Hủ Đề bài tập lớn lưu trữ hồ sơ tại kho hàng bến bãi

Một số giải pháp về công tác lưu trữ Hồ sơ tại Công Ty Cổ phần TRACO...... Các doanh nghiệp thường sẽ quan tâm nhiều hơn về nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc hoàn thiện hoạt động lo

-TRUONG DAI HOC TAI NGUYEN VA MOI TRUONG HA NOI

KHOA KINH TE TAI NGUYEN VA MOI TRUONG

KY THI KET THUC HOC PHAN

HOC KY I: NAM HOC 2021-2022

Tên chủ đề bài tập lớn: Lưu trữ hồ sơ tại kho hàng bến bãi

Ho va tên sinh viên: Đặng Huyền Trang

Mã học viên/ sinh viên: 201 11532590

Lớp: DH10LQ3

Tên học phần: Quản lý kho hàng bên bãi Tên giảng viên hướng dẫn: Đỗ Thị Dinh

Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2021

MỤC LỤC

Phần I: Nội dung về lưu trữ hồ sơ tại kho hàng bến bãi -2- 2 2©cs2zz2zzcsz 3

1 Lưu trữ hồ Sơ + 2s tS2SE S3 E211 E3 E113 SE TA EEE E111 EEEE121111111111 2112 xe5 3

971.8118027 180-).A71 0) 0n 6 -4jÄŒœ£ ,.,HẬH 7

Phần III: Liên hệ thực tiện - 2 2 52 2SE1+2E22E12212211221E212211E212 211221 21.222e2e, 9

1 Thực tiện về thực trạng lưu trữ hồ sơ của Công Ty Cổ phan TRACO 9

2 Một số giải pháp về công tác lưu trữ Hồ sơ tại Công Ty Cổ phần TRACO I0

W 80 084: 11

Lời Mở Đầu

Trong nên kinh tê hiện nay, Việt Nam đang hội nhập kinh tê sâu sắc, hoạt động thương

mại hàng hóa ngày càng tăng lên cả quy mô và cơ cấu thị trường Các doanh nghiệp sản xuất có nhiều cơ hội hơn khi tham gia vào thị trường quốc tế, tuy nhiên bên cạnh những

cơ hội là sự cạnh tranh ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn Các doanh nghiệp thường sẽ

quan tâm nhiều hơn về nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc hoàn thiện hoạt động

logisties của mình như hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung ứng, các yêu tô vận chuyên đầu vào, lưu kho bảo quản hàng Với xu hưởng mở cửa, hội nhập kinh tế, một sân chơi

bình đăng với tat cả các thành phân kinh tế Để thành công trong kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải nhận thức đúng đắn về bản thân doanh nghiệp, về thị

trường, về đôi thủ cạnh tranh từ đó có những chiến lược phù hợp đề chiến thắng trên thương trường Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi hàng hóa các doanh nghiệp ngoại tràn vào nước ta với mẫu mã đa dạng, phong phú chủng

loại, chất lượng tốt, giá thành rẻ như hàng hóa Trung Quốc, Thái Lan, Nhật Do đó

doanh nghiệp muốn đưa ra thị trường sản phẩm có thê cạnh tranh về giá với hàng ngoại,

buộc các doanh nghiệp Việt phải tìm mọi cách cắt giảm chỉ phí tối đ Bởi yếu tố cấu thành nên giá của sản phẩm bao gồm rất nhiều loại thuế và phí khác nhau như: chi phi

quản lý doanh nghiệp, chi phí maketting, chi phí nguyên vật liệu, chi phí kho bãi, van

chuyền, mặt bằng, các loại thuê Trong đó hoạt động Logistic tạo ra sự hữu dụng về thời

gian và đúng địa điểm nhờ đó đám bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra theo đúng nhịp độ đã định, góp phần nâng cao chất lượng và hạ giá thành phâm, góp phân tiết

kiệm và giảm chỉ phí lưu thông trong phân phối hàng hóa, sử dụng hiệu quả vốn kinh

doanh của doanh nghiệp Qúa trình toàn cầu hóa kinh tế làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn nhiều lần so với trước đây, đòi hỏi quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động quản trị Logistie nói chung và quán lý kho hàng bến bãi nói riêng Hàng hóa phải được bảo quản tốt, an toàn, đám bảo đúng chất lượng của nhà sản xuất Do vậy, Quản trị kho hàng giữ vai trò trọng yếu trong quá trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa từ nơi sản xuất đên người tiêu dùng

Nội dung Phần I: Nội dung về lưu trữ hồ sơ tại kho hàng bến bãi

1 Lưu trữ hồ sơ

Những giấy tờ nào dùng cho việc xuất nhập hàng hóa là hợp lệ và

hợp pháp

Các chứng từ sau khi nghiệp vụ hoàn tat sé dojgc lơiu trữ nhơi thế

nào đề khi can thiết sẽ xuất trình đầy đủ, nhanh và chính xác

Mỗi kệ chứa hàng phải ghi tên hàng bằng mực đen trên nền giấy

trắng hay nền màu nhạt và chữ màu đen cho dễ thấy

Mỗi ngăn kệ hàng phải có “thẻ kho”

Truong hop ít mặt hàng thì các thẻ kho được đóng thành tập

"Số Thẻ kho hàng"

Nếu không có thẻ kho tại ngăn kệ thì quản lý trên phần mềm của máy tính

Số nhật ký kho

Số báo cáo xuất nhập mỗi ngày

Bìa hồ sơ lưu “phiêu xuất kho” '“ Hóa đơn kiêm Phiếu xuất kho” do phòng

kế toán phát hành

Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng của nhà máy, trường hợp này là nhà

máy của doanh nghiệp sản xuất chở về kho trung tâm của doanh nghiệp để

phân phối

Bìa hồ sơ lưu “ Phiếu Nhập kho” do kế toán kho giao

Bìa hồ sơ lưu “Chứng từ nhập” gồm Packing list, Catalog

Bìa hồ sơ lưu “Báo cáo xuất nhập tồn”

Bìa hô sơ lưu “Biên bản” trong bìa hồ sơ này chứa các loại

Lưu trữ hồ sơ tại khi chăn

- Phiêu xuât kho kiêm vận

chuyên nội bộ cho các của

Bảng báo cáo tồn kho

[ Phiếu theo dõi giao hàng

A, Thẻ kho và cách ghi thẻ kho

- Ghi số lượng

- _ Ghi số lượng và thêm cột giá tiền

- Ghi số lượng, giá đơn vị, giá trị của hang

4

B, Báo cáo xuất nhập hàng ngày

Số báo cáo cung cấp cho các nhân viên phụ trách khu vực kho để ghi tình hình xuất nhập trong ngày

Do họ phụ trách để báo cáo hàng ngày cho thủ kho đối chiếu với phần

mềm trên máy tính

2 Phương pháp lưu trữ

2.1 Quy ước mục lục lưu trữ

*“ Quy ước 1: Thứ tự các nguyên âm

Các nguyên âm được sắp xếp theo van quôc ngữ như sau:

1.a, ban 4.e, khen 7.o, tho 10 u, thu

2 a, ban 5.6, ché 8 6, thô 11 o, tho

3 a, ban 6 1, thi 9 o, tho

Y Quy uée 2: Thir ty cdc dau

Cae dau duge xép theo thứ tự: sắc (*), huyén (*), hỏi ( ?), ngã ( ~), nặng

()

Thí dụ: ba- bá- bà- bả- bã- bạ

* Quy ước 3: Thứ tự xếp nguyên âm và các dấu

Các nguyên âm được xếp trước, sau đó xếp tới các dấu theo thứ tự như bảng sau:

A ban Ä băn  bân

Á bán A ban A ban

A ban A ban A ban

A ban A ban A ban

A ban A ban A ban

* Quy ước 4: Don vi

Đơn vị là một phần của (tên vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa được dùng trong hệ thông mẫu tự

Ví dụ: Đậu nành

Tên này có 2 đơn vị: (L) Đậu (2) Nành

*ˆ Quy ước 5: Sắp xếp theo thứ tự mẫu tự như khi viết

Tên được xếp theo mẫu tự bằng cách so sánh từng mẫu tự một của đơn

vị thứ nhất Chỉ so sánh đơn vị thứ 2 nếu đơn vị thứ nhất giống nhau Đơn vị 3 được đem ra so sánh nêu 2 đơn vị đầu giông nhau

Ví dụ :

Xếp theo đơn vị

TÊN -

Don Vi 1 Don Vi 2 Đơn VỊ 3

Bla Poster Bia Foster

Bia Heneken Bia Heneken

* Quy ước 6: Sắp xếp theo thời gian

Tài liệu để vào bìa hỗ sơ nên xếp theo thứ tự thời gian, cái nào đến

trước đề ở dưới, cái nào đến sau để ở trên cùng để tiện việc theo dõi

Ví dụ: Phiếu xuất kho phát hành ngày 5 tháng 5 sẽ được xếp phía trên Phiếu xuất kho ngày 4 tháng 5, nên khi mở bìa hồ sơ sẽ thấy Phiêu xuất

kho ngày 5 tháng 5 nằm trên cùng

2.2 Phương thức lưu trữ

e©_ Mỗi hồ sơ được đựng trong một bìa, gáy bìa có 3 phần: tên doanh nghiệp, nội dung chứng từ chứa bên trong và niên bộ

e_ Các chứng từ bên trong được xếp theo thứ tự thời gian

e_ Riêng trong bìa hồ sơ ơ Biên bản có 5 loại đề mục được phân chia

làm 5 bìa ghi tên đề mục đó và thêm một bìa linh tinh

Phần II: Bài tập vận dụng

1 Dự báo lượng tồn kho đến năm 2025 của doanh nghiệp theo phương pháp đường bình phương tối thiếu

Theo dữ liệu đề bài ta có bảng sau:

4 20.500 41.000

91 133.500 476.000

Yc=ax+b

n »XY->»X.(»Y) 6 476.000-21 133.500 - s00

_ »X?.»Y-»X.(»XY) 91 133.500-21 476.000

—n.WX?-(WX2 = 20.500 — 6 91— 212

Yc (2021) = ax + b= 500 x 7 + 20.500 = 24.000

Yc (2022) = ax + b = 24.500

Yc (2023) = ax + b = 25.000

Yc( 2024) = ax +b = 25.500

Yc( 2025) = ax + b = 26.000

=> Vậy theo dự báo lượng tồn kho bằng phương pháp bình phương tối thiểu thì năm

2025 lượng tồn kho của doanh nghiệp Y là 26.000 tắn

2 Để mở rộng sản xuất, doamh nghiệp Y dự định xây nhà tồn kho mới tạo một trong

địa điểm A , B, C Thông tin về các nhân tố chính đề đánh giá phương an chon

được là:

VỊ trí giao thông thuận lợi

Chỉ phí thuế

Diện tích xây dựng

Gan nha kho ci

Mỗi trường xung quanh

Kết quả

=> Ta thấy tông điểm sô X trong số của A và B nhỏ hơn tổng điểm số X trong số

điểm của C => chon C

=> Vậy doanh nghiệp nên lựa chọ địa điểm C là địa điểm xây dựng nhà kho mới

Phần III: Liên hệ thực tiện

1 Thực tiện về thực trạng lưu trữ hồ sơ của Công Ty Cô phân TRACO

Tài liệu hồ sơ được coi là một loại tài sản có giá trị như những tài sản khác của doanh

nghiệp Chính vì vậy, việc sắp xếp, lưu trữ hé so rat cần được chú trọng Sau đây là thực

tiễn lữu trữ hồ sơ tại Công ty Cô phần TRACO

Tên đầy đủ: Công ty cô phần TRAPHACO

Tên giao dịch quốc tế: TRAPHACO ( Pharmaceutical & Medical Stock Company )

Trụ sở chính : Số 75 phố Yên Ninh quận Ba Đình Hà Nội

Ngành nghề kinh doanh: Thu mua dược liệu, sản xuất thuốc, kinh doanh dược phâm và

thiết bị y tế

e©_ Thực trạng lưu trữ hồ sơ tại Công ty cô Phần TRACO

Đề đảm bảo công tác lưu trữ hồ sơ, Công ty Cổ phần TRACO đã thực hiện:

- Việc báo quản và lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ trong kho của công ty được sắp xếp

và lưu trữ trên các kệ hay tủ sắt giấy tờ chứng từ, hóa đơn văn bán quan

trọng đều được đómh hộp niêm phòng kỹ càng và đánh dấu tên theo từng hạng mục và thứ tứ Việc sắp xếp phân loại rõ dàng sẽ giúp cho việc trích lục cũng như tìm hồ sơ một cách dễ dàng và nhanh chóng

- _ Tra cứu, trích lực hồ sơ cũ: Nếu lưu trữ hồ sơ tại SGL thì việc tra cứu

trích lục tìm kiếm hồ sơ cực kì dễ dàng nhanh chóng tiết kiệm thời gian

Bởi sự sắp xếp khoa học và có tổ chức của kho lưu trữ theo quy định của

QA-SGL, và phần mềm chuỗi khối kiêm soát được mã hóa cận thận vậy

nên Công ty Cổ phần TRACO khi muốn trích lục hồ sơ chỉ cần cung cấp thông tin của hồ sơ

- _ Công ty Cô phần TRACO đã sử dụng phần mềm số hóa tài liệu EDSL vì

tất cả hồ sơ cũ quan trọng trong kho hồ sơ cần được bảo vệ sẽ được sao luu vao SEVER, day là phần mềm hỗ trợ công ty tra cứu chứng từ một cách nhanh chóng và chính xác mà vẫn đáp ứng được quy định lưu trữ theo pháp luật hiện hành

- _ Từ việc lưu trữ hồ sơ công ty đến việc vận chuyển quản lý bảo quán đều được Công ty sử dụng phần mèm QBS được trạng bị tại SGL

2 Một số giải pháp về công tác lưu trữ Hồ sơ tại Công Ty Cô phần TRACO

- _ Quan tâm, tập chung chỉ đạo việc lập hồ sơ công việc ngay tronh quá trình giải quyết, thực hiện sắp xếp hồ sơ sau khi kết thúc công việc

-_ Bồ trí thời gian, nhân lực đề hoàn thiện hồ sơ chưa được sắp xếp, chinh

đúng theo quy dinh

- _ Nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn về công tác lưu trữ cho nhân

viên; đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ

- Sửdụng phần mềm đồng bộ hóa đề thực hiện đồng bộ, liên thông cơ sở dữ

liệu địa chính từ khâu tiếp nhận hồ sơ đầu vào đến quá trình luân chuyển giải quyết hồ sơ cho đến khi kết thúc hồ sơ

Phần IV: Kết luận

Qua bài phân tích trên, em đã thây dõ được tâm quan trọng của việc lưu trữ hỗ sơ của Công ty Đối với các cơ quan tổ chức thì việc lưu trữ hồ sơ là một việc vô cùng quan trọng Tùy vào mỗi cơ quan cũng như là nhiệm vụ khác nhau mà sẽ có những điểm riêng

biệt cũng như là điểm chung trong quá trình lưu trữ Tất cá tài liệu có giá trị đều được bảo lưu lại dé tra cứu sử dụng khi cần thiết nhất bởi lẽ đây chính là những văn bản gốc và có

giá trị pháp lý hợp pháp chính vì vậy mà việc bảo quản càng phải được chú trong hon rat

nhiều Đây được xem nhự là một huyết mạch quan trọng có thê quyết định đến sự ton

vong của công ty Mỗi một thời gian và chiếc lược khác nhau sẽ có những loại hồ sơ khác

nhau và việc lưu trữ cần phải phân loại một cách hợp lý trong quá trình tìm kiếm trở nên

dễ dàng hơn Mặc dù công tác lưu trữ có từ rất lâu và phương pháp lưu trữ ngày một hiện

đại hơn Và điều này giúp cho công việc của các công ty ngày càng thuận lợi và phát triển một cách nhanh chóng Giúp cho các doanh nghiệp có thê đánh giá một cách khách quan

qua từng quí và từng năm một cách chính xác về mức độ phát triển cũng như tình hình

của công ty như thế nào

Tài liệu tham khảo

- Bai giang “ Quan lý kho hàng bên bãi” — Khoa kinh tê Tài nguyên và Môi

trường Hà Nội- Trường đại học Tải nguyên và Môi Trường Hà Nội

- Dich vụ lưu trữ hồ sơ- SGL- SAIGONLOGISTICS

https://saigonlogistics.com.vn/dich-vu-luu-tru-ho-so/