Open ERP, a modern approach to integrated business management Release 6.0.0 Fabien Pinckaers Geoff Gardiner Els Van Vossel 2011-01-21 2 3 CONTENTS I Foreword 9 1 Open Source software at the Service of Management 13 2 The OpenERP Solution 15 2.1 Why this book? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.2 Who is it for? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 3 Structure of this book 17 4 Dedication 19 II First steps with OpenERP 21 5 Subscribe & Start 25 6 Installation and Initial Setup 27 6.1 The architecture of OpenERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 6.2 The installation of OpenERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 6.3 Database Creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 6.4 New OpenERP functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 7 Guided Tour 45 7.1 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 7.2 To connect to OpenERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 7.3 Installing new functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 7.4 What’s new in OpenERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 7.5 Getting started with OpenERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 8 How does it apply to your Business? 71 8.1 Business Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 8.2 Basic Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 8.3 Get your Database Up and Running with Demo Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 8.4 Fit your Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 8.5 Database setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 8.6 Driving a Purchase / Sales Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 III Boost your Sales & Deliver Great Services 89 9 Tracking Leads & Opportunities 93 9.1 What is in it for you? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 10 Keep track of your Customers & Suppliers 107 4 10.1 Organize your Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 10.2 Advanced Customer Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 10.3 Helpdesk Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 10.4 Analyzing Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 10.5 Automating actions using rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 10.6 Using the e-mail gateway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 10.7 Supplier relationship management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 10.8 Profiling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 11 Communication Tools 121 11.1 Microsoft Outlook interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 11.2 Mozilla Thunderbird interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 11.3 Marketing Campaigns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 IV Manage your Books 135 12 How to keep track of your Invoicing & Payments 139 12.1 Invoicing Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 13 From Invoice to Payment 145 13.1 Accounting Workflow and Automatic Invoice Creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 13.2 Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 13.3 Accounting Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 13.4 Payment Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 14 Financial Analysis 165 14.1 Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 14.2 Statutory Taxes and Chart of accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 14.3 Company Financial Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 15 Configuring Accounts from A to Z 181 15.1 Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 15.2 Journals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 15.3 Periods and Financial Years . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 15.4 Payment Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 15.5 Opening Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 V Effective Management of Operations 189 16 Analytic Accounts 193 16.1 To each enterprise its own Analytic Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 16.2 Putting Analytic Accounts in Place . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 16.3 Analytic Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 16.4 Financial Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 17 Lead & Inspire your People 209 17.1 Managing Human Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 17.2 Timesheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 17.3 Keeping Track of Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 17.4 Hire New People . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 17.5 Inspire your People . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 18 Deliver Quality Services 225 18.1 Managing Service Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 19 Drive your Projects 229 19.1 Project Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 5 19.2 Long Term Project Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 19.3 Planning to Improve Leadership . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 19.4 The Art of Productivity without Stress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 VI Manage your Warehouse and Get your Manufacturing done 243 20 Your Warehouse 247 20.1 Understanding Double-Entry Stock Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 20.2 From Supplier to Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 20.3 Stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 20.4 Basic Logistics Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262 20.5 Logistics Configuration in a Multi-Company Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 20.6 Import / Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 20.7 Warehouses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 20.8 Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277 20.9 Management of Lots and Traceability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 20.10 Management by Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 20.11 Advanced Elements of Stock Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284 21 Manufacturing 293 21.1 Management of production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 21.2 Bills of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 21.3 Multi-level Bills of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 21.4 Manufacturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 21.5 Workflow for complete production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 21.6 Production order in detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 21.7 Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 21.8 Calculation of lead times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 21.9 Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312 21.10 Events and barcodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 21.11 Treatment of exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319 21.12 Manual procurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320 21.13 Management of waste products and secondary products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 21.14 Management of repairs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 VII Manage your Business 327 22 Driving your Sales 331 22.1 Sales Quotations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331 22.2 Packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335 22.3 Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 22.4 Control Deliveries and Invoicing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338 22.5 Management of Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339 22.6 Keep Track of your Margins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341 22.7 Pricing Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344 22.8 Rebates at the End of a Campaign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350 22.9 Open Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351 22.10 Layout Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352 23 Driving your Purchases 355 23.1 All the Elements of a Complete Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 23.2 Purchase Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363 23.3 Analytic Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364 6 VIII Process and Document Management 365 24 Process 367 24.1 Process Integration in the Management System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 24.2 Workflows and User Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369 25 Integrated Document Management 375 25.1 The importance of good document management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375 25.2 Classic document management solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376 25.3 The OpenERP Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377 25.4 Internal and External Access using FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378 25.5 Mapping between OpenERP Resources and Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379 25.6 Managing Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 25.7 Virtual Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 25.8 Standardizing Structures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382 25.9 Searching for documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383 25.10 Integration with emails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384 25.11 Working with users’ changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384 25.12 Version Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385 26 Synchronizing your Calendars (CalDAV) 387 26.1 OpenERP Server Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 26.2 DNS Server Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 26.3 SSL Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 26.4 Calendars on iPhone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388 26.5 Calendars on Android . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388 26.6 Calendars in Evolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389 26.7 Calendars in Sunbird/Lightning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389 IX System Administration and Implementation 391 27 Configuration & Administration 395 27.1 Creating a Configuration Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 27.2 Configuring the menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 27.3 User Login . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400 27.4 Managing access rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400 27.5 Groups and Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400 27.6 Configuring workflows and processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404 27.7 Configuring reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405 27.8 Importing and exporting data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 28 Implementation Methodology 417 28.1 Requirements Analysis and Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 28.2 Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418 28.3 User training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421 28.4 Support and maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421 X Google Modules 425 29 Google Translate 429 30 Google Calendar 431 31 Google Blogger 433 32 Google Earth 435 7 XI Conclusion 439 33 You are not alone 443 33.1 Bypass the technical difficulties by using the SaaS offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443 33.2 Consult the available resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443 Index 445 8 9 Part I Foreword . his vision and tenacity in developing Tiny ERP and OpenERP, and the team at OpenERP for its excellent work on this. OpenERP relies on a philosophy of Open Source and on the technologies that have. companies, all based on Free / Open Source software. He originated Tiny ERP, now OpenERP, and is the director of two companies including Tiny sprl, the editor of Open ERP. In three years he has grown. however. 17 CHAPTER THREE STRUCTURE OF THIS BOOK Part One, First steps with OpenERP, starts with the installation of OpenERP. If you have already installed Open- ERP you can directly take your first steps on a guided