Thủ thuật hay cho Office 2010 docx

Thủ thuật hay cho Office 2010 Microsoft Office 2010 với nhiều cải tiến mang đến nhiều tính hữu ích Sắp xếp văn với Navigation Pane Sắp xếp văn với Navigation Pane Word Navigation Pane Word 2010 giúp bạn chọn, xếp thứ tự phân đoạn văn dài hàng nghìn trang nhanh chóng thao tác kéo thả Để mở Navigation Pane, bạn chọn View, đánh dấu Show vào Navigation Pane Sau mở bảng Navigation Pane, danh sách phân đoạn hiển thị Để chuyển nhanh đến vị trí phân đoạn nào, bạn việc nhấp chuột lên phân đoạn từ bảng Muốn thay đổi vị trí phân đoạn, bạn việc kéo thả chúng đến vị trí muốn đặt Tìm kiếm hiệu Word Tìm kiếm nhanh Navigation Pane Tính Word 2010 cho phép bạn tìm kiếm nhanh Navigation Pane nội dung giống văn Bạn việc bôi đen từ cụm từ cần tìm nhấn tổ hợp Ctrl+F gõ trực tiếp từ khoá vào khung Search Document nhấn Enter Những nội dung giống đánh dấu màu vàng Ngồi ra, bạn sử dụng tổ hợp phím Shift-F4 để chuyển sang thao tác tìm kiếm khác khác đóng Navigation pane Đóng cửa sổ Pane từ bàn phím Đóng cửa sổ Pane từ bàn phím Người dùng Word hẳn thấy phiền hà liên tục di chuyển chuột để đóng/mở pane ứng dụng bên trái hay bên phải cửa sổ Trong số trường hợp, Word cho phép bạn bạn đóng cửa sổ pane nút Esc Tuy nhiên, sau di chuyển qua lại cửa sổ pane cửa sổ văn bản, Esc thường khơng hoạt động Muốn sử dụng bàn phím để đóng cửa số pane, bạn thực theo cách này: Nhấn nút F6 để chuyển sang cửa sổ pane, sau ấn nút Ctrl-Space để mở menu, chọn Close Chèn ảnh chụp hình vào Word hay PowerPoint Chụp hình dễ dàng với Screenshot menu Insert Một tính hữu ích Office 2010 tính chụp ảnh hình Screenshot đặt menu Insert Nó cho phép bạn chụp hình tồn hình chụp hình vùng hình tự động chèn vào vị trí trỏ chuột Sau đó, bạn dễ dàng chèn hình ảnh vào Word PowerPoint cách mở thư mục, click vào file ảnh (hoặc click vào Screen Clipping kéo chuột để chọn vùng hình mà bạn muốn chèn ảnh paste vào), sau nhấn Enter, hình ảnh chèn vào tự động Thay đổi định dạng font chữ Word Thay đổi định dạng font chữ đơn giản Đây coi tính ưu việt để định dạng font Office 2010 Chỉ cần chọn tất đoạn văn bạn, click Ctrl-D Shift-Alt-F để mở menu Font (hoặc truy cập từ tab Home, cách nhấn vào mũi tên góc bên phải tổ hợp Font) Tiếp đến chọn Advanced tab chọn font OpenType Features Tại đây, bạn tùy chọn nhiều loại font Tốt nhất, bạn nên thử nghiệm trước định dạng font xem chúng hiển thị văn Khi chon thấy loại font mà bạn thích, cần click vào nút Set as Default để thiết lập cho văn thời văn sau Lọc liệu theo màu sắc định dạng Excel Lọc liệu theo màu sắc định dạng Khi tạo bảng Excel, bạn click vào ô tiêu đề bảng sử dụng menu bên trái phía để lọc giá trị hiển thị Bạn lọc hay nhiều hàng lúc cách chọn màu hiển thị Chỉ cần chọn Filter by Color sau chọn tiếp Filter by Cell Color bạn thực thao tác Định dạng có điều kiện với số âm Định dạng có điều kiện Excel Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) Excel công cụ giúp người dùng định dạng chuỗi văn số liệu với việc mã hóa chúng thành màu sắc khác Với phiên Office 2010, bạn định dạng cho số liệu âm, không với số dương phiên 2007 Để thiết lập định dạng, bạn nhấn vào nút Home, Conditional Formatting, Data Bars, sau lựa chọn màu sắc Gradient Fill Loại bỏ đoạn hội thoại Outlook Loại đoạn hội thoại Outlook Outlook 2010 cho phép theo dõi đoạn hội thoại Gmail nhóm chúng thành tập để tiện theo dõi; cho phép tạo phím tắt để đơn giản hóa cơng việc điều khiển Khi đọc hộp thư Conversation View, có nhóm thiết lập gửi thư trả lời theo tiêu đề nhất, bạn cần click chuột phải vào hội thoại chọn Ignore loại bỏ đoạn hội thoại Tất thư từ hộp thư đến bạn có liên quan đến chủ đề, chí thư đến sau này, tự động bị xóa Tuy nhiên bạn muốn xóa phần văn trích dẫn dài dịng phía sau thư, bạn chọn chế độ Clean Up Conversation, Outlook loại bỏ tất phần trích dẫn lặp lặp lại phía sau chúng Xem trước in với Publisher Publisher cho phép xem văn trước in hai mặt giấy Publisher cơng cụ cho phép bạn xem văn trước in hai mặt giấy Khi bạn in tài liệu hai mặt trang giấy, Publisher hiển thị trượt phía bên phải trình đơn, giúp bạn xem phần hiển thị mặt trước xuyên suốt sang mặt sau trang giấy Chắc chắn, ứng dụng giúp bạn tiết kiệm khơng thời gian 10 Phục hồi tài liệu chưa kịp lưu lại Office 2010 cho phép phục hồi tài liệu chưa kịp lưu Cả Word, Excel, PowerPoint có khả lưu lại tài liệu mà bạn bỏ quên tắt cửa sổ, chí với file mà bạn chưa đặt tên lưu với tên cụ thể "Document1" Ngồi fice cịn hỗ trợ tính tự động lưu 10 phút lần (hoặc thời gian bạn thiết lập tùy chọn ứng dụng) Phiên trước Office thường xóa file cuối bạn đóng ứng dụng lai chúng hoàn toàn bị Office 2010 hỗ trợ tự động cuối cho phép hồi phục lại bạn mở Chỉ cần click vào File, Recent, Recover Unsaved Documents, sau chọn tài liệu từ File/Open dialog box Tùy biến thu nhỏ Ribbon Khi Microsoft lần trình làng giao diện Ribbon Office 2007, có nhiều ý kiến trái chiều xung quanh việc thiết kế giao diện giống dải băng (ribbon) Nhiều người gặp khó khăn việc tìm kiếm chức quen thuộc trước dùng Office phiên trước Thêm nữa, họ không thiện cảm với cách thiết kế biểu tượng chiếm nhiều diện tích đầu trang Ribbon Tuy nhiên, sau năm, phiên Office 2010 dập tắt phàn nàn kể cho phép bạn tùy biến Ribbon theo cách riêng giấu để tiết kiệm khơng gian chương trình Office - Để giấu Ribbon, đơn giản bạn cần nhấn chuột phải vào chọn Minimize The Ribbon - Để tùy chỉnh Ribbon: Bước 1: bạn nhấn chuột phải lên Ribbon chọn Customize The Ribbon Một cửa sổ có chọn lựa với nhỏ bên Ơ bên trái gồm lệnh bên trái bao gồm danh sách tab Bước 2: Để giấu tab bạn không muốn xem, uncheck box bên cạnh ngược lại, check box để xem thêm tab Bước 3: Chọn nút New Tab để tạo tab riêng Một tab với tên New Tab (Custom) tên nhóm New Group bên Bước 4: Làm bật New Tab chọn Rename để đặt tên riêng cho tab bạn Thao tác tương tự với New Group Bước 5: Tiếp tục, bạn cuộn commands bên trái để thêm vào tab group bạn vừa lập Để xem list đầy đủ hơn, chọn All Commands menu thả xuống Bước 6: Làm bật commands bạn muốn thêm vào tab riêng bạn chọn nút Add >> Bước 7: Nhấn Ok bạn hoàn tất Ngoài ra, sau lưu thay đổi việc nhấn Ok, bạn chuyển chúng sang file riêng, sử dụng nút Import/Export Nó cho phép bạn sử dụng configure tương tự cho ribbon máy tính bạn dùng chức Import In lưu không cần backstage view Với phiên Office trước, bạn in lưu trực tiếp từ chức File menu thả xuống, Office 2010 cho phép bạn nhấn chuột lần vài thẻ File bỏ qua lựa chọn backstage view trải khắp văn bạn Nếu muốn in lưu nhanh, bạn sử dụng phím tắt bàn phím nút công cụ Quick Acces Ribbon Để lưu từ công cụ Quick Access, bạn nhấn chuột vào biểu tượng floppy disk Để in, chọn biểu tượng Quick Print Nếu hình khơng hiển thị biểu tượng Quick Print, bạn chọn cách kéo thả menu Dưới phím tắt giúp bạn thực thao tác in lưu nhanh chóng: Ctrl + P: Chọn đến print menu Ctrl + S: Save F12: Save as Tự tạo phím tắt bàn phím Office 2010 có nhiều phím tắt bàn phím thiết kế sẵn phiên cập nhật cho phép bạn tự tạo phím tắt khác tùy ứng dụng văn phòng Bước 1: Nhấn chuột phải vào ribbon chọn Customize The Ribbon Một cửa sổ có chọn lựa Bước 2: Chọn nút Customize cạnh Keyboard Shortcuts Một cửa sổ Customize Keyboard tiếp tục Bước 3: Chọn tab ô bên trái command bên phải Sau bạn điền phím tắt ô Press New Shortcut Key Tốt bạn nên sử dụng tổ hợp kết hợp CTRL ALT Thay đổi Template định sẵn Word Khi bạn mở văn mới, thông thường bạn thấy hình trống Tuy nhiên, nhiều người lại muốn thơng tin liên lạc cá nhân tất văn xuất Bạn tạo template có sẵn thơng tin cần thiết, theo định dạng chuẩn Thậm chí bạn chọn để template dạng văn định sẵn mở Word Bước 1: Tạo template bạn muốn cách soạn đoạn văn định dạng trước Word Bước 2: Trên File Menu, chọn Save As Menu save Bước 3: Chọn Word Macro-Enabled Template (.dotm) menu thả xuống Bước 4: Lưu file template bạn đường dẫn \Users\[Username bạn]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates folder Windows and Vista, \Documents and Settings\[Username bạn]\Application Data\Microsoft\Templates folder với Windows XP Nếu bạn muốn chọn template dạng văn định sẵn bạn tạo văn Word, đặt tên cho template Normal.dotm viết đè lên file Normal.dotm có Hoặc bạn muốn soạn văn sử dụng template bất kỳ, chọn New File Menu nhấn chuột vào My Templates chọn văn mẫu bạn muốn Gia hạn sử dụng trial Office 2010 thêm tháng Theo mặc định Microsoft cho bạn 60 ngày dùng thử Microsoft Office 2010, liệu bạn có muốn thêm chút thời gian sau trial hết hạn? Để gia hạn thêm 30 ngày nữa, bạn thực thao tác sau: Bước 1: Vào Start Menu, hộp thoại Run gõ “cmd” chọn Command Prompt menu Accessories Bước 2: Thay đổi thư mục ổ cứng bạn cách gõ cd\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OfficeSoftwareProtectionPlatform\ ấn Enter Nếu sử dụng Windows 64 bit, vào Program Files (x86)\ thay Program Files\ Bước 3: Gõ ospprearm.exe vào câu lệnh ấn enter Bước 4: Khi dùng ứng dụng Office 2010, bạn bị nhắc nhở Activation bình tĩnh chọn Cancel tiếp tục thử nghiệm chương trình thêm 30 ngày Sử dụng Sparklines để chia bảng nhỏ Cells Những bảng biểu kích thước lớn tốn nhiều diện tích worksheet bạn Excel chắn nhiều thời gian để format bảng lớn Với Office 2010, bạn tạo bảng nhỏ chiếm cột đến vài giây để thực Bước 1: Chọn cột, vị trí bạn muốn tạo bảng Bước 2: Chọn Insert Tab Bước 3: Nhấn chuột để chọn kiểu Sparklines bạn muốn số Line, Column, or Win/Loss Một hộp thoại mở Bước 4: Làm bật vùng chứa liệu cho bảng chọn OK Bạn thấy có bảng Sparklines xuất Bước 5: Bạn tùy chỉnh định dạng cho bảng Sparklines mình, sử dụng cơng cụ Sparkline Tools ribbon Với nó, bạn có để điều chỉnh màu sắc thanh, kiểu bảng biểu Lưu file mặc định định dạng Office 2003/97 Kể từ Office 2007, định dạng mặc định văn soạn thảo thiết kế theo ngôn ngữ XML trừ bạn thay đổi sang định dạng khác menu save Word mặc định lưu văn dạng docx Excel xlsx Tuy nhiên, thật bất tiện người sử dụng Office 2003 Office 97 đọc file dạng Nếu bạn muốn đảm bảo tính tương thích với phiên bản, bạn cần phải lưu file định dạng cũ doc xls Để làm điều đó, cần vài thao tác đơn giản đây: Bước 1: Mở ứng dụng Office bạn muốn configure (Excel, PowerPoint, Word, …) Bước 2: Chọn Options phía thẻ File Một cửa sổ Options Bước 3: Chọn Save menu bên trái Bước 4: Thả xuống để tìm đến định dạng văn 97-2003 (Word 97-2003 Document) menu "Save files in this format" ấn OK Sử dụng Excel, OneNote, PowerPoint Word để chụp ảnh hình Theo mặc định Windows cho phép bạn chụp ảnh tồn hình cách sử dụng nút Print Screen chép ảnh sang ứng dụng sửa ảnh Tuy nhiên, bạn chụp nhiều clip cửa sổ vùng hình sử dụng PowerPoint, OneNote Word 2010 Sau bạn edit lưu ảnh hình vào ổ cứng sử dụng văn Bước 1: Tìm đến chức Insert tab nhấn vào nút Screenshot Bạn thấy menu thả xuống với danh sách cửa sổ mở Bước 2: Để chụp ảnh cửa sổ, bạn việc chọn cửa sổ Hoặc bạn muốn chụp vùng hình, chọn Screen Clipping Sau chọn chức Screen Clipping, tồn hình phủ màu trắng ký hiệu crosshair xuất cho phép bạn vẽ hình hộp quanh khu vực bạn muốn chụp Bước 3: Tiếp theo đó, vùng ảnh cửa sổ bạn vừa chụp xuất văn bạn Bạn sửa cỡ ảnh, edit ảnh sử dụng hiệu ứng làm viền, vân vân Tuy nhiên, bạn muốn lưu ảnh hình vào ổ cứng file graphic, nhấn chuột phải vào ảnh chọn Save As Picture Sử dụng Outlook Social Connector để nắm bắt cập nhật trang cá nhân Trong bạn xem email, Outlook 2010 cho phép bạn lúc nắm bắt tình hình bạn bè đồng nghiệp mạng xã hội phổ biến Facebook LinkedIn Để kích họat Social Connector: Bước 1: Mở email từ contact mà bạn dùng để kết nối mạng xã hội Ở phía cửa sổ email, bạn tìm thấy thông tin contact bạn Bước 2: Nhấn vào nút Add Một cửa sổ wizard xuất Bước 3: Nhấn nút Next chọn link đến View Social Network Providers Available Online Trình duyệt web mở trang với nhiều plug-in để kết nối mạng xã hội Bước 4: Tải cài đặt plug-in cho mạng xã hội bạn sử dụng (Facebook, MySpace, LinkedIn, …) Bước 5: Điền username password bạn mạng xã hội nhấn Finish Bước 6: Nhấn nút Plus chọn mạng xã hội bạn muốn sử dụng theo contact bạn Từ đó, bạn liên tục cập nhật tình hình bạn bè mạng Mọi họat động thể email họ Dán video YouTube vào PowerPoint Presentations Một tính thú vị PowerPoint 2010 khả thực số thao tác edit video Nhưng bạn có biết, điều hấp dẫn cịn nằm tính cho phép bạn dán video trực tuyến từ YouTube nhà cung cấp khác vào phần thuyết trình bạn? Bước 1: Tìm đoạn video trực tuyến bạn muốn sử dụng copy embed code đoạn video vào clipboard Bước 2: Nhấn nút Video ribbon Bước 3: Chọn Video From Web Site Một hộp thoại xuất hình Bước 4: Dán embed code lên hộp thoại ấn Insert Thế bạn hoàn thành việc dán video lên slideshow, nhiên để xem bạn phải nhấn chuột vào nó, khơng thể hộp đen hình Kiểu paste Office 2010 (TG@) - Nếu muốn paste (Ctrl + V) Table (bảng) dạng ảnh bạn sử dụng chức Paste option Đầu tiên bạn copy (Ctrl + C) đoạn văn hay Table nhấn chuột phải, menu Paste Option chọn biểu tượng Paste as a Picture Ngồi ra, bạn Paste dạng bảng Excel cách chọn Embed as a Excel spreadsheet Nhúng Powerpoint vào Website (TG@) - Bạn vào trang office.live.com, đăng nhập tài khoản Windows Live, nhấn Browser để upload Powerpoint 2010 Sau upload thành cơng, bạn vào chọn trình diễn nhấn liên kết More > Share > Embed, tiếp copy đoạn mã sinh nhấn Allow accsess Bây bạn dán đoạn mã vào Website chế độ HTML Di chuyển đoạn văn với Navigation Pane (Thanh định hướng (Navigation Pane) Word nâng cấp lên từ đồ tài liệu (Document Map) trước Vì bạn di chuyển đoạn văn đến nơi khác tập tin đơn giản cách kéo thả lên xuống cửa sổ Để mở Navigation Pane, bạn chọn thẻ View, đánh dấu Show vào Navigation Pane Sau mở bảng Navigation Pane, danh sách phân đoạn hiển thị Để chuyển nhanh đến vị trí phân đoạn nào, bạn việc nhắp chuột lên phân đoạn từ bảng Muốn thay đổi vị trí phân đoạn, bạn việc kéo thả chúng đến vị trí muốn đặt Add-in giải tốn Với add-in Mathematics Microsoft cung cấp, bạn vẽ đồ thị hàm số dạng 2D, 3D, giải phương trình, đơn giản biểu thức; giải ma trận, tính cos, sin soạn thảo biểu thức tốn phức tạp Bạn tải Mathematics địa chỉ: tinyurl.com/addinlamtoan ... Templates chọn văn mẫu bạn muốn Gia hạn sử dụng trial Office 2010 thêm tháng Theo mặc định Microsoft cho bạn 60 ngày dùng thử Microsoft Office 2010, liệu bạn có muốn thêm chút thời gian sau trial... nhấn Enter, hình ảnh chèn vào tự động Thay đổi định dạng font chữ Word Thay đổi định dạng font chữ đơn giản Đây coi tính ưu việt để định dạng font Office 2010 Chỉ cần chọn tất đoạn văn bạn, click... bạn thiết lập tùy chọn ứng dụng) Phiên trước Office thường xóa file cuối bạn đóng ứng dụng lai chúng hoàn toàn bị Office 2010 hỗ trợ tự động cuối cho phép hồi phục lại bạn mở Chỉ cần click vào