1. Dùng ngôi sao (star) ñể ñánh dấu ñặc biệt Hãy dùng các ngôi sao ñể ñánh dấu rằng một số thư là quan trọng, hoặc là ñánh dấu thư bạn cần phải trả lời. Nếu muốn có nhiều tùy chọn hơn, bạn có thể dùng Superstars trong Gmail Labs. 2. Trả lời bằng cách chát Trước khi trả lời thư, bạn hãy kiểm tra ở phía dưới xem người gửi có ñang trực tuyến hay không. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách nhấp vào “Reply by chat” ñể nói chuyện trực tiếp thay vì gửi thư qua lại. 3. Tổ chức e-mail với nhãn Nhãn (label) kiêm luôn vai trò của thư mục (folder), ngoài ra bạn có thể gán nhiều nhãn khác nhau vào một e-mail. Gán các nhãn có màu sắc rực rỡ cho những e-mail quan trọng sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra chúng. 4. Dọn dẹp hộp thư ñến bằng lệnh “Move to” Bạn có thể dùng nút “Move to” ñể lấy một e-mail ra khỏi hộp thư ñến, ñồng thời gán nhãn. Thao tác này giống như chuyển thư vào một thư mục trong các dịch vụ e-mail khác. Nếu bạn có nhiều nhãn, chỉ cần gõ vài kí tự ñầu và chức năng auto-complete sẽ tìm cho bạn tên ñầy ñủ. 5. Tìm kiếm, thay vì sắp xếp Thay vì sắp xếp thư theo ngày tháng hoặc theo người gửi, bạn chỉ cần nhập vài từ khóa trong ô tìm kiếm ñể tìm ra e-mail mong muốn. Chức năng này hoạt ñộng giống như chức năng tìm kiếm của Google, thí dụ ñể tìm các e-mail có chữ “shopping”, chỉ cần gõ từ này trong ô tìm kiếm và nhấp Search Mail. 6. Dùng Archive ñể dọn dẹp mà không cần xóa Gmail cho bạn nhiều GB ñể lưu trữ, do ñó bạn có thể giữ lại tất cả những gì bạn muốn. Nếu xóa e-mail (chuyển vào thùng rác), thư của bạn sẽ bị xóa sau 30 ngày. Tuy nhiên, khi dùng chức năng Archive (lưu trữ), thư của bạn sẽ biến mất khỏi hộp thư ñến, nhưng vẫn tồn tại mãi mãi. Bạn có thể tìm lại những thư này trong All Mail, hoặc dùng chức năng tìm kiếm, hoặc gán nhãn. Tính năng lưu trữ này cũng giống như chuyển các thư cũ vào một phòng chứa khổng lồ, và không cần quan tâm ñến việc dọn dẹp. 7. Chuyển thư và số ñịa chỉ của e-mail trước ñây Nếu bạn mới chuyển sang dùng Gmail, bạn có thể nhập (import) các thư cũng như sổ ñịa chỉ từ các dịch vụ trước ñó, bao gồm Yahoo!, Hotmail và rất nhiều nhà cung cấp khác. Hãy vào Gmail Settings, chọn thẻ “Accounts and Import” ñể bắt ñầu. Ngoài ra, bạn còn có tùy chọn chuyển thư từ ñịa chỉ cũ sang ñịa chỉ Gmail trong 30 ngày tới, ñủ ñể thử nghiệm Gmail song song với ñịa chỉ cũ. 8. Thêm hương vị với theme Bạn có thể cá nhân hóa hộp thư ñến với hơn 30 tùy chọn khác nhau. Hãy vào Settings, ñến thẻ Themes và chọn một sắc thái (theme): các sắc thái tự nhiên, sắc thái thay ñổi theo thời tiết và nhiều lựa chọn khác. 9. Cùng hợp lực chống thư rác Người dùng Gmail ñóng một vai trò quan trọng trong việc chặn thư rác. Khi bạn thông báo (report) một thư rác, hệ thống sẽ nhanh chóng tiếp thu và chặn các thư tương tự. Càng có nhiều thông báo, hệ thống sẽ càng thông minh hơn. ðể thông báo thư rác, bạn chỉ việc nhấp nút Report Spam. 10. Nói chuyện mặt ñối mặt Bạn ñã biết cách chát trong Gmail ở bài trước. Nhưng ñược nghe tiếng nói của ñối phương thì thú vị hơn nhiều so với các câu chữ khô khan (dù ñó là chữ “lol”). Bạn có thể sử dụng dịch vụ chát video (hoặc chỉ voice, nếu không có webcam) ñược Google giới thiệu cuối năm ngoái. Link video: YouTube - Gmail voice and video chat 11. Dùng Tasks như một danh sách việc cần làm Thêm mục mới vào danh sách các công việc của bạn bằng cách nhấn vào Tasks (công việc) dưới Contacts (danh bạ) ở bên trái màn hình, hoặc bạn có thể chuyển ñổi e-mail thành nhiệm vụ bằng cách nhấp vào trình ñơn More Actions và chọn “Add to Tasks”. Link Video: YouTube - Tasks Bạn cũng có thể truy cập danh sách công việc của bạn từ ðTDð tại ñịa chỉ Tasks. 12. Dùng bộ lọc ñể kiểm soát thư ñến Thiết lập bộ lọc ñể tự ñộng gán nhãn, lưu trữ, xóa, ñánh dấu sao, hoặc chuyển tiếp một số loại thư ñến nhất ñịnh. Bạn có thể tạo một bộ lọc dựa trên một e-mail có sẵn bằng lệnh “Filter messages like this” ở phần “More actions”, sau ñó chỉnh lại các thông số. 13. ðánh dấu e-mail quan trọng bằng nhãn màu Bạn có thể thiết lập bộ lọc ñể các e-mail của người nào ñó (hoặc về các chủ ñề nhất ñịnh) tự ñộng ñược gán các nhãn màu. Bằng cách ñó, bạn có thể xem nhanh danh sách thư mới bằng cách nhìn vào các màu sắc. 14. Gửi email từ ñiện thoại Sử dụng Gmail for mobile ñể ñọc và gửi e-mail ở mọi nơi, hoặc sử dụng dịch vụ IMAP miễn phí của Gmail ñể ñồng bộ với ứng dụng e-mail của ñiện thoại. Chỉ cần vào www.gmail.com bằng ñiện thoại ñể bắt ñầu. 15. Xem trước tập tin ñính kèm Nếu mới dùng Gmail, bạn có thể không ñể ý ñến tính năng này. Gmail cho phép bạn xem trước tập tin ñính kèm mà không cần tải về máy và mở bằng một chương trình riêng biệt. Chỉ cần nhấp vào “View” hoặc “View as HTML” ñể xem trước trong một cửa sổ mới. 16. Tránh gửi hớ với Undo Send Không ít lần bạn nhấp nút “Send” quá sớm? Hãy tự cho mình vài giây ân huệ bằng tính năng Undo Send trong Labs. Bạn sẽ có cơ hội sửa ñổi e-email và gửi lại. 17. Thông báo trạng thái của bạn Gmail cũng có thông báo trạng thái (status) như là Yahoo! Messenger hoặc Facebook. Hãy ghi thông tin gì ñó trong ô Chat, có thể là một câu ñùa, một liên kết hoặc ñơn giản là ghi chú bạn không ngồi trước máy tính. 18. Không bao giờ quên ñính kèm nữa Bạn phát hiện ra mình quên gửi tập tin ñính kèm ngay sau ñi vừa nhấp nút “Send”, hoặc tệ hơn là hôm sau mới nhớ ra? Tính năng Forgotten Attachment Detector trong Labs có thể sẽ giúp ích cho bạn, nhất là khi bạn viết e-mail bằng tiếng Anh. 19. Trả lời tự ñộng Bạn ñi nghỉ phép và không thể trả lời e-mail trong vòng 30 phút như thường ngày? Chức năng Vacation responder sẽ giúp bạn gửi một thông ñiệp cho người gửi khi bạn ñang trong kì nghỉ. Chức năng này có trong mục General ở phần Settings. 20. Một hình ảnh bằng nghìn lời nói Nếu bạn không tìm ra từ ngữ ñể diễn tả tâm trạng, hãy dùng các biểu tượng cảm xúc (emoticon). Thư viện biểu tượng của Gmail khá phong phú và biểu cảm. Ngoài ra, bạn có thể bật chức năng Extra Emoji trong Labs ñể có thêm nhiều biểu tượng khác. 21. Lưu ghi chú trong bản nháp Chức năng Nháp (draft) rất tuyệt vời ñể lưu các ghi chú mà bạn dùng ñến thường xuyên. Chỉ cần soạn thư mới, gõ hoặc dán ghi chú vào và lưu lại (nút Save Now). 22. Duyệt email nhanh hơn với phím tắt Sử dụng phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuy không nhiều trong từng thao tác nhưng cộng dồn sẽ ñược một số lượng ñáng kể. Kích hoạt các phím tắt trong Settings (Cài ñặt) và sử dụng "j" và "k" ñể chuyển sang thư trước/sau, "o" ñể mở thư, "r" ñể trả lời, "c" ñể soạn, "s" ñể thêm hoặc loại bỏ một sao, "e" ñể lưu trữ Bấm "?" bất cứ lúc nào ñể xem danh sách ñầy ñủ các phím tắt. 23. Dùng toán tử ñể tìm chính xác nội dung Sức mạnh thực sự của công cụ tìm kiếm Gmail nằm trong các toán tử, giúp bạn sửa ñổi các truy vấn tìm kiếm. Hai thí dụ nhỏ: • Tìm các thư Lisa gửi cho bạn và có tập tin ñính kèm: “from:lisa has:attachment” • Tìm các thư chưa ñọc ñược gửi trực tiếp cho bạn và nằm trong hộp thư ñến: “to:me is:unread in:inbox” Link xem Video demo: YouTube - To use advanced search Bạn có thể bật tính năng Search Autocomplete trong Labs ñể sử dụng toán tử dễ dàng hơn. Tìm chính xác trong Gmail bằng toán tử 24. Lọc email với ñịa chỉ cá nhân hoá Tôi chắc rằng ít bạn biết thủ thuật này. Nếu bạn có ñịa chỉ thidu@gmail.com .ðịa chỉ email này ñang ñược bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript ñể xem nó , thì bạn cũng sẽ nhận ñược thư gửi vào ñịa chỉ thidu+bấtcứgì@gmail.com. ðiều này rất hữu ích ñể lọc thư. Chẳng hạn, khi ñăng kí ở các diễn ñàn, bạn dùng ñịa chỉ thidu+diendan@gmail.comðịa chỉ email này ñang ñược bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript ñể xem nó , và thiết lập các quy tắc lọc thư riêng với các thư gửi vào ñịa chỉ này. 25. Xem những thư gửi trực tiếp cho bạn “Chỉ báo cấp ñộ cá nhân” ñặt mũi tên bên cạnh thư ñể cho biết một email ñược gửi trực tiếp cho bạn hay không. Mũi tên ñơn (›) là dành cho các email ñược gửi ñến cả bạn và những người khác, mũi tên kép (») cho biết email ñược gửi cho riêng bạn, và không có mũi tên chỉ các email gửi vào nhóm thư. Bật chức năng này (Personal level indicators) trong Settings →General. 26. Dùng Gmail khi không có Internet Với Gmail ngoại tuyến (offline), bạn có thể truy cập thư Gmail và sử dụng một cách bình thường ngay cả khi bạn không kết nối Internet. Tất nhiên bạn không thể nhận ñược các thư gửi ñến trong lúc không có kết nối. Các thư bạn soạn sẽ ñược gửi ñi khi bạn vào Internet trở lại. Tính năng này ñã chính thức ra mắt tháng 12 năm ngoái (phim minh họa là phim cũ). Bạn thiết lập tại Settings →Offline. Link xem Video demo: YouTube - Offline Gmail (in Gmail Labs) 27. ðính kèm nhiều tập tin một cách nhanh chóng Nếu bạn muốn gửi một tập tin vài từ cùng một thư mục, bạn chỉ cần giữ phím Ctrl (Cmd trên Mac) và nhấp vào mỗi tập tin bạn muốn ñính kèm theo tin nhắn của bạn, hoặc giữ phím Shift ñể chọn một nhóm liên tục của các tập tin. 28. Gửi thư ngắn với “(EOM)” Bạn muốn gửi thư với nội dung rất ngắn, nằm hết trong tiêu ñề (chẳng hạn như “ði ăn trưa thôi”). Khi phần nội dung bỏ trống, Gmail sẽ nhắc bạn thêm nội dung. ðể tránh bị “cằn nhằn”, bạn ghi thêm “EOM” hoặc “(EOM)” (viết tắt của “End Of Message” - kết thúc văn bản) ở cuối tiêu ñề. 29. Thiết lập trả lời theo mẫu Nếu bạn thấy mình gõ cùng một nội dung nhiều lần, hãy thử bật trả lời rập khuôn (canned messages) trong Labs. Soạn thư trả lời của bạn một lần, lưu nó, và dễ dàng sử dụng lại sau ñó. Bạn có thể lưu cùng lúc nhiều trả lời rập khuôn. Nếu bạn muốn ñược hoàn toàn tự ñộng, bạn có thể thiết lập bộ lọc tự ñộng trả lời với các trả lời rập khuôn khác nhau. 30. Xem trước YouTube, Flickr, Picasa và Yelp Gmail sẽ tự ñộng có thể phát hiện các liên kết thường ñược gửi qua email, như YouTube, Picasa, Flickr và Yelp. Những nội dung này sẽ ñược hiển thị ngay trong email. Bạn cần bật các chức năng này trong Labs. 31. ðến bất cứ ñâu với một cú nhấp chuột Liên kết nhanh (quick links) cho phép bạn tạo các ñịa chỉ tắt lưu lại những URL trong Gmail. Bạn có thể lưu các ñịa chỉ hay dùng, thí dụ liên kết ñến danh sách các chuyến bay sắp tới, hoặc liên kết ñể tìm kiếm các thư chưa ñọc: “is:unread”. Bạn cần bật tính năng này trong Labs. 32. Gửi và lưu trữ trong một thao tác ðây cũng là một tính năng trong Labs, cho phép bạn thêm một nút mới, dùng ñể trả lời, và lưu trữ ngay sau ñó tất cả chỉ với một cú nhấp chuột. 33. Gửi và nhận thư từ nhiều ñịa chỉ Nếu bạn thường xuyên kiểm tra nhiều tài khoản email, bạn có thể sử dụng Gmail như là nơi lưu trữ trung tâm. Chọn Settings →Accounts and Import →Add POP3 email account, sau ñó thêm tài khoản POP3 ñể nhận thư từ tài khoản này. Cũng trong tùy chọn này, phần “Send mail as” cho phép bạn thêm các ñịa chỉ khác ñể gửi mail từ ñịa chỉ ñó. 34. Hiển thị ảnh của bạn cho mọi người Hình ảnh của bạn ñược hiển thị mỗi khi ai ñó di chuột trên tên của bạn trong hộp thư ñến hoặc trong sổ ñịa chỉ. ðể thêm hoặc thay ñổi hình ảnh này, vào mục Settings →General →My Picture. Bạn có thể tải hình lên, hoặc chọn từ an-bom Picasa Web hoặc từ một URL nào ñó. . dễ dàng hơn. Tìm chính xác trong Gmail bằng toán tử 24. Lọc email với ñịa chỉ cá nhân hoá Tôi chắc rằng ít bạn biết thủ thuật này. Nếu bạn có ñịa chỉ thidu @gmail. com .ðịa chỉ email này. năng này (Personal level indicators) trong Settings →General. 26. Dùng Gmail khi không có Internet Với Gmail ngoại tuyến (offline), bạn có thể truy cập thư Gmail và sử dụng một cách bình thường. Thư viện biểu tượng của Gmail khá phong phú và biểu cảm. Ngoài ra, bạn có thể bật chức năng Extra Emoji trong Labs ñể có thêm nhiều biểu tượng khác. 21. Lưu ghi chú trong bản nháp Chức