giáo trình quản trị dự án nghề tin học ứng dụng cao đẳng

- Quy trình lao đáng hÿp lý, không trùng lặp, tán ít sức, nng suÃt cao - Tiêu chuẩn hoá công viác, đặt ra định mức, trÁ l°¢ng theo sÁn phẩm - Chuyên môn hoá lao đáng - Tißn th°çng là đán

TR¯äNG CAO ĐẲNG BÁCH KHOA NAM SÀI GÒN

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 2

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 3

LäI GIâI THIÞU

Trong nhÿng nm gÅn đây, học nghß và d¿y nghß đã có nhÿng b°ãc phát trián m¿nh m¿ vß sá l°ÿng cùng chÃt l°ÿng Nhằm thāc hián nhiám vā đào t¿o nguãn nhân lāc kỹ thuÁt trāc tiÁp đáp ứng nhu cÅu xã hái, cùng vãi sā phát trián căa khoa học công nghá trên thÁ giãi, lĩnh vāc Công nghá thông tin nói chung và ngành QuÁn trị m¿ng ç Viát Nam nói riêng đã có nhÿng b°ãc phát trián đáng ká

Ch°¢ng trình đào t¿o ngành QuÁn trị m¿ng đ°ÿc xây dāng trên c¢ sç phân tích yêu cÅu căa thị tr°ång ngành nghß, yêu cÅu kỹ nng nghß Nên ch°¢ng trình đ°ÿc thiÁt kÁ theo các mô đun môn học đá t¿o đißu kián thuÁn lÿi cho nhà tr°ång trián khai, cho giáo viên trong quá trình thāc hián Vì thÁ viác biên so¿n giáo trình là vÃn đß cÃp thiÁt hián nay

Quản Lý Dự Án là mô đun đào t¿o chuyên môn căa ngành QuÁn trị m¿ng đ°ÿc biên so¿n

theo hình thức kÁt hÿp lý thuyÁt vãi thāc hành Trong quá trình thāc hián, nhóm biên so¿n đã tham khÁo nhißu tài liáu, kÁt hÿp vãi kinh nghiám trong thāc tÁ Mặc dÅu có rÃt nhißu cá gắng, nh°ng không tránh khßi nhÿng sai xót, rÃt mong nhÁn đ°ÿc sā đóng góp ý kiÁn căa đác giÁ đá giáo trình đ°ÿc hoàn thián h¢n

Tp HCM, ngày 02 tháng 06 nm 2022 Tham gia biên so¿n

1 ThS TrÅn Vn Ngân

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 4

1.2.1 Tr°¢ng phái cå đián trong thåi kỳ đÅu căa phát trián công nghiáp 11

1.2.2 Tr°ång phái tâm lý - xã hái trong thåi kỳ hián đ¿i 11

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 5

1.6.2 Ng°åi quÁn lý dā án 15

1.6.3 Phẩm chÃt căa ng°åi quÁn lý dā án 16

1.6.4 Nhÿng trç ng¿i cho viác quÁn lý dā án 18

2.2 Vai trò và trách nhiám trong dā án 22

2.3 Tài liáu mô tÁ dā án 23

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 6

2.6.2 Biáu đã háp (PDM - Precedence Diagramming Method) 36

2.7 Phân bå nhân lāc, tài nguyên 38

4.1.1 Thu thÁp đánh giá hián tr¿ng 48

4.1.2 LÁp kÁ hoach phòng ngừa răi ro 49

4.1.3 Kiám soát tài liáu dā án 49

4.4.3 Đánh giá rút kinh nghiám cho dā án 55

4.4.4 Nguyên nhân thành công 55

4.4.5 Nguyên nhân thÃt b¿i 56

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 7

4.4.6 Đánh giá bÁn thân vãi dā án 56

4.4.7 ViÁt báo cáo cuái cùng 57

4.4.8 KÁt luÁn 57

TÀI LIàU THAM KHÀO 58

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 8

LäI GIâI THIÞU

Trong nhÿng nm gÅn đây, học nghß và d¿y nghß đã có nhÿng b°ãc phát trián m¿nh m¿ vß sá l°ÿng cùng chÃt l°ÿng Nhằm thāc hián nhiám vā đào t¿o nguãn nhân lāc kỹ thuÁt trāc tiÁp đáp ứng nhu cÅu xã hái, cùng vãi sā phát trián căa khoa học công nghá trên thÁ giãi, lĩnh vāc Công nghá thông tin nói chung và ngành QuÁn trị m¿ng ç Viát Nam nói riêng đã có nhÿng b°ãc phát trián đáng ká

Ch°¢ng trình đào t¿o ngành QuÁn trị m¿ng đ°ÿc xây dāng trên c¢ sç phân tích yêu cÅu căa thị tr°ång ngành nghß, yêu cÅu kỹ nng nghß Nên ch°¢ng trình đ°ÿc thiÁt kÁ theo các mô đun môn học đá t¿o đißu kián thuÁn lÿi cho nhà tr°ång trián khai, cho giáo viên trong quá trình thāc hián Vì thê viác biên so¿n giáo trình là vÃn đß cÃp thiÁt hián nay

Quản lý dự án công nghệ thông tin là mô đun đào t¿o chuyên môn căa ngành QuÁn trị

m¿ng đ°ÿc biên so¿n theo hình thức kÁt hÿp lý thuyÁt vãi thāc hành Trong quá trình thāc hián, nhóm biên so¿n đã tham khÁo nhißu tài liáu Quản lý dự án, kÁt hÿp vãi kinh nghiám trong thāc tÁ Mặc dÅu có rÃt nhißu cá gắng, nh°ng không tránh khßi nhÿng sai xót, rÃt mong nhÁn đ°ÿc sā đóng góp ý kiÁn căa đác giÁ đá giáo trình đ°ÿc hoàn thián h¢n

Xin chân thành cảm ơn

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 9

CH¯¡NG I CÁC KHÁI NHIÞM Giãi thißu:

- Cung cÃp nhÿng kiÁn thức chung vß Khoa học quÁn ký, sā phát trián căa các t° t°çng

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 10

1.1.1 QuÁn lý là mát nghß thu¿t Vì sao là nghß thu¿t:

- Sā đa d¿ng, phong phú, muôn màu muôn vẻ căa sā vÁt, hián t°ÿng

- QuÁn lý c¢ quan hành chính khác quÁn lý doanh nghiáp khác quÁn lý tr°ång học khác quÁn lý dā án

- QuÁn lý dā án A khác quÁn lý dā án B

- Không phÁi mọi hián t°ÿng đßu mang tính quy luÁt

- Không phÁi mọi quy luÁt đßu đã đ°ÿc tång kÁt thành lý luÁn

- QuÁn lý là sā tác đáng đÁn con ng°åi, mà con ng°åi thì rÃt phức t¿p Đòi hßi ng°åi quÁn lý phÁi khéo léo, linh ho¿t

- Hiáu quÁ quÁn lý phā thuác vào kinh nghiám căa ng°åi quÁn lý, cá tính căa ng°åi quÁn lý, c¢ may, vÁn răi

1.1.2 QuÁn lý là mát khoa hãc

- Tång hÿp và vÁn dāng các quy luÁt: kinh tÁ, công nghá, xã hái

- VÁn dāng nhÿng thành tāu căa khoa học, công nghá trong quÁn lý: các ph°¢ng pháp dā báo, tâm lý học, tin học

1.1.3 QuÁn lý là mát nghÃ

- PhÁi học mãi làm đ°ÿc

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 11 - Muán thāc hành đ°ÿc, phÁi có đ°ÿc nhißu yÁu tá ban đÅu: cách học, ch°¢ng trình

học, nng khiÁu nghß nghiáp, )

1.2 S¢ l°ÿc vÁ phát triÃn các t° t°ởng quÁn lý

Ho¿t đáng quÁn lý đã có từ rÃt lâu, nh°ng khoa học quÁn lý l¿i rÃt mãi mẻ Có tãn t¿i nhißu chă thuyÁt khác nhau vß quÁn lý

1.2.1 Tr°¢ng phái cổ điÃn trong thåi kỳ đầu cÿa phát triÃn công nghißp

ThÁ kỷ 18, công nghiáp bắt đÅu phát trián ç Châu Âu d¿n đÁn ra đåi các nhà máy, công ty làm xuÃt hián nhu cÅu quÁn lý

Lý thuy¿t quÁn lý mát cách khoa hãc (Scientific Management)

- Freadrich Winslow Taylor (Mỹ)

- Quy trình lao đáng hÿp lý, không trùng lặp, tán ít sức, nng suÃt cao - Tiêu chuẩn hoá công viác, đặt ra định mức, trÁ l°¢ng theo sÁn phẩm - Chuyên môn hoá lao đáng

- Tißn th°çng là đáng c¢ thúc đẩy sÁn xuÃt

Lý thuy¿t "quÁn lý hành chính - tổ chāc"

- Henry Fayol (Pháp), Max Weber (Đức), - Các chức nng quÁn lý: POSDCORB - P: Planning - LÁp kÁ ho¿ch

- O: Organizing - tå chức (xác định phân cÃp quÁn lý) - S: Staffing - quÁn lý nhân sā

- D: Directing - Chỉ đ¿o

- CO: coordinating - Phái hÿp (=>họp) - R: Reviewing - Kiám tra

- B: Budgeting - Tài chính, ngân sách

1.2.2 Tr°ång phái tâm lý - xã hái trong thåi kỳ hißn đ¿i

- Coi trọng mái quan há con ng°åi

- Xem xét quÁn lý trên quan điám tâm lý học

- Nng suÃt làm viác phā thuác rÃt nhißu vào các yÁu tá tâm lý, xã hái căa đái t°ÿng quÁn lý

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 12 - Ng°åi quÁn lý tìm cách gia tng sā thoÁ mãn tâm lý và nhu cÅu tinh thÅn căa nhân

T° t°ởng quÁn lý cÿa xã hái đ°¢ng đ¿i

T° duy vß quÁn lí theo dā án phát trián m¿nh trong thåi kỳ phå cÁp công nghá thông tin,

khi mà môi tr°ång kinh tÁ trç thành toàn cÅu và mang tính biÁn chuyán không ngừng 1.3 Dā án là gi

Dā án là mát ho¿t đáng t¿o ra mát sÁn phẩm mãi Dā án phÁi có tính cā thá và māc tiêu xác định, nhằm đáp ứng mát nhu cÅu chuyên biát Dā án cũng không phÁi là mát nghiên cứu trừu t°ÿng mà phÁi cÃu trúc nên mát thāc tÁ mãi ch°a tãn t¿i tr°ãc đó Mặc dù viác nghiên cứu, thử nghiám và phát trián có thá là mát phÅn nhÃt định trong dā án, nh°ng cũng chỉ đóng vai trò hß trÿ trong quá trình thāc hián māc tiêu cuái cùng căa dā án mà thôi Do vÁy cÅn phân biát rõ sā khác nhau giÿa dā án và các đß tài nghiên cứu trián khai mà các c¢ quan, đ¢n vị nghiên cứu v¿n th°ång làm

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 13

1.4 Đặc tr°ng cÿa Dā án 1.4.1 Māc tiêu cÿa Dā án

Mọi dā án đßu bắt đÅu khi có mát vÃn đß đ°ÿc đặt ra trong thāc tÁ Kèm theo đó phÁi là nhÿng yêu cÅu cÅn đ°ÿc giÁi quyÁt Māc tiêu căa dā án là giÁi quyÁt đ°ÿc vÃn đß này Các māc tiêu căa dā án nhÃt thiÁt phÁi đ°ÿc viết ra một cách rõ ràng ngay từ

đÅu, cÅn phÁi cā thá hoá các māc tiêu căa mình cÁ vß mặt định tính và định lượng

1.4.2 Thåi gian dā án

Đái vãi mßi dā án phÁi xác định đ°ÿc mát thåi h¿n phÁi hoàn thành, cā thá h¢n là phÁi có thåi điám bắt đÅu và thåi điám kÁt thúc Thåi điám bắt đÅu là khi vÃn đß giÁi quyÁt đ°ÿc đặt ra Thåi điám kÁt thúc là h¿n cuái cùng mà dā án phÁi hoàn thành Thåi điám này phÁi đ°ÿc xác định rõ ràng, nÁu không dā án có thá s¿ không bao giå kÁt thúc Trong thāc tÁ, dā án luôn gặp phÁi nhÿng yêu cÅu thay đåi khi đã ç gÅn giai đo¿n cuái cùng NÁu các thay đåi đó đ°ÿc coi nh° là mát phÅn căa dā án, thì dā án khó mà hoàn thành đúng h¿n đ°ÿc

1.4.3 Kinh phí

T°¢ng tā nh° trên, mọi dā án đßu phÁi xác định mát kinh phí tái đa, hay nói khác đi là mát khoÁn tißn tái đa mà dā án có thá sử dāng Mßi dā án trong sā phát trián CNTT đßu phÁi xác định tång dā toán kinh phí cho toàn bá quá trình thāc hián, phân bå theo từng nm thāc hián Do vÁy, các dā án đßu đ°ÿc xác định nguãn ván khác nhau có thá huy đáng đ°ÿc đá đÁm bÁo đ°ÿc kinh phí cÅn thiÁt thāc hián dā án

1.4.4 Nguồn nhân lāc

Là tÃt cÁ nhÿng ng°åi tham gia vào dā án Mßi dā án phÁi xác định danh sách nhÿng ng°åi tham gia, từ mức quÁn lý dā án đÁn nhÿng ng°åi thāc hián, trián khai Nhân lāc có thá huy đáng từ nhÿng ng°åi có kinh nghiám làm dā án, các chuyên gia trong lĩnh vāc thāc hián, nhÿng ng°åi có khÁ nng hß trÿ hoàn thành dā án

1.4.5 K¿t quÁ chuyÃn giao

Là kÁt quÁ căa dā án hay nói khác đi là sÁn phẩm cuái cùng căa dā án Māc tiêu căa dā án là giÁi quyÁt vÃn đß đá t¿o ra các kÁt quÁ này Các kÁt quÁ và các māc tiêu nhÃt thiÁt phÁi đ°ÿc viÁt ra rõ ràng, nÁu không māc đích căa dā án s¿ không đ¿t đ°ÿc; s¿ t¿o ra nhÿng kÁt quÁ không đám ứng yêu cÅu

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 14

Răi ro là nhÿng đißu xÁy ra và làm cho dā án phÁi kéo dài h¢n hoặc phÁi chi phí nhißu h¢n so vãi kÁ ho¿ch đã định VÃn đß là nÁu l°ång tr°ãc đ°ÿc các vÃn đß có thá xÁy ra đá đß xuÃt các bián pháp theo dõi và hành đáng kịp thåi thì tát h¢n nhißu so vãi viác chå chịu mát cách bị đáng

2 BiÁt đ°ÿc có vÃn đß thāc sā nÁy sinh hay không Có thá, dā án không đ°ÿc thāc hián theo sát kÁ ho¿ch đß ra mát cách chính xác, nh°ng đißu đó không có ý nghĩa là s¿ gây ra rắc rái Ví dā mát công viác (không thuác đ°ång Gant) không đ°ÿc hoàn thành đúng thåi h¿n đã định, thì không thá coi là mát vÃn đß

3.PhÁn ứng đái vãi vÃn đß: có thá là khắc phāc các nguyên nhân gây ra vÃn đß, hoặc là thay đåi kÁ ho¿ch NÁu kÁ ho¿ch bị thay đåi b¿n phÁi thông báo cho nhÿng ng°åi có liên quan tãi sā thay đåi này

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 15 Tóm l¿i, quÁn lý dā án không chỉ đ¢n thuÅn là thāc hián mát khái công viác đã đ°ÿc v¿ch định sẵn, mà bao gãm cÁ chính viác hình thành nên khái công viác đó H¢n thÁ nÿa, trong giai đo¿n xác lÁp dā án, ng°åi quÁn lý phÁi tÁp trung nhißu công sức h¢n so vãi giai đo¿n thāc hián - khi đã có thá giao nhiám vā cā thá cho nhÿng ng°åi thāc hián

1.6 Ng°åi quÁn lý dā án

1.6.1 Vai trò trong quÁn lý dā án

 Ng°åi quÁn lí dā án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiám chính vß kÁt quÁ căa dā án Có vai trò chă chát trong viác xác định các māc đích và māc tiêu, xây dāng các kÁ ho¿ch dā án, đÁm bÁo dā án đ°ÿc thāc hián có hiáu lācvà hiáu quÁ

 Ng°åi tài trÿ dā án (PS-Project sponsor) CÃp tißn cho dā án ho¿t đáng, phê duyát dā án, quyÁt định cho dā án đi tiÁp hay cho chÁt giÿa chừng

 Tå dā án (PT - Project team) Hß trÿ cho Ng°åi quÁn lý dā án đá thāc hián thành công dā án Bao gãm nhÿng ng°åi vừa có kỹ nng và nng lāc

 Khách hàng (Client): Thā h°çng kÁt quÁ dā án Nêu yêu cÅu, cử ng°åi hß trÿ dā án Là ng°åi chă yÁu nghiám thu kÁt quÁ dā án

 Ban lãnh đ¿o (Senior Mangement): Bå nhiám Ng°åi quÁn lý dā án và Tå dā án, tham gia vào viác hình thành và xây dāng dā án

 Các nhóm hß trÿ (có thá có nhißu hay ít, tuỳ từng dā án): nhóm t° vÃn, nhóm kỹ thuÁt, nhóm th° ký,

• Đáng viên, khuÃy đáng tinh thÅn làm viác

• Theo dõi công viác: bao gãm theo dõi, thu thÁp hián tr¿ng và đánh giá hián tr¿ng

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 16 • Hß trÿ cho mọi ng°åi.

• Bå nhiám ng°åi phā trách.• Phân bå trách nhiám.

• KhuyÁn khích tinh thÅn đãng đái.• Làm phát sinh lòng nhiát tình.• Thành lÁp sā tháng nhÃt chỉ huy.• QuÁn lý trách nhiám.

• Cung cÃp môi tr°ång làm viác tát.• Trao đåi vãi anh em.

• Chịu các sức ép trên vai ng°åi quÁn lý dā án Nhÿng sức ép làm cho ng°åi quÁn lý th°ång r¢i vào phong cách quÁn lý bị đáng Đó là các sức ép:

- Từ phía khách hàng.- Uy tín, danh dā.- Tài chính.

- Từ thă tr°çng cÃp trên.- Thă tāc hành chính.

- Nhân sā (sā đãng thuÁn, sā hÿp tác, sā "chung thuỷ").- Thị tr°ång (c¿nh tranh).

- Chuẩn sÁn phẩm/bÁo đÁm chÃt l°ÿng.- Nguãn nhân lāc h¿n chÁ.

- Công nghá

1.6.3 Phẩm chất cÿa ng°åi quÁn lý dā án

• KhÁ nng tâm sā, thông cÁm vãi ng°åi khác Người quản lý dự án phải có khả

năng quan hệ tích cực với mọi người Họ phải tích cực nghe và có khả năng thông cảm với nhu cầu của mọi người

• KhÁ nng dißn đ¿t Người quản lý dự án phải có khả năng trình bày các ý tưởng

của mình dưới dạng lời và viết Trình bày lời thường xuất hiện với các dự án và kĩ

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 17

năng trình bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án

• Tính kiên quyÁt Người quản lý dự án phải không tránh né việc đưa ra các quyết

định cứng rắn Mặt khác cũng không nên hấp tấp trong đánh giá Tuy nhiên cần đưa ra quyết định đúng lúc và chấp nhận trách nhiệm về các hậu quả

• Tính khách quan Người quản lý dự án nên khách quan, đặc biệt khi nhận những

thông tin quan trọng không muốn nghe

• Toàn tâm toàn ý Người quản lý dự án nên dồn toàn tâm toàn ý cho sự thành công

của dự án Sẵn sàng cung cấp những hỗ trợ cần thiết về kĩ thuật, điều hành hành và tài chính để hoàn thành các mục đích và mục tiêu Việc thiếu nhiệt tình có thá trç thành lây lan sang nhÿng ng°åi tham dā khác, làm cho nng suÃt cóthá bị giÁm

• Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn Ng°åi quÁn lý dā án cÅn có khÁ nng làm cho mọi

ng°åi tham dā vào dā án và duy trì sā tham dā đó cho tãi khi đ¿t đ°ÿc các māc đích và māc tiêu NÁu ng°åi quÁn lí dā án không thá đáng viên đ°ÿc anh em thì cÁ nhóm s¿ không thāc hián tát công viác

• Trung thực NÁu ng°åi quÁn lí dā án không đ¿t vß mặt này, thì viác quÁn lí dā án

s¿ rÃt khó khn Sā tin t°çng s¿ bị suy giÁm, gây Ãn t°ÿng không tát căa anh em

• Nhất quán Ng°åi quÁn lý dā án không thá đi chách tÅm nhìn, ngo¿i trừ nhÿng

hoàn cÁnh bÃt khÁ kháng Ng°åi quÁn lí dā án phÁi ra các quyÁt định đá đ¿t tãi các māc đích và māc tiêu dā án Tính nhÃt quán nuôi d°ỡng cho sā ån định và làm cho nhÿng ng°åi tham dā thích ứng vãi hoàn cÁnh thay đåi Viác thiÁu nhÃt quán hay d¿n đÁn sā bÃt đãng

• Tầm nhìn xa trông rộng Ng°åi quÁn lý dā án phÁi có khÁ nng thÃy kÁt quÁ cuái

cùng, cho dù nó không rõ ràng trong ý niám căa nhÿng ng°åi khác Họ phÁi có khÁ nng hình dung dā án đi tãi đâu và bÁo đÁm mọi thứ xÁy ra đá đ¿t tãi tÅm nhìn dā án

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 18

• Phản ứng tích cực Ng°åi quÁn lý dā án không đÿi cho sā viác xÁy ra rãi mãi

hành đáng PhÁi đ°a ra sáng kiÁn đá giÿ cho dā án tiÁn lên theo kÁ ho¿ch PhÁi chÃp nhÁn đá phức t¿p và sā thay đåi (Chìa khoá là quÁn lí thay đåi chứ khôngphÁi phÁn ứng thā đáng)

1.6.4 Nhÿng trở ng¿i cho vißc quÁn lý dā án

• Viác đ°a vào kỉ luÁt quÁn lí dā án không dß dàng Mát sá ng°åi cháng l¿i viác thāc hành quÁn lí dā án bçi vì họ cÁm thÃy nó đāng ch¿m tãi "đác lÁp chuyên môn" căa mình, muán "giÃu nghß"

• Mát sá khác có cÁm giác luôn bị "sm soi", theo dõi đá ph¿t

• Mát sá khác đÃu tranh vãi quÁn lí dā án bçi vì họ cÁm thÃy nó ngn cÃm sā sáng t¿o

• Mát sá ng°åi cháng l¿i quÁn lí dā án vì khó chịu vãi nhÿng phißn phức hành chính (họp hành, báo cáo, lÃy chÿ ký, ) Thāc ra đó là nhÿng viác cÅn thiÁt thāc sā

1.6.5 Ra quy¿t đánh

Ra quyÁt định là mát hành đáng quan trọng căa ng°åi quÁn lý Thāc chÃt, quÁn lý là mát quá trình ra quyÁt định Các mức đá ra quyÁt định: (tuỳ vào tÅm Ánh h°çng căa quyÁt định đÁn māc tiêu quÁn lý)

• æ cÃp cao, các quyÁt định liên quan tãi các māc tiêu chung

• æ cÃp trung gian, các quyÁt định liên quan tãi các māc tiêu cā thá, các vÃn đß chuyên môn, công nghá

• æ cÃp thÃp, các quyÁt định liên quan trāc tiÁp đÁn sā chỉ đ¿o thāc hián nghiáp vā trong ho¿t đáng

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 19

CH¯¡NG II L¾P K¾ HO¾CH DĀ ÁN Giãi thißu:

- Cung cÃp nhÿng kiÁn thức chung vß KÁ ho¿ch dā án quÁn lý Māc tiêu:

- Có kiÁn thức vß lÁp kÁ ho¿ch QuÁn lý dā án - Ph°¢ng pháp °ãc l°ÿng thåi gian trong dā án - Các định răi ro cho dā án

- Phân bå tài nguyên cho dā án

Tính chất :

Ch°¢ng 1 trang bị cho ng°åi học kiÁn thức vß các vÃn đß lÁp kÁ ho¿ch cho dā án

Nái dung chính:

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 20

Các b°ãc trong quá trình khởi đầu:

- PhÁi làm cho Dā án đ°ÿc công nhÁn

- Xác định nhÿng gì mà dā án cÅn hoàn thành - Xác định māc tiêu tång thá dā án

- Xác định kỳ vọng chung căa khách hàng, ng°åi quÁn lý, hoặc các bên liên quan khác - Xác định ph¿m vi tång thá dā án

- Lāa chọn các thành viên ban đÅu căa nhóm dā án

- Ghi ra và tháng nhÃt các đißu khoÁn công viác hoặc hÿp đãng cho dā án

2.2.2 K¿ ho¿ch dā án

Quá trình l¿p k¿ ho¿ch bao gồm:

- Xác định các công viác cÅn thiÁt đá hoàn thành dā án - Xác định các nguãn lāc cÅn thiÁt

- Đß ra lịch trình-kÁ ho¿ch thåi gian

Kế hoạch Qu

Thi công Qu

Kiểm soát Qu

Đóng

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 21 - Phát trián ngân sách

Mát sá nhißm vā thāc hißn bao gồm :

- Đem l¿i các nguãn lāc cÅn thiÁt - Lãnh đ¿o nhóm

- Họp vãi các thành viên trong nhóm - Giao tiÁp vãi các bên liên quan - Phát trián các sÁn phẩm / dịch vā

2.2.4 KiÃm soát dā án

Quy trình kiám soát là xem vß tång thá dā án Kiám soát mát dā án liên quan đÁn viác đo l°ång tiÁn đá h°ãng tãi māc tiêu và hành đáng đá đÁm bÁo rằng đá lách từ kÁ ho¿ch không Ánh h°çng xÃu đÁn kÁt quÁ cuái Ng°åi quÁn lý dā án phÁi quyÁt định giÿa nhÿng lāa chọn thay thÁ đá giÁi quyÁt các vÃn đß

KiÃm soát các ho¿t đáng bao gồm:

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 22

Các ho¿t đáng ở giai đo¿n này có thà bao gồm :

ví dā dā án phát trián phÅn mßm (SW) - quan niám dā án, các yêu cÅu SW, thiÁt kÁ cÃp cao nhÃt, chi tiÁt thiÁt kÁ, thāc hián, tích hÿp, thử nghiám và đánh giá sÁn phẩm

- Các dā án phát trián phÅn mßm (SW)- quan niám dā án, các yêu cÅu SW, thiÁt kÁ cÃp cao nhÃt, chi tiÁt thiÁt kÁ, thāc hián, tích hÿp, thử nghiám và đánh giá sÁn phẩm

- BÃt ká nhÿng cái tên giai đo¿n vòng đåi, các chức nng và quy trình quÁn lý dā án nói chung là nh° nhau, không có vÃn đß ngành công nghiáp hoặc quy mô dā án

- Nhißu ph°¢ng pháp quÁn lý sử dāng trong kinh doanh ngày nay theo mát mô hình t°¢ng tā dāa trên kÁ ho¿ch công viác và trián khai kÁ ho¿ch và ngân sách, thāc hián công viác vãi mát đái ngũ và các nguãn lāc khác, và kiám soát công viác thông qua theo dõi và giám sát tiÁn đá so vãi kÁ ho¿ch

2.2 Vai trò và trách nhißm trong dā án

Luôn nhã rằng các dā án thành công khi các bên liên quan vß dā án đ°ÿc hài lòng Xác định đúng và lên danh sách đÅy đă các bên liên quan phÁi là b°ãc đÅu tiên trong ho¿t đáng dā án và thá hián trách nhiám căa các bên tham gia liên tāc trong suát dā án

Xác đánh vai trò và trách nhißm các bên tham gia

 Ng°åi quÁn lý dā án: lãnh đ¿o và quÁn lý dā án; kÁ ho¿ch, giám sát, theo dõi, kiám soát, tài liáu, và các báo các ho¿t đáng dā án

 Nhà tài trÿ (có thá là mát đ¿i dián khách hàng hoặc ng°åi quÁn lý chức nng): cung cÃp thẩm quyßn cho mát dā án đá tiÁp tāc thāc hián, H°ãng d¿n và giám sát các dā án trong sā hÿp tác vãi ng°åi quÁn lý dā án

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 23  Các ng°åi quÁn lý trong công ty – nhÿng có liên quan đÁn duyát dā án: phê duyát dā án,

quyÁt định cho dā án đi tiÁp hay dừng bå nhiám ng°åi quÁn lí dā án, thiÁt lÁp các māc tiêu căa dā án và đÁm bÁo rằng nhÿng māc tiêu này đ°ÿc đáp ứng

 Các khách hàng : là bên thā h°çng kÁt quÁ dā án, nêu yêu cÅu, cử ng°åi hß trÿ dā án, là ng°åi chă yÁu nghiám thu kÁt quÁ dā án, đ°a ra yêu cÅu, hß trÿ cho tå dā án đă thông tin đá đÁm bÁo thành công, xét duyát, nghiám thu và ký nhÁn sÁn phẩm bàn giao

 Các nhóm thāc hián dā án: Cung cÃp thông tin đá lÁp kÁ ho¿ch thāc hián dā án, các công viác phÁi làm, các sÁn phẩm chuyán giao, và các °ãc l°ÿng, hoàn thành các công viác nh° đ°ÿc xác định trong bÁn kÁ ho¿ch dā án, báo cáo hián tr¿ng cho ng°åi quÁn lí dā án, xác định nhÿng thay đåi ngay khi xuÃt hián

2.3 Tài lißu mô tÁ dā án

2.3.1 Māc đích và nāc tiêu dā án

Māc đích: là nhÿng mô tÁ dā án s¿ đ¿t tãi cái gì Māc đích nói chung không đo đ°ÿc

Māc tiêu: là các tÁp hÿp con (có thá đo đ°ÿc) căa māc đích Viác đ¿t tãi mát māc tiêu s¿ nói

lên rằng viác đ¿t tãi các māc đích tång thá căa dā án đã đi đÁn mức nào.°

Quan hß giÿa māc đích và māc tiêu

Māc tiêu phÁi là:

 Chi tiÁt cā thá căa māc đích

 Phā ho¿ và nhÃt quán cho māc đích

 Khi tÃt cÁ các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt được

Ví dā: Đß án Tin học hoá quÁn lý hành chính Nhà n°ãc, giai đo¿n 2001-2005

Māc đích dā án: Xây dāng và đ°a vào ho¿t đáng há tháng thông tin đián tử căa nhà n°ãc,

nhằm nâng cao hiáu lāc, hiáu quÁ đißu hành căa Chính phă, Thă t°ãng Chính phă, Lãnh đ¿o các Bá, c¢ quan ngang Bá, c¢ quan thuác Chính phă và chính quyßn địa ph°¢ng các cÃp

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 24 d/ Tin học hoá các dịch vā công: Đng ký kinh doanh, cÃp giÃy phép xây dāng, cÃp giÃy chứng nhÁn quyßn sử dāng đÃt, v.v

e/ Thåi gian thāc hián Đß án : 5 nm 2001-2005 Kinh phí thāc hián Đß án: 1000 tỷ VND

2.3.2 Tài lißu mô tÁ

Là tài liáu xác định ra ph¿m vi căa dā án và trách nhiám căa nhÿng ng°åi tham dā Là c¢ sç đá tháng nhÃt ý kiÁn trong sá nhÿng bên tham gia dā án Khi tháng nhÃt vß nái dung tài liáu mô tÁ dā án , khách hàng, ng°åi tài trÿ dā án và ng°åi quÁn lí dā án coi nh° đã nhÃt trí:

 Vß các māc đích và māc tiêu căa dā án  Ai chịu trách nhiám làm viác gì

Thông th°ång, khi xây dāng tài liáu mô tÁ dā án, nẩy sinh nhÿng bÃt đãng ý kiÁn Tài liáu mô tÁ dā án còn xem nh° bÁn cam kÁt giÿa ng°åi quÁn lí dā án, ng°åi tài trÿ dā án và khách hàng Khi tÃt cÁ các bên kí đã ký có nghĩa là đã đãng ý tuân thă theo nái dung căa tài liáu mô tÁ dā án ThÁm chí có thá đặt đißu kián rằng viác không tuân thă sau này s¿ bị ph¿t

Nái dung chÿ y¿u cÿa tài lißu mô tÁ dā án

 Mô tÁ ngắn gọn vß dā án

 GiÁi thích ý đã căa dā án và xác định nhÿng bên tham gia chính Có thá bao gãm mát sá thông tin vß bái cÁnh lịch sử:

 Māc đích và māc tiêu. Ph¿m vi dā án

 Xác định ranh giãi căa dā án  SÁn phẩm kÁt quÁ căa dā án.

 Nhÿng gì đ°ÿc đ°a vào trong dā án và nhÿng gì bị đ°a ra ngoài khuôn khå dā án. Là nhÿng cá nhân hoặc tÁp thá chịu tác đáng trāc tiÁp căa dā án.

 Xác định nguãn nhân lāc chă chát, cùng vãi trách nhiám căa mßi ng°åi (hoặc nhóm ng°åi) s¿ đÁm nhÁn.

 Không nên chỉ xác định các nguãn nhân lāc bên trong 1 tå chức. NÁu có thá, kinh phí đ°ÿc phân chia theo từng giai đo¿n.

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 25  Ghi l¿i nhÿng điám chỉnh sửa so vãi lÅn phác thÁo đÅu tiên.

2.3.3 BÁng công vißc

Cách thức đá hoàn thành māc đích và māc tiêu là t¿o ra bÁng công viác, xây dāng các °ãc l°ÿng thåi gian, xây dāng lịch trình thāc hián, phân bá lāc l°ÿng, tính chi phí, và quÁn lí răi ro

Bảng công việc (BCV): Liát kê phân cÃp các sÁn phẩm, sÁn phẩm phā, các công viác

chính/phā cÅn thiÁt đá hoàn thành dā án Mát BCV là cn cứ đá xây dāng các °ãc l°ÿng thåi gian và chi phí có ích, lịch trình thāc hián

¯ớc l°ợng thời gian: °ãc l°ÿng thåi gian theo các công viác chính/phā đ°ÿc liát kê

trong BCV Có mát sá kĩ thuÁt °ãc l°ÿng có thá áp dāng

Lách trình thāc hißn: Từ BCV và các ước lượng thời gian để xây dựng lịch biểu

 Xác định mối quan hệ logic giữa các công việc  Áp dụng các ước lượng thời gian cho mỗi công việc

 Tính ngày tháng cho từng công việc, có lưu ý đến các ràng buộc đối &với dự án

Phân bá lāc l°ÿng, tài nguyên: Tài nguyên căa dā án gãm con ng°åi, đã cung cÃp,

vÁt t°, trang bị và không gian làm viác

Tính chi phí: Bao gãm chi phí cho từng công viác và cho toàn bá dā án Chi phí °ãc tính cuái cùng chính là kinh phí cÅn cÃp

KiÃm soát rÿi ro: Răi ro là mát sā kián xÁy ra có thá đe do¿ và cÁn trç dā án thāc hián

nhÿng māc tiêu đã đ°ÿc xác định trong tài liáu dā án CÅn có kÁ ho¿ch l°ång tr°ãc các răi ro đá:

 Hạn chế sự xuất hiện

 Có các phương án xử lý rủi ro

 Nếu rủi ro xuất hiện, hạn chế thiệt hại do rủi ro gây ra

2.3.3.1 BÁng công vißc (BCV) là gi:

 BCV là mát danh sách chi tiÁt nhÿng gì cÅn có đá hoàn thành mát dā án Viác xây dāng BCV buác ng°åi quÁn lí dā án phÁi vắt óc nghĩ ra nhÿng gì phÁi làm đá

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 26 hoàn thành dā án NÁu làm BCV tát, s¿ xác định chính xác các b°ãc đá hoàn thành dā án

 BCV là c¢ sç đá °ãc l°ÿng chi phí Từ BCV s¿ có 1 bức tranh chung vß kinh phí Dā án

 BCV là c¢ sç đá xác định trách nhiám giÿa các cá nhân  BCV là c¢ sç đá xây dāng lịch trình thāc hián dā án

 Tham gia xây dāng BCV: ng°åi quÁn lí dā án, khách hàng, thành viên tå, ng°åi tài trÿ dā án và Ban quÁn lý dā án

2.3.3.2 Cấu trúc BÁng công vißc

Có chißu h°ãng trên xuáng, bắt đÅu từ sÁn phẩm toàn bá và chia nó ra thành nhÿng yÁu tá nhß h¢n

Mßi chă đß đßu đ°ÿc chia thành nhÿng chă đß con, và mßi chă đß con l¿i đ°ÿc chia thêm nÿa thành các phÅn nhß

Chú ý quan há giÿa mô tÁ công viác và mô tÁ sÁn phẩm

SÁn phẩm: danh từ (bao gãm: đÅu vào, đÅu ra, đáng tác xử lý)

Công viác: Đáng từ, mô tÁ mát quá trình ho¿t đáng, xử lý BCV có thá đ°ÿc phân thành nhißu mức Không phÁi tÃt cÁ "nhánh" căa BCV đßu cÅn chi tiÁt cùng sá mức Mßi mức cho phép t¿o ra lịch biáu và báo cáo tóm tắt thông tin t¿i từng mức đó

BCV chỉ viÁt "cái gì", chứ không viÁt "nh° thế nào"

BCV bao gồm hai thành phần chính:

 Danh sách sÁn phẩm: DSSP (Product Breakdown Structure): mô tÁ theo trình tā từ trên xuáng Mức đá phân cÃp tuỳ theo đá phức t¿p căa sÁn phẩm Nói chung, sÁn phẩm càng phức t¿p thì sá các mức càng lãn h¢n SÁn phẩm toàn bá và từng sÁn phẩm con đ°ÿc mô tÁ bằng danh từ

 Danh sách công viác (Task Breakdown Structure): xác định các công viác cÅn thāc hián đá xây dāng từng sÁn phẩm con và chung cuác xây dāng nên sÁn phẩm

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 27

con A

Sản phẩm con B

Sản phẩm con B.1Sản phẩm

con B.2

Sản phẩm con C

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 28 KÁt hÿp cÁ 2 danh sách sÁn phẩm và danh sách công viác, ta có BÁng công viác chi tiÁt

2.3.3.3 Các b°ãc xây dāng BÁng công vißc

B°ãc 1: ViÁt ra sÁn phẩm chung nhÃt Dùng danh từ hay thuÁt ngÿ mô tÁ trāc tiÁp 1

cách vắn tắt (ví dā: Há tháng phÅn mßm quÁn lí nhân sā, Bánh vián đa khoa, CÅu mãi, ) Thông tin lÃy từ tài liáu "Phác thÁo dā án"

B°ãc 2: T¿o danh sách sÁn phẩm: Phân rã sÁn phẩm chung nhÃt thành các sÁn phẩm

con ç các mức thÃp h¢n Nói chung, khoÁng 2-3 mức d°ãi là đă

Sản phẩm (0.0)

Sản phẩm con A(1.0)

Sản phẩm con B(2.0)

Sản phẩm conB1 (2.1)Mô tả B1

Dầu vào - Xử lý - Đầu ra(2.1.2)

Mô tả XL1(2.1.2.1)

Mô tả XL2(2.1.2.2)

Mô tả XL3(2.1.2.3)

Sản phẩm conB2 (2.2)

Sản phẩm con C(3.0)

BÁng công viác chi tiÁt

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 29

B°ãc 3: T¿o lÁp Danh sách công viác Mô tÁ các công viác ç d°ãi mßi sÁn phẩm ç mức

thÃp nhÃt Sau đó phân rã từng công viác ra thành các mức thÃp h¢n

Mức phân rã chi tiÁt công viác : NÁu mát công viác cÅn làm nhißu h¢n 2 tuÅn (hoặc 80 giå) thì nên phân rã tiÁp

B°ãc 4: Đánh mã cho mßi ô căa BÁng Công viác

- Không phân biát nái dung trong 1 ô là sÁn phẩm hay công viác B°ãc 5: Xét duyát l¿i BCV

- TÃt cÁ các ô thuác danh sách sÁn phẩm đßu có danh từ (và có thá tính từ đi kèm) - TÃt cÁ các ô thuác danh sách công viác có đáng từ ra lánh và bå ngÿ

- TÃt cÁ các ô đßu có mã duy nhÃt 2.4 ¯ãc l°ÿng thåi gian

¯ãc l°ÿng thåi gian khó h¢n xây dāng bÁng công viác Nguyên tắc là °ãc l°ÿng thåi gian cho mßi công viác nhß, từ đó có c¢ sç đá °ãc l°ÿng toàn bá thåi gian cho dā án (Bottom-up)

¯ãc l°ÿng thåi gian s¿ là c¢ sç đá đánh giá tiÁn đá căa quá trình thāc hián dā án Trong khi °ãc l°ÿng thåi gian, xác định luôn công viác nào quan trọng h¢n, công viác nào phÁi làm tr°ãc đá làm c¢ sç đá xây dāng lịch biáu thāc hián dā án

2.4.1 Các kỹ thu¿t làm °ãc l°ÿng thåi gian:2.4.1.1 ¯ãc l°ÿng cÁm tính

 Dāa trên kinh nghiám căa nhÿng ng°åi làm công viác trāc tiÁp

L¯U HÀNH NàI Bà GIÀNG VIÊN: TRÄN VN NGÂN 30  LÃy ý kiÁn căa mát chuyên gia khách quan

 Tìm mát tác vā t°¢ng tā trong mát dā án hoàn thành đá xem mÃt bao lâu đá hoàn thành

¯u điÃm cÿa PERT:

 Buác phÁi tính đÁn rÃt nhißu yÁu tá (nÁu muán có đ°ÿc MO, MP)  Buác Ng°åi quÁn lý dā án phÁi trao đåi vãi nhißu ng°åi

 Giá trị nhÁn đ°ÿc là giá trị cân bằng giÿa 2 thái cāc nên đáng tin cÁy  Làm cho viác lÁp kÁ ho¿ch trç nên chi tiÁt h¢n

Nh°ÿc điÃm cÿa PERT

 MÃt thåi gian (căa 1 ng°åi và căa cÁ tÁp thá), khi dā án có quá nhißu công viác

 Có thá xÁy ra: tranh luÁn hàng giå vß giá trị bi quan nhÃt cho công viác, có nguy c¢ làm cho mọi ng°åi chán nÁn

 Có thá d¿n đÁn nhÿng tíng toán rÃt vān vặt, làm cho Ng°åi quÁn lý dā án chỉ "thÃy cây mà không thÃy rừng"