HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH XÉT TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC CƠ SỞ VÀ TUYỂN SINH VÀO LỚP 10 I/ Cài đặt chương trình xét tốt nghiệp THCS 2009-2010 vào máy. Phòng sao gởi VISUAL FOX và TNTHCS_2010 trên hộp thư điện tử của các trường ( moet.edu.vn) Kiểm tra trên máy có Visual fox chưa, nếu chưa thì setup vào máy. Số seri là toàn bộ số 1. Copy thư mục TNTHCS_2010 vào D:\ ( lưu ý vào thư mục gốc D:\ ) Đến tập tin D:\TNTHCS_2010\qlhs.FXP ( Đây là tập tin chính quản lý chương trình xét TN ) gởi ra desktop làm biểu tượng để chạy chương trình. II/ QUY ƯỚC MÃ GIÁO DỤC ĐỨC LINH : 71515 Mã các trường phải hai chữ số sau cùng của phòng Giáo dục và ghép với 01, 02, 03 cho đến hết các trường có trong huyện : THCS Trà Tân : 1501 THCS Tân Hà : 1502 THCS Đức Hạnh : 1503 THCS Võ Đắt : 1504 THCS Đức Chính : 1505 THCS Nam Chính: 1506 THCS Vũ Hòa : 1507 THCS Võ Xu : 1508 THCS Mê Pu : 1509 THCS Sùng Nhơn : 1510 THCS Đa Kai : 1511 THCS Đức Tín : 1512 THCS Đông Hà : 1513 Mã số giáo viên chủ nhiệm các lớp gồm 6 chữ số: 4 chữ số đầu là mã của trường, 2 chữ số còn lại là số thứ tự các lớp 9 có trong trường. Ví dụ: các giáo viên chủ nhiệm của trường THCS Trà Tân ( có mã số 1501 ) là 150101, 150102, …… cho đến hết tất cả các lớp có trong trường đó. Mã lớp : Theo tên lớp của trường . Ví dụ : 9A, 9B hoặc 9_1, 9_2 v.v… Bước 1: Chọn menu hệ thống, nhập tất cả giáo viên chủ nhiệm của trường vào bảng đăng ký GVCN. Bước 2: Chọn Menu Tốt nghiệp THCS. a/ Nhập danh sách học sinh: - Chọn lớp, mã học sinh theo thứ tự từng lớp từ 01, 02, … cho đến hết. - Tất cả học sinh phải có đăng ký nguyện vọng thi tuyển vào lớp 10 Nhập ban theo đơn dự tuyển của học sinh, quy ước A: Cơ bản, B: Ban khoa học tự nhiên, C: Ban Khoa học xã hội. ( có sẵn trên form nhập lý lòch học sinh) - Nơi sinh chỉ nhập huyện, tỉnh hoặc chỉ nhập tỉnh, viết bằng chữ thường và enter để chương trình tự đổi thành chữ viết hoa. Ngăn cách dấu phẩy và khoảng trắng giữa huyện và tỉnh. Ví dụ : Đức Linh, Bình Thuận ; Vũ Thư, Thái Bình - Nhập điểm ưu tiên, khuyến khích tuỳ theo diện học sinh được hưởng (tham khảo ở khung bên dưới) . Nếu học sinh có diện ưu tiên, khuyến khích thì phần ghi chú phải có giải thích vắn tắt như dân tộc, con TB>81%, giải ba 19/4, nghề giỏi, …. Qui ước: Con thương binh: Con TB Con bệnh binh: Con BB Con Liệt sỹ: Con LS Dân tộc thiểu số: DTTS Nghề phổ thông loại khá: N. khá Nghề phổ thông loại Trung bình: N.TB. Giải nhì HSG 19/4: Nhì 19/4 . . . Học sinh có nhiều điểm ưu tiên khuyến khích thì tổng điểm không được quá 5 điểm - Sau khi đã nhập xong một lớp chọn tên lớp kế tiếp và lập lại quy trình trên cho đến hết học sinh một lớp và tiếp tục cho đến hết học sinh các lớp có trong trường. b/ Nhập kết quả học tập của học sinh: - Chọn lớp, mã học sinh có ở khung bên trái, chương trình sẽ tự kết nối tên học sinh đã nhập ở các lớp. - Nhập kết quả học tập của học sinh vào các ô điểm có tên ghi tương ứng. Ví dụ: Muốn nhập điểm môn Toán là 6,5 thì nhập vào ô bên phải kế môn toán là 65 và enter, môn Lý là 10,0 thì nhập 10 và enter. . ., những môn có điểm nguyên <=10 thì nhập vào số đó và enter ví dụ môn toán 6,0 thì nhập 6 và enter là được. Học sinh miễn thể dục, hoặc không học môn nào thì nhập vào ô đó điểm -1 - Sau khi nhập xong kết quả học tập của học sinh và kết quả xếp loại HT, HK lớp 9 chương trình sẽ báo kết quả xếp loại tốt nghiệp, người nhập có thể tự kiểm tra theo quy chế để xem việc nhập có thiếu sót không để chỉnh sửa cho đúng từng trường hợp cụ thể. c/ Chọn menu Báo cáo kết quả để in một số danh sách sau: - IN DANH SÁCH HỌC SINH DỰ XÉT TỐT NGHIỆP THCS: Khi in xong danh sách học sinh dự xét tốt nghiệp theo từng lớp Giáo viên chủ nhiệm có trách nhiệm phối hợp với nhân viên vi tính để kiểm tra lý lòch của học sinh và phần đăng ký thi tuyển vào lớp 10 theo đơn, cho học sinh ký tên xác nhận. Lưu ý đây là hồ sơ gốc được lưu trữ lâu dài cho việc cấp phát văn bằng cho học sinh cần phải kiểm tra rất kỹ của học sinh cũng như giáo viên chủ nhiệm lớp. Những sai sót nếu có giáo viên chủ nhiệm phải báo cáo ngay với nhà trường để được sữa chữa ngay trong máy tính trước khi nhập kết quả học tập của học sinh vì danh sách này liên hệ nhiều dữ liệu về sau của thí sinh kể cả việc thi tuyển vào lớp 10 , thi vào trường chuyên Trần Hưng Đạo - IN DANH SÁCH XÉT TỐT NGHIỆP: Chọn phần in danh sách xét tốt nghiệp theo lớp. Nhà trường cần tổ chức các tổ kiểm tra chéo kết quả in ra của danh sách này với hồ sơ gốc của lớp như sổ điểm, học bạ, kết quả xếp loại tốt nghiệp của học sinh theo quy chế của Quyết đònh số 11/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 5/4/2006 của Bộ Giáo dục và Đào tạo và quyết đònh số 40 về đánh giá xếp loại học lực của học sinh Lưu ý: Cả hai danh sách dự xét TN và danh sách xét tốt nghiệp đều in ngang hai mặt cho từng lớp theo khổ giấy A4.( Mỗi lớp chỉ in trên 01 tờ giấy A4). - In danh sách tốt nghiệp: Danh sách này được in tất cả những học sinh được công nhận tốt nghiệp của một trường THCS có số văn bằng kèm theo. - In giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời: Mỗi học sinh được chương trình in 02 giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, Hiệu trưởng nhà trường ký xác nhận vào mẫu theo quy đònh. - In danh sách dự thi vào lớp 10 các trường THPT : Chọn trường THPT có học sinh của trường THCS đăng ký dự thi để nộp danh sách và đối chiếu với hồ sơ học sinh đã nộp để giao cho trừơng THPT. HƯỚNG DẪN LẤY DỮ LIỆU TỪ QUẢN LÝ ĐIỂM Bước 1 : Lấy thông tin và nhập dữ liệu học sinh các lớp 9 Từ cơ sở dữ liệu quản lý điểm khối 9. Trích thông tin về hộ tòch của học sinh vào file Excel theo từng lớp. Lưu ý loại những học sinh đã bỏ học ngoài danh sách Giao GVCN các công việc sau : Đối chiếu với khai sinh ( sửa sai nếu có ) Căn cứ phần đăng ký của học sinh về trường thi tuyển 10, điểm ưu tiên, khuyến khích tuyển sinh 10, GVCN ghi vào mẫu Nhà trường kiểm tra và cho nhập thêm những thông tin còn lại trên mẫu vào máy tính. Lưu bản gốc để đối chiếu sau này. Lưu ý : Các cột điểm ưu tiên, điểm khuyến khích đònh dạng kiểu số, 1 chữ số thập phân, còn lại họ tên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính … phải đònh dạnh kiểu TEXT Bước 2 : Tạo file CSDL toàn trường ( Khối 9 ) để đưa vào chương trình. Tạo file Excel làm CSDL toàn trường rồi nối tất cả dữ liệu các lớp 9 lại File này dùng để copy dữ liệu nên đòi hỏi phải chính xác về đònh dạng các cột dữ liệu. VD đặt tên là HOCSINHK9. XLS . Nhớ thư mục lưu để coppy dữ liệu Bước 3 : Tạo file Excel từ file .DBF bằng FOX Chạy FOX Mở tập tin D:\TNTHCS_2010\DATA\2009-2010\dshs . dbf Chọn chức năng FILE \ EXPORT Xuất hiện hội thoại EXPORT chọn Type : Excel To : DLTOTNGHIEP ( nhập vào hộp thoại mới ) Lưu vào thư mục D:\TNTHCS_2010\DATA\2009-2010 để dễ tìm kiếm. Chức năng này sẽ tạo ra một file Excel có tên là DLTOTNGHIEP.XLS và được lưu vào thư mục D:\TNTHCS_2010\DATA\2009-2010. Sau này copy dữ liệu khối 9 (HOCSINHK9.XLS) vào File này dùng để IMPORT thành file .DBF Đóng FOX lại. Mở EXCEL kiểm tra thử trên máy có file DLTOTNGHIEP.XLS trong thư mục D:\TNTHCS_2010\DATA\2009-2010 không. Nếu có thì tốt. Nếu không thì chưa làm đúng qui trình, dó nhiên phải làm lại. Bước 4 : Đònh dạng file DLTOTNGHIEP.XLS, lấy dữ liệu Mở file DLTOTNGHIEP.XLS. Đònh dạng các cột về điểm là Numeric ( dạng số ). Còn tất cả cột còn lại là dạng TEXT ( đây là bắt buộc, nếu không thì không phù hợp với CSDL chương trình ) Lấy dữ liệu từ HOCSINHK9 ( đã làm ở bước 2 ) copy (copy vùng) sang DLTOTNGHIEP.XLS Cột maphong : 71515 Cột ma_thcs : 1501, 1502 …… 1513 ( tùy theo từng trường đã qui đònh ) Ma_thpt : Nếu đăng ký vào Đức Linh : 19, Quang Trung : 20, Hùng Vương : 21 Malop : 9A, 9B hoặc 9_1, 9_2 Mahs : 01, 02 cho đến hết lớp đó ( VD : từ 01 đến 38 ) Gioitinh : Nam : 0, nữ : 1 Dân tộc : Kinh, Kho, Tày, v.v Hl9 : G, K, TB, Y, Ke HK9 : T, K, TB, Y Lưu ý : Sau khi đã hoàn thành các thông tin trên file DLTOTNGHIEP.XLS này rồi mới IMPORT sang chương trình xét tốt nghiệp. Bước 5 : Chuyển CSDL từ file DLTOTNGHIEP.XLS thành DLTOTNGHIEP.DBF Thoát khỏi excel ( vì các file dữ liệu trên Excel đang dùng ) Chạy FOX Chọn chức năng IMPORT, trả lời các thông tin trên hộp thoại Kiểu file ( Type ) : Kiểu Excel From ( từ đâu ) chọn D:\TNTHCS_2010\DATA\2009-2010\DLTOTNGHIEP.XLS Sheet : DLTOTNGHIEP ( vì chỉ có 1 Sheet ) OK Đã hoàn thành Chuyển CSDL từ file DLTOTNGHIEP.XLS thành DLTOTNGHIEP.DBF Mở DLTOTNGHIEP.DBF có chưa. Nếu có thì tốt. Không thì làm lại cho đúng qui trình ! Vào Windows gỡ bỏ thuộc tính chỉ được đọc file này (DLTOTNGHIEP.DBF). Bước 6 : Sửa cấu trúc ( modi struc ) : Sửa cấu trúc file DLTOTNGHIEP.DBF cho phù hợp chương trình xét tốt nghiệp. Nếu không sẽ gặp nhiều báo lỗi. Mở DLTOTNGHIEP.DBF ( dó nhiên trên FOX ) Trên cửa sổ lệnh : Gõ lệnh sau : modi struc ( cho phép sửa cấu trúc ). Nếu không sửa được thì phải nhờ Windows gỡ bỏ thuộc tính này. Lần lượt sửa cấu trúc của các Fiel ( trường hoặc vùng ). Nhớ phải thật đúng theo bảng dưới đây. Kiểm tra kỹ lưỡng Nam Type With Decimal Index Null Maphong Character 5 Ma_thcs Character 4 Chuyen Character 6 Ma_thpt Character 2 Ban Character 1 Malop Character 6 Mahs Character 2 Holot Character 25 Ten Character 10 Ten1 Character 10 Ngaysinh Character 10 Gioitinh Character 1 Dantoc Character 10 Noisinh Character 40 Uutien Numeric 3 1 Kkhich Numeric 3 1 Toan Numeric 4 1 Ly Numeric 4 1 Hoa Numeric 4 1 Sinh Numeric 4 1 Nguvan Numeric 4 1 Su Numeric 4 1 Dia Numeric 4 1 Ngoaingu Numeric 4 1 Congnghe Numeric 4 1 Gdcd Numeric 4 1 Tinhoc Numeric 4 1 Tuchon Numeric 4 1 Theduc Numeric 4 1 Amnhac Numeric 4 1 Mythuat Numeric 4 1 Tsngaynghi Numeric 2 0 Hk9 Character 2 Hl9 Character 2 Hl8 Character 2 Hk8 Character 2 Hl7 Character 2 Hk7 Character 2 Hl6 Character 2 Hk6 Character 2 Tbnam Numeric 4 1 Kqtn Character 2 Sobang Character 15 Ghichu Character 50 Chắc chắn đúng theo bảng trên rồi mới OK. Giả sử có trục trặc có thể làm lại. Bước 7 : Nối dữ liệu từ file vừa tạo vào file chương trình. Trên cửa sổ lệnh, gõ lệnh Close all ( đóng tất cả tập tin lại, bắt buộc . Nếu không sẽ gặp máy báo lỗi là File is use _ tập tin đang dùng ) Mở file D:\TNTHCS_2010\DATA\2009-2010\dshs.DBF. Gõ lệnh: APPEN FROM “D:\TNTHCS_2010\DATA\2009-2010\DLTOTNGHIEP.DBF” Lưu ý lệnh phải có cặp ngoặc kép. Nghóa là : Nối dữ liệu hai file DLTOTNGHIEP.DBF (có dữ liệu) và file dshs.DBF (file rỗng). Gõ lệnh BROW trên cửa sổ lệnh. Lưu ý: Kiểm tra dữ liệu các môn Sinh và Tiếng Anh. Mở tập tin cơ sở dữ liệu DSHS.DBF có dữ liệu không. Nếu không thì nghỉ giải lao. Làm lại! Bước 8 : Tinh chỉnh dữ liệu: Chạy chương trình xét tốt nghiệp (TNTHCS_2010). Vào phần nhập dữ liệu học sinh; mở từng lớp, click vào thứ tự từng hs rất ấn nút lệnh “Nhập”. Phần náy nếu không thực hiện thì các danh sách không xếp theo a, b, c. Chúc thành công ! . báo lỗi là File is use _ tập tin đang dùng ) Mở file D: TNTHCS_ 2010 DATA2009 -2010 dshs.DBF. Gõ lệnh: APPEN FROM “D: TNTHCS_ 2010 DATA2009 -2010 DLTOTNGHIEP.DBF” Lưu ý lệnh phải có cặp ngoặc kép. Nghóa. tin D: TNTHCS_ 2010 DATA2009 -2010 dshs . dbf Chọn chức năng FILE EXPORT Xuất hiện hội thoại EXPORT chọn Type : Excel To : DLTOTNGHIEP ( nhập vào hộp thoại mới ) Lưu vào thư mục D: TNTHCS_ 2010 DATA2009 -2010. mục D: TNTHCS_ 2010 DATA2009 -2010 để dễ tìm kiếm. Chức năng này sẽ tạo ra một file Excel có tên là DLTOTNGHIEP.XLS và được lưu vào thư mục D: TNTHCS_ 2010 DATA2009 -2010. Sau này copy dữ liệu khối