Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 184 Lưu ý : bạn phải hoàn thành dữ liệu thông tin mô hình trước khi sử dụng Share Report. Tại cửa sổ Reports cho bạn ba thành phần,mỗi thành phần là kiểu hiển thị khác nhau. Hình VI-3.1 : báo cáo dữ liệu thông tin. Chẳng hạn với kiểu báo cáo Count Positition đối tượng được báo cáo là các tiêu đề,hoặc Inventory báo cáo về tên và số lượng mô hình. Nếu bạn muốn thêm các đối tượng cần báo cáo ,click Modify . Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 185 Hình VI-3.2 : thay đổi kiểu báo cáo. Shapes on all pages : báo cáo tất cả các mô hình trên tất cả các bản vẽ. Shapes on the current page : báo cáo mô hình trên bản vẽ hiện tại. Shapes that are selected : báo cáo mô hình được chọn. Nếu không chọn một trong 3 trường hợp trên thì click chọn Other.Sau đó click Next. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 186 Hình VI-3.3: đánh dấu chọn những đối tượng cần báo cáo. Click Next để tiếp tục.Tại cửa sổ tiếp theo,nhập tên tiêu đề báo cáo tại mục Report Title.Các mục còn lại để mặc định. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 187 Hình VI-3.4 : đặt tiêu đề báo cáo. Click Next để tiếp tục.Tại cửa sổ tiếp theo,chọn đường dẫn lưu ,hoặc có thể chọn Save in this drawing để lưu trên bản vẽ. Hình VI-3.5 : lưu bản vẽ Click Finish để hoàn tất.Sau đó,click Run để chạy tính năng báo cáo.Tại cửa sổ báo cáo,chọn phương thức báo cáo. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 188 Hình VI-3.6: các phương thức báo cáo. Hình VI-3.7: phương thức báo cáo định dạng html. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 189 Hình VI-3.8: phương thức báo cáo thông qua MS Excel. Hình VI-3.9 : phương thức báo cáo tại bản vẽ. VII. SƠ ĐỒ THỰC TẾ 1. Sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 190 Với phần này ,bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể tạo một sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp là sơ đồ được phân nhánh,trong đó gồm những phòng ban,tổ chức trực thuộc công ty. Để vẽ được sơ đồ ,trước tiên cần phải liệt kê những phòng ban trong doanh nghiệp,và nó sẽ hiển thị trên sơ đồ .Với một công ty cổ phần,những thành phần hiển thị trên sơ đồ gồm : Đại hội cổ đông. Ban kiểm soát. Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc kinh doanh. Phó tổng giám đốc kĩ thuật. Giám đốc tài chính Kế toán viên Kế toán trưởng Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh Trưởng phòng Kỹ thuật – An toàn. Trưởng phòng quản lý chất lượng. Giám đốc quản lý nhân sự. Giám đốc marketing. Trưởng phòng IT Công việc của mỗi phòng ban khác nhau.Ví dụ phòng tài chính kế toán gồm các bộ phận như kế toán,kiểm toán,khai thuế,thủ quỹ….v.v .hay ở phòng nhân sự gồm những bộ phận nhân sự,quản lý,hành chính….v.v. Tiếp theo,cần thiết kế bản vẽ ( nền,tiêu đề … ) sao cho các mô hình được nổi bật trên nền bản vẽ. Với sơ đồ tổ chức doanh nghiệp,chúng ta có thể sử dụng mẫu chủ đề cơ bản General để thực hiện,tuy nhiên nên tận dụng các tính năng hỗ trợ khi bạn sử dụng Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 191 mẫu chủ đề Business. Mở File ,chọn mẫu chủ đề Business.Bạn nên sử dụng đơn vị đo lường là mét.Chọn chủ đề con là Organization Chart và click vào Create. Hình VII-1.1 : chọn chủ đề con Organization và đơn vị đo lường là mét. Bạn nên chọn kích thước bản vẽ là A4,và nằm ngang,đa số các sơ đồ tổ chức doanh nghiệp các nhánh sẽ trải rộng ra hai bên của bản vẽ.Nếu cẩn thận hơn,bạn có thể sử dụng khổ A3 (gấp đôi khổ giấy A4).Click vào thẻ Design,tại mục Page Setup,click vào Size và chọn khổ A4.