Bài tập lớn hệ thống quản lí nhà cho thuê

Trong lĩnh vực bất động sản, việc quản lý các tài sản như căn hộ, nhà ở cho thuê đòi hỏi sự tổ chức, quản lý thông tin một cách hiệu quả để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP LỚN

HỆ THỐNG QUẢN LÍ NHÀ CHO THUÊ

Thực hiện:

Nguyễn Minh Hiển - 2121051099

Đỗ Quang Bình Minh - 2121050686

Hướng dẫn: ThS TRẦN MAI HƯƠNG

1

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại công nghệ phát triển như ngày nay, việc sử dụng các hệ thống quản lý thông tin để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trở nên vô cùng quan trọng Trong lĩnh vực bất động sản, việc quản lý các tài sản như căn hộ, nhà ở cho thuê đòi hỏi sự tổ chức, quản lý thông tin một cách hiệu quả để đảm bảo cung cấp dịch

vụ tốt nhất cho khách hàng cũng như tối ưu hóa lợi nhuận cho chủ sở hữu Bài tập lớn này nhằm mục đích thiết kế và phát triển một hệ thống quản lý nhà cho thuê hoàn chỉnh, từ việc lưu trữ thông tin về tài sản đến việc quản lý hợp đồng thuê, thanh toán và các hoạt động liên quan Hệ thống này sẽ giúp cho các chủ sở hữu bất động sản cũng như quản lý bất động sản thuận tiện trong việc quản

lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình

2

MỤC LỤC

Chương 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN 5

1.1 Khảo sát hiện trạng của dự án 5

1.2 Phạm vi và mục tiêu của dự án 5

1.3 Các phương pháp quan sát 6

1.4 Mô tả nghiệp vụ 7

Chương 2 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG 9

2.1 Mô tả bài toán bằng lời 9

2.2 Biểu đồ phân rã chức năng 11

2.2.1 Lập biểu đồ phân rã: nhóm dần các chức năng 11

2.2.2 Lập biểu đồ phân rã chức năng 11

2.3 Mô tả chi tiết chức năng lá 12

2.4 Biểu đồ hoạt động 14

2.4.1 Tiến trình kí hợp đồng cho thuê nhà 14

2.4.2 Tiến trình nghiệp vụ xử lí sự cố 15

2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 16

3

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ

4

Chương 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ

THIẾT LẬP DỰ ÁN

1.1 Khảo sát hiện trạng của dự án

Hiển Minh là chung cư cho thuê nhà gồm 15 tầng, mỗi tầng 7 phòng, cung cấp dịch vụ cho thuê căn hộ, nhà ở tại Hà Nội Đem đến những sản phẩm bất động sản cho thuê tốt nhất và phù hợp nhất, đáp ứng những nhu cầu đa dạng của khách hàng Hà Nội, tự tin tạo ra những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng

Lĩnh vự hoạt động chính của Hiển Minh là cho thuê căn hộ dịch vụ, chỗ ở, văn phòng… Các hoạt động chính của chung cư gồm cho hoạt động thuê nhà, đăng

ký sử dụng dịch vụ, báo cáo số lượng nhà cho thuê và doanh thu trong tháng

Vừa qua công ty đưa vào hoạt động một khu chung cư mới gồm 20 tầng, mỗi tầng 9 phòng, cung cấp các dịch vụ cho thuê Hiện tại, mọi công việc cho thuê, báo cáo lưu trữ thông tin đều được làm thủ công trên giấy tờ, gây khó khắn cho việc quản lí và hiệu quả làm việc không cao nhất là khi công ty mở rộng thêm một khu chung cư mới Việc có một hệ thống quản lí việc cho thuê là vô cùng cần thiết

1.2 Phạm vi và mục tiêu của dự án

 Phạm vi: phạm vi quản lí gồm hai tòa chung cư, 1 tòa 15 tầng mỗi tầng có 7 phòng và 1 tòa 20 tầng mỗi tầng có 9 phòng

 Mục tiêu:

1 Tối ưu hóa Quản lý Tài sản : Xây dựng một hệ thống quản lý tài sản hiệu quả để theo dõi và quản lý danh sách tài sản bất động sản của doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả

2 Tăng cường Quản lý Hợp đồng : Tạo ra một quy trình quản lý hợp đồng thuê chặt chẽ, đảm bảo việc duy trì thông tin hợp đồng và thực hiện các điều khoản một cách đúng thời hạn và chính xác

3 Quản lý Thu nhập và Chi phí hiệu quả : Theo dõi và quản lý thu nhập và chi phí từ việc cho thuê nhà một cách minh bạch và chính xác, đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận

4 Cải thiện Bảo trì và Sửa chữa : Tạo ra một hệ thống quản lý bảo trì và sửa chữa tài sản hiệu quả, giúp duy trì tình trạng tài sản và giảm thiểu thời gian chết và chi phí sửa chữa

5

5 Tối ưu hóa Tiếp thị và Cho thuê : Nâng cao khả năng tiếp cận và thu hút khách hàng tiềm năng thông qua các chiến lược tiếp thị hiệu quả và quản

lý quy trình cho thuê một cách linh hoạt và hiệu quả

6 Nâng cao Dịch vụ Khách hàng : Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng xuất sắc, tăng cường tương tác và tạo ra trải nghiệm dựa trên niềm tin và sự hài lòng của khách hàng

7 Phát triển Báo cáo và Phân tích : Tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu thông tin để giúp quản lý đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên thông tin và dữ liệu thực tế

8 Tăng cường Hiệu suất và Lợi nhuận : Tổ chức và quản lý các hoạt động nhà cho thuê một cách hiệu quả nhằm tối ưu hóa hiệu suất hoạt động và tăng cường lợi nhuận cho doanh nghiệp

1.3 Các phương pháp quan sát

Phỏng vấn trực tiếp

Một số câu hỏi dùng để phỏng vấn:

 Dành cho Quản lí:

1 Làm thế nào bạn quản lý thông tin khách hàng và thông tin về căn nhà cho thuê hiệu quả?

2 Bạn sử dụng công cụ nào để theo dõi các hợp đồng thuê nhà và các yêu cầu bảo trì từ phía khách hàng?

3 Bạn đánh giá thế nào về quy trình thanh toán và quản lý tài chính trong hệ thống?

 Dành cho Nhân viên:

1 Bạn cảm thấy thế nào về quy trình nhập liệu và cập nhật thông tin khách hàng trong hệ thống?

2 Làm thế nào bạn đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý hợp đồng thuê nhà và giao dịch thanh toán?

3 Bạn gặp khó khăn gì khi xử lý yêu cầu bảo trì từ phía khách hàng và bảo trì định kỳ của nhà chủ?

4 Cảm thấy hài lòng với cách hỗ trợ khách hàng được cung cấp trong hệ thống không?

 Dành cho Người thuê nhà:

6

1 Bạn cảm thấy hài lòng với quy trình tìm kiếm và đặt thuê căn nhà qua

hệ thống không?

2 Làm thế nào bạn đánh giá về thông tin được cung cấp về căn nhà và các dịch vụ kèm theo?

3 Bạn gặp khó khăn gì khi gửi yêu cầu bảo trì hoặc khi có các vấn đề liên quan đến căn nhà?

4 Bạn cảm thấy hài lòng với quá trình thanh toán và giao dịch tài chính qua hệ thống không?

Kiểm tra sổ sách lưu trữ

1 Thu thập thông tin: Thu thập tất cả các tài liệu và hồ sơ liên quan đến quản lý khu nhà cho thuê, bao gồm hợp đồng thuê, hóa đơn, biên lai thanh toán, báo cáo thu nhập và chi phí, v.v

2 Kiểm tra Hợp đồng Thuê: Xác định và kiểm tra các hợp đồng thuê hiện tại và trước đó để đảm bảo rằng mọi điều khoản và điều kiện được thực hiện đúng đắn

3 Kiểm tra Bảng Kê Thu Nhập và Chi Phí: So sánh các bảng kê thu nhập và chi phí với các hồ sơ tài chính để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ

4 Kiểm tra Bảng Kê Bảo Trì và Sửa Chữa: Xem xét các bản ghi về bảo trì và sửa chữa để đảm bảo rằng các công việc bảo trì được thực hiện đúng kỹ thuật và theo đúng lịch trình

5 Xác định Nợ Phải Thu và Nợ Phải Trả: Kiểm tra các khoản nợ phải thu từ khách hàng và các khoản nợ phải trả đến các nhà cung cấp hoặc đối tác dịch vụ

6 Kiểm tra Hồ sơ Pháp lý: Xem xét các hồ sơ pháp lý liên quan đến quyền sở hữu, giấy tờ pháp lý, các quy định pháp luật địa phương và quốc gia

7 Kiểm tra Báo cáo Thuế: Xác định và kiểm tra các báo cáo thuế và các khoản thanh toán thuế để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế hiện hành

8 Đối chiếu với Đối tác: Liên hệ với các đối tác như quản lý tài sản, kế toán, hoặc bộ phận quản lý để xác nhận thông tin và giải quyết các bất đồng hoặc vấn đề phát sinh

1.4 Mô tả nghiệp vụ

Mô tả tổng quan về các nghiệp vụ chính

7

1 Thu thập và Xử lý Hồ sơ Khách hàng:

 Thu thập thông tin từ khách hàng quan tâm đến việc thuê nhà, bao gồm yêu cầu, tiêu chí, và thông tin cá nhân

 Xử lý và duy trì hồ sơ của khách hàng, bao gồm thông tin liên hệ, yêu cầu và ưu tiên

2 Tìm kiếm và Xác định Tài sản Phù hợp:

 Tìm kiếm và xác định các tài sản phù hợp với yêu cầu và ngân sách của khách hàng

 Tổ chức và tiến hành cuộc hẹn xem nhà cho khách hàng quan tâm

3 Quản lý Hợp đồng Thuê:

 Lập và quản lý hợp đồng thuê giữa chủ sở hữu và người thuê, bao gồm các điều khoản, giá cả, và thời hạn

 Theo dõi và cập nhật thông tin hợp đồng khi có sự thay đổi hoặc gia hạn

4 Thu và Xử lý Thanh toán:

 Thu tiền thuê nhà và các khoản thanh toán khác từ người thuê

 Xử lý và ghi nhận các khoản thanh toán, bao gồm cả việc phát hành hóa đơn và biên lai

5 Quản lý Bảo trì và Sửa chữa:

 Theo dõi và quản lý các yêu cầu bảo trì và sửa chữa từ người thuê

 Tổ chức và giám sát các hoạt động bảo trì để đảm bảo rằng tài sản được duy trì trong tình trạng tốt nhất

6 Tương tác và Hỗ trợ Khách hàng:

 Cung cấp hỗ trợ và giải quyết các vấn đề phát sinh từ phía người thuê, bao gồm cả các yêu cầu hỗ trợ và khiếu nại

 Duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng để tạo ra trải nghiệm thuê nhà tốt nhất có thể

7 Báo cáo và Phân tích Dữ liệu:

 Tạo báo cáo về thu nhập, chi phí, và hiệu suất tài sản

 Phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất và tìm kiếm cơ hội cải thiện

8 Tuân thủ Pháp luật và Quy định:

 Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và quy định địa phương và quốc gia liên quan đến việc quản lý nhà cho thuê

8

Chương 2 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG

2.1 Mô tả bài toán bằng lời

Khách hàng có nhu cầu thuê nhà có thể đến gặp trực tiếp tại cơ sở hoặc liên

hệ trước qua số điện thoại, email, Zalo Khách hàng trao đổi với nhân viên về kiểu nhà muốn thuê, nhân viên kiểm tra và thông báo lại cho khách hàng còn nhà trống không, vị trí, tiền thuê và các hóa đơn liên quan Nếu thuê nhà, khách hàng

khai báo chính xác thông tin cá nhân, thời gian thuê để nhân viên lập hợp đồng

Nhân viên đưa khách hàng đến kiểm tra nhà thuê, đặt tiền cọc, kí hợp đồng

và chuyển vào ở Trong thời gian thuê nhà, nếu nhà xảy ra sự cố mà lỗi thuộc về công ty, khách hàng thông báo cho nhân viên, nhân viên đến kiểm tra sự cố và xử

lí sự cố sau đó thông báo lại cho khách hàng Hàng tháng, khách hàng đóng tiền nhà bằng cách gặp trực tiếp nhân viên, sau khi đóng tiền nhà nhân viên đưa phiếu thu tiền cho khách hàng Nhân viên dựa vào thông tin thu tiền nhà được lưu trên

hệ thống, lập danh sách khách hàng chưa đóng tiền thuê, đến các nhà cho thuê và

thu tiền Khi hết hạn hợp đồng khách hàng có thể liên hệ với nhân viên để gia hạn

hợp đồng Nếu trả nhà nhân viên kiểm tra tổn thất báo lại cho khách và đền bù

theo hợp đồng nếu có tổn thất

Nhân viên viết báo cáo định kỳ thống kê dữu liệu cho thuê nhà được lưu

trên hệ thống để báo cáo lại cho quản lý

9

Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ

nhận dạng

kiểm tra

thông báo

viết

dẫn

thu

đưa

ký

kiểm tra

thu

viết

kiểu nhà

nhà trống

cho khách

hợp đồng

khách đi xem nhà

tiền thuê nhà

phiếu thu tiền

hợp đồng

tổn thất

tiền bồi thường

báo cáo

dạng nhà khách hàng nhân viên nhà trống hợp đồng phiếu thu tiền báo cáo quản lý

= tác nhân tác nhân

=

hồ sơ DL

hồ sơ DL

hồ sơ DL tác nhân

10

2.2 Biểu đồ phân rã chức năng

2.2.1 Lập biểu đồ phân rã: nhóm dần các chức năng

1 Tiếp nhận yêu cầu thuê nhà

Quản lý hợp đồng

Quản lý nhà cho thuê

2 Lập và kí hợp đồng

3 Gia hạn hợp đồng

4 Thanh lí hợp đồng

5 Thu tiền nhà

Quản lý tài chính

6 Kiểm tra và thu tiền nhà chưa

đóng

7 Lưu vào hệ thống

11 Bồi thường

2.2.2 Lập biểu đồ phân rã chức năng

Hình 2.1 Biểu đồ phân rã chức năng quản lí nhà cho thuê

11

Hệ thống quản lý nhà cho thuê

1 Quản lý hợp đồng

Tiếp nhận yêu

cầu thuê nhà

Lập và kí hợp

đồng

Gia hạn hợp

đồng

Thanh lí hợp

đồng

2 Quản lí tài chính

Thu tiền nhà

Kiểm tra và thu tiền nhà chưa đóng

Lưu vào hệ thống

3 Xử lí sự cố

Kiểm tra sự cố

Bồi thường

4 Báo cáo

2.3 Mô tả chi tiết chức năng lá

1 Quản lí hợp đồng:

1 Tiếp nhận yêu cầu thuê nhà: Khi khách tới yêu cầu thuê nhà, nhân viên sẽ tiếp nhận các yêu cầu về nhà mà khách hàng muốn thuê và tìm nhà theo yêu cầu của khách xem còn nhà theo yêu cầu của khách không và báo cho khách

2 Lập và kí hợp đồng: Nếu khách muốn kí hợp đồng thì yêu cầu khách điền đầy đủ thông tin cá nhân của mình vào trong phiếu yêu cầu kí hợp đồng Nhân viên lập hợp đồng Nhân viên đưa khách đến nhà Thu tiền cọc và kí hợp đồng Hợp đồng gồm 2 bản, 1 bản giao cho khách hàng giữ, bản còn lại công ty sẽ giữ Trong hợp đồng sẽ ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên

3 Gia hạn hợp đồng: Sau khi hết hạn hợp đồng, nếu người thuê có yêu cầu ở lại thì kí thêm 1 bản hợp đồng mới

4 Thanh lí hợp đồng: Khách hàng phải thanh toán nốt tiền nhà và làm thủ tục bàn giao nhà Nhân viên kiểm tra, nhận lại nhà và lập biên bản thanh lý hợp đồng với khách

2 Quản lý tài chính:

1 Thu tiền nhà : Đầu tháng, nhân viên thu tiền của khách đóng tiền nhà Sau khi đã thu tiền thì nhân viên đưa phiếu cho khách kí

2 Kiểm tra và thu tiền nhà chưa đóng : Kiểm tra thông tin thu tiền nhà trên hệ thống lập danh sách khách hàng chưa thu tiền và đến nhà thu

3 Lưu vào hệ thống: Sau khi thu tiền lưu thông tin đã đóng tiền của khách hàng vào hệ thống

3 Xử lí sự cố:

1 Kiểm tra sự cố: Khi nhận hay phát hiện xảy ra sự cố, nhân viên quản

lý đến để kịp thời xử lý, khắc phục và lập biên bản

2 Bồi thường: Dựa vào biên bản sự cố, kế toán viết hóa đơn để bồi thường cho khách hay thu tiền khách phải bồi thường

4 Báo cáo:

12

Định kỳ (tháng, quý, ) nhân viên dựa vào các số theo dõi để lập báo cáo về số nhà cho thuê, số người thuê, doanh thu, sự cố và những số liệu phân tích theo yêu cầu của quản lí

13

2.4 Biểu đồ hoạt động

2.4.1 Tiến trình kí hợp đồng cho thuê nhà

[1]

[0]

Có khách đến

thuê

Nhận thông báo

viết phiếu yêu cầu

Có nhà?

Tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra nhà

Giới thiệu nhà để khách chọn Thông báo hết nhà

Khách chọn?

Thỏa thuận hợp đồng

Nhập kiểm tra cập nhật thông tin khách

Lập kí hợp đồng cho thuê nhà

Giao nhà cho khách đánh dấu

Danh sách nhà

Danh sách nhà

Hợp đồng thuê nhà

Số khách hợp đồng

Phiếu tt khách hàng

Hình 2.2: tiến trình nghiệp vụ kí hợp đồng cho thuê nhà

14

2.4.2 Tiến trình nghiệp vụ xử lí sự cố

Sự kiện Nhân viên Hồ sơ dữ liệu

Nhập hóa

đơn và biên

bản sự cố

Xảy ra sự cố

Kiểm tra nhà, hợp đồng

Có sự cố

Lập biên bản sự cố

Viết hóa đơn bồi thường Hóa đơn

Biên bản sự cố

Hợp đồng cho thuê nhà

Hình 2.3: Tiến trình nghiệp vụ xử lí sự cố

15

2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

nhu cầu thuê nhà

thu tiền nhà

tạo hợp đồng

báo cáo sự cố

xử lí, bồi thường

yêu cầu gia hạn

hợp đồng mới

trả nhà

quy định quản lý

báo cáo

bồi thường thiệt hại

Khách

Quản lý

Kiểm tra thiệt hại

Thanh lí hợp đồng

0

Hệ thống quản lý nhà cho thuê

Hình 2.4 Biểu đồ ngữ cảnh nhà cho thuê

16