thiết kế và cài đặt chương trình cho hệ thống quản lý sách của nhà sách minh khai

Nhà sách Minh Khai là một trong những trung tâm lưu trữ và phát hành sách lớn của cả nước, do đó việc ứng dụng cơ sở dữ liệu trong quản lý là hết sức cần thiết.. Trong đề tài thực tập nà

Mục Lục

Trang

Lời nói đầu4 4

Chương 1 GIỚI THIỆU NỘI DUNG ĐỀ TÀI 5

1 1 Nhiệm vụ của hệ thống quản lý sỏch5 5

1 2 Hướng phát triển của hệ thống quản lý sỏch5 5

1 3 Hướng thực thi đề tài6 6

Chương 2 KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ HIỆN 8 8

TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN Lí SÁCH 2 1 Tìm hiểu và nhu cầu ứng dụng tin học tại nhà sách Minh Khai8 8

2 2 Phân tích hiện trạng quản lý của nhà sỏch9 9

2 2 1 Nguyên tắc hoạt động của nhà sỏch9 9

2 2 2 Sơ đồ hoạt động nhà sỏch10 10

2 2 3 Quy trình quản lý của nhà sỏch11 11

2 2 3 1 Quy trình quản lý nhập sỏch11 11

2 2 3 2 Quy trình quản lý bán sỏch11 11

2 2 3 3 Quy trình thống kờ12 12

2 3 Phân tích và lập dự ỏn13 13

2 3 1 Phân tớch13 13

2 3 2 Lập dự ỏn14 14

Chương 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN Lí SÁCH15 15

3 1 Tổng quan về hệ thống quản lý sỏch15 15

3 1 1 Nguyên tắc quản lý của hệ thụng15 15

3 1 2 Mối quan hệ giữa nhà sách và môi trường chính nú16 16

3 1 3 Phân tích vị trí làm việc 16 16

3 2 Phân tích và thiết kế hệ thống17 17

3 2 1 Biểu đồ phân cấp chức năng17 17

3 2 1 1 Sơ đồ phân rã tổng thể18 18

3 2 1 2 Chức năng quản lý nhập sỏch18 18

3 2 1 3 Chức năng quản lý bán sách 19 19

3 2 1 4 Chức năng thống kờ21 21

3 2 1 5 Chức năng tìm kiếm22 22

3 2 2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu23 23

3 2 2 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh24 24

3 2 2 2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh25 25

3 2 2 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh26 26

3 3 Mô hình quan hệ thực thể liên kết30 30

3 3 1 Mô hình vật lý dữ liệu30 30

3 3 2 Mô hình thực thể liên kết36 36

3 3 3 Mô hình tổ chức dữ liệu37 37

3 3 3 1 Xác định các thực thể và thuộc tớnh37 37

3 3 3 2 Mô hình tổ chức dữ liệu41 41

Chương 4 THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRèNH44 44

4 1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic44 44

4 1 1 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6 044 44

4 1 2 Làm việc với VB 6 045 45

4 1 3 Giới thiệu về thuộc tính phương thức sự kiện47 47

4 1 4 Sử dụng một số công cụ để lập báo cáo, in ấn trong VB49 49

4 1 5 Khẳ năng kết nối cơ sở dữ liệu của VB52 52

4 2 Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 200054 54

4 3 Thiết kế giao diện chương trỡnh56 56

4 4 Cài đặt chương trỡnh59 59

4 5 Mội số giáo diện chương trỡnh60 60

KẾT LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG70 70

1 Kết Luận70 70

2 Những hạn chế của chương trỡnh70 70

2 Hướng phát triển của đề tài71 71

Tài liệu tham khảo72 72

Phụ lục73 73

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tế của các ngành, lĩnh vực trong cuộc đã sống đem lại những lợi ích vô cùng to lớn.

Công nghệ thông tin có mặt hầu hết trong mọi lĩnh vực của cuộc sống đặc biệt là trong công tác quản lý Chúng ta có thể thấy việc đưa tin học vào quản lý kinh doanh là một trong những ứng dụng quan trọng trong rất nhiều ứng dụng cơ sở dữ liệu Nhờ vào công tác tin học hoá mà công việc quản lý và điều hành kinh doanh

tỏ ra rất nhanh chóng và hiệu quả Chính vỡ lẽ đó mà cơ sở dữ liệu như là một giải pháp hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển

Nhà sách Minh Khai là một trong những trung tâm lưu trữ và phát hành sách lớn của cả nước, do đó việc ứng dụng cơ sở dữ liệu trong quản lý là hết sức cần thiết

vì vậy em chọn đề tài xây dựng chương trình quản lý sách làm đề tài thực tập Hiện nay do quy mô phức tạp của công việc ngày càng cao nên việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý không chỉ là việc lập trình đơn giản mà phải xây dựng một cách

có hệ thống Các giai đoạn phân tích, thiết kể phải được tiến hành một cách tỷ mỷ

và chính xác Trong đề tài thực tập này em trình bày quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý sách của nhà sách Minh Khai với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình cho phần mềm này là Visual Basic

Hà nội ngày 15 tháng 5 năm 2008

Người thực hiện

1.1 NHIỆM VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN Lí SÁCH

Hệ thống quản lý sách là một hệ thống giúp cho người quản lý sách tại kho sách của một nhà xuất bản hay trung tâm phát hành sách có thể quản lý một khối lượng

lớn đầu sách mà không mất nhiều công sức để tìm kiếm thông tin một đầu sách nào đó.

Từ hệ thống quản lý này mà người quản lý có thể tra cứu số lượng một đầu sách nhập về hoặc bán ra và còn lại trong kho là bao nhiêu để từ đó đưa ra quyết định của mình, tính toán và lập hoá đơn cho khách hàng, thông kê báo cáo doanh thu theo theo yêu cầu nhà quản lý

Mục đích chính của hệ thống là xử lý quá trình bán sách, nhập sách và thống kê Thường các quá trình này mất rất nhiều thời gian và cần nhiều nhân viên để quản

lý, đưa ra thông tin chính xác cho nhà quản lý và khách hàng Mặt khác hỗ trợ cho công việc của nhân viên các bộ phận làm việc trong nhà sách giảm thời gian và áp lực công việc nhưng vẫn đạt hiệu quả cao, chính xác

Việc ứng dụng tin học trong quản lý sách giúp cho nhà quản lý tiết kiệm được chi phí cho việc thuê nhân viên quản lý sách trong kho sách hay trung tâm phát hành sách mà vẫn đảm bảo công việc kinh doanh của mình

1.2 HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG QUẢN Lí SÁCH

HIỆN NAY

Ngày nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã làm thay đổi phong cách làm việc, trong công tác quản lý Trước kia mọi thủ tục lưu trữ,

Trong thời đại tri thức ngày nay việc ra đời của rất nhiều nhà xuất bản, các trung tâm phát hành sách đã mang lại cho hàng triệu người những cuốn sách hay và bổ ích Nhưng đối với nhà xuất bản, các trung tâm phát hành việc lưu trữ, quản lý, kinh doanh hàng triệu cuốn sách trong kho sách của mình thật không dễ dàng Vì vậy việc ứng dụng tin học vào quản lý, kinh doanh đối với họ là rất cần thiết nhất

là sự ra đời của phần mềm Quản lý sách sẽ giúp cho nhà xuất bản và trung tâm phát hành sách quản lý một cách dễ dàng công việc của mình để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.

1.1 HƯỚNG THỰC THI ĐỀ TÀI

Đối tượng sử dụng: Đối tượg sử dụng hệ thống là nhà quản lý hoặc nhân viên

thủ kho của nhà xuất bản hay trung tâm phát hành sách ( chủ yếu là những người dùng chuyên nghiệp, có những hiểu biết nhất định về chuyên môn cũng như tin học) nên việc thiết kết thệ thống ứng dụng một cách thiết thực là rất cần thiết giúp cho người sử dụng được dễ dàng

Vấn đề phân tích bài toán: Trong đề tài này em phân tích theo phương pháp có

cấu trúc, vì các lẽ như sau:

Phương pháp có cấu trúc trải qua thời gian đã chứng tỏ được tính ưu việt của nú.Phương pháp có cấu trúc là phương pháp dung dị, không cầu kỳ như những phương pháp khác, dễ áp dụng nhưng rất hiệu quả Ngày nay nú vẫn chứng tỏ được tính hiệu quả và ưu việt của nú

Vấn đề lựa chọn ngôn ngữ cũng là một vấn đề hết sức quan trọng hiện nay có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Oracle, Access, Foxpro, SQL Server, …

quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ Visual Basic 6 0 làm ngôn ngữ thiết kế giao diện Đặc điểm của hai ngôn ngữ này sẽ được trình bày ở phần tiếp theo

2.1 TèM HIỂU VÀ NHU CẦU ỨNG DỤNG TIN

HỌC TẠI NHÀ SÁCH MINH KHAI

Qua khảo sát và tìm hiểu thực tế tại nhà sách Minh Khai và một số nhà sách trong thành phố Hà Nội vấn đề áp dụng tin học vào quản lý là rất cấp thiết và phổ biến Nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác, an toàn dữ liệu cao Vì những lý do nên các nhà sách chủ yếu quản lý và lập hoá đơn bằng tay, các hoá đơn được viết bằng giấy các phần mềm chuyên dụng chưa được các nhà sách đưa vào quản lý vì vậy mà nhà quản lý gặp

không ít khó khăn trong việc điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của nhà sách.

Với quy mô nhà sách ngày càng lớn số lượng đầu sách lên đến hàng chục nghìn đầu sách, số lượng đầu sách nhập về và xuất ra trong một ngày rất lớn việc tính toán hoá đơn, theo dõi thông tin khách hàng, quản lý nhân sự trong một nhà sách đòi hỏi nhà quản lý nhà sách cần có một phần mềm chuyên dụng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động kinh doanh Giúp nhà quản lý cùng một lúc có thể lưu trữ, tìm kiếm một khối lượng thông tin lớn mà trước kia họ phải mất rất nhiều thời gian và công sức mới có thể làm được

Qua nhu cầu thực tế tại một số nhà sách việc ra đời một phần mềm quản lý sách

là nhu cầu thiết thực giúp các nhà sách giảm bớt số lượng nhân viên mà vẫn đảm bảo được hiệu quả, nâng cao quy mô hoạt động của nhà sách

Nhà sách là một trung tâm bán sách Nguồn hàng của nhà sách có thể do các nhà cung cấp, các nhà xuất bản, các công ty trong và ngoài nước cung cấp đối tượng bán hàng của nhà sách là khách hàng đến mua lẻ hoặc mua sỉ với khách hàng mua

lẻ họ đến nhà sách lựa chọn những cuốn sách cần dùng, sau đó họ ra quầy thu ngân

để thanh toán với khách hàng mua sỉ với số lượng lớn và là những khách hàng thường xuyên việc thanh toán có thể theo tháng hoặc quý vì vậy quầy thu ngân lập hợp đồng, hoá đớn và ký kết với khách hàng sau đó khách hàng vào kho và làm việc với nhân viên kho sách để nhận sách cần mua

Khi khách hàng thanh toán tiền nhà sách sẽ đưa ra một hoá đơn bán hàng trong

đó ghi rõ mã hoá đơn, mã nhân viên lập hoá đơn, ngày , giờ lập hoá đơn và tổng tiền của hoá đơn Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua các hoá đơn bán Một hoá đơn bao gồm những chi tiết sau: Mã hoá đơn, mã cuốn sách, mã khách hàng mua đơn giá và số lượng từng cuốn sách trong hoá đơn Nhà sách lưu đầy đủ tên

sách, nhà xuất bản, năm xuất bản, tên tác giả và tích chất đặc trưng của từng loại sách để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng Mỗi tuần nhà sách thống kê tổng

số tiền bán được trong tuần chỉ rõ tên loại sách và số lượng từng loại Ngoài ra nhà sách còn phải làm nhiệm vụ kiểm tra quầy để thông báo yêu cầu cho bộ phận nhập sách biết những loại sách nào nhà sách hiện nay đã hết, cùng với số lượng cụ thể

để biết được loại sách nào thị trường cần nhiều để nhập thêm Phải làm báo cáo tình thình bán hàng đối với từng loại sách trong từng tháng, từng năm Ba tháng một lần nhà sách phải thống kê loại sách nào còn tồn kho hơn ba tháng kể từ ngày nhập để quy định mức giảm giá phù hợp Chỉ bán 50% giá bán so với giá bán quy định từ trước… Ngoài ra nhà sách

Hình 2.1: sơ đồ hoạt động nhà sách

Vai trò chức năng các bộ phận:

- Nhà quản lý: Điều hành mọi hoạt động của nhà sách và quản lý nhân sự trong nhà sách

- Bộ phận kho: Tiếp nhận và quản lý sách nhập vào và bán

ra, quản lý bảo quản sách trong kho lập hoá đơn xuất, nhập sách

- Bộ phận thu ngân: Lập hoá đơn cho khách hàng, thanh toán hoá đơn, báo cáo thống kê hoá đơn nhập xuất

- Bộ phận kinh doanh: Tiếp nhận vận chuyển sách với số lượng lớn cho khách hàng, các cửa hàng, đại lý đến mua hàng giới thiệu tư vấn cho khách hàng đến mua lẻ, sỉ, tìm hiểu thị trường và nhu cầu của khách hàng, báo cao doanh thu

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu của khách hàng,

số lượng sách tồn tối thiểu, số lượng sách tồn tối đá trong kho và số lượng sách còn lại trong kho để lập kế hoạch nhập sách ( hoá đơn nhập sách ) Trong hoá đơn nhập sách

có đầy đủ thông tin chi tiết về từng đầu sách, số lượng nhập về

- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn nhập sách cho nhà quản

lý ký duyệt

- Đơn đặt hàng được ký duyệt bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và gặp nhà cung cấp để nhập sách về kho.

- Mỗi lần nhập hàng phải làm một phiếu nhập bao gồm thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng,

- Các hoá đơn bán trong ngày sẽ được bộ phận thu ngân lưu trữ và quản lý

- Thông tin về khách hàng đến mua sách sẽ được quầy thu ngân lưu trữ để quản lý

khách hàng sau khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ số tiền mua sáchcho bộ phận thu ngân

- Mỗi khi sách được bán ra đều phải làm một hoá đơn bán sách bao gồm đầy đủ thông tin về khách hàng, danh sách các loại sách số lượng ngày bán, tổng tiền và mã nhân viên bán.

- Cách tính tổng giá trị sách bán : ( cho n đầu sách được bán

- Thống kê số lượng đầu sách còn tồn trong kho để biết và đưa ra cần nhập thêm đầu sách nào, và đầu sách nào cần giảm giá để hạn chế số lượng tồn kho sao cho hợp lý

- Cách tính tổng số lượng sách tồn

Số lượng sách tồn = Số lượng sách nhập - Số lượng sách bán

Quản lý nhân viên: mọi nhân viên của nhà sách được quản lý với những thông tin

Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ lập hoá đơn bán cho khách hàng, thu tiền các hoá đơn

Sự cần thiết đưa tin học vào công việc quản lý kinh doanh:

Qua phương thức hoạt động của nhà sách ta thấy công việc hàng ngày của nhà sách chia làm nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn Đặc biệt ở quầy thu ngân

dữ liệu luôn biến động đòi hỏi sự chính xác cao

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại những hồ

sơ, chứng từ được lặp đi lặp lại và kiểm tra quá nhiều khâu sẽ tốn rất nhiều thời gian và nhân lực, nên cũng không tránh khỏi sai sót dữ liệu

Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục dữ liệu sẽ rất khó khăn, gây tốn thời gian và mất mát, cũng như không phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo quản lý nhà sách Vì vậy việc đưa tin học vào quản lý tại nhà sách là rất cần thiết Bằng những công cụ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu có thể khắc phục được những nhược điểm nói trên Đồng thời có thể xử lý dữ liệu một cách chính xác nhanh gọn Chính vì vậy việc đưa tin học vào nhà sách mới có thể giải quyết được những nhược điểm nói trên

3.1 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2 MA_ SA Text 5 Mã sách

3 TEN_ SA Text 50 Tên sách

4 SLS_ B Number 10 Số lượng sách bán lẻ

5 DGIAS_ B Number 10 Đơn gái sách bán lẻ

6) NHANVIEN ( lưu thông tin nhân viên làm việc trong nhà sách )

Field Field Name Type Width Diễn giải

1 MA_ NV Text 5 Mã nhân viên

2 TEN_ NV Text 50 Tên nhân viên

3 PHAI Text 5 Giới tính

4 NGAYS_ NV Date/ Time 10 Ngày sinh

7 MA_ NXB Text 2 Mã nhà xuất bản

8 SLS Number 10 Số lượng sách

9 GIAMUA Number 10 Giá mua sách

10 PhanTramBL Number 10 Phần trăm bán lẻ

11 PhanTramBB Number 10 Phân trăm bán buôn

cơ sở dữ liệu ở xa Hơn thế nữa ADO còn cho phép truy cập nhiều kiểu dữ liệu, ví

dụ thư điện tử

Kỹ thuật ADO hiện nay chứa trong điều khiển mới, điều khiển kiểu dữ liệuADO Nú trông giống như các điều khiển dữ liệu trong các phiên bản trước, nhưng phần thuộc tính của điều khiển, ta sẽ thấy có nhiều điểm khác Nú cho phép kết nối với cơ sở dữ liệu với máy đề bàn hay cơ sở dữ liệu máy chủ ODBC trên mạng, hoặc ta có thể tạo kết nối đến các cơ sở dữ liệu khác

Ngoài ra ADO Visual Basic 6 0 còn có bộ công cụ kỹ thuật mới giúp truy cập

dữ liệu dễ dàng hơn Trình thiết kế môi trường dữ liệu cho phép xem xét và thao tác dữ liệu trong cơ sở dữ liệu khác nhau, bởi vì bản thân môi trường dữ liệu là các đối tượng, ta có thể sử dụng chúng như một điều khiển dữ liệu Thậm chí ta có thể gắn nú với các điều khiển khác như hợp văn bản hay nhẵn

Một vài điều khiển dữ liệu khác cho phép ta tận dụng các thế mạnh của điều khiển dữ liệu ADO Điều khiển DataGrid cho phép xem dữ liệu dưới dạng bảng và các dòng, cột DataList và DataCombo tương tự như DBList và Dbcombo trong các phiên bản trước, ta có thể dùng chúng để lấy một danh sách dữ liệu từ