Bài 3 Sử dụng Access potx

Bài 3 Sử dụng Access Mục tiêu của bài học: Cuối bài học này, bạn có thể:  Tạo một CSDL mới trong Access  Tạo các bảng trong Access  Đặt khóa chính (primary keys), khóa ngoại (foreign keys)  Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu và các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ  Thêm, sửa đổi và xóa dữ liệu  Thiết lập các mối quan hệ  Tạo mật khẩu CSDL  Export dữ liệu ra một tập tin dữ liệu dạng văn bản  Thu gọn và sửa chữa một CSDL Giới thiệu MS Access Microsoft Access 2000 là một hệ quản trị CSDL quan hệ (Relational Database Management System - RDBMS). Là một thành phần trong các phiên bản dành cho người dùng chuyên nghiệp và các nhà phát triển của bộ Microsoft Office 2000, phần mềm này có giao diện giống như Excel 2000 và Word 2000. Phần I Trong 1 giờ 30’ đầu tiên: 3.1 Tạo một CSDL MS Access Database Ta có thể tạo một CSDL trong MS Access bằng cách dùng một trong hai phương pháp sau: • Sử dụng Database Wizard • Không sử dụng Database Wizard Ta sẽ lần lượt xem cả hai phương pháp này. 1. Mở chương trình Microsoft Access. 2. Nhấn vào New trên thanh công cụ. 3. Trong bảng New File, phần phía dưới New from template, nhấn vào General templates. Sử dụng Access 37 Hình 3.1: Chọn mẫu CSDL 4. Trong phần Databases, nhấn chuột vào biểu tượng loại CSDL mà bạn muốn tạo, sau đó nhấn nút OK. 5. Trong hộp hội thoại File New Database, chỉ định tên và vị trí cho CSDL, sau đó nhấn Create. 6. Làm theo các chỉ dẫn trong Database Wizard. Hình 3.2: Cơ Sở Dữ Liệu mẫu 38 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 ‘Database Wizard’ giống như phần lớn các wizard khác, sẽ dẫn dắt bạn qua một quy trình theo từng bước để xây dựng nên CSDL của chúng ta. Tại mỗi bước, người dùng có thể chọn một số lựa chọn. Tuy nhiên, phải lưu ý là một số lựa chọn được chọn theo mặc định. Khi làm việc với các wizard, hãy đọc kỹ các thông tin được cung cấp trong từng bước. Bước 1: Bước này hiển thị tên của các bảng trong CSDL. Nhấn chuột vào một tên bảng sẽ hiển thị ra tên của các trường trong bảng cụ thể đó. Khi chúng ta dùng thanh cuộn để di chuyển xuống và xem các trường thì chú ý là phần lớn các trường đều có một dấu kiểm bên cạnh chúng, nhưng cũng có những trường không có dấu kiểm. Các trường có dấu kiểm là các trường bắt buộc, nếu cố loại bỏ các trường này sẽ làm hiển thị một thông báo tương ứng. Các trường không có dấu kiểm là các trường không bắt buộc, và người dùng có thể chọn chúng hoặc không. Hình 3.3: Các trường mẫu trong các bảng được định nghĩa trước Bước 2: Bước này cho phép người dùng chọn một kiểu cho các màn hình được hiển thị hoặc cho các biểu mẫu, vì chúng ta sẽ phải sử dụng đến chúng. Nhấn chuột vào mỗi lựa chọn để xem các kiểu cách khác nhau. Sau đó chọn một trong những kiểu cách đó và nhấn vào nút ‘Next’. Sử dụng Access 39 Hình 3.4: Tiếp tục database wizard Bước 3: Bước này giúp người dùng chọn kiểu trình bày các báo cáo trong CSDL. Ta cần phải chọn kiểu cách trong bước 2 và 3 để duy trì một chuẩn mực về định dạng của các báo cáo cũng như các biểu mẫu. Phải luôn nhớ điều này trong đầu khi phát triển các ứng dụng của bản thân chúng ta về sau. Giống như trong bước 2, nhấn chuột vào vào các kiểu cách khác nhau và quan sát phần xem trước ở bên cạnh. Sau đó chọn một kiểu và nhấn vào nút ‘Next’. Hình 3.5: Bước 3 của Wizard Bước 4: Trong bước này, người dùng được yêu cầu nhập vào tên cho CSDL. Nếu người dùng muốn đặt một hình vẽ lên các báo cáo, biểu tượng công ty chẳng hạn, thì đánh dấu chọn hộp kiểm cạnh chú thích ‘Yes, I’d like to…’. Sau đó nhấn nút ‘Picture…’ để chọn đường dẫn đến hình vẽ hoặc biểu tượng đó. 40 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Hình 3.6: Bước 4 của Wizard Nhấn nút ‘Next’. Bước 5: Đây là bước cuối cùng của database wizard. Hình 3.7: Bước 5 của Wizard Nhấn vào nút ‘Finish’. Bây giờ chúng ta đã biết cách dùng Database wizard để tạo CSDL như thế nào, nào hãy xem cách tạo CSDL mà không dùng wizard. Sử dụng Access 41 1. Thoát khỏi MS Access và mở lại ứng dụng. 2. Nhấn chuột vào nút New trên thanh công cụ. 3. Chọn Blank Access Database. 4. Việc này sẽ lại yêu cầu ta nhập tên cho CSDL. Chọn đường dẫn và nhập tên cho CSDL. CSDL được nhìn dưới góc độ thiết kế ‘Design View’ như hình 3.8. Hình 3.8: Tạo một CSDL trong cách nhìn thiết kế (Design View) 3.2 Tạo bảng trong Design View Phần bên trái của cửa sổ CSDL hiển thị các đối tượng có trong MS Access 2000. Phần trên của cửa sổ hiện ra các công cụ. Theo mặc định, mục ‘Table’ được hiển thị, và lựa chọn ‘Create table in Design View’ được đánh dấu sẵn. 1. Nhấn vào New. 2. Chọn Design View và nhấn vào nút ‘OK’. 3. Nhập tên các trường, kiểu dữ liệu và mô tả như hình 3.9 Việc tạo bảng liên quan đến việc chỉ định tên các trường và kiểu dữ liệu cho các trường dữ liệu sẽ được lưu trữ. 42 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Hình 3.9: Bảng trong chế độ Design View 4. Di chuyển con trỏ đến trường ItemCode và nhấn nút phải chuột. 5. Chọn Primary Key từ thực đơn hiện ra. Một biểu tượng hình ‘chìa khóa’ sẽ xuất hiện bên cạnh trường ‘ItemCode’ như trong hình 3.9. 6. Tiếp theo, thiết lập Validation Rule và Text cho trường ‘Price’ như trong hình 3.10. Ta làm việc này để đảm bảo giá trị nhập vào trường giá cả (Price) là một giá trị hợp lệ. Sử dụng Access 43 Hình 3.10 Thiết lập Validation Rule và Validation Text 7. Nhấn chuột vào nút Save trên thanh công cụ Standard. Chương trình sẽ nhắc ta nhập tên cho bảng. Nhập tên ‘Product’ và nhấn vào nút OK. 8. Tương tự như vậy, tạo bảng Bidding_details Hình 3.11: Bảng Bidding_details 44 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Đối với bảng này, đặt giá trị mặc định cho trường Date là ngày hiện tại. Nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm (…) cạnh thuộc tính Default value và nhập hàm Date như hình 3.12. Hình 3.12: Dùng Expression builder để đặt giá trị mặc định Khi ta đặt giá trị mặc định cho một trường là một giá trị nào đó thì khi nhập vào 1 bản ghi, trường đó sẽ mang giá trị mặc định này trừ khi chúng ta đổi lại. Hình 3.13 cho thấy ngày hiện tại được hiển thị trong trường Date. Hình 3.13: Giá trị mặc định hiển thị trong bản ghi 3.3 Thêm dữ liệu vào các bảng Khi đã tạo xong cấu trúc của các bảng, bây giờ chúng ta bắt đầu nhập dữ liệu cho các bảng đó. 1. Nhấp đúp chuột vào tên bảng. Sử dụng Access 45 Hình 3.14: Chế độ xem dữ liệu đối với bảng Product Khi nhập dữ liệu, bạn phải đảm bảo nhập toàn bộ nội dung một bản ghi rồi mới nhập bản ghi tiếp theo. 2. Thử nhập một giá trị nhỏ hơn không vào trường Price. Ta sẽ thấy hộp thoại tương tự như sau bật lên. Hình 3.15: Thử các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu (Validation) 3. Thêm một số bản ghi hợp lệ vào bảng. Sau đó nhấn nút Save trên thanh công cụ chuẩn. 4. Đóng Datasheet view của bảng này bằng cách nhấn vào nút ‘Exit’ nằm ở góc trên bên phải cửa sổ. 3.4 Sửa đổi dữ liệu Sau đây là các bước sửa đổi các bản ghi. 1. Mở bảng bằng cách nhấp đúp vào tên bảng 2. Nhấn chuột vào dữ liệu muốn thay đổi, sau đó nhâp dữ liệu mới vào. 3. Nhấn vào nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Đóng bảng bằng cách nhấn vào nút Exit 46 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 [...]... tin và nhấn Export Sử dụng Access 49 Hình 3. 21: Export dữ liệu 5 Sau đó, ta sẽ được yêu cầu chỉ ra kí tự phân cách giữa các trường Nhấn vào lựa chọn mặc định Delimited 50 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Hình 3. 22: Wizard Export dữ liệu 6 Nhấn nút Next Tại đây, ta cần phải chỉ định kí tự dùng để phân cách các trường trong nguồn dữ liệu ngoài Sử dụng Access 51 Hình 3. 23: Chỉ định kí tự... Repair Database 3 Trong hộp thoại Database to Compact From, chỉ định tập tin MS Access sẽ được thu gọn, sau đó nhấn Compact Sử dụng Access 53 Hình 3. 25: Hộp thoại Compact From 4 Trong hộp thoại Compact Database Into, chỉ định tên, ổ đĩa, và thư mục để lưu tập tin MS Access sẽ được thu gọn 5 Nhấn Save 6 Nếu chúng ta dùng lại cùng tên, ổ đĩa và thư mục, và CSDL MS Access hoặc dự án MS Access được thu... MS Access table sẽ được xuất ra tập tin mà bạn đã chỉ định tên 52 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Hình 3. 24: Export dữ liệu ra tập tin văn bản 3. 9 Thu gọn và sửa chữa một CSDL Dùng Access, ta có thể thu gọn và/hoặc sửa chữa một CSDL bị trục trặc Ta phải mở hoặc chạy CSDL MS Access với quyền sở hữu độc quyền (Open Exclusive) để thu gọn và sửa chữa CSDL đó 1 Đóng tập tin Microsoft Access. .. Create New Chọn bảng và trường chung của hai bảng để đặt quan hệ như trong hình 3. 17 Sử dụng Access 47 Hình 3. 17: Tạo mối quan hệ 5 Nhấn nút OK để hoàn tất các bước Một liên kết được hiển thị giữa hai bảng để cho thấy mối quan hệ như hình 3. 18 Hình 3. 18: Sơ đồ mối quan hệ 3. 7 Tạo mật khẩu CSDL Ta có thể bảo mật các CSDL MS Access của mình bằng cách dùng tính năng mật khẩu CSDL Trước khi thực hiện, phải... sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu như hình 3. 20 Hình 3. 20: Nhập mật khẩu khi mở lại CSDL 3. 8 Export dữ liệu Chúng ta có thể gửi dữ liệu từ một bảng MS Access ra một nguồn dữ liệu ngoài như tập tin văn bản hoặc bảng tính bằng cách dùng tính năng Export của Access 1 Nhấn chuột vào bảng ta muốn xuất khẩu dữ liệu 2 Nhấn vào menu File và chọn Export 3 Hộp thoại như hình 3. 21 xuất hiện 4 Dùng hộp xổ “Save as... công, Microsoft Access sẽ thay thế tập tin ban đầu bằng phiên bản đã thu gọn 54 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Hình 3. 26: Hộp thoại Compact Into 3. 8 Xóa CSDL và bảng 1 Để xóa một bảng, chọn bảng và chọn Delete từ menu Edit 2 Một hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị như hình 3. 27 Nếu ta nhấn Yes, bảng đó sẽ được xóa vĩnh viễn Hình 3. 27: Xóa một bảng trong một CSDL MS Access 3 Ta có thể xóa... là khóa chính Fare_1 >1000 Fare_2 >700 Fare _3 >30 0 5 Thiết lập quan hệ giữa hai bảng Passenger và Flight (Sử dụng trường chung Flight_Cd để tạo mối quan hệ, dùng lựa chọn Tools Relationship) 6 Export các bảng đã tạo ra tập tin văn bản.(Gợi ý: Sử dụng File - Export ) 56 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Phần III Tự thực hành 1 Export CSDL trong bài tập ở phần trên ra tập tin: a) Rich Text... bảng đó sẽ được xóa vĩnh viễn Hình 3. 27: Xóa một bảng trong một CSDL MS Access 3 Ta có thể xóa các CSDL mà không cần vào chương trình MS Access bằng cách nhấn chuột phải vào tên tập tin CSDL và chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh Sử dụng Access 55 Phần II Trong 1 giờ 30 ’ tiếp theo 1 Tạo một CSDL tên là Airlines 2 CSDL này phải chứa các bảng sau Cấu trúc chi tiết của các bảng được cho dưới đây Passenger... owner) của CSDL đó Để thiết lập mật khẩu, ta theo các bước sau: 1 Đóng CSDL MS Access 2 Từ menu File, chọn Open và nhấn vào hộp xổ phía bên cạnh.Chọn Open Exclusive 3 Nhấn vào menu Tools và chọn Security, chọn Set Database password Một cửa sổ hiện ra như hình 3. 19 48 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Hình 3. 19: Đặt mật khẩu CSDL 4 Đặt mật khẩu thích hợp Ta phải đảm bảo là sẽ nhớ mật khẩu... trường này sẽ là khóa ngoại của bảng còn lại Các bước để tạo mối quan hệ trong MS Access như sau: 1 Nhần vào menu Tools và chọn Relationships 2 Chọn Show Table từ menu RelationShips 3 Chọn các bảng và nhấn nút Add như trong hình 3. 16 Nhấn Close để đóng cửa sổ Các bảng được chọn được hiển thị trong cửa sổ RelationShips Hình 3. 16: Thêm bảng để tạo các mối quan hệ 4 Nhấn vào menu RelationShips, chọn Edit . Bài 3 Sử dụng Access Mục tiêu của bài học: Cuối bài học này, bạn có thể:  Tạo một CSDL mới trong Access  Tạo các bảng trong Access  Đặt khóa chính (primary. I Trong 1 giờ 30 ’ đầu tiên: 3. 1 Tạo một CSDL MS Access Database Ta có thể tạo một CSDL trong MS Access bằng cách dùng một trong hai phương pháp sau: • Sử dụng Database Wizard • Không sử dụng Database. chương trình Microsoft Access. 2. Nhấn vào New trên thanh công cụ. 3. Trong bảng New File, phần phía dưới New from template, nhấn vào General templates. Sử dụng Access 37 Hình 3. 1: Chọn mẫu CSDL 4.