giáo trình kế toán trên excel ngành kế toán cao đẳng liên thông

T¿o lÁp bÁng danh māc Làm kÁ toán trên Excel, dù theo hình thāc ghi så nào cũng đÃu cần đÁn một hệ tháng các bÁng tính để l°u trữ các dữ liệu và d° đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và d° cuái

BÞ XÂY DþNG TR¯âNG CAO ĐẲNG XÂY DþNG SÞ 1

GIÁO TRÌNH MÔN HàC: K¾ TOÁN TRÊN EXCEL

NGÀNH/NGHÀ: K¾ TOÁN TRÌNH ĐÞ: CAO ĐẲNG LIÊN THÔNG

(Ban hành kèm theo QuyÁt định số: 368ĐT/QĐ-CĐXD1 ngày 10 tháng 08 năm 2021

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Xây dựng số 1)

Hà nßi, năm 2021

TUYÊN BÞ BÀN QUYÀN

Tài liệu này thuộc lo¿i sách giáo trình nên các nguãn thông tin có thể đ°ÿc phép dùng nguyên bÁn ho¿c trích dùng cho các māc đích và đào t¿o và tham khÁo

Mọi māc đích khác mang tính lệch l¿c ho¿c są dāng với māc đích kinh doanh thiÁu lành m¿nh s¿ bị nghiêm cÃm

LâI GIàI THIàU

KÁ toán trên Excel là một āng dāng quan trong trong công tác kÁ toán cÿa mỗi doanh nghiệp Với nhÁn thāc đó, cuán giáo trình <KÁ toán trên Excel= là cuán giáo trình chính thāc đ°ÿc thực hiện nhằm đáp āng nhu cầu công tác đào t¿o cÿa Tr°ờng Cao đẳng Xây dựng sá 1

Trong quá trình nghiên cāu, biên so¿n giáo trình, tÁp thể tác giÁ đã cÁp nhÁt những quy định pháp lý mới nhÃt và kÁ toán và chọn lọc những nội dung phù hÿp cÁ và thực tiễn và lý luÁn để hoàn thành cuán giáo trình tát nhÃt

Giáo trình <KÁ toán trên Excel= do các giÁng viên trong bộ môn tham gia biên so¿n Giáo trình đ°ÿc biên so¿n trong điÃu kiện hành lang pháp lý và kÁ toán đang trong quá trình hoàn thiện TÁp thể tác giÁ mong nhÁn đ°ÿc nhiÃu ý kiÁn đóng góp chân thành cÿa các chuyên gia trong và ngoài Tr°ờng Cao đẳng xây dựng Sá 1 để giáo trình đ°ÿc bå sung hoàn thiện h¢n

TÁp thể tác giÁ xin cÁm ¢n các chuyên gia đã đóng góp nhiÃu ý kiÁn quý báu trong quá trình đánh giá nghiệm thu và hoàn thiện, góp phần nâng cao chÃt

l°ÿng cho cuán giáo trình này

& , ngày& tháng& năm&&

Tham gia biên so¿n 1 Chÿ biên: Ths Chu Khánh T°ờng 2 Ths Nguyễn Thị H°¢ng

3 Ths Mai Lê Na

1.2 T¿o lÁp så chāng tă phát sinh (så kÁ toán máy/så SPS/ så NhÁp liệu) 10

CH¯¡NG 2:LÀP Sä KÀ TOÁN CHI TIÀT 13

2.1 Så quā tiÃn m¿t, så tiÃn gąi ngân hàng 13

2.1.1 T¿o lÁp m¿u så 13

2.1.2 Są dāng công thāc (hàm) trong så 175

2.1.3 Hoàn thiện så&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 15

2.1.4 Xem, in så&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&15 2.2 Så chi tiÁt hàng tãn kho 17

2.2.1 T¿o lÁp m¿u så&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 16

2.2.2 Są dāng công thāc (hàm) trong så 177

2.2.3 Hoàn thiện så&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 20

2.2.4 Xem, in så&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&20 2.3 Så chi tiÁt công nÿ, thanh toán 22

2.3.1 T¿o lÁp m¿u så&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 21

2.3.2 Są dāng công thāc (hàm) trong så 22

2.3.3 Hoàn thiện så&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 25

2.3.4 Xem, in så&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&25 3.1 Báo cáo kÁt quÁ kinh doanh (BCKQKD) 27

3.1.1 LÁp báo cáo kÁt quÁ kinh doanh 27

3.1.2 Są dāng công thāc (hàm) trong báo cáo kÁt quÁ kinh doanh 27

3.1.3 Hoàn thiện báo cáo kÁt quÁ kinh doanh 28

3.1.4 Xem, in báo cáo kÁt quÁ kinh doanh 28

3.2 BÁng cân đái kÁ toán (BCĐKT) 28

3.2.1 LÁp bÁng cân đái kÁ toán 28

3.2.2 Są dāng công thāc (hàm) trong bÁng cân đái kÁ toán 28

3.2.3 Hoàn thiện bÁng cân đái kÁ toán 29

3.2.4 Xem, in bÁng cân đái kÁ toán 29

BÀI TÀP TäNG HþP 30

I Vß trí, tính chất cÿa môn hác:

- Vị trí: + Môn học đ°ÿc bá trí ở kỳ học thā III + Môn học tiên quyÁt: Tin học c¢ sở (MH05), Tå chāc h¿ch toán kÁ toán (MH21) - Tính chÃt: Là môn học chuyên môn chung bắt buộc

II Māc tiêu môn hác:

Học xong môn học này ng°ời học có khÁ năng:

2.2 H¿ch toán các nghiệp vā kÁ toán vào så kÁ toán trên bÁng tính excel

cā, så kÁ toán chi tiÁt: Så quā tiÃn m¿t – ngân hàng; Så chi tiÁt hàng tãn kho; Så chi tiÁt công nÿ thanh toán trên excel

2.4 LÁp đ°ÿc các så kÁ toán tång hÿp: Så nhÁt ký chung; Så cái các tài khoÁn trên excel

2.5 LÁp đ°ÿc các báo cáo kÁ toán: BÁng cân đái phát sinh; Báo cáo kÁt quÁ kinh doanh; BÁng cân đái kÁ toán trên excel

2.6 Są dāng các hàm thông dāng để lÃy sá liệu và liên kÁt các så kÁ toán trên excel 2.7 L°u, xem, in các så kÁ toán trên excel

+ CÁp nhÁt kịp thời các văn bÁn, chÁ độ kÁ toán

+ Nghiêm túc, cẩn thÁn, trung thực, tự giác trong công việc, đãng thời chÃp hành đúng luÁt kÁ toán

III Nßi dung môn hác:

CH¯¡NG 1 T¾O LÀP BÀNG DANH MĀC, Sà CHĀNG TĂ PHÁT SINH Giái thiáu: Ch°¢ng 1 h°ớng d¿n HSSV t¿o lÁp bÁng danh māc hệ tháng tài khoÁn, vÁt

t° hàng hóa, khách hàng, nhà cung cÃp và så chāng tă phát sinh

Thãi gian: 10 giờ

Māc tiêu ch°¢ng:

- Định d¿ng bÁng tính, sắp xÁp dữ liệu, lọc dữ liệu trong các bÁng tính - LÁp và nhÁp dữ liệu bÁng danh māc hệ tháng tài khoÁn

- LÁp và nhÁp dữ liệu danh māc khách hàng, nhà cung cÃp.- LÁp så chāng tă phát sinh, nhÁp chāng tă phát sinh vào så

1.1 T¿o lÁp bÁng danh māc

Làm kÁ toán trên Excel, dù theo hình thāc ghi så nào cũng đÃu cần đÁn một hệ tháng các bÁng tính để l°u trữ các dữ liệu và d° đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và d° cuái kỳ cùng các thông tin quÁn trị khác VÃn đà là phÁi xác định rõ māc đích są dāng và

m¿t dữ liệu giữa các bÁng tính và trình tự lÁp các bÁng tính đó cho phù hÿp với quy trình xą lý thông tin kÁ toán

Hai bÁng tính c¢ sở quan trọng nhÃt đ°ÿc thiÁt kÁ để quÁn lý các đái t°ÿng

BÁng sá k¿ toán hay còn gái là Sá k¿ toán máy

Các bÁng này có quan hệ ch¿t ch¿ với nhau và m¿t dữ liệu Một m¿t sá phát

bÁng danh māc tài khoÁn, m¿t khác sau khi tång hÿp sá phát sinh Nÿ – Có và tính đ°ÿc sá d° cuái kỳ cÿa các tài khoÁn trong bÁng danh māc tài khoÁn chỉ cần đọc sá d° cuái kỳ cÿa các tài khoÁn trong bÁng danh māc tài khoÁn để định khoÁn vào các bút toán kÁt chuyển t°¢ng āng trong så kÁ toán máy

Sau khi hoàn thiện 2 bÁng này, chúng ta có thể thực hiện lên så sách kÁ toán và các báo cáo tài chính, báo cáo thuÁ GTGT, & theo những hình thāc ghi så kÁ toán

cần tới sá phát sinh s¿ truy cÁp tới så kÁ toán máy &

1.1.1 Danh mục tài khoản (D_muc)

- Māc đích: + BiÁt các tå chāc và xây dựng bÁng Danh māc tài khoÁn chāa danh māc các tài khoÁn są dāng trong h¿ch toán kÁ toán và khai báo sá d° đầu kỳ cÿa hệ tháng các tài khoÁn

+ Định nghĩa các vùng dữ liệu chāa Sá hiệu tài khoÁn, Tên tài khoÁn, Sá d° đầu kỳ cÿa tài khoÁn

- Nội dung: Danh māc tài khoÁn th°ờng có các cột (hay còn gọi là tr°ờng dữ liệu) sau: + Sá hiệu TK

+ Tên Tài khoÁn + Sá d° đầu kỳ + &

bằng Insert\ Name\ Define trong Excel nh° sau:

STT Tên vùng/ khßi Đßa chỉ vùng/ khßi Ý nghĩa

Cần l°u ý rằng tọa độ cÿa các vùng/khái đ°ÿc đ¿t tên cần đÿ rộng để dự phòng nÁu có thêm các dòng dữ liệu đ°ÿc nhÁp vào cuái cÿa bÁng thì không phÁi thực hiện l¿i thao tác đ¿t tên vùng

Chú ý quan trọng: Khi nhÁp dữ liệu liên quan đÁn Sá tài khoÁn, để bÁo đÁm cho việc xą lý và tång hÿp dữ liệu sau này đ°ÿc chính xác thì cần nhÁp theo đinh d¿ng là chuỗi ký tự bằng cách thêm dÃu nháy trên < ‘ = phía tr°ớc cÿa sá tài khoÁn Ví dā khi nhÁp tài khoÁn 1111 chúng ta s¿ gõ: ‘111 kÁt quÁ s¿ cho 111 là tài khoÁn cÃp 1 định d¿ng <Text=

- Māc đích: + BiÁt các tå chāc và xây dựng bÁng Danh māc vÁt t° hàng hóa chāa danh māc mã, tên, sá l°ÿng tãn đầu kỳ, đ¢n vị tính, cÿa vÁt t° hàng hóa

+ Định nghĩa các vùng dữ liệu chāa Mã vÁt t°, tên vÁt t°, đ¢n vị tính, sá l°ÿng tãn đầu kỳ &

- Nội dung: Danh māc vÁt t° hàng hóa th°ờng có các cột sau: + Mã vÁt t°

+ Tên vÁt t° + Đ¢n vị tính + Sá l°ÿng tãn đầu kỳ + Tên nhà cung cÃp + Địa chỉ

+ MST + Đ¢n giá đầu kỳ + &

Cũng nh° trên có thể đ¿t tên cho các vùng dữ liệu cần tham chiÁu trong bÁng

STT Tên vùng/ khßi Đßa chỉ vùng/ khßi Ý nghĩa

1 BDMVTHH A2:I65535 Danh māc vÁt t° hàng hóa

- Māc đích: + BiÁt các tå chāc và xây dựng bÁng Danh māc khách hàng, nhà cung cÃp chāa danh māc mã, tên, địa chỉ, mã sá thuÁ, cÿa khách hàng, nhà cung cÃp

+ Định nghĩa các vùng dữ liệu chāa mã, tên, địa chỉ, mã sá thuÁ & - Nội dung:

Danh māc vÁt t° hàng hóa th°ờng có các cột sau: + Mã

+ Địa chỉ + Mã sá thuÁ + &

& & Cũng nh° trên có thể đ¿t tên cho các vùng dữ liệu cần tham chiÁu trong bÁng

STT Tên vùng/ khái Địa chỉ vùng/ khái Ý nghĩa

1.2 T¿o lÁp sá chāng tă phát sinh (sá k¿ toán máy/sá SPS/ sá NhÁp liáu)

- Māc đích + BiÁt cách xây dựng m¿u Så kÁ toán t°¢ng đ°¢ng với Så nhÁt ký trong kÁ toán thông th°ờng

+ Định nghĩa các vùng dữ liệu trong bÁng dữ liệu Så kÁ toán nh° Tài khoÁn ghi Nÿ, Tài khoÁn ghi Có, Sá tiÃn phát sinh để są dāng cho việc tång hÿp sá liệu

+ CÁp nhÁt các sá liệu nghiệp vā phát sinh trong kỳ kÁ toán - Các b°ớc thực hiện

chāng tă kÁ toán và các bút toán kÁt chuyển

+ T¿o lÁp m¿u så nh° sau:

3 Sá TT

Ngày tháng ghi så

M¿u så kÁ toán máy (så SPS) có tọa độ dòng cột trong Excel nh° sau:

Các ô có [?] ta phÁi thi¿t lÁp công thāc, cā thể:

Khác với định khoÁn trên các så kÁ toán làm theo lái thÿ công, định khoÁn trên máy vào så KÁ toán máy (SPS ho¿c SOKTMAY) có những đ¿c điểm riêng cần tuân thÿ đó là:

+ Cột STT: phÁn ánh sá thā tự tăng định khoÁn (chú ý không phÁi tăng nghiệp vā kinh tÁ phát sinh)

+ Cột ngày ghi så: là ngày định khoÁn kÁ toán + Cột sá chāng tă: l°u trữ sá chāng tă

+ Cột ngày chāng tă: l°u trữ ngày chāng tă + Cột diễn giÁi: ghi trích yÁu nội dung nghiệp vā + Cột TKD¯ NO, TKD¯ CO: nhÁp sá hiệu tài khoÁn ghi nÿ và sá hiệu tài khoÁn ghi có cÿa một bút toán

NÁu một chāng tă phát sinh bút toán kép thì kÁ toán phÁi tách thành nhiÃu bút toán đ¢n giÁn để định khoÁn vào så KÁ toán máy

+ Cột sá tiÃn phát sinh: phÁn ánh sá tiÃn phát sinh cÿa tăng tài khoÁn trong các bút toán

+ Các Cột khác nÁu có nh° cột thuÁ GTGT: phÁn ánh thuÁ GTGT cÿa tăng m¿t hàng mua vào (hay m¿t hàng bán ra) t°¢ng āng, thuÁ GTGT đ°ÿc tính t°¢ng āng māc thuÁ suÃt thuÁ GTGT cÿa tăng lo¿i hàng, những định khoÁn không có thuÁ GTGT thì cột này bß tráng v.v&

L°u ý: + PhÁi định khoÁn theo hình thāc định khoÁn đ¢n giÁn, tài khoÁn ghi Nþ, tài khoÁn ghi CÓ và các thông tin khác trong một bút toán định khoÁn đ°ÿc ghi trên cùng một dòng NÁu một chāng tă phát sinh bút toán kép thì kÁ toán phÁi tách thành nhiÃu bút toán đ¢n giÁn để định khoÁn vào så KÁ toán máy

+ Các bút toán phát sinh cÿa cùng một chāng tă thì các thông tin chung nh°: sá xê ri, ngày ghi så, sá chāng tă, ngày chāng tă, diễn giÁi, mã sá thuÁ&s¿ có chung nội dung

+ Một tài khoÁn đã mở tài khoÁn chi tiÁt thì tài khoÁn đó s¿ không đ°ÿc są dāng để định khoÁn hay nói cách khác ta phÁi są dāng tài khoÁn chi tiÁt cÃp thÃp nhÃt để đinh khoÁn phát sinh

+ Trong så KÁ toán máy (SPS), dữ liệu trên các cột có thể nhÁp theo d¿ng m¿c định, riêng các cột TKGHINO, TKGHICO và ThuÁ suÃt GTGT phÁi nhÁp dữ liệu d¿ng chuỗi để thuÁn tiện cho việc tính toán và tång hÿp dữ liệu sau này

+ Khác với các bút toán có trong các chāng tă, các bút toán kÁt chuyển chỉ đ°ÿc cÁp nhÁt vào så kÁ toán máy sau khi đã tång hÿp sá phát sinh Nÿ/Có và tính sá d° cuái kỳ cÿa các tài khoÁn vào bÁng BDMTK

CH¯¡NG 2 LÀP Sà K¾ TOÁN CHI TI¾T Giái thiáu: Ch°¢ng 2 h°ớng d¿n HSSV lÁp så kÁ toán chi tiÁt tiÃn m¿t,TGNH, så tiÁt vÁt t° hàng hóa, så chi tiÁt thanh toán thông qua việc są dāng các hàm IF, SUMIF，VLOOKUP

Thãi gian: 10 giờ

Sá quỹ tiÁn mặt

Việc lÁp Så quā tiÃn m¿t trên Excel có những đ¿c điểm sau: - Định khoÁn các nghiệp vā vào SPS/SOKTMAY đÁn đâu thì đãng thời chuyển bút toán định khoÁn đó vào ngay các så cái liên quan đÁn đó

- Sá liệu chuyển vào så cái không cần tång hÿp nh° thực hiện bằng thÿ công - Thông tin lÁp så quā tiÃn m¿t lÃy tă SPS(SOKTMAY), Danh māc tai khoÁn (hay CĐ-PS(BCDPS))

Cách làm nh° sau: - T¿o một sheet có tên là SQTM với cÃu trúc så nh° sau:

tháng ghi sá

Chāng tă Dißn giÁi TKĐ¯ Sß tiÁn phát sinh

5 6 Ngày

tháng ghi sá

Chāng tă

Dißn giÁi TKĐ¯ Sß tiÁn phát sinh

Các ô có ngo¿c vuông [?] ta phÁi thiÁt lÁp công thāc, cā thể: + T¿i ô [1] E3=ta nhÁp tă bàn phím sá hiệu tài khoÁn 111/112 + T¿i ô [2]: lÃy tên TK ở bÁng danh māc tài khoÁn đ°a sang [2] E4=VLOOKUP($E3,D_Muc!$J:$M,2,0)

+ T¿i ô [3], lÃy sá d° đầu kỳ theo đúng tính chÃt d° nÿ ở bên så D_Muc sang [3] F9=VLOOKUP($E3,D_Muc!$J:$M,3,0)

+ T¿i ô [4], [5], [6], [7] lần l°ÿt chuyển dữ liệu tă så SPS sang så NKC theo hàm nh° sau:

[4] A10=IF($E$3=SPS!G6,SPS!B6,IF($E$3=SPS!H6,SPS!B6,0)) [5] B10=IF($E$3=SPS!G6,SPS!C6,IF($E$3=SPS!H6,SPS!C6,0)) [6] C10=IF($E$3=SPS!G6,SPS!D6,IF($E$3=SPS!H6,SPS!D6,0)) [7] D10=IF($E$3=SPS!G6,SPS!E6,IF($E$3=SPS!H6,SPS!E6,0))

+ T¿i ô [8], [9], [10] lần l°ÿt chuyển dữ liệu tă så SPS sang så NKC theo hàm nh° sau

[8] E10=IF($E$3=SPS!G6,SPS!H6,IF($E$3=SPS!H6,SPS!G6,"")) [9] F10=IF($E$3=SPS!G6,SPS!I6,0)

[10]G10=IF($E$3=SPS!H6,SPS!I6,0) + T¿i ô [11] tính sá tãn hàng ngày, để khi lên så ta lọc những dòng không có dữ liệu ch°¢ng tình không cộng dãn

[11] H10=IF(SUM(G10:H10)=0,0,$I$9+SUM($G$10:G10)-SUM($H$10:H10)) + Dòng tång sá phát sinh trong kỳ [12], [13] dùng hàm Sum() ho¿c hàm Subtotal()

[12] =SUBTOTAL(9,H8:H70) [13] =SUBTOTAL(9,I8:I70)

Lưu ý: Nên dùng hàm Subtotal() để khi ẩn dòng hàm Subtotal() bỏ qua dòng ẩn không đưa vào công thức tính táng

+ Dòng sá tãn cuái kỳ [14] dùng hàm if() ho¿c hàm max để lÃy sá d°¢ng [14] =IF(G42-H42+$I$9>0,G42-H42+$I$9,0)

Ho¿c[14] =MAX(0,G42-H42+$I$9) + Cuái cùng ta cài bộ lọc tự động AutoFiter vào cột Diễn giÁi (ho¿c cột khác ngoài bÁng) để lọc ra những dòng có sá liệu (lọc để che đi những dòng rỗng bß chọn (Blanks))

+ Sau khi nhÁp công thāc xong, thì chọn vùng công thāc A10:G10 kéo chuột xuáng phía d°ới, l°u ý så SPS bao nhiêu dòng thì SQTM bÃy nhiêu dòng

Sá TGNH:

Các ô có [?] ta phÁi thiÁt lÁp công thāc, cā thể: Giáng nh° så quā tiÃn m¿t

Lưu ý: - Có thể copy cả trang bảng tính sá quỹ TM thành sá quỹ TM (1) sau đó đái tên thành sá tiÃn gāi ngân hàng, đái lại tiêu đà cột F7,G7,H7 thành: Gāi vào, Rút ra, Còn lại

- Có thể tÿ 1 trang bảng tính lập sá quỹ/sá tiÃn gāi ngân hàng, khi cần lên sá nào gõ đúng TK sá đó là tự động lên

Ví dụ ở đây ô E3 ta gõ 111-> s¿ lên Sá quỹ TM và gõ 112-> S¿ lên sá TGNH Vị trí ô cột trong bảng tính không thay đái chỉ thay đái công thức ở các ô sau:

+ A1=IF(E3=111,"Sà CHI TIÀT TIÂN MẶT",IF(E3=112,"Sà CHI TIÀT TIÂN GĀI NGÂN HÀNG",""))

+ F7=IF(E3=111,"Thu",IF(E3=112,"Gāi vào","")) + G7=IF(E3=111,"Chi",IF(E3=112,"Rút ra","")) + H7=IF(E3=111,"Tßn quỹ",IF(E3=112,"Còn lại",""))

ức các ô khác [3],…[14] trong bảng tính không thay đái