Bài tập lớn nghệ thuật làm việc nhóm hiệu quả

Bạn cần một danh sách các thành viên và nắm rõ năng lực của từng người đê phân chia và điều chỉnh công việc cho phù hợp và hiệu quả.. Bước 4: Đặt ra tiêu chuân công việc cho mỗi thành vi

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

BÀI TẬP LỚN NGHỆ THUẬT LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUÁ

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

Nguyễn Ngọc Anh Trần Mai Ánh Dương

Phạm Thị Thùy

Phương Hồng Nguyễn Hải Biên Triệu Đức Thăng

Hà Minh Quân

H

HI

VI

Khái niệm

Làm việc nhóm hiệu quả là làm øì

'Yêu tô làm việc nhóm hiệu quả

1 Yêu tô nội tại

2 Yêu tô bên ngoài

Vai trò/ lợi ích làm việc nhóm

Tại sao làm việc nhóm được coi là một nghệ thuật Những khó khăn khi làm việc nhóm và hướng giải quyết

H

NGHỆ THUẬT LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUÁ

Khái niệm

Làm việc nhóm (Teamwork) là quá trình mà các cá nhân trong một tổ chức, công

ty hoặc dự án hợp tác cùng nhau đề đạt được mục tiêu chưng Trong làm việc nhóm, mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau đề hoàn thành công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh

Làm việc nhóm hiệu quả là lam gi

Bước 1: Xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch

Đâu tiên, nhóm cân xác định mục tiêu chung của mình là gì đê hiệu rõ hơn về mục đích của dự án và công việc Từ đó, tạo ra hướng đi phù hợp mà không cân mật nhiều thời gian

Khi có bảng mục tiêu, trưởng phòng hoặc quản lý sẽ tiến hành lập các kế hoạch liên quan đên nhân sự, phương pháp, thiết bị và thời gian đề giải quyết tât cả van

đề

VD: mục tiêu của phòng kinh doanh I là 300tr, kế hoạch đề đạt được mục tiêu của

phòng kinh doanh I là chạy mkt, chăm sóc khách hàng cũ, tập trung cải thiện kỹ năng giao tiếp cũng như thuyết phục khách hàng về sản phâm

Bước 2: Xác định vai trò của các thành viên trong nhóm

Xác định và phân chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên

trong nhóm sẽ giúp mọi người biết rõ trách nhiệm của mình và tập trung vào

nhiệm vụ riêng

Bạn cần một danh sách các thành viên và nắm rõ năng lực của từng người đê phân chia và điều chỉnh công việc cho phù hợp và hiệu quả Nếu bạn là nhà tuyên dụng hãy tìm kiếm các ứng viên có đây đủ kỹ năng mà doanh nghiệp cần đề có thê đáp ứng các vai trò và kinh nghiệm đề hoàn thành tốt công việc

VD: phòng media chạy mkt cho sản phâm mới trưởng phòng chia việc cho từng người, content creator viết kịch bản nội dung, vj và cameraman quay video, editor chỉnh sửa video

Bước 3: Tận dụng mọi kỹ năng và sự đa dạng của các thành viên

Binh thường, nhóm sẽ có thành viên có các kỹ năng và chuyên môn khác nhau: Có người giỏi về quản lý dự án, người khác có khả năng phân tích dữ liệu hoặc sáng

Việc tận dụng kỹ năng này giúp nhóm hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng

và chất lượng, tránh tình trạng lãng phí thời gian và nguồn lực

Đôi khi, đa dạng ý kiến và góc nhìn sẽ giúp nhóm khai thác nhiều ý tưởng và giải pháp Điều này thúc đây sự sáng fạo cũng như tạo sự gan két trong nhom, tang cường tương tác và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc

VD: phòng media chạy mkt cho sản phâm mới trưởng phòng chia việc cho từng nguodi, content creator viet kich ban ndi dung, vj va cameraman quay video, editor chính sửa video

Bước 4: Đặt ra tiêu chuân công việc cho mỗi thành viên

Trưởng nhóm cần xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên và đặt ra

những tiêu chuẩn cụ thẻ đề đánh giá hiệu suất làm việc của họ Đây cũng là cách

đề cấp trên đánh giá hiệu suất của từng thành viên một cách công bằng và khách quan

Cần phải đảm bảo rằng mỗi người hiệu rõ vai trò của mình và biết chính xác những gì cần làm, tránh những tranh cãi hoặc mâu thuẫn vẻ nhiệm vụ, trách nhiệm

và quyền hạn của từng thành viên

Khi biết rõ mục tiêu cần đạt được, mỗi người có thể tập trung vào phát triển những

khả năng cần thiết đề hoàn thành công việc một cách tôt nhất

VD: tô l phòng kinh doanh đặt kpi mỗi người phải đạt trong một tháng là 3 khách hàng

Bước 5: Ghi nhận thành công và chấp nhận rủi ro làm việc nhóm

Khi nhóm ghi nhận những thành công tạo ra động lực đánh giá cao về đóng góp của từng thành viên Điều này thúc đây tính thần làm việc và khích lệ nhân viên tiếp tục công hiến nhiều hơn

Chấp nhận rủi ro và thất bại là một phân không the tránh khỏi trong quá trỉnh làm việc nhóm Thay vì trách móc hoặc đô lỗi, bạn cần học hỏi từ những trở ngại này, đánh giá lại kế hoạch và hành động, tir do cải tiễn và ngày càng hoàn thiện

Đây cũng chính là lúc dé nhóm phát triển khả năng thích nghỉ và linh hoạt trong

giải quyết các tình huông khó khăn Đông thời chủ động tìm kiêm giải pháp đôi phó và không sợ đôi mặt với những thay đôi bát ngờ

VD: tổ kinh doanh | dat kpi mỗi người 3 khách hàng tổ 1 có 2 nhóm, nhóm I đạt chỉ tiêu và được thưởng đo tất cả mọi người đều giúp đỡ nhau đạt kpI nhóm 2 không đạt chỉ tiêu do có nhân viên mới chưa quen việc nên cần được mọi người trong nhóm giúp đỡ nhiều hơn

Bước 6: Thúc day su phat trién cho mỗi cá nhân trong nhóm

Leader can tim hiệu và nhận ra những, tố chất, kha nang đặc biệt của từng cá nhân

Thông qua đó, tạo điều kiện cho họ tiếp cận các cơ hội hoc tap, dao tao đề phát

triên kỹ năng và năng lực của minh

Bên cạnh đó, bạn cần tạo ra môi trường làm việc tích cực và thoải mái giup mỗi cá

nhân tự tin thê hiện ý kiên, đề xuât ý tưởng mới mà không bị hạn chê

Các thành viên cũng nên hỗ trợ nhau trong việc xây dựng và phát triển sự nghiệp

cá nhân băng cách chia sẻ kiên thức, kinh nghiệm, gợi ý, lời khuyên,

VD: nhan thay team media l có bạn editor mới vào chưa quen việc và làm việc không hợp với team nên đã chuyền bạn ấy sang team media 2 đề được mọi người giúp đỡ đề phát triển hơn

Bước 7 : Hạn chế quản lí một cách vỉ mô

Khi quản lý một cách vi mô, các thành viên có thê không tương tác và hỗ trợ lẫn nhau nhiệt tình Điều này dẫn đến sự cô lập giữa các cá nhân và khó khăn trong

việc đạt được mục tiêu chung của nhóm

Đây cũng là lý do dẫn đến việc thiếu sự phối hợp trong việc xác định và phân công công việc, làm cho quy trình làm việc nhóm không được tô chức và hiệu quả VD:Một người quản lý nắm hết mọi quyền hành, không cho nhân viên chủ động quyết định công việc và Ít lắng nghe ý kiến của nhân viên sẽ làm cho họ nhanh chóng nản chí và nghĩ rằng sếp không công nhận khả năng làm việc của mình Bước 8: Tạo động lực cho nhóm phát triển toàn diện

Hãy tạo động lực cho nhóm bằng cách khích lệ và công nhận những thành tựu và

nõ lực của từng cá nhân

Nhóm cần hỗ trợ và tạo điều kiện thuận loi dé từng thành viên có cơ hội phát triển

và nâng cao kỹ năng Mỗi thành viên sẽ cảm thấy được khích lệ và ủng hộ, góp phân tạo ra một không gian làm việc đầy năng lượng và sáng tạo

VD: Một người quản lí giỏi luôn có những phần thưởng cho người xứng đáng và

sự khiến trách cho những người không xứng đáng

Bước 9: Thiết lập khả năng lãnh đạo

Til

Trong một nhóm làm việc, người lãnh đạo cần có khả năng thúc đây sự đồng thuận và cùng nhau xây dựng mục tiêu chung

VD: Người quản lý cần phát triển kế hoạch, chiến lược và tạo hướng dẫn cho các

thành viên đề đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả và hướng đến mục tiêu chung

Bước 10 : Xây dựng văn hóa và sự kết nồi khi làm việc nhóm

Văn hóa tích cực giúp tạo động lye va tinh thần làm việc hăng say, góp phần làm việc trở nên hứng thú và đạt hiệu quả cao hơn

Xây dựng sự kết nối giữa các thành viên là một yêu tô quan trọng trong quá trình làm việc nhóm Khuyến khích giao tiếp và thảo luận, đồng thời tôn trọng ý kiến và đóng góp của từng thành viên

Bước 11:Giao tiếp và trao đôi về công việc thường xuyên

Bằng cách chia sẻ thông tin và trao đôi ý kiến, các thành viên cảm thấy được đồng đội lăng nghe và quan tâm, tạo nên sự đoàn kết và tin tưởng trong nhóm Giao tiếp và trao đôi về công việc giúp dam bao tat ca cac thanh vién hiểu rõ nhiệm vụ của mình và các thành viên khác Nếu có sự cố hoặc khó khăn trong công việc, việc trao đổi thông tin và tìm kiếm giải pháp sẽ giúp giải quyết tình huống một cách hiệu quả và nhanh chóng

Bước 12: Tổng kết và đánh giá tiến độ công việc nhóm:

Tổng kết giúp nhóm xác định được các công việc đã hoàn thành, đang tiễn hành và

cần thực hiện trong tương lai Đảm bảo rõ ràng về tình hình công việc và giữ cho nhóm đi đúng hướng Từ kết quả đánh giá, mọi người có thể nhận biết những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó tối ưu hóa quá trình làm việc và đạt kết quả tốt hơn VD: Lễ tông kết cuối năm của các Doanh Nghiệp : là địp để công ty ghi nhận và vinh danh những thành tựu của từng thành viên và toàn nhóm, tạo động lực cho các thành viên tiếp tục nỗ lực và đóng góp trong công việc

'Yêu tô làm việc nhóm hiệu quả

1 Các yêu tô nội tại

Cách yếu tổ nội tại tác động đến kết quả làm việc nhóm đó là các yếu tố có tính chủ quan, bao gôm trình độ và sự hợp tác của các thành viên trong nhóm, sự tuân thủ những quy chẽ làm việc nhóm của các thành viên, khả năng điêu hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm,

Sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm

Mỗi thành viên tham gia trong nhóm đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, dựa vào điều này cả nhóm có thê phân công công việc sao cho phù hợp với năng lực của mỗi người Một nhóm làm việc hiệu quả và ăn ý là sự kết hợp những điểm mạnh của từng cá nhân

Từ đó, hiệu quả đạt được sẽ là lớn nhất

Tuân thủ quy chế làm việc của nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm yêu cầu mỗi thành viên tham gia cần luyện cho mình kỹ năng có

trách nhiệm với công việc Đây cũng là nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm, khi được giao việc các thành viên phải biết cách tiễn hành công việc thế nào cho khoa học,

không đê tiễn trình công việc quá chậm so với những thành viên khác, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và thời gian

Bởi khi làm việc theo nhóm, nêu một cá nhân ý lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ

được giao nghĩa là cá nhân đó đang làm ảnh hưởng đến cả tập thé Khi do céng lao cua những người cô gắng làm tốt cũng bị phủ nhận tất cả, bởi kết quả cuối cùng mới là thước

đo kết quả công việc chứ không phải chỉ một phần công việc được hoàn thành

Khả năng điều hành của trưởng nhóm

Là một người đứng đầu một nhóm bắt buộc phải nắm được các kỹ năng tô chức và đánh giá công việc cho mỗi thành viên Kỹ năng này là nhiệm vụ của trưởng nhóm, người trưởng nhóm phải có khả năng giao việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm, dam bao sự đông đều giữa các thành viên với nhau đề tránh sự phân biệt trong công việc

và không bị gián đoạn vì bất kỳ lý do gì

Xây dựng mục tiêu chung cho cả nhóm

Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình huống xung đột Đề đạt được mục tiêu chưng, cần có trọng tâm rõ ràng Vì vậy, điều quan trọng là cần nhận thức được những mục tiêu của cả tổ chức thay vì chú trọng quan điểm của từng ca nhân và cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu chung

Cả nhóm cần hiểu Tð mục tiêu vả cam kết phần đâu vi mục tiêu đó Có định hướng và thông nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan trọng đề làm việc nhóm một cách hiệu quả Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về công việc, mục tiêu, trách nhiệm

và kết quả, hoạt động nhóm sẽ trở nên suôn sẻ hơn

2 Các yếu tố bên ngoài

Những yếu tổ từ bên ngoài tac động đến hiệu quả làm việc nhóm của sinh viên bao gồm: quy mô nhóm, môi trường làm việc, sự đánh giá của tô chức đối với kết quả làm việc của nhóm, những thuận lợi và khó khăn từ yếu tổ khách quan đối với công việc của nhóm Mỗi trường làm việc

Thông thường đối với sinh viên việc làm việc nhóm có thê thực hiện ở bất kỳ địa điểm

nào Chúng ta vẫn thường thấy các bạn trẻ làm việc nhóm ở mọi lúc, mọi nơi như khuôn viên trường dai hoc, canteen, quan ca phê sinh viên, Nhưng những người đi làm họ lại cần một gian riêng tư hoặc chuyên nghiệp hơn Dưới đây là một số gợi ý về không gian làm việc nhóm lý tưởng:

« Là không gian không bị ảnh hưởng hoặc hạn chế tối đa các yêu tố gây phân tán tư tưởng từ môi trường bên ngoài như tiếng ồn, người qua lại, các phương tiện nghe nhìn

«ồ Không gian phải đầy đủ VỚI Các trang thiết bị cần thiết để phục vụ tốt nhất cho công việc như bàn ghế ngồi làm việc, internet — wiñ, máy chiếu

« - Không gian làm việc đẹp, thân thiện, tạo cảm hứng sáng tạo trong công việc

‹« - Khi không gian làm việc nhóm đáp ứng được đầy đủ những tiêu chí trên sẽ không

những tạo điều kiện thuận lợi nhất trong công việc nhóm mà còn vô hình tạo nên

một sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc của mỗi thành viên khi tham gia Một số không gian làm việc nhóm lý tưởng mà bạn có thể tham khảo đó là phòng làm việc nhóm tại trường đại học, phòng họp tại cơ quan, một sô quán cả phê dành riêng cho teamwork, khéng gian co-working.,

Quy mô nhóm

Quy mô của một nhóm có ảnh hưởng đến hành vi tổng thê của nhóm Theo khảo sát về

mức độ hoạt động hiệu quả của các quy mô nhóm được phân loại như sau:

« - 3-0 người: Mọi người đều được nói

« - 7-10 người: Hầu hết mọi người đều nói nhưng không đồng đều

« - 11-18 người: Có 5-6 người nói rất nhiều, 3-4 người thỉnh thoảng nói vai câu

« - 19-30 người : Có 3-4 người lấn át

« Trên 30 người: Có rất ít sự tham gia

Trên thực tế các nhóm nhỏ thường hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn so với các nhóm lớn

Vì nhóm có ít thành viên sẽ để đàng tìm được tiếng nói chung trong công việc, phân chia công việc và giám sát quá trình thực hiện công việc cũng để đàng hơn Tuy nhiên, nếu như nhóm tham gia và việc giải quyết vấn đề, các nhóm lớn thường đạt điểm cao hơn so với các nhóm nhỏ Vì một nhóm với số lượng lớn thành viên sẽ có nhiều ý tưởng sáng tao, góp ý biểu quyết vấn đề sẽ khách quan hơn và tiến trình giải quyết công việc cũng

nhanh hơn khi nhiệm vụ được chia nhỏ cho nhiều nguoi

Sự đánh giá của tô chức

giá của tô chức, tat cả mọi thành viên đã hiểu thấu được điểm mạnh — yếu của từng thành viên trong nhóm, và sẵn sảng tin tưởng giao phó trách nhiệm phù hợp với họ trong từng

kế hoạch cụ thể

Bên cạnh đó, khi kết quả được đánh giá cao kèm với đó là thành quả nhận được xứng

đáng sẽ là động lực rất lớn cho mỗi thành viên khi tham gia

IV Vai trò/Lợi ích của làm việc nhóm

Khi riêng lẻ chúng ta là những hạt cát bé nhỏ yếu đuối trước biển khơi, nhưng khi cùng nhau chúng ta là những bờ cát dài hùng vĩ hiện ngang trước sóng gI1ó

Cải thiện kỹ năng mềm đặc biệt là giao tiếp

Làm việc nhóm chính là lúc các thành viên phải giao tiếp với nhau Đây là lúc mọi người đưa ra những ý tưởng mới lạ, ý kiến hay phục vụ cho công việc chung Đây cũng là lúc các thành viên có cơ hội được giao tiếp với nhiều người, được trình bảy ý kiến trước đám đông giúp cải thiện và rèn luyện kỹ năng giao tiếp Nếu thường xuyên tham gia làm việc đội nhóm, ta sẽ hình thành được kỹ năng phản biện khi mọi người đưa ra ý kiến Làm việc nhóm thường xuyên cũng là cách giúp ta rèn luyện được chuyên môn và nâng cao kỹ năng giao tiếp mỗi ngày Ngoài ra kỹ năng này cũng giúp

ta gắn kết được với các thành viên trong nhóm, từ đó chia sẻ, giúp đỡ nhau trong công việc và cuộc sông

Giải quyêt vẫn đề nhanh chóng và tăng năng suật công việc

Quá trình làm việc đội nhóm sẽ giúp ta tăng nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ra từ kết quả của việc thảo luận nhóm Nhiều ý kiến gớp lại sẽ giúp các thành viên trong nhóm cùng nhau góp ý, cùng nhau chỉnh sửa và cuối cùng sẽ giải quyết

được vấn đề, tăng được hiệu quả làm việc hơn

Thúc đây sự sáng tạo và đưa ra quyết định đúng đắn

Làm việc nhóm là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, cùng nhau tạo ra nguồn cảm hứng

và các ý tưởng sáng fạo hầu hết đều được tạo ra từ kết quả của các cuộc làm việc nhóm Ý tưởng từ cá nhân chỉ là viên ngọc thô nhưng nếu có sự góp ý, mài giữa từ nhiều thành viên thì nó sẽ trở thành một viên ngọc sáng Cũng trong buổi làm việc nhóm ta sẽ đưa ra được các ý kiến rồi nhiều người cùng thảo luận sau đó sẽ đưa ra được kết quả cuối cùng Làm việc nhóm cũng sẽ giúp tập thể loại bỏ được những quyết định sai lầm từ đó đúc kết ra được quyết định đúng đắn có sự đóng góp của nhiều người

VỊ

Rèn tính kỷ luật

Khi làm việc trong một tập thể, mỗi người sẽ không thể làm theo ý mình mà phải tuân theo quy định chung của nhóm Đây cũng chính là một trong những lợi ích tuyệt vời

của làm việc nhóm Làm việc nhóm ta sẽ phải hoạt động một cách có tô chức, có kỷ

luật và điều duy nhất ta phải làm đó là tuân theo Ta sẽ phải chấp nhận sự khác biệt và

tôn trọng các thành viên Một nhóm hoạt động có tính ký luật thì công việc sẽ hoàn thành một cách hiệu quả hơn Việc làm việc có “cam kết” thực sự sẽ khiến bạn trở nên

có ki luật hơn bao giờ hết

Tai sao làm việc nhóm hiệu quả lại được coi là 1 nghệ thuật

Xây dựng và làm việc nhóm hiệu quả được coi là một nghệ thuật vì:

- Mỗi thành viên trong nhóm đều có cá tính, kỹ năng và quan điểm riêng Nghệ thuật là làm thế nào đề kết hợp sự đa dạng này đề tạo ra một tác phẩm hoàn chỉnh

và đạt được mục tiêu Khi các thành viên làm việc cùng nhau một cách hoà nhập thì họ có thê tạo ra kết quả vượt ra ngoài khả năng của mỗi cá nhân

- Nó yêu cầu các kỹ năng và cách các cá nhân tương tác, hợp tác và giải quyết vẫn

đề cùng nhau

- Nó Yêu cầu sự nhạy bén, linh hoạt, sáng tạo và kỹ năng quản lý tốt từ tất cả các thành viên trong nhóm

- Để đạt được mục tiêu và sản phâm tốt nhất, các thành viên trong nhóm cần phải

có khả năng làm việc với nhau một cách mượt mà và hiệu quả Đây là quá trình

phức tạp đòi hỏi khả năng giao tiếp, lắng nghe, tôn trọng ý kiến người khác, giải quyết xung đột và phân công công việc một cách hợp lý

Những khó khăn khi làm việc nhóm và hướng giải quyết

Truyền dat thông tin không rõ rằng

Khi làm việc trong một dự án, điều quan trọng nhất là phải hiểu những gì mà dự

án cần đề chuẩn bị cho tốt nhằm đem đến kết quả như mong đợi Khi một người trong nhóm không nắm rõ mục đích làm việc của họ là gì, lý do tại sao họ lại phải hoàn thành nhiệm vụ kia Điều này có thể dẫn đến sự kém hiệu quả do thiếu tập

trung hoặc thực hiện công việc không phù hợp với các mục tiêu chung của dự án Cách hiệu quả nhất để đảm bảo nhân viên hiểu được mong đợi của bạn là truyền

đạt that chi tiết với họ khi bắt đầu dự án Sau đó kiểm tra lại đề đảm bảo công việc

của họ đáp ứng được nhu cầu của dự án

Vấn đề lòng tin giữa các thành viên