58 Do váûy kãú toạn chi tiãút khäng nhỉỵng chè sỉí dủng thỉåïc âo giạ trë m cn sỉí dủng c cạc thỉåïc âo hiãûn váût v thỉåïc âo lao âäüng ty theo tỉìng loải âäúi tỉåüng hảch toạn kãú toạn. 3.5 KIÃØM TRA VIÃÛC GHI CHẸP TRÃN CẠC TI KHON KÃÚ TOẠN Qụa trçnh ghi chẹp trãn ti khon kãú toạn cọ thãø bë sai sọt, nháưm láùn do nhiãưu ngun nhán ch quan, khạch quan khạc nhau. Nãúu l sai sọt do ch quan táút nhiãn chụng ta s khäng tỉû kiãøm tra m cáưn phi cọ âäúi tạc bãn ngoi tham gia vo viãûc kiãøm tra. Váûy trong phảm vi chỉång ny chè âãư cáûp âãún cäng tạc tỉû kiãøm tra ca nhán viãn kãú toạn nhàòm tàng âäü chênh xạc ca thäng tin kãú toạn cung cáú p cho nh qun l v cạc âäúi tỉåüng cọ nhu cáưu âỉåüc cung cáúp thäng tin. Viãûc kiãøm tra ghi chẹp trãn ti khon âỉåüc tiãún hnh thỉåìng xun bàòng nhiãưu cạch qua tỉìng cäng âoản ca cäng tạc kãú toạn: - Âäúi chiãúu säú liãûu giỉỵa chỉïng tỉì gäúc v säú liãûu â ghi chẹp trãn ti khon. - Âäúi chiãúu säú liãu trãn ti khon våïi cạc säø sạch chỉïng tỉì trung gian trỉåïc khi láûp bạo cạo kãú toạn, dỉûa trãn tênh cháút cán âäúi väún cọ ca âäúi tỉåüng hảch toạn kãú toạn. - Âäúi chiãúu säú liãûu ghi chẹp trãn cạc ti khon täøng håüp våïi nhau v âäúi chiãúu säú liãûu ghi chẹp trãn ti kho n täøng håüp våïi säú liãûu täøng håüp âỉåüc tỉì cạc ti khon phán têch. Thäng thỉåìng kãú toạn cọ thãø sỉí dủng mäüt trong ba phỉång phạp âäúi chiãúu sau âãø tàng cỉåìng cäng tạc kiãøm tra ghi chẹp trãn ti khon kãú toạn. 3.5.1 Sỉí dủng bng cán âäúi ti khon Máùu: BNG CÁN ÂÄÚI TI KHON Säú dỉ âáưu k ( SDÂK) Säú phạt sinh trong k Säú dỉ cúi k ( SDCK) Tãn ti khon kãú toạn (Hồûc k hiãûu TK) Nåü Cọ Nåü Cọ Nåü Cọ 1. Tiãưn màût 2. TGNH 3. Tiãưn âang chuøn 4. 5. Täøng cäüng (1) (2) (3) (4) (5) (6) Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m 59 * Caùch lỏỷp baớng Cn cổù vaỡo sọỳ lióỷu cuớa caùc taỡi khoaớn tọứng hồỹp, ta lióỷt kó lón baớng cỏn õọỳi taỡi khoaớn, mọựi taỡi khoaớn õổồỹc phaớn aùnh trón mọỹt doỡng: - ọỳi vồùi sọỳ dổ õỏửu kyỡ: Nóỳu taỡi khoaớn coù sọỳ dổ õỏửu kyỡ ồớ bón Nồỹ thỗ ghi vaỡo cọỹt sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Nồỹ, nóỳu taỡi khoaớn coù sọỳ dổ õỏửu kyỡ ồớ bón Coù thỗ ghi vaỡo cọỹt sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Coù cuớa baớng cỏn õọỳi taỡi khoaớn theo tổỡng haỡng (doỡng). - ọỳi vồùi sọỳ phaùt sinh trong kyỡ: Cn cổù vaỡo tọứng sọỳ phaùt sinh bón Nồỹ cuớa tổỡng taỡi khoaớn õóứ ghi vaỡo bón Nồỹ cuớa cọỹt Sọỳ phaùt sinh trong kyỡ , õọử ng thồỡi tọứng sọỳ phaùt sinh bón Coù cuớa tổỡng taỡi khoaớn õóứ ghi vaỡo bón Coù cuớa cọỹt Sọỳ phaùt sinh trong kyỡ . - Tổồng tổỷ ta cuợng ghi cheùp vaỡo cọỹt sọỳ dổ cuọỳi kyỡ nhổ õọỳi vồùi cọỹt sọỳ dổ õỏửu kyỡ. .* Caùch kióứm tra ọỳi chióỳu giổợa tọứng bón Nồỹ vaỡ tọứng bón Coù theo tổỡng cọỹt: - ọỳi chióỳu sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Nồỹ vồùi sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Coù - ọỳi chióỳu giổợa tọứng sọỳ phaùt sinh trong kyỡ bón Nồỹ vồùi tọứng sọỳ phaùt sinh trong kyỡ bón Coù. - ọỳi chióỳu sọỳ dổ cuọỳi kyỡ bón Nồỹ vồùi sọỳ dổ cuọỳi kyỡ bón Coù. Yóu cỏửu õỷt ra laỡ sọỳ lióỷu cuớa tổỡng cỷp õọỳi chióỳu phaớ i cỏn bũng vồùi nhau. Nóỳu õọỳi chióỳu giổợa tổỡng cỷp sọỳ lióỷu xuỏỳt hióỷn trổồỡng hồỹp caùc cỷp sọỳ lióỷu õọỳi chióỳu khọng cỏn bũng nhau, õióửu õoù chổùng toớ vióỷc ghi cheùp kóỳ toaùn õaợ coù sổỷ nhỏửm lỏựn, sai soùt cỏửn tỗm vaỡ sổớa chổợa. * Cồ sồớ õọỳi chióỳu cuớa baớng baớng cỏn õọỳi taỡi khoaớn Baớng cỏn õọỳi taỡi khoaớn dổỷa trón cồ sồớ cỏn õọỳi vọỳn coù cuớa caùc õọỳi tổồỹng haỷch toaùn kóỳ toaùn vaỡ kyợ thuỏỷt ghi keùp kóỳ toaùn. + ọỳi vồùi sọỳ dổ õỏửu kyỡ, do tờnh cỏn õọỳi giổợa hai mỷt cuớa õọỳi tổồỹng haỷch toaùn kóỳ toaùn, ta coù tọứng giaù trở taỡi saớn luọn cỏn õọỳ i vồùi tọứng nguọửn vọỳn trong õồn vở cho nón tọứng sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Nồỹ cuớa caùc taỡi khoaớn bũng tọứng sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Coù cuớa caùc taỡi khoaớn. Do vỏỷy Sọỳ lióỷu ồớ cọỹt sọỳ (1) = Sọỳ lióỷu ồớ cọỹt (2) + ọỳi vồùi sọỳ phaùt sinh trong kyỡ, nhổ ta õaợ bióỳt theo nguyón từc ghi keùp vaỡo taỡi khoaớn thỗ khi mọỹt nghióỷp vuỷ kinh tóỳ, taỡi chờnh phaùt sinh seợ coù sọỳ tióửn ghi vaỡo bón Nồỹ cuớa caùc taỡi khoaớn bũng sọỳ tióửn ghi vaỡo bón Coù cuớa caùc taỡi khoaớn õọỳi ổùng, cho nón nóỳu tọứng hồỹp tỏỳt caớ caùc nghióỷp vuỷ kinh tóỳ, taỡi chờnh phaùt sinh trong kyỡ thỗ ta luọn coù: Tọứng sọỳ phaùt sinh bón Nồỹ cuớa caù c taỡi khoaớn bũng tọứng sọỳ phaùt sinh bón Coù cuớa caùc taỡi khoaớn. Do vỏỷy Sọỳ lióỷu ồớ cọỹt sọỳ (3) = Sọỳ lióỷu ồớ cọỹt (4) + ọỳi vồùi sọỳ dổ cuọỳi kyỡ cuợng lyù luỏỷn tổồng tổỷ nhổ õọỳi vồùi sọỳ dổ õỏửu kyỡ kóỳt hồỹp vồùi cọng thổùc xaùc õởnh sọỳ dổ cuọỳi kyỡ õọỳi vồùi mọựi taỡi khoaớn nhổ sau: Sọỳ dổ cuọỳi kyỡ = Sọỳ dổ õỏửu kyỡ + Sọỳ phaùt sinh tng - Sọỳ phaùt sinh giaớm Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m 60 Trong âọ säú phạt sinh tàng v säú phạt sinh gim cọ thãø thüc vãư bãn Nåü hồûc bãn Cọ. Do váûy Säú liãûu åí cäüt säú (5) = Säú liãûu åí cäüt (6) Cạch âäúi chiãúu ny khạ âån gin, dãù thỉûc hiãûn, dãù âäúi chiãúu kiãøm tra nhỉng cọ hản chãú l phi kiãøm tra âäúi våïi táút c cạc ti khon, khäng giåïi hản âỉåüc phảm vi kiãøm tra. Màût khạc, phỉång phạp ny cn cọ hản chãú l kh nàng phạt hiãûn sai sọt khäng âỉåüc triãût âãø. Chàóng hản nhỉ: mäüt säú trỉåìng håüp sai sọt do ghi nháưm âënh khon, ghi trng âënh khon hồûc âënh khon chỉa chênh xạc ti khon âäúi ỉïng nhỉng nhỉỵng sai sọ t ny khäng lm phạ våỵ tênh cán âäúi ca bng cán âäúi ti khon. Cho nãn qua cạch âäúi chiãúu kiãøm tra bàòng bng cán âäúi ti khon váùn khäng phạt hiãûn âỉåüc cạc trỉåìng håüp sai sọt nháưm láùn kãø trãn. Âàûc biãût l âäúi våïi cạc trỉåìng håüp ghi nháưm âënh khon, ghi trng âënh khon l biãøu hiãûn hản chãú r nẹt nháút ca phỉång phạp kiãøm tra ghi chẹp kãú toạn bàòng cạch sỉí dủng bng cán âäúi ti khon. Sau âáy, l mäüt phỉång phạp tiãúp theo cng phủc vủ cho cäng tạc kiãøm tra v iãûc ghi chẹp kãú toạn - phỉång phạp sỉí dủng bng âäúi chiãúu kiãøu bn cåì. 3.5.2 Bng âäúi chiãúu kiãøu bn cåì Máùu: BNG ÂÄÚI CHIÃÚU KIÃØU BN CÅÌ TK ghi Cọ TK ghi Nåü SDÂK bãn nåü Tiãưn màût TGNH NVKD Cäüng SPS Nåü SDCK bãn Nåü SDÂK bãn cọ X 2,2 Tiãưn màût TGNH NVKD Cäüng SPS Cọ Xn -1 ,n -1 SDCK bãn Cọ Xn,n Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m 61 * Caùch lỏỷp baớng Cn cổù vaỡo sọỳ lióỷu tổỡ tỏỳt caớ caùc taỡi khoaớn õóứ vaỡo baớng: - Lỏỳy sọỳ dổ õỏửu kyỡ cuớa tỏỳt caớ caùc taỡi khoaớn ghi vaỡo baớng, nóỳu sọỳ dổ bón Nồỹ thỗ ghi vaỡo cọỹt Sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Nồỹ, nóỳu sọỳ dổ bón Coù thỗ ghi vaỡo doỡng Sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Coù. - Lỏỳy sọỳ phaùt sinh bón Nồỹ cuớa tổỡng taỡi khoaớn coù quan hóỷ õọỳi ổùng vồùi bón Coù cuớa taỡi khoaớn khaùc ghi vaỡo ọ giao õióứm cọỹt vồùi haỡng coù taỡi khoaớn ghi Nồỹ, ghi Coù. - Sọỳ cọỹng phaùt sinh bón Nồỹ cuớa tổỡng taỡi khoaớn ghi vaỡo cọỹt Cọỹng sọỳ phaùt sinh Nồỹ, sọỳ cọỹng phaùt sinh bón Coù cuớa tổỡng taỡi khoaớn ghi vaỡo doỡng Cọỹng sọỳ phaùt sinh Coù - Lỏỳy sọỳ dổ cuọỳi kyỡ cuớa tỏỳt caớ caùc taỡi khoaớn ghi vaỡo baớng, nóỳu sọỳ dổ bón Nồỹ thỗ ghi vaỡo cọỹt Sọỳ dổ cuọỳi kyỡ bón Nồỹ, nóỳu sọỳ dổ bón Coù thỗ ghi vaỡo doỡng Sọỳ dổ cuọỳi kyỡ bón Coù. * Caùch kióứm tra - Cọỹng sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Nồỹ, sọỳ dổ õỏửu kyỡ bón Coù nóỳu bũng nhau ta ghi sọỳ lióỷu bũng nhau õoù vaỡo ọ X 2,2 - Cọỹng tọứng sọỳ phaùt sinh bón Nồỹ, tọứng sọỳ phaùt sinh bón Coù nóỳu chuùng bũng nhau ghi sọỳ lióỷu bũng nhau õoù vaỡo ọ X n-1,n-1 - Cọỹng sọỳ dổ cuọỳi kyỡ bón Nồỹ, sọỳ dổ cuọỳi kyỡ bón Coù nóỳu bũng nhau ta ghi sọỳ lióỷu bũng nhau õoù vaỡo ọ X n,n. Khi thổỷc hióỷn so saùnh caùc cỷp sọỳ noùi trón, nóỳu coù sổỷ phaùt sinh chónh lóỷch sọỳ lióỷu ồớ trong tổỡng cỷp, chổùng toớ õaợ coù sổỷ sai soùt, nhỏửm lỏựn trong quaù trỗnh thổỷc hióỷn cọng vióỷc ghi cheùp kóỳ toaùn. Cỏửn nhanh choùng kióứm tra raỡ soaùt õóứ tỗm vaỡ õióửu chốnh nhổợng chọự coỡn sai soùt. Vóử cồ sồớ õóứ thổỷc hióỷn kióứm tra, õọỳi chióỳu cuớa baớng naỡy cuợng õổồỹc lyù luỏỷn tổồng tổỷ nhổ õọỳi vồùi baớng cỏn õọỳi taỡi khoaớn. Baớng õọỳi chióỳu kióứu baỡn cồỡ ngoaỡi vióỷc coù yù nghộa õọỳi chióỳu kióứm tra nhổ trón coỡn coù yù nghộa trong vióỷc phaớn aùnh mọỳi quan hóỷ õọỳi ổùng giổợa caùc taỡi khoaớn, cuỷ thóứ bióứu hióỷn nhổ sau: Sọỳ tióửn ghi Nồỹ cuớa taỡi khoaớn naỡy õọỳi ổùng Coù vồùi nhổợng khoaớn naỡo, sọỳ tióửn õọỳi ổùng Coù cuớa tổỡng taỡi khoaớn laỡ bao nhióu Qua vióỷc õọỳi chióỳu coỡn coù thóứ õi vaỡo tổỡng taỡi khoaớn trong quan hóỷ õọỳi ổùng vồùi caù c taỡi khoaớn khaùc vaỡ tng thóm õổồỹc thọng tin cho quaớn lyù. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m 62 Tuy nhiãn cạch âäúi chiãúu ny cng gàûp mäüt säú nhỉåüc âiãøm nhỉ: - Khọ ạp dủng våïi cạc âån vë cọ quy mä låïn, sỉí dủng nhiãưu ti khon vç khi láûp bng ráút phỉïc tảp. - Mäüt säú trỉåìng håüp sai sọt, nháưm láùn váùn khäng âỉåüc phạt hiãûn, l do tỉång tỉû nhỉ âäúi våïi bng cán âäúi ti khon. Trong thỉûc tãú tỉì ngun tàõc kãút cáúu ca bng âäúi chiãúu kiãøu bn cåì, ngỉåìi ta â váûn dủng âãø thiãút kãú nhiãưu loải säø cọ quan hãû âäúi chiãúu chàût ch, phủc vủ cho cäng tạc kãú toạn. 3.5.3 Bng täøng håüp chi tiãút Cọ hai dảng bng täøng håüp chi tiãút ch úu âọ l: bng täøng håüp chi tiãút vãư thanh toạn v bng täøng håüp chi tiãút vãư hng täưn kho. a. Bng täøng håüp chi tiãút vãư thanh toạn. Máùu: BNG TÄØNG HÅÜP CHI TIÃÚT VÃƯ THANH TOẠN Säú dỉ âáưu k Säú phạt sinh trong k Säú dỉ cúi kì STT Tãn âäúi tỉåüng Nåü Cọ Nåü Cọ Nåü Cọ Cäüng b. Bng täøng håüp chi tiãút vãư hng täưn kho Máùu: BNG TÄØNG HÅÜP CHI TIÃÚT VÃƯ HNG TÄƯN KHO Täưn âáưu k Nháûp trong k Xút trong k Täưn cúi k ST T Tãn âäúi tỉåüng ÂVT SL Âån giạ TT SL Âån giạ TT SL Âån giạ TT SL Âån giạ TT Cäüng Säú liãûu åí dng täøng cäüng s âỉåüc âäúi chiãúu våïi cạc säú liãûu tỉång ỉïng åí ti khon täøng håüp. Nãúu cọ sỉû chãnh lãûch säú liãûu giỉỵa cạc bng täøng håüp chi tiãút våïi cạc säø kãú toạn täøng håüp thç cọ nghéa l viãûc ghi chẹp kãú toạn â cọ sai sọt, nháưm láùn cáưn âỉåüc kiãøm tra v sỉía sai. Thỉûc cháút âäúi chiãúu kiãøm tra qua bng täøng håüp chi tiãút chênh l sỉû âäúi chiãúu kiãøm tra giỉỵa hảch toạn täøng håüp v hảch toạn chi tiãút. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m . bióỳt theo nguyón từc ghi keùp vaỡo taỡi khoaớn thỗ khi mọỹt nghióỷp vuỷ kinh tóỳ, taỡi chờnh phaùt sinh seợ coù sọỳ tióửn ghi vaỡo bón Nồỹ cuớa caùc taỡi khoaớn bũng sọỳ tióửn ghi vaỡo bón Coù. bón Coù cuớa taỡi khoaớn khaùc ghi vaỡo ọ giao õióứm cọỹt vồùi haỡng coù taỡi khoaớn ghi Nồỹ, ghi Coù. - Sọỳ cọỹng phaùt sinh bón Nồỹ cuớa tổỡng taỡi khoaớn ghi vaỡo cọỹt Cọỹng sọỳ phaùt sinh. tra v iãûc ghi chẹp kãú toạn - phỉång phạp sỉí dủng bng âäúi chiãúu kiãøu bn cåì. 3.5.2 Bng âäúi chiãúu kiãøu bn cåì Máùu: BNG ÂÄÚI CHIÃÚU KIÃØU BN CÅÌ TK ghi Cọ TK ghi Nåü SDÂK