Những sai lầm cần cảnh báo trong sử dụng vốn 2 Sai lầm trong xác định quy mô vốn Chủ DNN&V thường chỉ là một hay một vài người, quy mô vốn vì thế thường rất hạn chế. Với thủ tục thành lập DN ngày càng được cải cách theo hướng đơn giản hoá, việc thành lập DN trở nên ngày càng dễ dàng và ít tốn kém. Cách đây nhiều năm, nhà đầu tư cần sẵn có một lượng tiền vốn không nhỏ để trở thành chủ DN. Chức danh giám đốc DN khi đó được đánh giá khá cao. Hiện nay, nhà đầu tư chỉ mất thông thường sau 10 ngày để thành lập một DN. Quy định về vốn pháp định đã bị bãi bỏ từ khá lâu, thủ tục kiểm tra vốn thực tế và vốn đăng ký cũng chỉ dừng ở kiểm tra mang tính hình thức là chính. Vì vậy, đã và đang tồn tại xu hướng dễ dãi trong xác định quy mô vốn hoạt động cho DN. DN Việt Nam đa số là DNN&V là nhận định dựa trên tiêu chí vốn và lao động, trong đó, vốn là vốn đăng ký. Do đó, vốn thực tế hoạt động tại DN là bao nhiêu, có phù hợp với nhu cầu thực tế của DN hay không rất khó đánh giá. Số liệu cụ thể không có, nhưng từ thực tế thiếu vốn gần như thường trực của DNN&V trong suốt giai đoạn từ khi DN ngoài quốc doanh được bung ra tới nay cho thấy, DNN&V chưa bao giờ xác định được quy mô vốn hoạt động của mình thế nào là phù họp với nhu cầu hoạt động kinh doanh của mình. Quy mô vốn của DNN&V của ta hiện nay rõ ràng luôn nhỏ hơn rất nhiều so với quy mô hoạt động kinh doanh. Nguyên nhân của tình trạng này đến từ 2 hướng: (i) Không xác định được quy mô kinh doanh phù hộ với quy mô vốn khả dụng. Thường thì vốn thực có của DN nhỏ hơn nhiều so và tham vọng kinh doanh nên không đáp ứng được. Chủ DN không nắmđược thực chất với số vốn chủ sở hữu nhất định xác định được, thì quy mô kinh doanh tương ứng dừng lại ở mức độ nào là phù hợp. Hoặc giả nếu chủ DN đã xác định được quy mô kinh doanh tương ứng với quy mô vốn chủ sở hữu rồi nhưng tham vọng kinh doanh ở quy mô lớn hơn, cần có các nguồn vốn khác nhưng lại mắc sai lầm trong việc huy động các nguồn vốn bổ sung ấy, dẫn tới bế tắc về năng lực vốn; (ii) Đã xác định được quy mô kinh doanh vừa sức, bao gồm việc xác định được quy mô vốn chủ sở hữu và lo liệu được nguồn vốn rồi nhưng dự án kinh doanh lại chỉ nghiêng về phương án lạc quan không có phương án dự phòng, vì vậy bất cứ bất thường hoặc rủi ro nào xảy ra đòi hỏi lượng vốn tiếp ứng bổ sung thì đều bị động và thiếu hụt vốn. Để hạn chế tình trạng khó khăn này xảy ra, chủ DN, nhất là DNN&V phải xây dựng cho được phương án kinh doanh gắn với nguồn vốn khả dụng của DN. Đặc biệt, cần lập cho được phương án kinh doanh xấu nhất dự đoán được để chuẩn bị sẵn các biện pháp đối ứng. Sai lầm trong huy động vốn và quản lý nợ Về huy động vốn, phần lớn DNN&V huy động vốn theo 2 cách, vay ngân hàng và từ bạn bè hoặc từ chính các đối tác thông qua việc ứng tiền trước, hay được chấp nhận trả chậm tiền hàng. Tuy nhiên, hiện nguồn vốn huy động từ bạn bè, đối tác không còn, bởi họ đều khan vốn và tìm cách thu về. Trong khi đó, vốn vay ngân hàng cũng khó trở thành nguồn huy động vốn chính cho DNN&V bởi hàng loạt lý do. Vì vậy, DNN&V có hạn chế rất điển hình và truyền thống là hạn chế về nguồn để huy động vốn. Nguyên nhân của việc khó huy động vốn của các DNN&V rất nhiều. Về khách quan, nguyên nhân chủ yếu là do các ngân hàng thường thủ tục vay vốn lại phức tạp khó thích hợp với DNN&V, lãi suất còn cao, chi phí vay không chính thức rất lớn, các yêu cầu đảm bảo an toàn tín dụng của ngân hàng lại quá chặt chẽ. Về chủ quan, DNN&V thường không đủ tài sản thế chấp để vay vốn, thiếu năng lực xây dựng dự án và phương án trả nợ vốn vay, hệ thống sổ sách kế toán không đầy đủ, thiếu minh bạch, DNN&V lại thường thiếu thông tin về các chính sách tín dụng vay ưu đãi3. Chính vì rất khó huy động vốn chính thức, DNN&V thường vội vàng hoặc có phần liều lĩnh trong lựa chọn nguồn vốn. Để tránh bị động và phi hiệu quả trong huy động vốn, các DNN&V cần đặc biệt chú trọng công tác quản lý nợ. Về quản lý nợ, các DN quy mô lớn thường rất quan tâm đến công tác quản lý nợ trong quản lý tài chính và kế toán. Tuy nhiên, rất nhiều DNN&V chỉ quan tâm đến quản lý nợ khi việc không đòi được nợ đã khiến DN lao đao và việc đòi nợ trở nên rất khó giải quyết. Chủ DN thường rất quyết tâm để có được vốn nhưng quá trình sử dụng và hoàn vốn lại không được theo sát. Nguyên nhân của tình trạng trên xuất phát từ việc chủ DNN&V thường tự đứng ra quản lý điều hành nên hạn chế về thời gian và nghiệp vụ quản lý nợ. Đã quá tập trung vào điều hành sản xuất kinh doanh nên quản lý nợ dễ bị tùy tiện, chỉ được xem xét rà soát khi rảnh rỗi hoặc do điều kiện bức thiết phải rà soát và thu xếp nợ.Trong khi đó, nghịch lý trên thực tế rất hiển nhiên là DN sẽ phải rất lao tâm khổ tứ để giảm được 1 đồng giá thành sản phẩm dịch vụ trong khi việc mất đi những đồng tiền thực ngay lập tức qua thỏa thuận vay nợ qua xác định cơ cấu và quy mô nợ lại rất chóng vánh. Vì vậy không chỉ riêng DN lớn DNN&V cũng cần quan tâm đúng mức cho công tác quản lý nợ. Chủ DN hoặc kế toán trưởng chính là người phải chịu trách nhiệm về quản lý nợ. Cũng cần xác định rõ là việc quản lý nợ ở đây bao gồm cả việc xác định nguồn nợ tiềm năng gồm những địa chỉ nào để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất, đồng thời, phải xác định được cơ cầu vay nợ và vốn chủ sở hữu phù hợp nhất. Hàng loạt các yếu tố khác không kém phần quan trọng trong quản lý nợ là thời hạn vay nợ, kỳ hạn trả nợ trả lãi, đồng tiền vay và trả nợ cũng cần được chủ DNN&V quan tâm và lập kế hoạch cụ thể. Sai lầm trong quản lý quan hệ giá thành và giá bán Nhiều người cho rằng khó nhất là khâu tiếp cận thị trường và tổ chức dây chuyền sản xuất. Tuy nhiên, trên thực tế khá nhiều DNN&V mặc dù rất suôn sẻ các khâu trên nhưng lại mắc sai lầm trong việc xác định quan hệ giá thành và giá bán. Doanh thu bán sản phẩm là gốc của nguồn bù đắp chi phí bỏ ra cấu thành trong sản phẩm. Định giá bán sản phẩm quá cao sẽ có thể dẫn tới suy giảm doanh thu và kéo dài thời gian thu hồi lại chi phí đã bỏ ra! thậm chí không thể thu hồi được nếu việc bán hàng bị đình trệ. Định giá quá thấp lại làm giảm thu nhập ròng của DN hoặc khiến DN không vốn hóa được các lợi thế của mình thông qua giá trị thương hiệu hay chênh lệch cung - cầu từng thời kỳ về sản phẩm, dịch vụ mà DN cung cấp. Nguyên nhân của việc xác định giá bán quá cao hay quá thấp so với giá thành sản phẩm, dịch vụ thường xuất phát từ ý thức chủ quan của lãnh đạo tài chính do không nắm bắt được giá bán khả dụng phổ thông trong thị trường được DN lựa chọn và không cho rằng việc bán sản phẩm, dịch vụ với giá nào và khi nào cần có một kế hoạch kỹ lưỡng và riêng biệt, cần được xem xét và phê duyệt khách quan và được biện giải bằng những luận giải thực tế. Dù có quy mô nhỏ hơn DN lớn DNN&V không thể bỏ qua việc đánh giá nhu cầu về tính năng sản phẩm, dịch vụ mà mình cung cấp, cũng như đánh giá khả năng chi trả của thị trường. Giá bán các sản phẩm tương đương các sản phẩm thay thế có cùng tính năng hoặc có một vài tính năng tương tự với sản phẩm, dịch vụ của DN mình là căn cứ rõ ràng và cụ thể nhất để DN xác định giá bán. Đối với sản phẩm mới, các điều tra mang tính so sánh, đối chiếu, đánh giá mức giá chấp nhận, là rất cần thiết. Việc xác định giá bán sản phẩm theo cảm xúc, còn tùy tiện, thiếu cơ sở là sai lầm của khá nhiều DNN&V. Để khắc phục, DNN&V cũng cần xây dựng vài phương án giá bán ứng với một số điều kiện của từng giai đoạn như giá bán giai đoạn thâm nhập thị trường, giá bán thông thường hàng năm hoặc theo giai đoạn, giá bán khuyến mại có điều kiện để chủ động xác định được khả năng tự tài trợ của DN. Sai lầm trong quá trình ra quyết định về vốn Như trên đã nói, rất khó khăn để tăng được doanh thu hay giá bán hoặc giảm được giá thành sản phẩm, nhưng DNN&V nhanh chóng mất đi lương tiền vốn không nhỏ do sai lầm từ việc ra quyết định về vốn. Đầu tư vào đâu, cơ cấu nợ thế nào, vay nợ thời điểm nào, huy động từ ai Hàng loạt quyết định về vốn cần được thực hiện dựa trên những phân tích kỹ lưỡng và thực tế. Tuy nhiên, chủ DNN&V lại thường quyết định rất nhanh chóng và ít khi tranh thủ được ý kiến của bên thứ 3. Nguyên nhân của việc ra quyết định về vốn của DNN&V thiếu cẩn trọng như trên thường là do DNN&V bị hạn chế trong tiếp cận các nguồn vốn như đã đề cập. Tuy nhiên, ngoài nguyên nhân khách quan trên, hàng loạt các nguyên nhân còn lại là chủ quan như DNN&V không chuẩn bị được hồ sơ tài chính đáp ứng được điều kiện huy động vốn, DNN&V không có người lãnh đạo tài chính có trình độ chuẩn bị phương án về vốn tốt để chủ DNN&V ra quyết định có cơ sở và lập luận chắc chắn, đặc biệt, đối với DN nhỏ và siêu nhỏ thì thường không có ban lãnh đạo mà chỉ có một chủ nên việc ra quyết định không khác quan Vì vậy biện pháp khắc phục ở đây là DNN&V phải tạo thế chủ động đối với mọi hoạt động liên quan đến vốn liếng. Quy trình sử dụng vốn và tái tạo vốn từ hoạt động kinh doanh phải được kế hoạch hóa và đánh giá thực hiện thường kỳ. Nếu không có hội đồng quản lý hoặc hội đồng quản trị, các DNN&V phải tự tạo lập ban lãnh đạo gồm giám đốc, kế toán trưởng và một nhà tư vấn tài chính độc lập hoặc lãnh đạo cao cấp khác trong DN liên quan đến bộ phận sản xuất kinh doanh quan trọng nhất của DN. Ban lãnh đạo này chính là nơi để giám đốc bàn bạc, tham khảo ý kiến trước khi ra quyết định về vốn nói riêng, về tài chính nói chung để quyết định đó đúng đắn nhất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những DN mà chủ DN, giám đốc DN thiên về nghiệp vụ kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ trong khi thiếu kiến thức và kinh nghiệm quản lý tài chính. Điều này hoàn toàn có thể thực hiện được bởi mọi thoả thuận về tiền vốn của DN đều đạt được qua quá trình thông tin và đàm phán, không phải là loại quyết định cần xử lý tức thời. Trên đây là một số ý kiến nhận định về các sai lầm phổ biến trong quản lý và sử dụng vốn đối với các DNN&V. Các DNN&V là bộ phận DN dễ tổn thương nhất trong bối cảnh khủng hoảng vốn trầm trọng như hiện nay. Các DNN&V cần rà soát lại việc quản lý, sử dụng vốn của DN mình để điều chỉnh phù hợp, đồng thời xác định được cần tiếp tục quản lý vốn như thế nào để đảm bảo DN vượt qua được giai đoạn khó khăn này, tạo cơ sở để phát triển bền vững phù hợp với quy mô hoạt động trong tương lai. . Những sai lầm cần cảnh báo trong sử dụng vốn 2 Sai lầm trong xác định quy mô vốn Chủ DNN&V thường chỉ là một hay. định cần xử lý tức thời. Trên đây là một số ý kiến nhận định về các sai lầm phổ biến trong quản lý và sử dụng vốn đối với các DNN&V. Các DNN&V là bộ phận DN dễ tổn thương nhất trong. doanh gắn với nguồn vốn khả dụng của DN. Đặc biệt, cần lập cho được phương án kinh doanh xấu nhất dự đoán được để chuẩn bị sẵn các biện pháp đối ứng. Sai lầm trong huy động vốn và quản lý