MICROSOFT EXCEL

Giáo trình MICROSOFT EXCEL MICR O S OFT EXCEL 20 0 3 I . Tổng quan về Excel 2003: 1. Giới thiệu chung: Microsoft Excel được coi là phần mềm bảng tính điện tử mạnh nhất, Phức tạp nhất đồng thời cũng có nhiều ứng dụng nhất. Với mỗi phiên bản mới, Excel lại giới thiệu các ý tưởng mới khắc phục được những nhược điểm của phiên bản cũ và ngày càng đáp ứng cao hơn nhu cầu của người sử dụng. Ngay sau khi đưa vào sử dụng, được đông đảo giới chuyên môn đánh giá cao vì đã đơn giản hoá các đặc tính hiện có và bổ sung các công cụ mới với những tính năng mạnh mẽ và thuận tiện, các thao tác đơn giản hơn. Các công thức cũng đỡ rắc rối hơn, in ấn và định dạng nhanh hơn. Quá trình tạo các sơ đồ và sửa đổi cũng dễ dàng hơn. Thuộc bộ phần mềm Microsoft Office 2003. 2. Khởi động Excel: + Từ nút Start chọn Programs Chọn Microsoft Excel. + Chọn biểu tượng Excel từ màn hình Desktop (nếu có) 3. Màn hình Excel: *C ác thành phần chính của màn hình Excel: Tương tự như các cửa sổ ứng dụng khác của windows, màn hình Excel gồm các thành phần sau: - Các đường viền giới hạn kích thước cửa sổ cửa sổ. Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 1 Giáo trình MICROSOFT EXCEL - Thanh tiêu đề chứa tiêu đề chương trình và tên WorkBook đang làm việc. - Thanh Menu ngang, các thanh công cụ (Toolbar) chứa biểu tượng lệnh). - Các nút lệnh của cửa sổ (hộp điều khiển, nút Minimize, Minimize/Restore, Close). - Vùng làm việc (desktop). - Và cuối cùng là dòng trạng thái thông báo và trạng thái làm việc. 4. Kết thúc Excel: C 1 : Alt + F4 C 2 : File/ Exit. II. Các khái niệm cơ bản ttong Excel: 1. Cửa sổ văn bản (Workbook): Ngay sau khi khởi động, thông thường Excel đưa ra một Workbook mới để người sử dụng có thể làm việc. Workbook này đặt trong cửa sổ văn bản nằm trong vùng desktop của cử sổ ứng dụng . Khi được cực đại hoá, tiêu đề của cửa sổ Workbook nằm chung với tiêu đề của chương trình. Mỗi Workbook bao gồm nhiều Sheet. Mỗi Sheet là mộ lưới các ô (Cell) được tổ chức thành hàng (row ) và cột (column). Row Workbook Sheet Cell Column 2. Địa chỉ trong Excel: 2.1. Đánh địa chỉ hàng, cột và ô: Trong Excel, hàng được đánh số (gán nhãn) từ 1,2 đến 16384(hoặc 65536), cột được đánh thứ tự từ A,B, Z,AA IV(256 cột). Giao của hàng và cột là ô với địa chỉ xác định là : [ nhãn cột][nhãn dòng], Ví dụ Ô F15 là giao của cột F và dòng 15. 2.2. Tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối : • Tham chiếu tương đối : Tham chiếu tương đối xác định vị trí tương đối từ ô chứa tham chiếu đến ô được tham chiếu . Ví dụ : Trong công thức tại ô C3 có tham chiếu đến ô A2 được hiểu như là : Xuất phát tại ô hiện thời C3 sang trái 2 cột (từ C sang A ) và di chuyển lên một hàng (từ hàng thứ 3 lên 2) để lấy dữ liệu tại đó. Ví dụ xét bảng sau: C D F G 12 5 7 =SUM(C12:D12 ) 13 6 8 =SUM(C13:D13 Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 2 Giáo trình MICROSOFT EXCEL ) 14 4 9 15 = SUM(C12:C14) =SUM(D12:D14 ) Tại ô F12 nhập công thức tính tổng các ô từ C12 đến D12 , khi đó nếu sao chép công thức đến ô F13 thì tham chiếu sẽ thay đổi thành tổng các ô từ C13 đến D13, sao chép đến F14 thì sẽ thành = SUM (C14:D14). Tương tự, khi chép ngang từ C15 sang D15 thì số hiệu 12 và 14 không thay đổi, mà đổi sang giá trị cột C sang D. • Tham chiếu tuyệt đối: Tham chiếu tuyệt đối xác định sự tuyệt đối trong cách tham chiếu, nghĩa là luôn hướng đến các vị trí cố định (theo hàng hoặc theo cột) nào đó của bảng tính khi sao chép công thức . Vì ô được xác định bởi hàng và cột, nên sự tuyệt đối ở đây có thể chỉ tác động đến hàng, đến cột hoặc cả hai. Excel dùng ký tự $ tên hàng hoặc tên cột để chỉ sự tuyệt đối. Ví dụ, E1 chứa công thức =$A$1+$B1+C$1+D1, bao gồm tuyệt đối ở A1, tyệt đối theo hàng ở B1, theo cột ở C1 và tương đối ở D1. Khi đó nếu sao chép công thức này đến ô H5 thì sẽ tự động đổi lại là: =$A$1+$B5+F$1+G5. Tên của một khoảng các ô được xem là tham số tuyệt đối . Trong thực hành, sau khi nhập tham chiếu ô ta dùng phím F4 để chuyển đổi giữa các loại tham chiếu. 3. Dữ liệu trong Excel: Kiểu dữ liệu Tiếng anh Ví dụ Chuổi ký tự Character/string Họ và tên Số Numeric 125 Ngày Date 03/06/2003 Giờ Time 7:30:25 III. Các thao tác cơ bản trên Excel: 1. Chọn đối tượng: a.Chọn một ô: Kích chuột trái vào ô cần chọn b.Chọn một khối ô C 1 : Đặt khung chọn vào ô đầu tiên, Giữ Shift và ấn chuột vào ô cuối cùng. C 2 : Rê chuột từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng. 2. Tạo mở file: a. Tạo file mới Chọn Menu file  New hay chọn trên Toolbar. b. Mở một file Chọn Menu file  Open hay chọn trên Toolbar c. Đóng một file Chọn Menu file  Close 3. Lưu: Nếu cất vào với tên mới : Chọn File  Save As Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 3 Giáo trình MICROSOFT EXCEL Nếu cất vào với tên cũ : Chọn File  Save . 4. Thao tác copy: a. Sao chép (copy) dữ liệu: Khi cần sao chép dữ liệu đến vị trí khác trong cùng bảng tính ta chọn một trong những cách sau: - Drag chuột kết hợp với phím Ctrl - Sữ dụng lệnh copy và paste trên menu - Sữ dụng tổ hợp phím Ctrl - C và Ctrl - V b. Sao chép với những thông số ấn định: - Lựa chọn phạm vi ô (nhóm ô) chứa dữ liệu cần sao chép - Chọn lệnh Edit  Copy - Di chuyển ô hiện hành vào phạm vi cần sao chép đến - Chọn lệnh Edit  paste Special - Xuất hiện hộp thoại paste Special - Lựa chọn nút lệnh, Thông số cần thiết. 5. Thao tác di chuyển: Khi cần di chuyển dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác ta chọn một trong những cánh thường dùng sau: - Drag chuột trên những đường viền của phạm vi lựa chọn - Sữ dụng lệnh Cut và paste trên Menu - Chọn Cut và Paste trên Standard Toolbar - Sữ dụng tổ hợp phím Ctrl - X và Ctrl - V 6. Thao tác xoá: Các bước : - Lựa chọn phạm vi cần xoá. - Chọn lệnh Edit  Clear. - Sữ dụng Delete hoặc tổ hợp phím Ctrl - X 7. Tìm kiếm và thay thế: - Giới hạn phạm vi tìm kiếm - Chọn Edit  File Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 4 Giáo trình MICROSOFT EXCEL - Nhập nội dung cần tìm vào Find What. - Lựa chọn thông số cần thiết. - Chọn Find Next (hoặc Replace nếu muốn thay thế) 8. Thao tác với ô cột dòng a. Chèn (Insert): - Chọn cột (dòng, ô ) cần chèn - Chọn Insert  Column khi muốn chèn cột - Chọn Insert  Row khi muốn chèn dòng - Chọn Insert  Ceel khi muốn chèn ô b. Xoá (Delete): - Chọn khối cần xoá - Chọn Edit\Delete Hoặc chọn vùng cần xoá rồi bấm delete c. Thay đổi độ rộng dòng cột: * Đối với cột: - Sử dụng menu, chọn lệnh Format\Column\Width Hoặc Drag Mouse ở đường biên bên phải ký hiệu cột * Đối với dòng: - Sử dụng menu, chọn lệnh Format\Row\Height Hoặc sử dụng Drag Mouse phía dưới số thứ tự dòng. 9. Xem trước khi in và in: a. Xem trước khi in: C 1 : Dùng chuột kích vào biểu tượng Preview C 2 : Dùng Menu file / Print Preview b. In ấn: C 1 : Dùng chuột kích vào biểu tượng Print C 2 : Dùng Menu file/Print Ghi chú : Các thao tác cơ bản của Exce nói chung gần tương tự Word IV. Định dạng dữ liệu, vị trí dữ liệu: 1. Định dạng dữ liệu số, ngày, giờ: Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 5 Giáo trình MICROSOFT EXCEL Dạng thể hiện số là những mã dạng thường dùng để thể hiện các giá trị số, ngày, giờ trong bảng tính. Dạng thức mặc nhiên là General. Thực hiện định dạng theo cách sau: - Chọn Format\Cell\Number (hoặc các định dạng khác). Chú ý : Nếu trong ô hiện dấu ### có nghĩa là trong ô đó không đủ độ rộng, ta phải mở rộng độ rộng của ô. Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 6 Giáo trình MICROSOFT EXCEL 2. Định dạng dữ liệu, vị trí dữ liệu trong ô: - Dữ liệu nhập vào trong 1 ô có thể phân bố dựa vào 3 thành phần : - Phân bố ngang (Horizontal) - Phân bố dọc (Vertical) - Orientation Thực hiện định vị trí theo cách sau: - Chọn phạm vi cần thực hiện (bôi chọn). - Chọn lệnh Format\Cells\Alignemnt. - Xuất hiện hộp hội thoại: - Chọn Horizintal: General:Dạng mặc nhiên (mặc định) Left: Canh dữ liệu về bên trái ô Right:Canh dữ liệu về bên phải ô Fill: Điền đầy dữ liệu trong ô Justify: Canh dữ liệu đầy hai bên (giãn đều) Center across selection: Canh dữ liệu vào giữa các cột chọn - Chọn Vertical: Top:Canh dữ liệu về bên phải Bottom: Canh dữ liệu về phía dưới Center:Canh dữ liệu giữa ô - Chọn Orientation: Định hướng dữ liệu, đè rê chuột lên dấu đỏ để thay đổi hướng dự liệu. - Chọn Wrap Text: bật tắt chế độ cuốn xuống dòng khi đến bên phải ô - Chọn Merge cells: nhập ô. Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 7 Giáo trình MICROSOFT EXCEL - Chọn OK Ngoài ra có thể dùng các nút trên Toolbar bằng cách kích chuột để chọn 3.Định dạng ký tự: - Sử dụng Menu lệnh : Chọn Menu Format\Cells\Font -Font : Phông chữ -Font Style: Kiểu của Font -Size: Kích cỡ -Underline: Ngạch dưới -Color: Màu chữ -Effeets: dạng ảnh hưởng +Strikethrough: gạch ngang +Superscript: Chỉ số trên +Subscript: Chỉ số dưới -Preview: xem trước 4. Tạo đường viền (Border): *Sử dụng Menu lệnh: -Lựa chọn phạm vi. -Chọn Format\cells\ border -Chọn những thông số cần thiết : *Các thông số : Border: Chọn các đường chung quanh, trái, phải, đỉnh, đáy. Style: Chọn đường nét Color: Chọn màu 5. Tạo nền màu: - Lựa chọn phạm vi - Chọn Menu Format/Cells/ Patterns Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 8 Giáo trình MICROSOFT EXCEL - Chọn các tham số rồi OK V. Hàm số trong Excel: 1. Cú pháp chung các hàm: = < tên hàm> (đối số) 2. Cách nhập các hàm vào bảng tính : - Nhập từ bàn phím, chú ý gõ đúng tên - Lựa chọn trong bảng liệt kê - Sử dụng chức năng Funnet Wizard 3. Công thức tính toán: Ký tự đầu tiên là đấu ( = ) tiếp theo là một biểu thức . Ví dụ : Tại ô A3 nếu ta nhập :=5+3 thì sau khi bấm Enter, nội dung của A3 là 8. Biểu thức tính toán được định nghĩa là một tập hợp các toán tử và các toán hạng được viết theo quy tắc do Excel quy định . 4. Các toán tử toán hạng: • Toán tử là các phép toán số học + (cộng) ; - (trừ ) ; * (nhân) ; / (chia); % (phần trăm) ; ^ (luỹ thừa) ; < (nhỏ hơn) ; > (lớn hơn); = (bằng) ; < = (nhỏ hơn hoặc bằng) ; > = (lớn hơn hoặc bằng); < > (không bằng, khác nhau ) ; & ( toán tử nối chuỗi) • Toán hạng có thể là giá trị hằng (constant), một tham chiếu ô, một nhãn (label), tên (name) hoặc một hàm (Function), của Workbook. Các hàm chuỗi được bọc trong cặp dấu nháy kép ‘’ ‘’ . • Hàm (Function) có dạng : tên_hàm(danh sách các đối số nếu có), trong đó cặp ngoặc đơn là bắt buộc. Do hàm thực hiện một quá trình xữ lí hay tính toán và trả về một kết quả nên nó có thể xuất hiện bất kì ở đâu trong một biểu thức mà ở đó có thể có một toán hạng. Ngoài ra, Excel còn cho phép các hàm lồng nhau, nghĩa là có thể xuất hiện trong danh sách đối số của một hàm khác. • Ví dụ công thức := 15 + (4*A6) + SUM (B2:B4) Trong đó 15,4 là hằng ; A6,B2,B4 là các tham chiếu ô; SUM là tên hàm: +,-,* là các toán tử . Giá trị của công thức được Excel tự động cập nhật khi có sự thay đổi liên quan đến nó. 5. Các hàm tính toán thống kê (Statistical): Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 9 Giáo trình MICROSOFT EXCEL a. Hàm SUM Công dụng : tính tổng các giá trị số Cú pháp : SUM (danh sách các đối số ). Ví dụ : SUM(3,7) = 10; sum(A3:A9); b. Hàm AVERAGE Công dụng : Trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách các đối số . Cú pháp : AVERAGE( danh sách các đối số ). Ví dụ: AVERAGE(5,10,15) = 10 c. Hàm ABS Công dụng : Cho tuyệt đối của giá trị số Cú pháp : ABS( số ) Ví dụ : ABS(- 2) = 2 d. Hàm MAX Công dụng : Trả lại giá trị số lớn nhất trong danh sách đối số Cú pháp : MAX( Block) Ví dụ: MAX(1,9,7,8) = 9 e. Hàm MIN Công dụng : Trả lại giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số . Cú pháp : MIN (Block) Ví dụ : MIN ( 1,9,7,8) = 1 f. Hàm ROUND Công dụng: trả lại giá trị số (từ kiểu số thực) đã được làm tròn . Cú pháp : ROUND( number, numberdigit). ROUND(số, số chữ số ). -Nếu số chữ số > 0 làm tròn phần lẻ. Ví dụ: ROUND(21.546,2) = 21.55. - Nếu số chữ số = 0 lấy số nguyên gần nhất Ví dụ : ROUND(21.546,0) = 22. - Số chữ số < 0 làm tròn phần nguyên. Ví dụ: ROUND(21.546,-1) = 20. g. Hàm INT Công dụng : Trả lại phần nguyên của số . Cú pháp : INT(number) Ví dụ: INT(2.57) = 2 h. Hàm MOD Công dụng : Cho trị số dư của phép toán chia Cú pháp : MOD(number,divisor number) MOD( số, số chia) Ví dụ: MOD(13,4) = 1 . Vì 13 chia 4 còn dư 1. i. Hàm COUNT Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 10 [...]...Giáo trình MICROSOFT EXCEL Công dụng : Đếm số ô có trị số trong vùng( khác rỗng) Cú pháp : COUNT(list) COUNT(danh sách đối số ) Danh sách đối số có thể là các trị số , ngày logic, chuổi hoặc một danh sách tham chiếu Hàm... đều nhận giá trị False, ngược lại sẽ có giá trị True c Hàm NOT Công dụng: hàm NOT đổi ngược giá trị của biểu thức logic NOT(True) = False và NOT(False) = True Gv: Nguyễn Thanh Hùng 11 Giáo trình MICROSOFT EXCEL Cú pháp : NOT(Biểu thức logic ) Ví dụ : NOT(3>5) = True vì 3>5 là False d Hàm IF * Công dụng : Hàm IF sẽ thực hiện biểu thức đúng khi thoả mãn điều kiện ấn định, nếu không sẽ thể hiện biểu thức... cầu sắp Bảng tìm là một bảng, trong đó hàng đầu tiên (đánh số 1) của bảng này chứa giá trị tương hợp với các giá trị sẽ tìm Ví dụ: HLOOKUP(“TB”,[bảng tìm],3,0) Gv: Nguyễn Thanh Hùng 12 Giáo trình MICROSOFT EXCEL Tiền thưởng Quý Năm TA 500000 2000000 TB 600000 2500000 TC 700000 3000000 Hàm tìm giá trị “TB” trên hàng một, vì tìm thấy TB trên hàng 1 nên nó tham chiếu dọc với hàng 3 để lấy giá trị 2500000... một trong hai giá trị, giá trị nếu bt_logic đúng và giá trị nếu bt_logic sai Giá trị trả lại có thể được nhận thông qua kết quả của một hàm khác Điều này chính là khả năng lồng nhau của các hàm trong Excel Ví dụ : Giả sử tại ô A3 chứa thông tin về trình độ văn hoá Khi đó công thức : IF(A3=”ĐH”, “Đại học”, IF(A3=”CĐ”, “Cao đẳng”, IF(A3=”TC”, ”Trung cấp”))) nó sẽ trả về một trong ba chuỗi kí tự “Đại . Giáo trình MICROSOFT EXCEL MICR O S OFT EXCEL 20 0 3 I . Tổng quan về Excel 2003: 1. Giới thiệu chung: Microsoft Excel được coi là phần mềm bảng tính điện tử. hơn. Thuộc bộ phần mềm Microsoft Office 2003. 2. Khởi động Excel: + Từ nút Start chọn Programs Chọn Microsoft Excel. + Chọn biểu tượng Excel từ màn hình Desktop (nếu có) 3. Màn hình Excel: *C ác. hình Excel: Tương tự như các cửa sổ ứng dụng khác của windows, màn hình Excel gồm các thành phần sau: - Các đường viền giới hạn kích thước cửa sổ cửa sổ. Gv: Nguy n Thanh Hùngễ 1 Giáo trình MICROSOFT