Những chú ý trong giao tiếp với người Nhật (1) ppt

Những chú ý trong giao tiếp với người Nhật Tiếp xúc trực tiếp Trong chào hỏi khi gặp nhau, việc ôm hôn, bắt tay hay vỗ vai không phải là thông lệ, có chăng thì cũng chỉ khi uống với nhau chút đồ uống gì đó. Giữ khoảng cách là điều rất quan trọng đối với người Nhật. Nếu không sẽ bị coi là xô bồ, gây khó chịu. Hành động cúi gập người trước người khác rất được để ý và đầy hàm ý. Cúi gập người thấp hơn và lâu hơn là biểu hiện của sự tôn trọng. Bạn hãy coi đó là một tục lệ thông thường, nhưng không nên bắt chước nếu không hiểu rõ hết các nguyên tắc. Một cái gật đầu vui vẻ là đủ. Tắm Sau các cuộc đàm phán, thương thảo, người Nhật thường hay đi tắm để thư giãn. Khi đi tắm cùng thì việc xát xà phòng vào người dứt khoát phải làm sao cho tất cả đều thấy – cho dù trước đó đã tắm táp cẩn thận! Vợ chồng đi theo Phu nhân hoặc phu quân không được để liên quan gì đến công chuyện làm ăn. Nhưng người Nhật rất thích đối tác đi chơi buổi tối – nếu có đủ tiền thì đến cả chỗ các Geisha. Người Nhật tách bạch rõ ràng giữa công việc và đời tư, không để hai chuyện này ngang hàng nhau mà trong đó công việc được đặt lên trên. Quà tặng Không bao giờ được phép tặng người Nhật các món quà như dao, kéo và cái mở thư vì người Nhật coi những thứ đó là điềm báo hiệu chia tay, phân ly hoặc ly hôn. Không được tặng tranh có hình con cáo hoặc con thằn lằn vì chúng bị coi là không tao nhã. Đối với người Nhật, chúng biểu tượng cho “mắn” trong sinh sôi nảy nở hoặc thủ đoạn. Quà thường được trao với câu nói sau: “Mặc dù nó không có giá trị gì, nhưng xin ông/bà hãy vui lòng nhận cho”. Không được phép mở món quà được tặng ngay trước mặt người tặng vì như thế sẽ bị coi là tham lam. Trà xanh Người Nhật có thói quen mời uống trà xanh sau bữa ăn. Trà uống nguyên như được mời, không cho thêm sữa hay đường. Trong cốc chè có mảnh lá chè cũng là chuyện bình thường. Nếu cánh lá chè này còn đứng thẳng đứng trong cốc thì đó còn được coi là điềm tốt lành. Nếu thấy như vậy, bạn nên thể hiện cho chủ nhà biết là bạn đã để ý thấy điều đó. Tiết chế cảm xúc Xin đừng bao giờ để sa vào tranh cãi với người Nhật. Người Nhật không tranh cãi công khai. Nếu có chuyện gì thì xin bạn hay cố gắng che giấu suy nghĩ và ấn tượng riêng. Nói thẳng ra hoặc để cho người Nhật nhận thấy sẽ bị coi là không tinh tế. Trả tiền Nếu bạn muốn trả tiền chứ không để người Nhật trả tiền khi đi ăn thì trước đó bạn phải nói với người phục vụ. Không được tính cộng lại, kiểm tra con tính trên hóa đơn thanh toán. Sa đà công khai vào chuyện tiền bạc như vậy bị coi là không tinh tế và tao nhã. Khi ăn cơm ở Nhật, bạn nên chú ý ăn hết cơm trong bát, nếu không thích thì cũng chỉ được để lại chút ít thôi. Người Nhật rất quý lúa gạo. Những ai biết sử dụng đũa để ăn sẽ nhanh chóng tạo được thiện cảm ở người Nhật. Không được cầm đũa vung vẩy mọi nơi hay khoắng trộn bát ăn. Thứ tự, cấp bậc Thể hiện sự tôn trọng và kính trọng đối với người Nhật có ý nghĩa rất to lớn, đến mức nếu chưa làm rõ được trật tự cấp bậc thì chưa thể trao đổi được với nhau. Có thể sử dụng danh thiếp vào việc này, theo nguyên tắc trên danh thiếp ghi càng ít chức danh thì địa vị của người đó càng cao; nếu trên đó chỉ ghi tên không thôi thì có nghĩa là ai cũng phải biết người đó. Trang phục Nguyên tắc tối thượng là: sang trọng và hợp mốt. Người Nhật rất để ý và coi trọng chất lượng, đẳng cấp. Ăn vận xuềnh xoàng bị coi là không tôn trọng họ. Bạn còn phải đặc biệt để ý đến đôi tất vì rất nhiều trường hợp không ngồi vào bàn để trao đổi mà ngồi thấp, phải cởi bỏ giày ra. Karaoke Không được từ chối lời mời đi hát Karaoke. Nếu bạn hát được một vài bài dân ca của dân tộc mình thì sẽ được người Nhật đánh giá rất cao. Ai không có khả năng này thì có thể thay thế bằng chơi nhạc cụ, biểu diễn ảo thuật… Lợi khen Nói lời khen với người Nhật cũng nên hết sức cẩn thận. Chẳng hạn như nếu khen – cho dù thật lòng – “Ông/Bà thuyết trình thật tuyệt vời” sẽ khiến người Nhật bối rối và hiểu nhầm là phê phán theo đường vòng. Ai muốn khen ngợi người Nhật thì chỉ nên đề cập đến cái yếu kém của chính mình chứ không tán dương thành tích của người khác. Khen ngợi người Nhật cách tốt nhất, lý tưởng nhất là xin họ một lời khuyên. Thể diện Người Nhật coi trọng diện mạo bên ngoài. Khách sạn ở Nhật rất đắt, nhưng nếu bạn ở đó thì bạn được coi là người có nền tảng vững chãi về tài chính. Đi máy bay hay tàu hỏa cũng vậy. Thậm chí nếu bạn thuê ô tô và thuê luôn cả người lái thì được coi là chuyên nghiệp và đáng nể. Người Nhật thường không để cho người ngoài biết họ tiết kiệm như thế nào. Đi taxi Không được tự mở cửa. Cánh cửa sau chiếc taxi sẽ được người lái tự động mở. Lái xe taxi ở Nhật thường không nói đươc tiếng Anh nên tốt nhất muốn đi đâu thì trước đó ghi vào tờ giấy (bằng tiếng Nhật) rồi đưa cho lái xe. Điện thoại Khi nói chuyện điện thoại, người Nhật thậm chí còn mỉm cười hoặc cúi người chào người bên kia, như thể đang đứng trước người đó vậy. Vì thế, bạn nên để người Nhật bỏ máy xuống trước, sau đó mới bỏ máy điện thoại, hoặc tắt máy của mình, để tránh bị coi là thiếu lịch sự hay không được chỉ bảo cặn kẽ. Uống rượu Không nên đi uống rượu một mình. Không được rót rượu chỉ cho riêng mình mà tôi rót cho bạn, bạn rót cho tôi. Rượu Sake thường được uống cạn. Say rượu được thể tất một cách đặc biệt ở Nhật. Chỉ trong mỗi tình trạng ấy bạn mới có thể thoải mái nói ra quan điểm riêng của mình mà không lo bị trừng phạt. Trao danh thiếp Không bao giờ được lấy danh thiếp từ túi quần trước hoặc sau ra để trao cho người Nhật, mà phải có hộp đựng đàng hoàng để trong túi áo khoác. Mác hiệu của hộp đựng danh thiếp được để ý đến ngay từ đầu. Khi trao danh thiếp chú ý không trao như chia bài tú lơ khơ, mà trang trọng bằng tay phải, tốt nhất bằng cả hai tay. Không bắt buộc phải trao đổi về cách đọc tên gọi cho đúng hay lý giải chữ nghĩa, nhưng nếu làm vậy lại được coi là có hiểu biết về các nền văn hóa khác. Những điều nên biết khi làm việc với người Nhật. Nhật Bản luôn được coi là thị trường khó tính. Là đất nước đứng thứ 2 về kinh tế thì việc đòi hỏi cao các nhu cầu là điều tất yếu. Nhật Bản đang là thị trường tiềm năng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Bởi vậy, để nắm bắt được các đặc điểm của đối tác là điều rất quan trọng. Để giữ được mối qua hệ làm ăn lâu dài với các đối tác là người Nhật thì bạn nên cần lưu ý điểm sau. 1. Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín, giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. Đặc biệt, họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch đầu tiên. Điều này có nghĩa khi các doanh nghiệp VN không thực hiện được lời hứa, thì việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp. 2. Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Cho dù là công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng. 3. Thời gian đặt hàng thử, số lượng nhỏ kéo dài rất lâu. Nhiều khi, sau vài đơn hàng đầu tiên với số lượng ít, doanh nghiệp phía VN không đủ kiên trì để tiếp tục nên đã không nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, dẫn đến mất khách hàng tốt trong tương lai. 4. Việc tham gia hội chợ thương mại tại Nhật Bản là rất quan trọng, nó không chỉ giúp tìm kiếm khách hàng mới mà còn khẳng định tính thường xuyên, ổn định trong kinh doanh với khách hàng cũ. Tuy nhiên, việc tham gia hội chợ tại Nhật Bản thường rất tốn kém, chưa kể những mẫu mã hàng hóa chọn để trưng bày nên có sự trao đổi và thống nhất trước với những khách hàng truyền thống của mình, tránh tình trạng vi phạm cam kết về mẫu mã trước đó. 5. Khi giới thiệu hay bán hàng tại gian trưng bày, người phụ trách bán hàng không được ăn, uống trước mặt khách hàng, cho dù phía trước gian hàng chỉ thấy có khách đi qua, lại. Phải luôn đứng, tươi cười mời chào khách với thái độ thật niềm nở và cám ơn cho dù khách đó chỉ nhìn và gian hàng của ta rồi lại đi luôn. 6. Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt là nếu vào được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với bạn). Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng. Chú ý, trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn. 7. Văn hóa trao danh thiếp: Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch không bao giờ để lại ấn tượng tốt với khách hàng. 8. Trực công ty: Người Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện đến công ty mà không thấy có người trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không đúng mực. 9. Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn. Hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số người nói được tiếng Anh rất ít. 10. Người Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm việc với khách Nhật, ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc đường. 11. Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác. 12. Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp Ô Bôn (tháng 7), dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống. 13. Gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12). 14. Hàng hóa, cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ. Bao bì sản phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thước hợp tạo được sự lôi cuốn và tiện dụng cho người sử dụng. So với các thị trường khác, tại Nhật Bản đối với một số mặt hàng như hàng quà tặng, chi phí cho bao bì chiếm tỷ trọng cao hơn trong giá thành sản phẩm. . Những chú ý trong giao tiếp với người Nhật Tiếp xúc trực tiếp Trong chào hỏi khi gặp nhau, việc ôm hôn, bắt tay hay vỗ vai không phải là thông lệ, có chăng thì cũng chỉ khi uống với nhau chút. tinh tế và tao nhã. Khi ăn cơm ở Nhật, bạn nên chú ý ăn hết cơm trong bát, nếu không thích thì cũng chỉ được để lại chút ít thôi. Người Nhật rất quý lúa gạo. Những ai biết sử dụng đũa để ăn sẽ. là điều rất quan trọng đối với người Nhật. Nếu không sẽ bị coi là xô bồ, gây khó chịu. Hành động cúi gập người trước người khác rất được để ý và đầy hàm ý. Cúi gập người thấp hơn và lâu hơn là