Nhà trường không thể nắm được số sinh viên vắng mặt hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết cụ thể.Mỗi cuối kì giáo viên phải mở lại bảng điểm danh
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
L Í DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hiện nay, việc quản lý quá trình học tập của sinh viên tại Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Việt – Hàn chủ yếu vẫn thực hiện thủ công, gây tốn thời gian và công sức Với khoảng 500 lớp học mỗi học kỳ và từ 40 đến 80 sinh viên mỗi lớp, giảng viên phải sử dụng danh sách điểm danh giấy để theo dõi sự hiện diện của sinh viên Cuối kỳ, họ lại phải tính toán số buổi vắng và điểm chuyên cần, dẫn đến khả năng sai sót Lãnh đạo nhà trường cũng gặp khó khăn trong việc nắm bắt tình hình học tập của sinh viên, làm chậm quá trình đưa ra các giải pháp Do đó, việc xây dựng một hệ thống điểm danh online là cần thiết, giúp việc điểm danh và quản lý điểm số trở nên dễ dàng và chính xác hơn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ giáo viên theo dõi sinh viên kịp thời.
M ỤC TIÊU Ý NGHĨA ,
Quản lý sinh viên vắng mặt tại trường ĐH Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Việt-Hàn hiện nay vẫn mang tính thủ công và chưa hiệu quả, gây tốn thời gian cho công tác quản lý Việc xây dựng một hệ thống quản lý tự động sẽ là giải pháp tối ưu để cải thiện tình trạng này Qua quá trình phân tích, nhận diện những điểm yếu trong quy trình quản lý hiện tại, cần đặt ra các yêu cầu mới cho công tác quản lý sinh viên và xếp loại hạnh kiểm Đề xuất các phương án khắc phục khó khăn nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên vắng mặt là cần thiết Hệ thống hỗ trợ này sẽ giúp cải thiện quản lý sinh viên và nâng cao chất lượng giáo dục tại trường.
P HƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết:
Tìm hiểu và vận dụng các kiến thức đã học để xây dựng hệ thống điểm danh.
Tham khảo ý kiến của người dùng.
- Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm:
Dựa vào các phương pháp nghiên cứu lý thuyết để xây dựng hệ điểm danh, đánh giá và chỉnh sửa.
D Ự KIẾN KẾT QUẢ
Hệ thống điểm danh tại Trường ĐH Công nghệ Thông tin và Truyền thông Việt-Hàn đã được xây dựng thành công, cho phép nhà trường, giảng viên và sinh viên dễ dàng đăng nhập bằng tài khoản được cung cấp Hệ thống này hỗ trợ thực hiện các công việc liên quan đến việc theo dõi tình hình vắng mặt của sinh viên và đánh giá điểm chuyên cần một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy trình và quy định đã đề ra.
PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI
M Ô TẢ BÀI TOÁN
Mỗi kỳ học có nhiều lớp học phần khác nhau Vào đầu kỳ, giảng viên nhận thời khóa biểu và bảng theo dõi tình hình môn học từ Phòng Đào tạo để nắm rõ các môn mình giảng dạy.
Hàng ngày, giảng viên cần mở bảng theo dõi tình hình môn học để điểm danh sinh viên Việc này được thực hiện bằng cách gọi tên từng sinh viên, và nếu có sinh viên vắng mặt, giảng viên sẽ ghi số tiết vắng vào bảng theo dõi.
Giảng viên sẽ tính toán số tiết vắng của sinh viên trong các buổi học và gửi báo cáo cho ban công tác sinh viên Nếu sinh viên nào có số tiết vắng gần 30% tổng số tiết, ban công tác sẽ thông báo cho sinh viên đó Sinh viên có trách nhiệm tự kiểm tra số tiết vắng và nếu phát hiện sai sót, cần thông báo lại cho ban công tác để họ liên hệ với giảng viên kiểm tra.
Cuối mỗi kỳ học, hệ thống sẽ mở bảng theo dõi số tiết vắng của từng sinh viên để tính điểm chuyên cần theo hướng dẫn Ban công tác sẽ ghi điểm chuyên cần và đánh dấu những sinh viên mất tư cách về mặt thời gian cho từng môn học, sau đó nộp báo cáo tình hình môn học cho lãnh đạo.
Cuối kỳ, khi có yêu cầu từ lãnh đạo, ban công tác sẽ sử dụng bảng theo dõi để lập báo cáo về số tiết vắng của sinh viên và tình hình vắng mặt của sinh viên trong học kỳ.
Lãnh đạo cần nắm rõ tổng số sinh viên vắng mặt sau mỗi ca học, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và mỗi kỳ học Cuối kỳ học, họ cũng muốn biết số sinh viên mất tư cách về mặt thời gian cho từng môn học Ngoài ra, ban công tác sinh viên cần có thông tin về số tiết nghỉ của từng sinh viên trong từng môn học để cải thiện công tác quản lý.
C ÁC LOẠI NGƯỜI DÙNG VÀ CHỨC NĂNG
Phòng đào đạo sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 2 Mô hình quan hệ: Phòng đào tạo đăng nhập 2.2.1.2 Báo cáo định kỳ:
Báo cáo định kỳ về tình hình sinh viên vắng sau mỗi ca học, mỗi ngày, mối tuần, mỗi tháng.
Hình 3 Mô hình thực thể kết hợp: Báo cáo định kỳ
Hình 4 Mô hình quan hệ: Báo cáo định kỳ
Báo cáo cuối năm về tình hình sinh viên vắng của từng học kỳ, và danh sách sinh viên bị mất tư cách về mặt thời gian.
Hình 5 Mô hình thực thể kết hợp: Báo cáo cuối năm
Hình 6 Mô hình quan hệ: Báo cáo cuối năm 2.2.1.4 Cung cấp bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên:
Phòng đào tạo cung cấp cho hệ thống thời khóa biểu của từng giảng viên và bảng theo dõi tình hình môn học của từng lớp môn học.
Hình 7 Mô hình thực thể kết hợp: Cung cấp bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên
Hình 8 Mô hình quan hệ: Cung cấp bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên 2.2.1.5 Thông báo điểm cho sinh viên:
Phòng đào tạo sẽ thông báo điểm chuyên cần hàng tháng cho từng sinh viên trong mỗi học kỳ qua giảng viên, email và số điện thoại cá nhân.
Hình 9 Mô hình thực thể kết hợp: Thông báo điểm cho sinh viên
Hình 10 Mô hình quan hệ: Thông báo điểm cho sinh viên
2.2.1.6 Hỗ trợ và giải quyết yêu cầu từ sinh viên:
Phòng đào tạo tiếp nhận thông báo về sai sót từ sinh viên, sau đó tiến hành kiểm tra với giảng viên để xác minh thông tin Cuối cùng, phòng sẽ cung cấp giải thích và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết cho sinh viên.
Hình 11 Mô hình thực thể kết hợp: Hỗ trợ và giải quyết yêu cầu từ sinh viên
Hình 12 Mô hình quan hệ: Hỗ trợ và giải quyết yêu cầu từ sinh viên
Giảng viên sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 13 Mô hình thực thể kết hợp: Giảng viên đăng nhập
Hình 14 Mô hình quan hệ: Giảng viên đăng nhập
2.2.2.2 Nhận bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên:
Nhận bảng theo dõi và thời khóa biểu chi tiết của từng giảng viên.
Hình 15 Mô hình thực thể kết hợp: Nhận bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên
Hình 16 Mô hình quan hệ: Nhận bảng theo dõi và thời khóa biểu của giảng viên 2.2.2.3 Mở bảng theo dõi:
Mở bảng theo dõi có đánh chi tiết về thông tin sinh viên bên cạnh là bảng đánh vắng và số tiết vắng.
Hình 17 Mô hình thực thể kết hợp: Mở bảng theo dõi
2.2.2.4 Điểm danh theo phòng học:
Mỗi giảng viên phụ trách một phòng học cụ thể, và trong quá trình giảng dạy, sinh viên sẽ được gọi tên để điểm danh Nếu sinh viên không phản hồi sau một khoảng thời gian nhất định, giảng viên sẽ ghi nhận là vắng mặt.
Hình 18 Mô hình thực thể kết hợp: Điểm danh theo phòng học
Hình 19 Mô hình quan hệ: Điểm danh theo phòng học
2.2.2.5 Điểm danh theo môn học:
Giảng viên sẽ gọi tên sinh viên trong môn học được phân công, và nếu sinh viên không phản hồi sau một thời gian, họ sẽ bị điểm danh vắng.
Hình 20 Mô hình thực thể kết hợp: Điểm danh theo môn học
Hình 21 Mô hình quan hệ: Điểm danh theo môn học
2.2.2.4 Điểm danh theo ca học:
Giảng viên sẽ điểm danh sinh viên trong ca học được phân công, và nếu sinh viên không phản hồi sau một thời gian, sẽ bị đánh dấu vắng tiết.
Hình 22 Mô hình thực thể kết hợp: Điểm danh theo ca học
Hình 23 Mô hình quan hệ: Điểm danh theo ca học
2.2.2.4 Điểm danh theo lớp môn học:
Giảng viên sẽ điểm danh sinh viên trong lớp môn học mà họ được phân công Nếu sinh viên không phản hồi sau một thời gian, giảng viên sẽ ghi nhận họ vắng mặt.
Hình 24 Mô hình thực thể kết hợp: Điểm danh theo lớp môn học
Hình 25 Mô hình quan hệ: Điểm danh theo lớp môn học
2.2.2.5 Tính tổng số tiết vắng:
Tính tổng số tiết vắng của từng ngày của từng sinh viên từng môn học và tổng hợp lại trong học kỳ.
Hình 26 Mô hình thực thể kết hợp: Tính tổng số tiết vắng
2.2.2.6 Thông báo cho sinh viên:
Giảng viên sẽ thông báo đến số điện thoại và gmail của sinh viên để xác nhận về việc vắng mặt trong một tiết học.
Hình 27 Mô hình thực thể kết hợp: Thông báo cho sinh viên
Hình 28 Mô hình quan hệ: Thông báo cho sinh viên 2.2.2.7 Tính lại số tiết vắng:
Tính lại số tiết vắng của từng môn học của mỗi giảng viên phụ trách và gửi đến gmail
Hình 29 Mô hình thực thể kết hợp: Tính lại số tiết vắng
Hình 30 Mô hình quan hệ: Tính lại số tiết vắng 2.2.2.8 Nộp bảng theo dõi cho phòng đào tạo:
Giảng viên lập bảng báo cáo tại hệ thống theo ca học, ngày, tuần, tháng, học kỳ và gửi đến phòng đào tạo.
Hình 31 Mô hình thực thể kết hợp: Nộp bảng theo dõi cho phòng đào tạo
Hình 32 Mô hình quan hệ: Nộp bảng theo dõi cho phòng đào tạo
Sinh viên sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 33 Mô hình thực thể kết hợp: Sinh viên đăng nhập
Hình 34 Mô hình quan hệ: Sinh viên đăng nhập 2.2.3.2 Kiểm tra:
Sinh viên sẽ tự kiểm tra lại và xác nhận xem việc đánh vắng đã đúng hay chưa.
Hình 35 Mô hình thực thể kết hợp: Kiểm tra 2.2.3.3 Thông báo lại:
Sau khi kiểm tra, thông báo sẽ được gửi lên hệ thống Hệ thống sẽ thông báo lại cho phòng đào tạo qua email hoặc số điện thoại để tiến hành giải quyết.
Hình 36 Mô hình thực thể kết hợp: Thông báo lại
Hình 37 Mô hình quan hệ: Thông báo lại
Sinh viên đăng kí môn học thông qua hệ thống với thông tin về môn học, tổng số tiết, số tiết lý thuyết, số tiết thực hành.
Hình 38 Mô hình thực thể kết hợp: Đăng kí môn học
Hình 39 Mô hình quan hệ: Đăng kí môn học
2.2.4 Ban công tác sinh viên
Ban công tác sinh viên sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 40 Mô hình thực thể kết hợp: Ban công tác sinh viên đăng nhập
Hình 41 Mô hình quan hệ: Ban công tác sinh viên đăng nhập
2.2.4.2 Đánh dấu sinh viên mất tư cách về thời gian:
Nếu sinh viên có mặt trên lớp < 80% trong tổng số tiết của từng môn sẽ bị đánh dấu mất tư cách về mặt thời gian.
Hình 42 Mô hình thực thể kết hợp: Đánh dấu sinh viên mất tư cách về thời gian
Hình 43 Mô hình quan hệ: Đánh dấu sinh viên mất tư cách về thời gian
2.2.4.3 Kiểm tra lại báo cáo và gửi cho lãnh đạo:
Ban công tác sẽ kiểm tra lại các báo cáo nhận từ phòng đào tạo và gửi cho lãnh đạo.
Hình 44 Mô hình thực thể kết hợp: Kiểm tra lại báo cáo và gửi cho lãnh đạo
Hình 45 Mô hình quan hệ: Kiểm tra lại báo cáo và gửi cho lãnh đạo
Lãnh đạo sử dụng tài khoản được cung cấp để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 46 Mô hình thực thể kết hợp: Lãnh đạo đăng nhập
Hình 47 Mô hình quan hệ: Lãnh đạo đăng nhập 2.2.5.2 Gởi phiếu yêu cầu báo cáo:
Lãnh đạo sẽ gửi yêu cầu nhận bảng báo cáo và lập thời hạn gửi đến Ban công tác sinh viên thông qua hệ thống.
Hình 48 Mô hình thực thể kết hợp: Gởi phiếu yêu cầu báo cáo
Hình 49 Mô hình quan hệ: Gởi phiếu yêu cầu báo cáo
2.2.5.3 Nhận các thông tin về báo cáo và xem xét lại:
Lãnh đạo sẽ nhận bảng báo cáo từ Ban công tác sinh viên sau đó kiểm tra và đưa ra các quyết định.
Hình 50 Mô hình thực thể kết hợp: Nhận các thông tin về báo cáo và xem xét lại