể trả lời hay chuyển tiếp thư bằng việc nháy Reply hay Forward trên bảng chọn Actions. [...]... 7 nm 2005 Vúi Hotmail, b t c ai cng cú th g i v nh n th i n t (e-mail) t m i mỏy tớnh cú k t n i Internet v m t trỡnh duy t h tr hi n Cỏc bi c tham kh o 17 th cỏc thnh ph n h a nh Microsoft Internet Explorer ho c Netscape Navigator Ch ng h n, b n cú th c th i n th g i cho mỡnh trong th vi n, trong quỏn Internet cafe, ho c sõn bay Hotmail c bi t h u ớch i v i nh ng ng i s d ng khụng ch m t mỏy tớnh,... website c a MSN Hotmail b ng cỏch gừ a ch www.hotmail.com trong thanh a ch c a trỡnh duy t v ng nh p vo ti kho n c a mỡnh s d ng Hotmail trờn mỏy tớnh nh, b n c n s d ng d ch v k t n i Internet thụng qua nh cung c p d ch v Internet (ISP) ng ký ti kho n Hotmail s d ng Hotmail, tr c h t b n ph i ng ký m t ti kho n, Ti kho n ny c s d ng nh l a ch e-mail c a b n trờn Hotmail Hotmail cung c p hai ki u ti kho... tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc NGÔ Trần ái Phó Tổng Giám đốc kiêm Tổng Biên tập NguyễN Quý Thao Biên tập nội dung v chế bản: Ban Biên tập sách Tin học (NXB giáo dục tại Hà nội) Tin học căn bản Internet v sử dụng Internet Mã số: PTK62B6 In cuốn (QĐ ), khổ 17 x 24 cm, tại Số in: Số xuất bản: In xong v nộp lu chiểu tháng năm 2006 ... xúa sau 30 ngy ng nh p h p th c a b n Tng t nh b t k chng trỡnh th i n t no khỏc, nh n v g i th i n t , b n c n ng nh p vo h p th c a mỡnh Ti kho n v m t kh u l chỡa khúa m b o s riờng t trờn mụi tr ng Internet núi chung v bớ m t th i n t núi riờng Cỏc b c th c hi n Trong bi t p ny, b n ng nh p vo h p th Hotmail c a b n 1 Kh i ng trỡnh duy t c a b n, gừ www.hotmail.com vo thanh a ch v nh n Enter 2 Gừ... thnh v g i vo lỳc sau Ki m tra th i n t trong Hotmail Khi b n truy c p vo trang ch c a Hotmail, trang Today s hi n th cho bi t b n cú hay khụng cỏc th m i c g i n Mỏy ch th i n t c a nh cung c p d ch v Internet x lý nhi u th cựng lỳc nờn th ng a th vo hng i v cú th b n ph i i vi phỳt nh n th c th Ng m nh, trang Today c m ra u tiờn sau khi b n truy c p trang ch c a Hotmail thụng qua a ch www.hotmail.com... ng hng ngy, lu gi cỏc thụng tin liờn h (contact), v.v i u khỏc bi t l t t c u di n ra trờn mụi tr ng web, b n cú th g i nh n th, truy c p cỏc thụng tin cỏ nhõn ny t i b t c õu, mi n l cú liờn k t v i Internet Ng c dũng l ch s , Hotmail c Sabeer Bhatia v Jack Smith thnh l p nm 1995, v chớnh th c cung c p d ch v m t cỏch r ng rói vo thỏng 7 nm 1996 í t ng c a Jack Smith l xõy d ng m t h th ng trao i . cứng và nháy đúp vào thư mục này. 7. Nháy đúp vào thư mục Computer Fundamentals Practice. 8. Nháy đúp vào thư mục Part III, rồi vào thư mục Lesson05. 9. Nháy đúp vào tập tin Map để gắn nó vào. qua Internet, máy chủ thư điện tử của nhà cung cấp dịch vụ Internet xử lý nhiều thư cùng lúc và thường đưa thư vào hàng đợi. Điều này có nghĩa bạn phải đợi vài phút để nhận thư gửi qua Internet. . Soạn, đề địa chỉ, định dạng thân thư và gửi thư.  Gắn một tập tin vào thư.  Kiểm tra thư điện tử và đọc thư.  Trả lời và chuyển tiếp thư.  In, tìm và xóa thư.  Lưu giữ bản thảo thư.