GIÁO TRÌNH Word 2007 - Tìm hiểu Microsoft Office 2007 phần 3 doc

Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THƠNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 Danh sách dạng số ký hiệu a Một danh sách đơn giản Danh sách (List) thành phần hữu ích tài liệu, dùng để tóm tắt, liệt kê thơng tin giúp người đọc dễ hiểu hiểu vấn đề sâu Có dạng danh sách dạng đánh số (Numbering) dạng ký hiệu (Bullet) Nếu bạn có chuỗi thơng tin có phân biệt mức độ thứ tự danh sách dạng số lựa chọn thích hợp Cịn cần liệt kê nên dùng dạng ký hiệu Ví dụ minh họa danh sách dạng chữ số, đơn cấp đa cấp Danh sách cịn có phân cấp: đơn cấp đa cấp Một danh sách đơn cấp danh sách mà thành phần loại tính chất Danh sách đa cấp có nghĩa nhiều thành phần danh sách chứa danh sách khác Bạn thấy khác biệt danh sách đơn đa cấp hình minh họa Trong phần thảo luận danh sách đơn giản, có cấp (đơn cấp) Các danh sách đa cấp đè cập phần sau b Tạo danh sách cách gõ ký tự thích hợp Có nhiều cách để tạo danh sách, cách đơn giản tạo tự động cách gõ số ký tự tổ hợp ký tự đầu câu Nếu bạn muốn tạo danh sách dạng ký hiệu (Bullet) đánh dấu (*) đầu câu, khoảng trắng Dấu * tự động biến thành ký hiệu hình chấm en vy l danh sỏch ca bn ó Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 36 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 khởi tạo Khi xong thành phần danh sách, gõ ENTER, lúc chấm đen khác tự động xuất sẵn sàng cho thành phần Nếu muốn tạo danh sách dạng số tự động gõ số dấu chấm (1.), khoảng trắng Đây điểm Word 2007, phiên trước bạn phải nhấn phím ENTER danh sách khởi tạo Danh sách dạng chữ (a, b, c, ) cách thể khác danh sách dạng số nên cách khởi tạo tương tự: bạn gõ chữ a dấu chấm (a.) sau khoảng trắng Ngồi dạng hình chấm đen trên, danh sách ký hiệu cịn có nhiều biểu tượng khác để bạn chọn lựa hình vng, hình kim cương, hình mũi tên v.v c Kết thúc danh sách Bạn gõ xong phần cuối danh sách, để kết thúc ký hiệu hay chữ số không tự động xuất Cách dễ để kết thúc việc tạo danh sách nhấn phím ENTER hai lần liên tiếp Bất bạn nhấn ENTER ký hiệu số xuất Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 37 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 để chuẩn bị cho thành phần danh sách, nhiên bạn nhấn ENTER lần ký hiệu / số biến để bạn bắt đầu đoạn văn Nếu bạn muốn thực khác chút chảng hạn lúc danh sách bạn muốn tạo dòng mà khơng có ký hiệu hay số phía trước dòng nằm ngang hàng với thành phần phía danh sách Lúc này, sử dụng phím BACKSPACE (xóa lùi) để xóa ký hiệu (hoặc số) đầu dòng giữ nguyên canh lề so với dịng văn phía Nếu bạn muốn dịng nằm ngang với ký hiệu (hoặc số) thay nằm ngang văn phía trên, nhấn BACKSPACE lần d Ký hiệu hay chữ số Bạn lỡ chọn sai kiểu danh sách? Bạn chọn kiểu danh sách ký hiệu thấy kiểu chữ số hay hơn, ngược lại? Khơng có đáng lo, chuyển qua lại hai kiểu dễ dàng Hãy Click vào vị trí danh sách, sau nhấn vào nút Bullet Numbering Ribbon Bạn dùng nút để bắt đầu danh sách cách Click vào nút phù hợp bắt đầu gõ thành phần danh sách Hoặc bạn chọn đoạn văn mà bạn muốn tạo danh sách nhấn nút phù hợp Mỗi đoạn tương ứng với thành phần danh sách e Thay đổi ký hiệu cho danh sách Nếu bạn có danh sách dạng ký hiệu (Bullet) cảm thấy nhàm chán với chấm đen hình trịn bạn thay chúng ký hiệu khác có sẵn Word Hãy Click vào nút mũi tên bên cnh nỳt Bullet xem th vin Bullet Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 38 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thậm chí bạn khơng hài lịng với ký hiệu sẵn có, bạn tự tạo ký hiệu riêng Hày chọn Define New Bullet để thực điều Có dạng ký hiệu mà bạn tạo: Biểu tượng (Symbol) Hình ảnh (Picture) Các ký hiệu biểu tượng sử dụng ký tự Font đặc biệt Weddings Windding Để sử dụng biểu tượng bạn phải cài đặt Font phù hợp máy tính Bạn cần ý điều bạn gửi tài liệu cho người mà máy tính họ khơng có Font phù hợp dẫn đến lỗi hiển thị Ký hiệu dạng hình ảnh thực chất ảnh nhỏ Bạn tìm thấy nhiều dạng ký hiệu hình ảnh Microsoft Office Online Hoặc bạn tự tạo cho riêng mình, cần lưu ý ảnh phải nhỏ nên đừng sử dụng hình ảnh phức tạp Cùng với Thư viện Bullet cịn có Thư viện Numbering hoạt động tương tự Bạn chỉnh sửa Font, màu sắc, kích thước cho ký hiệu dạng số danh sách f nh dng danh sỏch Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 39 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Chọn số danh sách Định dạng lại Danh sách với kiểu định dạng Bạn định dạnh số ký hiệu danh sách mà khơng làm ảnh hưởng đến phần cịn lại Ví dụ thay dùng kiểu màu đen in đậm mặc định bạn thay màu đỏ Cách thự sau: Chọn chữ số ký cách Click vào số chúng, ý khơng chọn phần văn Sau khí chọn xong dùng nút lệnh Ribbon để định dạng theo ý bạn Clcik danh sách để xem thay đổi g Làm việc với đoạn văn danh sách dán danh sách Giả sử bạn có danh sách với dấu chấm màu đen số đầu dòng, bạn muốn số thành phần danh sách có đoạn văn khơng có ký hiệu đầu hình minh họa Có nhiều kịch cách xử lý tùy theo yêu cầu kinh nghiệm người dùng Giả sử bạn muốn xóa ký hiệu số đầu đoạn muốn giữ canh lề ngang với phần lại danh sách click chuột sau chấm đen nhấn nút BACKSPACE Nếu bạn muốn xóa ký hiệu số đầu đoạn muốn đoạn canh lề cao với canh lề tài liệu thay nằm ngang với thành phần cịn lại danh sách chọn vào ký hiệu số đầu dòng nhấn DELETE Để tạo đoạn văn thành phần danh sách nhấn SHIFT + ENTER thay nhấn ENTER Lúc đoạn văn phụ có canh lề ngang với phần danh sách khơng có ký hiệu số đầu Để tiếp tục danh sách sau hoàn thành đoạn văn gõ vào số danh sách dấu chấm (.) danh sách tự động tiếp tục ỏnh s Lu ý Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 40 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 bạn nhấn vào nút Numbering Word khởi tạo danh sách đánh số lại từ đầu Lúc có nút Auto Correct Options xuất bên cạnh danh sách mới, nhấn vào nút sau nhấn Continue Numbering để danh sách gắn lại vào danh sách cũ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 41 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 a Track Changes Comments Bạn xem lại tài liệu cho Sếp trước cơng bố cho tồn cơng ty bạn thấy có số điểm cần chình sửa, bạn muốn Sếp thấy điểm cần chỉnh sữa Hãy bật chức Track Changes, tất thay đổi từ việc thêm, xóa định dạng văn Word đánh dấu Chọn thẻ Review, nhóm Tracking, chọn Track Changes Khi bạn click lần đầu nút Track Changes thay đổi màu sắc, thay đổi tài liệu đánh dấu bạn tắt Track Changes cách nhấn nút Track Changes ln na b Xem cỏc chnh sa Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 42 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Văn bị xóa nằm hình chữ nhật góc Văn thêm vào gạch có màu với với viền hình chữ nhật chứa văn bị xóa Những đường đứt quãng phần có thay đổi, nơi nội dung text xóa hay thêm vào Sau bạn mở tab Track Changes, bạn làm việc Word bình thường Khi chèn xóa văn bản, hay di chuyển văn đồ họa, đường đứt quảng đánh dấu thay đổi này, màu sắc nội dung thay đổi đánh dấu Bạn xóa dịng "with hard work and clear thinking.", dòng văn đặt box hình chữ nhật nhỏ góc tài liệu, đánh dấu "Bị xóa (Deleted)" để giải thích phải nằm Một đứt quãng màu xanh chạy dài từ hình chữ nhật đến nơi mà dịng văn nằm trước bị xóa Bạn thay từ "twelve" "nine" bạn chọn từ "twelve" gõ "nine" để thay (hoặc xóa "twelve" gõ "nine" vị trí đó) Từ "twelve" bị xóa chuyển vào hộp hình chữ nhật góc tài liệu Từ "nine" thêm vào gạch có màu với viền hình chữ nhật chứa "twelve" Ngồi ra, có gạch dọc phía trước câu mà có thực chỉnh sửa c Thêm comment Bạn thực số sửa đổi, bạn muốn giải thích lý bạn xóa từ "twelve" câu Rất đơn giản: thêm bình luận (hoặc ghi chú) (Comment), thích mà bạn thêm vào tài liệu Để thực điều đó, chuyển trỏ vào cuối văn bạn muốn chèn Comment, thẻ Review, nhóm Comments, chọn New Comment Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 43 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Một Comment xuất góc tài liệu, từ mà bạn muốn ghi tô sáng màu với màu hình chữ nhật chứa ghi (màu tím nhạt hình minh họa) Bạn phân biệt Comment văn bị xóa dựa vào điểm sau: - Hình chữ nhật chứa Comment có tơ màu hình chứa văn bị xóa có viền có màu - Nhãn "Comment" hình chữ nhật chứa ghi - Tên người ghi Lưu ý: Bạn không cần phải mở Track Changes để chèn Comment, bạn thêm comment thời điểm d Phân biệt việc chỉnh sửa người tham gia review tài liệu Khi có nhiều người review tài liệu, bạn biết thay đổi thực Dưới số cách biết người thay đổi Di chuyển trỏ lên văn chèn vào tài liệu, văn bị xóa hình chữ nhật góc tài liệu Đối với sửa đổi, bạn thấy ScreenTip tên người sửa loại sửa đổi, chẳng hạn "đã xóa" (deleted) "chèn" (inserted) Các ScreenTip hiển thị thông tin bị xóa chèn vào văn Một cách khác để phân biệt người tham gia hiệu chỉnh tài liệu dựa vào màu sắc Word tự động đánh dấu màu sắc người tham gia hiệu chỉnh, người màu khác Giả sử bạn Word gán cho màu hồng hiệu chỉnh tài liệu, bạn muốn xem chỉnh sửa tìm văn có tơ sáng hình chữ nhật màu hồng góc e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến đánh dấu thay đổi ghi Mặc dù tắt Track Changes, thay đổi thấy ti liu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 44 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn muốn biết tắt chức Track Changes có làm đánh đánh dấu ghi tài liệu không câu trả lời KHƠNG Như hình minh họa, thứ bạn làm với tính Track Changes bạn tắt Track Changes Chỉ có điểm lưu ý sau tắt Track Change thay đổi bạn khơng cịn Word đánh dấu f Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) thay đổi Sử dụng nút Accept để chấp nhận thay đổi lúc liên tục thay đổi, để chấp nhận tất thay đổi lúc Sử dụng nút Reject để từ chối thay đổi lúc liên tục thay đổi, để từ chối tất thay đổi lúc Sử dụng nút Previous để xem ghi hiệu chỉnh theo hướng lên tài liệu Sử dụng nút Next để xem theo hướng xuống cuối tài liệu Khi tất thay đổi hoàn tất, người phải có trách nhiệm xem lại tài liệu sau chấp nhận từ chối thay i Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 45 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Sử dụng nút Accept Reject Tab Review nhóm Changes Click-Chuột-Phải lên tài liệu để chấp nhận hay từ chối thay đổi comment (bình luận, ghi chú) Khi thay đổi comment chấp nhận bị xóa bỏ, tài liệu bị đánh dấu để chi comment thay đổi xóa khỏi tài liệu Nhữn thay đổi chấp nhận sẻ trở thành phần tài liệu lưu lại Track Changes Comments - tính nâng cao a Ẩn tạm thời thay đổi Hãy tưởng tượng bạn xem lại phần thay đổi tài liệu thực Richard, Kai Pilar Bạn muốn xem phần thay đổi Pilar trước biết bạn tìm góp ý tài liệu Pilar cách di chuyển trỏ chuột lên tất thay đổi để thấy tên Pilar xem màu sắc Word gán cho hiệu chỉnh cô Tuy nhiên, bạn nghĩ bạn xem phần sửa chữa Pilar mà khơng xem phần Richard Kai không ổn, đặc biệt tài liệu dài Hãy tiếp tục khám cách để học thay đổi track Để xem sửa chữa Pilar, bạn làm ẩn sửa chữa Richard Kai Cách thực sau: Trên tab Review tab, nhóm Tracking, click dịng Show Markup, vào Reviewers xóa dấu chọn mục All Reviewers, làm ẩn tất hiệu chỉnh, người Sau click dòng Show Markup lần nữa, vào Reviewers click vào hộp tên Pilar Nó phần comment phần hiệu chỉnh Pilar Bạn chấp nhận từ chối hiệu chỉnh Pilar tức để sau Khi bạn thực xong, xem lại phần bị sửa chữa người khác cách click Show Markup lần nữa, sau chn All Reviewers Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 46 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 b Xem tài liệu trước sau thay đổi Khi tài liệu có nhiều comment phần bị sửa chữa, bạn tự hỏi tài liệu trước bạn có nên chấp nhận từ chối hiệu chỉnh Tính thực sau: Trên Tab Review, nhóm Tracking, Final Showing Markup chức chọn mặc định để hiệu chỉnh tài liệu Để xem lại tài liệu trước đây, bạn Click vào Original Để xem tài liệu trông hiệu chỉnh chấp nhận comment xóa, Click vào hộp Display for Review sau chọn Final Nên nhớ comment hiệu chỉnh khơng bị xóa Sau review tài liệu, click Final Showing Markup để xem lại comment hiệu chỉnh lần c Ẩn thay đổi khơng làm xóa comment bị điều chỉnh Như đề cập trước ẩn comment hiệu chỉnh khơng xóa chúng, mà cho bạn thấy tài liệu (không thy nhng hiu chnh hin lờn mn hỡnh) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 47 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Cách để xem ẩn tài liệu Trên tab Review, nhóm Tracking, Click Show Markup chắn có dấu check Comments, Ink, Insertions and Deletions Formatting Chọn vào Reviewers menu Show Markup chắn có dấu check All Reviewers d Kiểm tra comment hiệu chỉnh Sử dụng nút nhóm Changes để chấp nhận hay từ chối hiệu chỉnh xóa comment Để thấy nội dung tài liệu ẩn hiệu chỉnh comment, Click nút nhóm Comments Changes Bạn thấy hộp thoại mở lên hình trên, Click Show All để xem tất comment hiệu chỉnh Cách để làm hiệu chỉnh chấp nhận xóa chúng Cách làm bỏ comment chấp nhận từ chối chúng Khi chấp nhận hiệu chỉnh comment trở thành phần tài liệu không bị đánh dấu Khi bạn từ chối xóa hiệu chỉnh comment chỉnh sửa trở lại trạng thái trước thực chỉnh sửa Trước bạn phân phối tài liệu cho người khác, bạn thực chấp nhận từ chối xóa với hiệu chỉnh tài liệu Sẽ không chuyên nghiệp tài liệu bạn gửi cho người khác nội dung ang chnh sa e Chn cỏch to track Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 48 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn có thích hình chữ nhật chứa văn bị xóa hay ghi khơng? Hay bạn muốn thay đổi kích thước chúng? Khi text chèn vào tài liệu bạn thích đoạn text xuất với hai dòng gạch chân hay dịng gạch chân? Bạn có vài chọn lựa cho việc thể comment hiệu chỉnh Cách làm sau: Tab Review, nhóm Tracking, Click vào dịng Track Changes, sau click Change Tracking Options Bạn có nhiều chọn lựa để tùy biến thể tính Track Changes Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 49 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU Căn Header Footer a Thêm vào số trang, ngày Nếu bạn khơng gọi headers and footers, nghĩ đến việc định dạng trang sách Thơng thường tên sách thường xuất đầu trang tên chương xuất trang đối diện số trang Đó dạng thể Header Footer, ứng dụng cách tương tự Word Thường bạn muốn đánh dấu số trang suốt tài liệu Các thông tin khác tên tài liệu, tác giả, ngày in; tên công ty, địa email, địa web; tên file vị trí file Khơng có qui luật cụ thể với Header Footer, Word 2007, bạn tạo Header Footer theo ý mỡnh b ỏnh du s trang Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 50 ... Niemtin071@yahoo.com 41 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 a Track... hoc mt s mi s xut Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 37 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 để chuẩn bị cho thành phần danh sách, nhiên bạn nhấn ENTER lần ký hiệu... khác có sẵn Word Hãy Click vào nút mũi tên bên cạnh nút Bullet xem th vin Bullet Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 38 Tìm hiểu Microsoft Office 200 7- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thậm chí