Hướng dẫn cài đặt phần mềm trình chiếu PowerPoint

1 bI 1: hƯớNG DẫN CI ĐặT CHƯƠNG TRìNH TRìNH CHIếU POWERPOINT Chng trỡnh Powerpoint l mt chng trỡnh ng dng nm trong gúi phn mm chng trỡnh vn phũng ca Microsoft office, s dng chng trỡnh ny ngi s dng cn phi ci t chng trỡnh trong mỏy. Tu thuc yờu cu ca ngi s dng m chng trỡnh cú th c ci t ngay trong quỏ trỡnh ci t phn mềm Microsoft office hay chỉ cài đặt khi có nhu cầu sử dụng nhằm mục đích giảm tải cho máy tính, do vậy khi muốn sử dụng phần mềm này cần phải kiểm tra nó đã đợc cài đặt hay cha theo đờng dẫn: Start/ Programs/ Microsoft office/ Microsoft office PowerPoint. Nếu không có Microsoft office PowerPoint thì ta phải tiến hành cài đặt hoặc cài đặt bổ xung chơng trình theo các bớc sau: * Chuẩn bị cài đặt: - Có đĩa chơng trình office có Key. - ổ đĩa dùng để cài còn đủ khoảng trắng (khoảng 500 Mb). * Các bớc cài đặt: 1. Mở ổ đĩa chứa bộ cài (ví dụ ổ D) 2. Mở th mục chứa bộ cài (ví dụ Office 2003) 3. Kích đúp chuột vào file chạy SETUP.EXE 4. Hộp thoại Microsoft office 2003 xuất hiện yêu cầu nhập mật mã của chơng trình, khi đó ta tìm file cdkey.txt và copy Key này vào trong hộp thoại Produce key (việc tìm file cdkey.txt mỗi một bản là khác nhau do vậy ngời cài đặt không nên cứng nhắc theo đờng dẫn giới thiệu trong bài giảng) 2 Sau khi nhập xong Key ta chọn NEXT chơng trình sẽ cho ra một hộp thoại yêu cầu nhập các thông tin cá nhân khi đó ta có thể điền bất kỳ thông tin gì vào các hộp thoại và cuối cùng chọn NEXT Sau đó xuất hiện hộp thoại End-User License Agreerient xuất hiện ta phải bấm chọn ô I accept the để chấp nhận và chọn NEXT. 3 Chơng trình sẽ đa ra hộp thoại yêu cầu ngời sử dụng tuỳ chọn cài đặt, với những ngời có kinh nghiệm cài đặt thờng chọn Custom instal còn những ngời cha có nhiều kinh nghiệm có thể cài đặt chơng trình cài đặt tối thiểu minimal instal Trong bớc này ta lựa chọn Custom instal để tuỳ chọn cài đặt với mục đích bổ xung chơng trình còn thiếu ở file cài trớc đó. Trong hộp Instal to yêu cầu chỉ đờng dẫn cho file ta cài đặt, mặc định của đờng dẫn là Program File\ Microsoft Office nếu ta muốn thay đổi đờng dẫn ta bấm chọn Browse và chỉ đờng dẫn cho file cài (ta nên để đờng dẫn mặc định) sau đó bẩm chọn NEXT. Hộp thoại custom setup xuất hiện ta bấm chọn vào chơng trình ta cần cài, ở đây ta bấm chọn PowerPoint và tiến hành chọn NEXT. Chơng trình sẽ tiến hành cài đặt bổ xung các chơng trình còn thiếu sau khoảng vài phút (tuỳ thuộc vào tốc độ của máy) sau đó sẽ đa ra hộp thoại Setup Completed 4 thông báo công việc cài đặt đã hoàn thành và ta bấm chọn Finish để kết thúc việc cài đặt. * Cài đặt bổ xung Để cài đặt bổ xung chơng trình PowerPoint ta cũng tiến hành chạy File SETUP.EXE trong bộ cài sau đó chơng trình sẽ cho ra hộp thoại yêu cầu xác nhận chế độ cài đặt, khi đó ta bấm chọn Add or Remove Featunes và chọn NEXT. Chơng trình sẽ tự động chạy và đa ra bảng tuỳ chọn việc bổ xung hay gỡ bỏ chơng trình, khi đó ta bấm chọn Powerpoint và chọn Update . Sau khi công việc cài đạt hoàn thành ta bấm chọn Ok để kết thúc quá trình bổ xung chơng trình. 5 bi 2: giao diện của chơng trình microsoft point I/ Khởi động, thoát, lu, mở một tập tin PowerPoint. 1/ Khởi động Microsoft Point. chy chng trỡnh M. PowerPoint: - Cỏch 1: Nhp Start/ Programs/ M.Office/ M.PowerPoint - Cỏch 2: Nhp ỳp vo biu tng ca PowerPoint trờn mn hỡnh. 2/ Thoát khỏi chơng trình. Để thoát khỏi chơng trình ta thực hiện theo 2 cách: - Cách 1bấm chọn thực đơn File và chọn Exit hay Close. - Cách 2: bấm chọn nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ. 3/ Lu tập tin PowerPoint. Lu mt tp tin PowerPoint hon ton ging nh lu mt tp tin Word. lu mi (ln u) thỡ bn nhp menu File/ Save hay Save As. Hp thoi Save As xut hin, trong cửa sổ Save in ta tìm ổ đĩa định lu, sau đó tìm thu mục định lu, nếu trong ổ đĩa đó cha có th mục nào ta có thể tạo một th mục mới bằng cách bấm chọn sau đó trong ô Name ta ghi tên th mục vừa tạo ra (ví dụ thuc hanh và bấm OK, sau đó bn nhp chn th mc này và khung File name bn t tờn cho tp tin (ví dụ baigiang) ri nhp nỳt lnh Save. Khi ghi tập tin PowerPoint chơng trình cho phép ta thực hiện các tuỳ chọn bằng cách chọn Tolls/ Save Option sau đó hộp thoại Save option mở ra. Trong ngăn Save Autorecoverr info every ta có thể thay đổi thời gian tự động ghi lại chơng trình, căn cứ thời gian này chơng trình sẽ tự động ghi lại nội dung của tập tin. Trong ngăn Embed True Type fonts ta có thể bấm chọn hoặc không, khi ta bấm chọn chơng trình cho ra 2 tuỳ chọn. - Tuỳ chọn 1: Embed Cha : Cho phép lu file với font chữ không thay đổi và không cho phép sửa font khi copy sang vị trí khác. - Tuỳ chọn 2: Embed All nh trên xong cho phép sử font khi copy. 6 4/ Mở một tập tin Cng nh Word, m mt tp tin PowerPoint bn m th mc cha tp tin PowerPoint ri nhp ỳp chut vo nú. Lm vic tip tc vi tp tin ny. , mun lu li bn nhp menu File/Save (hoc nhp vo biu tng Save hỡnh a mm trờn thanh trỡnh n).Cỏc ln lu sau ú na bn cng lm nh vy. Ngoài ra ta cũng có thể mở một tập tin PowerPoint bằng cách bấm File/Open hay Open trên thanh thực đơn sau đó chọn ổ đĩa và th mục, File tập tin cần làm việc và bấm chọn Open. II/ Màn hình giao diện của PowerPoint 1/ Thanh thực đơn (Menu bar) - File: Chứa các lệnh để thao tác với tệp và máy in. - Edit: Chứa các lệnh hỗ trợ cho soạn thảo. - View: Chứa các lệnh cho phép lựa chọn các cách hiển thị File đang soạn thảo, cho phép bật tắc các thanh công cụ của chơng trình. - Insert: Chứa các lệnh để chèn thêm các đối tợng vào Presentaion đang soạn thảo. - Format: Chứa các lệnh dùng cho định dạng Font chữ, thay đổi kiểu dáng, màu sắc của Presentaion. - Tool: Chứa các công cụ hỗ trợ cho soạn thảo nh: Kiểm tra ngữ pháp, gõ tốc ký - Slide Show: Chứa các lệnh để thiết lập cách trình diễn Presentaion của bạn, các hiệu ứng hoạt hình, hiệu ứng khi chuyển tiếp giữa các trang - Window: Chứa các lệnh để trình bày cửa sổ nếu bạn đang làm việc với nhiều Presentaion cùng một lúc. - Help: Chứa các lệnh trợ giúp bằng tiếng anh. 2/ Thanh công cụ chuẩn (Standard) Chứa các biểu tợng liên kết đến các lệnh thờng dùng trong thanh thực đơn, ý nghĩa của các biểu tợng nh sau: 7 3/ Thanh công cụ vẽ (Drawing) 1 Tạo chữ nghệ thuật 2 Tô màu nền 3 Tô màu cho đờng viền của hình vẽ 4 Tô màu chữ. Muốn vẽ đối tợng no bạn thực hiện theo các bớc sau: - Kích chuột vo biểu tợng tơng ứng trên thanh công cụ Drawing - Bấm chuột lên vị trí cần vẽ, giữ nguyên phím bấm v rê chuột để điều chỉnh kích thớc của hình vẽ. 4/ Thanh công cụ định dạng (Formatting) 8 Chứa các biểu tợng liên kết đến các lệnh thờng dùng ttrong thanh thực đơn, ý nghĩa của các biểu tợng nh sau: 5/ Bật tắt các thanh công cụ Để bật tắt các thanh công cụ trong PowerPoint ta thực hiện theo các bớc sau: - Kích chuột lên thanh thực đơn View và chọn Toolbars, một thanh thực đơn sẽ thả xuống nh hình vẽ. - Kích chuột vào các thành phần trên thực đơn để bật tắt các thanh công cụ này. Ta cũng có thể thực hiện động tác này bằng cách đa chuột lên trên phần thanh công cụ sau đó bấm phải chuột và tiến hành lựa chọn bật tắt các thanh công cụ cần thiết cho quá trình làm việc. 9 bµi 3: thiÕt kÕ slide 1/ Khái niệm Slide: Mỗi tập tin PowerPoint có thÓ cã nhiều Slide. Mỗi Slide là một trang trình chiếu, khi trình chiếu màn hình chỉ hiển thị một Slise. Nói chung, các Slide được trình chiếu theo trình tự mà chúng được tạo ra (nếu toàn bộ tập tin PowerPoint không có tạo ra một nút lệnh điều khiển nào). 2/ Chọn kiểu trình bày Slide: Khi mở chương trình PowerPoint lên thì Slide đầu tiên đã có sẵn ở dạng mặc định (gồm kiểu trình bày Slide và mẫu thiết kế Slide). Nếu không thích mẫu Slide m ặc định này thì ta định dạng lại cho Slide: Nhấp menu Format/ Slide Layout (kiểu trình bày Slide). Khung bên phải sẽ xuất hiện các kiểu trình bày cho ta lựa chọn: + Dạng tiêu đề + Dạng cột báo chí + Dạng Slide trắng dùng để tự thiết kế + Dạng nội dung + Các dạng mẫu khác (đồ thị, sơ đồ …) Nhấp chuột vào kiểu trình bày ưng ý Chú ý: Ta thường sử dụng kiểu trình bày Slide mặc định (có hai khung giữ chỗ : một để nhập tiêu đề; một để nhập nội dung) 3/ Chọn mẫu thiết kế Slide: Nhấp menu Format/ Slide Design (mẫu thiết kế Slide). Khung bên phải sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế cho ta lựa chọn. Nhấp chuột vào mẫu thiết kế ưng ý. Chương trình PowerPoint có khá nhiều mẫu thiết kế, và khung bên phải chỉ thể hiện được một số mẫu. Nếu muố n chọn một mẫu thiết kế Slide khác của chương trình thì nhấp Browse ở góc dưới rồi tìm dường dẫn đến mẫu thiết kế Slide này. Hộp thoại Apply Template 10 sẽ xuất hiện, nhấp đúp vào một trong hai thư mục 1033 hoặc Presentation Design thì ở khung name sẽ xuất hiện các Template cho bạn chọn. Trên hộp thoại Apply Design Template, ở phần hiển thị Name, nhấp chọn một tên và xem phần hiển thị bên phải, nếu ưng ý thì nhấp Apply. Template sẽ xuất hiện ở khung Design Template bên phải thay thế cho một Template nào đó vừa lui vào “hậu trường”. Bạn cũng có thể sử dụng m ột mẫu thiết kế Slise từ bên ngoài, khi ®ã bạn thực hiện tương tự cũng nhấp Browse ở góc dưới rồi tìm dường dẫn đến mẫu thiết kế Slide này … Song bạn không nên sử các mẫu thiết kế Slide từ bên ngoài vì khi đem tập tin PowerPoint này trình chiếu ở các máy khác thì các Template “lạ” sẽ không thể hiển thị được (máy khác không có các Template “lạ”). Nếu muốn thay đổi màu của Slide Design thì nhấp chuột vào dòng lệnh Color Schemes ở phía trên, bên phải. Khi ở khung phía dưới hiện ra thì nhấp chọn một màu ưng ý. Cách làm này có thể thay đổi màu tùy ý. 4/ Chọn màu nền cho Slide: Để chọn màu nền cho Slide, bạn nhấp Format/Background.Trên hộp thoại Background hiện ra, bạn nhấp vào mũi tên chỉ xuống hình chữ v, sau đó nhấp vào dòng chữ More Colors, trên hộp thoại Colors, ở thẻ Standard bạn nhấp chọn một màu rồi nhấp OK. Trở lại hộp thoại Background bạn nhấp vào nút lệnh Apply nếu chỉ muốn áp dụng cho Slide đang làm việc; nhấp vào nút lệnh Apply to All nếu muốn áp dụng cho tất cả các Slide của tập tin. 5/ Thiết đặt kích thước cho Slide: Trên thanh trình đơn, nhấp vào menu File/ Page Setup thì hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện để bạn thiết đặt kích thước Slide. Chú ý: bạn nên sử dụng kích thước mặc định. 6/ Chọn Font chữ cho tập tin: Thường thì Font mặc định trong PowerPoint không đáp ứ ng ý thích của bạn. Để thay Font khác, trên thanh trình đơn, nhấp menu Format/ Replace. Trên hộp thoại Replace Font, ở khung With nhấp chọn Font mới cần dùng rồi nhấp nút lệnh Replace. Nhấp nút close để đóng hộp thoại. [...]... thanh b gii hn, thi gian ti a l 1 phỳt 3/ Chốn on phim Bn cú chốn mt on phim vo PowerPoint Loi phim PowerPoint th hin c: Trong Window cú sn mt chng trỡnh nghe nhc v xem phim l Windows Media Player on phim no chng trỡnh ny th hin c thỡ Powerpoint th hin c Việc chèn đoạn phim vào PowerPoint đợc thực hiện nh chèn File âm thanh đã trình bày ở trên 4/ Chốn biu - Chn Font ch: Cỏc Font ch trong biu , mc nh l... kớch thc, sao chộp, xoay hỡnh ging nh vi TextBox c bit bn cú th nhúm cỏc hỡnh li vi nhau 2/ Chốn File õm thanh: - Loi File õm thanh PowerPoint th hin c: Trong Window cú sn mt chng trỡnh nghe nhc v xem phim l Windows Media Player File õm thanh no chng trỡnh ny th hin c thỡ Powerpoint th hin c - Chốn õm thanh t Clip Organizer: nhp Insert/ Movies and Sounds/ Sound from ClipOrganizer khung bờn phi hin th... ra a CD thỡ giao din ca PowerPoint bn nhp Insert / Movies and Sounds / Play CD Audio Track Hp thoi Insert CD Audio xut hin: khung Start at track (bi u tiờn) hin th s 1; khung End at track (bi cui cựng) hin th s th t ca bi cui cựng Vớ d a cú 12 bi thỡ s ú l s 12 Nu bn ch mun chy bi s 6 m thụi chng hn thỡ bn gừ s 6 c hai khung ny ri nhp nỳt lnh OK hp thoi Microsoft Office PowerPoint va xut hin, bn... các đối tợng đồ hoạ khác 1/ Chốn hỡnh - Phõn loi hỡnh: * Hỡnh tnh, hỡnh ng ; hỡnh chp, hỡnh v * Đnh dng ca hỡnh nh uụi l jpg gif - Hỡnh Powerpoint th hin c: Trong Window cú sn mt chng trỡnh xem nh l Windows Picture and Fax Viewer Hỡnh no chng trỡnh ny th hin c thỡ Powerpoint th hin c - Chốn hỡnh t Clip Art: nhp Insert / Picture / Clip Art khung bờn phi, phớa di nhp dũng lnh Organize clips Hp thoi... cụng thc v i mu ch: -Nhp biu tng trờn thanh menu (hoc thanh cụng c) Hp thoi Equation Editor xut hin -Bn nhp cụng thc vo hp thoi Equation Editor Nhp ng thi Ctrl v S Nhp thoỏt hp thoi Equation Editor PowerPoint, cụng thc va nhp ó hin lờn Slide ang lm vic Nú cú kớch thc cha phự hp v cú cỏc nỳt trũn dựng iu chnh kớch thc -Kộo cỏc nỳt iu chnh iu chnh kớch thc ca cụng thc cho phự hp Ngoài ra ta cũng...Trong quá trình làm việc nếu cần thay đổi Font chữ cho một đối tợng nào đó ta cần chọn đối tợng đó, nếu cần thay đổi nhiều đối tợng cùng một lúc ta có thể ấn chọn Ctrl và kích vào các đối tợng còn lại sau đó bấm... Organizer xut hin, khung bờn trái ca hp thoi ny nhp vo th mc Collection list ri m tng th mc con, mi th mc con s th hin ra mt s hỡnh cho bn xem, khi gp hỡnh ng ý thỡ nhp chut phi vo nú v chn Copy M sang PowerPoint, nhp biu tng Paste (dỏn) Nhú thoỏt hp thoi Microsoft Clip Organizer - Chốn hỡnh t mt File: nhp Insert/ Picture/ From File Hp thoi Insert Picture xut hin hp thoi ny bn nhp ng dn n File nh cn... Font chữ cần chọn trong mục Font - Chọn kiểu chữ trong mục Font Style - Chọn cỡ chữ trong mục Size - Chọn màu sắc chữ trong Color Sau khi chọn xong ta bấm OK 7/ Chốn thờm mt Slide mi: Thng thỡ mt tp tin PowerPoint cú khỏ nhiu Slide Sau khi bn ó nhp cỏc i tng vo y Slide u tiờn thỡ bn phi chốn thờm mt Slide mi Cỏch thc hin: nhp Insert/New Slide hoc nhp nỳt New Slide trờn thanh cụng c Mun xúa mt Slide no... thanh t mt File: nhp Insert / Movies and Sounds / Sound from File Hp thoi Insert Sound xut hin, ở hp thoi ny bn nhp ng dn n File õm thanh cn chốn, nhp chn nú ri nhp nỳt lnh OK hp thoi Microsoft Office PowerPoint va xut hin, bn nhp vo nỳt lnh When Clicked nu mun File õm thanh ny phỏt ra khi nhp chut vo nú; nhp vo nỳt lnh Automatically nu mun File õm thanh ny phỏt ra t ng khi Slide cha nú c trỡnh chiu... ging ht nh trong Word Mun thay i kớch thc mt dũng ch no thỡ bn bụi en nú ri chn size trờn thanh cụng c (ging nh Word) Vic sao chộp, xúa vn bn c thc hin ging ht nh trong Word Vic di chuyn vn bn trong PowerPoint l di chuyn ton b vn bn bờn trong mt khung gi ch i vi mt khung gi ch (cng nh hp vn bn Text Box, AutoShape mu khung dựng cha vn bn), bn cú th: di chuyn v thay i kớch thc, n nh khung vin v mu