Phạm Hùng – HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 1 M ột số thủ thuật soạn thả o 1. KÕt hỵp EXCEL vµ WORD ®Ĩ t¹o chó thÝch nghiªng theo h×nh vÏ: B¹n cã thĨ t¹o c¸c chó thÝch nghiªng theo h×nh vÏ (ch¼ng h¹n chó thÝch cđa c¹nh hun mét tam gi¸c vu«ng) trong Word nh− sau: B−íc 1: Khëi ®éng Excel, trªn thanh Drawing, vµo menu AutoShapes vµ vÏ mét tam gi¸c vu«ng. B−íc 2: nhÊp cht vµo mét « nµo ®ã cã vÞ trÝ n»m trªn c¹nh hun råi gâ vµo ®é dµi c¹nh “7cm”. Vµo menu Format\Cells, chän thỴ Alignment, ë khung Orientation, nhÊn chän ®−êng th¼ng cã ch÷ Text vµ kÐo theo h−íng nghiªng phï hỵp víi ®é nghiªng c¹nh hun cđa tam gi¸c. NhÊn OK. B−íc 3: §iỊu chØnh l¹i vÞ trÝ cđa tam gi¸c sao cho thËt khíp víi chó thÝch nghiªng. Phđ khèi vïng chøa h×nh ¶nh cđa tam gi¸c vµ chó thÝch, vµo menu Edit\Copy (Ctrl+C). B−íc 4: Vµo MS Word, chän Edit\Paste Special råi chän ®Þnh d¹ng lµ Picture (Enhanced Metafile). NhÊn OK. Lóc nµy h×nh ¶nh tam gi¸c vu«ng cã kÌm chó thÝch sÏ ®−ỵc d¸n vµo Word vµ dï b¹n cã “l«i” nã ®i ®Õn ®©u th× chó thÝch vµ h×nh tam gi¸c vµ chó thÝch vÉn ®i song hµnh víi nhau. 2. LỈp l¹i tiªu ®Ị cho c¸c cét trong MS Word: Lµm thÕ nµo ®Ĩ khi t¹o b¶ng ë Word, ta cã thĨ lỈp l¹i tiªu ®Ị cđa cét cho tÊt c¶ mäi trang? H·y b«i ®en toµn bé b¶ng råi vµo menu Table\Table Properties\Row. ë mơc Options, ®¸nh dÊu chän vµo Repeat as header row at top of each page. NhÊn OK ®Ĩ cã hiƯu lùc. 3. Kh«ng cho hiĨn thÞ mµn h×nh ®en khi kÕt thóc tr×nh diƠn trong PowerPoint: Trong PowerPoint, khi tr×nh diƠn c¸c Slide dï ®Ĩ chÕ ®é ®iỊu khiĨn b»ng tay hay tù ®éng th× khi kÕt thóc tr×nh diƠn, mµn h×nh th−êng xt hiƯn mét slide mµu ®en tr«ng rÊt xÊu. NÕu mn khi kÕt thóc tr×nh diƠn, ch−¬ng tr×nh tù ®éng trë vỊ PowerPoint mµ khong hiĨn thÞ slide mµu ®en nµy, th× lµm nh− sau: vµo menu Tool\Options, chän thỴ View, bá chän mơc End with black slide, nhÊn OK. 4. T¹o tiªu ®Ị b¾t m¾t trong MS Word: ChØ cÇn sư dơng c«ng cơ Text Box cđa Word, ta cã thĨ t¹o ®−ỵc c¸c tiªu ®Ị b¾t m¾t , gay Ên t−ỵng, t¹o nhiỊu c¶m t×nh cho ng−êi ®äc. - B−íc 1: Më MS Word, vµo menu View\Toolbars\Drawing. NhÊp biĨu t−ỵng Text Box, sau ®ã rª cht t¹o ra mét khung h×nh ch÷ nhËt trªn v¨n b¶n. NhËp noi dung tiªu ®Ị vµo trong khung, b«i ®en ch÷ råi nhÊp biĨu t−ỵng b«i ®Ëm (Bold) vµ Center. Phaùm Huứng HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 2 - Bớc 2: Đa trỏ chuột vào một cạnh nào đó của khung, có mũi tên 4 chiều xuất hiện. Nhấp đúp chuột để mở hộp Format Text Box. Chọn thẻ Color and Line: + Mục Line: Phần Color chọn mầu đen, phần Dashed chọn đờng liền nét, phần Style chọn đờng kẻ 6pt, phần Weight chọn 6pt. + Mục Fill: phần Color, nhấp mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects mở ra. Chọn Two color, phần Color 1 chọn màu xám đen, phần Color 2 chọn màu trắng. Mục Transparency: From là 42% và To là 0%. Trong mục Shading Styles, đánh dấu chọn Horizontal, phần Variants chọn ô ở góc dới trái. Nhấp OK để đóng các hộp thoại lại. Để tạo tiêu đề có màu sắc khác, làm tơng tự nh hai bớc trên, chỉ có thay đổi một chút ở thẻ Gradient, mục Colors đánh dấu chọn là Preset, phần Preset colors chọn Daybreak hay Horizon. 5. Một số mẹo với worksheet của Excel. Luôn nhớ đặt tên sheet: không có gì buộc bạn phải đặt tên cho sheet. Tuy nhiên,nên nhớ rằng một khi bạn có quá nhiều file.xls thì việc tìm nội dung bên trong của các Workbook thuận tiện hay không tuỳ thuộc vào việc bạn đặt tên sheet nh thế nào. Trong hộp thoại Open của Excel, nhấp chuột phải vào tên file.xls, chọn thẻ Content, bạn sẽ nhanh chóng nhận diện đợc file này chứa gì trong đó. Di chuyển (move) qua lại giữa các sheet: nếu dùng bàn phím, hãy bấm tổ hợp Ctrl+PageUp và Ctrl+PageDown để di chuyển giữa các sheet liền kề. Sao chép (copy) hoặc di chuyển sheet: -Ngay trong workbook: chọn sheet cần copy, bấm giữ phím Ctrl trong khi kéo sheet này sang bên cạnh, khi thấy hình trang giấy có dấu + thì thả ra. Đừng bấm Ctrl nếu move. -Sang workbook khác: Chọn Edit\Move or Copy Sheet hoặc bấm chuột phải vào sheet rồi chọn Move or Copy, chọn tên của workbook đích trong hộp To book (có thể chọn tên của workbook hiện hành, lúc này xem nh thực hiện copy hay di chuyển ngay trong workbook này), chọn nơi dừng chân của sheet cần copy/move tại hộp danh sách Before sheet. Nếu muốn copy, chọn hộp kiểm Create a copy, còn nếu không chọn thì xem nh move. 6. Gõ công thức phân số bằng tiếng Việt: Trong quá trình sử dụng công thức phân số hay biểu thức toán học trong MS Equation, sẽ có một lúc nào đó bạn phải gõ cả tiếng Việt vào các công thức này nhng bạn gặp phải vấn đề Font chữ tiếng Việt. Có thể khắc phục vấn đề bằng thủ thuật sau: -Vào Insert\Object\Microsoft Equation 3.0>OK. Gõ công thức tiếng Việt (lúc này cha hiển thị tiếng Việt đâu) - Phủ khối công thức>vào Style\Other> chọn Font tiếng Việt tơng ứng>OK. Điểm kỳ I + Điểm Kỳ 2 . 2 Điểm trung b ì nh cả năm = 3 Phaùm Huứng HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 3 1 sgn( ) 1 yx == Nếu x > 0 Nếu x < 0 7. Không cho in đoạn văn bản trong Word: Trớc tiên bôi đen đoạn văn bản không cho in, vào menu Format\Font> mục Effects> đấnh dấu chọn Hidden. Vào menu Tools\Option\View\Formatting marks\chọn Hidden Text.>OK. Lúc này, đoạn văn bản đã chọn sẽ có những dấu chấm li ti ở dới chân. có thể đọc đợc bình thờng nhng khi in ra sẽ không thấy đoạn văn bản này. 8. ẩn hiện con trỏ chuột trong khi trình diễn bằng PowerPoint: Trong lúc trình diễn các Slide, khi chạm tay vào con chuột, trên màn hình xuất hiện con trỏ chuột, nếu dùng con trỏ chuột để di chuyển ra ngoài cạnhmànhình thì trông rất xấu. Để không phải di chuyển chuột mà trỏ chuột vẫn biến mất khỏi màn hình, bạn dùng tổ hợp phím Ctrl+H và để hiện lại thì dùng Ctrl+A. 9. Loại bỏ password trong MS Word: Đây là cách lấy nội dung của file Word đợc bảo vệ bởi chức năng Protect Document ở cấp độ bảo vệ Forms. Vào menu Insert\File, chỉ đờng dẫn đến file cần bỏ password. Vậy là bây giờ bạn có thể chỉnh sửa thoải mái đợc rồi. Chỉnh sửa xong, vào File\Save để lu lại. 10. Đánh số thứ tự lặp lại giữa các ngắt phần (section break) trong Word: Bạn thờng sử dụng chức năng Bullets and Numbering để đánh số thứ tự liên tục, chức năng này còn cho phép đánh số thứ tự lặp lại giữa các ngắt phần (section break). Ví dụ bạn soạn thảo một tài liệu gồm nhiều chơng, và muốn đánh số thứ tự cho các mục ở các chơng nh sau: Các mục (cấp 1) ở chơng 1 đợc đánh số là 1.1, 1.2,1.3, Các mục (cấp 1) ở chơng 2 đợc đánh số là 2.1, 2.2, 2.3, và cứ đánh số theo quy tắc nh vậy cho các chơng tiếp theo. Nếu đánh số thủ công thì sẽ mất nhiều thời gian và sẽ khó thóng nhất các kiểu định dạng. Do vậy, bạn nên áp dụng kiểu định dạng style để đánh số tự động trong trờng hợp này. Cách làm nh sau: 1/ Vào menu Insert\Break, chọn Next page để ngắt phần giữa các chơng. 2/ Đánh số tự động cho các tiêu đề chơng bằng cách: - Đặt điểm chèn vào dòng chứa tiêu đề chơng 1, sau đó vào menu Format\Bullets and Numbering, chọn thẻ Outline Numbered. Chọn kiểu cuối cùng rồi nhấn nút Customize. - Hộp thoại Customize Outline Numbered List xuất hiện. Tại mục Number format, bạn thay chữ Chapter thành Chơng (hoặc có thể giữ nguyên tuỳ bạn). trong khungLevel, số 1 đang đợc chọn, nghĩa là tiêu đề chơng ở mức 1. Nhấn More để hiển thị thêm các phấn khác. ở mục Link level to style, kiểu Heading 1 đạng đợc chọn, nghĩa là tiêu đề chơng mang kiểu định dạng Heading 1. Các thành phần khác, bạncó thể giữ nguyên. - Tiếp theo, bạn chọn số 2 trong khung Level. ở hộp Number style, chọn none. Các phần khác bạn giữ nguyên. Phaùm Huứng HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 4 - ở bớc này, bạn sẽ thiết lập kiểu đánh số tự động cho các mục (cấp 1) ở các chơng bằng cách: chọn số 3 trong khung Level. Chọn kiểu số, chẳng hạn 1, 2, 3, trong hộp Number style. Lúc này trong hộp Number format xuất hiện số 1, bạn nhấp mũi tên ở hộp Previous level number và chọn Level 1. Lập tức xuất hiện thêm số 1 trong hộp Number style. Chọn cả hai số 1 này và tiếp tục chọn Level 1 trong hộp Previous level number. Sau đó, bạn gõ dấu (.) vào giữa hai số1 trong hộp Number style. Bạn lu ý, ở hộp Link level to style, kiểu Heading 3 đợc chọn, ở hộp Restart numbering after, Level 2 đợc chọn. Cuối cùng nhấn OK. - Nh vậy, bạn đã thiết lập kiểu định dạng Heading1 cho tiêu đề các chơng, kiểu Heading 3 cho các mục (cấp 1). Vấn đề còn lại là định dạng lại các kiểu style này cho vừa ý mình. Sau đó, áp dụng các style này vào tài liệu của mình (có thể gán phím tắt để sử dụng cho nhanh). Với cách thực hiện nh trên, bạn có thể đánh số tự động cho các mục ở nhiều cấp khác nhau. 11. Khai thác sức mạnh của hàm IF trong Excel: Hàm If(điều kiện; điều kiện đúng; điều kiện sai) nằm trong nhóm hàm Logical, trả về một kết quả tơng tự nh nhóm lệnh If then.Else trong hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Muốn viết một hàm tơng tự hàm If, bạn hãy vào Visual Basic Editor (Alt+F11), gõ mấy dòng lênh tạo ra hàm Neu (tức là Nếu ấy mà) dới đây để hiểu rõ hơn. Function Neu (DK,DKdung,DKsai) If DK = True Then Nếu điều kiện là đúng Neu = DKdung Hàm Neu sẽ lấy giá trị DKdung Else Bằng không thì Neu = DKsai Hàm Neu sẽ lấy giá trị DKsai End If End Function Hàm Neu này có công dụng y nh hàm If. Khong những vậy, khi nhập vào tập hợp hàm của Excel, bạn cũng sẽ đợc Excel hớng dẫn cách sử dụng giống nh khi dùng hàm If. Sức mạnh của hàm If nằm ở chỗ có thể lồng bao nhiêu hàm If con ở bên trong cũng đợc. Khi đó, mỗi cái đóng ngoặc đơn tơng đơng với câu lệnh End If của Visual Basic. Hãy tham khảo ví dụ về xếp loại học sinh: Nếu giá trị ô B3 từ 8 đến 10 điểm thì xếp loại giỏi, từ 6,5 đến dới 8 xếp loại khá, từ 5 đến dới 6,5 xếp loại trung bình, dới 5 xếp loại yếu. Hàm If có cấu trúc nh sau: =If(B3>=8;Giỏi;If(B3>=6,5;Khá;IfB3>=5;Trung bình;Yếu))) Trong công thức trên, bạn đừng lo biểu thức B3>=6,5 là cha đủ mà đáng lý ra là B3>=6,5 And B3<=8, bởi những giá trị từ 8 trở lên đã đợc kiẻm tra bằng If đầu tiên, nếu đúng vậy nó đã trả về hàm giá trị là Giỏi rồi và sẽ không xét tiếp cái If thứ hai nữa. Càng lồng vào nhiều điều kiện thì khả năng xảy ra sai sót khi gõ cú pháp của hàm càng lớn. Do đó bạn cần lu ý: Phaùm Huứng HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 5 -Có bao nhiêu If, bạn phải đóng bấy nhiêu ngoặc đơn cuối công thức. Kể từ Excel 2000, cứ mỗi cái ngoặc đơn là Excel lạ dùng một màu khác nhau nên bạn không cần phải đếm, đến ngoặc đơn có màu đen là đủ số cần thiết. Trờng hợp thừa hay thiếu, Excel sẽ gợi ý số ngoặc, bạn chỉ cần chọn Yes là ổn. -Dấu phân cách các đối số của hàm , phân cách hàng ngàn và phân cách hàng thập phân phải quy định trớc trong Control Panel/Regional Settings. Nừu bạn gõ sai hoặc thiếu dấu phân cách, Excel báo lỗi The formula you typed contains an error. Chọn OK, Excel sẽ tô đen vùng bị lỗi trong công thức để bạn kiểm tra, sửa lại. -Nếu đặt điều kiện sai, Excel sẽ không phát hiện đợc để cảnh báo cho bạn. Kết quả của hàm bị trật lất mà chính bạn cứ ngỡ là đúng. Đây chính là điều tai hại nhất mà bạn nên cố gắng hạn chế. 12. Ghi một Macro tạo phân số trong MS Word: Bạn muốn có một phân số x 2 3x bạn chỉ cần nhập (x 2 ,3x) ở vị trí muốn đặt phân số, chọn vừa đúng từ dấu ngoặc mở đến dấu ngoặc đóng, rồi bấm một nút lênh macro. Trong nháy mắt, bạn sẽ có một phân số: 2 3 x x . Quá khoẻ phải không? Cách làm rất dễ: -Mã trờng định dạng một phân số, ví dụ x 2 /3x là: eq \f(x2,3x) (giữa eq và dấu \, có một khoảng trắng), trong đó chuỗi ký tự trớc dấu phẩy trong ngoặc đơn là tử số, chuỗi ký tự sau dấu phẩy là mẫu số. Các chuỗi ký tự tử số hoặc mẫu số có thể là các số hoặc dòng văn bản bất kỳ, kể cả khoảng trắng. -Ghi macro tạo phân số dựa trên mã trờng theo các bớc nh sau: 1. Mở một tài liệu mới. Nhập ngay đầu tài liệu 2 ký tự bất kỳ trong ngoặc đơn. Ví dụ: (2,3). 2. Chọn vừa đúng từ dấu ngoặc mở đến dấu ngoặc đóng (2,3). 3. Bấm kép vào mục REC ở thanh trạng thái để bắt đầu quá trình tạo macro. Khi hiện hộp Record Macro, nhập tên macro trong mục Macro Name; tên nhập không có khoảng trắng, ví dụ: Phanso. Chọn All Documents (Normal.dot) ở mục Store macro in. Xong bấm Toolbars. 4. Hộp Customize, tab Commands: bấm giữ trên Normal.NewMacros.Phanso, kéo và thả lên thanh trình đơn. Kế tiếp bấm Close để hiện hộp ghi macro. Lúc này, mọi thao tác từ bớc 5 đến 9 dới đây sẽ đợc ghi vào macro (giống nh quay một cuốn phim). 5. Bấm Ctrl+X để cắt phần ngoặc đơn đợc chọn vào Clipboard. 6. Bấm Ctrl+F9 để khởi tạo một trờng hiện ra dấu ngoặc trờng { } . Bấm phím Delete, rồi phím Backspace để xoá các khoảng trrắng trong trờng. 7. Nhập eq \s\do3(\f 8. Bấm Ctrl+V để dán phần ngoặc đơn từ Clipboard vào ngay sau chữ f, rồi gõ tiếp một dấu ngoặc đóng. (Đoạn mã sẽ là {eq \s\do3(\f(2,3))}. Mã chỉ định \s\do3, đợc thêm nhằm dời phân số xuống giữa dòng văn bản). Phaùm Huứng HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 6 9. Bấm Shift+F9 (sẽ hiện phân số 2 3 ) 10. Bấm nút Stop ở hộp thu để kết thúc quá trình ghi macro. Vậy là macro tạo phân số đã đợc ghi xong. Để thử sử dụng, nhập: (x 2 + 4x + 2,x + 2), chọn vừa đúng từ dấu ngoặc mở đến dấu ngoặc đóng, rồi bấm Normal.Newmacro.Phanso trên thanh Menu để chạy macro. Các bớc từ 5 đến 9 sẽ đợc tự động thực hiên và bạn sẽ có: x 2 +4x+2 x+2 Từ nay bạn có thể dùng macro này để toạ phân số tuỳ ý trong mọi văn bản. Để nhập phân số theo kiểu Superscript và Subscript lại càng dễ. Chỉ cần tạo một macro ghi lại thao tác chèn ký tự dấu chia từ Font Symbol (mã 00A4). Còn lệnh Superscipt và Subscript đã có sẵn trong thanh Format, chỉ việc nhập tử số và mẫu số, chọn rồi bấm nút tơng ứng . Tơng tự, sử dụng các mã trờng định dạng khác, bạn có thể ghi những macro tạo đủ thứ biểu thức (Tích phân, Tổ hợp, ma trận, .) Nếu muốn, bạn còn có thể xuất bản các macro của mình để bạn bè cùng xài cho vui. Tên macro dài, bạn chọn Customize để đổi lại tên. Nếu có nhiều macro, nên tạo một trình đơn Biểu thức và gom tất cả các macro vào đó. Để xoá các macro, chọn Tool>Macro>Macros, Từ hộp thoại Macros, bấm chọn macro rồi nhấn nút Delete. 13. Đảo ngợc chữ trong MS Word: Bạn muốn trang trí cho tài liệu Word của mình bằng một dòng chữ bị đảo ngợc hay đảo lộn xuống dới nh đang nhìn chúng ở trong gơng? Bạn vào MS Word rồi mở WordArt, sau đó gõ dòng chữ của bạn vào. Tiếp theo, bạn bấm chọn dòng chữ mới chèn, sẽ thấy xuất hiện 8 nút màu đen bao quanh để điều chỉnh dòng chữ. Nụu bạn muốn dòng chữ của minh đảo ngợc chiều lại thì đa chuột đến một trong hai điểm ở hai bên của hàng chữ rồi kéo về hớng thu hẹp hàng chữ lại và cứ thế tiếp tục cho đến khi dòng chữ đã đảo ngợc chiều hẳn. Tơng tự bạn cũng có thể bấm chuột vào điểm ở biên trên của hàng chữ và kéo xuống dới để đợc dòng chữ đảo lộn đầu. 14. Đóng khung nhiều cột trong MS Word: Bạn muón đóng khung riêng cho từng cột trên cùng một trang? Chỉ cần dùng mẹo sau: - Mở tài liệu có các cột cần đóng khung. Vào menu View\Header and Footer. - Nhấn chọn công cụ Rectangle trên thanh Drawing rồi rê chuột vẽ ra một khung chữ nhật làm đờng bao có kích cỡ bằng với cột thứ nhất trên trang giấy. - Định dạng khung đờng bao trên sao cho chữ phải nằm vừa đủ trong đó, chọn nét viền đậm nhạt theo ý thích. - Đinh dạng xong, chép đờng bao này qua cho các cột còn lại trên trang: nhấn chuột chọn khung đờng bao vừa định dạng xong, nhấn phím Control, lhi thấy cạnh con trỏ Phaùm Huứng HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 7 xuất hiện hình dấu + , ta kéo chúng sang các cột còn lại trên trang, vừa kéo vừa canh sao cho các khung bao quanh vừa đủ các chữ của cột. Lúc này hai khung Header and Footer ở đầu và đáy của trang giấy sẽ là hai thớc canh giúp ta chỉnh toạ độ của các khung đờng bao chính xác hơn. sau đó ta nhấn chọn tất cả các khung đờng bao (giữ phím Shift khi chọn) nhấn nút Draw trên thanh Drawing, chịn Align or Distribute Horizontally và Distrribute Vertically để gióng thẳng hàng các đối tợng nàytheo chiều dọc và ngang thật chính xác. - Nhấn nút Close để đóng thanh công cụ Header and Footer. Vậy là xong. 15. Chèn tập tin bất kỳ vào tập tin PDF: Có thể đính kèm tập tin vào tập tin PDF nh sau: (Từ Adobe Acrobat Professional 6 trở lên) - Vào menu Tool\Ađvance Commenting\Attach\Show Attach Toolbar. - Muốn đính kèm tập tin nào thì nhấn nút Attach File Tool, nhấp chuột tại điểm cần chèn trên trang PDF rồi chọn tập tin. - Muốn đính kèm một đoạn thu âm, nhấn nút Attach Sound Tool, nhấp chuột vào điểm cần chèn để mở công cụ thu âm (Sound Recorder). Sau đó tiến hành thu âm. - Muón đính kèm hình từ Clipboard thì nhấn nút Paste Clipboard Image, nhấp chuột vào điểm cần chèn, hình ảnh trong clipboard sẽ đợc dán vào vị trí đợc chọn. - Cuối cùng vào menu File\Save (hay Save As) để lu lại tập tin PDF này. 16. Trích xuất một hay nhiều trang bất kỳ từ tập tin PDF: (Từ Adobe Acrobat Professional 6 trở lên) - Mở tập tin PDF, vào menu Document\Page\Extract để mở hộp thoại Extract Page. - Muốn trích xuất từ trang nào thì nhập số trang vào ô From và To. Nếu muốn xoá bỏ trang đã đợc trích xuất khỏi tập tin PDF gốc thì đánh dấu chọn Delete Page After Extracting. Nhấn OK để chơng trình làm việc. - Khi hoàn tất, các trang đợc trích xuất sẽ tạo thành một tập tin PDF mới. Để lu tập tin này, vào menu File\Save (Ctrl+S) hay Save As (Ctrl+Shift+S). 17. Gỡ bỏ mật khẩu chống sửa đổi tài liệu trong Word Bạn có bao giờ mở một tài liệu Word mà không sửa đổi đợc gì không? Khi đó bạn gõ vào hay xoá bất kỳ cái gì cũng không đợc, một vài nút trên thanh công cụ Standard và Formatting sẽ mờ đi, dòng trạng thái xuất hiện This command is not available because the document is locked for edit. đó là tài liệu đã đợc bảo vệ bằng mật khẩu khong cho phép ai sửa đổi nó (xem chơi thì đợc). Nhng chúng ta có thể bỏ mật khẩu này để sửa tài liệu đợc bằng hai cách: Phơng pháp 1: Vào Microsoft Word, mở tài liệu có mật khẩu chống sửa đổi, vào menu Edit\Select All (hoặc nhấn Ctrl+A) để đánh dấu toàn bộ khối tài liệu > chép khối (nhấn Ctrl+C hoặc vào menu Edit\Copy) > đóng tài liệu này lại > mở một tài liệu mới, dán khối vào (nhấn Ctrl+C hoặc vào menu Edit\Paste) > lu tài liệu lại. Phơng pháp 2: Vào Microsoft Word, mở một tài liệu mới > vào menu Insert\File > trong hộp thoại Insert File, chọn tập tin có mật khẩu chống chỉnh sửa, rồi nhấn nút Insert để chèn nội dung của nó vào > lu tài liệu lại. Phaùm Huứng HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 8 18. Kiểm soát việc định dạng các đề mục trong văn bản MS Word bằng Style: Có khi nào bạn phải đánh một văn bản dài khoảng 10 trang trở lên, có các mục lớn đợc phân thành nhiều cấp đề mục nhỏ hơn nh: A, I, 1, 1.1, 1.1.1, ? khi ấy bạn ắt phải đau đầu khi phải dò từng đề mục để định dạng: thụt đầu dòng bao nhiêu, phông chữ gì, nghiêng, đậm . Sao cho thống nhất trong cả văn bản dài ngoằng đó. Đây là phơng thuốc Style, đảm bảo hết nhức đầu mà không gây buồn ngủ: * Trong tập tin văn bản, quét chọn dòng tiêu đề cấp cao nhất cần định dạng, dùng chuột nắm cái con trỏ thụt đầu dòng (First Line Indent) trên thớc ngang của văn bản kéo vào một đoạn (dài ngắn bao nhiêu tuỳ thuộc vào cấp đề mục cấp cao nhất không nên thụt dòng). * Vào menu Format\Style and Formatting\New Style > tronghộp Name, gõ vào tên của Style (Ví dụ: TieuDe1) > đánh dấu chọn Automatically Update > bấm nút Format, chọn Font, Paragraph, Border, Numbering sao cho thích hợp > nhấn nút Shortcut Key để đặt phím tắt cho style (trong MS Word XP: thành phần Shortcut Key nằm trong nút Format) > trong hộp Press new shortcut key bấm tổ hợp phím tuỳ chọn (tôt chọn Ctrl+1), rồi bấm Assign. Windows sẽ thông báo bên dới hộp Press new shortcut key rằng tổ hợp phím bạn chọn trùng với một tổ hợp phím Windows nào đó có sẵn hoặc tổ hợp này cha ai đăng ký. Nhớ rằng Windows sẽ u tiên tổ hợp phím ấy cho bạn nếu có trùng lặp (hào phóng ghê!). Cuối cùng ấn OK, rồi Apply. Bây giờ bạn thử di chuyển dấu chèn đến một dòng bất kỳ và ấn tổ hợp phím tắt vừa đặt xem, đợc đấy chứ hả? * Tiếp tục nh vậy, bạn tạo ra các đề mục cấp thấp hơn với khoảng cách thụt đầu dòng lớn hơn một chút, chữ nhỏ hơn một chút. Với các tên phím tắt lần lợt là TieuDe2 (Ctrl+2), TieuDe3 (Ctrl+3). Sau này khi gặp văn bản có bố cục phức tạp với nhiều cấp đề mục, Chọn cấp đề mục cấp thứ nhất bấm Ctrl+1, đề mục cấp thứ hai bấm Ctrl+2, . Chúc thành công. To mt danh sỏch font trong mỏy tớnh bng macro ca MS Word d dng xem v thay i cỏc phụng ch trong ti liu, bn cú th to ra mt danh sỏch cỏc phụng ch (bao gm mu phụng) trong Word. Cỏch lm nh sau: - M Word, vo menu Tools\ Macro\ Visual Basic Editor (hay nhn Alt+F11). - ca s bờn trỏi, nhn ỳp vo NewMacros. ca s bờn phi, nhp vo on mó di õy (cú th chộp ti www.echip.com.vn): Sub ListAllFonts() Dim J As Integer Dim FontTable As Table 'Mo mot tai lieu moi Set NewDoc = Documents.Add 'Tao bang va dat tieu de bang Set FontTable = NewDoc.Tables.Add(Selection.Range, FontNames.Count + 1, 2) Phaïm Huøng – HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 9 With FontTable .Borders.Enable = False .Cell(1, 1).Range.Font.Name = "Arial" .Cell(1, 1).Range.Font.Bold = 1 .Cell(1, 1).Range.InsertAfter "Font Name" .Cell(1, 2).Range.Font.Bold = 1 .Cell(1, 2).Range.InsertAfter "Font Example" End With 'Duyet qua tat ca cac phong va them chung vao bang For J = 1 To FontNames.Count With FontTable .Cell(J + 1, 1).Range.Font.Name = "Arial" .Cell(J + 1, 1).Range.Font.Size = 10 .Cell(J + 1, 1).Range.InsertAfter FontNames(J) .Cell(J + 1, 2).Range.Font.Name = FontNames(J) .Cell(J + 1, 2).Range.Font.Size = 10 .Cell(J + 1, 2).Range.InsertAfter "ABCDEFG abcdefg 1234567890" End With Next J FontTable.Sort SortOrder:=wdSortOrderAscending End Sub - Nhấn Alt+Q để trở về cửa sổ Word. Vào menu Tools\ Macro\ Macros (hoặc nhấn Alt+F8), chọn tên macro ListAllFonts, nhấn nút Run. - Word sẽ tạo ra một danh sách phông trong tài liệu mới. Từ đây bạn cũng có thể in nó ra giấy dễ dàng. Gỡ bỏ hàng loạt liên kết trong MS Word Trong Word, nếu chúng ta không tắt chế độ tự động tạo liên kết tới địa chỉ trang web thì mỗi lần đánh một địa chỉ web, chương trình sẽ tự động chuyển thành liên kết (hyperlink). Nếu bạn muốn sửa địa chỉ này thì không thể, bạn phải nhấn chuột phải vào, chọn Remove Hyperlink để gỡ bỏ liên kết mới sửa được. Khi cần gỡ bỏ nhiều liên kết thì làm cách trên sẽ rất mất công. Tôi sẽ cung cấp cho bạn một macro để gỡ bỏ hàng loạt liên kết thật nhanh chóng. Trước tiên, bạn vào menu Tools\ Macro\ Visual Basic Editor (Alt+F11). Tại cửa sổ Microsoft Visual Basic, vào menu Insert\ Module và nhập đoạn mã sau vào (có thể chép tại www.echip.com.vn). Sub RemoveHyperLink() Dim oHlink As Hyperlink, i As Long, MyRange As Range, _ oToc As TableOfContents, LinkIsInToc As Boolean For i = ActiveDocument.Hyperlinks.Count To 1 Step -1 With ActiveDocument.Hyperlinks(i) Set MyRange = .Range LinkIsInToc = False For Each oToc In ActiveDocument.TablesOfContents If MyRange.InRange(oToc.Range) Then LinkIsInToc = True Exit For End If Next oToc If Not LinkIsInToc Then .Delete Phaïm Huøng – HUNG-LAN COMPUTER ________hungc3lshb@yahoo.com 10 MyRange.Font.Reset End If End With Next i End Sub Nhập xong, nhấn Alt+Q để quay về cửa sổ MS Word. Chạy macro bằng cách vào menu Tools\ Macro\ Macros, chọn RemoveHyperLink và nhấn nút Run. Một số thao tác với Microsoft Word *Tăng tốc menu chọn font trong Word Thông thường khi bạn xử lý với Microsoft Word, Word tự động hiển thị những font bạn thường dùng trong cửa sổ xuống (pull-down). Tuy nhiên, nếu bạn phải xử lý nhiều font, Word phải liên tục thay đổi vị trí menu font làm chậm quá trình xử lý. Để tạm loại bỏ tính năng này, chọn Tools/Customize và bỏ "List font names in their font" rồi nhấn "Close". * Phóng to, thu nhỏ văn bản Nếu chuột của bạn có con lăn (wheel), bạn có thể dễ dàng phóng to, thu nhỏ màn hiển thị văn bản bằng cách giữ phím Ctrl (Control) rồi kéo con lăn về phía trước (phóng to) hoặc phía sau (thu nhỏ). * Kiểm soát danh sách phím nóng “Phím nóng” (shortcut key) tăng tốc quá trình làm việc của bạn lên rất nhiều lần. Để nắm bắt các phím nóng trong Wordl 2000, bật tính năng Help (Windows/Help), chọn thẻ Index. Tiếp đến, gõ "Keyboard shortcuts" và nhấn Search. Dưới tuỳ chọn "Choose a topic", chọn "Print a list of shortcut keys". Bạn đã có một danh sách các phím nóng tiện dụng! * Mở file theo nhiều kiểu Trong những phần mềm của Office XP như Word và Excel thường trong cửa sổ Open File, ngay nút Open nếu bạn bấm nút mũi tên gần đó sẽ thấy có một menu hiện ra cho bạn các chức năng để mở tập tin như: Open Read Only: Mở tập tin ra để xem chứ không chỉnh sửa nội dung được. Open as Copy: Mở một bản sao của tập tin. Open in Browser: Cho phép mở tập tin đó bằng trình duyệt. Open and Repair: Nếu như tập tin đó có lỗi thì dùng chức năng này để sửa lỗi (nếu có thể trước khi mở tập tin. * Tạo shortcut đến một đoạn trong tài liệu Word Khi bạn muốn mở tài liệu quá dài và di chuyển nhanh đến đoạn bạn cần, bạn có thể tạo một shortcut đến đoạn văn đó trên Desktop của Windows bằng cách tô đen để chọn đoạn văn bản này rồi nhấn nút Copy trên thanh công cụ, di chuyển chuột ra màn hình Desktop, bấm chuột phải và chọn mục Paste Shortcut. Lúc này bạn chỉ cần bấm đúp vào shortcut vừa tạo là Word sẽ mở ra cho bạn ngay đoạn văn bạn cần. * Canh lề nhanh cho đoạn văn (Word XP) Bạn có thể canh lề trước khi nhập nội dung một đoạn văn bản mới một cách nhanh nhất là trên dòng trống của văn bản, nếu bạn muốn canh lề trái bạn bấm đúp chuột ngay vị trí bên trái của tài . tập tin. - Muốn đính kèm một đoạn thu âm, nhấn nút Attach Sound Tool, nhấp chuột vào điểm cần chèn để mở công cụ thu âm (Sound Recorder). Sau đó tiến hành thu âm. - Muón đính kèm hình từ Clipboard. một khi bạn có quá nhiều file.xls thì việc tìm nội dung bên trong của các Workbook thu n tiện hay không tuỳ thu c vào việc bạn đặt tên sheet nh thế nào. Trong hộp thoại Open của Excel, nhấp. their font" rồi nhấn "Close". * Phóng to, thu nhỏ văn bản Nếu chuột của bạn có con lăn (wheel), bạn có thể dễ dàng phóng to, thu nhỏ màn hiển thị văn bản bằng cách giữ phím Ctrl