Hdsd v5 stepbystep

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản, việc chuyển nhận văn bản giữa các nhóm quyền như văn thư, lãnh đạo, chuyên viên. Đồng thời hỗ trợ quản lý các văn bản của đơn vị

HDSD V5 STEP-BY-STEP

2.2.Đóng dấu của đơn vị (Văn thư) 24

2.3.Ngày văn bản đi (Văn thư) 25

2.4.Số văn bản đi (Văn thư) 26

3.Thiết lập chữ ký VGCA trên hệ thống QLVB V5 27

III.Thao tác xử lý đối với Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, Chuyên viên và Văn thư 29

1.Tra cứu văn bản 29

1.1.Tra cứu bằng Trích yếu hoặc Số ký hiệu 29

1.2.Tìm kiếm nâng cao 29

2.2.3.Chuyển văn thư đơn vị ban hành 35

3.2.2.Chuyển về chuyên viên 45

3.2.3.Chuyển Lãnh đạo đơn vị 46

1.Cách tải ứng dụng trên Android 61

2.Cách tải ứng dụng trên IOS 63

3.2.1.Chuyển Lãnh đạo đơn vị 86

3.2.2.Chuyển về Chuyên viên 87

3.2.3.Chuyển Văn thư đơn vị 88

1

A HDSD QLVB V5 TRÊN WEB I Đăng nhập

Giao diện của mail công vụ:

Nhập tên tài khoản, mật khẩu của mail công vụ đã được cấp Sau đó tiến hành bấm Đăng nhập

2 Sau khi đăng nhập thành công cửa sổ mail công vụ hiện ra:

3

Bấm vào Đổi mật khẩu hiện ra:

Sau đó tiến hành nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới cần đổi, nhấn Đổi mật khẩu

Khi đổi thành công sẽ hiện ra dòng chữ Mật khẩu của bạn đã thay đổi Giờ bạn có thể đóng cửa sổ

Bật trình duyệt của máy tính và truy cập vào QLVB bằng đường link: vpdt.soctrang.gov.vn

5 Giao diện của QLVB:

Nhập tên tài khoản, mật khẩu của mail công vụ đã được cấp Sau đó tiến hành bấm Đăng nhập

6 Giao diện QLVB hiện ra:

II Thiết lập

1 Cài Plugin VNPT và Ký số VGCA 1.1 Cài Plugin VNPT

7 - Đối với MacOS

- Đối với Windows

Bấm vào hiện ra giao diện, bấm Tải xuống, chọn lưu mục lưu, bấm Save

8 Sau khi tải về, vào thư mục đã lưu tiến hành cài đặt Plugin VNPT

9

10

11 Đã hoàn thành cài đặt Plugin VNPT

1.2 Cài đặt Ký số VGCA

Ký số VGCA là ký số của Ban cơ yếu chính phủ, đã được sử dụng từ V3 Do đó nếu đã cài đặt rồi thì chỉ cần thiết lập ký số trên hệ thống QLVB V5 là có thể sử dụng được Bước thiết lập ký số sẽ được trình bày bên dưới

12 Nếu chưa cài ký số VGCA thì bật trình duyệt, truy cập vào đường link:

ca.gov.vn để tải phần mềm Giao diện hiện ra:

Kéo xuống bên dưới:

13

Sau khi tải về thì tiến hành cài đặt tất cả 3 file 1.2.1 VGCASignService Setup

14

15

16

17 Cài đặt hoàn thành

1.2.2 VGCA Token Manager v.1.0 Setup

18

19 Lúc này máy tính sẽ tự reset để cấu hình Cài đặt hoàn thành

1.2.3 Universal MW 1.4.10.764 Setup

20

21

22 Cài đặt hoàn thành

2 Cấu hình chữ ký VGCA

23

2.1 Chữ ký cá nhân (Lãnh đạo)

Cắm USB ký số VGCA đã được cấp vào máy

Khi đã đăng ký tài khoản ký số VGCA thì ở mục Tạo mẫu mới, khi bấm vào

sẽ ra tên cá nhân của mình Bấm chọn

Thiết lập loại chữ ký: Mẫu chữ ký cá nhân Hiển thị chữ ký: Hình ảnh

Sau đó bấm Lưu

24

2.2 Đóng dấu của đơn vị (Văn thư)

Cắm USB ký số VGCA đã được cấp vào máy

Khi đã đăng ký tài khoản ký số VGCA thì ở mục Tạo mẫu mới, khi bấm vào

sẽ ra tên đóng dấu của đơn vị Bấm chọn

Thiết lập loại chữ ký: Mẫu chữ ký tổ chức Hiển thị chữ ký: Hình ảnh

Sau đó bấm Lưu

25

2.3 Ngày văn bản đi (Văn thư)

Tạo mẫu mới Đặt tên: tự đặt tên

Thiết lập loại chữ ký: Mẫu ngày công văn đi Hiển thị chữ ký: Thông tin

Sau đó bấm Lưu

26

2.4 Số văn bản đi (Văn thư)

Tạo mẫu mới Đặt tên: Tự đặt tên

Thiết lập loại chữ ký: Mẫu số công văn đi Hiển thị chữ ký: Thông tin

Sau đó bấm Lưu

27

3 Thiết lập chữ ký VGCA trên hệ thống QLVB V5 Đăng nhập vào hệ thống QLVB Chọn Thông tin cá nhân

28 Cửa sổ hiện ra, kéo xuống dưới

*Sau khi cập nhật thành công, đăng xuất ra và đăng nhập vào lại

29

III Thao tác xử lý đối với Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo phòng, Chuyên viên và Văn thư

1 Tra cứu văn bản

1.1 Tra cứu bằng Trích yếu hoặc Số ký hiệu

Nhập trích yếu hoặc số ký hiệu, sau đó bấm tìm kiếm để hiện kết quả

tìm kiếm

1.2 Tìm kiếm nâng cao

Có thể tìm kiếm thông qua các trường sau:

- Loại văn bản: Văn bản đến hoặc văn bản đi - Sổ văn bản

30

2 Lãnh đạo đơn vị 2.1 Văn bản đến

Lãnh đạo đơn vị cần xử lý văn bản đến ở mục Văn bản đến chờ xử lý

Chọn văn bản đến cần xử lý, bấm vào văn bản cần xử lý

Ví dụ:

31

2.1.1 Chuyển xử lý

Đối với văn bản đến chờ xử lý của Lãnh đạo đơn vị, đa số là văn thư tiếp nhận văn bản đến sau đó trình Lãnh đạo đơn vị để Lãnh đạo phân công

cho phòng ban, chuyên viên cụ thể để xử lý Khi đó chọn chuyển xử lý

Chọn phòng ban Văn phòng để tiếp nhận văn bản xử lý Chọn Xử lý chính cho Văn phòng Sau đó bấm Chuyển

Đến bước này, Lãnh đạo đơn vị đã xử lý xong văn bản đến chờ xử lý

2.1.2 Luân chuyển

Lãnh đạo đơn vị có thể chuyển xử lý cho thành viên trong Ban lãnh đạo đơn vị để họ phân công phòng ban, chuyên viên cụ thể xử lý Khi đó chọn

Luân chuyển

32 Nhập nội dung xử lý để người xử lý nắm thông tin

Chọn Lãnh đạo 3 cấp 1 để tiếp nhận văn bản xử lý Chọn Xử lý chính cho Lãnh đạo 3 cấp 1 Sau đó bấm Chuyển

Đến bước này, Lãnh đạo đơn vị đã xử lý xong văn bản đến chờ xử lý

2.2 Văn bản đi

Lãnh đạo đơn vị cần xử lý văn bản đi ở mục Văn bản đi cần xử lý

33

Chọn văn bản đi cần xử lý, bấm vào văn bản cần xử lý

Chọn Xử lý

35

Chọn Lãnh đạo phòng xử lý chính Sau đó bấm Chuyển

Đến bước này, Lãnh đạo đơn vị đã xử lý xong văn bản đi cần xử lý

2.2.3 Chuyển văn thư đơn vị ban hành

Chuyển cho văn thư đơn vị để ban hành Đầu tiên phải kiểm tra văn bản

36 Văn bản hiện ra để kiểm tra

Sau khi kiểm tra văn bản xong đến bước ký số VGCA

Bấm Chọn vị trí ký Sau đó chỉ trỏ chuột đến vị trí cần đặt chữ ký Sau đó bấm

chuột trái để chọn

37

Sau đó bấm Hoàn thành

38

Lúc này hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu của token hiện ra Nhập mật khẩu

vào để tiến hành ký số

Sau khi nhập mật khẩu token xong thì hoàn thành ký số

Khi ký số xong chuyển văn thư đơn vị ban hành

39 Chọn văn thư để ban hành, ví dụ chọn “Văn thư 2” xử lý chính Sau đó bấm

Chuyển

Đến bước này, Lãnh đạo đơn vị đã xử lý xong văn bản đi cần xử lý

3 Lãnh đạo phòng 3.1 Văn bản đến

Lãnh đạo phòng cần xử lý văn bản đến ở mục Văn bản đến chờ xử lý

40 Chọn văn bản đến cần xử lý, bấm vào văn bản cần xử lý

41

Chọn Chuyên viên để tiếp nhận văn bản xử lý Chọn Xử lý chính cho Chuyên viên Sau đó bấm Chuyển

Đến bước này, Lãnh đạo phòng đã xử lý xong văn bản đến chờ xử lý

42

3.1.2 Văn bản trả lời

Nếu văn bản cần phúc đáp cho lãnh đạo đơn vị thì chọn Văn bản trả lời

Nhập Trích yếu, đính kèm văn bản phúc đáp Sau đó bấm Chuyển Lãnh đạo đơn vị

Đến bước này, Lãnh đạo phòng đã xử lý xong văn bản đến chờ xử lý

3.1.3 Trả lại Văn bản

Trường hợp trả lại văn bản, do Lãnh đạo đơn vị phân công sai phòng ban cần xử

lý thì chọn Trả lại Văn bản và nhập Lý do Sau đó bấm Đồng ý

43 Đến bước này, Lãnh đạo phòng đã xử lý xong văn bản đến chờ xử lý

3.2 Văn bản đi

Lãnh đạo phòng cần xử lý văn bản đi ở mục Văn bản đi cần xử lý

44 Chọn văn bản đi cần xử lý, bấm vào văn bản cần xử lý

Chọn Xử lý

3.2.1 Luân chuyển

Lãnh đạo phòng có thể chuyển xử lý cho thành viên trong Ban lãnh đạo phòng

để họ phân công chuyên viên cụ thể xử lý Khi đó chọn Luân chuyển

45

Chọn lãnh đạo phòng cần chuyển, ví dụ chọn Phó phòng cấp 1 xử lý chính Sau đó bấm Chuyển

Đến bước này, Lãnh đạo phòng đã xử lý xong văn bản đi cần xử lý

3.2.2 Chuyển về chuyên viên

Chuyển về chuyên viên để chỉnh sửa nếu có sai sót Chọn Chuyển về chuyên viên

46

Chọn Chuyên viên xử lý chính Sau đó bấm Chuyển

Đến bước này, Lãnh đạo phòng đã xử lý xong văn bản đi cần xử lý

3.2.3 Chuyển Lãnh đạo đơn vị

Sau khi chuyên viên đã xử lý văn bản xong thì trình cho Lãnh đạo phòng, lúc này Lãnh đạo phòng sẽ kiểm tra văn bản, ký nháy (nếu có) Sau đó trình Lãnh đạo đơn vị

47

Chọn Lãnh đạo đơn vị xử lý chính Sau đó bấm Chuyển

Đến bước này, Lãnh đạo phòng đã xử lý xong văn bản đi cần xử lý

4 Chuyên viên

4.1 Văn bản đến

Chuyên viên cần xử lý văn bản đến ở mục Văn bản đến chờ xử lý

48 Chọn văn bản đi cần xử lý, bấm vào văn bản cần xử lý

Nếu văn bản không cần xử lý thì chọn Kết thúc văn bản

Đến bước này, chuyển viên đã xử lý xong văn bản đến cần xử lý

Nếu văn bản cần xử lý, phúc đáp thì chọn Văn bản trả lời

49

Nhập Trích yếu, đính kèm văn bản phúc đáp Sau đó bấm Chuyển Lãnh đạo

phòng

Chọn Lãnh đạo phòng cần chuyển, bấm Chuyển.

Đến bước này, chuyển viên đã xử lý xong văn bản đến cần xử lý

4.2 Văn bản đi

Chuyên viên khởi tạo văn bản đi bằng cách chọn ở mục Văn bản, sau đó chọn Văn bản đi CV cấp 1

50

Nhập Trích yếu, đính kèm văn bản Sau đó bấm Chuyển Lãnh đạo phòng để

trình văn bản lên Lãnh đạo phòng

Chọn Lãnh đạo phòng cần chuyển, bấm Chuyển

Đến bước này, chuyển viên đã xử lý xong văn bản đi cần xử lý

53

5.1.2.1 Tạo sổ văn bản đi

Bấm vào Thêm mới để thêm mới sổ văn bản đến

Nhập đầy đủ thông tin như hướng dẫn Sau đó bấm Cập nhật và Đóng

54

5.1.2.2 Chỉnh sửa sổ văn bản đi

Chọn vào biểu tượng cây viết để chỉnh sửa sổ văn bản đi

55

5.2 Quản lý văn bản đến 5.2.1 Văn bản bằng giấy

Văn thư khởi tạo văn bản đến bằng cách chọn ở mục Văn bản, sau đó chọn Văn bản đến cấp 1

Nhập Trích yếu, chọn sổ văn bản, đính kèm văn bản đến bằng giấy đã scan Sau đó bấm Trình Lãnh đạo đơn vị để trình văn bản lên Lãnh đạo đơn vị

56

Chọn Lãnh đạo đơn vị xử lý chính, bấm Chuyển

Đến bước này, văn thư đã xử lý xong văn bản đến bằng giấy

5.2.2 Văn bản điện tử

Văn thư tiếp nhận văn bản điện tử ở mục Văn bản vào sổ Chọn văn bản cần xử

lý

57

Bấm Xử lý

Chọn Lãnh đạo đơn vị xử lý chính, bấm Chuyển

58 Đến bước này, văn thư đã xử lý xong văn bản đến vào sổ cần xử lý

5.3 Quản lý văn bản đi

Văn thư nhận văn bản từ Lãnh đạo đơn vị để ban hành Bấm vào mục Chờ xử lý Chọn văn bản cần xử lý

Bấm Xử lý

61

B HDSD QLVB V5 TRÊN APP I Đăng nhập

1 Cách tải ứng dụng trên Android

62

63

2 Cách tải ứng dụng trên IOS

64

65

66

67

68

69

70

3 Đăng nhập

71

II Các thao tác xử lý 1 Tra cứu văn bản

72

Tìm kiếm nâng cao

73

2 Lãnh đạo đơn vị 2.1 Văn bản đến

74

75

2.2 Văn bản đi

76

77

2.2.1 Chuyển văn thư đơn vị

78

2.2.2 Chuyển Lãnh đạo phòng

79

2.2.3 Chuyển về Chuyên viên

80

2.2.4 Luân chuyển

81

82

3 Lãnh đạo phòng 3.1 Văn bản đến

83

84

3.2 Văn bản đi

85

86

3.2.1 Chuyển Lãnh đạo đơn vị

87

3.2.2 Chuyển về Chuyên viên

88

3.2.3 Chuyển Văn thư đơn vị

89

3.2.4 Luân chuyển

90

4 Chuyên viên

4.1 Văn bản đến

91

92

4.2 Văn bản đi

93

4.2.1 Chuyển Lãnh đạo phòng

94

4.2.2 Luân chuyển

95

5 Văn thư

Hiện trên app không hổ trợ vai trò Văn thư Việc tiếp nhận văn bản đến, ban hành chỉ được thực hiện trên máy vi tính hoặc sử dụng trình duyệt web trên điện thoại