Tự học outlook 2010 part 9 pptx

3 Chọn Add, nhập tên 4 Thư mục cá nhân của bạn đã được tạo ra như hình dưới. d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân Sau khi bạn tạo xong thư mục cá nhân, bạn có thể tạo thêm các thư mục con subfolder trong thư mục cá nhân. Bạn làm điều này từ Cửa sổ Danh mục chính: Nhấn chuột phải vào thư mục My Outlook Data File(1) chọn New Folder. Đặt tên cho thư mục vừa tạo, nhấn OK. Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục con trong thư mục cá nhân của bạn. e. Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân Sau khi bạn đã tạo xong các thư mục con trong thư mục các nhân. Để để di chuyển một hoặc nhiều Email đến thư mục con, bạn làm theo các bước sau: 1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder 2 Bạn chọn thư mục con trong thư mục cá nhân và nhấn OK. Những cách khác để di chuyển các Email vào thư mục cá nhân là dùng phương pháp kéo thả. Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thư mục con trong thư mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuất hiện trong thư mục cá nhân. f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa Thông thường bạn lưu trữ các Email vào thư mục cá nhân. Nhưng các thư mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lưu trữ các Email vào ổ đĩa. File > Info > Account Settíng Tab Data Files > chọn dòng muốn lưu trữ hoặc di chuyển > Open File Location Chọn Move this file hoặc Copy this file Lưu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn, thì bạn mới dùng công cụ này. g. Phân loại thƣ Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng. Bước tiếp theo, bạn chọn : 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Rules. Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn Select Folder Chọn thư mục đã được tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thư mục khác, rồi nhấn OK Trong mục "Move the item to folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn. Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên khi nhấn vào nút Advanced Options. Chọn điều kiện cho quy tắc nhận email Chọn hành động (action) cho quy tắc nhận thư Chọn điều kiện loại trừ cho quy tắc nhận thư . folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn. Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn. Thông thường bạn lưu trữ các Email vào thư mục cá nhân. Nhưng các thư mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lưu trữ các Email vào ổ đĩa. File >. ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các