Trong môi trường công nghiệp may mặc, email là phương tiện giao tiếp quan trọng để trao đổi thông tin giữa nhà cung cấp, nhà sản xuất, và khách hàng. Tuy nhiên, việc thiếu cẩn thận khi soạn email có thể dẫn đến những "thảm họa" gây thiệt hại không nhỏ về uy tín, thời gian, và chi phí. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến khi gửi email trong ngành may: Không Rõ Ràng Về Chi Tiết Đơn Hàng: Việc gửi email thiếu thông tin chi tiết như mẫu mã, kích cỡ, màu sắc, hoặc số lượng đặt hàng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn nghiêm trọng trong quá trình sản xuất, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng sản phẩm. Gửi Nhầm Địa Chỉ Email: Trong ngành may mặc, việc gửi nhầm email đến một nhà cung cấp hoặc khách hàng khác có thể làm lộ thông tin bí mật, gây mất uy tín và ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác. Điều này đặc biệt quan trọng khi xử lý đơn hàng hoặc thông tin giá cả. Không Theo Dõi Lịch Trình Giao Hàng: Việc không cập nhật tình trạng đơn hàng hoặc không thông báo kịp thời về các vấn đề trong quá trình sản xuất có thể dẫn đến sự không hài lòng từ khách hàng. Sự thiếu sót này dễ dẫn đến mất hợp đồng hoặc đánh giá thấp uy tín doanh nghiệp. Gửi Email Quá Ngắn hoặc Thiếu Chuyên Nghiệp: Email không có lời chào, câu cú thiếu chuyên nghiệp, hoặc thiếu thông tin cần thiết sẽ gây ấn tượng xấu cho người nhận. Điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc làm mất thiện cảm, gây cản trở cho mối quan hệ hợp tác lâu dài. Không Kiểm Tra Lỗi Chính Tả và Ngữ Pháp: Trong một ngành có sự kết nối quốc tế như may mặc, việc sai chính tả hoặc lỗi ngữ pháp có thể gây hiểu nhầm hoặc ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của công ty. Tránh những thảm họa email này bằng cách luôn kiểm tra kỹ nội dung, đảm bảo chi tiết rõ ràng và chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ với đối tác mà còn nâng cao uy tín trong ngành công nghiệp may mặc cạnh tranh.
Trang 1TOP 12 LỖI EMAIL THẢM HỌA
Lỗi Mô tả chi tiết Giải pháp đề xuất
1 Đưa cảm xúc
vào câu chữ
Sử dụng từ ngữ mang cảm xúc tiêu cực hoặc thể hiện sự bực tức có thể làm khách hàng/đối tác cảm thấy bị xúc phạm hoặc không được tôn trọng
Luôn giữ thái độ trung lập và chuyên nghiệp Lời lẽ lịch sự, mang tính xây dựng, tránh sử dụng các từ ngữ nặng
nề
2 Sử dụng tiêu
đề email mơ hồ
hoặc không rõ
ràng
Tiêu đề không cụ thể hoặc quá chung chung khiến người nhận khó nắm bắt nội dung chính, thậm chí có thể bỏ qua email
Tiêu đề cần ngắn gọn, mô tả chính xác nội dung email Ví dụ: “Báo giá tháng 11 cho đơn hàng XYZ” thay vì “Báo giá hàng tháng.”
3 Gửi email với
nội dung không
đầy đủ
Bắt đầu soạn email bằng cách điền tên người nhận trước có thể dẫn đến việc vô tình gửi đi email khi nội dung chưa đầy đủ hoặc bị lỗi
Soạn nội dung email hoàn chỉnh trước, kiểm tra lại kỹ càng và chỉ điền tên người nhận vào ô “To” cuối cùng khi đã sẵn sàng gửi đi
4 Quên chào hỏi
và kết thúc email
Không có lời chào mở đầu hoặc lời kết thúc lịch sự sẽ làm cho email trở nên thiếu chuyên nghiệp
Luôn mở đầu bằng lời chào và kết thúc bằng lời cảm ơn hoặc lời chào trân trọng Ví dụ: “Kính gửi anh/chị” ở đầu
và “Trân trọng” ở cuối
5 Sai chính tả và
ngữ pháp
Email sai chính tả và ngữ pháp dễ tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp, đọc lại nội dung trước khi gửi
6 Thiếu người
nhận CC hoặc
BCC
Quên thêm người cần theo dõi vào CC hoặc BCC có thể làm mất liên lạc và gây nhầm lẫn trong giao tiếp nội bộ hoặc với đối tác
Kiểm tra kỹ danh sách người nhận trước khi gửi để đảm bảo rằng các bên liên quan đều nhận được email
7 Sử dụng ngôn
ngữ không phù
hợp
Ngôn ngữ quá thân mật hoặc cách diễn đạt thiếu chuyên nghiệp không phù hợp trong ngữ cảnh thương mại
Giữ ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và mang tính công việc, tránh từ ngữ thân mật hoặc thông tục
8 Viết quá dài
dòng hoặc quá
ngắn gọn
Email dài dòng dễ khiến người nhận mất kiên nhẫn, còn email quá ngắn có thể thiếu thông tin cần thiết
Chỉ tập trung vào thông tin chính, ngắn gọn, rõ ràng nhưng đầy đủ thông tin cần thiết cho người nhận
9 Gửi email quá
nhiều lần (spam)
Gửi quá nhiều email trong thời gian ngắn
về cùng một nội dung có thể gây khó chịu
và bị coi là spam
Cân nhắc kỹ lưỡng về tần suất gửi email Nếu cần cập nhật, gộp thông tin vào một email đầy đủ thay vì gửi nhiều lần
10 Quên đính
kèm tài liệu hoặc
liên kết hỏng
Đề cập đến file đính kèm nhưng không thực hiện hoặc để liên kết bị lỗi sẽ tạo trải nghiệm không chuyên nghiệp cho người nhận
Kiểm tra kỹ các file đính kèm và kiểm tra liên kết trước khi gửi để đảm bảo mọi thứ hoạt động bình thường
11 Định dạng
không đồng nhất
Sử dụng font chữ, kích thước, màu sắc không đồng nhất làm cho email trông rối mắt và thiếu chuyên nghiệp
Giữ định dạng thống nhất, sử dụng cùng một font chữ, kích thước và màu sắc từ đầu đến cuối email
Trang 2Lỗi Mô tả chi tiết Giải pháp đề xuất
12 Không có mục
đích rõ ràng
Email không có mục tiêu cụ thể sẽ khiến người nhận không biết họ cần làm gì sau khi đọc email
Xác định rõ ràng mục đích và hành động mong muốn từ người nhận, như yêu cầu phản hồi, xác nhận hoặc thực hiện một tác vụ cụ thể
Với danh sách này, bạn có thể tránh các lỗi phổ biến và giúp email thương mại của mình trở nên
chuyên nghiệp hơn, đồng thời gia tăng cơ hội thành công trong giao tiếp công việc
Trang 3VÍ DỤ ÁP DỤNG Phàn nàn từ khách hàng
Dear Customer Support,
My name is John Smith, and I am writing on behalf of
SkyBlue Apparel Ltd We placed a large order with
your company (Order No 98765) on September 15th
Unfortunately, the order was delayed by over two
weeks, and when it finally arrived, the quality of the
products did not meet our expectations Several items
were damaged, and the stitching was poorly done
This has significantly impacted our business, and we
need a swift resolution We would appreciate a
prompt response with a plan to address these issues
and prevent similar situations in the future
Sincerely,
John Smith
SkyBlue Apparel Ltd
Kính gửi Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng,
Tôi tên là John Smith, đại diện cho Công ty SkyBlue Apparel Ltd Chúng tôi đã đặt một đơn hàng lớn với công ty của bạn (Mã đơn hàng 98765) vào ngày 15 tháng 9 Đáng tiếc, đơn hàng bị trễ hơn hai tuần và khi cuối cùng nhận được hàng, chất lượng sản phẩm không đạt như mong đợi Nhiều sản phẩm bị hư hại
và đường may rất kém
Điều này đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của chúng tôi, và chúng tôi cần được giải quyết nhanh chóng Chúng tôi mong nhận được phản hồi sớm với một kế hoạch cụ thể để khắc phục các vấn đề này và ngăn ngừa các tình huống tương
tự trong tương lai
Trân trọng, John Smith SkyBlue Apparel Ltd
Email Phản hồi Rất Tệ từ Công ty
Tiêu đề: Về vấn đề của đơn hàng Subject: RE: Complaint about Delayed Delivery and
Product Quality
Chào anh John,
Chúng tôi đã nhận được phàn nàn của anh,
nhưng thành thật mà nói, việc chậm trễ là
chuyện có thể xảy ra Chúng tôi có nhiều đơn
hàng cần xử lý, và thật khó để làm hài lòng tất cả
mọi người Nếu có vấn đề với đường may thì có
thể do sản xuất gấp – đôi khi chất lượng bị ảnh
hưởng Đội sản xuất của chúng tôi đang bận, vì
vậy việc khắc phục sẽ không nhanh được đâu
Về vấn đề hàng hóa bị hư hại, anh nên kiểm tra
Hi John,
We got your complaint, but honestly, this delay is something that can happen We have a lot of orders to handle, and it’s impossible to keep everyone happy all the time If there were issues with stitching, that’s likely due to production rush – sometimes quality slips Our production team is already busy, so fixing this won’t be quick
As for the damage, you should check how you’re handling
Trang 4xem bên anh xử lý hàng hóa thế nào Chúng tôi
không thể chịu trách nhiệm hoàn toàn khi hàng
đã được vận chuyển đi
Nếu anh muốn theo đuổi việc hoàn tiền, xin lưu
ý rằng điều này sẽ mất thời gian vì không phải là
ưu tiên hàng đầu hiện tại
Thân,
Bộ phận CSKH
the goods on your end We can’t be responsible for everything once it’s shipped
Let us know if you want to pursue a refund, but please note this will take some time as it’s not a priority right now
Regards, Customer Support Team
Vấn đề:
• Đổ lỗi cho khách hàng và nhấn mạnh rằng công ty không chịu trách nhiệm, thể hiện sự thiếu
trách nhiệm
• Giọng văn thiếu sự đồng cảm và tỏ ra xem nhẹ phàn nàn của khách hàng
• Không có giải pháp cụ thể và cũng không cam kết về thời gian xử lý
• Thiếu thông tin liên hệ trực tiếp và phần kết lịch sự
• Blaming the customer and deflecting responsibility, showing lack of accountability
• Dismissive tone, lacking empathy toward the customer’s complaint
• No clear solution or timeline for resolution
• Missing direct contact information and a polite closing
Email Phản hồi Chuyên nghiệp từ Công ty (Chỉnh sửa)
Tiếng Việt (Email chỉnh sửa chuyên nghiệp) English (Revised Professional Email)
Tiêu đề: Phản hồi về phàn nàn chất lượng sản phẩm
– Đơn hàng [98765] Subject: Response to Your Complaint – Order No 98765
Kính gửi anh John Smith,
Chúng tôi chân thành xin lỗi về sự chậm trễ và bất
tiện mà vấn đề chất lượng sản phẩm có thể đã gây
ra cho công ty của anh Tại [Tên Công ty], chúng tôi
luôn cố gắng đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, và
chúng tôi rất tiếc vì không đạt được điều đó với đơn
hàng lần này
Ngay khi nhận được phản hồi của anh, chúng tôi đã
tiến hành rà soát quy trình sản xuất cho đơn hàng
này và phát hiện một số yếu tố cần cải thiện Để giải
Dear Mr Smith,
Thank you for reaching out to us regarding your recent experience with Order No 98765 We sincerely apologize for the delay and any inconvenience the product quality may have caused to your business At [Company Name], we strive to meet our customers’ expectations, and we regret that we did not achieve that standard with your order
Upon receiving your feedback, we have taken immediate steps to review the production process for your order and have identified areas that need
Trang 5Tiếng Việt (Email chỉnh sửa chuyên nghiệp) English (Revised Professional Email)
quyết vấn đề hiện tại, chúng tôi xin đưa ra hai
phương án:
Gửi lại các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và
chuyển phát nhanh cho anh
Hoàn lại toàn bộ chi phí cho các sản phẩm bị ảnh
hưởng
Xin vui lòng cho chúng tôi biết phương án nào phù
hợp nhất với anh
Ngoài ra, chúng tôi đang triển khai các quy trình
kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt hơn để ngăn chặn
các vấn đề tương tự trong tương lai Phản hồi của
anh là vô cùng quý giá đối với chúng tôi trong việc
cải thiện dịch vụ, và chúng tôi rất trân trọng sự kiên
nhẫn và thông cảm của anh
Nếu cần thêm sự hỗ trợ, anh có thể liên hệ trực tiếp
qua số [Số điện thoại trực tiếp của bạn] hoặc phản
hồi lại email này Chúng tôi cam kết sẽ xử lý vấn đề
này một cách thỏa đáng
Trân trọng,
Emily Thompson
Quản lý Quan hệ Khách hàng, [Tên Công ty]
improvement To address the current situation, we would like to offer two possible solutions:
Reproduce the items that did not meet quality standards and expedite their shipment to you Provide a full refund for the affected items Please let us know which option would best suit your needs
Additionally, we are implementing stricter quality checks to prevent similar issues in the future and ensure timely deliveries Your feedback is invaluable in helping
us improve, and we appreciate your patience and understanding
For any further assistance, please feel free to contact
me directly at [Your Direct Phone Number] or reply to this email We are committed to making this right and restoring your confidence in our services
Best regards, Emily Thompson Customer Relations Manager, [Company Name]
Lý do chỉnh sửa:
Email chỉnh sửa cho thấy sự chuyên nghiệp, thể hiện trách nhiệm và thiện chí giải quyết vấn đề Email
thừa nhận vấn đề, xin lỗi chân thành và đưa ra hai phương án giải quyết rõ ràng để khách hàng lựa chọn
Reason for Revision: The revised email demonstrates professionalism, accountability, and a willingness
to resolve the issue It acknowledges the problem, offers a sincere apology, and provides two clear
options for resolution to allow the customer to choose