PHAN TICH VAN BAN_LE SONG HAO

KỸ THUẬT THU THẬP THÔNG TIN TRONG TỰ ĐÁNH GIÁ: PHÂN TÍCH VĂN BẢN 1/2007 Các ph ươ ng pháp thu th ậ p thông tin trong t ự đ ánh giá Các ph ươ ng pháp thu th ậ p thông tin th ườ ng dùng trong vi ệ c nghiên c ứ u hi ệ u qu ả ho ạ t độ ng c ủ a m ộ t đơ n v ị (institutional research): • Phân tích v ă n b ả n (document analysis) • Quan sát (observation) • Kh ả o sát (survey) • Ph ỏ ng v ấ n (interview) Các đị nh ngh ĩ a •Phân tích v ă n b ả n = nghiên c ứ u n ộ i dung v ă n b ả n m ộ t cách có h ệ th ố ng •Quan sát = theo dõi và ghi l ạ i m ộ t cách có h ệ th ố ng nh ữ ng gì đ ang di ễ n ra •Ph ỏ ng v ấ n = trao đổ i tr ự c ti ế p gi ữ a 2 ng ườ i s ử d ụ ng m ộ t danh m ụ c các câu h ỏ i đượ c thi ế t k ế để thu th ậ p nh ữ ng câu tr ả l ờ i chi ti ế t v ề m ộ t v ấ n đề nào đ ó •Kh ả o sát = s ử d ụ ng m ộ t h ệ th ố ng các câu h ỏ i đượ c s ắ p x ế p theo th ứ t ự (ordered) để thu th ậ p thông tin t ừ các cá nhân v ề m ộ t v ấ n đề nào đ ó. Phân lo ạ i các ph ươ ng pháp thu th ậ p thông tin theo m ứ c độ ngu ồ n l ự c s ử d ụ ng Các ph ươ ng pháp này đ òi h ỏ i có các k ỹ thu ậ t c ũ ng nh ư ngu ồ n l ự c khác nhau khi tri ể n khai. Có th ể k ể các ngu ồ n l ự c ch ủ y ế u là th ờ i gian, nhân l ự c, và thi ế t b ị h ỗ tr ợ . D ướ i đ ây là phân lo ạ i các ph ươ ng pháp thu th ậ p thông tin theo m ứ c độ ngu ồ n l ự c c ầ n thi ế t: + Th ấ p: Phân tích v ă n b ả n + Trung bình: Đ i ề u tra + Cao: Quan sát; Ph ỏ ng v ấ n PHÂN TÍCH V Ă N B Ả N Đị nh ngh ĩ a Phân tích v ă n b ả n là xem xét có h ệ th ố ng các tài li ệ u d ướ i d ạ ng v ă n b ả n vi ế t nh ư các quy đị nh, k ế ho ạ ch , biên b ả n, báo cáo vv nh ằ m cung c ấ p thông tin cho quá trình ra quy ế t đị nh (vd: để x ế p m ứ c đạ t c ủ a các tiêu chí trong báo cáo t ự đ ánh giá c ủ a đơ n v ị ). Phân tích v ă n b ả n đượ c th ự c hi ệ n nh ằ m m ụ c đ ích phân lo ạ i, s ắ p x ế p, đ ánh giá và l ự a ch ọ n v ă n b ả n cho phù h ợ p v ớ i m ụ c đ ích thông tin c ủ a ng ườ i s ử d ụ ng , ch ứ không đơ n thu ầ n ch ỉ để n ắ m đượ c n ộ i dung v ă n b ả n. Vi ệ c phân tích c ầ n đượ c h ướ ng d ẫ n b ở i nh ữ ng câu h ỏ i đ ã đượ c đặ t ra t ừ tr ướ c (vd: m ụ c đ ích, đố i t ượ ng, th ể lo ạ i c ủ a v ă n b ả n) nh ằ m giúp ta phân lo ạ i và đ ánh giá v ă n b ả n m ộ t cách chính xác. Nh ữ ng câu h ỏ i h ướ ng d ẫ n phân tích v ă n b ả n Khi ti ế p xúc v ớ i m ộ t v ă n b ả n l ầ n đầ u tiên trong quá trình l ự a ch ọ n minh ch ứ ng cho báo cáo t ự đ ánh giá, các nhóm công tác c ầ n t ự đặ t ra và tr ả l ờ i nh ữ ng câu h ỏ i sau đ ây: • Đ ây là lo ạ i v ă n b ả n gì? •V ă n b ả n này đượ c vi ế t v ớ i m ụ c đ ích gì? •V ă n b ả n đượ c vi ế t cho đố i t ượ ng nào? •V ă n b ả n này đượ c đọ c v ớ i m ụ c đ ích gì? •V ă n b ả n này cung c ấ p cho ng ườ i đọ c thông tin gì? L ự a ch ọ n v ă n b ả n để đư a vào h ồ s ơ minh ch ứ ng Vi ệ c l ự a ch ọ n v ă n b ả n để đư a vào h ồ s ơ minh ch ứ ng cho báo cáo t ự đ ánh giá c ầ n ph ả i b ả o đả m các yêu c ầ u c ơ b ả n sau đ ây: - s ự phù h ợ p c ủ a v ă n b ả n v ớ i đ i ề u mu ố n ch ứ ng minh; - tính khách quan c ủ a ng ườ i t ạ o ra v ă n b ả n; - tính chính xác ( độ tin c ậ y) c ủ a thông tin đượ c cung c ấ p trong v ă n b ả n. M ộ t v ă n b ả n đượ c l ự a ch ọ n để đư a vào h ồ s ơ minh ch ứ ng n ế u thi ế u đ i b ấ t k ỳ y ế u t ố nào trong 3 y ế u t ố k ể trên s ẽ làm gi ả m tính thuy ế t ph ụ c c ủ a nh ữ ng kh ẳ ng đị nh trong báo cáo t ự đ ánh giá, làm m ấ t th ờ i gian c ủ a đ oàn đ ánh giá ngoài trong vi ệ c tìm hi ể u thêm thông tin tr ướ c khi đ i đế n k ế t lu ậ n. Vd: Để ch ứ ng minh v ề ph ổ bi ế n t ố t thông tin v ề đ ào t ạ o đế n sinh viên, nhóm công tác c ủ a m ộ t tr ườ ng đư a vào h ồ s ơ minh ch ứ ng các báo cáo tháng c ủ a Phòng Đ ào t ạ o g ử i Ban Giám hi ệ u trong các cu ộ c h ọ p giao ban toàn tr ườ ng. Do thông tin đựơ c chính phòng đ ào t ạ o cung c ấ p v ớ i m ụ c đ ích là báo cáo các thành tích ho ạ t độ ng c ủ a mình nên v ă n b ả n này m ặ c dù phù h ợ p v ề m ụ c đ ích nh ư ng l ạ i thi ế u tính khách quan và không có c ơ s ở để xác đị nh độ chính xác c ủ a nó. Trong tr ườ ng h ợ p này, biên b ả n c ủ a các cu ộ c h ọ p trao đổ i gi ữ a Đ oàn tr ườ ng ho ặ c H ộ i sinh viên v ớ i Ban Giám hi ệ u nhà tr ườ ng v ề ho ạ t độ ng đ ào t ạ o và công tác sinh viên nói chung, trong đ ó có các ho ạ t độ ng ph ổ bi ế n thông tin đế n ng ườ i h ọ c s ẽ có tính khách quan h ơ n và vì v ậ y c ũ ng đ áng tin c ậ y h ơ n. Đ ây là lo ạ i v ă n b ả n gì? •Các ngh ị quy ế t nêu ch ủ tr ươ ng và ph ươ ng h ướ ng ho ạ t độ ng •K ế ho ạ ch chi ế n l ượ c trung và dài h ạ n •Các đề c ươ ng đề án, các b ả n thuy ế t minh và d ự toán k ế ho ạ ch ho ạ t độ ng •Các lo ạ i h ợ p đồ ng •Các quy đị nh, quy ch ế , quy trình •Quy trình, v ă n b ả n h ướ ng d ẫ n th ự c hi ệ n •Tham lu ậ n t ạ i các h ộ i ngh ị , h ộ i th ả o •Thông báo, công v ă n trao đổ i n ộ i b ộ •Biên b ả n các cu ộ c h ọ p •Báo cáo s ơ k ế t, t ổ ng k ế t •Thông tin công chúng (K ỷ y ế u h ọ at độ ng, brochure gi ớ i thi ệ u đơ n v ị vv), website, tin t ứ c trên các b ả n tin c ủ a đơ n v ị ) V ă n b ả n này đượ c vi ế t v ớ i m ụ c đ ích gì? Nêu m ụ c tiêu và k ế ho ạ ch ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Nêu các ngu ồ n l ự c c ầ n có để th ự c hi ệ n m ộ t ho ạ t độ ng ho ặ c d ị ch v ụ •Nêu các nguyên t ắ c và quy đị nh v ề vi ệ c phân b ổ và s ử d ụ ng ngu ồ n l ự c •H ướ ng d ẫ n, gi ả i thích quy trình ho ạ t độ ng •Nêu các yêu c ầ u đố i v ớ i c ầ n đạ t c ủ a t ừ ng lo ạ i công vi ệ c •T ổ ng k ế t các ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Qu ả ng bá hình ả nh c ủ a đơ n v ị •Cung c ấ p thông tin v ề ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Thuy ế t ph ụ c v ề hi ệ u qu ả c ủ a các ho ạ t độ ng và d ị ch v ụ c ủ a đơ n v ị V ă n b ả n này đượ c vi ế t v ớ i m ụ c đ ích gì? Nêu m ụ c tiêu và k ế ho ạ ch ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Nêu các ngu ồ n l ự c c ầ n có để th ự c hi ệ n m ộ t ho ạ t độ ng ho ặ c d ị ch v ụ •Nêu các nguyên t ắ c và quy đị nh v ề vi ệ c phân b ổ và s ử d ụ ng ngu ồ n l ự c •H ướ ng d ẫ n, gi ả i thích quy trình ho ạ t độ ng •Nêu các yêu c ầ u đố i v ớ i c ầ n đạ t c ủ a t ừ ng lo ạ i công vi ệ c •T ổ ng k ế t các ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Qu ả ng bá hình ả nh c ủ a đơ n v ị •Cung c ấ p thông tin v ề ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Thuy ế t ph ụ c v ề hi ệ u qu ả c ủ a các ho ạ t độ ng và d ị ch v ụ c ủ a đơ n v ị V ă n b ả n này đượ c vi ế t v ớ i m ụ c đ ích gì? •Nêu m ụ c tiêu và k ế ho ạ ch ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Nêu các ngu ồ n l ự c c ầ n có để th ự c hi ệ n m ộ t ho ạ t độ ng ho ặ c d ị ch v ụ •Nêu các nguyên t ắ c và quy đị nh v ề vi ệ c phân b ổ và s ử d ụ ng ngu ồ n l ự c •H ướ ng d ẫ n, gi ả i thích quy trình ho ạ t độ ng •Nêu các yêu c ầ u c ầ n đạ t c ủ a t ừ ng lo ạ i công vi ệ c •T ổ ng k ế t các ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Qu ả ng bá hình ả nh c ủ a đơ n v ị •Cung c ấ p thông tin v ề ho ạ t độ ng c ủ a đơ n v ị •Thuy ế t ph ụ c v ề hi ệ u qu ả c ủ a các ho ạ t độ ng và d ị ch v ụ c ủ a đơ n v ị . tr ườ ng đư a vào h ồ s ơ minh ch ứ ng các báo cáo tháng c ủ a Phòng Đ ào t ạ o g ử i Ban Giám hi ệ u trong các cu ộ c h ọ p giao ban toàn tr ườ ng. Do thông tin đựơ c chính phòng đ ào t ạ o cung c ấ p. s ố c ủ a v ă n b ả n: (TC1.1M1-01) ho ặ c (1.1-1-01) 1. Lo ạ i v ă n b ả n 2. Ngày ban hành v ă n b ả n 3. N ơ i ban hành v ă n b ả n 4. Đố i t ượ ng c ủ a v ă n b ả n 5. Trích y ế u thông tin. biên b ả n c ủ a các cu ộ c h ọ p trao đổ i gi ữ a Đ oàn tr ườ ng ho ặ c H ộ i sinh viên v ớ i Ban Giám hi ệ u nhà tr ườ ng v ề ho ạ t độ ng đ ào t ạ o và công tác sinh viên nói chung, trong đ ó có