tìm hiểu về một số công tác quản lý thực của Thư viện Quốc gia Việt Nam.doc.DOC

tìm hiểu về một số công tác quản lý thực của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Mục lục

Mở đầu Trang 2 Phần 1 Mô tả hệ thống Trang 3

I.Cơ cấu tổ chức của hệ hống Trang 3

II.Quy trình hoạt động Trang 4

1.Hoạt động quản lý sách .Trang 42.Hoạt động quản lý độc giả Trang 53.Hoạt động quản lý mợn trả Trang 64.Quá trình báo cáo thống kê: Trang 8III.Các chức năng và yêu cầu chức Trang 9

1.Chức năng quản lý sách Trang 92.Chức năng quản lý bạn đọc Trang 93.Chức năng quản lý việc mợn trả sách Trang 104.Chức năng báo cáo tổng hợp Trang 105.Chức năng quản lý danh mục. Trang 103.In phiếu đòi sách quá hạn và thông báo mất s Trang 26

III.Thiết kế giao diện chinh .Trang 28

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 1

Mở đầu

Hiện nay trong thời buổi kinh tế thị trờng, thì công tác quản lý đóng một vai trò hết sức quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội loài ngời Nhng để quản lý tốt và hiệu quả một cơ quan đoàn thể hay một tổ chức nào đó thì hoàn toàn không đơn giản một chút nào Vì thế làm thế nào để giảm bớt gánh nặng quản lý cho các tổ chức, các đoàn thể đã đợc xã hội đặt ra một cách bớc thiết Để trả lời cho câu hỏi đó, con ngời đã áp dụng các thành tựu của khoa học kĩ thuật nói chung và thành tựu của công nghệ thông tin nói riêng vào trong quản lý và nó đặc biệt có hiệu quả Chính vì những lợi ích to lớn đó mà các th viện nớc ta cũng đã dần dần đa công nghệ thông tin vào công tác quản lý th viện Với những phần mềm quản lý nhỏ gọn đã thay cho các tủ hồ sơ chật cứng Và nó đã giúp cho các nhân viên trong th viện không phải đau đầu về việc tìm kiếm thông tin một độc giả hay một quyển sách nào đó trong mớ hồ sơ hỗn độn, và độc giả cũng hết sức mất thời gian vào việc tìm một quấn sách trong một danh sách đề mục chứa vài nghìn đầu sách, các th th cũng đau đầu khi tra cứu xem quấn sách mà độc giả tìm đợc nằm ở vị trí nào trong kho, nếu không may khi thủ th nhớ ra đợc vị trí quấn sách đó mà quấn sách đó đã đợc mợn hết thì lúc đó bạn đọc lại phải tìm quấn sách khác

Xuất phát từ những lợi ích to lớn của việc đa công nghệ tin học vào việc quản lý th viện, em xin phân tích và thiết kế hệ thống quản lý th viện, cụ thể là quản lý thông tin bạn đọc, sách và thông tin mợn trả dựa trên thẻ từ.

Bài viết của em dựa trên việc tìm hiểu về một số công tác quản lý thực của Th viện Quốc gia Việt Nam có liên quan đến phạm vi giả quyết của bài tập này Do đây là lần đầu tiên em phân tích và thiết kế một vấn đề lớn và do thời gian tìm hiểu về hệ thống th viện còn hạn chế nên khó tránh khỏi những sai sót Vì thế em mong đợc sự chỉ bảo, hớng dẫn của thầy và của các bạn để bài tập đợc hoàn thiện hơn và em có thêm kinh nhiệm trong những lần thiết kế sau.

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo bộ môn “ Phân tích và thiết kế hệ thống”, các bạn trong lớp 01B4 và các nhân viên trong Th viện Quốc gia Việt Nam đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài viết này /.

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 2

Phần 1 Mô tả hệ thống

Trớc hết ta cần nói về mặt vật chất phục vụ hoạt động của th viện gồm có một số phòng sau:

Kho sách đợc chia làm hai lọai kho đó là:

- Kho “đóng” chứa những đầu sách đợc nhập vào th viện trớc năm 2000 phòng này chỉ có nhân viên bộ phận quản lý kho mới đợc vào.

- Kho “mở” chứa những đầu sách đợc nhập vào th viện sau năm 2000 phòng này cả bạn đọc và nhân viên th viện đợc vào.

Với mỗi loại kho trên lại chia làm hai loại kho nữa đó là: sách viết bằng tiếng việt, và sách n -ớc ngoài.

 Phòng đọc đọc sách đối với kho mở  Phòng mợn sách tiếng việt với kho mở  Phòng đọc sách nớc ngoài với kho mở  Phòng nợn sách nớc ngoài với kho mở  Phòng dọc sách đối với kho đóng  Phòng mợn sách đối với kho mở.

 Với mỗi phòng khoảng 4 đến 5 máy tính để tra cứu thông tin trực tuyến, 2 máy tính có gắn thiết bị quét thẻ từ, mã vạch của sách để phục vụ mợn trả và một 1 máy phô tô, một máy in

I.Cơ cấu tổ chức của hệ thống

Nhìn chung một hệ thống th viện đợc tổ chức gồm các bộ phận ban nghành sau:

Ban quản lý th viện: đâu là nơi quyết định đa ra quyết định cuối cùng của các công việc quan trọng.

Bộ phận thủ th: có chức năng cập nhập sách.

Bộ phận bạn đọc: có chức năng quản lý thành viên và đăng kí thành viên mới Bộ phận quản lý kho: có chức năng quản lý và bảo quản sách

Bộ phận quản lý mợn trả có chức năng xử lý tiến trình mợn trả.

Bộ phận báo cáo thống kê có chức năng thống kê thông tin sách, thống kê thông tin độc giả, thống kê tình hình mợn trả và báo cáo lên ban quản lý th viện, các bộ phận khác biết.

II.Quy trình hoạt động

a Bổ sung sách: theo nhu cầu của độc giả.

- Miêu tả thông tin sách mới nhập

- Gián vào bìa sau sách một mã vạch sau đó quét mã vạch đó vào máy Mã ngôn ngữ gồm 3 kí tự và đợc mã hoá bởi các chữ cái: Ví dụ: Ngôn ngữ tiếng Việt: VIE, Ngôn ngữ tiếng anh: ENG,

Mã phân loại gồm 3 kí tự cũng đợc mã háo bởi chữ cái, kí tự đầu là chỉ ngôn ngữ sách, 2 kí tự tiếp theo là kí tự viết tắt của loại sách :

Ví dụ: Loại sách tin học tiéng việt: VTH ( đây là sách tin học tiếng Việt )

Mã nhóm sách, mã nhà xuất bản gồm 3 kí tự trong đó 2 kí tự đầu viết tắt của tên sách và kí tự th 3 là chỉ số nhóm sách:

Mã vị trí đợc định bởi 8 kí tự: kí tự đầu là chỉ ngôn ngữ của sách, kí tự th 2 chỉ khổ sách to hay nhỏ hay vừa, 2 kí tự tiếp theo chỉ năm nhập sách vào th viện, 4 kí tự cuối cùng chỉ số cá biệt của sách đợc tăng tự động

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 4

Ví dụ: VV040023 đây là sách tiếng việt, khổ loại vừa, nhập kho năm 2004 và sơ cá biệt là 0023.

- Tìm kiếm theo tên sách - Tìm kiếm theo tên tác giả - Tìm kiếm theo nội dung sách.

Khi các độc giả có nhu cầu làm thẻ mợn sách thì sẽ đợc nhận phiếu đăng kí(nh mẫu biểu2) Xác định t cách của độc giả, thuộc nhóm đối tợng nào? ( ở đây có hai đối tợng là: sinh viên và cán bộ công viên chức có bằng đại học )

Kiểm tra xem độc giả có đủ những yêu cầu cần thiết để trở thành độc giả của th viện( nh thẻ

sinh viên, chứng minh th, bằng tốt nghiệp, giấy giới thiệu của cơ quan ).

Khi có đủ điều kiện do th viện đa ra thì yêu cầu độc giả điền vào mẫu đăng kí và lu thông tin độc giả vào máy tính.

Địa chỉ Email: Nơi làm việc:

Ngày làm thẻ: Địa chỉ nơi làm việc: Ngời làm thẻ kí tên

Sau khi sau khi độc giả điền đầy đủ thông tin vào mẫu, chụp ảnh và nộp tiền theo quy định thì bộ phận bạn đọc sẽ cấp cho độc giả một thẻ từ (nh mẫu biểu 3) Tấm thẻ nh là bằng chứng đại diện cho t cách đợc mợn tài liệu của th viện.

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 5

Mẫu biểu 3:

Th viện lu giữ các thông tin về độc giả nh: họ tên, năm sinh, trờng, lớp, hoặc cơ quan làm việc

b Gia hạn cho thành viên nếu thành viên có yêu cầu và đủ điều kiên ra hạn c Huỷ bỏ thẻ thành viên nếu thành viên đó vi phạm nội quy và không gia

hạn thẻ khi thẻ hết hạn.

3 Hoạt động quản lý mợn trả.

Hoạt động mợn trả là mục tiêu chính của th viện - Tra cứu tìm kiếm

Bạn đọc hay các nhân viên trong th viện đều có thể tìm kiếm thông tin về loại sách mình cần Nhân viên th viện có thể tìm kiếm về hồ sơ mợn trả của độc giả theo mã độc giả hay theo tên kết quả sẽ đợc thông tin mợn trả của độc giả đó.

- Quá trình mợn sách

Đối với độc giả là sinh viên thì chỉ có thể mợn sách tại đọc tại chỗ Còn đối với độc giả có bằng đại học trở lên ( không phải là sinh viên ) thì có thể mang về nhà hay mợn đọc tại chỗ.

Khi độc giả vào phòng mợn sách thì độc giả phải quét mã từ ở trên thẻ vào máy quét kiểm tra t cách bạn đọc dới sự giám sát của nhân viên mợn trả.

Khi độc giả có nhu cầu mợn sách độc giả có thể viết phiếu mợn ( nh mẫu biểu 4) nếu nhớ tên sách và vị trí sách hay số cá biệt hoặc có thể voà kho mở chọn quấn sách mình cần, sau khi có sách cần mợn trong tay độc giả phải quét mã thẻ vào máy và nhập mật khẩu máy sẽ kiểm tra thông tin mợn trả của độc giả xem độc giả có quyền mợn sách tiếp hay không Khi độc giả còn quyền mợn sách lúc đó độc gải phải quét mã vạch của sách vào máy để máy nhập vào hồ sơ mợn sách của độc giả mợn Các thông tin mợn sách đợc hiển thị lên màn hình Tất cả công việc trên đề đợc giám sát bởi nhân viên mợn trả thông qua một máy tính khác hay quan sát trực tiếp.

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 6

- Độc giả cũng có thể dành trớc quyền đợc mợn tài liệu

Khi độc giả biết đợc th viện có tài liệu mà mình cần độc giả có thể gọi điện, viết th điện tử yêu cầu th viện giữ lại tài liệu đó cho mình đến sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định Nếu mà sách đó không còn quấn nào trong kho thì độc giả có thể đăng kí trớc quyền mợn kế tiếp khi tài liệu đó đợc trả và đợc thông báo ngày trả của quấn sách gần nhất hoặc khi tài liệu đó đợc trả thì th viện có thể gọi điện hoặc viết th cho độc giả biết Nếu trong thời gian nhất định độc giả không đến thì th viện cho độc giả khác mợn khi có yêu cầu.

- Quá trình trả sách

Khi độc giả trả sách đến cửa trả sách và quét thẻ độc giả của mình vào máy sau đó quét mã sách vào mày và đa sách cho nhân viên kiểm tra tình trạng sách và nhập vào máy lúc đó hệ thống sẽ kiểm tra xem có trả quá hạn không, tình trạng sách có thay đổi hay không, nếu trả trễ và tình trạng sách bị thay đổi sẽ phải nộp phạt theo từng mức

- Gia hạn

Độc giả có thể gia hạn đợc thời gian mợn sách bằng hình thức gửi th hoặc gọi điện hay đến trực tiếp khi sách hết hạn mợn Nhng mỗi quyển sách mợn chỉ đợc gia hạn tối đa 2 lần - Bộ phận mợn trả có trách nhiệm tìm ra những độc giả có sách quá hạn mà cha trả và gửi

phiếu thông đòi sách trễ hạn (mẫu biểu 5) cho từng độc giả có sách trễ hạn mà cha thấy gia hạn hoặc hết quyền gia hạn.

Mẫu biểu 5

Th viện quốc gia VN

Giấy báo thu hồi sách quá hạn

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ

7

Gửi anh/chị: Địa chỉ:

Th viện xin thông báo, anh/ chị đã mợn một số quấn sách sau của th viện đã đến hạn trả mà cha trả đề nghị anh/chị đến th viện để trả lại sách và số tiền phạt đg cho th viện STT Mã số sách Tên sách Tác giả Ngày mợn Thời gian quá hạn

4 Quá trình báo cáo thống kê:

Sau một thời gian nhất định thì th viện phải báo cáo thống kê một lần về các việc: thống kê sách đợc mợn( mẫu biểu 6), thống kê sách đợc bị mất(mẫu biểu 7), sách trễ hạn và thống kê độc giả mợn sách( mẫu biểu 8)

STT Mã độc giả Tên độc giả Địa chỉ Số lợng quấn sách đã mợn

III.Các chức năng và yêu cầu chức năng của hệ thống Hệ thống th viện gồm có các chức năng chính sau:

Quản lý sách

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 8

- Nhập sách mới: việc nhập mới một sách đợc tiến hành chặt chẽ theo từng bớc sau:

Mỗi khi sáh mới về thì bộ phận thủ th tiếp nhận sách có nhiệm vụ xem đầu sách đó đã có hay cha Nếu có rồi thì gọi thẻ cũ để cập nhập thêm thông tin về sách ấy bằng cách tăng số lợng sách nhập lên Nếu cha có thì lập thẻ mới và gán cho nó một mã vạch mới.

Khi lập thẻ mới cần lu ý những chi tiết sau:

+ Ta phải xác định mã loại sách mới là gì: Trớc hết xem sách đó thuộc loại sách nào trong danh mục loại sách Nếu không thuộc loại sách nào thi yêu cầu bộ phận quản lý danh mục cập nhập thêm loại sách đó Sau đó ta lấy mã của loại sách phù hợp gán cho mãloạisách

+ Xác định mã nhóm sách trong các mã nhóm hiện có trong loại sách đã chọn Và đợc xác định nh mã loại sách.

+ Việc xác định mã tác giả, mã NXB, Mã ngôn ngữ, Mã vị trí cũng tơng tự nh xác định mã nhóm ở trên.

+ Sau đó gán cho sách một “mã vạch” mới bằng cách quét mã vạch đó vào máy + Tìm một vài từ liên quan đến nội dung quyển sách và nhập vào làm “từ khoá” + Cuối cùng cập nhập thêm các thông tin còn lại của quyển sách vào thẻ sách - Tìm kiếm thông tin sách: ngời dùng có thể tìm thông tin sách mình cần quan tâm

- Hiệu chỉnh: thủ th có thể hiệu chỉnh thông tin sách hoặc huỷ bỏ một vài đầu sách đã đăng ký khi cần thiết.

2 Chức năng quản lý bạn đọc

Chức năng này do bộ phận bạn đọc phụ trách - Nhập độc giả mới hoặc huỷ bỏ độc giả:

Bộ phận bạn đọc có trách nhiệm làm thẻ độc giả cho những bạn đọc có nhu cầu và đủ điều kiện làm thẻ Tuỳ vào thông tin bạn đọc mà bộ phận bạn đọc sẽ phân bạn vào nhóm độc giả nào và mỗi nhóm độc giả có một số quyền lợi khác nhau Ví dụ nh : nếu độc giả là sinh viên thì đợc phân vào nhóm sinh viên và chỉ có quyền mợn sách đọc tại chỗ mà không đợc mang về nhà, nếu là cán bộ đã có bằng đại học trở lên thì đợc cho vào nhóm cán bộ có thể mợn sách mang về nhà.

Bộ phận bạn đọc cũng có thể huỷ bỏ thẻ bạn đọc nếu thẻ hết thời gian sử dụng mà độc giả không gia hạn.

- Tìm kiếm thông tin bạn đọc.

- Gia hạn thẻ và hiệu chỉnh thông tin độc giả.

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 9

Khi thẻ độc giả hết hạn sử dụng nếu muốn sử dụng tiếp thì có thể gia hạn thẻ và đóng lệ phí Nếu các thông tin của bạn đọc có gì sai sót thì bộ phận bạn đọc cũng có thể hiệu chỉnh lại cho đúng.

3 Chức năng quản lý việc mợn trả sách

Chức năng này do bộ phận quản lý mợn trả thực hiện và có các nhiệm vụ sau:

- Phải cập thêm thẻ mợn sách trong hồ sơ mợn tră của độc giả khi độc giả mợn sách, phiếu mợn sách lu dữ thông tin về các sách độc giả mợn, ngày mợn sách, hình thức mợn, ngày trả sách.

- Khi độc giả có sách hết hạn mợn quấn sách nào đó mà có nhu cầu gia hạn thêm thời gian mợn thì lúc đó bộ phận mợn trả phải tìm lại thẻ mợn đó của độc giả và cập nhập thêm số lần gia hạn.

- Khi độc giả trả sách thì phải tìm lại thẻ mợn ứng với mã sách đó của độc giả và tiến hành cập nhập thêm ngày trả

- Tra cứu trực tuyến: tra cứu danh mục sách bằng máy tính đợc đặt trong phòng mợn trả khi bạn đọc muốn tìm kiếm sách theo yêu cầu của bạn đọc( nh tra cứu theo phân loại, nhóm sách, tác giả, từ khoá, năm xuất bản, tên sách hay hay số cá biệt) lúc đó màn hình sẽ hiển thị thông tin về các đầu sách mà bạn cần và có thể tra cứu tình trạng mợn sách của mình.

4 Chức năng báo cáo tổng hợp

Chức năng này có nhiệm vụ thống kê số lợng sách mợn đối với mỗi đầu sách, thống kê số lợng độc giả mợn sách, thống kê danh mục sách co sẵn trong kho, thống kê sách mợn trễ hạn và bị mất trong một thời gian nhất định.

5 Chức năng quản lý danh mục.

Chức năng phải cập nhập thêm phân loại sách, nhóm sách, tác giả, nhà xuất bản, ngôn ngữ, vị trí sách khi mà có yêu cầu từ bộ phận thủ th.

5 Yêu cầu phi chức nặng.

Vì th viện cho phép độc giả có thể tra cứu trực tuyến trên mạng nên để đảm bảo an toàn cho mạng thì khi xây dựng hệ thống cần phải lu ý đến khả năng bảo mật và phân quyền sử dụng cho các nhóm đối tợng khi sử dụng hệ thống mạng trực tuyến của th viện Ví dụ nh: độc giả chỉ có khả năng tra cứu thông tin trong hệ thống ch không thể sửa đổi thông tin hay nói cách khác là không thể xâm phạm vào cơ sở dữ liệu của hệ thống Và chỉ có nhân viên mới có quyền sử dụng những chức năng có thể làm thay đổi đợc cơ sở dữ liệu.

Phần 2 Phân tích hệ thống I Sơ đồ chức năng BFD

Hệ thống quản lý th viện đợc phân rã thành các chức năng nh sau:

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 10

Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý th viện (mức đỉnh)

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 11

Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý độc giả ( mức 1 )

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ 13

Sơ đồ dòng dữ liệu cho trả sách ( mức 2 )

III Phân tích dữ liệu và mô hình thực thể quan hệ ERD

1 Phân tích dữ liệu

a Các thực thể

Sach(mã sách,tên sách,số trang,số lợng, mã ngôn ngữ, mã nhóm sách, mã tác giả, mã

nhà xuất bản, năm xuất bản, mã kho, lần xuất bản, ngày nhập kho, số lần mợn)

NHOMSACH(mã nhóm sách, mã loại sách, tên nhóm sách) LOAISACH(mã loại sách, tên loại sách)

NGONNGU(mã ngôn ngữ, tên ngôn ngữ)TACGIA(mã tác giả, tên tác giả, địa chỉ)

NHAXUATBAN(mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản, địa chỉ)VITRI(mã vị trí, tên khu, tên kệ, tên ngăn)

DOCGIA(mã số thẻ, tên độc giả, dân tộc, giới tính, ngày sinh, nghề nghiệp, chỗ ở hiện tại,

số điện thoại, trờng, lớp, khoa, năm thứ, số CMT, trình độ, tên cơ quan làm việc, địa chỉ nơi làm việc, ngày làm thẻ, ảnh)

MUON(mã độc giả, mã sách, hình thức mợn, tình trạng mợn, ngày mợn, ngày trả, số lần