Những hiểu biêt về kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng hành chính là khả năng của một người biết vận dụng kiến thức và kinh nghiệm trong làm việc hành chính để có thể điều hành tốt của cơ quan, tổ chức dựa trên cơ sở thành thục các kỹ thuật hành chính, nghiệp vụ kết hợp với công nghệ hiện đại nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Những hiểu biêt về kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng hành chính là khả năng của một người biết vận dụng kiến thức và kinh nghiệm trong làm việc hành chính để có thể điều hành tốt của cơ quan, tổ chức dựa trên cơ sở thành thục các kỹ thuật hành chính, nghiệp vụ kết hợp với công nghệ hiện đại nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Hay kỹ năng hành chính là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về lĩnh vực hành chính được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong lĩnh vực hành chính Người làm công tác hành chính không những cần nắm rõ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có khả năng vận dụng các lý luận đó vào trong thực tiễn một cách linh hoạt và có hiệu quả Tùy theo từng cách tiếp cận khác nhau mà kỹ năng hành chính được cụ thể thành nhiều kỹ năng khác nhau Theo tôi để làm tốt caoong tác văn phòng thì người làm công tác văn phòng nhất thiết cần phải có những kỳ năng cơ bản hành chính cơ bản sau:

+ Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin: Thông tin là những dữ liệu được xử lý

và được sử dụng trong quá trình ra quyết định Chính vì vậy, để quyết định của nhà quản trị được đúng thì khâu thu thập và xử lý thông tin vô cùng quan trọng Không phải thong tin gì ta có được cũng chính xác và đầy đủ, vì vậy chúng ta cần biết phân loại thông tin theo từng lĩnh vực, ý nghĩa, thời điểm hay tính quan trọng của từng thông tin Ngoài việc thu thập thông tin được đúng, đủ chính xác thì việc phân tích, bảo quản các nguồn tin cũng rất quan trọng, có những loại thông tin chỉ được phép cũng cấp cho thủ trưởng nhưng cũng có những nguồn tin được cùng cấp, chia

e cho mọi người

+ Kỹ năng lập chương trình, kế hoạch: Đây là kỹ năng sắp xếp, bó trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhắm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của tổ chức hoặc cá nhân Việc lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tương lai, các phương tiện và biện pháp thích hợp để đạt mục tiêu đó Đó là khâu đầu tiên và trọng yếu trong toàn bộ hoạt động quản lý nhằm cụ thể hóa những phương hướng, nhiệm vụ xây dựng và phát triển thành những mục tiêu cụ thể trong từng thời gian và trong từng hoạt động cụ thể

+ Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc: Đó là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ cơ quan Trong một tuần, một tháng hay một quý việc gì nên làm trước, việc gì nên làm sau để tiết kiệm thời gian

và xác định chức năng, nhiệm vụ và để phục vụ tốt công việc ta luôn đặt ra câu hỏi:

Ai làm việc đó? Làm việc đó ở đâu? Làm việc đó khi nào? Và làm bằng cách nào? Đồng thời xác định thứ tự ưu tiên cho công việc, mức độ khẩn hay bình thường để kết quả đạt tốt nhất

+ Kỹ năng nói trước công chúng và phản biện xã hội: Để thực hiện tốt kỹ năng này ngoài luyện tập còn có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung trình bày trước

công chúng, nên nói trước điều gì, nói sau cái gì, trình bày logic tránh giàn trải tạo

sự nhàm chán cho người nghe, biết cách nhấn mạnh thông tin mình có, khai thác thông tin và cung cấp cả hình ảnh minh họa nếu có thể, chia sẻ thông tin theo cách truyền cảm, ý tứ rõ ràng …Ngoài ra, nắm vững thông tin theo trình tự logic để có thể hiểu và dùng chứng cứ, lập luận để bác bỏ chứng cứ, lập luận đã được đưa ra trước đó đưa ra lập luận để làm rõ đúng – sai Trong phản biện phải có các luận cứ

để làm rõ cái đúng, cái sai của vấn đề đang tranh luận Chính vì vậy, nói trước coogn chúng và phản biện xã họi tốt cần đòi hỏi ta có đầy đủ lý lẽ thuyết phục công chúng, thuyết phục đối phương,có thể là bắc bỏ, có thể phủ định nhưng cũng có thể

bổ sung làm rõ hơn vấn đề từ các góc độ, phương diện khác nhau

Ai trong chúng ta cũng có thể thuyết trình trước công chúng hay phản biện

xã hội, tuy nhiên, để thuyết trình hấp dẫn, nói chuyện một cách tự tin, thể hiện được phong cách cá nhân và giá trị của bài thuyết trình, phản biện một cách thuyết phục thì không phải ai cũng làm được chính vì vậy cần rèn luyện kỹ năng hàng ngày

+ Kỹ năng giáo tiếp: Công tác văn phòng thường xuyên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng chính vì vậy cần có kỹ năng nhất định trong giao tiếp Để có những

ấn tượng tốt trong giao tiếp ta cần ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật Chính vì vậy ta cần tuân thủ theo nguyên tắc riêng trong giao tiếp, ứng xử như: Tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu không để định kiến che lập, hãy biết Hãy thừa nhận, Biết lắng nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người Thấy cái mạnh, lợi thế của ta, Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin… Đồng thời, lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án, Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu như hãy gợi trí tò mò hoặc cho họ thấy cái lợi,…giải quyết các tình huống bất ngờ thật khéo léo, tránh gây hểu lầm, tránh lạc đề, quanh co…

+ Kỹ năng làm việc tập thể: Đây là môi trường ta có thể thu thấp rất nhiều thông tin, kinh nghiệm, … Tuy nhiên, làm việc tập thể rất khó vì ai cũng cho rằng mình đúng, nhưng người làm văn phòng phải biết cách xử lý nhanh, tập hợp đầy đủ thông tin để mọi người cũng nhận thấy rằng ý kiến của họ được tôn trọng, việc đó không đồng nghĩa với việc thông tin của tất cả mọi người đều được đưa vào chương trình, kế hoạch mà thông tin của mọi người đã được xử lý

+ Kỹ năng soạn thảo văn bản và quản lý tài liệu: Đây là công việc thường xuyên của người làm văn phòng Để nhà lãnh đạo có những quyết định đúng không chỉ có thông tin đúng mà thể thức văn bản cũng phải đúng thể thức hiện hành, đúng thẩm quyền ban hành văn bản Căn cứ vào các thông tư, hướng dẫn hiện hành, đồng thời trau dồi kiến thức hàng ngày để chuyên môn được vững Ngoài ra, sau khi có một văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền, nội dung chính xác thì việc quản lý văn bản sau khi ban hành, những văn bản đến là vấn đề mà người làm văn phòng nên lưu ý và nâng lên một bước chuyên nghiệp như khi lãnh đạo cần thì không cần đến 3 phút ta có thể trình văn bàn mà lãnh đạo cần theo yêu cầu

Một số khuyết điểm trong hội họp và các biện pháp khắc phục

1 Lý do cuộc họp

không rõ ràng, không

có chủ đề rõ rệt.

Phải xác định rõ ràng lý do tổ chức hội họp, xác định rõ

tổ chức họp về nội dung gì, lý do tại sao phải tổ chức họp, nếu không tổ chức họp thì có được hay không? Phải tự đặt câu hỏi đó để biết được lý do mình tổ chức và nội dung tổ chức hội họp

2 Mời họp không đúng

đối tượng

Căn cứ vào nội dung họp ta xác định thành phần mời họp cho hợp lý Ví dụ: Ban DT – TG Họp bàn về công tác dân tộc - tôn giáo thì cán bộ dân tộc tôn giáo phải có mặt, ngoài ra còn có lãnh đạo Đảng, chính quyền và các thành viên trong ban chỉ đạo dân tộc – tôn giáo, không nên mời học sinh hay những người không liên quan đến dự hội nghị này Căn cứ nội làm việc người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm

và hiệu quả

3 Ghi chép sơ sài Việc ghi chép sơ sài sẽ dẫn đến hệ quả sau này trong việc

tìm lại thông tin khi cần thiết Chính vì vậy ghi chép đầy

đủ và trong sổ tay nếu ghi được tỉ mỉ càng tốt.

5 Chủ đề không thiết

thực

Xác định đúng vấn đề để có chủ đề thiết thực, gắn liền với thực tiễn ví dụ như Bom Bo đáng rất phức tạp về tình hình an toàn giao thông thì Ban chỉ đạo chiến lược PTTN khi lập kế hoạch hop triển khai các công việc thì đưa vấn

đề vận động nhân dân tham gia đội mũ bảo hiểm vào sẽ thiết thực hơn.

6 Không có sự liên kết

chặt chẽ Liên kết chặt chẽ giữa các vấn đề sau khi bàn thảo để nộidung được logic, không rời rạc

7 Không đưa ra kết

luận cụ thể

Đưa ra kết luận cụ thể để có sở sở làm việc sau này Điều này phụ thuộc rất nhiều quá trình bàn bạc vấn đề để đưa

ra được quyết định cụ thể nhất quyết phải tổng hợp được vấn đề, tranh thủ các ý kiến thảo luận, góp ý để đưa ra kết luận cụ thể không mơ hồ, không rõ ràng

8 Tóm tắt vấn đề quá

trừu tượng Tóm tắt vấn đề cụ thể, tập trung vào vấn đề cần đề cập.Nếu vấn đề quá mơ hồ, trừu tượng sau buổi họp sẽ không

rút ra được vấn đề cần làm, cần xử lý.

9 Người chủ trì kém

năng lực Người chủ trì cần phát huy năng lực chủ trì thông quahiểu biết, kinh nghiệm và trau dồi kiến thức hàng ngày.

10 Họp không đúng giờ Nếu đến họp đúng giờ cần có biện pháp nhắc nhở, xử lý

nếu cần.

11 Có quá nhiều tiếng

động bên ngoài

Bố trí phòng họp ở nơi yên tĩnh, không bị ảnh hưởng đến những tiếng động bên ngoài

12 Không tạo được sự Tạo được sự quan tâm của các thành viên dự họp thông

quan tâm qua những lý lẽ thuyết phục, nội dung phù hợp và được

mọi người cùng quan tâm.

13 Không lường trước

được thời gian họp,

Không kết thúc đúng

giờ

Xác định được những vấn đề gì cần nói, cần trình bày, ấn định rõ khoảng thời gian của từng phần để kết thúc đúng giờ Chủ động về thời gian.

14 Không sắp xếp thời

gian cho mỗi vấn đề Nên sắp xếp thời gian cho mỗi vấn đề, kể cả quy định vềbáo cáo tham luận của các đơn vị

16 Bàn ghế không đúng

quy cách

Bàn ghế đúng quy cách để không gây sự mệt mỏi cho các thành viên chính vì vậy cần bố trí phòng họp, bàn ghế đúng tiêu chẩn, quy cách Tuy nhiên, việc này phụ thuộc vào tình hình, điều kiện của từng đơn vị, cơ quan.

17 Các thành viên không

chuẩn bị, nghiên cứu

tài liệu.

Việc không nghiên cứu trước tài liệu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp chính vì vậy cần nghiên cứu trước tài liệu nếu được cung cấp trước để thảo luận, bàn bạc, phát biểu đúng vấn đề, trọng tâm.

18 Phổ biến nội dung

không theo kế hoạch

chương trình

Xác định rõ nội dung theo kế hoạch chương trình, không trình bày những nội dung lộn xộn, cần trình bày tuần tự từng vấn đề, có trước, có sau.

19 Thảo luận sơ sài Cần có nhiều ý kiến trọng tâm đóng góp cho cuộc họp,

thảo luận sơ sai không không phát huy được tính đại diện, không có kết quả tốt nhất sau buổi họp.

20 Địa điểm họp quá xa

hoặc quá bất tiện

Địa điểm họp phải được bố trí ở địa điểm thuận tiện, phù hợp với từng đặc điểm của địa phương.

21 Người dự họp không

tập trung còn làm

việc riêng

Cần có sự nhắc nhở tôn trọng tổ chức, không được làm việc riêng như đọc báo, nói chuyện riêng trong phòng họp

22 Không dân chủ Đã tổ chức họp để tranh thủ các ý kiến thì cần động viên,

phát huy tính dân chủ trong mỗi cuộc họp, không áp đặt

và kìm hãm phát biểu Tuy nhiên dân chủ không đồng nghĩa với tùy tiện và dân chủ quá trớn.

23 Âm thanh, thiết bị,

ánh sáng phòng họp

không tốt

Trang bị tốt âm thanh, thiết bị, tận dụng ánh sáng tốt Việc này phụ thuộc vào điều kiện của mỗi đơn vị, tổ chức.

Chương trình hội nghị Tổng kết thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2013

và phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014

(Hội nghị diễn ra 01 buổi sáng ngày 12/12/2013)

stt Thời gian Nội dung thực hiện Người thực hiện Người điều

hành

1 8h – 8h10 Ổn định tổ chức, tuyên bố

lý do, giới thiệu đại biểu

Văn phòng Văn phòng 2

8h10 – 8h40

Báo cáo tổng kết thực hiện nhiệm vụ Kinh tế - Văn hóa

xã hội năm 2013 và phương hướng thực hiện nhiệm vụ

KT – VHXH năm 2014

Đ/c: Lê Văn Xinh – CT UBND xã

Văn phòng

3 8h40 – 9h Hội nghị giải lao và chuẩn

bị ý kiến thảo luận

Đại biểu về dự hội nghị

Văn phòng

3 9h – 9h45 Hội nghị thảo luận Đại biểu về dự Chủ tịch

4 9h45 – 10h15 Giải trình ý kiến (nếu có) Đ/c: Lê Văn Xinh

– CT UBND xã

Văn phòng

5 10h15 - 10h 30 Phát biểu lãnh đạo UBND

huyện (nếu có)

Lãnh đạo huyện Văn phòng

6 10h 30 – 10h 45 Phát biểu lãnh đạo Đảng ủy

(nếu có)

Lãnh đạo Đảng ủy Văn phòng

7 10h 45 – 10h55h Tiếp thu ý kiến chỉ đạo cấp

trên

Đ/c: Lê Văn Xinh – CT UBND xã.

Văn phòng

8 10h55 – 11h Kết thúc hội nghị Văn phòng Văn phòng

UỶ BAN NHÂN DÂN

XÃ BOM BO

Số: … /GM – UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Bom Bo, ngày 08 tháng 12 năm 2013.

GIẤY MỜI Hội nghị tổng kết thực hiện nhiệm vụ KT - VHXH năm 2013

và Phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014

UBND xã Bom Bo trân trọng kính mời: Đ/c Trương Quang Khoa – BT.ĐU xã Bom Bo

Tới dự hội nghị tổng kết thực hiện nhiệm vụ Kinh tế - Văn hóa xã hội năm 2013 và phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014.

Thời gian: Vào lúc 8h ngày 12 tháng 12 năm 2013.

Địa điểm: Tại Hội trường ủy ban nhân dân xã Bom Bo.

Rất mong đồng chí sắp xếp thời gian đến dự để hội nghị tổng kết được long trọng hơn./.

- Như kính gửi; CHỦ TỊCH

- Lưu: VT

Lê Văn Xinh