Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận một tăng tuy nhiên công ty cũng phải đứng trớc những thách thức mới do cơ chế thị trờng gây ra. Thách Thức: Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trờng đem lại thì đi cùng với nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trờng mở cửa sẽ có nhiều công ty cũng ra nhập ngành làm cho công ty phải chia sẻ thị trờng với các đối thủ khác, mặt khác chính vì có những đối thủ khác ra nhập thị trờng cho nên đòi hỏi công ty phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về phía mình nên công ty phải thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền phát để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nớc cha sản suất đợc công việc này thật khó. Môi trờng tổ chức Công ty bu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của công ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức năng khácnhau Mô tả chức năng các phòng : Phòng kế toán phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế toán, tính lơng cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo tổng hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của những khách hàng mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trởng phòng kế toán còn phải ký các phiếu chi để chi tiền mua sắm các thiết bị. Mô hình chức năng phòng kế toán Phòng kế toán ngoại tệ Nhận Tiền mặt Các phơng thức thanh toán Ngân hàng Thẻ tín dụng Khách hàng . . Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD) Trả tiền các khoản Phải Thu đã Kiểm tra Phải thu Trớc thuế D3 kho hoá đơn Báo Cáo Gửi đến Gửi đến Gửiđến Khách hàng 1.0 Kiểm tra số tiền phải thu 2.0 Tính các khoản phải thu 3.0 Tính VAT Bộ tài chính 5.0 Lập báo cáo Ban giám đốc 4.0 Lập phiếu thu Yêu cầu chi tiền 6.0 Viết phiếu phê duyệt chi Viết phiếu chi . . Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận c.chức năng phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ phải sửa chữa các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc phục sự cố các thiết bị trong công ty cũng nh ở bên ngoài, ngoài ra phòng kỹ thuật còn phải chịu trách nhiệm đó là khi công ty mua các thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi kiểm định chất lợng các thiết bị mà bên bạn đã giao cho. Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD): Yêu cầu gửi đi thực hiện Phân Công Trả lại thông báo yêu cầu gửi đến D1 Kho hoá đơn 2.0Kiểm tra yêu cầu 1.0Tiếp nhận yêu cầu 4.0 Thực hiện sửa chữa Khách hàng 3.0 Phân công sửa chữa,nắp đặt 5.0 Thu tiền sửa chữa 6.0Viết hoá đơn Phòng kế toán . . Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận Sơ đồ hệ thông trả lơng phòng kế toán(DFD): Ngày công Ngày công đã kiểm tra phiếu lơng phiếu lơng Tổng hợp Tổng hợp Thu Nhập trớc thuế D1:HS thu nhập Thu Nhập sau thuế Phiếu thuế Phiếu thuế D1 Nhân viên Nhân viên Giám đốc Nhân viên 1.0 Tra ngày công Tính các khoản khấu trừ Tính thuế Bộ tài chính Nhân viên . . Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách hàng(DFD): Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp thắc mắc khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách hàng gửi yêu cầu đến (khi khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh tế xã hội, văn hoá, thể thao thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này chính là số máy của phòng trả lời khách hàng sau đó nhân viên trong phòng sẽ nhấc máy và trả lời những thắc mắc mà khách hàng đa ra ). ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ khác nh là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu niên,nhi đồng(khi một bé trai, hoặc bé gái muốn nghe truyện cổ tích thì em bé đó chỉ cần bấm số máy 1080 thì lập tức nhân viên của phòng trả lời thắc mắc khách hàng sẽ nhấc máy và sẽ đọc chuyện cổ tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển phát nhanh (dịch vụ nhận điện hoa, đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa cho bạn của mình nhân một ngày nào đấy, chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa hoặc ngại không giám đến nhà, hay muốn dành cho bạn mình một điều bất ngờ thì có thể gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu khách hàng theo số 1080 hoặc yêu cầu đạt một lẵng hoa, hay một bó hoa theo ý mình đến địa chỉ mà anh ta yêu cầu và anh ta phải cho biết số điện thoại của anh ta, địa chỉ của anh ta sau khi nhận đợc yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp thắc mắc khách hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty để đặt hoa cho khách hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải trở hoa đến địa chỉ mà khách hàng yêu cầu, trong trờng hợp khách hàng ở xa địa điểm của công ty ví dụ nh khách hàng ở Đà Nẵng thì núc này công ty sẽ phải liên hệ với bu điện Đà Nẵng để bu điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo địa chỉ của công ty) chi phí cho những lần đặt hoa sẽ đợc nhân viên của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng thông báo trớc khi khách hàng đặt điện hoa, thanh toán chi phí sẽ đợc nhân viên điện thoại khi thu tiền điện thoại sẽ thu (trong trờng hợp thuê bao điện thoại cố định). . . Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận Còn những trờng hợp khác thì ngời đặt hoa phải có thẻ tín dụng, hoặc đặt trớc một khoản tiền cho đại lý bu điện ở gần nơi mình ở Sơ đồ biểu diễn chức năng phòng trả lời hỏi đáp đáp ứng đáp ứng D1 kho dữ liệu lấy dữ liệu đáp ứng đáp ứng đáp ứng đáp ứng Hình 3.4 Hình này mô tả qua chức năng mà phòng trả lời yêu cầu khách hàng phải thực hiện Yêu cầu khác Phòng trả lời những thắc mắc Khách hàng yêu cầu thông tin kinh tế xã hội Yêu cầu điện hoa Những thắc mắc về dịch vụ bu điện kể chuyện cho thiếu nhi Yêu cầu tìm địa chỉ . . Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng Yêu cầu Thực hiện Thực hiện Truy cập D1:Khodữliệu Gửiđến 2.0 Xem xét và tìm kiếm Phòng trả lời yêu cầu 3.0 Lu trữ dữ liệu tìm thấy 1.0Xem xét đáp ứng dịch vụ đặt hàng Khách Hàng . . Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận Mô tả qua chức năng các phòng khác (phòng mark,phòng giám đốc, phòng quản trị). Phòng Marketing: Phòng marketing là phòng rất quan trọng trong công ty chức năng chính của phòng này đó là thu thập thông tin khách hàng, thông tin của các đối thủ cạnh tranh, thông tin thị trờng sau đó là xử lý thông tin để cung cấp cho các phòng ban liên quan, để các phòng này ra các quyết định, vạch ra các chính sách, sách lợc,đờng lối, các chiến lợc kinh doanh của công ty trong tơng lai, thông tin phòng marketing cung cấp là vô cùng quan trọng, thông tin này ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh trong công ty trong tơng lai, đến các chiến lợc kinh doanh trong công ty trong tơng lai, cũng nh lợng hàng bán đợc của công ty hiện tại, ngoài ra phòng marketing còn có nhiệm vụ đa ra các chính sách, các phơng thức để công ty bán đợc hàng trong tơng lai vạch ra các chiến lợc để xâm nhập các thị trờng mới, các chính sách để mở rộng thị trờng Phòng quản trị: Phòng quản trị có tất cả là 5 nhân viên, hoạt động chính của phòng này đó là quản lý các hoạt động của nhân viên trong công ty, quản lý nguồn nhân lực trong công ty, ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho công ty, nếu công ty có nhu cầu, và thêm vào đó thì phòng quản trị còn có nhiệm vụ giải quyết các chính sách của cán bộ công nhân viên đang còn lao động, cũng nh các công nhân viên đã về hu, thêm vào đó thì phòng quản trị còn phải có nhiệm vụ nữa đó là phòng phải nên các báo cáo về các phong trào của nhân viên, các thành tựu và hạn chế của cán bộ công nhân viên của công ty để báo cáo lên ban giám đốc để xét duyệt khen thởng kỷ luật cán bộ công nhân viên. Phòng giám đốc Phòng giám đốc bao gồm có ba thành viên trong đó một giám đốc, một phó giám đốc và một th ký chức năng chính của phòng nàyđó là nhận báo cáo,phê duyệt các báo cáo,ký các quyết định bổ nhiệm cán bộ trong công ty, đa ra các chiến lợc kinh doanh của công ty trong tơng lai . . . Đề án Môn học Sinh Viên : Trần Trung Thuận Sơ đồ chức năng của cả hệ thống(DFD): đa các lấy thông tin báo cáo lấy lấy thông tin đa các báo cáo đa báo cáo đa báo cáo gửi đến Hồ sơ khách hàng Yê Yêucầu cầu Yê Yêu cầu D2 kho dữ liệu 3.0 Lập báo cáo Giám đốc Phòng kế hoạch 1.0 Nhập các thông tin khách hàng Phòn g kế toán Phòng quản trị Phòng kỹ thuật 2.0 tìm kiếm thông tin,nắp đặt điện thoại mới Cá nhân Tổ chức Đơn vị khác Phòng kế hoạch Khách hàng Đối tác kinh tế . . . thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền phát để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nớc cha sản suất đợc công việc này thật khó. Môi trờng tổ chức Công ty bu. tính lơng cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo tổng hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của những khách hàng mới đăng ký sử dụng số điện thoại,. số điện thoại của anh ta, địa chỉ của anh ta sau khi nhận đợc yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp thắc mắc khách hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty để