Ngày nay, với sự phát triển về mọi mặt của đời sống văn hóa xã hôi, giáo dục cho đến khoa học và công nghệ kèm theo đó sự hình thành và phát triển của các loại hình tài liệu lưu trữ (TLLT). Dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Tuy nhiên, công tác lưu trữ (CTLT) ở nước ta vẫn còn lạc hậu và tồn tại nhiều hạn chế chưa đáp ứng được như cầu phát triển và hội nhập của đất nước. Vì vậy, việc cấp thiết của CTLT hiện nay là phải cải cách đổi mới thay đổi theo hướng hiện đại, coi trọng chất lượng và có khoa học... đòi hỏi công tác lưu trữ phải áp dụng đúng cách các tiến bộ khoa học công nghệ và tìm ra biện pháp tối ưu thay đổi bộ mặt của ngành lưu trữ đã lỗi thời để theo kịp với thời đại công nghệ mới và đáp ứng tốt cho nhu cầu đề ra. Mặt khác, lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đang đã và đang có những bước phát triển vượt bậc. CNTT đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Intenet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.Trên hệ thống thông tin điện tử không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. Phần mềm đang dần trở nên mạnh mẽ và trở thành yếu tố then chốt hỗ trợ hầu hết cho tất cả các loại ngành nghề từ công nghiệp, giải trí, dịch vụ…, các ứng dụng có mã nguồn mở đang dần chi phối toàn bộ các hoạt động thông tin. Bên cạnh đó, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc; Đặc biệt việc nâng cao chất lượng thông tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu quyết định đầu tư, sản xuất cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước trên lĩnh vực quản lý nhà nước, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử truyền thống cần phải được chú trọng; Một trong những nguồn thông tin được các nhà đầu tư quan tâm nhiều nhất là thông tin từ TLLT. Và việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý lưu trữ hiện nay là giải pháp hữu hiệu để khắc phục những tồn tại, bảo đảm sự toàn vẹn và phát huy giá trị và tính hiệu quả của TLLT. Có thể thấy ứng dụng CNTT trong CTLT đang dần trở thành vấn đề cần thiết và quan trọng hàng đầu của công cuộc đổi mới đất nước hiện nay. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử (Trang Web điện tử) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc đổi mới, ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị trở thành một nhiệm vụ cấp bách của CTLT. Tuy nhiên việc áp dụng CNTT vào CTLT vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đúng với tiềm năng và vai trò ngày càng lớn của nó và đến hiện tại hầu như chỉ tập trung vào công tác văn thư mà chưa chú trọng nhiều vào CTLT. Mặt khác, Ủy ban Nhân Dân xã Ninh An (UBND) là cơ quan hành chính thực hiện chức năng quản lý nhà nước về toàn bộ các mặt hoạt động trong địa bàn phường. Thực tế tại UBND xã Ninh An, công tác lưu trữ đã được chú trọng nhưng vẫn chưa có đủ điều kiện để áp dụng các chương trình, phần mềm để phục vụ cho hoạt động quản lý và tra cứu tài liệu mà chỉ sử dụng phương pháp thủ công đơn giản. Cũng như có ứng dụng CNTT nhưng chỉ sơ sài chưa đạt hiệu quả. Chủ yếu tập trung cho công tác văn thư mà chưa thật chú tâm đến CTLT. Bên cạnh đó, trình độ của đội ngũ cán bộ văn thư về tin học còn nhiều hạn chế càng gây khó khăn cho công tác này. Ở thời điểm hiện tại, hệ thống lưu trữ và công cụ tra cứu tài liệu tại UBND xã Ninh An chủ yếu vẫn là sổ, sách, các công cụ thống kê như mục lục, hồ sơ, bộ phiếu… hầu hết được xây dựng bằng phương pháp thủ công. Việc quản lý tài liệu theo phương pháp này gây khó khăn cho công tác quản lý, tra cứu thông tin nhất là những tài liệu quan trọng liên quan đến công tác hành chính, đầu tư, an ninh, quốc phòng, đồng thời không đáp ứng được đòi hỏi của cải cách nền hành chính nhà nước, và các hoạt động nghiên cứu khoa học xã hội, tra tìm nguồn tài liệu trong thời buổi hội nhập quốc tế và hiện đại hóa. Đồng thời nâng cao chất lượng và năng suất lao động tại UBND xã Ninh An.. Là một sinh viên ngành Quản trị Văn phòng được đào tạo chính quy về công tác lưu trữ và là người công dân trẻ trực tiếp tham gia vào các hoạt động liên quan đến lưu trữ (tra cứu tài liệu khoa học, hồ sơ...) em nhận thức được phần nào về tình hình hoạt dộng lưu trữ hiện nay và tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong CTLT đối với các cơ quan tổ chức nói chung và UBND xã Ninh An nói riêng. Chính vì vậy, tôi quyết chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại UBNDxã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa thực trạng và giải pháp” để làm khóa luận tốt nghiệp vừa để nghiên cứu kỹ hơn về CTLT tại địa phương phát hiện những điểm còn hạn chế nhằm tìm ra các giải pháp, kiến nghị góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa.
Lịch sử nghiên cứu
Cho đến thời điểm hiện tại, các công trình nghiên cứu về hoạt động ứng dụng CNTT trong CTLT chưa nhiều Sau đây, có thể liệt kê một số các bài viết, luận văn, các công trình nghiên cứu về hoạt động ứng dụng CNTT trong CTLT tiêu biểu như sau. Đầu tiên là đề tài " Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ" được Cục Văn thư và Lưu trữ thực hiện năm 1999 Đây là một đề tài nghiên cứu khoa học do Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ thực hiện Đề tài được thực hiện cách đây khá lâu, và có một số nội dung đã không còn phù hợp với thực tế hiện tại, Sản phẩm của đề tài là phần mềm dùng trong mạng LAN để quản lý tài liệu từ khi nó hình thành cho đến khi được lập hồ sơ và chuyển giao vào lưu trữ hiện hành Đề tài cũng chưa đề cập đến việc khôi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ, giải quyết khối tài liệu tích đống tại các cơ quan và các vấn đề khác trong khâu nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý tài liệu.
Thứ hai, luận văn " Nghiên cứu ứng dụng thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành" của Nguyễn Phú Thành - Trường Đại học Khoa học Xã hội - Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2008 đây là một trong số ít những công trình nghiên cứu việc áp dụng CNTT vào CTLT Luận văn nghiên cứu và trình bày khá rõ về thực trạng và đề xuất các giải pháp ứng dụng thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành Tuy nhiên luận văn chỉ tập trung vào giải quyết các vấn đề về chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành đó chỉ là một phần trong CTLT Trong việc ứng dụng CNTT vào CTLT vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề cần nghiên cứu như khâu quản lý TLLT, tra cứu tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu
Tiếp theo là bài viết “Công nghệ thông tin trong bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ” - tác giả: Trần Trung Kiên Đăng ngày 26/01/ 2011 Bài viết khái quát về vài trò và tầm quan trọng của CNTT trong việc bảo quản và khai thác TLLT, những rũi ro của việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử như: Cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa… Bài viết cũng bao quát những thực trạng và đề xuất một số giải pháp trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, bài viết còn khá ngắn, mang tính chất lý thuyết, bao quát, nói chung chưa đi sâu vào từng giải pháp cụ thể.
Bài viết “Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử” - Nguyễn Lệ Nhung Bài viết đề cập phần nhiều đến vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát, khai thác, sử dụng TLLT và các phương pháp bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác những tài liệu điện tử: dùng các bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể; các bản sao được cung cấp qua các phương tiện truyền thông, và trực tuyến trên một hệ thống máy tính Cũng như nêu lên các rũi ro có thể gặp phải đồng thời cách khắc phục chúng.
Ngoài ra, còn tồn tại một số công trình nghiên cứu khác bàn về vấn đề ứng dụng CNTT vào CTLT Tuy nhiên, có thể dễ dàng nhận thấy các công trình nghiên cứu hiện nay hầu hết tập trung vào việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư - lưu trữ một cách chung quy, hoặc chỉ chủ yếu tập trung vào công tác văn thư, CTLT bị xem nhẹ và thậm chí bị quy nạp chung vào với công tác văn thư dẫn đến nhiều trường hợp bị nhầm lẫn không phân biêt được giữa văn thư với lưu trữ Các công trình nghiên cứu, đề tài, luận văn hay bài viết về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ còn quá ít so với vai trò và vị trí thực tế của ngành công tác lưu trữ cũng như sự cần thiết phải áp dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động lưu trữ hiện nay
Mặt khác, hoạt động ứng dụng CNTT trong CTLT tại UBND xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế và chưa hoàn thiện, việc tìm kiếm các giải pháp hoàn thiện và khắc phục những hạn chế đang là đề tài cấp thiết cần phải nghiên cứu. Để hoàn thiện hơn về cở sở lý luận về áp dụng CNTT trong CTLL thì chúng ta cần tiến hành nghiên cứu từng trường hợp trong phạm vi cụ thể và khóa luận " Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Ninh
An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa, thực trạng và giải pháp" của em sẽ đi nghiên cứu trình bày thêm phần nào về thực trạng ứng dụng CNTT trong CTLT nói chung và CTLT tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An nói riêng; Ưu điểm, nhược điểm,thuận lợi cũng như khó khăn và các nguyên nhân – giải pháp.
Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu chính của nghiên cứu là xây dựng các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong CTLT, nâng cao chất lượng và năng suất lao động của hoạt động lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa Để thực hiện được mục tiêu đó nghiên cứu tiền nhành:
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản cơ bản về hoạt động ứng dụng CNTT trong CTLT.
Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong CTLT tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh
An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa Những gì được và chưa được.
Nghiên cứu cơ sở lý luận về CTLT và ứng dụng CNTT trong CTLT.
- Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong CTLT tại UBND xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa Tìm hiểu, phân tích nguyên nhân của những hạn chế, thiếu sót.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong CTLT tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An.
Đối tượng, khách thể nghiên cứu
CTLT và việc ứng dụng CNTT trong công tác Lưu trữ, nâng cao chất lượng và năng suất lao động của hoạt động lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An, thị xãNinh Hòa, tỉnh Khánh Hòa
Thực trạng ứng dụng CNTT trong CTLT tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa.
Cán bộ, công nhân viên chức và các tổ chức cá nhân tham gia vào hoạt động liên quan đến CTLT tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh KhánhHòa.
Giả thuyết khoa học
Nếu CNTT được ứng dụng hiệu quả trong CTLT thì sẽ nâng cao chất lượng,hiệu quả CTLT tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An.
Giới hạn đề tài
Thực trạng và giải pháp cho việc ứng dụng CNTT trong CTLT tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa.
6.2 Về địa điểm Ủy ban Nhân dân xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa.
Giai đoạn từ tháng 9 năm 2016 đến tháng 4 năm 2017.
Phương pháp nghiên cứu
7.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận
- Mục đích: Để nghiên cứu, thu thập tài liệu liên quan đến công tác lưu trữ và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm tạo nền tảng lý luận cho nghiên cứu khóa luận.
- Cách tiến hành: Tìm đọc, nghiên cứu, trao đổi những văn bản của Nhà nước, các giáo trình, tài liệu về công tác lưu trữ, cũng như các tài liệu liên quan đến ứng dụng CNTT trong CTLT.
7.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Mục đích: Thu thập thông tin nhằm rút ra được những ưu điểm và hạn chế của CTLT tại cơ quan.
Cách tiến hành: Quan sát, ghi nhận và phân tích những hoạt động liên quan đến các hoạt động lưu trữ và việc ứng dụng CNTT trong CTLT.
Mục đích: Nhằm nghiên cứu thực trạng hoạt động CTLT và thu thập thêm thông tin phục vụ cho việc viết khóa luận.
Cách tiến hành: Trò chuyện, phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo, cán bộ, nhân viên cũng như các cá nhân, tổ chức liên quan đến các hoạt động lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An.
Mục đích: Tính toán, thống kê một số số liệu chính xác về thực trạng ứng dụng CNTT trong CTLT và đánh giá, kết luận về vấn đề nghiên cứu.
Cách tiến hành: Phân tích, tổng hợp, tính toán, thống kê, so sánh các số liệu thu được trong quá trình nghiên cứu.
Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và khuyến nghị, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ, công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa
Chương 3: Giải pháp nâng cao việc dứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân xã Ninh An, thị xã Ninh Hòa, tỉnh Khánh Hòa.
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Các khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Về thuật ngữ tài liệu lưu trữ (TLLT), chúng ta có rất nhiều các quan điểm định nghĩa khác nhau:
Quan điểm thứ nhất : Đã định nghĩa về TLLT căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành Định nghĩa do quan điểm này đề xuất được Hội đồng Lưu trữ quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp Theo định nghĩa của Hội đồng lưu trữ quốc tế: “TLLT là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hơặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng” Phân tích định nghĩa này cho thấy để một tài liệu được thừa nhận là TLLT cần hai điều kiện: Phải hết giá trị hiện hành và Phải còn giá trị lưu trữ được lựa chọn để tiếp tục bảo quản.
Như vậy, theo quan điểm này, bất kỳ một tài liệu nào để được công nhận là TLLT chỉ cần có hai điều kiện trên mà không phụ thuộc vào các điêu kiện khác, ví dụ như: nơi bảo quản cũng như hình thức vật mang tin và kỹ thuật chế tác.
Quan điểm thứ hai – quan điểm định nghĩa thuật ngữ TLLT căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu Quan điểm này do các nước Châu Âu đại diện và coi TLLT là
“toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó” Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa của Pháp được nêu trong cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier – Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm 1993 và cũng là định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệu lưu trữ và tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào” Định nghĩa yêu cầu để một tài liệu nào đó (thực chất là văn bản) có đặc tính của một tài liệu lưu trữ: Ngay tại thời điểm sản sinh ra hoạc nhận được mà không chờ đến khi nó hết giá trị hiện hành Bởi vì không một điều kiện nào ràng buộc về tính “cổ” của tài liệu được đề ra Phải là tài liệu “được một cá nhân hoặc một tổ chức lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó” Nghĩa là hình thức vật lý và nơi bảo quản không tham gia vào khái niệm tài liệu lưu trữ Đến nay định nghĩa này đã được bổ sung một điểm mới cần lưu ý: được bảo quản vì tiếp tục giá trị lưu trữ Hiểu theo quan điểm cảu trường phái thứ 2 mà điển hình thể hiện sử đổi mới này là định nghĩa :“Tài liệu lưu trữ (Archive) là những văn bản (Records) được lập ra, trong quá trình quản lý các công việc và được bảo quản vì chúng tiếp tục có giá trị lưu trữ” 1 Định nghĩa này đối lập với định nghĩa kiểu Anh của Hội đồng Lưu trữ quốc tế ở một điểm cơ bản là “nguồn gốc xuất xứ” Cả hai trường phái này đều khác với trường phái thứ 3.
Quan điểm thứ ba - quan điểm định nghĩa về khái niệm TLLT thiên về nơi bảo quản Đại diện cho quan điểm này là Liên Xô và hầu hết các nước XHCN trước đây. Định nghĩa này được trình bày chính thức trong "từ điển thuật ngữ" 1982: “TLLT là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ” Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm TLLT Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 đến nay Trong Luật này TLLT được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các thể thức cho pháp nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đối với công dân, xã hội và nhà nước” Định nghĩa này không nhấn mạnh điều kiện “nơi bảo quản – kho lưu trữ” và nguồn gốc xuất xứ, song lại chú trọng tới ba điều kiện: thứ nhất, phải là vật mang vật chất có ý nghĩa; thứ hai, thông tin có ý nghĩa; thứ ba, có các yếu tố thể thức để nhận dạng vật mang vật chất đó và vì vậy nó thuộc diện được bảo quản Những điều kiện này sẽ được lưu ý khi bàn về khái niệm Lưu trữ điện tử (TLĐT).
Ngoài ba quan điểm tiêu biểu trên còn có quan điểm dung hòa giữa ba trường phái Việt Nam là một trong các nước có quan điểm dung hòa giữa ba trường phái trên. Thật vậy, hầu hết các định nghĩa trước đây ở nước ta về TLLT đều căn cứ vào bốn đặc điểm cơ bản như: vật mang tin, nguồn gốc xuất xứ, giá trị của tài liệu và nơi bảo quản.
Ví dụ điển hình là định nghĩa chính thức về TLLT được đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam”: “TLLT là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của xã hội"
1 1 Bàn về khái niệm giá trị tài liệu lưu trữ / Nguyễn Cảnh Đương // Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4/2013
Xét định nghĩa nêu tại khoản 3 Điều 2 – Luật Lưu trữ năm 2011 như sau:
“TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” So với quan niệm trước đây, định nghĩa này về khái niệm TLLT có tầm bao quát rộng hơn quan niệm trước đây Nghĩa là nó không bị bó hẹp bởi phạm vi nơi bảo quản tài liệu –
“được bảo quản có cố định trong các lưu trữ” Quan điểm không đưa điều kiện “nơi bảo quản” vào định nghĩa TLLT được tác giả bài “Tài liệu lưu trữ - một thuật ngữ lưu trữ cần được hiểu và định nghĩa chính xác hơn” đăng tải trên tạp chí Dấu ấn thời gian số 3/2006 Ở đây tác giả cho rằng định nghĩa TLLT phải thể hiện được ba thuộc tính cơ bản sau: thứ nhất, tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin quá khứ được con người lưu giữ để khai thác sử dụng để phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội và không phụ thuộc vào nơi bảo quản; thứ hai, TLLT được hình thình ở nhiều thời kỳ, giai đoạn lịch sử khác nhau với vật mangh tin và hình thức thể hiện đa dạng; thứ ba, TLLT nói chung phải là bản gốc, bản chính của văn bản
Mặc dù Luật Lưu trữ đã qui định như vậy nhưng trên thực tế vẫn có một số định nghĩa có một số điểm khác so với định nghĩa trên Ví dụ, một định nghĩa được nêu:
“Tài liệu lưu trữ: Tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp ” 2 Định nghĩa này có các đặc điểm được nêu như:
+ Thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu”;
+ Có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử;
+ Được lựa chọn để lưu trữ bảo quản;
+ Là bản gốc, bản chính;
+ Là bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính.
Ngoài các đặc điểm trên (có thể gọi là điều kiện để một tài liệu bất kỳ nào đó trở thành TLLT) định nghĩa này còn bổ sung hai điều kiện sau: Có nguồn gốc xuất xứ và Nơi bảo quản – kho lưu trữ Đa số các các tác giả đều đồng ý với năm đặc điểm cơ bản của TLLT nêu trên Qua phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng như trong các công trình của các tác giả nước nhà cho phép đi đến nhận xét chung là: Các định nghĩa kể trên, mặc dù có sự khác nhau khi xác định các đặc điểm của TLLT nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này Đó là:
2 “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam” (Nxb Văn hóa Thông tin, H.2011, trang346)
- Thứ nhất , TLLT phải có “nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo qui định hợp pháp”;
- Thứ hai : phải “là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu”.
Sự thống nhất này có ý nghĩa rất quan trọng khi bàn về khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử.
Kết quả phân tích về các khái niệm “Tài liệu”, “văn bản”, “TLLT” cũng cho thấy, ở nước ta, khi định nghĩa vể TLLT đã sử dụng khái niệm “Tài liệu” mà không sử dụng khái niệm “Văn bản” Do đó đã có sự gán ghép từ “tài liệu” với từ “lưu trữ” khi định nghĩa về TLLT Nên chăng trong xu thế hội nhập quốc tế như hiện nay, có thể cần và sử dụng từ “Archive” là một trong các từ được sử dụng rộng rãi trên thế giới khi định nghĩa khái niệm TLLT Nghiên cứu đề xuất không dùng từ ghép TLLT mà sử dụng phiên âm “Archive” sang âm tiếng Việt là “akaivơ” hoặc đơn giản là “Akai”, đồng thời sử dụng khái niệm “Văn bản” để định nghĩa cho khái niệm này Hơn nữa, sự phân tích các định nghĩa cho khái niệm này Hơn nữa, sự phân tích các định nghĩa về khái niệm TLLT như đã nêu trên, về thực chất, chúng ta đã định nghĩa nó theo nội hàm của khái niệm “Văn bản” Từ phương diện đảm bảo vẹn toàn cho “Akai”, ta thấy định nghĩa thuộc trường phái thứ hai là đáng lưu ý nhất Bởi vì, quan điểm cho rằng văn bản ngay tại thời điểm lập ra đã mang một số thuộc tính của “Akai” sẽ tạo điều kiện để người làm lưu trữ, các tổ chức lưu trữ chủ động trong việc bảo quản, bảo vệ an toàn cho các văn bản – đối tượng tiềm năng của hoạt động lưu trữ, đồng thời cũng là cơ sở lý luận – pháp lý buộc các cán bộ, công chức, viên chức (gọi chung là cán bộ) và công dân hoặc các tổ chức lập ra văn bản phải có trách nhiệm quản lý văn bản hình thành trong quá trình hoạt động hợp pháp của mình với tư cách là di sản dân tộc Qua đó, khái niệm “Akai” (TLLT): “là những văn bản (Records) được lập ra, lưu lại, và được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc của mình theo luật định, và được bảo quản vì chúng tiếp tục có giá trị lưu trữ” Định nghĩa này không những không trái với định nghĩa được qui định trong
Khái quát nghiệp vụ công tác lưu trữ
1.2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Nội dung của thu thập bổ sung bao gồm:
- Xác định những cơ quan, đơn vị cá nhân thuộc nguồn thu nhập, bổ sung TLLT.
- Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ.
- Phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới các kho lưu trữ.
- Thực hiện các thủ tục gia nộp tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ.
- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
- Nguyên tắc thu thập , bổ sung tài liệu theo thời kì lịch sử: nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kì lịch sử nào phải riêng theo thời kì lịch sử ấy
- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử của phông đó Thực hiện nguyên tắc này các tổ chức lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn của phông lưu trữ khác thì phải đưa về đúng vị trí Mặt khác, phải thường xuyên sưu tầm, thu thập, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán
- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo khối phông: khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ về nội tài liệu và có những đặc điểm giống nhau, để gần nhau sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng.
- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khu vực thẩm quyền: thu thập bổ sung tài liệu theo khu vực thẩm quyền thường áp dụng lưu trữ lịch sử Theo nguyên tắc này, lưu trữ lịch sử chỉ được quyền thu thập tài liệu lịch sử cơ quan, tổ chức trong danh mục là nguồn nộp lưu đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
1.2.2 Tổ chức xác định giá trị tài liệu
Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu:
- Quy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị.
- Xác định đúng giá trị tài liệu sẽ bảo quản quản được những tài liệu quý, đồng thời hủy bỏ tài liệu hết giá trị để giảm bớt chi phí không cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu đó.
- Công tác xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo các yêu cầu chính xác và thận trọng.
Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu:
- Nguyên tắc tính Đảng hay còn gọi là nguyên tắc chính trị: nôi dung cơ bản của nguyên tắc tính Đảng là khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm của Đảng Những quan điểm của Đảng liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu:
+ Những tài liệu đưa vào bảo quan trong các lưu trữ phải được sử dụng để bảo vệ quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia và cho Đảng.
+ Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia, dân tộc, của Đảng.
Nó là những những bằng chứng lịch sử, nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử một cách chính xác nhất Việc xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm bảo vệ dị sản văn hóa dân tộc Vì thế, những TLLT được sinh ra dưới các chế độ chính trị khác nhau đều được lựa chọn để bảo quản nhằm phục vụ lợi ích của xã hội.
- Nguyên tắc lịch sử: TLLT bản thân nó đã chứng đựng những thông tin quá khứ cả về hình thức lẫn nội dung; bao giờ cũng in đậm dấu ấn thời đại sản sinh ra nó Vì thế, khi xét ý nghĩa của từng tài liệu, cần đặc biệt chú ý đến điều kiện, thời gian mà tài liệu sinh ra Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi khi xác định tài liệu quá khứ, không được lấy ý kiến chủ quan thời gian hiện tại để xem xét tài liệu Mặt khác, nguyên tắc này còn đòi hỏi khi xem xét ý nghĩa của từng tài liệu cần phải có những kiến thức lịch sử nhất định mới có thể xác định đúng được ý nghĩa của tài liệu.
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Nội dung và hình thức của TLLT không chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định, trái lại, ý nghĩa của tài liệu rất đa dạng và phong phú. Ý nghĩa của tài liệu phụ thuộc vào nội dung thông tin của tài liệu; đồng thời còn phụ thuộc vào mục đích sử dụng của người nghiên cứu Vì vậy, khi xem xét giá trị của tài liệu cần phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp.
Trong thực tế, mỗi tài liệu đều có mối quan hệ hữu cơ với các tài liệu khác, và nó chỉ có ý nghĩa khi co mối quan hệ với các tài liệu khác, nên khi xem xét giá trị tài liệu không được tách rời từng tài liệu riêng biệt mà phải đặt chúng vào mối quan hệ với những tài liệu có liên quan.
Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu
- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
- Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông
- Tiêu chuẩn sự trùng lấp thông tin
- Tiêu chuẩn về thời gian địa điểm hình thành tài liệu:
- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu
- Mục đích chỉnh lý tài liệu: Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khóa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
- Yêu cầu: Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ) Tài liệu chỉnh lý hoàn toàn phải đạt được các yêu cầu sau:
+ Phân loại và lập thành hồ sơ chỉnh lý.
+ Xác định thờ hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định thời hạn cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sư:
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
+ Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác, phục vụ cho công việc quản lý, tra cứu, sử dụng;
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị và loại ra để tiêu hủy.
+ Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;
Khái quát về công nghệ thông tin
1.3.1 Tác dụng của công nghệ thông tin
Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ củaCNTT CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin,luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau Mọi loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống CNTT đến với từng người dân, từng người quản lý, nhà khoa học, người nông dân, bà nội trợ, học sinh tiểu học….Không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của CNTT Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển…ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Dưới đây là một số ứng dụng của CNTT:
- Trong kinh doanh: Một số ví dụ về các ứng dụng máy tính trong kinh doanh:
+ Hệ thống quản trị kinh doanh: Ứng dụng kinh điển của máy tính là chạy các hệ thống quản trị doanh nghiệp và ngày nay đã được tin học hoá
+ Hệ thống đặt vé máy bay: Hệ thống đặt vé máy bay đã được tin học hoá từ lâu Điều này đã làm tăng lợi nhuận cho các công ty hàng không và tiện lợi hơn cho khách hàng Ngày nay rất nhiều hệ thống đặt vé được tích hợp với dịch vụ bán vé trực truyến
+ Bảo hiểm: Tất cả các công ty bảo hiểm sử dụng các máy tính rất lớn kết hợp với các phần mềm đặc biệt nhất để quản lý công việc của họ Những phần mềm ấy có thể giải quyết tất cả những thủ tục bảo hiểm
+ Nghiệp vụ ngân hàng trực tuyến: Ngày nay hầu hết các ngân hàng thích kiểu nghiệp vụ trực tuyến Ưu điểm của phương thức này là giảm chi phí Một số ngân hàng hoàn toàn trực tuyến mà không có các chi nhánh Các khách hàng sẽ thu được lợi nhuận nếu truy cập 24 giờ vào các dịch vụ ngân hàng Điều không thuận lợi là nó làm mất công việc trong công nghiệp nhà băng và khi có vấn đề thì không có người để cho bạn phàn nàn Và vấn đề an toàn của hệ thống cũng là vấn đề rất lớn.
- Một số ứng dụng của CNTT trong quản lý nhà nước:
+ Thống kê dân số: Tất cả các thống kê dân số chi tiết được đưa vào cơ sở dữ liệu máy tính Những dữ liệu này được sử dụng để lấy các thông tin và dự đoán Trong một số trường hợp các dữ liệu cũng được đưa lên trực truyến vì vậy chúng trở lên hữu dụng hơn.
+ Đăng ký phương tiện giao thông: Tất cả các đặc điểm của xe con và xe tải được lưu ở trung tâm để có thể tìm được chủ của phương tiện một cách dễ dàng điều này giúp ích cho cảnh sát và các ngành an ninh và hải quan.
+ Thống kê thu nhập: Các thông tin về thu nhập của chính phủ được lưu trữ trong máy tính mà trong nhiều trường hợp có cả các hệ thống trực tuyến.
+ Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu: Các phần mềm ứng dụng của CNTT giúp công tác quản lý hành chính diễn ra hiệu quả hơn, ít tốn thời gian công sức cho người dân.
Ngoài ra CNTT còn mang lại nhiều ứng dụng khác trong lĩnh vực quản lý nhà nước.
- Ứng dụng của CNTT trong y tế và chăm sóc sức khoẻ:
+ Hệ thống bệnh án: Hệ thống bệnh án được tin học hoá và được kiểm soát. Điều này có nghĩa các bác sỹ ở một nơi có thể tuy cập các bản ghi y tế từ những vị trí khác Kết quả của các cuộc kiểm tra có thể được gửi bằng thư điện tử rất nhanh.
+ Hệ thống điều khiển cấp cứu: Việc cấp cứu thường được điều khiển từ trung tâm và các hệ thống máy tính có thể được kết nối với vệ tinh để xác định khu vực cấp cứu.
+ Các công cụ và phương tiện chuẩn đoán và phẫu thuật : Các bác sỹ có thể đưa ra những kết luận chính xác hơn về tính trạng sức khoẻ của bệnh nhân nhờ sự giúp đỡ của máy tính như các thông số về nhịp tim và áp huyết vân vân…
- Ứng dụng của CNTT trong giáo dục:
+ Đăng ký và thời khoá biểu: Có một số chương trình đặc biệt được thiết kế để tin học hoá các công việc này để đỡ mất thời gian
+ Giảng bài bằng máy tính: Giảng bài bằng máy tính là một giải pháp giảng dạy chi phí thấp khi bạn cần giảng cho rất nhiều người với cùng một chủ đề Các chương trình này thường được cung cấp trong CD-ROM/DVD và dưới dạng văn bản, hình ảnh và âm thanh
+ Làm bài tập qua internet: Internet là tài nguyên vô hạn để lấy thông tin về bài tập của sinh viên về máy tính Internet cũng có thể được sử dụng để đặt và thu thập bài tập
+ Hệ thống đào tạo từ xa: E-learning là thuật ngữ được sử dụng để miêu tả việc học qua internet Nó có thể lấy sách từ một trang web thậm chí sử dụng cả video và có cả âm thanh Trong nhiều trường hợp có thể truyền thông hai chiều thời gian thực giữa thầy giáo và sinh viên.
- Ứng dụng chữ ký số, chữ ký điện tử:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
1.4.1 Mục đích, ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Ngày nay, với những thành tựu hết sức to lớn của khoa học kỹ thuật và CNTT đang tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động của chính trị, kinh tế-xã hội trên Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Đặt các cơ quan tổ chức các doanh nghiệp trước những cơ hội và thách thức mới Đòi hòi các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo linh hoạt áp dụng nhiều chính sách phù hợp với mục tiêu hoạt động của cơ quan mình Để cho người lãnh đạo có thể tập trung điều hành toàn bộ công việc quản lý có hiệu quả cao, tránh người lãnh đạo mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thông tin hữu ích cho việc lãnh đạo điều hành, cần có bộ phận hay cá nhân giúp đỡ, đó chính là những người làm CTLT Cần có những người làm lưu trữ để đảm bảo những thông tin phụ vụ cho hoạt động của nhà lãnh đạo và hoạt động của cơ quan Chính vì vây, để hoàn thành tốt công việc thì CTLT phải được quan tâm, chú trọng và áp dụng những tiến bộ về khoa học công nghệ vào công tác này.
Mặc khác, CNTT là một ngành ngày càng phát triển mạnh tại nước ta Bất cứ licnh vực nào cũng có thể thấy sự hiện diện của CNTT, từ giáo dục, y tế đến an ninh quốc phòng Và hiện nay CNTT đang được áp dụng trong hoạt động quản lý nhà nước.
Trong hoạt động của CTLT cũng có sự góp mặt của CNTT Nhờ có CNTT hoạt động lưu trữ ngày càng được cải tiến và nâng cao Chính nhờ máy móc và các phương tiện kho học kỹ thuật giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp ứng nhu cầu của công việc Vì lẽ đó, việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ hết sức cần thiết và nên đẩy mạnh hơn nửa Qua đó, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của CNTT đối với CTLT nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan nói chung. Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ là một phương pháp mới có thể thay thê phương pháp truyền thống Giúp ích rất nhiều khâu của CLTL như: chỉnh lý tài liệu,quản lý tài liệu, khai thác sử dụng Tài liệu có thể mất nhiều thời gian để nhập máy tuy nhiên lợi ích mà nó mang lại vô cùng lớn: không bỏ sót tài liệu, chính xác và kịp thời
Có thể nói việc ứng dụng CNTT vào CTLT là điều hết sức cần thiết và được nhà nước hết sức quan tâm và đẩy mạnh Việc ứng dụng CNTT vào CTLT góp phần hơn nâng cao hiệu quả vai trò của công tác này.
1.4.2 Công tác tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử Để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầu quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng Chính vì lẽ đó, vai trò của cơ quan lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về CNTT, về cung cấp và quản lý CKĐT, về xây dựng các quy định pháp lý đối với TLLT, trong việc bảo đảm các yêu càu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thông tin… có liên quan đến việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Một khi, cơ quan lưu trữ không có thẩm quyền đối với sự sản sinh của tài liệu điện tử, thì sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án/giải pháp trong việc quản lý tài liệu điện tử.
Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010, Thủ tuớng Chính phủ đã quy định để bảo đảm môi trường pháp lý phải “Xây dựng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc” và giao cho Bộ Nội vụ trách nhiệm
“Chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng, ban hành quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc” Luật Giao dịch điện tử cũng quy định về “Lưu trữ thông điệp dữ liệu” và “Nội dung, thời hạn lưu trữ đối với thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”, về
“Quản lý và sử dụng thông tin số”, Luật CNTT quy định việc cung cấp, trao đổi, truyền đưa, lưu trữ, sử dụng thông tin số phải bảo đảm không vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm của Luật và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
1.4.3 Một số yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Khi ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ cần chú ý những yếu câu sau:
- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu bản gốc không để mất mát, thất lạc: Xã hội càng phát triển, tư duy con người càng phong phú, thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng đa dạng Vì vậy việc quản lý TLLT và sử dụng tài liệu càng cần thiết Đối với cơ quan, tổ chức thì các văn bản, TLLT phản ánh qúa trình hoạt động quản lý của nhà nước trên các mặt chính trị, xã hội, kinh tế, văn hóa nói chung và các chương trình kế hoạch, các công việc đã được triển khai trong thời hoạt động của cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó, tài liệu bản gốc hay bản chính là tà liệu mang giá trị pháp lý là cơ sở để phục vụ cho các mục đích khai thác sau này
- Khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu được nhanh chóng, chính xác, đầy đủ: Khai thác thông tin trong CSDL là một trong những công tác quan trọng nhất và là một tronh những mục tiêu của việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Khai thác thông tin trong CSDL phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân Nhu cầu khai thác thông tin trong cơ quan, tổ chức càng ngày càng đa dạng nên bắt buộc việc lập công cụ tra tìm nhằm tìm kiếm, khai thác thông tin cần được đẩy mạnh, làm tốt hơn Khi đã ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ thì việc lập công cụ tra tìm tài liệu sẽ được dễ dàng hơn và sẽ giúp khai thông tin được nhanh chóng Bên cạnh đó thông tin sẽ rất chính xác, đầy đủ nếu công tác nhập CSDL được thực hiện một cách nghiêm túc.
- Bảo vệ được bí mật của tài liệu: Một số tài liệu chứa đựng nhiều nội dung mang tính cơ mật của cơ quan, tổ chức Đặc biệt đối với cơ quan nhà nước thì các tài liệu mang nội dung về bí mật quốc gia rất nhiều, do đó nếu kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp những thông tin đó để phá hoại Vì vậy, khi ứng dụng CNTT vào CTLT phải đảm bảo đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu.
- Bảo vệ CSDL, không để thông tin trong CSDL bị mất hoặc sai lệch thông tin: cơ sở dữ liệu là yếu tố quan trọng hàng đầu khi ứng dụng CNTT vào lưu trữ nên việc bảo vệ CSDL cần phải đảm bảo để phục vụ cho yêu cầu khai thác thông tin Nếu mất thì việc phục hồi lại rất mất thời gian, hạn chế việc khai thác thông tin trong thời gian phục hồi lại Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải chính xác, không được để thông tin sai lệch, vì thông tin phát tán rộng rãi đến người khai thác Nếu thông tin sai lệch sẽ ảnh hưởng đến việc khai thác thông tin, làm sai lệch hình ảnh của cơ quan, tổ chức.
1.4.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay Đối với nhóm tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quả trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số 139/VTLTNN- TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Nội dung văn bản hướng dẫn quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Tuy nhiên, đây mới chỉ là công văn hướng dẫn chưa phải văn bản quy phạm pháp luật và nội dung văn bản chưa quy định điều kiện để bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập cũng như các yêu cầu của việc thu thập, lựa chọn, bảo quản, sử dụng đối với nhóm tài liệu này.
Do chưa có văn bản quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc quản lý TLLT điện tử nên tình hình ứng dụng CNTT trong công tác quản lý điều hành, đặc biệt là hệ thống quản lý, xử lý văn bản chưa theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ về quy trình tạo lập, chuyển giao, xử lý và lưu trữ văn bản ở giai đoạn văn thư cũng như việc chuyển giao vào lưu trữ để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị lưu trữ của văn bản, tài liệu Phần mềm ứng dụng quản lý văn bản hiện nay ở hầu hết các cơ quan chủ yếu xuất phát từ nhu cầu phục vụ xử lý thông tin nhanh bằng phương tiện điện tử, tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả thông tin kịp thời Việc bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng trụy cập của tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của tài liệu từ khi sản sinh, được lựa chọn để lưu trữ lâu dài chưa được thực hiện. Đổi với nhóm tài liệu được sổ hỏa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Ninh An
2.1.1 Chức năng của UBND xã Ninh An
Quản lý nhà nước là chức năng duy nhất và cơ bản nhất của UBND UBND chịu trách nhiệm quản lý mọi mặt trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội địa phương.
UBND là cơ quan có trách nhiệm xây dưng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và hàng năm dài hạn, trình HĐND quyết định Sau khi được HĐND xem xét và thông qua thì UBND có trách nhiệm tổ chức và triển khai thực hiện các kế hoạch đó Về phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi, thực hiện các chương trình khuyến nông, khuyến lâm UBND tổ chức việc dự tính, dự báo và thực hiện các biện pháp phòng trừ sâu bệnh hại cây trồng, vật nuôi Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc trồng rừng, bảo vệ rừng.
2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Trong linh vực kinh tế
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp
+ Tổ chức và thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng khoa học, tiến bộ công nghệ đối với cây trồng và vật nuôi.
+ Tổ chức và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ dịch bệnh, tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng, chống khắc phục hậu quả thiên tai, bảo lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương.
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẽ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền của pháp luật quy định.
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật.
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi, tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ phổ cập giáo dục cho những người trong độ tuổi.
+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn.
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh.
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao, tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử -văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo qui định pháp luật.
Cơ cấu tổ chức
2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy
Sơ đồ 2.2 cơ cấu tổ chức xã Ninh An
2.2.2 Phân tích sơ đồ cơ cấu tổ chức xã Ninh An
Ban Thường vụ Đảng Ủy xã: Gồm 5 đồng chí 1 bí thư, 2 phó bí thư và 2 ủy viên.
Chức trách: Là cán bộ chuyên trách công tác Đảng ở Đảng bộ, chi bộ xã Có trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đảng bộ,
PHÓ CHỦ TỊCH (khối kinh tế)
PHÓ CHỦ TỊCH (khối VH-XH)
KẾ TOÁN ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG
Ban Thường vụ Đảng ủy Đảng Ủy
Mặt trận và các đoàn thể
Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân chi bộ, cùng tập thể đảng uỷ, chi uỷ lãnh đạo toàn diện đối với hệ thống chính trị ở cơ sở trong việc thực hiện đường lỗi, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước trên địa bàn xã Ninh An.
- Nhiệm vụ của Bí thư:
+ Nắm vững Cương lĩnh, Điều lệ Đảng và đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nghị quyết và chỉ thị của cấp trên và chức năng, nhiệm vụ của đảng bộ, chi bộ cấp mình;nắm vững nhiệm vụ trọng tâm, giải quyết có hiệu quả công việc đột xuất; nắm chắc và sát tình hình đảng bộ, tổ chức đảng trực thuộc và của nhân dân trên địa bàn; chịu trách nhiệm chủ yếu về các mặt công tác của đảng bộ.
+ Chủ trì cuộc họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và chỉ đạo việc chuẩn bị xây dựng nghị quyết của đảng bộ, của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và tổ chức chỉ đạo thực hiện thắng lợi các nghị quyết đó.
+ Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ trong lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động và giữ vai trò trung tâm đoàn kết giữ vững vai trò lãnhđạo toàn diện đối với các tổ chức trong hệ thống chính trị ở xã.
+ Lãnh đạo, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên, của đảng bộ, của Ban Chấp hành và Ban Thườngvụ Đảng uỷ.
- Nhiệm vụ của Phó Bí thư, Thường trực Đảng uỷ:
+ Giúp Bí thư đảng bộ chuẩn bị nội dung các cuộc họp và dự thảo nghị quyết của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ về các mặt công tác của Đảng bộ.
+ Tổ chức việc thông tin tình hình và chủ trương của Ban chấp hành, Ban thường vụ cho các Uỷ viên Ban chấp hành và tổ chức đảng trực thuộc.
+ Tổ chức kiểm tra việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị của cấp uỷ cấp trên, của Ban Chấp hành và Ban Thường vụ.
Mặt trận và các đoàn thể: Gồm người đứng đầu của các đòan thể địa phương cụ thể có Chủ tịch Ủy ban Maựt trận Tổ quốc Việt Nam (UBMTTQVN), Chủ tịch Hội Cựu chiến binh,Chủ tịch Hội Nông dân, Bí thư Đoàn thanh niên xã, Chủ tịch Hội LHPN xã.
Chức trách: Là cán bộ chuyên trách đứng đầu UBMTTQVN và các đoàn thể chính trị - xã hội ở xã Ninh An, chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiệnchức năng, nhiệm vụ theo quy định của điều lệ của tổ chức đoàn thể, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
+ Chuẩn bị nội dung, triệu tập và chủ trì các kỳ họp của tổ chức mình.
+ Cùng tập thể Ban Thường trực (Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc), Ban Thường trực (4 tổ chức đoàn thể) xây dựng chương trình kế hoạch công tác, hướng dẫn hoạt động đối với Ban Công tác Mặt trận, các chi hội đoàn thể ở thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố.
+ Phối hợp với chính quyền, các đoàn thể cùng cấp vận động, hướng dẫn cán bộ, đoàn viên, hội viên tổ chức mình, các tầng lớp nhân dân tham gia thực hiện các chương trình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, hiệp thương bầu cử xây dựng chính quyền, thực hiện quy chế dân chủ tại xã và các phong trào thi đua của tổ chức mình theo chương trình, nghị quyết của tổ chức chính trị - xã hội cấp trên tương ứng đề ra.
+ Tổ chức, chỉ đạo việc học tập chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật Nhà nước; các chủ trương, nghị quyết đối với đoàn viên, hội viên của tổ chức mình.
+ Chỉ đạo việc lập kế hoạch kinh phí, chấp hành, quyết toán kinh phí hoạt động và quyết định việc phân bổ kinh phí hoạt động do Nhà nước cấp đối với tổ chức mình.
+ Tham mưu đối với cấp uỷ Đảng ở xã trong việc xây dựng đội ngũ cán bộ của tổ chức mình.
+ Bám sát hoạt động các phong trào, định kỳ tổ chức kiểm tra, đánh giá và báo cáo với cấp uỷ cùng cấp và các tổ chức đoàn thể cấp trên về hoạt động của tổ chức mình.
+ Chỉ đạo việc xây dựng quy chế hoạt động của Ban Thường vụ, Ban Chấp hành cấp cơ sở tổ chức mình; chỉ đạo hoạt động của Ban Thường vụ, Ban Chấp hành đảm bảo theo đúng quy chế đã xây dựng.
Hội đồng nhân dân: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân(HĐND)
Những nét cơ bản của công tác lưu trữ tại UBND xã Ninh An
2.3.1.Cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thư - Lưu trữ
- 1 dàn máy vi tính: 15 cái
- Ngoài ra còn một số các trang thiết bị khác.
Nhìn chung, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Ninh An chưa đáp ứng được hết nhu cầu công tác hằng ngày Số lượng máy tính còn ít trong đó có những máy đã sử dụng lâu Số lượng tủ đựng hồ sơ đa phần đều cũ và chất lượng bị xuống cấp, gây ảnh hưởng lớn đến việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu Các trang thiết bị tại bộ phận văn thư lưu trữ của xã hoạt động không ổn định chất lượng bị xuống cấp, và đây cũng đang là thực trạng chung của UBND xã Ninh An
2.3.2 Thành phần tài liệu phông lưu trữ UBND xã Ninh An
Trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động, UBND xã Ninh An đã sản sinh ra khối tài liệu gồm nhiều thành phần khác nhau Trong đó bao gồm những thành phần chủ yếu sau:
- Tài liệu hành chính: Đây là thành phần chủ yếu có khối lượng nhiều nhất được hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã, bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, quân sự, ngoại giao Đối với UBND xã, tài liệu hành chính chiếm số lượng lớn Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý về các mặt kinh tế - xã hội của địa phương.Loại tài liệu này được viết trên giấy do HĐND, UBND cấp xã sản sinh ra và của các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên (quận, huyện, thành phố) và các cơ quan hữu quan khác gửi tới Tài liệu hành chính phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục v.v… được biểu hiện bằng các hình thức văn bản như Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chính khác
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình (tài liệu nghe nhìn): Ở cấp xã loại hình tài liệu này có rất ít, chủ yếu là các cuốn băng video và tài liệu ảnh(dương bản) ghi lại các sự kiện của địa phương như: lễ hội truyền thống, các ngày lễ trọng đại tổ chức tại địa phương, các kỳ họp của HĐND, các chuyến đi thăm của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo quận, huyện đối với địa phương
Ngoài những thành phần tài liệu chủ yếu trên, trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã còn loại tài liệu đặc thù khác như:
Các loại sổ sách về hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ các loại thuế, sổ địa bạ, sổ đăng ký tạm trú tạm vắng, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký nghĩa vụ quân sự Ngoài tài liệu chính quyền cấp xã còn có các loại bản đồ như : Bản đồ quy hoạch xây dựng, bản đồ quản lý đất nông nghiệp, bản đồ quản lý rừng, bản đồ giao thông, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ đường điện, cáp quang và hệ thống cấp thoát nước
Những năm gần đây cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa loài người bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin Từ đó, đã xuất hiện loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử Loại hình tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng nhiều và dần chiếm ưu thế về những kỹ thuật hiện đại Riêng ở UBND xã, tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại như: phần mềm tài chính-kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng…
- Tài liệu khoa học kỹ thuật:
Loại hình tài liệu này ở cấp xã không nhiều, trong họat động của UBND xã Ninh An, tài liệu khoa học kỹ thuật có chủ yếu là tài liệu về xây dựng cơ bản như nội dung chủ yếu là những bản vẽ kỹ thuật và những văn bản liên quan về các công trình xây dựng ở địa phương như xây dựng trụ sở làm việc, trạm y tế, trường học, nhà trẻ mẫu giáo, nhà văn hoá, nghĩa trang liệt sĩ, trùng tu các di tích lịch sử ở địa phương các công trình thuỷ lợi v.v…
Hình 2.1 Tài liệu Kỹ thuật thủy lợi.
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ UBND xã Ninh An Đối với lưu trữ UBND xã Ninh An không có cán bộ lưu trữ chuyên trách mà chỉ có cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm Cán bộ này có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp những yêu cầu của độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc v.v Trong đó có nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu tại phòng đọc, đối với người ngoài cơ quan đến xin đọc tài liệu thì cán bộ phụ trách lưu trữ cấp thẻ đọc cho độc giả
- Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc đều được lập hồ sơ độc giả bao gồm toàn bộ giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên độc giả
- Giải đáp các câu hỏi của độc giả về nội dung, thành phần tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng công cụ tra cứu Để làm tốt nhiệm vụ này, cán bộ lưu trữ phải nắm vững nội dung, thành phần tài liệu.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị của phòng đọc Nội dung của nhiệm vụ này là giao tài liệu cho độc giả và nhận tài liệu sau khi sử dụng xong Việc giao nhận tài liệu phải đảm bảo các thủ tục.
UBND XÃ NINH AN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC BIÊN BẢN SỐ
Về việc cho mượn tài liệu mang ra ngoài kho lưu trữ
Căn cứ công văn số …ngày tháng năm ……… của………
Giám đốc lưu trữ…… đồng ý cho ông (bà) ……… ……… mượn những tài liệu lưu trữ sau đây mang ra ngoài kho lưu trữ (Có bản thống kê kèm theo).
Tổng số tài liệu mượn là: hồ sơ (đvbq).
Thời gian cho mượn từ ngày tháng năm đến ngày…tháng…năm…… Ông (bà)… ……… có trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu (Không làm lẫn, không làm rách nát, không gạch dấu, gạch xoá trên tài liệu, không làm đảo lộn thứ tự các trang tài liệu) và trả lại đúng kỳ hạn.
BÊN GIAO TÀI LIỆU BÊN NHẬN TÀI LIỆU
(Mẫu Biên bản này chỉ sử dụng trong trường hợp cho cơ quan khác mượn tài liệu và mang ra khỏi cơ quan)
Hình 2.2 Biên bản về việc cho mượn tài iệu
UBND XÃ NINH AN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Về việc làm mất tài liệu lưu trữ
Hôm nay, ngày tháng năm
Họ tên người đánh mất tài liệu:
Số chứng minh thư: Địa chỉ:
Cơ quan: Đã làm mất tài liệu sau:
STT Ký hiệu tra tìm Tiêu đề hồ sơ, tài liệu Nguyên liệu
CÁN BỘ PHỤ TRÁCH PHÒNG ĐỌC NGƯỜI LÀM MẤT TÀI LIỆU
Hình 2.3 Biên bản về viêc mất tài liệu
Sổ sách dùng trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại UBND xã Ninh An
Bất kỳ tài liệu nào độc giả sử dụng phải vào sổ đăng ký kèm theo chữ ký của độc giả Những tài liệu độc giả sử dụng tại phòng đọc phải đăng ký vào "Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ" Về nguyên tắc, TLLT không được mượn ra khỏi cơ quan lưu trữ, trừ trường hợp công vụ đặc biệt Đối với những tài liệu độc giả được phép mang ra ngoài kho lưu trữ để nghiên cứu thì người đọc phải đăng ký vào "Biên bản cho mượn tài liệu mang ra ngoài kho" Hai loại giấy này là công cụ quan trọng để quản lý, theo dõi, kiểm tra TLLT, thống kê các kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ và làm căn cứ để quy trách nhiệm bảo vệ an toàn tài liệu cho độc giả Các giấy này được mẫu hoá và in sẵn các thành phần cố định.
Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ tại UBND xã Ninh An
Chứng thực lưu trữ là giấy chứng nhận bản sao TLLT hoặc các thông tin từ tài liệu lưu trữ đúng với bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại Uỷ
Để tìm hiểu thực trạng áp dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại UBND xã Ninh
An và đánh giá nhận thức về tầm quan trọng của việc áp dụng CNTT vào CTLT tại địa phương qua đó xây dựng các giải pháp nghiên cứu đã tiến hành phỏng vấn, khảo sát dựa trên một số nội dung chính như sau:
- Nhận thức vai trò của lưu trữ và việc ứng dụng CNTT trong CTLT tại UBND xã Ninh An.
- Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ văn thư – lưu trữu của UBND xã Ninh An (trình độ tin học).
- Cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT phục vụ công tác văn thư – lư trữ tại địa phương
- Khối lượng hồ sơ TLLT hình thành nhờ CNTT
- Mức độ hài lòng về công tác lưu trữ UBND xã Ninh An cảu CBVC và người dân xã.
Sau khi phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, CBVC xã và người dân về những vấn đề quan tâm và tiến hành thu thập thông tin trên phiếu hỏi, loại ra những phiếu sai, ghi không đầy đủ, sử dụng phần mềm MS Excel và MS Word để xử lý kết quả điều tra Đầu tiên, để có cái nhìn tổng quát về nhận thức vai trò của công tác lưu trữ nghiên cứu đã khảo sát ngẫu nhiên 50 CBVC xã Ninh An và người dân địa phương trong đó có các cán bộ phụ trách Văn thư - Lưu trữ về về vấn đề "Anh/chị có biết về bộ phận lưu trữ của UBND xã Ninh An hay không?"
Qua kết quả đều tra cho thấy đa số CBVC xã và người dân đều biết được về bộ phận lưu trữ tại địa phương: 100% ý kiến chọn “Có” và không có ý kiến nào chọn
“Không” Như vậy có thể khẳng định cán bộ công chức tại UBND xã Ninh An và người dân đã nhận thức được sự tồn tại tác dụng của CTLT trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung và của UBND xã Ninh An nó riêng.
Tuy nhiên, dù đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của CTLT, nhưng lãnh đạo vẫn chưa có sự chỉ đạo kịp thời cũng như đầu tư cho hoạt động này nhiều Những năm gần đây CTLT mới được quan tâm và cải tiến nhưng vẫn chưa đáp ứng được một cách tốt nhất cho hoạt động của cơ quan.
Khi khảo sát về vấn đề "CNTT có quan trọng trong công tác lưu trữ?" Theo như kết quả nhận được thì có 10/50 người nói rằng CNTT đống vai trò không quan trọng trong CTLT tương đương với 34% Và còn lại là 63% cho rằng CNTT rất quan trọng trong lưu trữ Đặc biệt có 3% không biết đến việc ứng dụng CNTT vào CTLT trại địa phương Điều này cho thấy rằng đa số CBVC và người dân xã nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào CTLT nhưng vẫn còn đến 34% chưa nhận thức rõ ràng về vần đề này Đây là một con số đáng buồn hiện nay, khi mà CNTT ngày càng phổ biến và phát triển.
Tán thành Không tán thành Không biết
Biểu đồ 2.1: Nhận thức về tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ Đối với một bộ máy nhỏ gọn như UBND xã thì khi xét về số lượng người được khảo sát thì 34% tương đương với 10/50 người rõ ràng đây là một con số đáng báo động cho thấy rằng đội ngũ CBVC và nhân dân trong xã vẫn còn một bộ phận chưa nhận thức được tầm quan trọng của CNTT đối với CTLT địa phương Đòi hỏi lãnh đạo địa phương cần kịp thời có các biện pháp phổ biến, tuyên truyền nâng cao trình độ nhận thức cho đội ngũ CBVC xã hiện nay.
Khảo sát tiêu chí về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ CTLT thì kết quả nhận được như sau:
Có đầy đủ Có, nhưng chưa đầy đủ Không có
Biểu đồ 2.2: Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ
Từ khảo sát cho thấy, có 15% CBVC cho rằng hệ thống trang thiết bị cơ sở vật chất đã đầy đủ để phục vụ CTLT của địa phương có thể thấy họ vẫn chưa hiểu hết về các nghiệp vụ lưu trữ và chưa thật sự coi trong công tác lưu trữ của đơn vị Tuy nhiên, có đến 85% số CBVC được hỏi cho rằng cơ sở vật chất hiện nay hoàn toàn chưa đáp ứng được yêu cầu CTLT đặt ra hiện nay Cụ thể nghiên cứu đi khảo sát về mức độ đáp ứng của cơ sở vật chất đối với một số nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ và sô liệu thu thập được như sau:
10.00% Đã đáp ứng Chưa đáp ứng Không ý kiến
Biểu đồ 2.3 Mức độ đáp ứng của cơ sở vật chất trang thiêt bị cho công tác tra tìm tài liệu.
Biểu đồ 2.4 Mức độ đáp ứng của cơ sở vật chất đối với công tác bảo quản tài liệu
Từ hai khảo sát về mức độ đáp ứng của cơ sở vật chất trong hai nghiệp vụ cơ bản của lưu trữ có thể thấy, các tỷ lệ tương đồng nhau Đa số ý kiến của cán bộ xã
Ninh An đều cho rằng các trang thiết bị văn phòng phục vụ cho hoạt động lưu trữ có nhưng chưa đầy đủ và chưa thể đáp ứng được nhu cầu của CTLT hiện nay Chỉ một só ít cho rằng vật chất hiện tại đã đủ để phục vụ tốt cho CTLT và không nêu quan điểm của mình Tuy nhiên, nhiêu đó đã đủ để thấy rằng cơ sở vật chất phục vụ lưu trữ và việc ứng dụng CNTT vào lưu trữ ở UBND xã Ninh An chưa đáp ứng được nhu cầu. Đòi hỏi phải có sự bổ sung thay thế cần thiết để đảm bảo công tác lưu trữ địa phương diễn ra hiệu quả.
Một khảo sát quan trong khác là về trình độ tin học của đội ngũ CBVC xã, dựa trên chỉ tiêu về chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản và nâng cao theo Thông tư 03 của Bộ TT&TT quy định chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 28/4/2014 và thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 về " QUY ĐỊNH CHỨC DANH, MÃ SỐ NGẠCH VÀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ CHUYÊN MÔN CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC CHUYÊN NGÀNH HÀNH CHÍNH" trong 20 người được khảo sát chỉ có 2 người có kỹ năng sử dụng CNTT nâng cao đến mô đun kỹ năng 09 (phụ lục), 12 người có chỉ mới đáp ứng về trình độ kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản còn lại không đáp ứng được yêu cầu về kỹ năng sử dụng CNTT Từ đó cho thấy trình độ về công nghệ thông tin của đội ngũ CBVC xã Ninh An còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác ứng dụng CNTT vào CTLT của địa phương
Biểu đồ 2.5: Trình độ CNTT của CBVC xã Ninh An
Có kỹ năng sử dụng CNTT nâng cao có kỹ năng sử dụng CNTT cơ bảnKhông đáp ứng được kỹ năng sử dụng CNTT
2.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thu thập và bổ sung tài liệu
- Trong quá trình lập kế hoạch thu thập; thông báo nộp hồ sơ, tài liệu
Quý IV hàng năm, cán bộ lưu trữ UBND xã Ninh An tiến hành khảo sát, lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn đối với tài liệu quản lý hành chính; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện, trang thiết bị để tiếp nhận tài liệu; thông báo và hướng dẫn các cá nhân, đơn vị chuẩn bị tài liệu để giao nộp Trong quá trình này CNTT chủ yếu được sử dụng trong việc soạn thảo văn bản, kế hoạch và gửi các thông báo đến các các nhân, đơn vị để chuẩn bị tài liệu giao nhận Chưa thấy được lợi ích của việc ứng dụng CNTT để tìm kiếm tài liệu online trên mạng sẵn có.
- Quá trình xác định thành phần hồ sơ, tài liệu cần giao nộp và vận chuyển tài liệu đến kho lưu trữ
Trước khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung, hoàn thiện cho đủ Cán bộ lưu trữ có thể đối chiếu với các biểu mẫu online.
+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ;
+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì có thể tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng;
Đánh giá chung thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Ninh An
- Một số trang thiết bị thông tin phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Ninh An được đầu tư khá mới và hiện đại, máy tính, máy scan máy in đang dần được UBND xã đầu tư mua mới Đây là một trong những điểm thuận lợi, hổ trợ tốt cho CTLT và ứng dụng CNTT vào CTLT của cơ quan
- Đội ngũ CBVC phụ trách văn thư - lưu trữ của Xã có trình độ khá, trẻ trung, năng động, dễ thích nghi với sự thanh đổi, nắm bắt nhanh công nghệ kỹ thuật Dễ dàng áp vận hành hệ thống CNTT vào công tác văn thư cũng như lưu trữ của địa phương,năng xuất làm việc đạt hiệu quả cao.
- Giảm tải được phần nào áp lực công việc cho CBVC Xã, rút ngắn thời gian làm việc, giảm thiểu sự phiền hà cho người dân.
- Áp dụng CNTT vào CTLT của UBND xã Ninh An tuy chưa toàn diện nhưng đã giúp tiết kiệm phần nào nguồn ngân sách của Xã và sức lao động của CBVC Xã.
- Một ưu điểm dể nhận thấy nữa của việc ứng dụng CNTT vào CTLT của Xã là, tiết kiệm được không gian lưu trữ, một số tài liệu được lưu trong các Ổ đĩa, DVD, USB tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu hạn chế được những hư hỏng mất mát đối với tài liệu nhất là các tài liệu giấy như công văn, giấy tờ.
- Lãnh đạo UBND xã Ninh An đã quan tâm, giám sát và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư - lưu trữ tại Xã Đảng và nhà nước quan tâm đúng mực đến vấn đề áp dụng CNTT vào lưu trữ.
- Việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ tại UBND xã Ninh An tuy mới xuất hiện vài năm trở lại đây và chưa đi sâu vào từng lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể nhưng đã phần nào làm thay đổi quan điểm của CBVC và người dân, mang lại hiệu quả bước đầu cho công tác quản lý lưu trữ
- Việc ứng dụng CNTT vào CTLT tại UBND xã vẫn chỉ là bề nổi, chưa thực sự đi sâu vào từng khâu nghiệp vụ cụ thể, chủ yếu chỉ áp ụng cho khâu quản lý và lưu trữ cho một số văn bản, tài liệu giấy, ghi âm ghi hình.
- Xã chưa có một đội ngũ CBVC lưu trữ chuyên trách mà đa phần còn phải kiêm nhiệm nhiều vị trí khác như văn thư, cán bộ hội phụ nữ điều này ảnh hướng rất lớn đến hiệu quả CTLT cũng như việc áp dụng CNTT vào CTLT.
- Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư - lưu trữ xã tuy được đầu tư mua mới nhưng chưa thật sự hiện đại, vẫn còn thiếu hụt.
- Đội ngũ CBVC xã và đại bộ phận người dân vẫn chưa biết về việc hiệu quả của việc ứng dụng CNTT vào lưu trữ, thái độ còn thờ ơ Việc ứng dụng CNTT vào lưu trữ còn chưa được quan tâm coi trọng đúng mức.
- Hiệu quả của CNTT trong CTLT của UBND xã Ninh An chưa cao, chủ yếu phát huy ở khâu văn thư.
- Việc ứng dụng CNTT vào công tác lư trữ còn khá mới, đội ngũ CBVC chưa được đào tạo, tập huấn nhiều vẫn còn thiếu kinh nghiệm và để xảy ra sự cố sai xót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
- Sự quan tâm đầu tư cho việc ứng dụng CNTT vào CTLT của UBND xãNinh An vẫn còn ít chưa được đặt lên hàng đầu.
- UBND xã Ninh An hiện vẫn chưa áp dụng chữ ký số vào các hoạt động hành chính, Văn thư - Lưu trữ.
Việc ứng dụng CNTT vào CTLT ở UBND xã Ninh An tồn tại những ưu điểm và nhược điểm riêng xuất phát từ một số nguyên nhân cơ bản sau:
- Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị đặc biệt là hạ tầng CNTT còn nhiều thiếu thốn song song với đó là vấn đề nguồn ngân sách Xã còn nhiều hạn chế chưa đủ khả năng đáp ứng việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào lưu trữ.
- Trình độ đội ngũ CBVC xã có năng lực và trình độ, nhất là trình độ về CNTT còn ở mức thấp Chưa thể thích nghi nhanh chóng theo xu thế phát triển của khoa học công nghệ hiện nay nói chung và sự phát triển của CNTT nói riêng là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ của Xã Thêm vào đó, các lớp đào tạo, bồi dưỡng trình độ cán bộ về CTLT chưa được mở thường xuyên.
- Lãnh đạo đơn vị cũng như Đơn vị chủ quản nhứng năm gần đây đã có quan tâm, chỉ đạo đáng kể tuy chưa thực sự coi trọng quá trình áp dụng CNTT vào lưu trữ, thiếu sự quản lý đốc thúc đồng thời thiếu các Văn bản, Quy chế và chính sách quyết liệt nhằm thúc đẩy quá trình thông tin hóa các hoạt động văn thư lưu trữ.
- Là địa phương thuần nông nên nhận thức cũng như hiểu biết của đại bộ phận quần chúng nhân dân và cán bộ UBND xã Ninh An về tầm quan trọng của công tác lưu trữ còn thấp đặc biệt là việc chưa thấy được sự cần thiết và lợi ích của việc ứng dụng CNTT vào lưu trữ.
- Ngoài những nguyên nhân chủ yếu trên còn một số nguyên nhân khác như:tốc độ internet, sự cố về điện hay của các nhà mạng, Xã chưa có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên trách về trang thiết bị thông tin cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc áp dụngCNTT vào CTLT tại địa phương.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
Các nguyên tác xác lập giải pháp
Bất kỳ giải pháp nào khi được đưa ra dù trong lĩnh vực nào cũng cần chú ý đến tính khả thi và đảm bảo được các nguyên tắc cụ thể trong từng điều kiện nhất định mới có thể tiến hành triển khái thực hiện
3.1.1 Nguyên tắc bảo đảm tính thực tiễn
Tính thực tiễn của biện pháp phải bắt nguồn từ việc căn cứ vào tình hình thực tế và từng điều kiện cụ thể của Ủy ban Nhân dân xã Ninh An về các điều kiện cần và đủ, trong đó bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược, mục tiêu, các điều kiện đảm bảo về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, tài chính v.v phục vụ cho hoạt động lưu trữ và việc ứng dụng CNTT trong CTLT để từ đó đề xuất các biện pháp phù hợp.
Biện pháp đề xuất phải được thể hiện một cách cụ thể, có sự khác biệt so với các biện pháp đang được thực hiện trong cùng một môi trường, điều kiện, hoàn cảnh tại Ủy ban và có thể so sánh, đối chiếu với một môi trường, điều kiện khác có cùng lĩnh vực hoạt động tại cơ quan.
Việc đề xuất biện pháp phải căn cứ vào thực tế của hoạt động ở Ủy ban Nhân dân xã Ninh An có các yếu tố bên trong như nguồn lực con người, tài chính, cơ sở vật chất hạ tầng và các yếu tố bên ngoài như yếu tố về xã hội, môi trường có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hoạt lưu trữ và áp dụng CNTT vào công tác lưu trữ tại UBND xã Ninh An Từ đó đề xuất các biện pháp sao cho phù hợp Ngoài ra còn phải dựa trên cơ sở của việc thực hiện khảo sát, điều tra xã hội học, trò chuyện, phỏng vấn với nhiều đối tượng khảo sát khác nhau như CBQL, nhân viên về thực trạng của vấn đề để có được cơ sở đề xuất biện pháp phù hợp và mang tính thực tiễn cao.
3.1.2 Nguyên tắc đảm bảo tính đồng bộ
Song song với nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn, các biện pháp đề xuất còn phải tuân thủ nguyên tắc về tính đồng bộ, được thể hiện ở chỗ các biện pháp phải hài hòa, cân đối, đồng bộ với các yêu cầu, điều kiện, môi trường hiện tại trong quá trình thực hiện Có mối quan hệ tương quan lẫn nhau giữa các biện pháp khác Hệ thống quản lý của cơ quan được hình thành từ các bộ phận chức năng: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Văn phòng , Công đoàn, Đoàn thanh niên,…Trong đó nghiệp vụ lưu trữ có mối quan hệ với hầu hết các nghiệp khác như : Kế toán, văn thư, địa chính, cũng như cso mỗi quan hệ với hầu hết các bộ phận khác trong UBND xã Do đó, khi nghiên cứu, đề xuất các biện pháp quản lý phải luôn có tính đồng bộ trong mọi hoạt động nghiệp vụ, cũng như đồng bộ trong hoạt động của các bộ phận trong cơ quan Mỗi biện pháp đề xuất không chỉ thực hiện được trong phạm vi hoạt động lưu trữ mà còn có thể vận dụng thực hiện được đối với tất cả những lĩnh vực hoạt động khác như quản lý, văn thư nhờ tính tương quan, đồng bộ với các biện pháp khác hiện đang được sử dụng.
3.1.3 Nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống
Có thể hiểu nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống là việc các biện pháp đề xuất còn phải tuân thủ nguyên tắc về tính hệ thống, được thể hiện ở chỗ các biện pháp phải hài hòa, cân đối, hệ thống hóa với các yêu cầu, điều kiện, môi trường hiện tại trong quá trình thực hiện Có mối quan hệ tương quan lẫn nhau giữa các biện pháp khác, mối quan hệ này thể hiện ở chỗ mỗi biện pháp đề xuất không chỉ thực hiện được trong phạm vi hoạt động lưu trữ của cơ quan mà còn có thể vận dụng thực hiện được đối với tất cả những lĩnh vực hoạt động khác nhờ tính hệ thống hóa với các biện pháp khác hiện đang được sử dụng Ví dụ: giải pháp đề ra không chỉ áp dụng được cho riêng biệt cho khâu lưu trữ mà phải gắn liền nó với các nghiệp vụ văn thư Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của cán bộ VTLT xã đồng thời phải giúp lãnh đạo xã trong việc quản lý.
3.1.4 Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả
Ngoài tính thực tiễn, đồng bộ và hệ thống, các biện pháp đề xuất còn phải tuân thủ nguyên tắc về tính hiệu quả, được thể hiện ở chỗ các biện pháp phải hài hòa, cân đối, đồng bộ, hệ thống và có hiệu quả cao với các yêu cầu, điều kiện, môi trường hiện tại trong quá trình thực hiện Có mối quan hệ tương quan lẫn nhau giữa các biện pháp với nhau, mối quan hệ này thể hiện ở chỗ mỗi biện pháp đề xuất không chỉ thực hiện được trong phạm vi hoạt động lưu trữ tại UBND xã mà còn có thể vận dụng thực hiện được đối với tất cả những lĩnh vực hoạt động khác nhờ tính hiệu quả cao với các biện pháp khác hiện đang được sử dụng.
Hiệu quả của công tác lưu trữ tại cơ quan được xét trên Quy chế đánh giá và các chuẩn mực đạo đức, yêu cầu cảu người dân và của xã hội Thước đo của hiệu quả chính là những cán bộ công chức có đầy đủ các phẩm chất, năng lực theo đúng mục tiêu chuyên ngành, và năng xuất, chất lượng của công tác lưu trữ đặc biệt là chất lương tài liệu và mức độ hài lòng của người dân và xã hội.
3.1.5 Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Để đảm bảo các nguyên tắc trên thì các biện pháp đề xuất còn phải tuân thủ nguyên tắc về tính khả thi, được thể hiện ở chỗ các biện pháp phải hài hòa, cân đối,đồng bộ, hệ thống hóa, và vừa có tính hiệu quả cao vừa khả thi tốt với các yêu cầu,điều kiện, môi trường hiện tại trong quá trình thực hiện Có mối quan hệ tương quan lẫn nhau giữa các biện pháp khác, mối quan hệ này thể hiện ở chỗ mỗi biện pháp đề xuất không chỉ thực hiện được trong phạm vi hoạt động lưu trữ cảu cơ quan mà còn có thể vận dụng thực hiện được đối với tất cả những lĩnh vực hoạt động khác nhờ tính khả thi tốt với các biện pháp khác hiện đang được sử dụng Biện pháp đưa ra không máy móc, xa vời và gắn liền với thực tiễn, có tính khả thi dễ áp dụng và dễ thành công.
Nguyên tắc này đòi hỏi biện pháp đưa ra phải được sự đồng thuận của các cấp quản lý trong cơ quan của địa phương hay của các cá nhân, và đặc biệt là sự đồng thuận của toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
