Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ ppt

Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơLập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan N

Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn

đề khác Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :

- Phân định hồ sơ

- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

- Đánh số tờ

- Viết mục lục văn bản

- Viết chứng từ kết thúc

- Viết bìa hồ sơ

1 Phân định hồ sơ

Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ

Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập

Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lập

hồ sơ Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi phân định hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa dư Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu Sau đây

là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ

a Đặc trưng vấn đề

Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cập làm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản Tất cả những văn bản có nội dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ

Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh Điều quan trọng nhất khi phân định hồ sơ theo đặc trưng này là phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý Nói chung, văn bản trong một hồ

sơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu là tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn bản Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phân thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ

Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sản

xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa Đây là những nhiệm

vụ cụ thể mà Ủy ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành về

từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một hồ sơ Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ

sơ là một sự việc cụ thể

Ví dụ: Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Ủy ban nhân dân tỉnh không thể

chỉ lập một hồ sơ như ở Ủy ban nhân dân xã, mà phải phân định thành hàng chục hồ

sơ, gồm các vấn đề cụ thể như:

- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm

- Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp

- Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm

- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ

- Phòng trừ sâu bệnh

- Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp

- Chăn nuôi gia cầm

Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các văn bản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta sẽ vận dụng các đặc trưng khác

b Đặc trưng tên gọi

Đối với những loại văn bản có nội dung đề cập đến nhiều sự việc khác nhau, như Biên bản các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan, các Nghị quyết hàng tháng của Ban chấp hành một đoàn thể quần chúng thì khó có thể phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi là hợp lý nhất

Phân định hồ sơ theo đặc trưng này tức là quá trình sưu tầm, tập hợp những văn bản, tài liệu có cùng một tên gọi với nhau

Ví dụ:

- Biên bản các cuộc họp thường kỳ của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam

- Tập Thông báo của Chính phủ năm 2008

Đặc trưng tên gọi thường được vận dụng để lập hồ sơ một số loại văn bản như Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác, Thông báo, Báo cáo Tuy nhiên, không phải tất cả các loại văn bản nói trên đều lập hồ sơ theo đặc trưng này, mà thông thường chỉ vận dụng đối với những văn bản có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, còn đối với các loại có nội dung phản ánh một vấn đề, sự việc

cụ thể thì nên lập theo đặc trưng vấn đề

c Đặc trưng tác giả

Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra văn bản Vận dụng đặc trưng này ta phải lấy tên cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ

Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có cùng một tác giả với nhau (những văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại)

Ví dụ: - Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ năm 2008, 2009

- Quyết định, Chỉ thị của UBND Quận Thanh Xuân, Hà Nội năm 2008 - 2009 Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho

việc tra tìm và sử dụng tài liệu Do vậy, trong thực tế đặc trưng này rất ít được vận dụng làm đặc trưng chính để lập hồ sơ

d Đặc trưng thời gian

Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là căn cứ vào thời gian lập ra văn bản

để phân định hồ sơ Các văn bản được lập ra trong cùng thời gian dù cho nội dung, tên gọi, tác giả của chúng có khác nhau cũng có thể lập thành một hồ sơ,

Ví dụ: Các Nghị quyết, Chỉ thị của Thành ủy Đà Nẵng ban hành năm 2003 có thể lập thành một hồ sơ có tiêu đề:

Nghị quyết, Chỉ thị của Thành ủy Đà Nẵng năm 2009

Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân định hồ

sơ Nếu chỉ dựa vào thời gian ban hành văn bản để lập hồ sơ thì sẽ làm cho tài liệu phản ánh các hoạt động của cơ quan xé lẻ, gây khó khăn cho việc tra tìm và nghiên cứu Do đó, đặc trưng này tuy được vận dụng phổ biến nhưng thường là đặc trưng phụ, được kết hợp với các đặc trưng khác nhau đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi

Ví dụ: Ở Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các Nghị quyết, Quyết định, Thông tư của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành năm 2004 về công tác thủy nông được phân định thành một hồ sơ có tiêu đề:

Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ

NN & PTNT về công tác thủy nông năm 2007

Hồ sơ trên được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời gian Trên thực tế khi phân định hồ sơ, ta thường kết hợp các đặc trưng Tác giả, Tên gọi và Thời gian với nhau

Ví dụ: - Tập Nghị quyết của Chính phủ năm 2009

- Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng năm 2009

e Đặc trưng cơ quan giao dịch

Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan Nếu vấn dụng đặctrưng này thì văn bản trao đổi giữa hai cơ quan sẽ được lập một hồ sơ cho dù nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau Tuy nhiên lập như vậy sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu Do vậy đặc trưng này thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc trưng phụ

Ví dụ:

Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm trao đổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, sự việc như vấn đề đào tạo Đại học tại chức Luật, vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập, vấn đề hợp đồng giáo viên Nếu tất cả công văn này lập thành một hồ sơ theo đặc trưng

cơ quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN Đông Á), thì sẽ không hợp lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề làm đặc trưng chính kết hợp với đặc trưng cơ quan giao dịch:

- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề tuyển sinh Đại học tại chức Luật

- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề Hợp đồng giáo viên giảng dạy

- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập

f Đặc trưng địa dư

Trong lập hồ sơ, có khi người ta còn đem những văn bản của các tác giả cùng trong một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực lập thành một hồ sơ Tuy nhiên đặc trưng địa dư thường chỉ là đặc trưng phụ

Ví dụ: - Báo cáo của các Sở Nông nghiệp vùng đồng bằng sông Cửu Long về tình hình sản xuất nông nghiệp năm 2008

- Báo cáo tình hình công tác phòng chống cháy rừng của sở Lâm nghiệp các tỉnh Miền Trung, Tây nguyên năm 2009

Hai hồ sơ trên đã được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng địa

dư Chỉ trong trường hợp văn bản không nhiều, nội dung lại tản mạn thì mới chọn đặc trưng địa dư phân định hồ sơ

Tóm lại, phân định hồ sơ là khâu quan trọng nhất của lập hồ sơ Việc phân định hồ sơ phải dựa trên cơ sở các đặc trưng của văn bản (còn gọi là các đặc trưng lập hồ sơ), trong đó đặc trưng vấn đề là đặc trưng chủ yếu, được vận dụng nhiều nhất Còn các đặc trưng khác thường được vận dụng kết hợp

2 Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây:

a Sắp xếp theo trình tự thời gian

Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lên trên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được xếp dưới.Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả

Lưu ý:

- Đối với các loại kế hoạch nhiều năm, ta phải xếp vào năm đầu của kế hoạch

- Đối với các loại báo cáo nhiều năm, ta phải xếp vào năm cuối của báo cáo

b Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản kết hợp với thời gian

Bằng cách sắp xếp này, văn bản nào có số nhỏ hơn sẽ được xếp trên, văn bản có số lớn hơn sẽ được xếp dưới Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ

sơ lập theo đặc trưng tác giả

Khi chọn cách sắp xếp này phải chú ý kết hợp với cách sắp xếp theo trình tự thời gian ban hành

c Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

Cách sắp xếp này sẽ theo trình tự mà các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc Theo cách sắp xếp này, các văn được sắp xếp theo trình tự sau:

- Văn bản khởi đầu công việc,

- Văn bản giải quyết công việc,

- Văn bản bản kết thúc công việc

Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết có các văn bản sau:

- Báo cáo tổng kết.

- Kế hoạch hoạt động năm

- Kế hoạch tổ chức Hội nghị

- Diễn văn khai mạc

- Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan

- Bài phát biểu của lánh đạo cấp trên

- Biên bản của Hội nghị …

Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ nêu trên lần lượt được sắp xếp như sau:

- Kế hoạch tổ chức Hội nghị

- Diễn văn khai mạc

- Báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch

- Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan

- Bài phát biểu của cấp trên

- Biên bản Hội nghị …

d Sắp xếp theo giá trị pháp lý của văn bản

Theo cách sắp xếp này, văn bản nào có giá trị pháp lý cao hơn, văn bản được xếp trên, văn bản nào có giá trị pháp lý thấp hơn sẽ được xếp dưới

Ví dụ: Trong hồ sơ có các văn bản sau:

- Quyết định

- Thông tư

- Chỉ thị

- Nghị quyết …

Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau:

- Nghị quyết

- Quyết định

- Chỉ thị

- Thông tư

e Sắp xếp theo vị trí của cơ quan ban hành

Theo cách sắp xếp này, văn bản do cơ quan có vị trí cao hơn ban hành

sẽ được xếp trên Văn bản do có quan có vị trí thấp hơn ban hành lần lượt được xếp dưới

Ví dụ: Trong một hồ sơ có các văn bản của các cơ quan sau:

- Sở Giáo dục - Đào tạo

- Hội đồng Nhân dân thành phố

- Bộ Giáo dục - Đào tạo

- Ủy ban Nhân dân thành phố …

Theo cách sắp xếp này, các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau:

- Bộ Giáo dục và đào tạo

- Hội đồng Nhân dân thành phố

- Ủy ban Nhân dân thành phố

- Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố

f Sắp xếp theo vần chữ cái

Thường dùng trong sắp xếp các hồ sơ về nhân sự, các Quyết định có liên quan đến nhân sự như: Quyết định nâng lương, Quyết định bổ nhiệm cán bộ…

Ví dụ: Trong hồ sơ: “Quyết định về nâng bậc lương cho cán bộ, viên chức năm 2004 của Trường THCN CKN Đông Á”, các văn bản được sắp xếp theo thứ tự

từ trên xuống dưới như sau:

- Quyết định nâng bậc lương cho ông Lê Văn An

- Quyết định nâng bậc lương cho ông Hà Trọng Ân

- Quyết định nâng bậc lương cho bà Hoàng Thu Ba

- Quyết định nâng bậc lương cho ông Nguyễn Thiện Bàn

- Quyết định nâng bậc lương cho bà Phan Ngọc Châu

3 Đánh số tờ

Theo quy định chung, mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đánh một số theo thứ

tự từ trên xuống dưới để cố định vị trí sắp xếp và tra tìm văn bản được nhanh chóng

Vị trí đánh số là góc phải phía trên của tờ văn bản Đánh số bằng bút chì và không đánh vào những tờ giấy trắng

Khi đánh số tờ cần chú ý một số điểm sau đây:

- Nếu đánh sót số thì phải thêm các ký hiệu a, b, c … vào sau các số sót

- Nếu đánh nhảy số, phải ghi chú vào chứng từ kết thúc

- Nếu văn bản có ảnh đi kèm để minh hoạ cho nội dung tài liệu, ta phải cho ảnh vào phong bì và đính kèm với văn bản

- Nếu một văn bản có khổ giấy lớn hơn khổ A4 thì khi đánh số tờ ta phải gấp văn bản bằng khổ giấy A4 và đánh một số thứ tự

4 Viết mục lục văn bản

Mục lục văn bản là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ

Mục lục văn bản trong hồ sơ có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung của từng văn bản và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ để tra cứu được thuận lợi Ngoài ra còn nhằm mục đích thống kê và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ nhằm bảo quản được tốt

Mục lục văn bản trong hồ sơ được in sẵn ở trang 2 hoặc trang 3 của bìa hồ

sơ hoặc viết thành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ Thông thường, chỉ những hồ sơ có giá trị và những hồ sơ có từ ba văn bản trở lên thì mới cần lập mục lục này Mục lục văn bản trong hồ sơ có cấu tạo như sau

MỤC LỤC VĂN BẢN

Hồ sơ số: ………

TT

Số, ký

hiệu

văn

bản

Ngày tháng văn bản

Tác giả văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tờ số

Ghi chú

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột số 1: Ghi số thư tự của văn bản được đăng ký vào Mục lục

Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản

Cột số 3: Ghi ngày tháng văn bản

Cột số 4: Ghi tên cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản

Cột số 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Cột số 6: Ghi tờ số của văn bản (Mỗi tờ văn bản đã được đánh một số

thứ tự riêng, Cần ghi rõ văn bản được đăng ký vào Mục lục có số tờ từ số mấy đến số mấy?)

Cột số 7: Ghi các thông tin cần thiết khác (bản sao, văn bản Mật …)

Lưu ý: Nếu Mục lục văn bản có nhiều trang thì phải đánh số trang cho mục lục

nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi, quản lý

Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin phải được thể hiện chính xác, đúng theo văn bản, không được tuỳ tiện thêm bớt hoặc sửa đổi Những yếu tố thông tin nào mà văn bản không có thì để trống, nếu một yếu tố thông tin nào

đó ở văn bản không có, nhưng người biên mục xác minh được thì có thể ghi vào nhưng phải chú thích

Ví dụ: Trong văn bản không đề ngày tháng ban hành nhưng người biên mục

đã xác minh được ngày tháng ban hành văn bản thì ghi vào cột 3, nhưng phải chú thích rõ đó là ngày tháng xác minh ở cột 7

5 Viết chứng từ kết thúc

Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục

vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó Các thông tin cần đưa vào chứng từ kết thúc gồm:

số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái các văn bản của hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ (xem mẫu)

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Hồ sơ số:…… (Đơn vị bảo quản số: ……….) (1)

1 Hồ sơ này có: ……… tờ (2) (Viết bằng chữ: ……… ) tờ

được đánh số từ… đến…

Có các trang trùng số…, khuyết số…

2 Mục lục văn bản có: ………… tờ (3)

(Viết bằng chữ: ……… tờ)

3 Tình trang của tài liệu: ………

………

……… (4)

…, ngày … tháng … năm …

NGƯỜI LẬP HỒ SƠ

Hướng dẫn cách ghi:

(1): Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

(2): Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ

(3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn bản có trong hồ sơ

(4): Ghi một số đặc điểm tình hình tài liệu như: Ngôn ngữ, Vật liệu cấu thành, mức độ hư hại

Ví dụ: Tờ số 135 rách góc phải; Tờ số 157 - tiếng Anh có bản dịch.

Chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng và xếp sau các văn bản của hồ sơ, hoặc viết lên trang 3 của tờ bìa hồ sơ

6 Viết bìa hồ sơ

Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các thông tin cần thiết về hồ sơ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm

Viết bìa hồ sơ là một việc làm thường xuyên của văn thư cơ quan cũng như của lưu trữ cơ quan Việc làm này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý và tra tìm hồ sơ

Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành phần sau đây:

- Tên cơ quan,

- Tên đơn vị tổ chức,

- Tiêu đề hồ sơ,

- Thời gian bắt đầu và kết thúc,

- Số lượng tờ,

- Thời hạn bảo quản,

- Số lưu trữ

Mẫu trang đầu của bìa hồ sơ như sau:

- Thông số kích thước: 560mm x 330mm

Khi viết bìa hồ sơ, không những phải thể hiện chính xác các thông tin trên bìa

hồ sơ nói mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, sáng sủa và làm nổi bật được những yếu tố thông tin chủ yếu

Dưới đây sẽ lần lượt trình bày về cách thể hiện các thành phần nói trên

a Tên cơ quan

Tên cơ quan là tên đơn vị hình thành phông đã hình thành hồ sơ đó (không phải tên cơ quan chủ quản) Do vậy tên cơ quan cũng chính là tên phông mà hồ sơ

đó lệ thuộc Cần viết tên gọi chính thức của cơ quan và phải biết hoàn chỉnh, chỉ được viết tắt đối với những tên cơ quan đã được dùng phổ biến Trong trường hợp cần thiết, tên gọi tắt có thể viết trong ngoặc đơn, sau khi đã nêu tên chính thức của

cơ quan đó

Ví dụ:

UBND QUẬN THANH XUÂN

HỒ SƠ

………

………

………

………

Từ ngày: ……… đến ngày: ………

Gồm: … tờ Phông số: ………… THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số: ………

Hồ sơ số: …………

Ví dụ: Công ty xuất nhập khẩu Chợ Lớn (CHOLIMEX) Nếu trong quá trình

hình thành văn bản của hồ sơ mà tên cơ quan có thay đổi, thì ở bìa hồ sơ sẽ viết tên gọi cuối cùng của cơ quan đó Chẳng hạn, trước tháng 7 năm 1976, cơ quan quản lý hành chính các cấp mang tên gọi là Ủy ban hành chính, sau kỳ họp thứ nhất của Quốc hội khóa VI, được đổi thành Ủy ban nhân dân Như vậy, tên cơ quan viết ở bìa

hồ sơ hình thành trong năm 1976 của cơ quan quản lý hành chính các cấp (gồm văn bản hình thành trước và sau tháng 7/1976) sẽ là Ủy ban nhân dân, chứ không phải

Ủy ban hành chính

Đối với hồ sơ khởi đầu ở một cơ quan này, nhưng lại kết thúc ở một cơ quan khác thì ngoài bìa sẽ ghi tên cơ quan cuối Vì đó chính là tên phông mà hồ sơ sẽ đưa vào

b Tên đơn vị tổ chức

Tên đơn vị tổ chức là tên đơn vị trực thuộc cơ quan đã trực tiếp hình thành hồ

sơ đó Đơn vị tổ chức ở đây có thể là vụ, ban, đối với cơ quan cấp Bộ như Vụ Kế hoạch, Vụ Tài vụ, Ban Thanh tra, Văn phòng hoặc phòng đối với một cơ quan cấp Cục, Sở, Tổng công ty, như Phòng Tổng hợp, Phòng Kế hoạch, Phòng Tổ chức

-cán bộ Tên đơn vị tổ chức được viết dưới tên cơ quan, nhằm mục đích phân loại

hồ sơ được nhanh chóng và chính xác

Trường hợp tên đơn vị tổ chức thay đổi cũng sẽ xử lý như trường hợp thay đổi tên cơ quan

Ví dụ:

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

c Tiêu đề hồ sơ

c.1 Khái niệm

Tiêu đề hồ sơ là một câu ngắn gọn khái quát được toàn bộ nội dung của hồ sơ

c.2 Cụm từ dùng để viết tiêu đề hồ sơ

Khi viết tiêu đề hồ sơ, ta thường sử dụng các cụm từ sau đây để bắt đầu cho một tiêu đề

- “V/v” (Về việc): Cụm từ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề

- “Tập”: Cụm từ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các hồ sơ lập theo các đặc trưng: Tên gọi, Tác giả, Thời gian, Địa dư

Ví dụ: Tập Quyết định của …

- “Công văn trao đổi”: Cụm từ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các

hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch

Ví dụ: Công văn trao đổi giữa …

Đối với các hồ sơ công trình, hồ sơ vụ án, hồ sơ cán bộ, ta thường sử dụng các cụm từ sau để viết tiêu đề hồ sơ:

Ví dụ: Hồ sơ Công trình …

Hồ sơ Vụ án ………

Hồ sơ của ông (bà) ……… công tác tại: ………

c.3 Yêu cầu về viết tiêu đề hồ sơ

Viết tiêu đề hồ sơ tức là giới thiệu khái quát thành phần, nội dung các văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ Đây là phần việc quan trọng và khó nhất trong biên mục

hồ sơ Vì vậy khi viết tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn, khái quát được nội dung bên trong với ngôn ngữ hiện đại và bảo đảm quan điểm chính trị đúng đắn Ngắn gọn là một yêu cầu nghiêm khắc được đặt ra khi viết tiêu đề Một mặt do khuôn khổ bìa hồ sơ có hạn, không cho phép viết dài Mặt khác, nếu viết theo lối liệt kê từng tài liệu, thì sẽ không tóm lược được nội dung cơ bản của hồ sơ, như vậy không giúp ích được nhiều trong việc tra tìm tài liệu

Bất cứ tài liệu hình thành trong thời đại nào, khi viết tiêu đề hồ sơ cũng phải trình bày bằng ngôn ngữ hiện đại, viết đúng ngữ pháp, lời văn trong sáng, dễ hiểu, không được sao chép một cách máy móc những từ cổ xưa, những câu văn tối nghĩa được phản ánh trong tài liệu của hồ sơ Tuy nhiên, đối với những từ ngữ phản ánh đặc điểm của các thời kỳ lịch sử như tên người, tên cơ quan, tên địa điểm, dân cư, tên gọi chức vụ, thuật ngữ về luật pháp v.v thì cần phản ánh trung thực, không được thay thế bằng những ngôn từ hiện đại làm mất tính lịch sử của tài liệu