hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn ủy ban nhân dân phƣờng xuân la quận tây hồ thành phố hà nội

Nhằm đáp ứng nhu cầu đó và từng bước hoàn thiện nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản để điều chỉnh vấn đề này như Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính ph

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TỪ THỰC TIỄN ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Họ và tên tác giả : Bùi Phan Hiếu

Hệ đào tạo : Đại học chính quy Khóa học : 2020 – 2024

Mã sinh viên : 2005LHOE048

HÀ NỘI – NĂM 2024

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TỪ THỰC TIỄN ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Họ và tên tác giả : Bùi Phan Hiếu Người hướng dẫn : ThS Hoàng Diệu Linh

Hệ đào tạo : Đại học chính quy Khóa học : 2020 – 2024

Mã sinh viên : 2005LHOE048

HÀ NỘI - NĂM 2024

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô của Khoa Nhà nước và Pháp luật - Học viện Hành chính Quốc gia đã tạo điều kiện tốt nhất cho em có

cơ hội học hỏi, tìm hiểu và trau dồi kiến thức để thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tới quý các bác, các cô, chú, anh, chị cơ quan Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội đã cung cấp tài liệu giúp em thực hiện đề tài kháo luận tốt nghiệp này

Em cũng hết lòng biết ơn sự quan tâm và ủng hộ của gia đình, bạn bè Đó chính là nguồn động viên tinh thần rất lớn để em theo đuổi và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Đặc biệt, em xin trân trọng cảm ơn cô ThS Hoàng Diệu Linh đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện đề tài Cảm ơn cô đã giúp đỡ em rèn luyện kĩ năng viết bài, kĩ năng thuyết trình và cung cấp thêm tài liệu để em hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định của trường Học viện Hành chính Quốc gia

Do điều kiện thời gian cũng như trình độ năng lực của tác giả có hạn nên

đề tài “Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” cũng không thể tránh

khỏi những sai sót, hạn chế Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Hội đồng nghiệm thu và quý thầy cô để tác giả tiếp tục chỉnh sửa hoàn thiện đề tài

Trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp “Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố

Hà Nội” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn

khoa học của cô ThS Hoàng Diệu Linh trong thời gian vừa qua Tôi cam đoan nội dung và số liệu trong bài khóa luận tốt nghiệp của tôi đảm bảo đầy đủ độ tin cậy và tính trung thực

Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2024

Sinh viên

Bùi Phan Hiếu

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Đóng góp đề tài 5

7 Bố cục của đề tài 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC 7

1.1 Khái quát về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc 7

1.2 Quy định về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã 16

1.3 Quản lý nhà nước đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã 24

Tiểu kết Chương 1 30

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 30

2.1 Tổng quan về Uỷ ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 30

2.2 Thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã - từ thực tiễn phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 34

Tiểu kết chương 2 52

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 54

3.1 Phương hướng hoàn thiện 54

3.2 Một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc 55

Tiểu kết chương 3 61

KẾT LUẬN 62

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

PHỤ LỤC 68

Nhằm đáp ứng nhu cầu đó và từng bước hoàn thiện nhà nước về cấp bản sao

từ sổ gốc, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản để điều chỉnh vấn đề này như Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Quyết định số 1024/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp ban hành ngày 09/05/2018 về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp; Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp ban hành ngày 03/03/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch…

Tuy nhiên, trên thực tế, hoạt động này vẫn còn tồn tại nhiều mặt khó khăn, vướng mắc như: Những quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện còn chưa rõ ràng, nhập nhằng khiến cho các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền

và liên quan đôi lúc còn nhầm lẫn trong việc thực hiện hoạt động cấp bản sao; Công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc số hóa dữ liệu sổ gốc hiện nay chủ yếu làm công tác chuyên môn tư pháp, trình độ, năng lực, kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện số hóa còn hạn chế, mà quá trình số hóa phải thực hiện nhiều thao tác, đòi hỏi người thực hiện phải có kinh nghiệm số hóa và trình độ nhất định về công nghệ thông tin mới đáp ứng được; tại một số địa phương, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục

vụ công tác đăng ký quản lý tư pháp - hộ tịch chưa đảm bảo như: Kho lưu trữ (chưa được bố trí riêng), máy tính, máy in (đã cũ), cập nhật mạng internet để tra cứu còn khá yếu; đối với Phòng tư pháp ngoài việc lưu trữ các sổ hộ tịch kép và Sổ hộ tịch đã được chứng thực của cấp xã gửi lên, còn phải lưu trữ các hồ sơ, sổ hộ tịch có yếu tố nước ngoài nhưng vẫn chưa được trang bị kho lưu trữ riêng đảm bảo đúng tiêu chuẩn về pháp luật lưu trữ…

Hơn thế nữa, trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, việc cập nhật, sử dụng bản điện tử các loại giấy tờ

là xu hướng tất yếu Việc sử dụng bản điện tử sẽ tạo nhiều thuận lợi cho người dân giải quyết thủ tục hành chính, nhu cầu cung cấp bản sao điện tử giấy tờ cá nhân cũng vì thế mà ngày càng tăng cao Theo đó, thay vì người dân phải đến trụ sở cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thì người dân có thể tự làm trực tuyến tại bất kì đâu, chỉ cần có thiết bị thông minh kết nối Internet Chính vì vậy, việc số hoá sổ gốc, xây dựng và vận hành thống nhất, cập nhật đầy đủ, triển khai áp dụng thống nhất, đồng bộ toàn quốc, có sự kết nối liên thông, chia sẻ Cơ sở dữ liệu điện tử toàn quốc hướng tới cung cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là nhu cầu bức thiết hiện nay

Nhận thấy vai trò, tầm quan trọng và tính chất tiên quyết của hoạt cấp bản sao từ sổ gốc trong việc vận hành của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác trong hệ thống chính trị của nước ta, tác giả khóa luận tốt nghiệp đã đi sâu vào nghiên cứu tình hình cấp bản sao từ sổ gốc ở địa phương, gắn với hoạt động nghiên cứu – dựa trên cơ sở thực tiễn quan sát, làm việc tại cơ quan

Phường Xuân La thuộc quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội là một địa bàn đông dân cư cũng như nhiều tổ chức, cơ quan trường học Trong nhiều năm qua hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc đã được thực hiện đúng quy định pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho dân cư và các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn Tuy nhiên, quá trình triển khai thực hiện hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc cũng còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc Là một sinh viên học ngành Luật, tác giả luôn trăn trở

và mong muốn sẽ có những giải pháp tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn trong

hoạt động này Vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Hoạt động cấp bản sao từ sổ

gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố

Hà Nội” để nghiên cứu làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp Với mong muốn từ kiến

thức lý luận đã được thầy, cô trang bị, tác giả sẽ tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng việc cấp bản sao từ sổ gốc ở Phường Xuân La, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục những tồn tại, góp phần hoàn thiện pháp luật về lĩnh vực này và nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ gốc trên thực tế

- Báo Lao động “Cấp bản sao, chứng thực bản sao điện tử: Giảm phiền tiết kiệm chi phí” của tác giả Vương Trần Bài viết đã chỉ rõ những lợi ích thiết

thực từ việc cấp bản sao, chứng thực điện tử khi được triển khai, nhờ đó kỳ vọng tiết kiệm chi phí, giảm phiền hà cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính [29]

- Trang thông tin điện tử Bộ Tư pháp, “Cần phân biệt việc “chứng thực bản sao từ bản chính” và “cấp bản sao từ sổ gốc” của tác giả Thanh Xuân Bài

báo đã chỉ ra những trường hợp mà người dân, tổ chức và thậm chí là công chức phụ trách lĩnh vực tư pháp nhầm lẫn bản sao được cấp từ sổ gốc với bản sao chứng thực từ bản chính Đòi hỏi pháp luật nước ta trong thời gian tới cần có những quy định, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng hơn cho người dân, các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền và liên quan áp dụng đồng bộ việc sử dụng các bản sao để thuận tiện và dễ dàng trong các yêu cầu giao dịch của người dân [31]

Có thể nhận thấy rằng, những công trình nghiên cứu chuyên sâu, triển khai trực tiếp về hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” còn rất khiêm tốn Với mục

đích làm phong phú thêm nội dung nghiên cứu tôi lựa chọn đề tài: “Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây

Hồ, Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khoá luận tốt nghiệp luật học với

mong muốn sẽ góp phần hoàn thiện hơn nữa các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời làm rõ bản chất của hoạt động này, vai trò của hoạt động này trong công cuộc xã hội hoá qua góc nhìn thực tiễn tại UBND phường Xuân La, Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Qua đó góp phần phát hiện những hạn chế, bất cập của pháp luật cũng như những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực thi ở Việt Nam Từ đó, đề xuất, kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa quy định pháp luật về “cấp bản sao từ sổ gốc” nói riêng, hoàn thiện thủ tục hành chính nói riêng, nâng cao hiệu quả công tác trong giai đoạn tới góp phần phục

vụ người dân, phục vụ nhu cầu của xã hội

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu

Dựa trên cơ sở lý luận, thực tiễn và thực trạng của hoạt động cấp bản sao

từ sổ gốc, đề tài nghiên cứu về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội Từ đó, khuyến nghị một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc được nâng cao hơn, khắc phục phần nào những hạn chế còn tồn đọng

3.2 Nhiệm vụ

Nhằm thực hiện mục đích nêu trên, Khoá luận đặt ra một số nhiệm vụ chính như sau:

- Hệ thống những vấn đề lý luận về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

- Phân tích thực trạng quy định pháp luật hộ tịch hiện hành và thực trạng công tác cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

- Chỉ rõ phương hướng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” trong thực tiễn

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu những vấn đề lí luận và thực tiễn về công tác cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà

Nội

- Phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu từ năm 2019 đến năm 2023

- Phạm vi nội dung: Khóa luận tập trung nghiên cứu, làm sáng tỏ những

vấn đề lí luận, quy định và thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Uỷ ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận nghiên cứu chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc: Đây là phương pháp được dùng để tìm hiểu, nghiên cứu những tài liệu, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc;

- Phương pháp phân tích, liệt kê: Đây là phương pháp được dùng để phân tích, liệt kê làm nhằm rõ những vấn đề về lý luận chung và thực tiễn hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, qua đó đưa ra những nhận định, đánh giá, nhận xét mang tính kết luận;

- Phương pháp tổng hợp: Đây là phương pháp được sử dụng để đánh giá, nhận định thực tiễn hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc qua những kết quả, số liệu thu thập được tại cơ quan Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội;

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin;

- Phương pháp so sánh; đánh giá

6 Đóng góp đề tài

- Hệ thống những vấn đề lý luận về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

- Từ kết quả nghiên cứu hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc trên địa bàn phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội; đề tài đã Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

- Đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các bạn sinh viên ngành Luật

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT

VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC 1.1 Khái quát về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm

1.1.1.1 Khái niệm

Để hiểu được khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc”, trước hết, cần làm rõ khái niệm “bản sao”, “bản chính” và “sổ gốc” Bên cạnh đó, cũng cần phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau có tính chất tương đồng với khái niệm

“cấp bản sao từ sổ gốc”, qua đó, nhằm có được hiểu biết chính xác về bản chất của hoạt động này Đây là vấn đề cốt yếu, có vai trò lý luận cũng như thực tiễn

vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng đến mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động mà căn cứ vào đó người ta có thể xác định phạm vi, nội dung, thậm chí đến quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tham gia quan hệ pháp luật

Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt Viện Ngôn Ngữ, NXB

Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa liên quan đến “cấp bản sao từ sổ gốc”,

Sao: “Sao Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính) Sao đúng nguyên văn một tài liệu Sao y bản chính Bản sao” [20]

Về khía cạnh pháp lý, cho đến nay, chúng ta chỉ có hai khái niệm khác nhau về hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Cụ thể như sau:

Tại Khoản 4 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về việc cấp bản sao sổ gốc,

chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định: “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc”; [6]

Đồng thời, Nghị định này làm rõ khái niệm “bản sao”, “bản chính” và “sổ

gốc” theo đó: “Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính” và “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập

ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”

Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì:

“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc,

căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.”;

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy

đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”;

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm

quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

“Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc

cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp” [7]

Như vậy, có thể thấy, tuy hai khái niệm trên có khác nhau nhưng mục đích của hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc thì không thay đổi” Tất cả đều là việc của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho

cá nhân có yêu cầu Đây chỉ đơn thuần là hành vi sao lại đầy đủ, chính xác nội dung từ sổ gốc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính Như vậy, hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” không làm phát sinh bất kỳ một giá trị pháp lý nào cho các văn bản (bản sao) mà cơ quan có thẩm quyền tạo ra theo hình thức này

Đây là điểm khá tương đồng giữa hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” với hành vi “chứng thực” Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra

khái niệm “chứng thực” là gì: “Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này” Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính Phủ

không có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký [5]

Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, về cơ bản thừa kế khái niệm về “chứng thực” của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp đồng, giao dịch” theo đó: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”

Như vậy, hành vi “chứng thực” qua các khái niệm có thể hiểu là hành vi

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền “xác nhận” tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký, giao dịch, hợp đồng Hành vi chứng thực của người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần là tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… và xác thực giấy tờ, văn bản; người thực hiện chứng thực cũng chỉ chứng thực hành vi pháp lý xảy ra mà không phải chịu trách nhiệm về hành vi của nội dung của hành vi đó Và hành vi này cũng không làm phát sinh bất kỳ một giá trị pháp lý nào cho các văn bản (bản sao) mà cơ quan có thẩm quyền tạo ra theo hình thức này

Các bên khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch cung cấp các loại văn bản đã được thực hiện bởi hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” hay “chứng thực” không nhằm mục đích để tạo ra “chứng cứ”, mà họ mong muốn quyền và lợi ích hợp pháp của mình được đảm bảo, Nhà nước tổ chức và triển khai hoạt động này cũng không nhằm mục đích tạo ra chứng cứ khi xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, thủ tục hành chính…mà để kiểm soát, để đảm bảo các hợp đồng, các giao dịch, các thủ tục này được thực hiện đúng pháp luật Chẳng hạn như: đối với các thủ tục nhập học

tại các trường Đại học thì thí sinh được yêu cầu nộp bản sao khai sinh mà bản sao đó phải sao từ sổ gốc để hoàn thiện hồ sơ của mình

Trên cơ sở đó, nếu so sánh hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc”, hành vi

“chứng thực” với hành vi “công chứng” thì có thể nhận thấy rõ ràng, hành vi

“công chứng” đến từ hoạt động công chứng của công chứng viên là hoàn toàn khác nhau Như đã phân tích thì hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” chỉ đơn thuần

là hành vi sao chép lại thông tin nội dung từ sổ gốc theo yêu cầu của cá nhân, tạo ra bản sao và xác nhận tính pháp lý của bản sao đó; Hành vi “chứng thực” là hành vi xác nhận, thông qua việc người thực hiện chứng thực tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… giấy tờ để thừa nhận văn bản bản sao được sao chép đúng với bản chính, để xác nhận về chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực hay xác thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch Còn “công chứng” là hành vi chứng nhận tính xác thực; nếu để thực hiện hành vi công chứng, công chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ thể của các bên trong hợp đồng, giao dịch; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch… Như vậy, hoạt động công chứng không chỉ dừng lại ở việc xác nhận thông tin,

mà người thực hiện hành vi này còn giúp cho các hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực, bao gồm cả tính xác thực về ngày xác lập giao dịch và cả tính xác thực và hợp pháp về nội dung hợp đồng

Bên cạnh đó, khi nghiên cứu về khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc” cũng cần làm rõ khái niệm “bản sao” và “sổ gốc”

Tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực

bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định: “Bản sao là bản chụp, bản

in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính” và “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có

ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”

Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp

đồng, giao dịch thì: “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”; “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà

cơ quan, tổ chức đó đã cấp”

Với quy định trên, có thể hiểu, Bản sao là kết qủa của sự sao chép hoặc sao chụp lại từ “bản chính” hoặc “sổ gốc” do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra (khi thực hiện việc cấp bản chính) bằng những phương thức khác nhau như: in, đánh máy, đánh máy vi tính, chụp Bản chính được sử dụng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có thể là những giấy tờ, văn bản

do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc cấp khi đăng ký lại hoặc cũng có thể là những loại giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và được đóng dấu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Nó khác với những loại hình tái tạo khác bởi mục đích chính của nó là cố gắng làm giống với bản chính,

sổ gốc một cách chính xác nhất, đầy đủ nhất về mặt nội dung Với nhận định này, có thể hiểu rằng, bản sao được cấp từ sổ gốc chỉ có hiệu lực, có tính xác thực và hợp pháp khi giấy tờ, văn bản này là kết quả của việc sao chụp về nội dung có được từ sổ gốc

Như vậy, thông qua việc phân tích các khái niệm nêu trên tác giả mạnh dạn

đưa ra khái niệm: “Cấp bản sao từ sổ gốc là việc của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao theo yêu cầu của cá nhân nhằm phục vụ các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính… Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”

1.1.1.2 Phân biệt sự khác nhau giữa hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc”

và “chứng thực bản sao từ bản chính”

Như đã phân tích ở trên, “cấp bản sao từ sổ gốc” và “chứng thực bản sao

từ bản chính” đều là hành vi sao lại đầy đủ, chính xác nội dung từ bản chính

hoặc từ sổ gốc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính Đồng thời, theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-

CP và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ thì pháp luật không có quy định phân biệt giá trị sử dụng của “Bản sao được cấp từ sổ gốc” và “Bản sao được chứng thực từ bản chính” là khác nhau Hay nói cách khác, giá trị pháp lý của các văn bản được thực hiện bởi hai hành vi này là như nhau Tại Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch quy định: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Ví dụ: Đối với Giấy khai sinh, sẽ có Bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ Bản chính và Trích lục Giấy khai sinh bản sao (bản sao cấp từ sổ gốc), có giá trị pháp lý như nhau Tuy nhiên, hai hành vi này cũng có những điểm khác biệt như sau:

Về Chủ thể thực hiện hành vi: Chủ thể thực hiện hành vi “cấp bản sao từ

sổ gốc” chỉ có thể là cơ quan, tổ chức hiện đang quản lý sổ gốc Còn chủ thể thực hiện hành hành vi “chứng thực bản sao từ bản chính” là hệ thống cơ quan

có thẩm quyền chứng thực: Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp

xã và Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức

năng lãnh sự); Công chứng viên

Về đối tượng của hoạt động:

Đối tượng của hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” là bản sao được cấp từ

sổ gốc, bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đầy đủ và chính xác với nội dung ghi trong sổ gốc Cơ sở duy nhất để cấp bản sao trong trường hợp này là “sổ gốc” Nếu cơ quan, tổ chức không còn lưu giữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không còn thông tin về nội dung được yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng sẽ không có căn cứ pháp lý để cung cấp bản sao đối với trường hợp

này Cơ quan, tổ chức được yêu cầu thực hiện thủ tục này phải có trách nhiệm căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao (theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc) cho người yêu cầu

Theo quy định của pháp luật hiện hành, sổ gốc được ghi nhận là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp Chúng ta có thể gặp “sổ gốc” tại nhiều luật chuyên ngành khác có liên quan Ví dụ: Theo quy định của pháp luật hộ tịch, “sổ gốc” là

Sổ hộ tịch, đây là loại sổ giấy được lập và lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận hoặc ghi các sự kiện hộ tịch như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn…

Sổ hộ tịch về việc đăng ký khai sinh được lập khi thực hiện cấp bản chính Giấy khai sinh theo quy định, trong đó, nội dung của Sổ hộ tịch về việc đăng ký khai sinh cho cá nhân thông thường sẽ chứa đựng nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung bản chính Giấy khai sinh mà cơ quan đăng ký hộ tịch đã cấp cho cá nhân; Còn theo quy định pháp luật về đất đại, “sổ gốc” là Sổ địa chính, đây là loại sổ được lập để ghi nhận kết quả đăng ký, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý và giám sát, bảo hộ các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ

sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định Theo đó, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã kê khai đăng ký được ghi vào Sổ địa chính, được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nếu có nhu cầu và có đủ điều kiện theo quy định

Hiện nay, trong bối cảnh tiến trình chuyển đổi số quốc gia đang được thực hiện quyết liệt, hình thức của các loại “sổ gốc” có thể không chỉ được thể hiện dưới dạng hình thức “bản giấy” mà còn được lập ở dạng số hay nói khác đi là sổ điện tử Ví dụ: theo pháp luật về đất đai, hình thức sổ địa chính được thể hiện dưới dạng Sổ địa chính được lập ở dạng sổ và Sổ địa chính giấy; theo pháp luật

về hộ tịch, hình thức sổ hộ tịch được thể hiện dưới dạng Sổ hộ tịch bản giấy và

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Đối tượng của hoạt động “chứng thực bản sao từ bản chính” là bản sao

được cấp căn cứ vào bản chính để chứng thực, bản sao từ bản chính phải có nội dung đúng với bản chính Trong nhiều trường hợp, bản chính sẽ không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao nếu như bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh

dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Bản chính

do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc bản chính là giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

Người yêu cầu bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao Đồng thời, người thực hiện chứng thực cũng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính

Về phạm vi thực hiện: Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể phạm vi

những bản sao được cấp bởi hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” hay “chứng thực bản sao từ bản chính” bắt buộc phải thực hiện hoạt động này nhưng tại các luật chuyên ngành khác có liên quan, chúng ta có thể liệt kê một số loại việc cụ thể của người dân thuộc diện phải cung cấp bản sao sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản gốc

Về tính xác thực của Bản sao được cấp: Bản sao được cấp từ sổ gốc có độ

tin cậy cao hơn so với Bản sao được chứng thực từ bản chính Hiện nay, tình trạng làm giả giấy tờ, văn bản với công nghệ ngày càng hiện đại dẫn đến việc khó có khả năng nhận định chính xác tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực Do vậy, một bản sao “cấp từ sổ gốc” được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào Sổ gốc được lưu tại cơ quan để cấp sẽ có độ xác thực cao hơn so với Bản sao “chứng thực từ bản chính” được do cơ quan, tổ chức căn

cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

1.1.2 Vai trò của hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

Một là, hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc là phương thức hỗ trợ thực hiện

quyền con người

Trong cuộc sống, để tồn tại và phát triển, con người cần có các phương tiện thiết yếu như lương thực, thực phẩm, các vật dụng, phương tiện, nhà ở… và

xã hội càng phát triền thì nhu cầu của con người về cả vật chất và tinh thần ngày càng được nâng cao và trở nên phong phú, đa dạng Để đáp ứng nhu cầu trên con người cần phải tham gia các mối quan hệ xã hội thông qua các hoạt động như học tập, lao động, tham gia các giao dịch dân sự… Hiến pháp của các quốc gia nói chung và Hiến pháp Việt Nam nói riêng đều ghi nhận những quyền cơ bản của con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân như: quyền tự do đi lại, tự do cư trú ở trong nước; quyền tham gia quản lý nhà nước và xã hội; quyền

có nơi ở hợp pháp; quyền sở hữu tư nhân và quyền thừa kế; quyền tự do kinh doanh trong những ngành nghề pháp luật không cấm; quyền làm việc, lựa chọn nghề nghiệp, việc làm và nơi làm việc; quyền kết hôn, ly hôn…

Để thực hiện mỗi quyền trên đòi hỏi mỗi cá nhân phải thực hiện theo thủ tục nhất định trong trường hợp pháp luật có quy định “Cấp bản sao từ sổ gốc” - tạo ra các bản sao có tính pháp lý cao là phương tiện hỗ trợ đặc lực để con người thực hiện các thủ tục này Cấp bản sao từ bản gốc giúp các chủ thể gián tiếp thực hiện quyền con người, quyền và nghĩa vụ của công dân Ví dụ: bản sao được cấp

từ sổ gốc dùng để thực hiện các thủ tục như đi học, làm việc, làm các thủ tục để được cấp các giấy tờ hộ tịch, giấy chứng minh nhân dân, giấy phép lái xe…

Hơn nữa, khi các quan hệ và giao dịch của mỗi cá nhân, tổ chức mở rộng, trong trường hợp mà các bên giao dịch, quan hệ không biết rõ thông tin về nhau thì phát sinh nhu cầu cấp bản sao, tức là nhờ cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chứng nhận tính chính xác và có thực Như vậy, thông qua việc cấp bản sao của

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thì các thông tin đó đã có độ tin cậy nhất định, đảm bảo cho việc tham gia các quan hệ và giao dịch của cá nhân tổ chức

Hai là, hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc là công cụ hỗ trợ hoạt động hành

chính có hiệu quả, giảm phiền hà cho tổ chức, cá nhân Khi cấp bản sao từ sổ gốc, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã căn cứ vào Sổ gốc do mình quản lý để cấp bản sao Như vậy, thông qua việc đối chiếu bản sao với sổ gốc, có chữ ký của người có thẩm quyền đã đảm bảo rằng nội dung của bản sao được cấp đúng với sổ gốc Do đó, cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính sẽ “yên tâm” tiếp nhận bản sao mà không cần phải yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, kiểm tra, qua đó làm giảm thời gian đi lại của người dân (không phải đến nộp hồ sơ trực tiếp) mà vẫn đảm bảo độ chính xác, tin cậy của giấy tờ, văn bản, đặc biệt đối với những trường hợp nộp hồ sơ đường bưu điện; Bên cạnh đó, người dân cũng không gặp phải khó khăn vì thất lạc bản chính Chính vì vậy, nếu sử dụng bản sao được cấp từ sổ gốc một cách hợp lý sẽ phát huy được hiệu quả tích cựu trong hoạt động này

1.2 Quy định của pháp luật hiện hành về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Cấp xã là gần gũi dân nhất, là nền tảng của hành chính Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xuôi”

Theo Hiến pháp năm 2013, xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) là đơn vị hành chính thấp nhất trong phân định các đơn vị hành chính ở Việt Nam Ở các đơn vị hành chính cấp xã, UBND do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân, cơ quan hành chính nhà nước cấp trên UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trươg, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Bên cạnh chức năng quản lý nhà nước

ở cấp cơ sở, UBND còn thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ công Cấp bản sao

từ sổ gốc là một trong những dịch vụ hành chính công mà UBND cấp xã phải thực hiện hàng ngày theo yêu cầu cầu của cá nhân, tổ chức [1]

Ngày 16/02/2015, Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chính thức có

hiệu lực từ ngày 10/4/2015 Nghị định này quy định thẩm quyền, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc; bản sao được chứng thực từ bản chính , chữ ký được chứng thực

và hợp đồng, giao dịch được chứng thực; quản lý nhà nước về chứng thực Nghị định là văn bản pháp luật hiện hành về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc gồm 05 chương, 49 điều và phụ lục biểu mẫu kèm theo

1.2.1 Quy định về thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Theo Khoản 1 và Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ thì: “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc” Như vậy, theo quy định này, điều kiện để thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc là phải có “sổ gốc”

“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

Đồng thời, Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định

về thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc: “1 Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác 2 Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính”

Như vậy, UBND cấp xã sẽ có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc đối với tất cả các loại “Sổ gốc” mà UBND cấp xã đang quản lý Theo đó, có thể xác định các loại “Sổ gốc” được lưu giữ tại UBND cấp xã sẽ bao gồm các loại sổ được lập ra khi thực hiện cấp bản chính mà UBND cấp xã đã cấp cho cá nhân, tổ chức, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà Uỷ ban đã cấp Bản chính giấy tờ, văn bản được cấp cá nhân hay Sổ gốc được lưu tại cơ quan bao gồm những nội dung phục vụ cho chức năng quản lý nhà nước của UBND cấp xã

Theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019, Ủy ban nhân dân cấp xã là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước thuộc nhánh quyền lực hành pháp tại địa phương, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân cấp huyện Chức năng chính của

Ủy ban nhân dân cấp xã đó là quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn xã, phường, thị trấn trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng theo các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và theo sự phân công chỉ đạo thực hiện của Ủy ban nhân dân cấp huyện [3], [4]

Trên cơ sở quy định pháp luật, có thể liệt kê một số những lĩnh vực cụ thể

mà UBND cấp xã quản lý như sau:

- Lĩnh vực giáo dục – đào tạo: thành lập nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập; Sáp nhập, chia tách, giải thể nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập; cho phép nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập hoạt động giáo dục trở lại…;

- Lĩnh vực tư pháp – hộ tịch: đăng ký các loại việc hộ tịch và cấp bản chính, bản sao trích lục hộ tịch (đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký giám hộ…); quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch tại địa phương; chứng thực (chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; chứng thực di chúc…);…

- Lĩnh vực địa chính – đô thị: đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất lần đầu đối với tài sản gắn liền với đất mà chủ sở hữu không đồng thời là người sử dụng đất …;

- Lĩnh vực tài nguyên – môi trường: Đăng ký khai thác nước dưới đất và cấp giấy phép khai thác, sử dụng nước dưới đất cho cá nhân, tổ chức; tham vấn cộng đồng trong quá trình thực hiện đánh giá tác động môi trường…;

- Lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm: Đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (gồm trường hợp đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất hoặc đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất đồng thời với tài sản gắn liền với đất hoặc đăng ký thế chấp tài sản gắn liền với đất); Đăng ký thế chấp dự án đầu

tư xây dựng nhà ở, nhà ở hình thành trong tương lai; Đăng ký thay đổi nội dung biện pháp đảm bảo bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đã đăng

ký;…;

- Lĩnh vực công thương: Cấp giấy phép bán lẻ rượu; cấp phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá; cấp giấy phép sản xuất rượu thủ công nhằm mục đích kinh doanh…;

- Lĩnh vực lao động – thương binh & xã hội: Cấp “Bằng Tổ quốc ghi công” (đối với thương binh, người hưởng chính sách như thương binh quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 23, Pháp lệnh Ưu đãi Người có công đang sống tại gia đình; đối với những người hy sinh, mất trong chiến tranh); Cấp bổ sung hoặc cấp lại Giấy chứng nhận người có công do ngành Lao động- Thương binh và Xã hội quản lý và Giấy chứng nhận thân nhân liệt sỹ; Công nhận và giải quyết chế

độ ưu đãi người hoạt động cách mạng; Cấp giấy xác nhận thân nhân của người

có công…;

- Lĩnh vực bảo trợ xã hội: Quyết định trợ cấp xã hội hàng tháng khi đối tượng thay đổi nơi cư trú giữa các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc thành phố; Xác định, xác định lại mức độ khuyết tật và cấp giấy xác nhận khuyết tật; Đăng ký hoạt động đối với cơ sở trợ giúp xã hội dưới 10 đối tượng có hoàn cảnh khó khăn…;

- Lĩnh vực bảo vệ trẻ em: Đăng ký nhận chăm sóc thay thế cho trẻ em đối với cá nhân, người đại diện gia đình nhận chăm sóc thay thế không phải là người thân thích cho trẻ em…;

- Lĩnh vực văn hoá, thông tin: Xét tặng giấy khen gia đình văn hóa; Xét tặng danh hiệu gia đình văn hóa hàng năm; cấp quyết định công nhận câu lạc bộ thể thao cơ sở…

Qua phân tích, có thể thấy, có rất nhiều các loại “sổ gốc” về những lĩnh vực khác nhau đang thuộc sự quản lý của UBND cấp xã Điều này đòi hỏi cán

bộ, công chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục thuộc UBND cấp xã phải có trách nhiệm phối hợp, thực hiện đúng phân công để có thể thực hiện hiệu quả công tác

“cấp bản sao từ sổ gốc”

1.2.2 Quy định về giá trị của pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc

Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “1 Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác” Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành,

trong các giao dịch, các bản sao được cấp từ sổ gốc do UBND cấp xã quản lý có giá trị sử dụng tương đương bản chính và có thể sử dụng thay cho bản chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

1.2.3 Quy định về trách nhiệm của cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao

Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết”

Nhằm quán triệt tinh thần cải cách thủ tục hành chính trong giao dịch hành chính giữa cá nhân, tổ chức với các cơ quan, các tổ chức Nghị định số 23/NĐ-CP

đã quy định về trách nhiệm của cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao như sau: Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết [Điều 6] Quy định này đã hạn chế được hiện tượng “lạm dụng” bản sao và giảm thiểu được tình trạng quá tải đối với UBND cấp xã, cấp huyện trong công tác chứng thực Đồng thời, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện giao dịch, công việc của mình, không gây phiền hà, tốn kém, lãng phí thời gian, tiền bạc cho

Để nâng cao hiệu quả trong hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của UBND cấp xã cần phải nâng cao vai trò trách nhiệm của cấp đảng ủy, chính quyền cấp

cơ sở trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ cấp bản sao từ sổ gốc, cũng như thực hiện tốt Nghị định 23/2015/NĐ- CP Bố trí cán bộ thụ lý, tham mưu thực hiện công tác là công chức Tư pháp - Hộ tịch - Người có trình độ pháp lý,

am hiểu pháp luật, kỹ năng hành chính, đạo đức công vụ Đồng thời tạo điều kiện để công chức chuyên môn tham gia học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ và

kỹ năng đáp ứng yêu cầu của địa phương

- Chủ thể yêu cầu

Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cá nhân, tổ chức có

quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm: “1 Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; 2 Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của

cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; 3 Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người

đó đã chết”

Như vậy, chủ thể yêu cầu hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND cấp

xã thông thường sẽ là các cá nhân, tổ chức được cấp bản chính tại cơ quan mà mình đã từng đăng ký và còn lưu giữ thông tin của mình tại Sổ gốc Ngoài ra, chủ thể yêu cầu cũng có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính

1.2.5 Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

Quy định về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc được ghi nhận tại Điều 7, Điều

17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP; Điều 2 Thông tư 01/2020/TT-BTP

- Hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Giấy tờ cần xuất trình: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan

hệ với người được cấp bản chính

+ Hồ sơ phải nộp: Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao

- Trình tự thực hiện:

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, yêu cầu của cá nhân, tổ chức, UBND cấp xã căn

cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc

Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu

- Thời hạn thực hiện yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:

Thời hạn thực hiện yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ [Điều 7, Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP] Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua đường bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận

đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến

Đồng thời bổ sung quy định mới tại Thông tư 01/2020/TT-BTP nhấn mạnh: đối với những việc tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu

Việc quy định cụ thể về thời hạn thực hiện nhằm chấm dứt tình trạng kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính cũng là quy định trách nhiệm của chủ thể thực hiện, giảm bớt được phiền hà cho cho cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực Đồng thời, đây còn là một bước tiến trong cải cách thủ tục hành chính góp phần không nhỏ vào công cuộc cải cách nền hành chính trong sạch, hiện đại

1.2.6 Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc

Quy định “yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc” được ghi nhận tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 4 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ

về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, theo đó:

1 Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu

cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách: a) Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc; b) Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu

2 Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ

quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

4 Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được

ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp” [8]

Bên cạnh đó, Nghị định 45/2020/NĐ-CP còn quy định cụ thể về những vấn đề chung liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử: nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; quyền và nghĩa vụ các hành vi không được làm của tổ chức, cá nhân có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; quy trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; kiểm soát việc cung cấp thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (lập danh mục thủ tục hành chính ưu tiên thực hiện, số hoá kết quả giải quyết thủ tục…);…

Trong thời gian qua, để thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, các cấp chính quyền đã và đang đẩy mạnh việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, việc sử dụng bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc là một trong những nội dung quan trọng để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Việc thực hiện và giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử để cải thiện và tiết kiệm chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức không còn là một ưu tiên cần cân nhắc mà đã là một nhiệm vụ cấp bách và ưu tiên hàng đầu của Chính phủ

Bên cạnh đó, bản sao điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần Với một bản sao điện tử, công dân, doanh nghiệp có thể sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ

trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một bản sao giấy được cấp từ

sổ gốc), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí

Ngoài ra, pháp luật còn quy định về việc quản lý bản sao điện tử đã được

ký số tại Cổng dịch vụ công quốc gia và trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử trong việc hoạt động quản lý này Đồng thời, Nghị định cũng ghi nhận quy định đổi mới việc cơ chế giám sát, đánh giá chất lượng giải quyết TTHC theo thời gian thực trên cơ sở ứng dụng công nghệ mới

Nhằm giải quyết tối đa hiệu quả nội dung này, ngày 27/10/2023, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 27/CT-TTg về tiếp tục đẩy mạnh các giải pháp nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công phục vụ người dân, doanh nghiệp, theo đó xác định:

- Thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo đúng quy định của Chính phủ tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và Nghị định số 107/2021/NĐ-CP, gắn việc số hóa với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; khẩn trương hoàn thành các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo đúng tiến độ, đồng thời kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cổng dịch vụ công quốc gia,

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh

- Đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính đang được cơ quan có thẩm quyền quản lý, lưu trữ bằng văn bản giấy, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo việc số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính và lưu thông tin, dữ liệu tại các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu liên quan theo thẩm quyền quản lý Theo đó, Nghiêm cấm việc yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp thông tin, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa hoặc chia sẻ từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành theo đúng quy định

Ngoài ra, việc cấp bản sao từ sổ gốc thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã chủ yếu là cấp bản sao trích lục các việc hộ tịch, được thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch và Nghị định 23/2015/NĐ-CP Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành thì cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao

trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký Luật đã mạnh dạn xóa bỏ sự lệ thuộc của hoạt động trích lục bản sao trong mối quan hệ với nơi cư trú của cá nhân Người dân có thể đến cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch (UBND cấp xã, UBND cấp huyện, Cơ quan đại diện, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao…) để yêu cầu cấp lại bản sao cho mình Nghị định cũng cho phép người dân có thể yêu cầu cơ quan tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc bằng đường bưu điện, không nhất thiết phải đến cơ quan tổ chức đó Ngoài ra còn phân cấp về thẩm quyền đã tạo điều kiện cho người dân đến liên hệ công tác giao dịch được đảm bảo

1.3 Quản lý nhà nước đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã

1.3.1 Khái niệm và đặc điểm quản lý nhà nước đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Khái niệm:

Quản lý nhà nước đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc là việc nhà nước thông qua các hoạt động xây dựng, hoàn thiện pháp luật về công tác cấp bản sao từ sổ gốc, tổ chức thực hiện pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc, thực hiện sự tác động mang tính quyền lực nhà nước lên các quan hệ xã hội phát sinh trong lĩnh vực cấp bản sao từ sổ gốc nhằm định hướng cho xử sự của các chủ thể tham gia trong lĩnh vực cấp bản sao từ sổ gốc phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Đặc điểm:

Thứ nhất, tạo khuôn khổ cho hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc đi vào nề nếp, đảm bảo cho hoạt động này diễn ra thống nhất, hợp lý, hiệu quả, thuận lợi cho người dân theo đúng tinh thần của Nhà nước

Thứ hai, đảm bảo nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc diễn ra chuyên nghiệp, hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân

Thứ ba, hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là thời đại công nghiệp 4.0 cùng với quá trình toàn cầu hóa, hiện đại hóa thì cũng đã xuất hiện nhiều vướng mắc, khó khăn trong hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

1.3.2 Nguyên tắc, nội dung quản lý nhà nước đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Uỷ ban nhân dân cấp xã

động cấp bản sao từ sổ gốc, UBND cấp xã là chủ thể thực hiện hoạt động cấp

bản sao và quản lý hoạt động này tại cấp xã, vì vậy UBND cấp xã phải nghiêm

túc chấp hành các văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, đồng thời phải tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân địa phương phối

và giúp các cơ quan thực hiện chức năng quản lý xã hội hiệu quả hơn

Đây là hai nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc của UBND cấp xã Ngoài ra, để đảm bảo hiệu lực quản lý của UBND cấp xã còn phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý nói chung như: nguyên tắc Đảng lãnh đạo, nguyên tắc pháp chế Xã hội chủ nghĩa

b Nội dung

Có thể thấy, UBND cấp xã là cấp chính quyền địa phương cấp cơ sở cũng

là cấp gần dân nhất, sát dân nhất Mọi đường lối, chủ trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước được thực hiện như thế nào trong đời sống phụ thuộc rất nhiều vào chính quyền cấp cơ sở Cấp cơ sở là nơi thể hiện rõ nhất, sinh động nhất tình hình thực hiện pháp luật của cán bộ công chức cũng như của người dân Do đó, trách nhiệm quản lý nhà nước về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

của UBND cấp xã cũng rất quan trọng Nội dung của quản lý nhà nước về hoạt

động cấp bản sao từ sổ gốc của UBND cấp xã gồm:

- Tổ chức, triển khai thực hiện pháp luật về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã

- Bố trí đầy đủ cán bộ, công chức có trình độ, chuyên môn cao để tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã trong công tác, đảm bảo thường xuyên có người trực nhận, giải quyết kịp thời và đúng quy định các yêu cầu của công dân

- Đảm bảo các phương tiện vật chất cần thiết cho việc thực hiện hoạt động;

- Tuyên truyền, phổ biến vận động nhân dân chấp hành quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc Thông qua các Hội nghị triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật; thông qua lồng ghép tuyên truyền vào các hội nghị, các buổi nói chuyện mang tính chuyên đề, các hội nghị của các tổ chức Đảng, Đoàn thể chính trị, chính trị xã hội; qua hệ thống loa truyền thanh xã, phường, thị trấn

để toàn thể cán bộ và người dân được biết và cùng thực hiện tạo sự phối hợp đồng bộ, thống nhất trong hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

- Cấp bản sao từ sổ gốc, giấy tờ, văn bản do cơ quan UBND cấp xã quản lý

- Lưu trữ sổ gốc, sổ cấp bản sao từ sổ gốc, văn bản sao y từ sổ gốc

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến cấp bản sao từ sổ gốc theo thẩm quyền tại địa phương

- Định kỳ 6 tháng và hàng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật

1.3.3 Vai trò của quản lý nhà nước về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Uỷ ban nhân dân cấp xã

- Việc ban hành quy định pháp luật về hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân hiểu quyền và nghĩa vụ của mình khi có yêu cầu cung cấp bản sao; các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng có cơ sở pháp lý để thực hiện chức năng của mình

- Về mặt quản lý nhà nước, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm bắt được các nhu cầu về việc sử dụng bản sao các loại giấy tờ, văn bản, qua đó, đưa

ra những chính sách phù hợp để điều chỉnh hoạt động này đúng với yêu cầu của quản lý, tránh việc sử dụng tràn lan gây lãng phí cho xã hội

- Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc là hoạt động mang tính chất dịch vụ công, phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, xây dựng chính phủ điện tử hướng tới chính phủ số, việc cập nhật, sử dụng bản điện tử các loại giấy tờ là xu hướng tất yếu Việc sử dụng bản điện tử sẽ tạo nhiều thuận lợi cho người dân giải quyết thủ tục hành chính, nhu cầu cung cấp bản sao điện tử giấy tờ cá nhân cũng vì thế mà ngày càng tăng cao Theo đó, thay vì người dân phải đến trụ sở cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thì người dân có thể tự làm trực tuyến tại bất kì đâu, chỉ cần có thiết bị thông minh kết nối internet Chính vì vậy, việc số hoá sổ gốc, xây dựng và vận hành thống nhất, cập nhật đầy đủ, triển khai áp dụng thống nhất, đồng bộ toàn quốc, có sự kết nối liên thông, chia sẻ Cơ sở dữ liệu điện tử toàn quốc là nhu cầu bức thiết hiện nay

- Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc chính là cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo

vệ quyền lợi của công dân của mình Do Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Vậy nên, xét về mục đích chung, thì thông qua hoạt động này, Nhà nước cung cấp dịch vụ công nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản được cung cấp phục vụ nhu cầu sử dụng, tạo sự tin tưởng vững chắc cho các tổ chức, cá nhân khi sử dụng và thực hiện thủ tục hành chính nói chung Qua đó, giúp cho người thực hiện giao dịch của mình được thuận lợi hơn Thực tế cũng cho thấy, việc sử dụng bản sao một cách hợp lý đã góp phần giảm chi phí đi lại, giảm rủi ro thất lạc bản chính giấy tờ, văn bản của người dân và giảm phiền hà cho tổ chức, cá nhân

- Theo dõi thực trạng quy định pháp luật về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc là một trong những nội dung của quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này Hoạt động này được tiến hành bằng các hoạt động kiểm tra, giám sát, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm các quy định pháp luật hoạt động này Trong đó,

kiểm tra, giám sát nhằm phát hiện những sơ hở, khiếm khuyết, vi phạm pháp luật để có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức

Có thể nói, trong nền kinh tế thị trường phát triển nhanh và mạnh mẽ như hiện nay, nhu cầu giao dịch, trao đổi không ngừng tăng, hoạt động cấp bản sao

là công cụ pháp lý gần gũi trực tiếp Đây không chỉ là hoạt động mang tính chất dịch vụ công, phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân, mà còn là cơ sở pháp lý

để các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép công dân, tổ chức thực hiện một cách hợp pháp các giao dịch của mình; điều kiện cần để các giao dịch dân

sự được bảo đảm thực hiện trên thực tế; là công cụ hỗ trợ cho chức năng quản lý nhà nước trong thực tiễn quản lý, giản tiện những thủ tục có liên quan đến các loại giấy tờ cần thiết

từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân phường, hoạt động quản lý nhà nước đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân cấp xã Từ đó làm tiền đề để tác giả khảo sát thực trạng về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội ở Chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Tổng quan về Uỷ ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

2.1.1 Giới thiệu về phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Xuân La nằm ở phía Tây Thành phố Hà Nội, giáp ranh với phường Xuân Tảo, phường Cổ Nhuế quận Bắc Từ Liêm; phường Nghĩa Đô và Nghĩa Tân quận Cầu Giấy; phường Nhật Tân, phường Bưởi, phường Phú Thượng Với tổng diện tích đất tự nhiên là 239,36ha; trong đó đất nông nghiệp 31,73ha (chiếm 13,26%), đất phi nông nghiệp 207,63 ha (chiếm 86,74%); Phường có dân số trên 7.893 hộ dân với 29.500 nhân khẩu sinh sống ở 17 tổ dân phố Trên địa bàn có 07 cơ sở tín ngưỡng, tôn giáo, 20 tòa nhà chung cư đã đưa vào sử dụng.Xuân La là phường đang trong quá trình đô thị hóa nhanh chóng Nhiều trụ sở của các cơ quan Trung ương, Thành phố và quận đóng trện địa bàn phường Nhiều dự án khu đô thị hiện đại đã và đang được triển khai thực hiện như Nam Thăng Long (Ciputra), Tây Hồ Tây hạ tầng đô thị được quy hoạch, chỉnh trang, nâng cấp ngày càng phát triển đồng bộ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của nhân dân, xứng đáng là phường trung tâm cơ quan đầu não về chính trị - hành chính của quận Tây Hồ và tương lai còn trở thành trung tâm kinh tế - du lịch - dịch vụ - văn hóa của Thủ đô Hà Nội Đảng bộ, chính quyền, MTTQ, các đoàn thể và nhân dân phường Xuân La đang ra sức thi đua, học tập, lao động, sản xuất góp phần xây dựng phường Xuân La trở thành phường Văn hóa, tiến tới xây dựng phường đạt chuẩn văn minh đô thị

Xuân La cũng là vùng đất có bề dạy lịch sử, văn hoá lâu đầu Cách đây vừa tròn 60 năm (23/11/1958 - 23/11/2018) vinh dự là Hợp tác xã thí điểm đầu tiên của Quận V ngoại thành Hà Nội, sáng ngày 23/11/1958, hợp tác xã Quán La

Xã Xuân La đã được đón Chủ tịch Hồ Chí Minh về thăm Người ra tận cánh đồng Váu thăm xã viên đang thu hoạch lúa mùa Người vui lòng thấy việc làm

ăn tập thể của xã viên hợp tác xã ngày càng tốt hơn và ân cần dặn mọi người:

“Năm nay được mùa lúa tốt, nhưng phải thực hành tiết kiệm, sang năm càng cần phải cố gắng thi đua tăng gia tốt hơn nữa Về vụ chiêm ngay từ bây giờ phải

lo ủ phân, giữ nước cho ruộng và kịp thời gieo mạ cho đủ cấy dày” Người còn dặn dò các em học sinh đang tham gia thu hoạch lúa mùa: “Các cháu làm chưa quen thì phải học hỏi đồng bào Các cháu còn nhỏ thì làm dần để cố gắng giúp

đỡ đồng bào”

Phát huy kết quả đạt được trong 60 năm qua, với giá trị truyền thống được vun đắp từ tình cảm thiêng liêng mà Bác đã giành cho cán bộ, đảng viên và các tầng lớp nhân dân phường Xuân La Nhớ lời Bác dạy, trong thời kỳ mới, Đảng

bộ, chính quyên và nhân dân phường Xuân La tiếp tục quán triệt sâu sắc các Nghị quyết của Đảng, thực hiện nghiêm túc có hiệu quả các chính sách, pháp luật của Nhà nước, qui định của Thành phố, Quận Tây Hồ, đoàn kết, thống nhất,

nỗ lực vươn lên, khắc phục những khó khăn, thách thức với quyết tâm chính trị cao tập trung vào triển khai, tổ chức thực hiện hoàn thành thắng lợi các mục tiêu, chỉ tiêu Nghị quyết Đại hội Đảng bộ phường lần thứ XXIV, nhiệm kỳ 2015

- 2020 đã đề ra: Phát huy sức mạnh đại đoàn kết tòan dân, tiếp tục nâng cao năng lực lãnh đạo và sức chiến đấu của Đảng bộ, hiệu lực quản lý Nhà nước của chính quyền, vai trò làm chủ của nhân dân, xây dựng phường Xuân La thành phường Văn hóa, giàu đẹp, văn minh [17]

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây

Hồ, thành phố Hà Nội

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên Cơ cấu tổ chức của UBND phường thực hiện theo Điều 62 Luật tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2019), theo đó: Ủy ban nhân dân phường Xuân La gồm Chủ tịch, hai Phó Chủ tịch (đối với phường loại I), Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công

an

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Xuân La,