QuanLyThuVien_Nhom1Tin2K5 pot

Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một trong những phương tiện đắc lực cho các hoạt động của con người. Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin đã nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc trong các tổ chức,cơ quan,doanh nghiệp…Chính vì thế nhu cầu tin học hóa các chương trình quản lý là rất cần thiết . Quản lý thư viện là một lĩnh vực đòi hỏi lưu trữ đầy đủ, chính xác các thông tin về sách,độc giả,quản lý mượn trả… Nhằm góp phần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, với những kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập,chúng em đã tìm hiểu về “Hệ thống quản lý thư viện” để xây dựng một chương trình khảo sát hoàn chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý và tìm kiếm cho người sử dụng. Do thời gian và trình độ có hạn nên chương trình này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và còn nhiều phần chưa hoàn chỉnh.Vì vậy,chúng em mong được sự đóng góp ý kiến của thầy,cô và các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Nguyên Hoàng đã tận tình hướng dẫn chúng em thực hiện đề tài này! Sau đây sẽ là chương trình khảo sát của chúng em về mô hình hệ thống thư viện. Nhóm sinh viên thực hiện: 1. Nguyễn Thị Thu Hà 2. Nguyễn Thị Hằng 3. Nguyễn Quốc Huy 4. Trần Bá Long 5. Dương Lệ Xuân Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 1 Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML Mục lục Phần I : Khảo sát và xác lập dự án I .Giới thiệu chung về hệ thống Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 2 Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML 1. Cơ cấu tổ chức của một thư viện : 1) Giám đốc • 2) Phó giám đốc 3) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ a) Khối phục vụ +) Phòng báo - Tạp chí. +) Phòng đọc. +) Phòng tài liệu về quyền sở hữu trí tuệ. +) Trung tâm máy tính. +) Phòng tổ chức kho tài liệu. b) Khối hành chính. +) Phòng hành chính tổng hợp +) Phòng tham & khảo tra cứu thông tin +) Phòng thông tin tư liệu +) Phòng cấp thẻ và cho mượn tài liệu c) Khối nghiệp vụ +) Phòng nghiệp vụ +) Phòng bổ sung d) Khối công nghệ +) Phòng đọc dành cho người khiếm thị +) Phòng thu âm sách nói Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 3 Giám đốc Khối hành chính Khối phục vụ Phòng hành chính tổng hợp Phòng tham khảo Phòng báo- tạp chí Phòng đọc Phòng tài liệu Trung tâm máy tính Phòng tổ chức kho tài liệu Khối nghiệ p vụ Phòng nghiệp vụ Phòng bổ sung Khối công nghệ Phòng đọc cho ng khiếm thị Phòng thu âm sách nói Phòng TT tư liệu Phòng cấp thẻ và cho mượn tài liệu Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML 2. .Sơ đồ cơ cấu tổ chức: II. Hoạt Động của các bộ phận 1. Giám đốc thư viện: a) Đối với thư viện có tư cách pháp nhân người phụ trách thư viện được gọi là Giám đốc thư viện. Giám đốc thư viện chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan chủ quản về hoạt động của thư viện và việc thực hiện nhiệm vụ được giao. b) Tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ: Ngoài tiêu chuẩn được quy định tại điểm b khoản 3 Phần II Thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16 tháng 9 năm 2003 của Bộ Văn hóa - Thông tin hướng dẫn chi tiết về điều kiện thành lập thư viện và thủ tục đăng ký hoạt động thư viện, Giám đốc thư viện còn phải được bồi dưỡng kiến thức về quản lý hành chính nhà nước và lý luận chính trị ở trình độ trung cấp hoặc tương đương. c) Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc thư viện thực hiện theo quy định về quản lý cán bộ, viên chức. 2. Phó giám đốc. Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 4 Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML Thường trực chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Thư viện trong phạm vi, quyền hạn được giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Thư viện. 3. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ a) Khối phục vụ +) Phòng báo - tạp chí Chức Năng : Tổ chức và quản lý tài liệu dạng báo, tạp chí, phục vụ mọi đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của nhà nước. Nhiệm vụ : - Phục vụ theo yêu cầu bạn đọc về ấn phẩm định kỳ - Xử lý kỹ thuật các ấn phẩn định kỳ theo quy định được phân công. - Thực hiện chế độ kiểm kê và đề xuất việc bổ sung tài liệu theo yêu cầu bạn đọc. - Tổ chức, sắp xếp, bảo quản và quản lý các ấn phẩm tại kho tự chọn. - Trích báo, tạp chí vào cơ sở dữ liệu bài trích. - Nhắc nhở bạn đọc thực hiện nghiêm chỉnh nội quy sử dụng thư viện. - Bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật thuộc phạm vi phòng quản lý. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của ban giám đốc. Hình thức phục vụ : - Đọc tại chỗ. Các dịch vụ : - Photocopy - Scan - Chụp tài liệu bằng máy ảnh kỹ thuật số Giờ phục vụ : Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 5 Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML - Thứ ba - thứ sáu: 7 giờ 30 đến 19 giờ 00 - Thứ bảy và chủ nhật: 9 giờ đến 17 giờ +) Phòng đọc Hoạt động và nhiệm vụ chính : Cung cấp tài liệu, các dịch vụ và của thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí. Tổ chức thông tin phổ cập rộng rãi, tuyên truyền phổ biến đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước cho mọi đối tượng. Hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện, giải đáp các yêu cầu về tài liệu có trong thư viện, tạo điều kiện để bạn đọc sử dụng hữu hiệu nguồn tài liệu và các dịch vụ của thư viện. - Quản lý tài liệu phục vụ: hướng dẫn và kiểm tra việc sử dụng thư viện nói chung, đặc biệt là các phòng đọc mở - Cung cấp tài liệu cho bạn đọc nhanh chóng và chính xác - Tổ chức các hoạt động trưng bày triển lãm, giới thiệu tài liệu mới, nói chuyện thông tin theo chuyên đề, hội nghị bạn đọc - Tổ chức hợp lý và có hiệu quả việc sử dụng các tiện ích và tài liệu của phòng Đa phương tiện - Khảo sát, nghiên cứu nhu cầu bạn đọc. Tham mưu cho các quyết định của lãnh đạo về phương hướng và tổ chức hoạt động của phòng Đọc nhằm nâng cao chất lượng phục vụ - Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của phòng - Thống kê và báo cáo Phục vụ kho đóng: Bạn đọc tra tìm trên máy. Bộ máy tra cứu đặt ở phòng Dịch vụ tham khảo. Thủ thư sẽ hướng dẫn cách tra tìm trên máy, điền đầy đủ các chi tiết trên phiếu, ghi số ký hiệu kho chính xác để việc lấy sách được nhanh chóng - Thủ tục mượn và trả sách: + Trình thẻ đọc tại cửa ra vào các phòng đọc + Nộp phiếu yêu cầu và thẻ đọc tại quầy Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 6 Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML + Chờ nghe đọc tên, lên quầy nhận sách và thẻ mica - Kiểm tra tình trạng sách trước khi rời khỏi quầy - Trả sách và thẻ mica tại quầy, nhận lại thẻ đọc Phục vụ kho mở : Bạn đọc tự chọn tài liệu trên kệ theo nhu cầu, không qua thủ tục mượn như ở kho đóng. Sách trên kệ được phân loại theo các ngành khoa học. Sau khi đọc xong, bạn đọc trả sách tại bàn qui định +) Phòng tài liệu về quyền sở hữu trí tuệ Đối tượng phục vụ : - Nhân viên pháp luật và nhân viên toà án bao gồm thẩm phán, công chứng viên, luật sư và các nhân viên toà án khác có liên quan đến quyền sở hữu trí tụê và việc thực hiện quyền sở hữu trí tuệ. - Sinh viên, giảng viên các trường đại học tại Việt Nam quan tâm đến vấn đề sở hữu trí tuệ và việc thực hiện quyền sở hữu trí tuệ - Những độc giả khác của thư viện, bao gồm công dân Việt Nam, khách tham quan và ngoại kiều đang sinh sống hoặc làm việc tại Việt Nam Nguồn tài liệu : Nguồn tài liệu tại phòng IPR là tài liệu tham khảo. Nguồn tài liệu này không được xuất hoặc đem ra khỏi thư viện khi không có sự chấp thuận trước của Thư viện. Xuất khỏi thư viện: Trong những trường hợp đặt biệt, tài liệu có thể được xuất khỏi thư viện. Các trường hợp như trên phải có sự chấp nhận của thư viện. Tài liệu được xuất ra khỏi thư viện trong trường hợp này sẽ chỉ trả phí hàng ngày trong khoảng từ 300 đến 500 đồng Việt Nam mỗi ngày. Sao chụp: việc sao chụp sách sẽ được quy định chặt chẽ tuân theo pháp luật Việt Nam và quốc tế liên quan đến việc bảo vệ bản quyền. +) Trung tâm máy tính Hoạt động và nhiệm vụ chính : Phòng Đa phương tiện, gồm 25 máy tính cấu hình mạnh kết nối đường truyền ADSL tốc độ cao phục vụ truy cập thông tin trên Internet, cùng một số trang thiết bị nghe nhìn Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 7 Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML như: học ngoại ngữ, tivi, CD–ROMS, băng video, cassette,…. đáp ứng nhu cầu nghiên cứu học tập, tìm kiếm thông tin cho mọi người. Nằm trong hệ thống Phòng Đọc. Hình thức phục vụ: - Sử dụng máy tính, in ấn tài liệu: có thu phí Giờ phục vụ : - Thứ ba – thứ sáu : 7:30 giờ đến 19:00 giờ - Thứ bảy & chủ nhật: 9:00 giờ đến 17:00 giờ +) Phòng tổ chức kho tài liệu Hoạt động và nhiệm vụ chính : Tiếp nhận sách và các dạng tài liệu khác đã được xử lý kỹ thuật từ phòng Bổ sung, Xử lý kỹ thuật, phòng Đọc, phòng Báo-Tạp chí chuyển giao, nhập vào các kho theo chức năng của mỗi kho. Tổ chức và sắp xếp tài liệu theo đúng quy tắc, quy phạm thư viện đảm bảo việc phục vụ nhanh chóng, chính xác. Thống kê, điều tra về nội dung và tình trạng vốn tài liệu. Cải thiện môi trường lưu giữ tài liệu: theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh tài liệu, kệ của từng kho để tránh các tác nhân gây hại cho tài liệu. Áp dụng các biện pháp an toàn, an ninh cho tài liệu, phòng chống cháy nổ, lụt tại các tầng kho. Tu sửa tại chỗ những tài liệu hư hỏng nhẹ, hoặc giao các tài liệu hư hỏng cho phòng Bảo quản sửa chữa. Thanh lọc những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp, cũ nát, thừa bản để giải phóng kho tàng. Tập huấn tại chỗ và thực hành về bảo quản tài liệu cho nhân viên trong phòng: lấy tài liệu, tổ chức sắp xếp kho, vệ sinh kho đúng quy cách Tài liệu được phục vụ theo 2 mảng: + Tài liệu rộng rãi: Phục vụ cho mọi đối tượng bạn đọc tại các phòng Đọc và Báo Tạp chí Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 8 Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML + Tài liệu hạn chế: Phục vụ cho đối tượng là cán bộ nghiên cứu có công văn yêu cầu tại phòng Đọc tài liệu đặc biệt b) Khối hành chính. +) Phòng hành chính tổng hợp Chức năng : Tham mưu xây dựng kế hoạch, tài chính - kế toán, thống kê báo cáo, cung cấp vật tư cho hoạt động sự nghiệp và các hoạt động nội bộ của thư viện Nhiệm vụ cụ thể : - Bộ phận văn thư : Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ, bảo mật và bảo quản hồ sơ, tài liệu của thư viện, chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức và tính hợp pháp của văn bản khi trình giám đốc ký ban hành. - Bộ phận hành chính : Lập chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của lãnh đạo, trình giám đốc ký phê duyệt và giúp Giám đốc triển khai thực hiện; bố trí lịch làm việc của lãnh đạo. Giúp Giám đốc tổ chức các cuộc giao ban, hội họp, tập huấn . Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo, thống kê theo định kỳ tháng, quý, năm và đột xuất. Đảm bảo các chế độ chính sách về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí hoạt động nghiệp vụ, kinh phí quản lý hành chánh, chăm lo đời sống cán bộ- nhân viên, quản lý quỹ các nguồn thu sự nghiệp, dịch vụ, phúc lợi nhân viên. - Bộ phận cấp thẻ : Đảm bảo công tác cấp thẻ theo quy trình, lập kế hoạch phát triển số lượng thẻ đến các đối tượng bạn đọc. - Bộ phận quản trị : cung cấp vật tư cho hoạt động sự nghịêp và các hoạt động nội bộ của thư viện. Tổ chức hậu cần phục vụ sinh hoạt, hội họp tiếp khách của ban lãnh đạo và của cơ quan.Quản lý nhà cửa, kho tàng, trang thiết bị kỹ thuật, điện, nước, vệ sinh công cộng, lái xe, tiếp liệu… Tổ chức bảo vệ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy, công tác bảo mật cơ quan. Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 9 Bài tập lớn:Phân tích và thiết kế HĐT với UML +) Phòng tham khảo & tra cứu thông tin Hoạt động và nhiệm vụ chính : Hướng dẫn và giúp đỡ bạn đọc tìm kiếm các thông tin tài liệu. Vốn tài liệu thư viện được giới thiệu thông qua hệ thống tra cứu bao gồm: Mục lục phiếu, mục lục trên máy và thư mục chuyên đề. Các bộ máy tra cứu được tập trung tại đây, để bạn đọc dễ dàng khai thác hữu hiệu nguồn tài liệu có trong thư viện và các dịch vụ thư viện. Vốn tài liệu : - Tài liệu tham khảo : thư mục, niên giám, từ điển, Bách Khoa toàn thư…. - Băng Video, cassettes, CD-ROM - Cơ sở dữ liệu trực tuyến : EBSCO, PROQUEST…. Phục vụ : - Hướng dẫn tra cứu - Tra cứu mục lục truyền thống - Tra cứu mục lục trực tuyến - Tra cứu trên cơ sở dữ liệu - Tra cứu trên internet - Sử dụng máy tính cho mục đích học tập, nghiên cứu, giải trí ( các phần mềm học ngoại ngữ, tin học,…) - Xem các chương trình giới thiệu về văn hoá/khoa học/xã hội trên CD, Video - Tập huấn sử dụng thư viện, hướng dẫn tra cứu các csdl, tra cứu internet… - In ấn, photocopy Trang thiết bị : - Máy tra cứu mục lục trực tuyến - Máy tính truy cập internet - Máy tính cho mục đích tự học - Máy Victor Reader cho người khiếm thị và học ngoại ngữ - Máy cassettes, Đầu video, TV, Truyền hình kỹ thuật số, máy in, photo Mục lục bằng phiếu : Đề tài:Quản lý thư viện Nhóm 1-CĐ Tin2K5 10