Giáo trình cơ sở dữ liệu table

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin Khoa Công ngh Thông Tin

Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 19 Chng III: TABLE VÀ RELATIONSHIP Nhã nói  chng 2, Table là cu trúc c bn  lu tr d liu, là ni cha  liu v mt i tng thông tin nào ó. i Table c t chc thành các trng (Field) và các mu tin (Record). Trong mô hình d liu quan h, u quan trng nht là cu trúc ca các table và mi quan  gia các Table. Sau khi to ra mt CSDL trng, nhim vu tiên ca bn là phi to ra nhng Table (bng) cho CSDL ca bn. Trong vic to các Table, bn phi nm c các thao tác c bn sau: - To cu trúc Table. - t khóa chính cho Table. - To liên kt gia các Table. - Nhp và chnh sa d liu trong table, thêm, xóa các mu tin,…. - Sao chép, i tên, xóa table,… 3.1. To bng 3.1.1. To cu trúc ca bng - c 1: Trong ngn Table bn click New m hp thoi New Table. - c 2: Chn Design View n click OK. (khi ó ca s thit k table xut hin). - c 3: t tên trng trong ct Field Name, chn kiu d liu trong t Data Type và nhp thông tin mô t ý ngha ca trng trong ct Description (không bt buc). - c 4: Chuyn sang ca s Field Properties (dùng chut hoc nhn phím F6) t li các thuc tính cho trng nu cn (xem bng thuc tính bên di). - c 5: Lp li các bc 3 và 4  o thêm các trng khác (nu cn). - c 6: Xác nh khóa chính ca ng. (xem  mc 3.2). - c 7: u bng: Nhn Ctrl+S hoc click nút Save hoc vào File\Save và t tên cho bng. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 20 3.1.2. Mt s vn  liên quan n vic to cu trúc cho bng: a. Quy tc t tên field, control và table, query,…: - Chiu dài ti a 64 ký t. Bao gm s kt hp ca nhng ch cái, ch s, khong trng và mt s ký tc bit ngoi tr: du chm (.), du chm cm (!), u du trng âm (`) và du móng ngoc vuông ([,]) - Không c bt u bng khong trng và bn cng không nên dùng khong trng t tên. - Không cha các ký tc bit có mã ASCII t 0 n 31. - Không c t tên trùng nhau trong cùng mt i tng. - Không t tên trùng vi các tên có sn ca Access nh tên hàm, . (Nên t tên ngn gn  v sau s dng Query, form, module thì gp nhiu thun I). b. Các kiu d liu (Data Type) STT Tên kiu Công dng Kích thc 1 Text Cha ký t bt k i a là 255 ký t 2 Memo t k ni dung gì i a là 64.000 ký t 3 Number Cha tr s 1, 2, 4, hoc 8 byte 4 Date/Time Cha ngày và/hoc gi 8 byte 5 Currency Tin t 8 byte 6 AutoNumber  liên tc do Access t gán vào và không i c 4 byte 7 Yes/No Tr logic úng (True) hoc sai (False) 1 bit 8 OLE Object i tng nhúng (hình nh, âm thanh, tài liu ca Word, bng tính Excel, Equation, ) i a 1 GB 9 HyperLink Siêu liên kt i a 64.000 ký t 10 Lookup Wizard Chn mt tr trong danh sách các giá tr Tùy thuc vào kiu d liu ca các giá tr trong danh sách c. Các Properties (thuc tính) ca các field (trng) * Thuc tính chung (General): - Các thuc tính c bn Input Mask Quy inh mt n (mu) nhp liu (không bt buc) Caption t din t khác cho Field, không bt buc Default Value Giá tr mc nhiên Validation Rule Biu thc kim chng s liu nhp Validation Text Thông báo khi nhp s liu không tha Validation Rule Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 21 Required u chn Yes thì bt buc phi nhp liu cho Field này Indexed Chn No, hoc Yes, Duplicate OK, hoc Yes, No Duplicate Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 22 - Các thuc tính khác: Field Thuc tính Ý ngha - Giá tr Field Size Chn Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Replication ID Format General, Currency, Standard, Fix, Percent, Scientific Number Decimal Places  s l: Auto: tng Field Size Chiu dài ti a cho phép nhp liu Format >: Toàn ch hoa; <: Toàn ch thng;…. Text Allow Zero Length Chp nhn  trng hay không (Yes/No) Date/ Time Format General Data, Long Date, Medium Date, Short Date, Long Time, Medium Time, Short Time. Nu là ngày tháng thì bn nên chn là dd/MM/yyyy Yes/ No Format Yes/No; True/False; On/Off Format General Number, Currency, Euro, Fixed, Standard,… Cur- rency Decimal Places  s l: Auto: tng - Mt s ký hiu dùng làm Input Mask: 0 Tp hp nhng s t 0 n 9, bt buc nhp, không chp nhn du cng (+) và du tr (-) 9 Nhng s t 0 n 9 hoc khong trng (blank), không bt buc nhp, chp nhn du công (+) và du tr (-) # S hoc khong trng (blank), không bt buc phi nhp, khong trng c hin th trong ch son tho nhng lúc lu li thì nó b loi b, chp nhn du cng (+) hoc tr (-) L Ký t t A n Z, bt buc phi nhp ? Ký t t A n Z, không bt buc phi nhp a Ký t t A n Z hoc s t 0 n 9, bt buc phi nhp A Ký t t A n Z hoc s t 0 n 9, không bt buc phi nhp & Ký t bt k và khong trng, bt buc phi nhp C Ký t bt k và khong trng, không bt buc phi nhp . , : ; - / Quy nh cách t du phân cách phn nghìn, ngày tháng và du phân cách. u này tùy thuc vào cách quy nh môi trng trong Control Panel < i tt c nhng ký t thành ch thng > i tt c nhng ký t thành ch hoa ! Quy nh li cách hin th d liu sang trái, thông thng khi bn nhp d liu vào nó tng n t trái qua phi \ Ký t theo sau xem nh là mt hng tr. Ví d \a s bin thành A Ví d: Input Mask Nhp liu ý ngha >L000 A001 (ký u hoa 3 ký t sau là s bt buc phi nhp) La00 NB01 (ký u ch ký t th 2 là s hoc ch ký t th t002 4 và 5 là s buc phi nhp). Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 23 * Thuc tính nhp liu (Lookup): Display Control  Textbox: To u khin Textbox.  Listbox: To u khin dng hp danh sách Listbox  Combo box: To u khin hp Combo Box. Row Source Type  liu ngun ly t Table/Query hoc t mt danh s ách có n (Value List) hoc t mt trng (Field List). Row Source Chn tên Table/Query hoc nhp danh sách các giá tr hoc chn tên trng tùy vào thuc tính Row Source Type. 3.2. t khóa chính (Primary Key) cho Table: Trong mi table ta nên t mt khóa chính  o liên kt gia các table. Access s kim tra tính úng n ca d liu nhp vào thông qua các mi liên h gia các table. Khóa chính có th là mt hoc nhiu trng kt hp li vi nhau.  Ý ngha ca khóa chính trên mi bng: + Xác nh tính duy nht ca i tng: các mu tin trong cùng Table không c phép trùng nhau, tránh trùng lp d liu. + Xác nh các field còn li ca table. Ví d nh bit c MAKH ta s bit c tên và a ch cakhách hàng. + Không c phép nhn giá tr rng.  Ý ngha ca Khóa Ngoài ( Foreign key) trên mi bng: Là t hay nhiu trng ca mt Table là khóa chính ca Table khác. Do vy d liu lu tr trong các trng khóa ngoài này phi c lu tr trên các trng khóa chính. Ví d: + Table DMKHO(MAKHO ,TENKHO,DIACHIKHO) có khóa chính là MAKHO. + Table: DMKH(MAKH ,TENKH,DIACHIKH,DONVIKH) có khóa chính là MAKH. + Table HOADON( SOHD , NGAYHD, LOAIHD, MAKH, MAKHO, TRIGIA, DIENGIAIHD) có khóa chính là SOHD, khóa ngoài là các trng MAKHO, MAKH.  Ý ngha ca khóa chung gia 2 bng: + Xác nh mi quan h mt-mt (1-1), t-nhiu (1 - ) gia 2 bng. + Các khóa chung phi có cùng kiu d liu và kích thc. + D liu phi có  ng mt thì mi cho phép nhp  ng nhiu (). + Nên nhp d liu  trng có khóa chung trên bng nhiu bng Combo box . Ví d: + Khóa chung gia 2 bng HOADON và DMKHO là MAKHO + Khóa chung gia 2 bng HOADON và DMKH là MAKH  Cách t khóa chính cho Table: 1. Chn trng làm khóa chính (khóa chính có th gm nhiu trng). 2. Click vào biu tng Primary Key hoc chn Edit\Primary Key hoc Right Click chn Primary Key. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 24 - Các trng t khóa chính bên trái có chìa khóa kèm theo - Nu mun xóa khóa, bn làm li các bc trên. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 25 3.3. Thit lp mi quan h (relationship) gia các Table: Sau khi bn ã to c các Table cn thit cho CSDL ca bn, bc tip theo là bn phi thit lp mi quan h (liên kt) gia các Table này li vi nhau. 3.3.1 Thit lp mi quan h (relationship): Các bc c tin hành nh sau: - Bc 1: Click biu tng hoc R_click chn Relationships hoc vào Tools\Relationship. - Bc 2: Click chn tên ca table có trong hp thoi Show Table và click Add  thêm các table vào ca s Relationships (Có th kt hp phím Shift và phím Ctrl chn nhiu Table ng thi). - Bc 3: Click Closeóng p hi thoi Show Table li. u cn thêm table vào, bn R_Click, chn Show Table và p lai bc 2. - Bc 4: Click vào trng tham gia liên kt t mt bng và rê trng ó sang trng ng ng ca bng còn li. p thoi Edit Relationship xut hin, bn có th chn mt trong các check box sau ri click nút Create:  Enforce Referential Integrity: Kim tra quy lut toàn vn d liu, ngha là khi nhp liu vào table cho u Many () Access s kim tra d liu bên table u One, u u One không có thì Access s báo li. Ví d: Bn không th  nhp trong bng HOADON mt MAKHO nào ó cha tn ti trong bng DMKHO.  Cascade Update Related Field: khi thay i ni dung bên u One thì nhng u tin thuc bên u Many có liên h s thay i theo. Khi thay i MAKHO trong DMKHO thì nhng MAKHO ng ng trong bng HOADON  thay i theo.  Cascade Delete Related Records: thì khi bn xóa d liu bên u One thì tt  nhng mu tin có liên h bên u Many s b xóa theo. Thuc tính này rt nguy him, nu bn không cn thn thì khi bn xóa thì ni dung ca bn không th phc i c. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 26 - Bc 5: To các liên kt khác (lp li bc 4 cho các field khác). - Bc 6: óng ca s Relationships và lu li cách trình bày. Chú ý: Khi thit lp mi quan h - Hai field ca hai table phi cùng data type (kiu), cùng size (chiu dài). - Nu d liu ã nhp vào table ri thì d liu ó phi hp vi qui tc ca relationship, u không thì ta phi xoá ht d liu mi thit lp c relationship. 3.3.2 Thay i thuc tính Relationship (liên kt): - M a s Relationship (click vào biu tng ) - Click phi vào dây liên kt cn chnh, chn Edit Relationship. - Thay i thuc tính relationship (ging nh phn 3.3.1). 3.3.3 Xóa dây Relationship (liên kt): - M a s Relationship. - Click phi vào dây liên kt cn chnh, chn Edit Delete, sau ó chn Yes trong p thoi xác nhn vic xóa. 3.3.4 Xóa mt bng trong ca s Relationships: - M a s Relationship. - Click vào bng cn xoá và nhn phím Delete. - Lu li nhng thay i. 3.4. Nhp d liu cho Table 3.4.1 Cách nhp và chnh sa d liu - Bc 1: Trong ngn Table, chn Table cn nhp d liu hoc chnh sa ri click nút Open hoc click úp vào tên table hoc R_Click vào tên table và chn Open  m màn hình nhp liu (Datasheet View). - Bc 2: Ln lt nhp các mu tin vào tng dòng ca table hoc di chuyn n mu tin cn sa và nhn phím F2. D liu nhp vào phi tha mãn các thuc tính ca bng và ca trng. - Bc 3: Lu bng li bng cách chn File\Save; hoc nhn Ctrl + S; hoc click nút Save. u ý: Phi nhp d liu bên u 1 trc khi nhp d liu bên u  . 3.4.2. Các phím dùng  nhp và chnh sa d liu: Phím/T hp phím Công dng Tab/Shift+Tab Sang ô bên phi/trái Home/End n u dòng/cui dòng Ctrl+Home/Ctrl+End n mu tin u/cui Enter Chp nhn d liu và di chuyn con tr sang ô bên phi. Shift+Enter Chp nhn d liu F2 Chuyn sang ch chnh sa ni dung ca ô Ctrl+’ Chép giá tr ca mu tin phía trên Ctrl+Alt+Space y giá tr mc nhiên Shift+F2 Phóng to/thu nh ô ang nhp liu Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 27 3.4.3. Mt s thao tác c bn  Chn mu tin: Click vào thanh chn u mu tin. Nu mun chn nhiu mu tin thì click vào mu tin u và rê n mu tin cui.  Sao chép mu tin: Nhn Ctrl+C hoc Edit\Copy sao chép vào clipboard ri nhn Ctrl+V hoc Edit\Paste dán li vào table.  Di chuyn mu tin: Nhn Ctrl+X hoc Edit\Cut ct mu tin vào clipboard ri nhn Ctrl+V hoc Edit\Paste dán li vào table.  Xóa mu tin: Chn mu tin cn xóa ri nhn phím Delete.  Chn Font ch: Dùng lnh Format\Font hoc dùng các nút công cnh dng font. Nu mun thay i font ch mc nhiên thì vào Tools\Options\Datasheet.  Thay i kích thc ca ct: Rà chut lên biên phi ca ct n khi xut hin i tên 2 chiu thì rê chut  thay i  rng hoc click úp  có  rng va  cho d liu trong ô.  Thay i chiu cao ca dòng: Rà chut lên cnh di ca dòng n khi xut hin mi tên 2 chiu thì rê chut  thay i  cao.  Thay i tiêu  ct/tên trng: Vào ch chnh sa cu trúc ca bng và t li thuc tính Caption hoc vào Format\Rename Column.  Chèn/xóa ct: Click phi vào ct và chn Insert Column/Delete Column.  p xp th t: Click phi vào ct mun sp xp, chn Sort Ascending hoc Sort Descending. 3.4.4. Mt s thông báo li thng gp khi cp nht d liu 1. Trùng d liu trên khóa chính y ra khi có giá tr ca 2 mu tin trên khóa chính trùng nhau. 2.  trng ô bt buc phi nhp y ra khi bn không nhp giá tr cho mt trng c t thuc tính Required là Yes. 3. Khóa ngoi không tn ti y ra khi có mt giá trc nhp vào u nhiu ca mt liên kt cha c nhp u mt ca 2 bng có quan h 1-nhiu. 4. Vi phm quy tc kim tra d liu Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Trung t©m Tin häc Trang 28 y ra khi giá tr nhp vào mt trng không tuân theo úng quy nh trong thuc tính Validation Rule c t cho trng ó. 5. Nhp d liu sai kiu y ra khi giá tr nhp vào mt trng không úng hoc vt ngoài phm vi a kiu d liu quy nh cho trng ó. 3.5. Mt s thao tác khác 3.5.1.Thit k li cu trúc ca Table: Chn Table cn thit k và click Design hoc R_Click chn Design, bc làm tip theo hoàn toàn ging nh lúc thit k. Nu ã to liên kt n table khác, bn cn phi xóa liên kt trc khi tin hành chnh sa. 3.5.2.Sao chép cu trúc ca Table Trong mt s trng hp, CSDL có nhng Table có cu trúc tng t nhau thay vì bn thit k mi bn có th copy cu trúc ca Table ã có và dán (Paste) thành Table mi. Cách làm nh sau: - R_Click vào Table và chn Copy. - R_Click vào vùng trng và chn Paste. - Nhp tên mi (tên này phi khác vi nhng tên ã có) vào ô: Table Name.  Structure and Data (cu trúc và d liu).  Append data to Existing Table (b sung  liu vào table ã có ri). 3.5.3. Import (nhp) Table t CSDL khác: [...]... t table/ Query khi nh p li u cho m t table 11 Ch n ki u d li u nào n s t ng t ng nh tr ng s th t trong table 12 Ý ngh a c a m i quan h t - nhi u ; m t - m t gi a các Table trong t p tin CSDL 13 Cách nào thì b n có th nh p kh u Table t các CSDL khác c a Access, Foxpro, Excel… 14 Ý ngh a c a vi c t o Input Mask khi thi t k c u trúc cho Table Trung t©m Tin häc Trang 30 Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table. .. häc Trang 29 Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table -Ch n CSDL ích (có th là Excel, Fox, ) ch n nút Save khi ó c a Export hi n ra t tên cho table, click vào OK, ta có th ch n m t trong 2 tùy ch n sau: Definition and Data (C u trúc table và d li u) Definition Only (Ch C u trúc table) 3.6 Các v n c nn m -T o c c u trúc cho Table (xem 3.1) và t khóa chính cho Table (xem 3.2) - Xác nh m i quan h t - m t... p sang ng quan h nhi u (b ng con) thông qua Row source Type là Table/ Query - Nh p li u cho Table 3.7 Câu h i ôn t p: 1 Trình bày m t s ki u d li u (Data Type) và t ng ng v i m i ki u có nh ng thu c tính (Properties) gì ? 2 Nêu m t s quy c trong cách t tên cho m t Table 3 Cách nh d ng Font m c nh nh p li u cho Table 4 Trong m t CSDL, 2 Table c phép trùng tên nhau không ? 5 H p h i tho i sau ây xu t...Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 3: Table Access cho phép n t o table b ng cách l y d li u các CSDL khác nh : Excel, Foxpro, Access… Các b c th c hi n nh sau: - R click vào ng n Table, ch n Import - Ch n CSDL ngu n trong p tho i Import - Ch n table c n nh p trong h p tho i Import objects, click OK 3.5.3 Export (xu t) Table n CSDL khác: - R Click vào table c n export, File\Export Trung t©m Tin... Row), th hi n 7 Khái ni m v khóa chính (Primary Key), khóa ngoài c a tr ng trong Table 8 Nêu ý ngh a c a các thu c tính liên k t gi a 2 Table (Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Records) 9 Khi 2 Table A và B ã c liên k t v i nhau, b n có c phép thay i c u trúc t trong 2 Table ó không ? N u không c, thay i c u trúc tr c tiên b n ph i làm gì ? Và làm nh . nhng Table (bng) cho CSDL ca bn. Trong vic to các Table, bn phi nm c các thao tác c bn sau: - To cu trúc Table. - t khóa chính cho Table. - To liên kt gia các Table. - Nhp. liu trong table, thêm, xóa các mu tin,…. - Sao chép, i tên, xóa table, … 3.1. To bng 3.1.1. To cu trúc ca bng - c 1: Trong ngn Table bn click New m hp thoi New Table. - c 2:. sau: - R. click vào ngn Table, chn Import. - Chn CSDL ngun trong p thoi Import. - Chn table cn nhp trong hp thoi Import objects, click OK. 3.5.3. Export (xut) Table n CSDL khác: -