Thảo luận tin ud của excel trong bài toán tính lương pps

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ  BÁO CÁO ĐỀ TÀI THẢO LUẬN MÔN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG Đề tài: Ứng dụng Excel vào bài toán tính lương hành chính một cơ quan hành chính sự nghiệp Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Hằng Giang Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 3 1 Mục lục: Lời mở đầu Chương I: Lý thuyết 1.1 Các khái niệm cơ bản. 1.1.1 Khái niệm Excel. 1.1.2 Khởi động Excel. 1.1.3 Thoát khỏi Excel. 1.1.4 Giới thiệu bảng tính Excel. 2 LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển thì ứng dụng của CNTT vào cuộc sống hiện đại của chúng ta hằng ngày, hàng giờ và cả các lĩnh vực đã không còn xa lạ nữa. Việc đưa tin học vào ứng dụng đã giúp cho việc quản lí được tiện lợi, nhanh chóng và khoa học hơn. Nó vừa giúp chúng ta tiết kiệm sức lực của con người và giải quyết các vấn đề một cách chính xác hơn. Vì vậy ngày càng có nhiều phần mềm quản lý và ứng dụng được đưa vào thực tế áp dụng và đạt được nhiều thành công lớn. Trong các phần mềm mang nhiều tiền ích và được sử dụng rất rộng rãi đó có chương trình Excel. Đây là chương trình xử lí khá hay và rất thân thiện với người dùng. Đặc biệt hiện nay nó được ứng dụng nhiều trong các cơ quan làm việc, xí nghiệp, trường học, công ty trong việc tính toán và quản lí. Trong quá trình làm việc chúng ta không thể tránh khỏi những công việc lặp đi lặp lại luôn khiến chúng ta nhàm chán và tốn nhiều thời gian vì thế mà nó gây ra cho chúng ta cảm giác khó chịu mà không thể chuyên tâm và phát huy tốt khả năng làm việc. Nhưng với Excel các bạn có tránh được những phiền phức kia, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Trong đề tài này chúng tôi nghiên cứu một ứng dụng lớn của excel đó là tính lương hành chính trong các cơ quan làm việc. Thay vì phải tính toán mệt mỏi với lương của từng người thì với excel chúng ta chỉ cần vài thao tác đơn giản là có thể cùng lúc tính được lương cho tất cả mọi người. Vì thế mà tốc độ sẽ nhanh hơn rất nhiều. Hiện nay hầu hết tất cả mọi cơ quan đều dùng tiện ích này. Vì thế mà chúng tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài này để cho mọi người có thể hiểu rõ hơn về excel, một số ứng dụng của nó. Bài thảo luận này còn nhiều thiếu sót, mong rằng khi đọc xong sẽ nhận được lời đóng góp của các bạn để bài tiểu luận của chúng tôi có thể hoàn thiện hơn. Xin trân thành cảm ơn! 3 CHƯƠNG I: LÝ THUYẾT 1.1. Các khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm Excel - Excel là một phần mềm chuyên dụng dùng để tính toán trên máy tính làm việc trên môi trường Window, nó có thể thực hiện được các phép tính từ đơn giản đến phức tạp. - Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng biểu. - Cho phép người sử dụng tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa. 1.1.2 Khởi động Excel Cách 1: Nhấn nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office 2003. Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office 2003 trên màn hình nền. 1.1.3. Thoát khỏi Excel 4 Cách 1: Nhấp chuột vào mục thực đơn File hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F chọn Exit. Cách 2: Kích vào biểu tượng 1.1.4 Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ bảng tính (Workbook). Trong một sổ bảng tính có rất nhiều trang bảng tính. - Một bảng tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo chữ cái A, B, C,…,Z, AA, AB, AC,… và 65536 dòng được đánh chỉ số theo thứ tự 1, 2, 3,….,65536. 5 - Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo 3 trang bảng tính trắng và đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3 sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang trắng mới và chúng được đặt tên là Sheet4, Sheet5, - Ô (Cell): Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng. Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau. VD: Địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ ô cuối cùng trên trang bảng tính là IV65536. - Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có các thành phần chính sau: 6 - Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin. - Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bàn tính - Thanh công cụ: Cung cấp các nút thao tác nhanh. - Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị toạ độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô. - Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B,…, Y, Z, AA, AB, IV. Mỗi cột có chứa 65536 ô. - Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ 1 đến 65536. Mỗi dòng chứa 256 ô. - Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị những ô bị che khuất. - Thanh trạng thái: Ở dưới đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản. o Ready: Đang sẵn sàng làm việc. o Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức. o Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ. o Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại. - Cửa sổ bảng tính ( Worksheet Windows) là phần lớn nhất dùng để nhập dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị,…. 7 Một số nút lệnh cơ bản trên thanh công cụ chuẩn. Một số nút lệnh cơ bản trên thanh định dạng: 8 1.2 Quản trị cơ sở dữ liệu trên bảng tính. 1.2.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu - Là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xóa, rút trích những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. - Các vùng trên cơ sở dữ liệu: • Vùng Database (vùng CSDL): gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field Name) của CSDL 1.3 Các ưu nhược điểm của Excel 1.3.1 Ưu điểm - Đơn giản, dễ sử dụng. - Người sử dụng có thể chủ động, dễ dàng chỉnh sửa, theo nhu cầu, mong muốn của mình. - Không phụ thuộc vào nhà phát triển, tăng khả năng tự tìm hiều làm chủ công việc. - Khi thay đổi dữ liệu, bảng tính hệ thống sẽ tự động tính toán lại theo số liệu mới. - Cách trình bày cũng hợp với suy nghĩ thông thường, không có những khái niệm phức tạp khó hiểu như các chương trình về CSDL. Nó mô phỏng lại hoàn toàn 9 quá trình ghi chép sổ sách và bổ sung thêm các công cụ tính toán để thực hiện nhanh hơn. 1.3.1 Nhược điểm - Không thích hợp khi tổ chức những cơ sở dữ liệu mà dữ liệu có nhiều mối quan hệ kết hợp với nhau tạo thành 1 hệ thống tự động từ khâu nhập dữ liệu, đến xử lí và tính toán. - Chỉ làm với một người ở trên một file, tại một thời điểm. - Dữ liệu trong nhiều năm phải lưu trữ ở nhiều file độc lập. - Dữ liệu có dung lượng lớn thì khi mở ra rất chậm. - Các chứng từ nhập đa phần dạng row của một sheet nên không đúng mẫu chứng từ thật sự. - Tính an toàn, bảo mật dữ liệu không cao. 10 . có thể hiểu rõ hơn về excel, một số ứng dụng của nó. Bài thảo luận này còn nhiều thiếu sót, mong rằng khi đọc xong sẽ nhận được lời đóng góp của các bạn để bài tiểu luận của chúng tôi có thể. hành chính trong các cơ quan làm việc. Thay vì phải tính toán mệt mỏi với lương của từng người thì với excel chúng ta chỉ cần vài thao tác đơn giản là có thể cùng lúc tính được lương cho tất. THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ  BÁO CÁO ĐỀ TÀI THẢO LUẬN MÔN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG Đề tài: Ứng dụng Excel vào bài toán tính lương hành chính một cơ quan hành chính sự nghiệp Giáo viên