Giáo trình Excel (hướng dẫn có hình ảnh)

TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Bài 1: các khái niệm và thao tác ban đầu với bảng tính excel I. Một số khái niệm cơ bản: Microsoft Excel là chơng trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office đợc sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới của hãng Microsoft. Excel là ch- ơng trình bảng tính nó có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê 1. Work Book, Sheet, Cell: Work book hay book là một file chứa các bảng tính, trong một Work book gồm nhiều các Sheet. Mỗi Sheet là một bảng tính rất lớn bao gồm 256 cột đợc đánh thứ tự theo chữ cái và 65.536 hàng đợc đánh thứ tự theo số. ứng với một cột và một hàng đ- ợc gọi là một Cell hay còn gọi là một ô. Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) tơng ứng là tên cột, tên hàng VD: D5, H30 2. Cách nhập dữ liệu vào bảng tính. Đặt con trỏ vào từng ô và nhập dữ liệu, khi kết thúc nhập cho ô nào thì ấn enter. Khi nhập số liệu vào bảng tính thông thờng ta dùng các phím số ở bên phải bàn phím (ấn phím Num Lock cho đèn Num Lock sáng) và nhập theo cột. II. Các Thao tác cơ bản: 1. Mở bảng tính mới. - ấn phím: Ctrl + N - Chọn menu File -> New - Chọn biểu tợng: 2. Lu bảng tính. - ấn phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> Save - Chọn biểu tợng: 3. Đóng bảng tính. - ấn phím: Ctrl + W - Chọn menu File -> Close - Chọn biểu tợng: 4. Mở bảng tính cũ. - ấn phím: Ctrl + O Trang 1 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL - Chọn menu File -> Open - Chọn biểu tợng: 5. Lu bảng tính ra đĩa mềm. - Đa đĩa mềm vào ổ đĩa -> chọn menu File -> Save As -> tại dòng save in chọn ổ đĩa A (Floppy A) -> gõ tên file ở dòng file name -> chọn nút save. Trang 2 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Bài 2: Căn chỉnh kẻ bảng, lập công thức 1. Căn chỉnh. - Trộn và canh giữa nhiều ô -> bôi đen các ô cần trộn -> nháy chuột vào biểu tợng Merge and Centre - Chọn font chữ -> bôi đen các ô cần chọn font -> vào menu Format -> Font. - Điền Series (điền số thứ tự): + Nhập số đầu tiên và số thứ hai ở hai ô liên tiếp -> bôi đen 2 ô đó -> trỏ chuột vào chấm ở góc dới phải của khung bôi đen -> giữ nút chuột và kéo (nếu chỉ nhập một số ở ô đầu tiên thì khi kéo chuột ấn phím Ctrl). + Nhập một số ở ô đầu tiên -> vào menu Edit -> Fill -> Series -> trong đó Row: series theo hàng. Columns: series theo cột. Trend: tăng giảm theo xu hớng Linear: tăng theo cấp số cộng. Growth: tăng theo cấp số nhân. Date: tăng theo kiểu ngày Auto Fill: tự động điền. Step value: bớc nhẩy. Stop value: giá trị dừng. 2. Lập công thức. - Các phép toán trong excel: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^). - Trớc khi lập công thức bao giờ cũng phải nhập dấu =. - Trên một bảng dữ liệu ta chỉ việc lập công thức tại một hàng (thờng là hàng đầu tiên) sau đó copy công thức cho các hàng còn lại bằng cách trỏ chuột vào chấm dới phải của ô chứa công thức -> giữ nút chuột và kéo xuống (trong trờng hợp bảng tính lớn gồm nhiều hàng, ta nháy đúp chuột vào chấm dới phải). 3. Kẻ bảng. - Bôi đen vùng dữ liệu cần kẻ -> Format -> Cells -> Border. Trang 3 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Bài 3: Toạ độ tuyệt đối Chèn hàng, cột, ô 1. Toạ độ tuyệt đối. Trong các bài thực hành trớc ta đã thấy là khi copy công thức thì toạ độ trong công thức thay đổi theo hàng hoặc cột. Muốn lấy cố định toạ độ trong công thức thì ngay sau khi chọn toạ độ ta phải ấn phím F4 (còn gọi là lấy toạ độ tuyệt đối). 2. Chèn, xoá, ẩn hàng, cột. Bôi đen cột hặc hàng (bằng cách nháy chuột vào tên cột hoặc hàng) -> nháy phải chuột -> Insert Column (row): để chèn cột (hàng). -> Delete Column (row): để xoá cột (hàng). -> Hide : để ẩn. -> UnHide : bỏ ẩn. 3. Kiểu dữ liệu. Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau: + Kiểu số: khi nhập nhập dữ liệu số vào cell -> số đợc canh sang phải. + Kiểu chữ (text): khi nhập nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu đợc canh sang trái. + Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu đợc canh sang phải. * Chú ý: - Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là mm/dd/yy hay là dd/mm/yy. - Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại. Trang 4 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Bài 4: Định dạng cells sử dụng một số hàm đơn giản 1. Định dạng dữ liệu cho cells. Bôi đen các ô cần lấy định dạng -> Format -> Cells -> Number trong đó: + Number: kiểu số. + Currency: kiểu tiền tệ. + Accounting: kiểu kế toán. + Date: kiểu ngày. + Time: kiểu giờ. + Percentage: kiểu phần trăm. + Fraction: kiểu phân số. + Scientific: kiểu khoa học. + Text: kiểu văn bản, chữ. + Special: kiểu đặc biệt. + Custom: lựa chọn kiểu. 2. Ví dụ về một số định dạng. - Trớc khi nhập tại một ô nào đó ta gõ dấu -> thành kiểu Text: 99999 khác 99999 (kiểu Text không cộng, trừ, nhân đợc). - Định dạng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Bôi đen các cell -> Format -> Cells -> Custom -> gõ vào (0) dới dòng Type. - Định dạng giờ: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào hh:mm:ss dới dòng Type. - Định dạng ngày: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào mm/dd/yy hoặc dd/mm/yy hoặc mm/dd/yyyy dới dòng Type. Bài 5: Hệ thống các hàm cơ bản nhất trong excel 1. Các sử dụng hàm trong công thức. Tổng quát: = Tên hàm(đối số1,đối số2, ) + Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel. + Bao nhiêu đối số thì tuỳ theo từng hàm, có hàm không có đối số. + Thông thờng excel ngầm định dấu phẩy , để ngăn cách các đối trong hàm nh- ng khi dùng chuẩn là dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên và phần lẻ thập phân thì dấu ngăn cách các đối trong hàm là dấu ;. 2. Hệ thống hàm. Trang 5 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Hàm thống kê Statistical. + Hàm xếp hạng - Rank. = Rank(Số cần xếp hạng, Dãy cần so sánh, Tiêu chuẩn) - Số cần xếp hạng: là toạ độ, địa chỉ của một ô nào đó. - Dãy cần so sánh: là toạ độ của một dãy các số so sánh để xếp hạng (sau khi chọn toạ độ của dãy này cần ấn phím F4 để lấy toạ độ tuyệt đối). - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : 0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất). 1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất). + Hàm tính trung bình - Averge. = Average(Dãy cần tính). + Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất - Min, Max. = Min(Dãy số) = Max(Dãy số) Bài 6 Hệ thống các hàm (Tiếp) Hàm Toán Học Và l ợng giác - Math & Trig. + Hàm tính tổng - Sum. = Sum(Dãy số). + Hàm tính luỹ thừa - Power. = Power(Cơ số, Số mũ) vd: Power(2,3) = 8 + Hàm Lấy phần nguyên - Int. = Int(số) + Hàm Lấy phần d của phép chia - Mod. = Mod(Số bị chia, Số chia) vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = 3. + Hàm làm tròn số - Round. = Round(Số, số chữ số phần lẻ thập phân) vd: ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(2.149, 1) = 2.1 Trang 6 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL ROUND(-1.475, 2) = -1.48 ROUND(21.5, -1) = 20 Bài 7 Hệ thống các hàm (Tiếp) I. Hàm Logical. 1. Hàm và, hoặc các điều kiện - And, Or, Not. = And(Biểu thức1, biểu thức2, ) = Or(Biểu thức1, biểu thức2, ) = Not(Điêu kiện) 2. Hàm điều kiện - If. = If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) Diễn giải : Nếu logic_test thì value_if_true không thì value_if_false. - Logic_test: là biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, hoặc các điều kiện). - Value_if_true: là giá trị trả về nếu điều kiện đúng. - Value_if_false: là giá trị trả về nếu điều kiện sai (có thể là một hàm if khác, gọi là hàm if lồng nhau). - Hàm if không đợc lồng nhau quá 7 cấp. II. Các hàm về chuỗi ký tự. 1. Hàm LEFT(). Qui cách: Left(<Biểu thức ký tự>,n). Hàm này cho một chuỗi ký tự trong <Biểu thức ký tự> từ bên trái và lấy ra n ký tự. 2. Hàm RIGHT(). Qui cách: Right(<Biểu thức ký tự>,n) Cho kết quả nh hàm Left() nhng từ bên phải. 3. Hàm MID(). Qui cách: Mid(<Btkt>,<Vị trí>,n). Hàm này cho kết quả là một dãy ký tự lấy ra trong <Btkt>, từ <Vị trí> và lấy ra n ký tự. Trang 7 TRUNG TÂM DẠY NGHỀ BẮC TUY PHONG GIÁO TRÌNH EXCEL Bµi 8 HƯ thèng c¸c hµm (TiÕp) Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu - Lookup & Reference. + Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu theo hµng - Hlookup. Hlookup sÏ t×m kiÕm d÷ liƯu so s¸nh trªn hµng ®Çu tiªn cđa b¶ng tham chiÕu (hay cßn gäi lµ b¶ng m·) vµ tr¶ vỊ gi¸ trÞ t¬ng øng víi m· ®ã. = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: lµ gi¸ trÞ t×m kiÕm, so s¸nh (cßn gäi lµ m·). - Table_array: To¹ ®é cđa b¶ng tham chiÕu (cßn gäi lµ b¶ng m·, b¶ng phơ). - Row_index_num: sè thø tù cđa hµng, n¬i lÊy gi¸ trÞ tr¶ vỊ. - Range_lookup nhËn mét trong hai gi¸ trÞ: 0 : lµ t×m kiÕm chÝnh x¸c (gi¸ trÞ cÇn t×m vµ gi¸ trÞ ë hµng ®Çu tiªn cđa b¶ng tham chiÕu gièng hƯt nhau). 1 : lµ t×m kiÕm t¬ng ®èi (gi¸ ë hµng ®Çu tiªn cđa b¶ng tham chiÕu ph¶i ®ỵc S¾p xÕp t¨ng dÇn). + Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu theo cét - Vlookup. Vlookup sÏ t×m kiÕm d÷ liƯu so s¸nh trªn cét ®Çu tiªn cđa b¶ng tham chiÕu (hay cßn gäi lµ b¶ng m·) vµ tr¶ vỊ gi¸ trÞ t¬ng øng víi m· ®ã. = VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: lµ gi¸ trÞ t×m kiÕm, so s¸nh (cßn gäi lµ m·). - Table_array: To¹ ®é cđa b¶ng tham chiÕu (cßn gäi lµ b¶ng m·, b¶ng phơ). - Column_index_num: sè thø tù cđa cét, n¬i lÊy gi¸ trÞ tr¶ vỊ. - Range_lookup nhËn mét trong hai gi¸ trÞ: 0 : lµ t×m kiÕm chÝnh x¸c (gi¸ trÞ cÇn t×m vµ gi¸ trÞ ë cét ®Çu tiªn cđa b¶ng tham chiÕu gièng hƯt nhau). 1 : lµ t×m kiÕm t¬ng ®èi (gi¸ ë cét ®Çu tiªn cđa b¶ng tham chiÕu ph¶i ®ỵc S¾p xÕp t¨ng dÇn). Bài 9: CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) 1) CÁC KHÁI NIỆM VỀ DATABASE, CRITERIA, EXTRACT: a. Vùng Database: Vùng Database (Vùng cơ sở dữ liệu): Là một tập hợp các mẫu tin, được tổ chức theo cấu trúc cột dòng để có thể liệt kê, sắp xếp hoặc truy tìm nhanh chóng các thông tin liên hệ. * Trên bảng tính Excel, CSDL hay bảng kê (List) là cột khối gồm ít nhất 2 dòng:  Dòng đầu dùng để chứa tiêu đề cột các vùng tin (Field Name) của CSDL. Trang 8 TRUNG TÂM DẠY NGHỀ BẮC TUY PHONG GIÁO TRÌNH EXCEL  Những dòng còn lại dùng để chứa dữ liệu gọi là mẫu tin (Records) của CSDL.  Để đặt tên cho CSDL: ♦ Gọi Menu Insert+Name+Define ♦ Gõ tên bất kỳ vào vùng Names in Workbook ♦ Click nút Add để ghi vào bộ nhớ và OK b. Vùng Criteria: Là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa hay rút trích. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề cột (Field Name) của CSDL,các dòng còn lại chứa điều kiện (được gõ vào từ bàn phím). c. Vùng Extract: Là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng CSDL thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột của vùng muốn rút trích. Chỉ dùng đến vùng này khi thực hiện thao tác rút trích. 2) NHÓM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU: a. Cú pháp chung = Tên hàm (Database,Field,Criteria) • Database: là vùng Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL) gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu chứa các tiêu đề cột (Field Name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẫu tin (Record). • Field: là tên trường hay cột chứa dữ liệu của CSDL được chỉ đònh cho hàm khai thác. Có thể là số thứ tự (được tính từ trái qua phải – cột đầu là 1) của cột trong Database. Khi số thứ tự cột <1 hay >số cột của Database, hàm cho giá trò #VALUE. • Criteria: là vùng (Range) tiêu chuẩn để tìm kiếm, xóa hay rút trích. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện. b. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu: Trang 9 TRUNG TÂM DẠY NGHỀ BẮC TUY PHONG GIÁO TRÌNH EXCEL • DSUM(Database,Field,Criteria): Tính tổng các giá trò của cột chứa ô Field thuộc Database (CSDL) thỏa điều kiện trong Criteria (vùng tiêu chuẩn). • DMAX(Database,Field,Criteria): Tính giá trò lớn nhất của cột chứa ô Field thuộc Database (CSDL) thỏa điều kiện của Criteria (vùng tiêu chuẩn). • DMIN(Database,Field,Criteria): Tính giá trò nhỏ nhất của cột chứa ô Field thuộc Database (CSDL) thỏa điều kiện của Criteria (vùng tiêu chuẩn). • DCOUNT(Database,Field,Criteria): Đếm số phần tử kiểu số của cột chứa ô Field thuộc Database (CSDL) thỏa điều kiện của Criteria (vùng tiêu chuẩn). • DCOUNTA(Database,Field,Criteria): Đếm số phần tử khác trống (kiểu số và kiểu chuỗi) của cột chứa ô Field thuộc Database (CSDL) thỏa điều kiện của Criteria (vùng tiêu chuẩn). • DAVERAGE((Database, Field,Crit eria): Tính giá trò trung bình của cột chứa ô Field thuộc CSDL thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Bµi 10 LËp biĨu ®å, ®å thÞ BiĨu ®å, ®å thÞ. + C¸ch lËp ®¬n gi¶n: B«i ®en vïng d÷ liƯu cÇn lËp biĨu ®å (nÕu c¸c cét d÷ liƯu kh«ng liªn tiÕp th× Ên Ctrl khi b«i ®en) -> Nh¸y vµo biĨu tỵng Chart Wizard hc vµo menu Insert -> Chart -> xt hiƯn b¶ng chän -> chän kiĨu biĨu ®å -> Next -> Gâ tiªu ®Ị cho biĨu ®å vµo dßng Chart title -> Next -> Finish. + Thªm, sưa kiĨu biĨu ®å: Nh¸y ph¶i cht vµo khung cđa biĨu ®å -> Chart Options trong ®ã: Title (tiªu ®Ị). Legend (chó gi¶i, chó thÝch). Data labels (nh·n cđa d÷ liƯu). Trang 10 [...]...TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Trang 11 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG Bài 11 GIO TRèNH EXCEL Sắp xếp và lọc dữ liệu 1.Sắp xếp dữ liệu Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp -> Data -> Sort -> Tên cột cần sắp xếp (ở sort by) -> chọn chỉ tiêu sắp xếp (Ascending là... -> chọn điều kiện để lọc - Sau khi lọc ra kết quả ta có thể copy ra vùng khác và in riêng - Muốn hiện lại toàn bộ dữ liệu để lọc tiếp -> Data -> Filter -> Show All - Muốn bỏ chế độ lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter Bài 12 định dạng bảng tính, in dữ liệu 1 Định dạng bảng Vào menu File -> Page Setup -> Trang 12 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL + Page (đặt trang) - Orientation: Hớng trang... để xem toàn bộ trớc khi in Vào menu File -> Print -> - All: in toàn bộ (tất cả các trang) - Pages; in từ trang đến trang - Number of copies: số bản in Trang 13 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Trang 14 . TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Bài 1: các khái niệm và thao tác ban đầu với bảng tính excel I. Một số khái niệm cơ bản: Microsoft Excel là chơng trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office. trong excel 1. Các sử dụng hàm trong công thức. Tổng quát: = Tên hàm(đối số1,đối số2, ) + Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel. + Bao nhiêu đối số thì tuỳ theo từng hàm, có hàm không có. (nh·n cđa d÷ liƯu). Trang 10 TRUNG TÂM DẠY NGHỀ BẮC TUY PHONG GIÁO TRÌNH EXCEL Trang 11 TRUNG TM DY NGH BC TUY PHONG GIO TRèNH EXCEL Bài 11 Sắp xếp và lọc dữ liệu 1.Sắp xếp dữ liệu. Bôi đen