đồ án kỹ thuật viễn thông hiểu chung về bưu điện tỉnh Hà Nam và bưu điện thị xã Phủ Lý

Báo cáo thực tập Chương 1: Tìm hiểu chung về bưu điện tỉnh Hà Nam và bưu điện thị xã Phủ lý I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bưu điện tỉnh Hà Nam .1 Cơ cấu tổ chức .a Giám đốc và bộ máy giúp việc - Giám đốc Bưu điện tỉnh Hà Nam là đại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm trước tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam và trước pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động trong đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ quy định. Chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ và Uỷ Ban Nhân Dân Tỉnh về tổ chức, phục vụ yêu cầu thông tin liên lạc, về công tác chính trị tư tưởng, đời sống vật chất, văn hoá xã hội của cán bộ công nhân viên Bưu điện tỉnh về việc thi hành pháp luật của Nhà nước và các quy định của chính quyền địa phương. Chịu trách nhiệm trước tập thể về đảm bảo quyền làm chủ của tập thể. - Ngoài ra còn có các phó giám đốc chuyên trách từng nhiệm vụ cụ thể và hỗ trợ cùng giám đốc . Trong đó phó giám đốc phụ trách nghiệp vụ kĩ thuật viễn thông giúp cho giám đốc chỉ đạo các mặt công tác như đảm bảo kĩ thuật nghệp vụ viễn thông, quản lý các hoạt động khoa học kĩ thuật, kiểm tra việc thực hiện các quy trình , các tiêu chuẩn, giải quyết các khiếu nại về lĩnh vực Viễn thông tin học…Phó giám đốc phụ trách bưu chính giúp giám đốc chỉ đạo các mặt sau: chỉ đạo công tác bưu chính- PHBC phục vụ tốt cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và phục vụ tại địa phương, chỉ đạo giải quyết khiếu nại về bưu chính-PHBC, chỉ đạo công tác nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, chỉ đạo công tác mở rộng các dịch vụ mới…. - Phó giám đốc và kế toán trưởng do Tổng công ty bổ nhiệm và khen thưởng, kỉ luật. - Bộ máy quản lý bao gồm các phòng ban chuyên môn và các chuyên viên giúp việc giám đốc trong việc quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về nội dung công việc được giao. .b Các phòng ban - Phòng tổng hợp - Phòng tổ chức cán bộ- lao động tiền lương - Phòng kế hoạch xây dựng cơ bản - Phòng kĩ thuật điện tử tin học BCVT - Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh - Phòng nghiệp vụ bưu điện, cước BCVT - Phòng kế toán thống kê tài chính - Tổ kiểm toán - Phòng hành chính quản trị Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 1 Báo cáo thực tập .c Các đơn vị trực thuộc - Công ty viễn thông Hà Nam - Công ty BC-PHBC Hà Nam - Bưu điện trung tâm thị xã Phủ lý - Bưu điện huyện Bình lục - Bưu điện huyện Duy Tiên - Bưu điện huyện Kim Bảng - Bưu điện huyện Lý Nhân - Bưu điện huyện Thanh Liêm .2 Nhiệm vô - Bưu điện tỉnh Hà Nam có nhiệm vụ tổ chức quản lý, khai thác mạng lưới BCVT, kinh doanh phục vụ theo qui hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển của Tổng công ty. - Bưu điện tỉnh Hà Nam có nhiệm vụ đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của Đảng, chính quyền các cấp, phục vụ yêu cầu thông tin trong đời sống xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn nội thành Hà Nam theo quy định của Tổng công ty nhằm hoàn thành kế hoạch hàng năm được giao. .3 Chức năng - Tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, quản lí các bộ, lao động, tiền lương. Đồng thời thường xuyên tiến hành công tác đào tạo và đào tạo lại đội ngũ nhân lực, có các biện pháp khen thưởng và kỉ luật kịp thời, hợp lý đối với các cán bộ công nhân viên. - Quản lý và phát triển mạng lưới BC, VT. - Quản lý khai thác BC: Xây dựng các biện pháp tổ chức thực hiện chấp nhận, chuyển giao, phát dịch vụ bưu chính, xây dựng các thể lệ quy trình, thực hiện các chế độ kế toán nghiệp vụ. - Quản lý khai thác VT: Xây dựng cấc kế hoạch chiến lược phát triển mạng lưới viễn thông nhàm đảm bảo thoả mãn nhu cầu khách hàng cũng như phục vụ sự lãnh đạo của Đảng và Nhà Nước, của Bộ BCVT. - Quản lý công tác phát hành báo chí đảm bảo thông tin nhanh chóng chính xác đến tất cả các độc giả trong cả nước. II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bưu điện thị xã Phủ lý .1 Chức năng, nhiệm vụ. Bưu điện thị xã Phủ Lý là đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh Hà Nam. Có nhiệm vụ tổ chức quản lý khai thác mạng lưới Buu chính, Phát hành báo chí, khai thác các mạng lưới viễn thông công cộng để kinh doanh phục vụ theo kế hoạch và phương hướng phát triển của công ty Viễn thông Hà Nam và công ty BC-PHBC Hà Nam. Trên cơ sở tổ chức tốt sẽ đảm bảo thông tin liên lạc nhanh chóng, chính xác, an toàn đến mọi tâng lớp nhân dân trong cả nước cũng như quốc tế, phục vụ sự chỉ Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 2 Bỏo cỏo thc tp o ca ng, chớnh quyn cỏc cp, phc v nhu cu truyn a tin tc ngy cng nhiu v a dng trong i sng sinh hot , vn hoỏ tinh thn ca nhõn dõn trờn a bn tnh theo quy nh ca Bu in tnh cng nh ca Tng Cụng ty nhm hon thnh k hoch hng nm, thu c doanh thu cao v thc hin tt ngha v cụng ích. .2 C cu t chc ca bu in th xó Ph Lý. - Giỏm c bu cc th xó Ph lý. - Hai phú giỏm c. - T qun lý. - Cỏc t sn xut. - Giao dch. - Khai thỏc. - Vn chuyn. - Cỏc kit. - Cỏc bu cc: Ba a, Liờm Chớnh, Xỏ, Kit ng 21, Kit Thanh Chõu, Kit Biờn Ho, Cỏc im vn hoỏ xó. S b mỏy t chc qun lý- kinh doanh BCVT bu in tnh H Nam. Nguyn Th Thanh Võn Lớp D2001 QTKD Giám đốc Khối sản xuất (Bu chính) Khối sản xuất(viễn thông) Khối chức năng Phòng tổng hợp Phòng kế hoạch Phòng kế hoạch XDCB Phòng KT-Điều hành tin học Phòng SXKD Phòng nghiệp vụ BĐ-c!ớc BCVT Phòng kế toán thống kê Tổ kiểm toán Phòng hành chính quản trị Công ty BC-PHBC B!u điện huyện Bình Lục B!u điện huyện Duy Tiên B!u điện huyện Kim Bảng B!u điện huyện Lý Nhân B!u điện huyện Thanh Liêm Đài viễn thông Trung tâm Đài viễn thông Bình Lục Đài viễn thông Duy Tiên Đài viễn thông Kim Bảng Đài viễn thông Lý Nhân Đài viễn thông Thanh Liêm Ghi chú: - Chỉ đạo - H.dẫn - Phối hợp 3 Báo cáo thực tập Chương 2: Nội dung thực tập tại giao dịch Địa điểm: Bưu cục thị xã Phủ Lý- Thị xã Phủ Lý- Tỉnh Hà Nam Thời gian: 12/6 đến 18/6/04. Trung tâm giao dịch của Bưu điện tỉnh Hà Nam bao gồm các quầy: dịch vụ điện thoại và fax công cộng, dịch vụ tiết kiệm bưu điện, dịch vụ bưu phẩm bưu kiện, dịch vụ chuyển tiền và phát hành báo chÝ. Mỗi quầy được phục vụ bởi một giao dịch viên (GDV) làm theo ca sáng từ 6h30 đến 14h hoặc cac chiều từ 14h đến 21h30. III. Dịch vụ điện thoại. Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ: • Yêu cầu khách hàng ghi số điện thoại vào Ên phẩm TH1a • Khách hàng sẽ đàm thoại trong từng buồng điện thoại riêng(tại bưu điện Hà Nam có 8 buồng điên thoại). • Việc tính cước và kết nối cuộc được tiến hành bằng phần mềm máy tính, các tài liệu phục vụ cho công tác báo cáo được kết xuất ra ngoài từ cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong máy tính. • Thu tiền sử dụng dịch vụ của khách hàng theo đúng giá cước hiện ra trên màn hình. Sau đó hoàn thiện TH1a. • Cuối mỗi ca giao dịch, giao dịch viên sơ kết số cuộc gọi, số tiền cho khớp máy tính và bàn giao. Nhận xét: Hiện nay dịch vụ điện thoại đã được sự hỗ trợ đắc lực của máy tính đã góp phần giải quyết nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, giảm bớt được thời gian chờ và tính cước. Tuy nhiên số lượng khách hàng thường đông vào tầm 9- 10h sáng hoặc cuối buổi chiều, buồng điện thoại đặt xa bàn giao dịch dẫn đến tình trạng nhiều khi khách hàng đông, giao dịch viên bận, có nhiều khách hàng gọi xong quên không thanh toán. Cũng cần phải chú ý là khi kết nối phải nghe thấy hai bên trò truyện được với nhau thì mới bấm nút ngắt tại bàn giao dịch để hệ thống tự động theo dõi. Vì có nhiều trường hợp đầu dây bên kia nhấc máy nhưng khách hàng không nghe thấy, không nói chuyện được trong khi máy vẫn tính cước do đó khách hàng không chịu thanh toán. Khi lượng khách hàng đông cần phải bình tĩnh, sắp xếp các cuộc gọi theo đúng trật tự, thao tác nhanh nhưng phải chính xác để đảm bảo không gây ra nhầm lẫn cho khách hàng. Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 4 Báo cáo thực tập IV. Dịch vụ gửi Fax công cộng: .1 Nhận gửi Fax: • Kiểm tra điều kiện chấp nhận bức Fax: - Kích cỡ trang fax phải không vượt quá mẫu chuẩn A4 và cũng không nhỏ hơn trang A6 theo mẫu tiêu chuẩn quốc tế. - Kiểm tra độ trắng đen, độ tương phản trắng đen của văn bản. - Giấy của bức Fax không được quá mỏng(độ dày từ 0.05 đến 0.15mm), quá nhăn, gấp nếp, rách nát. Nếu trường hợp này xảy ra yêu cầu khách hàng photocopy lại để đảm bảo truyền fax có chất lượng. - Hướng dẫn khách hàng ghi phiếu gửi Fax công cộng(Fax1) +Phần mào đầu : dành cho Bưu điện ghi: Giờ, ngày, tháng ký gửi Số biên lai Fax1 hoặc số hoá đơn VT01 Sè trang Các dịch vụ đặc biệt(nếu có). +Phần địa chỉ: dành cho khách hàng ghi Tên cơ quan hoặc họ tên cá nhân (người nhận, người gửi) Địa chỉ BC Số máy fax, số máy telex, số máy điện thoại(nếu có) +Ký xác nhận - Yêu cầu với địa chỉ bức Fax: địa chỉ đăng ký và địa chỉ hoàn chỉnh không trùng với tên người, tên cơ quan, tên địa phương hoặc tên địa chỉ trước đây nay đã hết hạn. Có thể nhận gửi theo địa chỉ số máy thuê bao, địa chỉ hộp thư bưu chính hoặc địa chỉ lưu kí. Khi đã thỏa mãn các điều kiện trên chuyển sang bước tiếp theo. .2 Truyền bức Fax đi Việc truyền đưa bức Fax phải tiến hành theo trình tự sau:  Lấy số thứ tự truyền Fax: - STT truyền Fax được đánh số từ 001 đến hết tháng - STT theo sè Fax đi giữa các bưu điện tỉnh thành phố - STT theo số đài trung tâm tỉnh với các bưu cục quận huyện  Thao tác truyền bức Fax: - Xếp bức Fax theo thứ tự từ trang đầu tiên đến trang cuối - Đặt trang Fax theo chiều dọc hướng giấy chạy - Quay số gọi như một cuộc điện thoại nội tỉnh đường dài trong nước hoặc ngoài nước. - Trong khi quay gọi, GDV kiểm tra số máy hiện trên màn hình khớp với số máy ghi trên Fax1. - Khi có tín hiệu chấp nhận truyền thì bấm nút Start để tuyền bức Fax đi.  Khi truyền xong: - Kiểm tra sè trang để tránh truyền sót trang. Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 5 Báo cáo thực tập - Đối chiếu số máy ở phiếu report khớp với số máy ghi trên Fax1. Nếu báo OK tức là bức Fax đã được truyền tốt. • Tính cước dịch vụ theo trang và theo khung quy định sẵn của dịch vụ. • Lập hoá đơn VT01: khi làm xong thủ tục nhận gửi bức fax, GDV thu tiền sau khi truyền xong, giao liên2 hoá đơn VT01 cho khách hàng. • Nhân viên giao dịch ghi phần mào đầu bao gồm giờ ngày tháng ký gửi, số biên lai, sè trang. • Vào sổ fax đi F4 theo chỉ dẫn mẫu in sẵn  Thời hạn lưu giữ bức Fax tại bưu cục lâu nhất không được quá 2 giờ, bưu cục chấp nhận có trách nhiệm bảo quản các bức Fax được lưu giữ sau 7 ngày. Bưu điện không chịu trách nhiệm về các sự cố xảy ra.  Cuối ca GDV thống kê bức fax đã truyền và doanh thu từ dịch vụ Fax và bàn giao. Nhận xét: Lượng khách hàng đến sử dụng dịch vụ Fax công cộng không nhiều. Thường là các khách hàng quen- nhân viên của một số công ty gửi bản báo cao về trụ sở chính. Thao tác nhanh chóng của các GDV giúp cho khách hàng cảm thấy rất hài lòng. V. Dịch vụ điện hoa: .1 Nhận gửi điện hoa: Khi có khách hàng gửi điện hoa, GDV thực hiện các công việc sau: • Kiểm tra địa chỉ đến của điện hoa xem bưu cục đến có mở dịch vụ điện hoa không. • Nếu bưu cục đến có mở dịch vụ điện hoa thì GDV phát Ên phẩm ĐH3 cho khách hàng và hướng dẫn cách ghi chép nếu cần. • Nhận lại và kiểm tra ĐH3: - Địa chỉ gửi đến, bưu cục đến, phạm vi phục vụ - Nội dung tin tức - Yêu cầu về hoa và vật phẩm So sánh với các điều kiện nhận gửi. Nếu thấy có đủ điều kiện thì làm thủ tục chấp nhận. Nếu khách hàng yêu cầu gửi khẩn thì phải hỏi ý kiến khách hàng về việc phải thoả thuận với bưu cục đến để khẳng định khả năng phục vụ. Nếu khách hàng đồng ý và cam kết trả cước phí điện thoại hoặc Fax cho việc liên lạc thì phục vụ theo yêu cầu của khách hàng. .2 Lập điện hoa đi: Khi lập điện hoa đi GDV làm những công việc sau: • Gạch chéo những chú dẫn không phù hợp. • Nếu thấy có điểm nào chưa rõ thì yêu cầu khách hàng ghi lại vào ô "dành cho việc sửa chữa” và kí tên xác nhận. • Ghi số tiền bằng số và bằng chữ Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 6 Báo cáo thực tập • Ghi số hiệu và tên bưu cục phát điện hoa • Đếm tiếng điện báo và tính cước. Cước điện hoa bao gồm: - Cước chính (Cước tiền gửi điện hoa) - Cước điện báo. - Cước điện hoa sử dụng dịch vụ hẹn giờ(nếu cã). - Tính tổng tiền cước và thu tiền - Vào hoá đơn BC01 chung với điện chuyển tiền. • Vào bản kê N22c chung với điện chuyển tiền, ghi chữ “ĐH” vào cột ghi chú. Lấy số thứ tự của N22c làm số điện báo ghi ở mào đầu của ĐCT đi. • Thu tiền, giao biên lai cho khách hàng. • Lập “Điện chuyển tiền đi” bằng hình thức sự vụ có cước đứng tên bưu cục nhận gửi, tên bưu cục phát và nội dung tin tức mà người gửi ghi trên Ên phẩm ĐH3, ký tên đóng dấu ngày. • Vào sổ thống kê điện hoa đi ĐH1. • Lấy chữ ký của trưởng bưu cục hay kiểm soát viên. • Vào sổ N17S giao cho bộ phận điện báo để chuyển đi. .3 Phát điện hoa: Phát tận tay người nhận Một số lưu ý: Khi phát phải đối chiếu họ tên địa chỉ của người nhận trên Ên phẩm với giấy tờ mà người nhận điện phải xuất trình. * Công việc của bộ phận chuyển tiền: - Vào sổ ĐCT đến(N4) - Vào sổ thống kê điện hoa đến ĐH2 - Sao chép điện hoa và thiệp chúc mừng hoặc chia buồn do Bưu điện in sẵn phù hợp với nội dung bức điện hoa. Bỏ thiếp vào phong bì ĐH5 chuẩn bị cho việc đi phát. - Làm thủ tục trả tiền ĐCT cho trưởng bưu cục hay người được uỷ quyền nhận. Người nhận tiền phải ký nhận vào mặt sau N4 như trả tiền ĐCT cho khách hàng. - Khi trả tiền điện hoa phải vào sổ N5A và bản kê N23C, ghi chữ “ĐH” vào cột ghi chú của N23C. - Lập phiếu hỏi đáp và giấy biên nhận ĐH4 đối với vật phẩm hoặc tiền để khách hàng ký nhận. - Cử người đi mua vật phẩm theo yêu cầu cảu người gửi Nhận xét: Ngày nay khi thu nhập của người dân càng cao, đời sống xã hội càng phát triển thì nhu cầu sử dụng dịch vụ điện hoa cũng có khả năng ngày càng tăng. Do đó Bưu điện cần có các biện pháp để đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của khách hàng, đa dạng hoá các vật phẩm, giảm giá cước sao cho phù hợp. Trong các ngày lễ, Tết nhu cầu sử dụng dịch vụ này đặc biệt tăng cao nên cần có sự chuẩn bị tốt nhất linh hoạt trước mọi yêu cầu của khách hàng. Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 7 Báo cáo thực tập VI. Dịch vụ chuyển tiền: .1 Thư chuyển tiền Dịch vụ thư chuyển tiền là dịch vụ chuyển các phiếu yêu cầu trả tiền bằng đường thư bưu chính và theo dịch vụ ghi sè. .a Nhận gửi: Trước khi cung cấp Ên phẩm cho khách hàng, GDV phải hỏi khách hàng xem TCT gửi đi đâu và gửi bao nhiêu để hướng dẫn khách hàng viết một hay nhiều Ên phẩm, tránh việc khách hàng phải viết lại Ên phẩm gây mất thời gian. • Cung cấp N21 và hướng dẫn viết: căn cứ vào các nội dung yêu cầu trên N21 người gửi viết trên mặt trước. TCT không được viết bằng bút chì, bằng nhiều thứ mực, không được tẩy xoá, những chữ “ông, bà, cô” tuỳ trường hợp mà xoá bỏ, không được dùng những chữ không phân biệt nam nữ như: cụ, đồng chí, bác. • Sau khi người gửi viết xong N21,GDV nhận lại và kiểm tra việc ghi chép, nếu có sai sót phải tiến hành điều chỉnh ngay. Những N21 sửa chữa nhiều không rõ ràng hoặc viết sai số tiền nhất thiết phải viết lại. Nếu sai Ýt, không quan trọng người gửi hoặc GDV phải sửa chữa vào ô dành riêng cho việc sửa chữa và ký tên xác nhận. Có sữa chữa thì phải đóng dấu nhật Ên xác nhận việc sửa chữa. • Có thể khách hàng sử dụng thêm dịch vụ TBT hay ĐBT và các dịch vụ đặc biệt khác: - TBT(thư báo trả): người gửi phải trả thêm phụ cước thư báo trả theo bảng cước hiện hành, cước phí được ghi trên hoá đơn BC01. - ĐBT(điện báo trả): người gửi phải trả thêm cước phí một bức điện báo tối thiểu 10 tiếng điện thường trong tính cước. - Người gửi có thể sử dụng các dịch vụ đặc biệt khác như: phát nhanh, phát tận tay, lưu ký, nhân tại địa chỉ người gửi, trả tại địa chỉ người nhận.Nếu khách hàng sử dụng các dịch vụ này thì khi chấp nhận GDV phải đóng dấu dịch vụ đó lên phía trên N21 và ghi trên BC01. Còn những chữ in sẵn TBT, ĐBT trên N21 tuỳ theo trường hợp sử dụng mà xoá bỏ một nhóm, gạch chân hoặc đóng khung nhóm sử dụng bằng bút đỏ để lưu ý nhân viên bưu cục trả tiền làm thủ tục báo trả khi trả tiền xong. • Vào sổ hóa đơn BC01 thư chuyển tiền căn cứ vào N21: - Trước khi vào hoá đơn nên thông báo cước phí cho khách hàng để tránh trường hợp phải huỷ bỏ hoá đơn vì theo quy định hoá đơn không được sửa chữa nhất là sửa chữa số tiền gửi. - Mỗi quyển hoá đơn dùng để phát hành 50 TCT, trên mỗi phiếu được in sẵn số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Mỗi phiÕu có 2 liên: liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng. - Khi vào hoá đơn phải đặt giấy than để viết một lần được 2 liên. Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 8 Báo cáo thực tập - Khi dùng sổ hoá đơn BC01 phải dùng theo STT liên tục từ nhỏ đến lớn, không dùng cách số, ghi hoá đơn xong phải soát lại, ký tên, đóng nhật Ên lên cả 2 liên, lấy chữ ký của khách hàng, đóng dấu ngang tên bưu cục ỏ góc trên, bên trái hoá đơn, thu tiền, giao hoá đơn cho khách hàng. - Trưòng hợp vào sổ hoá đơn nhầm phải xoá bỏ thì gạch chéo để huỷ bỏ trên cả hai liên, ghi chú “Xoá bỏ vì vào nhầm”. Hoá đơn không đựơc tách rời khỏi cuống sổ. Trên N22 cột số tiền ghi “0đ”, cột ghi chó “ xoá bỏ vì vào nhầm” để đảm bảo liên tục, thuận tiện cho việc kiểm soát các TCT phát hành. • Lập thư chuyển tiền N21 - Số tiền bằng số. - Số hiệu thư chuyển tiền theo sè hoá đơn BC01 cách nhau 1 gạch chéo. - Ngày tháng năm phát hành. - Nếu người gửi có yêu cầu TBT hoặc ĐBT thì xoá nhóm chữ ĐBT hoặc TBT, đóng khung nhóm còn lại bằng mực đỏ - Đóng dấu ngang bưu cục phát hành( Phủ Lý là 30100) - Đóng dấu ngày phía trên bên phải của N21 • Vào bản kê N22(N22b): - TCT phát hành đến đâu phải căn cứ vào N21 để kê ngay đến đó. - Đầu tháng mỗi bưu cục dùng một tờ N22, ghi hết mới dùng sang N22b cho tới hết tháng - Khi vào N22, N22b cần ghi đầy đủ các chi tiết ở các cột, cột ghi chó ghi các đặc điểm cần kiểm soát như: SV(sự vụ)… - Những TCT phát hành ngay sau khi khoá sổ để thanh toán phải vào ngay N22 ghi đúng ngày phát hành nhưng số tiền thì kế toán vào ngày hôm sau. • Duyệt N21 đã phát hành - TCT phát hành xong phải đưa kiểm soát viên ký duyệt rồi mớí chuyển đi. - KSV phải đối chiếu các chi tiết trên N21 với BC01, N22 phải đảm bảo thật khớp đúng. Tuyệt đối GDV không được kÝ thay KSV trên N21. .b Chuyển TCT: TCT do bưu cục phát hành, chuyển tiếp, chuyển hoàn, giao sang bộ phận khai thác đều phải vào sổ chuyển giao N17: - Mỗi TCT ghi trên một dòng của N17. - TCT phát hành thì ghi vào cột phát hành, chuyển tiếp hay chuyển hồi thì ghi vào phần chuyển tiếp hay chuyển hồi. - Ghi xong thì tổng cộng số lượng một lần giao cho bộ phận khai thác. .c Nhận TCT: Khi nhận TCT do bé phận khai thác chuyển giao phải kiểm soát kỹ và ký nhận trên N19, sau đó đối chiếu từng TCT với sổ theo dõi TCT thất lạc N16 để tránh trả tiền 2 lần. - Vào sổ theo dõi TCT đến N18 Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 9 Báo cáo thực tập - Hợp thức hoá những TCT không hợp lệ: Những TCT có thiếu sót, các bưu cục có liên quan phải trao đổi phiếu hợp thức hoá N24 với nhau theo quy định của ngành. - Lập giấy mời lĩnh tiền N29. Phần thư riêng cắt ra ghim vào N29 để phát cho người nhận. N29 phải ghi thật rõ ràng, đầy đủ, nhất thiết phải ghi tên bưu cục trả tiền. Giấy mời gửi đi 4, 5 ngày nếu không thấy người nhận đến lĩnh phải gửi giấy mời lần thứ 2, thứ 3. Giấy mời được lập 3 lần trong thời gian 15 ngày kể từ ngày TCT đến bưu cục trả, mỗi lần lập giấy mời phải ghi ngày gửi lên mặt trước N21. - Với các TCT có sử dụng các dịch vụ đặc biệt khác ngoài TBT, ĐBT thì ngay khi TCT đến bưu cục phải thực hiện theo đúng yêu cầu của người gửi. Riêng TCT sử dụng dịch vụ TBT khi lập N29 phải lập sẵn N26 đính kèm N21. Khi trả tiền xong ghi ngày tháng năm trả tiền, ký tên, đóng nhật Ên trên N26, cho vào phong bì N40 ngoài ghi họ tên, địa chỉ người gửi, gửi trả cho người gửi. Ghi ngày gửi lên góc trên bên phải N21 liên quan. Còn TCT sử dụng dịch vụ ĐBT thì khi lập N29 lập sẵn CR kèm theo N21. Trả tiền xong ghi ngày trả tiền vào CR, đếm tiếng, láy số mào đầu cho bức điện, ghi ngày giờ rồi chuyển bức điện cho bưu cục phát hành. Ghi ngày gửi lên mặt trước, góc trên, bên phải N21. .d Trả thư chuyển tiền • Kiểm tra thời hạn giá trị của TCT • Kiểm tra điều kiện CMCC của khách hàng khi nhận tiền • GDV ghi căn cước vào mặt sau của TCT N21 và sổ trả tiền N5 • Đưa N21 cho người nhận ghi ngày tháng năm nhận tiền, số tiền nhận, ký và ghi rõ họ tên địa chỉ • GDV đóng nhật Ên vào ngày trả tiền và ghi vào sổ trả tiền N5, lấy STT ở N5 ghi vào ô quy định ở mặt sau của N21 • Trao tiền cho người nhận • Ghi TCT đã trả vào bản kê TCT N23 • Xóa sổ N18 và ghi ngày trả tiền vào N18 • Nếu có TBT hay ĐBT thì làm thủ tục báo trả ngay .2 Điện chuyển tiền Điện chuyển tiền là dịch vụ chuyển các phiếu yêu cầu trả tiền cho người nhận bằng dịch vụ viễn thông. .a Phát hành ĐCT - Cung cấp N3 và hướng dẫn viết: ĐCT đi N3 phải thật rõ ràng, đầy đủ đúng quy định, không tẩy xoá, nếu có sửa chữa phải ký tên xác nhận vào ô quy định như đối với TCT. Nguyễn Thị Thanh Vân Líp D2001 QTKD 10 [...]... khách hàng và giải quyết tốt mọi phàn nàn của họ - Đa dạng hoá các loại hình dịch vụ, khuyến khích cán bộ công nhân viên đưa ra các đề xuất mới mẻ và khả thi Cuối cùng em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ tận tình của cán bộ công nhân viên bưu điện tỉnh Hà Nam và cô giáo Nguyễn Thị Tuyến trong suốt thời gian chóng em kiến tập - MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN TỈNH HÀ NAM VÀ BƯU ĐIỆN THỊ XÃ PHỦ... phận điện báo nội tỉnh, điện báo liên tỉnh và kiểm soát viên để đảm bảo quá trình nhận và truyền điện báo được liên tục .a Bộ phận điện báo nội tỉnh Tại bàn điện báo nội tỉnh, nhân viên nhận các bức điện từ các huyện chuyển lên qua máy Fax Nếu bưu cục huyện chưa có máy Fax thì nhân viên Bưu cục đó sẽ đọc bức điện qua đường điện thoại cho nhân viên bộ phận điện báo nội tỉnh ghi lại nội dung của bức điện. .. VÀ BƯU ĐIỆN THỊ XÃ PHỦ LÝ 1 CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN TỈNH HÀ NAM VÀ BƯU ĐIỆN THỊ XÃ PHỦ LÝ 1 CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI GIAO DỊCH .4 CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI GIAO DỊCH .4 CHƯƠNG 3: NỘI DUNG KHAI THÁC BC- PHBC 20 CHƯƠNG 3: NỘI DUNG KHAI THÁC BC- PHBC 20 CHƯƠNG 4 NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG .30 Nguyễn Thị Thanh Vân 34 Líp D2001... trường Bưu điện tỉnh Hà Nam nằm trên quốc lộ chính đi các tỉnh miền Nam và miền Trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh và phát triển các dịch vụ BCVT Với cơ sở vật chất khá khang trang sạch đẹp, trung tâm giao dịch thoáng mát, bố trí gọn gàng sạch đẹp mang lại thiện cảm ban đầu đối với khách hàng Bên cạnh đó bưu điện tỉnh hà Nam còng cho thấy được sự tách biệt rõ ràng giữa công ty Bưu chính và. .. các bưu điện huyện gửi lên Bưu điện tỉnh lập bản tổng hợp và phân phối báo chí - Căn cứ vào tổng số tạp chí, tạp san của toàn tỉnh để ghi vào PH6 đặt nhu cầu với Công ty PHBCTW Mỗi loại tạp chí được ghi một dòng trên PH6, phải có chữ kí đầy đủ và dấu hành chính của bưu điện tỉnh PH6 được lập thành 2 bản, 1 bản được gửi bằng ghi số sự vụ đến nơi nhận nhu cầu, 1 bản được lưu tại bưu điện - Căn cứ vào... bức điện vào ĐB1 Sau đó nhân viên tại bàn điện báo vào sổ nội tỉnh (ghi vào phía bên nhận, mỗi bưu cục huyện sẽ có một sổ điện báo riêng), ghi giờ nhận số tiếng loại điện, ghi giờ nhận và kí tên số thư tự bức điện báo theo số thứ tự trong sổ lên bức điện và chuyển qua bàn kiểm soát viên Khi nhận bức điện để chuyển đi các tỉnh khác kiểm soát viên kiểm tra và phân hướng (ghi hô hiệu của Bưu điện tỉnh nhận... bức điện báo, vào sổ bàn giao ĐB12B và truyền qua bàn kiểm soát viên Nguyễn Thị Thanh Vân 30 Líp D2001 QTKD Báo cáo thực tập Tại bàn kiểm soát viên sau khi nhận được bức điện chuyển đến, kiểm soát viên kiểm tra lại, vào sổ chuyển nhận điện báo ĐB4, đóng dấu nếu là điện chuyển tiền và phân hướng chuyển cho bàn điện báo nội tỉnh vào sổ điện chuyển (Bưu cục gốc, số hiệu, loại điện, số tiếng) Bàn điện. .. biệt mà khách hàng sử dụng lên phía trên CTN1 và hoá đơn BC01 - Ghi ngày tháng năm phát hành, ký tên và đóng dấu nhật Ên vào nơi qui định - Vào bản kê phát hành chuyển tiền nhanh CTN22 - Duyệt ngân phiếu CTN1 đã phát hành .b Khi nhận ngân phiếu chuyển tiền nhanh đến - Phải tiến hành kiểm soát lại Nếu phát hiện ra sai sót phải gọi điện hỏi lại bưu cục phát hành qua điện thoại Bưu cục phát hành sẽ điều... khách hàng IX Tiết kiệm bưu điện: 1 Các hình thức gửi tiết kiệm bưu điện: - Tiết kiệm Bưu điện không kỳ hạn: Không Ên định thời gian gửi và rút tiền tiết kiệm - Tiết kiệm có kỳ hạn: cho phép khách hàng có thể đăng kí trước thời hạn gửi; dịch vụ này có 3 mức thời gian: + 3 tháng + 6 tháng + 12 tháng Với dịch vụ này, khi khách hàng tham gia dịch vụ Tiết kiệm bưu điện, nếu quá thời hạn mà khách hàng không... viên kiểm soát và kí tên vào PH1 và BC01 Sau đó: - Căn cứ vào PH1 để ghi vào sổ PH2( PH2 là sổ theo dõi thời hạn đặt mua báo chí dài hạn) - Cuối tháng lên bảng kê PH1 để báo cáo với bưu điện cấp trên .3 Đặt nhu cầu báo chí: Là việc tổng hợp số lượng báo chí của một bưu điện và thống ke lên bưu điện cấp trên nhàm đáp ứng đầy đủ và kịp thời yêu cầu của độc giả ở các kì báo sắp xuất bản Nguyễn Thị Thanh Vân . Tìm hiểu chung về bưu điện tỉnh Hà Nam và bưu điện thị xã Phủ lý I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bưu điện tỉnh Hà Nam .1 Cơ cấu tổ chức .a Giám đốc và bộ máy giúp việc - Giám đốc Bưu điện. viễn thông Hà Nam - Công ty BC-PHBC Hà Nam - Bưu điện trung tâm thị xã Phủ lý - Bưu điện huyện Bình lục - Bưu điện huyện Duy Tiên - Bưu điện huyện Kim Bảng - Bưu điện huyện Lý Nhân - Bưu điện. chức của Bưu điện thị xã Phủ lý .1 Chức năng, nhiệm vụ. Bưu điện thị xã Phủ Lý là đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh Hà Nam. Có nhiệm vụ tổ chức quản lý khai thác mạng lưới Buu chính, Phát hành báo