giáo trình excel ứng dụng nghề tin học ứng dụng cao đẳng

Đặt m¿t khẩu cho t¿p bÁng tính Trong một sá tr°ờng hợp chúng ta có thể chia sẻ bÁng tính và cho phép bất kỳ ng°ời sử dụng nào làm việc với nó, chßnh sửa nó theo ý thích: thay đổi đánh d¿

Uþ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHà Hâ CHÍ MINH

TR¯àNG CAO ĐÀNG BÁCH KHOA NAM SÀI GÒN

MþC LþC

CH¯¡NG 1: CÁC TÍNH NNG CAO CÂP CĀA EXCEL 3

1.1 Đặt mật khẩu cho tập bÁng tính 3

1.2 Làm chủ những tính năng lập dàn của Excel (Outlining) 5

1.3 Thiết lập giá trá giới h¿n cho ô 5

CH¯¡NG 2: NHÓM HÀM ĂNG DþNG 10

2.1 Hàm tháng kê một điều kiện 10

2.2 Hàm tháng kê nhiều điều kiện 12

2.3 Hàm tham chiếu 14

CH¯¡NG 4: NH¾P VÀ T¾O MÔ HÌNH DĀ LIÞU TRONG EXCEL 28

4.1 Các kiểu nhập dữ liệu trong excel( từ csdl, từ bÁng tính, sao chép và dán) 28

4.2 T¿o mái quan hệ giữa dữ liệu đã nhập (Pivot table) 28

4.3 Extend data model relationships using excel, Power Pivot and Dax .30

CH¯¡NG 1: CÁC TÍNH NNG CAO CÂP CĀA EXCEL

1.1 Đặt m¿t khẩu cho t¿p bÁng tính

Trong một sá tr°ờng hợp chúng ta có thể chia sẻ bÁng tính và cho phép bất kỳ ng°ời sử dụng nào làm việc với nó, chßnh sửa nó theo ý thích: thay đổi đánh d¿ng, thêm hoặc xóa dữ liệu, chèn bÁng, … Nh°ng đa sá chúng ta muán bÁo vệ bÁng tính của mình, nhất là các bÁng tính có tính chất quan trọng Vì vậy để bÁo vệ bÁng tính ta thực hiện:

Protecting Workbooks and Worksheets

Chúng ta có thể thiết lập bÁo vệ bÁng tính và một sá Sheet quan trọng bằng cách:

bÁng tính đ°ợc bÁo vệ (Protect Structure) thì ng°ời sử dụng không thể chèn, xóa, hoặc đổi tên, hoặc hiển thá các worksheet đẫ bá ẩn Khi một cửa sổ bÁng tính đ°ợc bÁo vệ (Protect Windows) thì ng°ời sử dụng không thể thay đổi kích th°ớc hoặc vá trí của cửa sổ

BÁo vệ Worksheet: trong một bÁng tính có nhiều worksheet, nh°ng ta chß cần bÁo mật một vài sheet cần thiết thì ta chọn Protect Worksheet Trong hộp tho¿i Protect Sheet nhập mật

khẩu, và lựa chọn một sá thuộc tính cho phép ng°ời sử dụng trong vùng ―Allow all users of this worksheet to:

ng°ời sử dụng có thể chßnh sửa bằng chức năng ― Allow User to Edit Ranges‖ trong tab Review-> Changes

Trong hộp tho¿i Allow User to Edit Ranges chọn New

Thi¿t l¿p m¿t khẩu cho t¿p tin

Workbook-> Encrypt with Password

B°ớc 1: Chọn một dãy các hàng hay cột (không đ°ợc chọn ô)

B°ớc 2: Vào Data/Group and Outline/Group Khi đó ta sẽ thấy bên trái màn hình xuất hiện nút có dấu (-), nếu bấm chuột vào nút này thì các hàng

hoặc cột đ°ợc chọn ở b°ớc 1 sẽ đ°ợc ẩn đi Nếu muán các hàng, cột xuất hiện trÁ l¿i thì bấm vào nút (+)

- Không chọn hàng hay cột nào cÁ

1.3 Thi¿t l¿p giá trß gißi h¿n cho ô

Khi xây dựng bất cứ bÁng tính nào đó phục vụ công việc mình, chắc chắn b¿n sẽ cần những vùng nhập dữ liệu theo yêu cầu nhất đánh nào đó Dữ liệu đó có thể đ°ợc giới h¿n trong một ph¿m vi nào đó, có thể là sá nguyên, sá thập phân, ngày, giờ, dữ liệu trong danh sách sẵn có hoặc chuỗi có độ dài nhất đánh Khi đó chức năng Data validation sẽ giúp chúng ta nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, h¿n chế sai sót tái thiểu

Để thiết lập việc nhập liệu theo điều kiện, ta thực hiện:

o B°ớc 2 Vào Tab Data-> Group Data Tools-> Data Validation

Error Alert

Thẻ Settings

Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria Tuỳ vào đái t°ợng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên d°ới Allow Mặc đánh ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any value) Để thay đổi theo ý muán, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation

Trong danh sách thÁ xuáng của Validation criteria, có các lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom

o Whole number:

Chức năng này chß cho phép nhập liệu là sá nguyên Nếu nhập sá thập phân, chuỗi, sẽ bá báo lỗi Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, sá l°ợng mặt hàng, sá sÁn phẩm, điểm thi, Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép kháng chế ph¿m vi giá trá nhập

- Equal to: giá trá trong ô bằng (=) với giá trá so sánh

- Not equal to: giá trá trong ô không bằng (≠) giá trá so sánh - Greater than: giá trá trong ô lớn h¢n (>) giá trá so sánh - Less than: giá trá trong ô nhß h¢n (<) giá trá so sánh

- Greater than or equal to: giá trá trong ô lớn h¢n hoặc bằng (g) giá trá so sánh

Chức năng này chß cho phép nhập liệu là sá nguyên hoặc sá thập phân Cách thực hiện t°¢ng tự đái với Whole number Sử dụng kiểu giá trá Decimal cho phép tránh đ°ợc những sai sót do quy đánh về sá thập phân Quác tế và Việt Nam (dấu chấm và phẩy)

o List:

Chức năng này chß cho phép nhập liệu từ một danh sách sẵn có Danh sách này có thể đ°ợc nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác Nên sử dụng chức năng này khi b¿n cần nhập liệu đ°ợc lấy từ một c¢ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm h¿n chế sai sót, rút ngắn thời gian Ví dụ nh° nhập danh sách môn học, mã môn học, lớp Điều này cho phép h¿n chế tái đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết quÁ tính toán sai, đặc biệt là đái t°ợng nhập là chuỗi

Chức năng này chß cho phép nhập liệu là ngày Việc điều khiển về khoÁng ngày nhập giáng nh° đái với Whole number Điều đó có nghĩa là chọn ngày trong 1 khoÁng xác đánh, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,

Chức năng này chß cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác đánh (tính bằng sá ký tự, kể cÁ koÁng trắng, dấu, ) Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập giáng nh° đái với Whole Number Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát đ°ợc chiều dài chuỗi nhập giới h¿n trong 1 bÁng xác đánh, chiều dài chuỗi nhập nhß nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất,

Input Message

Chức năng Input Message cho phép hiển thá thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào ô đó, từ đó đánh h°ớng cho công việc nhập liệu Gãm có các thông sá:

đ°ợc chọn Tr°ờng hợp này chọn Bật

Error Alert

Khi ô đã đ°ợc đặt chế độ Data validation, nếu nhập liệu không đúng quy đánh sẽ bá thông báo Ta có thể thay đổi nội dung thông báo mặc đánh đó theo các hoàn cÁnh khác nhau và hiển thá nội dung thông báo đó bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi

o Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thá cÁnh báo sau khi dữ liệu đ°ợc nhập vào ô Tr°ờng hợp này chọn Bật

(thông tin)

Tuỳ mức độ cÁnh báo mà có cách xử lý phù hợp

nhập liệu này và yêu cầu phÁi nhập đúng mới đ°ợc chấp nhận

- Warning: Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cÁnh báo, tùy tr°ờng hợp có thể chấp nhập hoặc không chấp nhận giá trá nhập liệu

qua tr°ờng hợp nhập liệu không đúng quy đánh

E5:E14 là vùng dữ liệu, chứa dữ liệu để đếm <Giỏi= là điều kiện (Criterial)

Hàm Countif sẽ đếm tất cÁ những ô thßa mãn điều kiện là <Gißi= trong vùng dữ liệu từ E5 đến E14 ng°ợc l¿i sẽ không tính.

T°¢ng tự cho các ô còn l¿i với tr°ờng hợp đếm sá học sinh Khá, Trung Bình, Yếu.

C18 = COUNTIF(E5:E14,=Khá=)

C19 = COUNTIF(E5:E14,=Trung Bình=) C20 = COUNTIF(E5:E14,=Yếu=)

Áp dụng hàm Sumif để tính tổng l°¢ng cho phòng ban Kế ho¿ch t¿i ô E15 ta có.E15=SUMIF(D5:D12,=Kế ho¿ch=,E5:E12)

Trong công thức này: D5:D12– Vùng chứa dữ liệu cần so sánh với điều kiện: <Kế ho¿ch=

<Kế ho¿ch= – Điều kiện (Criteria)E5:E12 – Vùng cần tính tổng

Tính trung bình theo điÁu kißn: Averageif

Cú pháp:= AVERAGEIF (Vùng điều kiện, điều kiện, vùng cần tính)

2.2 Hàm tháng kê nhiÁu điÁu kißn Hàm Sumifs:

- Cú pháp:

=SUMIFS(vùng tính tổng, vùng điều kiện 1, điều kiện1, vùng điều kiện 2, điều kiện2,…) - Công dụng: hàm cho ta giá trá tổng của các bÁn ghi thoÁ mãn nhiều điều kiện

Ví dụ: Tính tổng tiền theo lo¿i phòng và có sá ng°ời lớn h¢n 2

Hàm Countifs:

1 Chức năng của hàm Countif

Hàm Countif dùng để đếm các ô trong vùng dữ liệu theo nhiều điều kiện 2 Công thức hàm Countifs

=COUNTIFS(Vùng điều kiện 1, điều kiện 1, Vùng điều kiện 2, điều kiện 2, ….)

Ví dụ: Tính sá hàng tãn kho (giá trá cột B lớn h¢n 0) nh°ng ch°a bán đ°ợc (giá trá cột C bằng 0) = COUNTIFS (B2: B7, <> 0=, C2: C7, <= 0=)

Bài tập áp dụng: Cho bÁng điểm một sá học sinh, hãy đếm sá học sinh đ¿t điểm 9 và 8 ở cÁ 3 môn

database: đáa chß vùng CSDL (Chọn đáa chß tuyệt đái để sao chép)

field: cột cần tính toán, field có thể là tên tr°ờng, đáa chß của ô tên field hoặc sá thứ tự của

criteria: đáa chß vùng điều kiện

field của các mẫu tin thßa điều kiện criteria

tin thßa điều kiện criteria

tin thßa điều kiện criteria

mẫu tin thßa điều kiện criteria

mẫu tin thßa điều kiện criteria

2.3 Hàm tham chi¿u Hàm VLOOKUP

Công dụng: dùng để tìm kiếm giá trá t°¢ng ứng trên ô cột đầu tiên của bÁng tham chiếu và cho kết quÁ t°¢ng ứng trong cột chß đánh

Cú Pháp: =VLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup) Trong đó:

Lookup_value: giá trá đái chiếu với cột đầu tiên của bÁng tham chiếu để lấy đ°ợc giá trá cần tìm

Table_ array: đáa chß tuyệt đái của bÁng tham chiếu, không lấy dòng tiêu đề

Col_index_Num: Sá thứ tự cột chứa giá trá cần lấy của bÁng tham chiếu (tính theo thứ tự từ trái qua phÁi và bắt đầu từ 1)

Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bÁng tham chiếu + 0: Cột đầu tiên của bÁng tham chiếu ch°a sắp xếp + 1: Cột đầu tiên của bÁng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm đánh)

Hàm HLOOKUP

Công dụng: dùng để tìm kiếm một giá trá trên dòng đầu tiên của bÁng tham chiếu và cho kết quÁ t°¢ng ứng trong dòng chß đánh

Cú pháp: =HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup) Trong đó:

Lookup_value: giá trá đái chiếu với dòng đầu tiên của bÁng tham chiếu để lấy đ°ợc giá trá cần tìm

Table_ array: là đáa chß tuyệt đái của bÁng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề

Row_index_Num: Sá thứ tự dòng chứa giá trá cần lấy của bÁng tham chiếu (tính theo thứ tự từ trên xuáng d°ới và bắt đầu từ sá 1)

Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bÁng tham chiếu + 0: Dòng đầu tiên của bÁng tham chiếu ch°a sắp xếp + 1: dòng đầu tiên của bÁng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm đánh)

2.4 Hàm Match

Cú pháp: =MATCH(<giá trá cần tìm vá trí>, <vùng chứa giá trá này>, [ 1 trong 3 sá : 1 hoặc 0 hoặc -1])

Trong công thức trên:

<giá trá cần tìm vá trí> (tham sá bắt buộc): là giá trá b¿n muán tìm vá trí t°¢ng đái trong mÁng, có thể thuộc lo¿i dữ liệu sá, text, logic hoặc là 1 tham chiếu đến 1 đáa chß ô <vùng chứa giá trá này> (tham sá bắt buộc): vùng muán tìm giá trá

[ 1 trong 3 sá: 1 hoặc 0 hoặc -1] (Tham sá không bắt buộc): đánh nghĩa cách tìm kiếm

kiếm nh°ng nhß h¢n hoặc bằng giá trá đang đ°ợc tìm kiếm Chú ý: vùng tìm kiếm cần đ°ợc sắp xếp theo chiều tăng dần, nghĩa là, từ giá trá nhß nhất đến giá trá lớn nhất hoặc từ A tới Z

o Nếu điền sá 0: hàm Match sẽ tìm chính xác giá trá cần tìm trong vùng và trÁ l¿i vá trí đầu tiên mà nó tìm thấy

h¢n hoặc bằng giá trá đang đ°ợc tìm kiếm Chú ý: vùng tìm kiếm cần đ°ợc sắp xếp theo thứ tự giÁm dần, nghĩa là, từ giá trá lớn nhất đến giá trá nhß nhất hoặc từ Z tới A

Ví dụ:

Mßt sá l°u ý khi sÿ dÿng hàm Match:

- Hàm Match trÁ về vá trí t°¢ng đái của giá trá cần tìm, không trÁ về giá trá đó

- Nếu vùng tìm kiếm có một vài giá trá trùng nhau, hàm Match sẽ trÁ về giá trá đầu tiên mà nó gặp

Dấu hßi chấm (?) – đ¿i diện cho 1 kí tự bất kì

Dấu sao (*) – đ¿i diện cho bất kì sá l°ợng kí tự nào (Chß sử dụng với Match khi tham sá thứ 3 của hàm Match có giá trá bằng 0)

Ví dụ: Tìm vá trí t°¢ng đái của tên ng°ời bắt đầu bằng <Car=

Hàm Match có phân bißt chā hoa, chā th°áng

Hàm Match khi tìm kiếm sẽ không phân biệt đ°ợc chữ hoa và chữ th°ờng Để giúp hàm Match phân biệt chữ hoa, chữ th°ờng, ta sẽ kết hợp hàm Match với hàm EXACT nh° sau:

=MATCH( TRUE, EXACT ( <vùng tìm ki¿m >, < giá trß tìm ki¿m >), 0)

vùng tìm kiếm Nếu ô đ°ợc so sánh trùng khít về nội dung 100% với ô đem đi so sánh thì hàm EXACT sẽ trÁ về giá trá TRUE, nếu không hàm EXACT sẽ trÁ về giá trá FALSE

quÁ là chúng ta có thể sử dụng hàm MATCH có phân biệt đ°ợc chữ hoa và chữ th°ờng

tắt CTRL + SHIFT + ENTER để nhập, b¿n không cần thêm dấu ngoặc nhọn vào công

thức

So sánh 2 cßt tìm sự khác bißt

Một trong những công việc mất rất nhiều thời gian đó là so sánh 2 cột trong Excel để biết thành phần nào ở cột 1 ch°a có trong cột 2 hoặc ng°ợc l¿i Có nhiều cách để giÁi quyết vấn đề này, trong đó có cách sử dụng Match kết hợp với hàm ISNA:

hàm ISNA trÁ về giá trá đúng, nghĩa là giá trá không đ°ợc tìm thấy, điều này dẫn đến việc tham sá đầu tiên của hàm IF có giá trá TRUE, do vậy kết quÁ của hàm IF sẽ là <Không có trong cột 1=

2.5 Hàm INDEX INDEX với mÁng

D¿ng mÁng INDEX trÁ về giá trá của một phần tử trong một bÁng hoặc một mÁng dựa trên sá hàng và cột mà b¿n chß đánh

Cú pháp: INDEX (array, row_num, [column_num])

row_num bá bß qua, column_num là bắt buộc

row_num là bắt buộc

Ví dụ, công thức <= INDEX (A1: D6, 4, 3)= sẽ trÁ về giá trá t¿i giao điểm của hàng thứ 4 và cột thứ 3 trong mÁng A1: D6, là giá trá trong ô C4

L°u ý:

xác đánh đái sá row_num hoặc column_num t°¢ng ứng

thì hàm INDEX trÁ về một mÁng của toàn bộ cột T°¢ng tự, nếu mÁng bao gãm

nhiều cột và đái sá column_num bá bß qua hoặc bằng 0, công thức INDEX sẽ trÁ về

toàn bộ hàng D°ới đây là một ví dụ về công thức minh họa

không, công thức INDEX sẽ trÁ về #REF! lỗi

Đßnh d¿ng tham chi¿u INDEX

Cú pháp: INDEX (reference, row_num, [column_num], [area_num])

Nếu nhập nhiều h¢n một ph¿m vi, hãy tách các khoÁng bằng dấu phẩy và kèm theo đái sá tham chiếu trong ngoặc đ¢n, ví dụ (A1:B5,D1:F5)

Nếu mỗi dãy trong tài liệu tham khÁo chß chứa một hàng hoặc cột, đái sá row_num hoặc column_num t°¢ng ứng là tùy chọn

row_num – sá thứ tự của hàng nằm trong khoÁng mà từ đó trÁ về một ô tham chiếu, nó t°¢ng tự nh° d¿ng mÁng

column_num – sá thứ tự cột để trÁ về một ô tham chiếu, cũng ho¿t động t°¢ng tự nh° d¿ng mÁng

area_num – một tham sá tùy chọn chß ra mÁng từ đái sá tham chiếu để sử dụng Nếu bß qua, công thức INDEX sẽ trÁ l¿i kết quÁ cho mÁng đầu tiên đ°ợc liệt kê trong danh sách tham khÁo

Ví dụ, công thức = INDEX ((A2: D3, A5: D7), 3, 4, 2) trÁ về giá trá của ô D7, t¿i giao điểm

của hàng thứ 3 và cột thứ 4 trong khu vực thứ hai (A5: D7)

L°u ý:

INDEX trÁ về tham chiếu cho toàn bộ cột hoặc hàng t°¢ng ứng

đánh trong đái sá area_num

một ô trong tham chiếu; Nếu không, công thức INDEX sẽ trÁ về #REF! lỗi

CH¯¡NG 3: C¡ Sâ DĀ LIÞU

3.1 Các khái nißm c¢ bÁn

C¢ sở dữ liệu (Database) là một vùng dữ liệu liên tục trong bÁng tính có các đặc điểm sau: - Dòng đầu tiên chứa tiêu đề của các cột, mỗi cột đ°ợc gọi là một tr°ờng (field) Trong mỗi cột phÁi có cùng một kiểu dữ liệu

- Từ dòng thứ hai trở đi mỗi dòng chứa dữ liệu một đái t°ợng cần quÁn lý và đ°ợc gọi là bÁn ghi (record) BÁn ghi phÁi chứa dữ liệu thuộc tất cÁ các tr°ờng

C¢ sở dữ liệu mà không có dòng tiêu đề tr°ờng gọi là danh sách dữ liệu (Data list)

Chọn A to Z: sắp tăng dần theo cột bên trái của vùng đã chọn Chọn Z to A: sắp giÁm dần theo cột bên trái của vùng đã chọn Ngoài ra Excel cũng cho ng°ời dùng tùy chßnh trong sắp xếp:

Vào tab Home > nhóm Editing > Sort & Filter > Custom Sort

Trong đó

chọn Add Level, muán bß cột chọn Delete Level Thứ tự °u tiên từ trên xuáng Sort on: sắp xếp theo giá trá (values), màu ô (cell color), màu font, biểu t°ợng

3.3 Lác dā lißu (Auto Filter và Advanced Filter) Lác dā lißu tự đßng (AutoFilter)

Chức năng: Lệnh Tab Data-> Group Sort & Filter-> Filter dùng để lọc các mẫu tin thßa mãn những tiêu chuẩn nào đó từ c¢ sở dữ liệu ban đầu Kết quÁ chß hiển thá những mẫu tin thßa điều kiện còn những mẫu tin khác sẽ t¿m thời bá che