213501

PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hố nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an tồn xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ cơng nghiệp hố, hiện đại hố. Từ khi tiến hành cơng cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hố, xã hội, về quản lí nước, về trình độ của mỗi cán bộ cơng chức. Nhưng trước những xu thế thách thức cuả thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, hiện đại hố, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp khơng ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó cơng tác văn thư - lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng khơng thể khơng coi trọng cơng tác này. Bởi nó khơng chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong q trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt cơng việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm baỏ việc cung cấp thơng tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của cơng tác cơng văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thơng tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho cơng việc nghiên THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt cơng tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Cơng tác văn thư lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế cơng tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là cơng việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị, tổ chức. Cán bộ cơng chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được u cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới cơng tác văn thư - lưu trữ. Cơng tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thơng tin cá chủ chương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lí và điều hành của Nhà nước. Cơng tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thơng tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lí Nhà nước là năng xuất, chất lượng, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của cơng tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại Văn phòng của Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam, em đã có thêm được sự hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của cơng tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam nói riêng. Vì vậy em đã chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam” làm chun đề nghiên cứu. THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN Để nghiên cứu và thực hiện tốt chun đề này em đã sử dụng một số phương pháp: + Quan sát hoạt động thực tiễn cơng việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá hoạt động của cơ quan. + Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. + Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi. Kết cấu của báo cáo chun đề ngồi Phần mở đầu và Kết luận còn gồm có 3 phần: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về cơng tác văn thư – lưu trữ. Phần II: Thực trạng cơng tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam. Phần III: Nhận xét, đánh giá và một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ của tồn thể các bác, các cơ, các chú cán bộ trong Văn phòng của Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam và sự hứơng dẫn tận tình của thầy cơ giáo trong khoa QTKD Trường đại học Dân lập Phương Đơng, đặc biệt là sự hướng dẫn của thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xn Lự đã giúp em trong q trình thực tập cũng như trong q trình hồn thành báo cáo chun đề này. Tuy nhiên trong q trình viết báo cáo chun đề của em còn nhiều hạn chế. Em mong rằng các thầy cơ trong khoa QTKD nhận xét và chỉ ra những thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo chun đề của em được hồn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xn Lự và sự giúp đỡ của các bác, các cơ ,các chú trong Văn phòng Tổng cơng ty THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN Đường sắt Việt Nam cũng như các thầy cơ giáo trong khoa QTKD Trường ĐHDL Phương Đơng đã giúp em hồn thành chun đề này. PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Cơng tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về cơng tác văn thư – lưu trữ cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và cơng tác văn phòng nói chung. I. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG. 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng các nội nghĩa sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mơ lớn thì thành lập văn phòng, nhữngcơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. - Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc… THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những cơng văn có liên quan đến cơng tác văn thư. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thơng tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của tồn cơ quan, tổ chức đó. 2. Chức năng của văn phòng a. Chức năng cơng tác văn phòng Theo khái niệm về cơng tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây:  Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan( thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thơng tin, những phương án giải quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và ln tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và mang tính chun sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của cơng tác văn phòng.  Chức năng Tổng hợp: Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thơng tin ở cả đầu vào, đầu ra và thơng tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yều cầu của người lãnh đạo, quản lý. Q trình thu thập, quản lý, sử dụng thơng tin phải tn theo những ngun tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của cơng tác văn phòng. Chức năng này khơng chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành cơng hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị ln quan tâm củng cố và hiện đại hố cơng tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại.  Chức năng Hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị khơng thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi q trình, mọi lúc, mọi nơi. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của cơng tác văn phòng. b. Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan và đơn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, q, 6 tháng, năm của cơ quan. THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN - Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thơng tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng. - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. - Thực hiện cơng tác văn thư – lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo qui chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó. - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong cơng tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung. - Lập kế hoạch tổ chức, dự tốn kinh phí năm, hành q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng. - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kĩ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yều cầu cho hoạt động và cơng tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện cơng tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an tồn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện cơng tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh. - Thường xun kiện tồn bộ máy, xây dựng đội ngũ cơng chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hố cơng tác hành chính văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chun mơn khi cần thiết. II. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN 1. Khái niệm văn thư Cơng văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm cơng văn giấy tờ và quản lý chúng là hai cơng tác khơng thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần được tn thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt trên cơ sở quy định của pháp luật về cơng tác văn thư, tức là quy định về tồn bộ các cơng việc của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dụng văn bản và quản lý, giải quyết văn bản trong mọi hoạt động của mình. Tuy nhiên, hiện nay vẫn tồn tại các khuynh hướng khác nhau trong quan niệm về cơng tác này. - Cơng tác văn thư là cơng tác tổ chức giải quyết và qn lý cơng văn giấy tờ trong các cơ quan, tức là cơng tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức quản lý văn bản và tổ chức giải quyết văn bản. - Cơng tác văn thư là tồn bộ các cơng việc xây dựng văn bản ( soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan. Theo cơng văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày 01/03/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định 24 – CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng thì: “ Cơng tác văn thư là tồn bộ q trình xây dựng và ban hành văn bản, q trình quản lí và phục vụ cho u cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của cơng tác văn thư là đảm bảo thơng tin cho q trình quản lý. Những tài liệu văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các ngun tắc của văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt dộng của các cơ quan có hiệu quả ”. 2. Vị trí, ý nghĩa và tác dụng của cơng tác văn thư a. Vị trí THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN Cơng tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng, cơng tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung của văn phòng. Cơng tác văn thư là nội dung khơng thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Hiện nay cơng tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện Nghị quyết Trung ương 8 ( khố 7) về cải cách nền hành chính quốc gia mà trước hết là cải cách thủ tục hành chính. b. Ý nghĩa và tác dụng của cơng tác văn thư - Cơng tác văn thư góp phần khơng nhỏ trong việc duy trì hoạt động và ổn định của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng chủ yếu của cơng tác văn thư là tài liệu, cơng văn, giấy tờ, chúng được ban hành cho phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị. Tổ chức khoa học cơng tác văn thư sẽ đảm bảo thơng tin cần thiết phục vụ các hoạt động của cơ quan. - Cơng tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, tuy nhiên có thể khái qt thành những điểm chủ yếu sau: + Cơng tác văn thư u cầu một cách kịp thời chính xác những thơng tin cần thiết phục vụ cơng tác lãnh đạo của Đảng, và quản lý của Nhà nước, là sợi dây liên hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan, tổ chức với nhau. Đồng thời, cơng tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của của đảng và nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan Nhà nước. + Làm tốt cơng tác văn thư giúp cho việc giải quyết cơng việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối chính sách THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra cơng việc trong các cơ quan đơn vị được chặt chẽ. + Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được cơng sức, ngun vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong q trình xây dựng và ban hành văn bản. - Cơng tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các cơng việc trước mắt. Đồng thời tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ. c. u cầu của cơng tác văn thư Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, cơng tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong q trình thực hiện các nội dung của cơng văn, giấy tờ phải đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu càu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó cơng tác văn thư có những u cầu cơ bản sau:  u cầu nhanh chóng. - Q trình quản lý cơng việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi cơng việc của cơ quan. - Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết cơng việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản. THƯ VIỆN ĐIỆN TƯÛ TRỰC TUYẾN 123doc.vn