Hướng dẫn học Office 2010 - Phần 6 ppt

1

Mục lục Excel 2010

I Những điểm Microsoft Excel 2010

Thêm tính Sparkline

Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 12

1.1 Giới thiệu Excel 12

Excel gì: 12

Ribbon gì? 16

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 17

1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 18

Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 18

Thu nhỏ cửa sổ Excel 19

2

Thêm thích cho 23

Chèn, xóa ơ, dịng cột 24

Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 26

Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) 28

Chuyển ô nối lại nhiều ô 28

1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt 28

Thanh dọc, ngang 28

Thanh Sheet tab 29

Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển 29

1.5 Thao tác với workbook 31

Tạo workbook 31

Lưu workbook 32

Đóng workbook 34

Sắp xếp workbook 34

1.6 Thao tác với worksheet 35

Chèn thêm worksheet vào workbook 35

Đổi tên worksheet 36

3

Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 39

Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề 39

Hiệu chỉnh nội dung 43

Nhập đè lên có sẵn nội dung 44

Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 44

Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 65

3.1 Giới thiệu công thức hàm: 65

Giới thiệu công thức (Formula) 65

Giới thiệu hàm (Function) 67

Nhập công thức hàm 68

Tham chiếu công thức 70

Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 72

3.2 Các hàm excel 73

a Nhóm hàm thống kê 73

4

b Nhóm hàm phân phối xác suất 75

c Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính 77

d Các hàm tài - financian functions 78

e Danh mục Các Hàm Quản l{ Cơ sở liệu Danh sách 82

f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 99

4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart 133

Tạo báo cáo PivotTable đơn giản 133

4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable 147

4.2.3 Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable 160

Chương 5: Đồ Thị Trong Excel 172

Hiệu chỉnh Chart Area 181

Hiệu chỉnh Flot Area 182

Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, ch thích, tiêu đề trục hoành trục tung, 182

Hiệu chỉnh đường lưới ngang ọc 184

d Các thao tác với chuỗi số liệu đồ thị 188

óa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị 188

Thêm chuỗi vào đồ thị 188

Thay đổi chuỗi số liệu 189

Thêm đường xu hướng vào đồ thị 191

Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính 192

6.1 Các chế độ hiển thị trang Excel 192

6.2 Thiết lập thông số cho trang in 193

6.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 198

6

1 Dịch số tiền chữ (Chuyển số thành chữ) 206

2 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp 212

3 Khóa bảo vệ có chứa cơng thức 212

4 Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 219

5 Điều khiển Conditional Formating checkbox 221

6 Đánh ấu ô chứa công thức Conditional Formatting 228

7 Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 229

8 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 230

9 Tăng thêm số lần Undo cho Excel 232

10 Tách họ tên cột bảng tính Excel 236

11 Tạo mục lục Excel 237

7

I Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View

Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010 Cơng cụ Backstage View truy cập qua phím Office (góc bên trái), hỗ trợ sử dụng tác vụ lưu tài liệu in ấn

Thanh định hướng bên trái Backstage View chứa nhiều lệnh, cho phép sửa tài liệu, kích cỡ file

8

Thêm tính Sparkline

Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính - Sparklines Tính cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng ô (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell

9 Sparkline cách hữu ích để thêm y u t tr c quan nhanh g n

Tính Slicers

Slicers tính Excel 2010 giúp bạn giải thích liệu bạn dễ dàng Một cách nhanh chóng, bạn có nhình trực quan sâu thơng qua số lượng lớn liệu

Ví dụ, bạn sử dụng Slicers để lọc thông qua liệu bạn nhanh chóng tìm thấy thơng tin có liên quan

Khi liệu bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer t động cập nhật

10

Định dạng liệu có điều kiện

Chức conditional format bao gồm nhiề kiểu định dạng icons khả tô sáng mục định giá trị lớn nhất, nhỏ với cú click chuột

Đây chức hay Excel 2010 N u bạn có bảng với nhiều s liệu khác nhau, thông thường để đánh giá liệu, thường dùng hàm rút trích l c liệu Tuy nhiên, với chức này, bạn không cần dùng hàm, không cần lấy liệu khỏi bảng mà đánh giá xác liệu qua cách làm bật ô theo điều kiện định sẵn Th c sau: quét ch n cột dòng liệu cần đánh giá, sau

bấm nút Conditional Formatting, menu với tùy ch n:

Kiểu đánh giá sàng lọc:

Kiểu đánh giá sàng l c liệu bạn bảng khơng phải trích riêng phiên Excel trước Chương trình th c ―sàng l c chỗ‖ cách làm bật lên ô với điều kiện quy luật bạn quy định Sau hai nhóm quy luật chính:

Highlight Cells Rules: làm bật ô theo điều kiện: Greater Than (lớn

hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) giá trị so sánh đó, Between (giữa giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký t quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô liệu trùng nhau)

Khi bạn ch n xong điều kiện làm bật, xuất hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh màu tô bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh Xong, bạn bấm

OK để chương trình th c thi bảng tính

- Top/Bottom Rules: quy luật gồm điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 có giá trị

lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% s có giá trị lớn nhất), tương t với Bottom 10 Items Bottom 10%, Above Average (ơ có giá trị lớn giá trị trung bình cột/hàng), Below Average (ơ có giá trị nhỏ giá trị trung bình cột/hàng) Khi bạn ch n đánh giá theo

liệu hàng Top Bottom, hộp thoại yêu cầu bạn nhập s ô cần làm nổi, chẳng hạn

Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% tùy bạn tinh chỉnh, sau bấm OK để hoàn tất

Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:

- Data Bars: bạn bấm ch n kiểu đánh giá này, ch n màu ưng ý menu Khi

đó, vùng liệu bạn xuất cột màu đánh giá mức độ liệu giúp bạn dễ

11 dàng so sánh nhận s tăng giảm s liệu nhập vào Cột màu dài s liệu bạn có giá trị cao, ngược lại ô giá trị thấp

- Color Scales: kiểu đánh giá tô màu cho ô liệu theo màu khác nhau, ứng với

mỗi màu mức độ thấp, trung bình mức độ cao Khi ch n nhóm Color Scales, bạn ch n nhóm màu bạn thích menu thấy chương trình áp dụng lên vùng

ch n bạn Bạn tạo quy luật màu theo ý cách ch n Color Scales > More Rules

- Icon Sets: bấm ch n Icon Sets, ch n nhóm biểu tượng mong mu n, chương trình t

động đặt biểu tượng trước liệu bạn, giúp bạn có nhìn tr c quan bảng tính Ví dụ dấu biểu thị s liệu mức độ cao nhất, dấu biểu thị s liệu mức trung bình, dấu biểu thị s liệu thấp mức trung bình, đáng báo động Mỗi biểu tượng ứng với mức độ, chương trình t động tính tốn giá trị trung bình tồn cột dịng so sánh ti n hành đặt biểu tượng thích hợp vào ô theo giá trị phần trăm mà ô đạt so với mức độ chung cột dịng

Bạn định lại quy luật đánh giá cách ch n More Rules nhóm Icon Sets

Ngồi kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn tạo riêng cho quy luật

đánh giá khác cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, nhiên việc

mất thời gian T t bạn nên sử dụng quy luật có sẵn mà Excel cung cấp đầy đủ cho bạn Khi bạn không vừa ý với định dạng ch n, để xóa chúng mà không

liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, ch n kiểu xóa Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa cột ch n), Entire Sheet (xóa sheet), This Table (chỉ xóa bảng xử lý)

Có thể nói nhóm cơng cụ định dạng Excel 2010 thú vị, cho phép tạo bảng tính trình bày khoa h c bắt mắt Đặc biệt tính t động cao, giao diện bảng tính đẹp khả đánh giá, sàng l c liệu chuẩn xác độc đáo Chắc chắn sử dụng chức này, bạn thấy hứng thú nhiều xử lý liệu tính tốn Excel

PivotTables PivotCharts

Gi ng PivotTables, PivotCharts th c cách dễ dàng giao diện Tất cải thiện việc l c cung cấp cho PivotCharts Khi bạn tạo

12 PivotChart, công cụ PivotChart đặc biệt menu nội dung cung cấp để bạn phân tích liệu biểu đồ Bạn thay đổi layout, style định dạng biểu đồ thành phần khác theo cách mà bạn th c cho biểu đồ thông thường Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng trì thay đổi sang PivotChart, điều bổ sung nâng cấp để theo cách mà làm việc phiên Excel trước

Share Workbook

Microsoft Excel 2010 tích hợp với SharePoint để cung cấp công cụ quản lý nội

dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao suất làm việc nhóm

I Nội dung

Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu Excel

Excel gì:

Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạyr chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc th c hiện:

Tính tốn đại s , phân tích liệu

Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

13 Truy cập nguồn liệu khác

Vẽ đồ thị sơ đồ

T động hóa công việc macro

Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác

Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn

Worksheet: Cịn g i tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn g i bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng)

Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn mu n xem riêng lẻ đồ thị

Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đ n sheet tab

Các thành phần Workbook

14 Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định ―.XLSX‖ (d a chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước ―.XLS‖

Giao diện Excel

Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu

tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office gi ng th c đơn File

của phiên trước

Chúng ta ch bi n lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh

truy cập nhanh N u nút lệnh bạn nhấn ch n More Commands…

để mở cửa sổ điều ch lệnh truy cập nhanh

15 Các lệnh th c đơn Office

16 Bảng l a ch n lệnh truy cập nhanh

Hộp thoại để ch bi n lệnh truy cập nhanh

Ribbon gì?

Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng th c đơn truyền th ng thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình g i Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins

Thanh công cụ Ribbon

17

Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như:

cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, x p, tìm ki m, l c liệu,…

Insert: Chèn loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thi t lập in ấn

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),

công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel

Data: Các nút lệnh thao đ i với liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thi t lập bảo vệ bảng tính

View: Thi t lập ch độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên,

người có hiểu bi t VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon

Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,…

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi mu n th c thao tác đ i tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đ i tượng Lập tức th c đơn chứa lệnh thơng dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đ i tượng mà bạn ch n

B1 Từ hình (cửa sổ) Windows nhấp chuột nút Start góc bên trái

B2 Di chuyển chuột lên đ n chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải ch n Microsoft Office, sau di chuyển chuột đ n chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại

B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel

Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel

Các nút điều khiển cửa sổ Excel

19

Thu nhỏ cửa sổ Excel

Thao tác th c cửa sổ mở to Nhấp chuột chuột vào nút góc bên phải Khi cửa sổ Excel thu g n lại thành biểu tượng

Taskbar Windows bên cạnh nút Start

Phóng to cửa sổ Excel

Thao tác:

Thao tác th c cửa sổ bị thu nhỏ

Nhấp chuột vào biểu tượng thu g n Excel Taskbar bên

phía hình Thốt khỏi Excel

Thao tác:

Nhấp chuột vào nút góc bên phải để khỏi Excel Hoặc

Excel cách nhấn nút Office chọn Exit Excel

1.3 Thao tác với ô vùng

Nhận dạng ô vùng (cells, range)

Địa ô Excel xác định tiêu đề cột s thứ t dịng Một vùng bảng tính xác định địa góc bên trái vùng địa góc bên phải vùng (có dấu : phân cách) Đặc biệt, địa cột dòng xác định <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A xác định ngắn g n A:A) <số

dòng>:<số dịng> (ví dụ địa dịng 4:4)

Ví dụ: Hình bên hành có địa B11 có tiêu đề cột B s dòng 11, vùng bao nét chấm đứt có địa H2:H12 vùng có địa H2 ô cu i vùng H12

20

Địa ô vùng

Chọn vùng

N u dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển hành đ n góc bên trái vùng cần ch n, sau giữ trái chuột kéo xu ng qua phải đ n vị trí cu i vùng

và thả chuột N u dùng phím sau ch n ô bạn giữ phím Shift nhấn

phím và để đ n cu i vùng thả phím (Bạn làm ngược lại ch n ô cu i vùng trước kéo ch n đ n ô đầu tiên)

Khi mu n ch n sheet hành nhấn <Ctrl+A>, mu n ch n workbook (nghĩa ch n tất sheet) nhấp phải chuột lên sheet tab ch n Select All Sheets

Sao chép di chuyển vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân vùng đ n nơi bảng tính liệu g c cịn ngun, cịn di chuyển vùng chép liệu g c di dời đ n vị trí Để chép hay di chuyển trước tiên bạn phải ch n vùng cần chép hay di chuyển, sau dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để th c hiện:

Dùng Ribbon: Ch n vùng Home nhóm Clipboard nhấn nút hay

(Copy hay Cut), đ n nơi đích Home nhóm Clipboard nhấn nút (Paste) Bạn

có thể g i lệnh từ th c đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột

21 Chuột: Ch n vùng giữ trái chuột giữ thêm phím Ctrl n u chép (khơng giữ

thêm phím Ctrl lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần chép hay di chuyển

đ n thả chuột

Dán đặc biệt (Paste Special)

Trong trình chép cần dán nội dung chép hay cắt từ nhớ

vào với s ch n l c đó, thay dùng lệnh Paste bạn sử dụng Paste Special… Sau ch n vùng, lệnh Copy, đ n đích cần chép đ n nhấp phải chuột, ch n lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special có s l a ch n bảng sau:

Giải thích hộp thoại Paste Special

All Dán giá trị định dạng vùng nguồn Formulas Dán giá trị công thức, không định dạng

Values Chỉ dán giá trị k t công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất giá trí cơng thức

22 Comments Chỉ dán vào thích ơ, bỏ qua tất giá trí công thức Validation Chỉ dán vào qui định xác th c liệu cho vùng đích

All using source theme Dán vào m i thứ dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào m i thứ loại bỏ khung viền

Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number

None Khơng kèm theo việc tính tốn liệu dán vào Add Cộng giá trị vùng nguồn vào ô tương ứng vùng đích Subtract Các mang giá trị vùng đích trừ tương ứng

Transpose Dán vào đảo dòng thành cột ngược lại Paste Link Dán vào tham chi u ô đích đ n nguồn

23 Đặt tên vùng

Việc đặt tên vùng có lợi lớn trình thao thác xử lý tính tốn như: vùng gán tên giúp gợi nhớ dễ hiểu cơng dụng địa đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chi u tính tốn sai sót di chuyển hay ch n vùng đặt tên

rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài t i đa 255 ký t không chứa khoảng trắng dấu chấm, tên phải bắt đầu ký tự không bắt đầu s , tên

không đặt gi ng địa tham chi u Để đặt tên trước tiên ta ch n vùng cần đặt tên

ch n nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name Ở đây, bạn nhập tên vùng vào hộp Name ch n Scope, nhập thích n u cần, xong nhấn OK Ngồi bạn cịn đặt tên tr c ti p từ hộp Name box đặt tên cho vùng ch n từ Formulas Defined Names Create from Selection dùng th c

đơn ngữ cảnh

Mu n mở hộp thoại quản lý tên đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager Từ hộp thoại bạn đặt tên mới, hiệu chỉnh thơng tin cho tên

hiện xóa tên vùng khơng dùng đ n,…

Thêm thích cho

hêm thích vào giúp cho việc hiệu chỉnh hiểu thông tin mà ô chứa rõ ràng Để thêm thích ơ, chọn ô ch n nhóm Review Comments New

Comment nhập thích vào Ngồi bạn nhấp phải chuột lên cần thích ch n Insert Comment

24 Để đ c thích cần rê chuột lên có thích vào Review Comments

Next hay Previous

Để ẩn/ thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ tất

cả) Show/ Hide Comment (ẩn/ thích ch n)

Hiệu chỉnh thích vào ch n cần hiệu chỉnh thích Review Comments

Edit Comment Ngồi để nhanh bạn nhấp phải chuột ch n Edit Comment từ

th c đơn ngữ cảnh

Xóa thích vào ch n cần xóa thích Review Comments Delete Hoặc

nhấp phải chuột ch n Delete Comment

Minh h a cho thích Chèn, xóa ơ, dịng cột

Chúng ta chèn thêm vào bên trái bên ô hành worksheet dịch chuyển ô ch n qua phải xu ng Tương t , ta chèn thêm dòng bên trên, chèn thêm cột vào bên trái xóa ô, dòng cột

Chèn ô trống

B1 Ch n ô mà bạn mu n chèn ô tr ng vào (mu n ch n khơng liên tục

giữ Ctrl ch n ô)

25

B2 Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Cells… B3 Ch n l a ch n phù hợp hộp thoại Insert

Chèn dòng

B1 Ch n nhiều dòng liên tục cách khoảng mà bạn mu n chèn s dịng tương

ứng phía dịng

B2 Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows

Minh h a chèn dòng tr ng lên dòng ch n

Chèn cột

B1 Ch n nhiều cột liên tục cách khoảng mà bạn mu n chèn s cột tương ứng

phía bên trái cột

B2 Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns Xóa ô, dòng cột

B1 Ch n ô, dịng cột cần xóa

B2 Ch n Home Cells Delete ch n kiểu xóa phù hợp (xem hình)

26 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dịng

Trong worksheet ta qui định độ rộng cột từ đ n 255, s ký t hiển thị dòng Độ rộng mặc định cột 8.43 ký t , độ rộng cột ẩn Tương t , chiều cao dòng qui định từ đ n 409, đơn vị đo lường điểm (point: point = 1/72 inch) Chiều cao mặc định dòng 12.75 point, chiều cao

thì dịng bị ẩn Các bước điều chỉnh dòng cột:

B1 Ch n dòng cột cần điều chỉnh chiều cao độ rộng

B2 Ch n Home Cells Format Ch n lệnh phù hợp

Row Height… ch n lệnh để qui định chiều cao dòng

AutoFit Row Height ch n lệnh Excel t canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung

Column Width… ch n lệnh để qui định độ rộng cột

AutoFit Column Width ch n lệnh Excel t canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung

Default Width… ch n lệnh bạn mu n qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay workbook Ta qui định chiều cao dịng độ rộng cột cho worksheet hay workbook cách ch n worksheet hay workbook trước th c lệnh Ngoài cách thay đổi chiều cao dịng độ rộng cột trên, ta cịn dùng chuột để thao tác nhanh Mu n thay đổi độ rộng cột rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột cho xuất ký hiệu kéo chuột bên phải để tăng kéo bên trái để giảm độ rộng cột

27 Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng rê chuột đ n bên s thứ t dòng cho xuất ký hiệu kéo chuột lên để giảm kéo xu ng để tăng chiều cao dịng

Ta qui định chiều cao dịng độ rộng cột cho worksheet hay workbook cách ch n worksheet hay workbook trước th c lệnh

Ngoài cách thay đổi chiều cao dịng độ rộng cột trên, ta cịn dùng chuột để thao tác nhanh Mu n thay đổi độ rộng cột rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột cho xuất ký hiệu kéo chuột bên phải để tăng kéo bên trái để giảm độ rộng cột Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng rê chuột đ n bên s thứ t dòng cho xuất ký hiệu kéo chuột lên để giảm kéo xu ng để tăng

chiều cao dòng

28

Nối (Merge) bỏ nối ô (Split)

Nối nhiều ô thành ô

Khi n i nhiều ô thành ơ, n u tất có liệu bạn cần chuyển h t liệu lên góc bên trái nhóm cần merge có liệu giữ lại, liệu ô khác bị xóa

B1 Ch n cần n i lại

B2 Ch n Home Alignment ch n Merge & Center Để canh chỉnh liệu ô dùng nút canh chỉnh nhóm Algnment

Chuyển nối lại nhiều ô

Sau chuyển ô n i lại nhiều nội dung góc bên trái B1 Ch n ô bị n i

B2 Ch n Home Alignment ch n lại Merge & Center Unmerge Cells

được

1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt

Bạn dùng chuột, phím , cu n d c, cu n ngang, sheet tab, tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại sheet hay đ n nơi bảng tính

Thanh dọc, ngang

Thanh cu n d c cu n ngang g i chung cu n (scroll bars) Bởi hình Excel hiển thị (cho xem) phần bảng tính thao tác, nên ta

29

phải dùng dọc để xem phần bên hay bên bảng tính dùng ngang để xem phần bên trái hay bên phải bảng tính

Thanh cu n d c dài nhất, nằm d c bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên mũi tên xu ng; có trượt để cu n hình lên xu ng

Thanh cu n ngang nằm ngang, thứ hai từ hình đ m lên Có hình dạng gi ng cu n d c, khác nằm ngang

Thanh cu n ngang Thao tác:

Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cu n hình sang trái Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cu n hình sang phải

Thanh Sheet tab

Để di chuyển qua lại sheet ta nhấp chuột lên tên sheet sheet tab

Ngồi dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đ n sheet liền trước sheet hành <Ctrl+Page Down> để di chuyển đ n sheet liền sau sheet hành Để trở sheet

đầu tiên bạn nhấp chuột nút sheet tab để đ n sheet cu i bạn nhấp chuột vào nút sheet tab N u mu n đ n sheet trường hợp có q nhiều sheet bạn nhấp phải chuột vào ch n tên sheet cần đ n

Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển

Để đ n nơi cần thi t bảng tính ngồi việc dùng chuột cu n cu n ngang d c, phím mũi tên bạn nên nhớ tổ hợp phím bảng bên để giúp di chuyển nhanh

30

Các phím tắt di chuyển nhanh bảng tính

Ctrl + Home Đ n địa ô A1 worksheet

Ctrl + End Đ n địa có chứa liệu sau worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hành qua trái hình Alt + Page Down Di chuyển ô hành qua phải mành hình

Page Up Di chuyển hành lên hình Page Down Di chuyển hành xu ng hình

End + → Ctrl + → Đ n ô bên phải mà trước sau tr ng End + ← Ctrl + ← Đ n ô bên trái mà trước sau ô tr ng

End + ↑ Ctrl + ↑ Lên phía mà tr ng End + ↓ Ctrl + ↓ Xu ng phía mà tr ng

Ctrl + Page Up Di chuyển đ n sheet phía trước sheet hành Ctrl + Page Down Di chuyển đ n sheet phía sau sheet hành

31

1.5 Thao tác với workbook Tạo workbook

Ch n nút Office New, hộp thoại (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều l a

ch n để tạo workbook như: workbook tr ng, workbook theo mẫu d ng sẵn, workbook d a

trên workbook có Để tạo workbook tr ng, bạn ch n Blank workbook nhấp nút Create

Mở workbook có sẵn đĩa

Một tập tin có sẵn mở nhiều cách:

1 Ch n nút Office ch n tên tập tin danh sách Recent Documents, có

t i đa 50 tên tập tin sử dụng gần danh sách (để điều chỉnh

32

nhấn vào nút Office Excel Options Advance phần Display Show this number of Recent Documents )

2 Dùng trình quản lý tập tin Windows Explorer, tìm đ n nơi lưu trữ tập tin nhấp chuột hai lần lên tên tập tin

3 Ch n nút Office Open, hộp thoại Open Trong hộp thoại Open, phải tìm đ n nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) ch n tên tập tin cần mở sau nhấn nút Open để mở tập tin Các tùy ch n nút Open hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Khơng lưu đè thay đổi), Open as Copy (Tạo tập tin mở ra), Open in Browser (Mở tập tin trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trường hợp tập tin bị lỗi)

Lưu workbook

ột điều cần lưu ý làm việc máy tính bạn phải nhớ th c lệnh lưu lại công việc th c thường xuyên Việc lệnh lưu trữ không t n nhiều thời gian n u máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột tong làm việc bạn Nhằm an toàn

cho liệu, bạn nên bật tính Auto Recover, Excel t động th c lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định 10 phút lưu lần) Để sử dụng tính Auto Recover bạn ch n nút Office Excel Options Save, sau đánh dấu ch n vào Save

AutoRecover information every minutes

N u tập tin lưu trước Excel lưu ti p phần cập nhật, n u tập tin

được lệnh lưu lần đầu hộp thoại Save As Trong hộp thoại Save As, bạn ch n nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) đặt tên cho tập tin hộp File name, ch n kiểu tập tin Save as type sau nhấn nút Save để lưu trữ

Minh h a lưu tập tin

Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng tắt đặt tên tập tin Windows Tên tập tin dài tới 255 ký tự bao gồm khoảng trắng Tuy nhiên tên tập tin không

được dùng ký hiệu như: \ ? : * “ < > |

Để bảo mật tập tin, gán mật mã bảo vệ, cần phải bi t mật mã phép mở tập tin (trừ cách tà đạo!)

34

B1 Nhấn nút Office Save As, hộp thoại Save As

B2 Nhấn nút Tools ch n General Options…, hộp thoại General Options

B3 Nhập mật mã mở hiệu chỉnh workbook (hai mật mã nên khác để tăng bảo

mật) Sau nhấn nút OK

B4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau nhấn nút OK

B5 Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook Sau nhấn nút OK B6 Nhấn nút Save để hoàn tất

Dùng mật mã bảo vệ workbook

Các tùy ch n hộp General Options: Always create backup (tạo có *.xlk trước gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dạng đ c)

Đóng workbook

Một s cách đóng workbook:

1 Ch n nút Office Close

2 Dùng chuột ch n nút góc bên phải (trên tiêu đề)

3 Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> <Ctrl+W> N u workbook có s thay đổi nội dung

Excel nhắc bạn lưu lại thay đổi

Sắp xếp workbook

Chi mở nhiều workbook lúc cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên x p lại:

Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ch n nút Arrange All Ch n kiểu b trí thích

hợp

35 Sắp x p workbook cửa sổ Excel

1.6 Thao tác với worksheet

Chèn thêm worksheet vào workbook

Có nhiều cách th c hiện:

1 Nhấn vào nút sheet tab

2 Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet vào trước sheet hành Nhấn ch n nhóm Home đ n nhóm Cells Insert Insert sheet

4 Nhấp phải chuột lên sheet tab ch n Insert…, hộp thoại Insert ra, ch n Worksheet nhấn nút OK Sheet chèn vào trước sheet hành

36 Minh h a chèn sheet

Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, ch n Rename, gõ tên vào,

xong nhấn phím Enter Tên sheet dài tới 31 ký t dùng khoảng trắng, nhiên không dùng ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? *

Xóa worksheet

Mu n xóa work sheet, bạn làm theo cách sau:

1 Ch n sheet mu n xóa ch n nhóm Home ch n nhóm Cells Delete Delete sheet

2 Nhấp phải chuột lên tên sheet mu n xóa sau ch n Delete, xác nhận xóa OK

Sắp xếp thứ tự worksheet

Có nhiều cách th c x p worksheet như:

1 Nhấp trái chuột lên tên sheet cần x p giữ chuột kéo đ n vị trí thả chuột

37 Khi có nhiều sheet dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần x p, ch n

Move or Copy… hộp thoại Move or Copy Hãy nhấp ch n lên tên sheet danh sách mà bạn mu n di chuyển sheet đ n trước nó, sau nhấn OK

Sao chép worksheet

Nhấp phải chuột lên sheet, ch n Move or Copy…ch n vị trí đặt vùng Before sheet đánh dấu ch n vào hộp Creat a copy nhấn nút OK Ngoài để

chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl dùng chuột ch n lên tên sheet cần chép giữ trái chuột rê đ n vị trí đặt sheet tab thả trái chuột

Để chép nhiều sheet lúc làm tương t phải ch n nhiều sheet trước th c lệnh Để ch n nhiều sheet bạn giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để ch n sheet

Để chép hay nhiều sheet sang workbook khác, bạn mỡ workbook lên sau

đó th c lệnh Move or Copy… nhớ ch n tên workbook đích To book (n u ch n

workbook đích (new book) chép sheet đ n workbook mới)

Chọn màu cho sheet tab

Việc tô màu giúp quản lý sheet tab t t Để tô màu cho sheet tab bạn

cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, ti p theo ch n Tab Color ch n màu

thích hợp

38

Ẩn/ Hiện worksheet

Khi bạn không mu n ngưới khác thấy hay nhiều sheet bạn ẩn Khơng thể ẩn h t sheet workbook mà phải cịn lại sheet không bị ẩn

Mu n ẩn sheet bạn cần nhấp phải chuột lên tên sheet mu n ần ch n Hide th sheet ẩn Khi mu n cho trở lại sheet, bạn nhấp phải chuột lên Sheet tab ch n Unhide… sau ch n tên sheet cần cho nhấn nút OK

1.7 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác

Trong trình thao tác bảng tính đơi cần phóng to hay thu nhỏ cửa sổ để có góc nhìn t t hơn, xem nội dung worksheet nhiều góc độ

39 khác nhau, chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chi u, hay giữ c định tiêu đề danh sách dài cu n cu n,…

Sử dụng Zoom

Excel 2010 b trí cơng cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc bảng tính Thanh zoom nằm góc bên phải hình giúp thu nhỏ phóng to khung làm việc từ 10% đ n tới 400%, phóng to nhấn nút dấu cộng cịn thu nhỏ nhấn vào nút dấu trừ

Thanh Zoom

Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ

Tính đặc biệt hữu ích bạn mu n xem worksheet hay worksheet workbook nhiều góc độ khác nhau, nhân để xem gắn

thêm s phía sau tên tập tin Ch n nhóm View Window New Window

Để so sánh hai worksheet sau làm bước bạn ch n ti p nhóm View Window View Side by Side Khi sử dụng chức bạn cu n cu n cửa sổ cửa sổ cu n theo Để tắt tính cu n đồng thời bạn vào View

Window Synchronous Scrolling (n u bật)

Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề

Tính hay dùng thao tác danh sách dài tính tốn cần phải th c nhiều việc tham chi u Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt hành vi trí cần chia