a.4.1 Đăng ký tài sản 1. Các bước thực hiện. - Nhân viên phụ trách lập hồ sơ theo quy định. - Hiệu trưởng xem xét và ký hồ sơ. - Nhân viên cập nhật vào CSDL tài sản của đơn vị và chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. - Sở/phòng tiếp nhận hồ sơ đăng ký của đơn vị trực thuộc và tập hợp chuyển cho cơ quan tài chính cấp tương đương. 2. Sơ đồ quy trình: 3. Chú ý: Khi có sự thay đổi thuộc một trong các trường hợp dưới đây, nhà trường phải đăng ký bổ sung với cơ quan đăng ký, chậm nhất 30 ngày kể từ ngày có sự thay đổi: - Có thay đổi về tài sản do mua sắm mới; tiếp nhận từ nơi khác về sử dụng; thanh lý, điều chuyển, bị thu hồi hoặc bán theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; chuyển đổi mục đích sử dụng tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với tài sản đưa vào sử dụng do hoàn thành đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn, thì thời gian thay đổi tính từ ngày ký biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng. - Đơn vị sử dụng thay đổi tên gọi, chia tách, sát nhập hoặc thành lập mới theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền 4. Văn bản tham khảo: Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, 52/2009/NĐ-CP, 137/2006/NĐ-CP, 14/1998/NĐ-CP, 147/1999/QĐ-TTg, 170/2006/QĐ-TTg, 260/2006/QĐ-TTg, 35/2007/TT-BTC. a.4.2 Kiểm kê tài sản Bảng kê tài sản được thực hiện trong phân hệ quản lý tài chính tài sản của hệ thống V-EMIS. 1. Các bước thực hiện. - HT lập Hội đồng kiểm kê và các tổ kiểm kê. Triển khai mục đích yêu cầu và nghiệp vụ kiểm kê. - Tổ kiểm kê sinh hoạt nghiệp vụ kiểm kê cho các thành viên, lập hồ sơ kiểm kê và tiến hành kiểm kê. - Tổ kiểm kê lập biên bản kiểm kê (mẫu ban hành kèm theo quyết định 19/2006/QĐ- BTC) và gởi hồ sơ cho hội đồng kiểm kê. - Hội đồng kiểm kê hạch toán lại: + Giá trị đất, giá trị tài sản (cố định hữu hình, vô hình, ) + Xử lý hoặc đề nghị các tình huống thừa, thiếu tài sản, thanh lý tài sản, điều chuyển tài sản, tổng kết giá trị (hạch toán hao mòn/khấu hao), cập nhật dữ liệu tài sản. - HT ký các hồ sơ để lưu trữ. - HT lập hồ sơ kiến nghị gởi cơ quan cấp trên giải quyết. 2. Sơ đồ quy trình. 3. Chú ý: - Các tài sản của dự án viện trợ, tài sản có nguồn ngoài ngân sách nhà nước. - Tài sản hư hỏng đã sửa chữa hoàn chỉnh. - Giá trị đất thay đổi theo bảng giá tại thời điểm kiểm kê. 4. Văn bản tham khảo: Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, 52/2009/NĐ-CP, 13/2006/NĐ-CP, 29/2006/TT-BTC, 165/1998/TT-BTC, 69/1999/TT-BTC, 13/LB-TT, 206/2003/QĐ-BTC, 32/2008/QĐ-BTC a.4.3 Thanh lý tài sản Nhà trường được phép thanh lý tài sản trong các trường hợp sau: a) Nhà, công trình xây dựng phải phá dỡ để thực hiện dự án đầu tư xây dựng, giải phóng mặt bằng theo quy hoạch, dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc hư hỏng không còn sử dụng được; b) Tài sản dư thừa, hết hạn sử dụng, không có nhu cầu sử dụng nhưng không thể điều chuyển cho đơn vị khác sử dụng, tài sản đã hư hỏng không thể sử dụng được hoặc chi phí sửa chữa không bảo đảm hiệu quả. 1. Các bước thực hiện. - Lập hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản gởi cơ quan có thẩm quyền để xem xét quyết định, gồm có: + Văn bản đề nghị + Biên bản xác định tài sản dư thừa không còn nhu cầu sử dụng, tài sản đã hư hỏng, xuống cấp cần xử lý, (mẫu ban hành kèm theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC). + Bảng kê số lượng và giá trị tài sản của đơn vị đề nghị xử lý + Biên bản của cơ quan chuyên môn hoặc của Hội đồng đánh giá chất lượng, tình trạng thực tế của tài sản cần xử lý của đơn vị + Ý kiến bằng văn bản của các cơ quan có liên quan (nếu có) - Khi được chấp thuận: Đấu giá + Thuê tổ chức có chức năng bán đấu giá tài sản. thực hiện bán tài sản thanh lý. Hoặc: + Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản theo quy định Hủy, phá dỡ: thu hồi nguyên vật liệu tài sản phá dỡ (nếu có) để bán. - Nhà trường hạch toán giảm giá trị tài sản đã thanh lý. - Xử lý tài chính: Các khoản chi phí cho việc thanh lý tài sản được thanh toán từ nguồn tiền thu được từ thanh lý tài sản. Trường hợp các chi phí trên lớn hơn số tiền thu được thì đơn vị được sử dụng nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên của đơn vị để thanh toán. Ngược lại, phần còn thừa phải nộp vào tài khoản của đơn vị mở tại Kho bạc nhà nước. 2. Sơ đồ quy trình. 3. Chú ý: - Đảm bảo tính công khai. minh bạch và dân chủ khi thanh lý tài sản. - Thực hiện đúng theo quy chế, không được thực hiện vượt quá thẩm quyền cho phép. 5) Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, 52/2009/NĐ-CP. a.4.4 Mua sắm tài sản Căn cứ kế hoạch mua sắm đã được bố trí trong dự toán chi ngân sách được cấp có thẩm quyền giao, đơn vị thực hiện mua sắm đối với một số trường hợp cụ thể như sau: - Dự toán trên 100 triệu đồng: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu tùy theo kế hoạch mua sắm được cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Dự toán dưới 100 triệu đồng đến trên 20 triệu đồng: đơn vị mua sắm lấy báo giá của ít nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất. Kết quả chọn thầu phải bảo đảm chọn được nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ tư vấn tối ưu nhất về chất lượng, giá cả và một số yêu cầu khác (nếu có) như thời hạn cung cấp hàng hoá, các yêu cầu về bảo hành, đào tạo, chuyển giao, không phân biệt nhà thầu trên cùng địa bàn hoặc khác địa bàn; - Dự toán dưới 20 triệu đồng: HT quyết định việc mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Nguồn kinh phí mua sắm tài sản của nhà trường bao gồm: 1. Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp. 2. Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (đơn vị tự bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động và đơn vị tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động), quỹ phúc lợi. 3. Vốn viện trợ, tài trợ, biếu, tặng, cho và của dự án đơn vị được tiếp nhận theo quy định của pháp luật. 4. Nguồn thu từ bán, chuyển nhượng tài sản của đơn vị được phép sử dụng theo quy định của pháp luật. 5. Các nguồn thu khác từ hoạt động sự nghiệp của đơn vị được phép sử dụng. 6. Các nguồn vốn huy động, liên doanh, liên kết theo quy định của pháp luật. 1. Các bước thực hiện. Việc đầu tư xây dựng, mua sắm thêm những tài sản sử dụng từ nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, căn cứ theo phân cấp về thẩm quyền quyết định việc mua sắm tài sản, nếu việc quyết định mua sắm phải trình cơ quan có thẩm quyền quyết định, thì nhà trường thực hiện như sau: - NV phụ trách kế toán (hoặc văn phòng) đối chiếu quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng đối với đơn vị sự nghiệp và tình hình thực tế của nhà trường, lập hồ sơ đề nghị mua sắm tài sản. (thường đi kèm dự toán kinh phí năm) - Gởi hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền quyết định. - HT chỉ đạo thực hiện việc mua sắm tài sản. - NV phụ trách kế toán ghi tăng tài sản. - HT giao tài sản cho cá nhân hoặc bộ phận quản lý sử dụng (Kế toán lập mẫu biên bản ban hành kèm theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC) - NV phụ trách kế toán làm thủ tục công khai việc sử dụng tài sản và cập nhật vào phân hệ quản lý tài sản của hệ thống V-EMIS. 2. Sơ đồ quy trình. 3. Chú ý: - Thực hiện đúng theo dự toán, danh mục được duyệt. - Thực hiện mua sắm theo quy định của nhà nước. 4. Văn bản tham khảo: - Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, 52/2009/NĐ-CP, 147/1999/QĐ-TTg, 170/2006/QĐ-TTg, 260/2006/QĐ-TTg, 179/2007/QĐ-TTg, 63/2007/TT-BTC, 131/2007/TT-BTC, 22/2008/TT-BTC. - Mua sắm theo chuẩn thiết bị tối thiểu: + Mầm non: 2227/QĐ-BGD&ĐT. + Tiểu học: 15/2009/TT-BGDĐT. . trường hạch toán giảm giá trị tài sản đã thanh lý. - Xử lý tài chính: Các khoản chi phí cho việc thanh lý tài sản được thanh toán từ nguồn tiền thu được từ thanh lý tài sản. Trường hợp các chi phí. có chức năng bán đấu giá tài sản. thực hiện bán tài sản thanh lý. Hoặc: + Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản theo quy định Hủy, phá dỡ: thu hồi nguyên vật liệu tài sản phá dỡ (nếu có) để bán. -. toán lại: + Giá trị đất, giá trị tài sản (cố định hữu hình, vô hình, ) + Xử lý hoặc đề nghị các tình huống thừa, thiếu tài sản, thanh lý tài sản, điều chuyển tài sản, tổng kết giá trị (hạch toán