Vẽ sơ đồ tổ chức trong MS Office docx

Trên thanh cụ bao gồm các nút: Insert Shape để thêm vào các nhánh nhỏ, nhánh ngang cấp, nhánh con, nhánh rẽ; nút Layout dùng để hiệu chỉnh hình dáng các nhánh rẽ và các ô nội dung; nút s

Vẽ sơ đồ tổ chức trong

MS Office

Vẽ sơ đồ tổ chức trong MS Office

Bạn muốn vẽ một sơ đồ tổ chức? Trong bộ office có hỗ trợ chức năng này nhưng chúng ta ít để

ý và sử dụng đến nó, phần này hỗ trợ vẽ sơ đồ trong MS-Word, MS-Excel, MS-Power Point Bạn có thể vẽ một sơ đồ bằng chức năng Drawing có sẵn, tuy nhiên, sẽ nhanh chóng hơn nhiều nếu chúng ta sử dụng chức năng Organization Chart (sơ đồ tổ chức) của MS Office hỗ trợsẵn (Nếu máy tính của bạn chưa cài chức năng này thì dùng đĩa đã cài office trên máy bạn để thêm vào)

Đầu tiên, bạn vào Insert\Picture\Organization Chart Khi đó, bạn sẽ có một sơ đồ gồm một ô

và 3 nhánh nhỏ bên dưới Đồng thời, thanh công cụ hỗ trợ cũng sẽ hiện lên để bạn thuận tiện cho việc hiệu chỉnh sơ đồ

Trên thanh cụ bao gồm các nút: Insert Shape để thêm vào các nhánh nhỏ, nhánh ngang cấp, nhánh con, nhánh rẽ; nút Layout dùng để hiệu chỉnh hình dáng các nhánh rẽ và các ô nội dung; nút select dùng để lựa chọn các nhánh; nút Autoformat dùng để lựa chọn các kiểu định dạng chuẩn có sẵn cho sơ đồ: màu sắc, đường nét sơ đồ ; nút Text Wrapping dùng hiệu chỉnh

vị trí của sơ đồ so với nội dung của các dòng chữ: ẩn bên dưới, hiện bên trên, cùng hàng Tất cả các nút đều có hình minh họa rất cụ thể, sinh động Ngoài những mẫu chuẩn có sẵn, bạn có thể điều chỉnh nhanh màu sắc (colors), độ lớn (sizes), đường viền (Lines) của các đường nối, các ô sơ đồ, bằng cách click phải chuột vào đối tượng cần điều chỉnh và chọn Format AutoShape

Ở chế độ mặc định ban đầu, các dòng chữ nằm theo chiều ngang, bạn muốn nó nằm theo chiều đứng (do số lượng các nhánh nhiều) thì bạn làm như sau: Click chuột vào ô muốn điều chỉnh, vào Format\Text Direction và lựa chọn chiều quay của dòng chữ theo ý muốn của mình

Kết hợp Excel và Word để tạo chú thích nghiêng theo hình vẽ

Với phương pháp này, bạn có thể tạo ra những chú thích nghiêng theo các hình vẽ trong MS Word, ví dụ như tạo chú thích cho biết độ dài cạnh huyền của một tam giác vuông chẳng hạn

- Bước 1: Khởi động Excel, trên thanh Drawing, vào menu AutoShapes và vẽ ra một tam giác vuông

- Bước 2: Nhấp chuột vào một ô nào đó có vị trí nằm trên cạnh huyền rồi gõ vào độ dài “7 cm” Vào menu Format\ Cells, chọn thẻ Alignment, ở khung Orientation, bạn nhấn chọn đường thẳng có chữ Text và kéo theo hướng nghiêng phù hợp với độ nghiêng cạnh huyền của tam giác Nhấn OK

- Bước 3: Điều chỉnh lại vị trí của tam giác sao cho thật khớp với chú thích nghiêng Phủ khối vùng chứa hình ảnh của tam giác và chú thích, vào menu Edit\ Copy (Ctrl+C).

- Bước 4: Bạn vào MS Word, chọn Edit\ Paste Special rồi chọn định dạng là Picture (Enhanced Metafile) Nhấn OK Lúc này hình ảnh tam giác vuông có kèm chú thích sẽ được dán vào Word

và dù bạn có “lôi” nó đi đâu chăng nữa thì chú thích và hình tam giác vẫn song hành với nhau

Câu hỏi 1 : Giấu công thức trong Excel cách nào ?

Trả lời : Có nhiều cách :

1/ Bạn có thể Copy từ Menu Edit / Copy, sau đó sử dụng Edit / Paste Special / Value

2/ Bạn có thể giấu luôn thanh Formula bằng cách vào Tools/ Options/View, bỏ dấu kiểm ở ô Formula Bar, sau đó, bạn vào Tools/Protection/Protect Sheet và gõ Pssword

3/ Vào Menu Format/ Cells, tìm thẻ Protection, ở đây có 2 ô Locked và Hidden

- Nếu bạn bỏ chọn ô Locked, thì khi cài Password, những ô này sẽ cho phép bạn nhập và thay đổi dữ liệu Những ô nào chọn Locked, sẽ không cho phép bạn sửa đổi gì hết

- Nếu bạn chọn Hidden, những ô này sẽ không thể hiện bất cứ cái gì chứa trong ô lên thanh Formula khi bạn cài Password

Đến đây, các bạn sẽ hiểu khi nào ta chọn Locked và Hidden, khi nào không

Để chọn nhiều vùng dữ liệu trên cùng một Sheet một cách nhanh chóng, ta sử dụng Menu Edit/Goto

- Đầu tiên, chọn All tòan bộ bảng tính, vào Format / Cells bỏ dấu kiểm ở ô Locked

- Sau đó, vào Menu Edit/ Goto, nhấn Special, chọn Formula, để chọn các ô có công thức, và chọn Locked cùng với Hidden

Và bây giờ, bạn vào Tools/Protection để cài Password

Nếu chỉ để bảo vệ công thức không cho người khác sửa đổi, nhưng vẫn cho thấy công thức củabạn, bạn có thể dùng thêm Validation

4/ - Chọn vùng dữ liệu bạn muốn bảo vệ

- Chọn menu Data / Validation

- Trong tab Settings, chọn trong ô Allow là Text length, ô Data chọn : between, ô Minimum, bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu của chuỗi (ví dụ là 10000), ô Maximum, nhập giá trị chiều dài tối đa của chuỗi (ví dụ 50000)

Chọn tab Error Alert

Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề của ô thông báo (ví dụ Cấm!), ô Error message, bạn nhập nội dung của ô thông báo (ví dụ: khong duoc dung vao du lieu cua nguoi khac)

Nhớ chọn the check box : Show error alert after invalid data is entered

- Để xoá những vùng dữ liệu đã được đặt Validation bạn hãy chọn Clear All

Bạn có thể làm ẩn luôn cả một Sheet có chưa công thức bằng cách :

5/ Vào Tool-Macro-Víual Basic- chọn sheet cần ẩn, chọn mục Visible là 2-xlSheetveryVisible

Không cho phép sửa dữ liệu trực tiếp trên ô

Thường khi muốn sửa dữ liệu trực tiếp trên ô, bạn chỉ cần Double Click vào ô đó, con trỏ chuột

sẽ hiện diện và giúp bạn thực hiện việc sửa chữa này

Muốn vô hiệu hóa chưc năng này, bạn hãy chọn Tool/Options, chọn Edit Trong mục Edit, bỏ chọn mục Edit directly in Cell

Bây giờ, nếu bạn cho ẩn thanh Formula Bar, thì người khác sẽ gặp khó khăn trong việc chỉnh sửa dữ liệu đấy

Word: Bạn có gặp khó khăn khi muốn tạo danh sách các đề mục đúng với số trang? Sẽ có một

số bạn nghĩ ra cách tạo mục lục đồ án của mình bằng cách tạo ra bảng và chia cột, sau đó nhập thủ công tên các đề mục và số trang Tuy nhiên, hễ nội dung file thay đổi một chút nội dung cũng khiến bạn mất cả buổi ngồi căn và điền lại số trang tương ứng Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết việc tạo mục lục tự động

* Cách tạo Heading:

1 Dùng 1 trong 3 tổ hợp phím trên để tạo loại Heading tương ứng Ví dụ: Dùng tổ hơp phím

Alt + Ctrl + 1 áp dụng cho loại Heading 1 Nếu không dùng 3 loại Heading 1, 2, 3 thì có thể vào hộp Style và chọn loại Heading tùy thích:

2 Thay đổi lại định dạng font chữ của Heading

Trường hợp dùng Office 2000:

1, Sau khi đã chọn đề mục là Heading 1, bạn thay đổi định dạng font chữ bình thường

2, Kích vào hộp Style trên thanh Formatting (hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + S), lúc đó ô định vị sẽ hiển thị ở dòng Heading 1

3, Gõ phím Enter

4, Xuất hiện thông báo Modify Style

¤Update the style to reflect recent changes?: Bạn có muốn cập nhật sự thay đổi mới của Style (heading)?”

¡ Reapply the formatting of the style to the selection: Sử dụng kiểu định dạng mặc định

þ Automatically update the style from now on: Tự động cập nhật kiểu định dạng từ thời điểm này

5 Chọn nút OK để hoàn thành thay đổi định dạng lại font chữ cho heading 1

Việc thay đổi này chỉ áp dụng được cho file bạn đang sử dụng, sang file mới những heading sẽ trở lại chế độ mặc định của Office 2000

Trường hợp dùng Office 2003:

1, Vào hộp Style\More…

Hoặc vào Format\Style and Formatting…

2, Trên màn hình sẽ xuất hiện panel Style and Formatting bên phải, chọn Heading1:

3, Trên ô Formatting of selected text, chọn Modify:

4, Xuất hiện hộp thoại Modify Style:

 Name: Tên Heading

 Formatting: Định dạng font chữ

 þ Add to template: Áp dụng định dạng mới này cho cả những file sau Nếu không đánh dấu thì chỉ áp dụng cho file hiện tại

 þ Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading

sẽ tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để sửa đổi

 Nút Format: Một số định dạng cho Heading

o Font…: Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng phông chữ

o Paragraph…: Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn văn bản

o Tabs…: Mở hộp thoại Tabs, đặt Heading có định dạng tabs

o Border…: Mở hộp thoại Boder, đặt Heading có định dạng đường viền

o Language…: Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi chính tảngôn ngữ

o Frame:… Mở hộp thoại Frame, đặt Heading thành frame có thể di chuyển ở mọi vị trí file văn bản

o Numbering…: Mở hộp thoại Bulleted and Numbering Đặt Heading

có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động

o Shortcut key…: Mở hộp thoại Customize Keyboard, sửa hoặc bổ sung phím tắt dùng cho loại Heading

5, Sau mỗi thao tác chọn nút OK hoặc Close để hoàn thành việc định dạng Heading

* Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo

1 Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối file hoặc đầu file)

2 Vào Insert \ Reference \ Index and Tables…

Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables…

3 Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents

 Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in

 Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web

 þ Show page numbers: Hiển thị số trang

 þ Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải

 þ Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading

 Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang

 Show levels: Số cấp độ Heading

 Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MSWord

 Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác

 Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động

Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng

hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung

mục lục không?"

Chọn nút Yes: Đồng ý Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự

động cập nhật lại số trang cho các đề mục

4 Kích và nút OK để MS Word hiển thị mục lục

Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến

Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, có thể xóa nội dung mục lục đã tạo và làm lại thao

tác “Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo” để cập nhật lại các đề mục

chính xác tại số trang hiển thị

Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng khi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn Chúc bạn thực hiện thành công!

Hỏi: Trong một tài liệu mình chỉ muốn tạo header và footer cho những trang theo ý mình, chớ không phải cho toàn bộ tài liệu Cảm ơn

Để đơn giản, bạn hãy đánh tất cả các phần chung vào một văn bản Đặt trỏ thanh (trỏ của bànphím) tại vị trí cần ngắt phần, chọn trình đơn Insert Break Hãy chọn Next page ở mục Section break types Như vậy bạn đã thực hiện chèn không phải dấu ngắt trang mà là dấu ngắt phần

Từ đây ta nhìn xuống thanh trạng thái sẽ thấy dòng tương tự như sau:

Nghĩa là bạn đã có 2 phần: section 1 và section 2 Bạn có thể thực hiện lặp lại các bước trên đểtạo thêm các phần mới

Chọn View/Header and Footer để điền nội dung đầu và chân trang in Tắt bỏ nút Same as Previous để nội dung đầu và chân trang in của section hiện tại khác với các section trước đó

Việc điền nội dung đầu và chân trang in thì quá đơn giản Tôi muốn bổ sung thêm cho bạn một

số chức năng khác thông qua các trường của Word Nhấn Ctrl+F9 để hiện ra dấu {|} màu xám

để gõ trường Word

Muốn chèn số Section, nhập {SECTION}

Muốn chèn tổng số trang của một Section, nhập {SECTIONPAGES}

Số trang của section hiện tại có thể đánh tiếp tục theo số của section trước đó Hoặc có thể đánh lại bắt đầu từ số khác bằng cách chọn Format Pages Number Ở đây có 2 lựa chọn: Chọn Continue From Previous Section: đánh số trang tiếp theo phần trước

Chọn StartAt: Để đánh số trang không kế thừa phần trước đó và bắt đầu từ giá trị mà bạn chọn

Muốn chèn số trang của toàn văn bản: chọn nút Number of Pages hoặc nhập vào

Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng

Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm)

Alignment: Căn lề dòng tab

3 Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs

Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau

* Nếu muốn bỏ đường Tab:

1 Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab ở Tab stop position

2 Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn

3 Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab

4 Chọn nút OK để hoàn thành

Chèn ghi chú chận trang

Vào Insert \ Reference \ Footnote…

(Vào Insert \ Footnote với Office 2000)

2 Xuất hiện hộp thoại Footnote:

 Location: Vị trí đặt ghi chú:

o Footnote: Chân trang (thường để ghi chú ở chân trang)

o Endnotes: Đặt ở vị trí dưới cùng của file văn bản

 Format: Định dạng

o Number format: Định dạng kiểu đánh số ghi chú (1, 2, 3…; a, b, c…; i, iii, iii,…)

o Custom mark: Tự nhập ký tự làm ký tự ghi chú

o Start at: Bắt đầu đánh số thứ tự từ số

o Numbering:

 Continuous: Đánh tiếp số thứ tự

 Restart each section: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính trong đoạn

 Restart each page: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính theo trang

 Apply changes: Áp dụng đánh ghi chú cho cả file (whole document)

 Nút Symbol… Mở hộp thoại Symbol: Chèn ký tự đặc biệt làm ký tự đánh ghi chú

3 Chọn nút Apply và Insert để bắt đầu nhập nội dung ghi chú

Trong một số trường hợp khi xây dựng một văn bản (thường là các đề án, luận văn ), ta có nhu cầu trình bày phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ như thiết lập nhiều hệ thống lề cho văn bản; hướng giấy khi in ấn; nhiều hệ thống header, footer khác nhau; nhiều hệ thống thứ tự số trang và thiết lập chế độ bảo vệ khác nhau cho mỗi đoạn trong cùng một văn bản

Có thể bằng cách này hay cách khác, bạn dùng các công cụ trong ứng dụng thực hiện được các tính năng trên, tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng một phương pháp chia đoạn và sẽ thực hiện các chức năng trên từng đoạn nhờ công cụ chia đoạn Section

1 Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần)

Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau đó chọn thực đơn Insert, chọn Break, ta có các lựa chọn

như sau:

Để chèn thêm section, ta chọn 4 lựa chọn ở mục Section break types, cụ thể như sau

- Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo

- Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ

- Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo

- Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo

Sau khi thực hiện xong thao tác trên, văn bản đã được chia thành hai phần, phần sau cách phần

trước bởi ranh giới là dấu Section break mà ta vừa chèn vào (có thể nhìn thấy dấu phân cách này

khi ta chọn thực đơn View và chọn Nomal, số thứ tự của section cũng thể hiện trên thanh trạng thái) Bằng cách này, ta có thể chia một tập tin văn bản thành nhiều Section theo ý muốn

2 Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng một văn bản

Ta có thể thiết lập mỗi một section có một hệ thống lề (Margin) khác nhau theo ý muốn, cách làm

như sau:

Đặt con trỏ vào Section muốn thiết lập lề, chọn File, chọn Page setup, chọn thẻ Margin Ta thiết

lập lề cho trang in bình thường theo ý muốn, và cuối cùng, muốn chế độ lề vừa thiết lập chỉ áp dụng

cho Section chứa con trỏ thì tại mục Apply to ta chọn This section (hình minh hoạ), nếu muốn chế

độ căn lề áp dụng cho toàn bộ văn bản ta chọn Whole document Tương tự ta cũng thiết lập được hướng giấy in cho riêng từng Section tại thẻ Paper size

3 Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer) cho các Section

Tại Section sau, ta muốn có tiêu đề trên và tiêu đề dưới khác với Section trước ta làm như sau:

Đặt con trỏ tại Section sau, chọn thực đơn View, chọn Header and footer, trước khi soạn vào nội dung tiêu đề chúng ta nhấn vào nút Same as previous cho nút này đang ở chế độ lún xuống thành chế độ bình thường nhằm loại bỏ tuỳ chọn các Header và footer của tất cả các Section đều giống

nhau (hình minh hoạ)

Lúc này các Header và footer mà ta gõ vào, sẽ khác với các Header và footer của Section trước đó Bằng cách này, ta có thể tạo các Header và footer cho riêng từng section

4 Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản

Ta có thể tạo mỗi một Section có một hệ thống số thứ tự của trang (page number) khác nhau, cách làm như sau:

Đặt con trỏ tại Section muốn tạo hệ thống số trang riêng, chọn thực đơn Insert, chọn Page numbers, cửa sổ Page numbers hiện ra, chọn nút Format Tại mục Page numbering của của sổ Page

Number Format, ta đánh dấu vào mục Start at và chọn số thứ tự đầu tiên của trang đầu tiên của

Section (hình minh hoạ) Khi hoàn thành, Section này sẽ có một hệ thống số thứ tự trang riêng theo

ý muốn của bạn

5 Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản

Sau khi đã tạo được các Section cần bảo vệ nội dung, ta làm như sau:

Chọn thự đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document hiện ra, ta đánh dấu vào mục Forms, khi đó nút Sections mới được cho phép kích hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút Sections

Hộp thoại Sections Protection hiện ra, trong đó có các Section được đánh số theo thứ tự từ 1 đến 9

Để bảo vệ Section nào, bạn hãy đánh dấu vào Section đó, thí dụ Section 2

Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu vào ô Password (Options) Hộp thoại Confirm Password hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô Reenter Password to open

Sau khi hoàn thành các bước này, văn bản đã được bảo vệ theo từng Section theo ý đồ của bạn, tất

cả nội dung trong đoạn được bảo vệ sẽ không thể sửa chữa (tất nhiên là trừ chính bạn)

Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn chọn thực đơn Tools, chọn Unprotect Document Hộp thoại Unprotect Document hiện ra, gõ đúng mật khẩu vào ô Password ta mới có thể sửa chữa được

đoạn văn bản mà ta bảo vệ

Tạo đường viền

Vào Format \ Border and Shading…

- Hoặc: Vào File \ Page Setup, chọn thẻ Layout:

Chọn Nút border để bắt đầu tạo đường viền cho trang

2 Xuất hiện hộp thoại Border and Shading, chọn thẻ Page border:

 Setting: Kiểu loại border:

o None: Không có đường viền

o Box: Kiểu đường viền bình thường

o Shadow: Kiểu đường viền có hình bóng

o 3-D: Kiểu đường viền 3D

o Custom: Kiểu đường viền tùy chọn

 Style: Kiểu nét đường viền

 Color: Màu đường viền

 Width: Độ rộng đường viền (nét đậm, nhạt)

 Art: Chọn kiểu đường viền hoa văn nghệ thuật

 Apply to: Áp dụng cho:

o Whole document: Toàn bộ các trang trong file văn bản

o This section: Cho trang hiện tại,

o This section – First page only: Chỉ áp dụng cho trang đầu của file văn bản

o This Section – All except First page: Áp dụng cho toàn bộ các trang trong văn bản trừ trang đầu tiên.

 Nút Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ Tables and Borders dùng để hiệu chỉnh đường viền

 Nút Horizontal Line… => Xuất hiện hộp thoại Horizontal Line: Lựa chọn kiểu đường viền ngang

 Nút Options… => Xuất hiện hộp thoại Border and Shading Options: Thay đổi một số thuộc tính về khoảng cách từ lề tới nét đường viền

Nếu muốn border ôm sát với nội dung text của file thì trong hộp thoại Border and Shading Options

này, ở mục Measure from chọn là Text

3 Kích nút OK để hoàn thành việc tạo đường viền cho đoạn văn bản

MS Word: Tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer) -

20/6/2006 15h:39

1 Vào View \ Header and Footer

=> Xuất hiện thanh cộng cụ Header and Footer

2 Nhập nội dung tiêu đề trang & chân trang Chi tiết chức năng về thanh công cụ Header và Footer

- Confidential, Page#, Date: Chèn Confidential, số trang, ngày tháng năm.

- Created by: Hiển thị “Created by: tên máy tính”

- Created on: Hiển thị “Created on: ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập máy tính)

- Filename: Tên file

- Filename and path: Đường dẫn của file và tên file

- Last Printed: Hiển thị “Last printed ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập máy in)

- Last saved by: Hiển thị “Last saved by tên đặt khi cài windows”,

- Page x of y: Trang thứ x trên tổng số y trang của file.

- Chèn số trang

- Chèn tổng số trang của file

- Tự đánh số trang bắt đầu tùy thích.

- Chèn ngày, tháng, năm (tính theo ngày hiện tại trên máy tính)

- Chèn giờ hiện tại trên máy tính

- Định dạng lại kích thước header & footer và lề trang

- Ẩn / hiện nội dung file khi tạo nội dung header & footer

- Same as previous: Hiển thị nội dung header & footer giống file trước

- Di chuyển giữa Header với Footer

- Quay lên trang trước trang hiện tại

- Hiển thị trang sau trang hiện tại

- Thiết lập một số tính năng khác cho thanh công cụ Header and Footer.

Trường hợp muốn có đường gạch ngang cùng với nội dung Header & Footer, bạn hãy dùng thanh

vẽ của MS Word là Drawing như bình thường, vẽ một đường ngang ở vị trí phù hợp (ví dụ):

Close: Thoát khỏi màn hình tạo header & footer Sau khi tạo xong nội dung header & footer bạn có

thể kích đúp chuột ra màn hình nội dung trang để thoát.

* Trường hợp bạn muốn nhập nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ khác nhau:

1 Vào File \ Page Setup

=> Xuất hiện hộp thoại Page Setup \ chọn thẻ Layout:

2 Tại mục Headers and Footers:

þDifferent odd and even : Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ khác nhau.

þDifferent first page : Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer trang đầu tiên của file khác với mọi trang.

3 Sau đó bạn nhập lại nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ riêng.

Bạn thử làm cách này xem sao: (copy tu excel sang cad)

Trong MS Excel: Nhấn phải chuột trên thanh toolbars chọn Customize, nhấn tiếp vào tab

Commands rồi chọn Tools trong Categories, sau đó tìm nút lệnh Camera trong vùng commands Nhấn và giữ chuột để kéo ra thanh công cụ nào đó.

Chọn vùng cần Copy, rồi nhấn vào biểu tượng Camera

Nhấn chuột vào một vị trí bất kỳ trên sheet để tạo ra 1 liên kết ảnh, nhấn tiếp Ctrl+C.

Sang AutoCAD, nhấn Ctrl+V (Paste), sẽ xuất hiện hộp thoại OLE Text Style, cứ nhấn OK.

Vậy là xong!

(Tôi làm trên AutoCAD 2006 không biết AutoCAD 2000 có được không?)

Các thủ thuật hay nhất trong Excel!

Để giúp quý vị khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này Tuy nhiên, quý vị có thể chỉ xem theo chủ đề có liên quan đến các thao tác thường dùng trong công việc của mình:

Hiển thị đối số của các hàm

Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE

và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ

=RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess))

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard

Tham chiếu các hàm

Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu Đây cũng

là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp

Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả,bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9 Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiệntrên màn hình Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức

đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra

một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.

1 Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing Nhắp vào bảng

tính và kéo con trỏ để tạo một text box

2 Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào

text box (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2 Trên thanh công thức, ban gõ =A1)

Và ấn Enter

3 Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box

Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính.Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

1 Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

2 Nhắp vào Copy trên menu E(bay.)

3 Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

4 Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu E(bay.) Kết quả sẽ

cho nhanh chóng

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó vàcopy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn

Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter

Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200 Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))

Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter Sau

đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức

Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu

Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200 Bạn sử dụng công thức sau:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột Ví

dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1 Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1 Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20

Sắp xếp một danh sách đã được lọc

Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần

(Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các

record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa

Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter

Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thểgiảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén

dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử

nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go

To từ menu E(bay.) Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào

OK Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mởbảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link