td421

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lời nói đầu. Trong một tổ chức ,cơ cấu tổ chức được tạo lập nhằm để thực hiện các kế hoạch ,chiến lược,mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra.việc xây dựng cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước mà hợp lý,phù hợp với quy mô hoạt động của tổ chức thì nó góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu chiến lược cơ bản của tổ chức.xong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tổ chức không phải là một việc làm đơn giản ,nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về mục tiêu,chiến lược ,điều kiện cụ thể của tổ chức ,môi trường xung quanh tổ chức…có vậy mới có thể tạo ra được một cơ cấu tổ chức vận hành tốt và hiệu quả. Chính vì những lý do ở trên đồng thời tích luỹ thêm kiến thức của mình nên em đã chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản lý của Bộ máy tổ chức UBND huyện Con Cuông – tỉnh Nghệ An”. Làm đối tưọng nghiên cứu của mình qua đó nhằm giới thiệu một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản lý của Bộ máy tổ chức giúp các tổ chức có thể vận dụng để nâng cao một buớc hiệu quả hoạt động quản lý ,cơ bản giúp tổ chức có thể thêm vào để nâng cao hiệu quả cơ cấu quản lý của mình. Đề tài được chia làm 3 chương : Chương 1: Cơ sở lí luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong tổ chức. Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý UBND huyện Con Cuông. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Chương 3: Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản lý của Bộ máy quản lý UBND Huyện Con Cuông- Nghệ An. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do sự hạn chế về sự hiểu biết của bản thân,do đó đề tài của em khó tránh khỏ những sai sót rất mong được sự chỉ dạy của thầy cô để đề tài của em được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Chương 1: Cơ sở lí luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong tổ chức. 1.1.Khái niệm và chức năng quản lý. 1.1.1. Khái niệm quản lý. Quản lý có nhiều cách hiểu khác nhau.Có người hiểu quản lý là hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua nỗ lực của người khác. Có người cho quản lý là sự phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức. Cũng có người hiểu quản lý là một hoạt động đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm… Từ đó ta có thể hiểu :quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các tiềm năng ,các cơ hội của tổ chức đế đạt mục tiêu đề ra trong điều kiện biến đông của môi trường quản lý bao gồm các yếu tố sau: + Phải có ít nhất một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và ít nhất là một đối tượng bị quản lý tiếp nhận trức tiếp các tác động của chủ thể quản lý tạo ra và các khách thể khác chịu các tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý . + Phải có một mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể, mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động. + Chủ thể phải thực hành việc tác động và phải biết tác động .Vì thế,đòi hỏi chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiểu quả + Chủ thể có thể là một người,một nhóm người,một thiết bị ,còn đối tuợngcó thể là con người, giới vô sinh hoặc loài sinh vật. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1.1.2. Bản chất của quản lý . - Xét về mặt tổ chức- kỹ thuật của hoạt động quản lý : quản lý chính là sự kết hợp tất cả mọi nỗ lực chung của con người trong tổ chức và việc sử dụng tốt các của cải vất chất thuộc phạm vi sở hữu của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và có hiệu quả cao nhất.Quản lý phải trả lời các câu hỏi “phải đạt mục tiêu nào đề ra ?”,”phải đạt mục tiêu như thế nào và bằng cách nào?” “có rủi ro nào có thể xảy ra và cách xử lý?” Quản lý ra đời chính là để tạo ra hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với việc làm của từng cá nhân riêng lẻ của một nhóm người khi họ tiến hành các công việc có mục tiêu chung gần giống nhau. - Xét về mặt kinh tế - xã hội của quản lý : quản lý là các hoạt động chủ quan của chủ thể quản lý vì mục tiêu vì lợi ích của tổ chức,đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển lâu dài.Mục tiêu của tổ chức do chủ thể quản lý đề ra,họ là những thủ lĩnh của tổ chức và là người nắm quyền lực của tổ chức. 1.1.3.Chức năng quản lý . - Theo quan niệm của lý thuyết hệ thống : chức năng là khả năng chế biến đầu vào thành tập hợp đầu ra của hệ thống.do đó chức năng là năng lực vận động của hệ thống,là khả năng hoạt động có thể của một tổ chức,là lý do tồn tại của hệ thống. -Theo quan niệm sinh học: chức năng la hình thức ngôn ngữ biểu đạt những hoạt động tất yếu,duy trì sự tồn tại của hệ thống sinh học ở người trong quá trình trao đổi chất với môi trường bên ngoài. -Quan niệm trong quản lý : Chức năng quản lý là hình thức biểu đạt những hoạt động có tính năng của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý .Là tập hợp những Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành theo mục tiêu qui định của quá trình quản lý . Có thể thấy chức năng quản lý có nhiều vai trò rất quan trọng sau: + Thứ nhất: chức năng quản lý thể hiện nội dung tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý ,hay thể hiện nội dung hoạt động của quá trình quản lý . Là yếu tố cấu thành một chu trình quản lý ,từng chức năng quản lý biểu hiện từng nội dung hoạt động của quá trình quản lý .Không thể có nội dung quá trình quản lý nếu không có hệ thống chức năng của nó biểu đạt.Ngược lại,không nhận biết được chức năng thì không thấy được nội dung quá trình quản lý .Và nếu xác định không đúng , đủ và cụ thể các chức năng sẽ làm cho nội dung các chức năng bị sai lệch. Quản lý có hiệu quả khi xác định đúng và đủ chức năng.Thiếu một chức năng là thiếu một nội dung quản lý .Thừa một chức năng là thừa một nội dung quản lý .Thiếu hoặc thừa chức năng đều gây rối loạn cho quá trình quản lý khi thực hiện chúng. Ý nghĩa thực tiễn của vấn đề là chủ thể quản lý ,muốn tiến hành các hoạt động thành công đối với đối tượng quản lý ,phái xác định và thực hiện đúng và đủ một hệ thống chức năng cho tổ chức của mình. + Thứ hai: Các chức năng quản lý là căn cứ,là cơ sở để xây dựng kiểm tra và đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . Chức năng quản lý là công việc mà chủ thể quản lý phải nhằm tổ chức phối hợp và điều khiển đối tượng quản lý ,hướng vào thực hiện mục tiêu chung của tổ chức một cách có hiệu quả. Mỗi mục tiêu chung của tổ chức phải được thực hiện bằng những công việc cụ thể, ở các cá nhân , bộ phận khác nhau trong đối tượng quản lý với một cơ cấu tổ chức chặt chẽ.Cơ cấu tổ chức công việc này trong đối tượng quản lý được thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức điều khiển bằng các chức năng tương ứng từ phía chủ thể quản lý tới họ. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Ý nghĩa thức tiễn của vấn đề là chỉ khi nào nắm vững hệ thống chức năng với đặc điểm,nội dung và mối quan hệ của từng chức năng trong đó mới có thể kiểm tra, đánh giá chính xác được hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý và phải xuất phát từ công việc để lựa chọn người đảm nhiệm ,chứ không thể ngược lại . Đây cũng là tồn tại không dễ khắc phục mà trong công tác hoàn thiện bộ máy ở các cấp các nghành sẽ còn phải giải quyết. Các chức năng quản lý biểu hiện nội dung những tác động lên chính quá trình quản lý ,tức là mặt tổ chức của chủ thể quản lý . Hệ thống chức năng quản lý bao gồm nhiều mặt ,nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau ,trong đó mỗi chức năng là một hoạt động chuyên môn hoá theo một lĩnh vực cụ thể mà chủ thể quản lý phải thực hiện.Trong mối liên hệ hợp tác ,các chức năng quản lý luôn luôn đòi hỏi lẫn nhau,phải hoàn thiện các nội dung công việc.Tính qui định lẫn nhau trong mối quan hệ hợp tác còn làm cho các hoạt động chức năng có xu hướng chuyên môn hoá ngày càng sâu,theo sự tác động và vận động từ phía đối tượng quản lý .Hệ thống chức năng luôn luôn vận động ,thậm chí hình thành những chức năng mới. Do đó, cơ cấu tổ chức hoạt động trong chủ thể quản lý luôn phải vận động hoàn thiện và biến đổi theo sự phát triển của quá trình phân công và hợp tác lao động trong chính chủ thể quản lý . Tóm lại,các chức năng quản lý thể hiện sự tác động vào chính quá trình quản lý của mặt tổ chức của chủ thể quản lý .Hoàn thiện hệ thống chức năng là điều kiện để hoàn thiện và phát triển bộ máy quản lý .Trong quản lý ,mỗi cơ quan, đơn vị phải xây dựng và thực hiện một cơ chế hoạt động thống nhất trên cơ sở xác định cụ thể phân vị quyền hạn ,trách nhiệm nghĩa vụ và quyền lợi rõ ràng cho từng bộ phận , cá nhân của cơ quan. Như vậy ,chức năng quản lý thê hiện tính khái quát của quản lý lên đối tượng bị quản lý .Việc thực hiện quản lý tốt phải thực hiện được một Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 cơ cấu tổ chức hợp lý,bảo đảm các chức năng của quản lý .Do vậy ,trong quá trình xây dựng một bộ máy quản lý cần xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy lấy chức năng quản lý làm hướng chủ đạo cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức đó. Để xem xét rõ hơn các mô hình quản lý ta cần nghiên cứu các cơ cấu tổ chức bộ máy có thể đáp ứng chức năng quản lý của nó như thế nào. 1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 1.2.1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. - khái niệm về tổ chức. Tổ chức là một thuật ngữ được định nghĩa dưới nhiều góc độ. Tổ chức là một danh từ thì tổ chức là một hệ thống có những thuộc tính cơ bản nào đấy ,có hai người trở lên có những mục đích , có mục tiêu nhất định trong những hình thái cơ cấu nhất định. Còn tổ chức là một động từ thì tổ chức là quá trình đưa ra quyết định ( hay kế hoạch ) vào thực tiễn. Tổ chức còn là một chức năng của quá trình quản lý là quá trình đảm bảo các hình thái cơ cấu cho việc triển khai kế hoạch.nghĩa là chức năng tổ chức là hoạt động thiết lập các vị trí cho mỗi cá nhân tương ứng với từng bộ phận đảm bảo cho các cá nhân và các bộ phận có thể phối hợp với nhau cùng nhau chung sức thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - khái niệm về cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và cá nhân)có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa có các nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định ,được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu khác đã xác định . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp những bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa được giao những Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp bậc để thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức thể hiện sự phân chia chức năng nhiệm vụ giữa những cá nhân giữa các bộ phận trong tổ chức ,nó xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp các khâu với nhau ,nó thể hiện mối quan hệ quyền lực giữa những cá nhân bên trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức có vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức. nếu không có cơ cấu tổ chức thì mọi hoạt động của tổ chức không thể thực hiện đựoc hoặc sẽ chồng chéo rối loạn.cơ cấu tổ chức hướng đến sự chuyên môn hóa, vì một người hay một bộ phận không thể làm hết mọi việc được.sự phân chia trong cơ cấu tổ chức sẽ giúp mọi cá nhân phát huy hết khả năng chuyên môn của mình và tăng năng suất lao động. ví dụ : một người thợ dệt ,cắt may quần áo thì mỗi ngày người đó chỉ hoàn thành xong một bộ quần áo nhưng nếu chia ra một người dệt ,một người cắt một người may thì một ngày sẽ có khoảng 10 bộ quần áo được hoàn thành. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy tổ chức hoạt động có hiệu quả thông tin được lưu chuyển thông suốt ,nhanh chóng.từ đó tạo diều kiện thuận lợi cho các cá nhân hoạt động ở các bộ phận được thuận tiện dễ dàng.cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy tổ chức luôn thích nghi với sự thay đổi của môi trường xung quanh , biết tạo ra và sử dụng các thời cơ phát triển cho lợi ích của tổ chức. 1.2.2.Các yêu cầu đối với một cơ cấu tổ chức quản lý . - tính thống nhất : Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần hướng mọi cá nhân đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. - Tính tối ưu . Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo mối quan hệ tốt nhất giữa các khâu và các cấp quản lý (sự phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 chiều dọc),thiết lập được các mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất .nhờ đó hệ thống quản lý mang tính năng động cao, luôn bám sát các mục đích và mục tiêu của hệ thống đề ra. - Tính linh hoạt . Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng với mọi tình huống xảy ra(cả bên trong và bên ngoài) của hệ thống tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ chức quản lý phải gọn nhẹ , đảm bảo luôn nắm bắt kịp thời sự vận động của đối tượng quản lý và đáp ứng được quá trình vận động mau lẹ, năng động của đối tượng quản lý . Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu của đảm bảo thông tin ,từ thu thập,xử lý ,lưu trữ và sử dụng thông tin để phối hợp gìn giữ hoạt động của các bộ phận trong hệ thống tổ chức có hiệu quả cao . Cơ cấu tổ chức quản lý linh hoạt phải bao hàm sự giữ bí mật nội dung hoạt động của những bộ phận và của hệ thống,chống rò rỉ các thông tin ra bên ngoài. - Tính tin cậy. Hiện nay thời dại bùng nổ thông tin,lượng thông tin thu về và phát ra là rất đa dạng và phong phú cho nên cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức,có như vậy mới đảm bảo được sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức. - Tính ổn định . Tính ổn định của tổ chức trước hết thể hiện ở việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với mục đích và chức năng chính của tổ chức ,có khả năng thực hiện lâu dài . tiếp đó là sự thận trọng trong quyết định điều chỉnh,điều chỉnh phải có căn cứ thực tế và điều kiện thật sự chín muồi và khi tiến hành điều chỉnh phải có sự chuẩn bị chu đáo mọi mặt và triển khai nhanh gọn , dứt điển tránh kéo dài thời kỳ chuyển tiếp và đúng thời điểm. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Tính hiệu quả cao(tính kinh tế). Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt đông với chi phí ít nhất,có hiệu quả nhất. Tiêu chuẩn xem xét hiệu qủa là mối tương quan giữa chi phí cho xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý và kết quả thu được do hoạt động của nó. 1.2.3. Những nguyên tắc tổ chức . Những nguyên tắc tổ chức đảm bảo quá trình tổ chức có kết quả : - Nguyên tắc xác định theo chức năng - Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muôn -Nguyên tắc bậc thang -Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh -Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc -Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm -Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm -Nguyên tắc quản lý sự thay đổi -Nguyên tắc cân bằng 1.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý. Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng khác nhau ,nhưng tóm lại có các nhân tố chính sau : - Chiến lược . Nó sẽ quyết định đến cơ cấu tổ chức và cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện chiến lược .chiến lược và cơ cấu tổ chức có mối quan hệ khăng khít, mật thiết không thể tách rời nhau.là công cụ để thực hiện các mục tiêu của chiến lược nên cơ cấu tổ chức phải thích nghi với các thay đổi của những mục tiêu chiến lược.một khi cơ cấu tổ chức đang hoạt động không mang lại hiệu quả cho tổ chức thì đó là cơ sở để thay đổi cơ cấu tổ chức . Quá trình thay đổi cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu chiến lược và phải theo từng bược cụ thể : đầu tiên phải xác định những mục tiêu chiến lược mới,từ các mục tiêu chiến luợc mới sẽ xác định những vấn đề phát sinh mới như có nhiệm vụ và chưc năng mới ,tiếp theo là đề xuất các Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368