IE103 – Quản lý Thông tin1.1 Giới thiệuMicrosoft Access, còn được gọi là Microsoft Office Access, là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft kết hợp Công cụ cơ sở dữ liệu quan h
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA KHOA HỌC VÀ KĨ THUẬT THÔNG TIN
BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ
MÔN QUẢN LÝ THÔNG TIN
Đề tài: HQTCSDL Quan hệ MS Access
Trang 2IE103 – Quản lý Thông tin
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
……., ngày…… tháng……năm 20…
Người nhận xét
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
Trang 3IE103 – Quản lý Thông tin
BẢNG PHÂN CÔNG, ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN:
Bảng 0.1: Bảng phân công, đánh giá thành viên
Tỉ lệ đóng góp 35%
Hoàn thành tốt, đúng thời gian công việc được giao
Trang 4IE103 – Quản lý Thông tin
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc sử dụng cơ sở dữ liệu đểquản lý thông tin đã trở thành một phần không thể thiếu trong các tổ chức và doanhnghiệp Trong bối cảnh đó, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu và trình bày về một công
cụ quan trọng trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, đó là Microsoft Access.Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ giới thiệu về các khái niệm cơ bản của cơ sở dữliệu, cùng những đặc trưng và ứng dụng của Microsoft Access trong thực tế Đồngthời, chúng tôi cũng sẽ đề cập đến kết quả thực nghiệm và so sánh Microsoft Accessvới một số công cụ khác, nhằm đưa ra cái nhìn tổng quan về hiệu suất và khả năng ứngdụng của nó
Tài liệu của chúng tôi được tổ chức thành năm chương, bao gồm: Tổng quan,Các đặc trưng, Quy trình thực hiện, Ứng dụng/Kết quả thực nghiệm/So sánh-Đánh giá
và Kết luận
Sau đây, nhóm 16 sẽ trình bày về MS Access qua các chương sau:
Chương 1: Tổng quan
Chương 2: Các đặc trưng
Chương 3: Quy trình thực hiện
Chương 4: Ứng dụng, kết quả thực nghiệm, so sánh và đánh giá
Chương 5: Kết luận
Trang 5IE103 – Quản lý Thông tin
DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH ẢNH
Danh mục các bảng:
Bảng 0.1: Bảng phân công, đánh giá thành viên……….……… 03
Danh mục hình ảnh: Hình 1.1: Ảnh Microsoft Access 10
Hình 2.1:Giao diện của Access khi được sử dụng 31
Hình 2.2: Một số dạng file có thể thêm vào Access 31
Hình 2.3: Link 2 database bằng table ChiTietDonHang 31
Hình 2.4:Microsoft Access trên điện thoại 31
Hình 2.5: Cửa sổ yêu cầu người dùng login tạo bằng VBA 31
Hình 3.1.1: Trang Microsoft 365 31
Hình 3.1.2: Cửa sổ đăng nhập 31
Hình 3.1.3: Cửa sổ đăng ký tài khoản 31
Hình 3.1.4: Cài đặt Office 31
Hình 3.1.4: Cửa sổ đăng nhập 31
Hình 3.1.5: Các gói cài đặt 31
Hình 3.2.1: Cửa sổ tạo mới database 31
Hình 3.2.2: Cửa sổ nhập dữ liệu 31
Hình 3.1.3: Nhập dữ liệu cho table 31
Hình 3.1.4:Cửa sổ import dữ liệu 31
Hình 3.1.5:Cửa sổ lưu database 31
Hình 4.1: 7 tables trong database demo 31
Hình 4.2:Dữ liệu bảng ACCOUNT 31
Hình 4.3: Dữ liệu bảng BOOKING 31
Hình 4.4: Dữ liệu bảng COUPON 31
Hình 4.5: Dữ liệu bảng FAVORITE 31
Hình 4.6: Dữ liệu bảng PAYMENT 31
Hình 4.7: Dữ liệu bảng PLACE 31
Hình 4.8: Dữ liệu bảng REVIEW 31
Hình 4.9: Thêm dữ liệu 31
Trang 6IE103 – Quản lý Thông tin
Hình 4.10: Sửa dữ liệu 31
Hình 4.11: Xóa dữ liệu 31
Hình 4.12 Truy vấn dữ liệu bằng design view 31
Hình 4.13: Tạo báo cáo 31
Hình 4.14: Microsoft Access thêm dữ liệu 31
Hình 4.15: SQL Server thêm dữ liệu 31
Hình 4.16:Microsoft Access xóa dữ liệu 31
Hình 4.17: SQL Server xóa dữ liệu 31
Hình 4.18: Microsoft Access truy vấn dữ liệu 31
Hình 4.19:SQL Server truy vấn dữ liệu 31
Trang 7IE103 – Quản lý Thông tin
MỤC LỤC
Chương 1: Tổng quan
1.1: Giới thiệu…
1.2: Định nghĩa và khái niệm…
1.3: Cơ sở lý thuyết…
1.3.1: Cơ sở dữ liệu quan hệ…
1.3.2: Bảng…
1.3.3: Truy vấn…
1.3.4: Biểu mẫu và báo cáo…
1.3.5: VBA…
1.3.6: Cơ sở dữ liệu đa người dùng…
1.4: Đặt vấn đề và mục tiêu nghiên cứu…
1.4.1: Đặt vấn đề…
1.4.2: Mục tiêu nghiên cứu…
1.5: Bài toán và mục tiêu…
1.5.1: Bài toán…
1.5.2: Chi tiết…
1.5.3: Mục tiêu…
1.6: Mục đích…
Chương 2: Các đặc trưng …
2.1: Giao diện người dùng…
2.2: Tích hợp các công cụ MS khác…
2.3: Dung lượng lớn…
2.4: Remote users…
2.5: Quyền và bảo mật…
Chương 3: Quy trình thực hiện
3.1: Quy trình cài đặt Microsoft Access…
3.2: Quy trình hoạt động của Microsoft Access…
Chương 4: Ứng dụng/ Kết quả thực nghiệm/So sánh-Đánh giá
4.1: Ứng dụng của Microsoft Access trong thực tế
4.2: Kết quả thực nhiệm và hiệu suất của Microsoft Access…
4.3: So sánh Microsoft Access với SQL…
4.3.1: Khả năng sử lý dữ liệu…
Trang 8IE103 – Quản lý Thông tin
4.3.2: Tính bảo mật…
4.3.3: Hiệu suất và tốc độ truy vấn…
4.3.4: Độ linh hoạt và mở rộng…
4.3.5: Chi phí và tổng thể…
4.3.6: Các ứng dụng phù hợp
Chương 5: Kết luận
5.1Ưu điểm
5.2Khuyết điểm
5.3Hướng phát triển
TÀI LIỆU THAM KHẢO 10
PHỤ LỤC (nếu có) 10
Trang 9IE103 – Quản lý Thông tin
1.1 Giới thiệu
Microsoft Access, còn được gọi là Microsoft Office Access, là một hệ thống quản lý
cơ sở dữ liệu của Microsoft kết hợp Công cụ cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Jet với giao diện người dùng đồ họa và các công cụ phát triển phần mềm Nó là một thành viên của bộ ứng dụng Microsoft Office, được bao gồm trong các phiên bản chuyên nghiệp và cao hơn hoặc được bán riêng Microsoft Access lưu trữ dữ liệu ở định dạng riêng dựa trên Access Jet Database Engine Nó cũng có thể nhập hoặc liên kết trực tiếpđến dữ liệu được lưu trữ trong các ứng dụng và cơ sở dữ liệu khác
Hình 1.1: Ảnh Microsoft Access
1.2 Định nghĩa và khái niệm
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational DaTabase Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ Hiệu năng cao
và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như
MS Word, MS Excel
1.3 Cơ sở lý thuyết
1.3.1 Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): MS Access sử dụng mô hình cơ
sở dữ liệu quan hệ, trong đó dữ liệu được tổ chức thành các bảng có mối quan
hệ với nhau Mô hình này giúp tổ chức dữ liệu một cách logic và linh hoạt, đồng thời giảm thiểu sự trùng lặp và mất mát dữ liệu.
Trang 10IE103 – Quản lý Thông tin
1.3.2 Bảng (Table): Trong MS Access, bảng là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu Mỗi
bảng bao gồm các cột (fields) và hàng (records), tương ứng với các trường dữ liệu và các bản ghi Các bảng này sau đó có thể được kết hợp với nhau thông qua các mối quan hệ.
1.3.3 Truy vấn (Query): Truy vấn trong MS Access là cách để trích xuất thông tin từ
các bảng dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể Người dùng có thể tạo các truy vấn để tìm kiếm, lọc, sắp xếp và tính toán dữ liệu từ các bảng khác nhau.
1.3.4 Biểu mẫu (Form) và Báo cáo (Report): Biểu mẫu và báo cáo trong MS Access
được sử dụng để hiển thị và xuất dữ liệu một cách trực quan và dễ đọc Biểu mẫu thường được sử dụng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu, trong khi báo cáo được sử dụng để in hoặc xuất dữ liệu theo một cách tổ chức cụ thể.
1.3.5 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA): MS Access được
tích hợp với Visual Basic for Applications (VBA), một ngôn ngữ lập trình đối tượng cho phép người dùng tạo và tự động hóa các chức năng trong cơ sở dữ liệu VBA cho phép người dùng tạo các macro và modules để thực hiện các tác
vụ phức tạp và tùy chỉnh.
1.3.6 Cơ sở dữ liệu đa người dùng (Multi-user Database): MS Access hỗ trợ cơ sở
dữ liệu đa người dùng, cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và làm việc trên cùng một cơ sở dữ liệu cùng một lúc Điều này đòi hỏi quản lý song song (concurrency management) để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
1.4 Đặt vấn đề và Mục tiêu nghiên cứu
1.4.1 Đặt vấn đề:
Trong môi trường kinh doanh của các công ty nhỏ hoặc cá nhân hiện nay, việc quản lý
dữ liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu suất và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Microsoft Access là một công cụ mạnh mẽ để quản lý cơ sở
dữ liệu, nhưng việc sử dụng hiệu quả và tối ưu hóa chức năng của nó vẫn còn là một thách thức đối với nhiều tổ chức và cá nhân.
1.4.2 Mục tiêu nghiên cứu:
+ Tối ưu hóa hiệu suất của cơ sở dữ liệu Access: Tìm hiểu và triển khai các phương
pháp tối ưu hóa cấu trúc cơ sở dữ liệu và các truy vấn trong Access để tăng cường hiệusuất truy cập và xử lý dữ liệu
+ Phát triển biểu mẫu và báo cáo hiệu quả: Nghiên cứu và phát triển các biểu mẫu
và báo cáo trong Access để đảm bảo tính linh hoạt, trực quan và hiệu quả trong việc hiển thị thông tin
Trang 11IE103 – Quản lý Thông tin
+ Tăng cường tính bảo mật của cơ sở dữ liệu: Phân tích và triển khai các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access khỏi các mối đe dọa và xâm nhập
+ Tối ưu hóa quản lý người dùng và quản lý phiên: Tập trung vào việc tối ưu hóa
quản lý người dùng và quản lý phiên để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn khi nhiều người dùng truy cập cùng một lúc
+ Tích hợp Access với các ứng dụng và công nghệ khác: Khảo sát và phát triển các
kỹ thuật tích hợp Access với các ứng dụng và công nghệ khác như Excel, SharePoint, SQL Server để tăng cường khả năng tương tác và chia sẻ dữ liệu
1.5 Bài toán và mục tiêu
1.5.1 Bài toán:
Một công ty nhỏ hoặc cá nhân sản xuất và phân phối hàng hóa đang sử dụng MicrosoftAccess để quản lý cơ sở dữ liệu về sản phẩm, khách hàng và đơn đặt hang nhằm tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, họ gặp phải một số thách thức trong việc quản lý dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất sử dụng Access
1.5.2 Chi tiết:
+ Hiệu suất và Tính nhất quán: Dữ liệu của công ty đang ngày càng tăng lên, dẫn đến
hiệu suất chậm và sự không nhất quán trong việc truy cập và cập nhật dữ liệu Có những khoảng thời gian khi người dùng phải đợi lâu để truy cập dữ liệu hoặc gặp phải
sự mất mát dữ liệu do xung đột
+ Bảo mật và Quản lý Người dùng: Công ty cần có cơ chế bảo mật để đảm bảo rằng
chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và sửa đổi dữ liệu Họ cũng cần một cách để quản lý quyền truy cập và theo dõi hoạt động của người dùng
+ Tương tác với dữ liệu ngoại vi: Công ty muốn tích hợp dữ liệu từ các nguồn bên
ngoài như hệ thống quản lý khách hàng CRM hoặc hệ thống kế toán Họ cần một cách
để nhập và cập nhật dữ liệu từ những nguồn này một cách hiệu quả trong cơ sở dữ liệu của mình
Trang 12IE103 – Quản lý Thông tin
1.6 Mục dích
Mục đích của bài báo cáo này là cung cấp một phân tích sâu sắc về thách thức và yêu cầu trong việc quản lý cơ sở dữ liệu sử dụng Microsoft Access đối với các công ty nhỏhoặc cá nhân trong môi trường kinh doanh hiện nay Bằng cách tập trung vào việc tối
ưu hóa hiệu suất, tăng cường tính bảo mật, và kết nối dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, bài báo cáo nhằm mục đích cung cấp các phương pháp, công cụ và chiến lược để giúp các tổ chức và cá nhân cải thiện quản lý dữ liệu, tăng cường hiệu suất kinh doanh và đảm bảo sự phát triển bền vững Đồng thời, bài báo cáo cũng mong muốn đề xuất các giải pháp cụ thể và các bước thực hiện để đáp ứng các yêu cầu và thách thức đặt ra
Trang 13IE103 – Quản lý Thông tin
2.1 Giao diện người dùng
MS Access cung cấp giao diện thân thiện với người dùng, có thể dễ dàng sử dụng quản lý cơ sở dữ liệu bằng các thao tác kéo-thả
Hình 2.1: Hình ảnh giao diện của access khi được sử dụng
Thay vì chủ yếu thao tác bằng các câu lệnh như SQL, với giao diện này MS Access không yêu cầu người sử dụng phải có quá nhiều kiến thức về kỹ thuật
mà vẫn có thể tạo bảng, forms, báo cáo hay truy vấn dữ liệu
2.2 Tích hợp với các công cụ MS khác
Có thể dễ dàng chuyển dữ liệu từ Word, Excel, Outlook… vào trong Access
và ngược lại từ Access ra bên ngoài
Hình 2.2: Một số dạng file có thể thêm vào Access
Trang 14IE103 – Quản lý Thông tin
Giúp tiết kiệm được thời gian nếu như cần phải nhập 1 dữ liệu lớn
2.3 Dung lượng lớn
Mặc dù một database của Access chỉ có thể lưu 2GB dữ liệu nhưng Access
có khả năng liên kết các database lại với nhau qua “Linked Table Manager”
Hình 2.3: Link 2 database bằng table ChiTietDonHang
Nhờ vậy dung lượng dữ liệu ta có thể quản lý không bị giới hạn ở 2GB, nếu cần thêm dung lượng thì chỉ việc tạo thêm 1 database mới
2.4 Remote users
Có thể thống nhất với các database online như SharePoint và AccessSQL để chia sẻ data qua internet, từ đó có thể quản lý database từ bất kỳ nơi nào
Người dùng cũng có thể quản lý database ngay trên điện thoại và tablet
Hình 2.4: MS Access trên điện thoại
Trang 15IE103 – Quản lý Thông tin
2.5 Quyền và bảo mật
MS Access có thể giúp người dùng tăng độ bảo mật của database thông qua VBA
Hình 2.5: Cửa sổ yêu cầu người dùng login tạo bằng VBA
Có thể phân quyền cho người dùng tùy theo users hoặc group giúp database hạn chế bị thao tác nhầm làm sai hoặc mất dữ liệu
Trang 16IE103 – Quản lý Thông tin
3.1 Quy trình cài đặt Microsoft Access
Hầu hết các máy tính hệ điều hành Windows đều cài đặt sẵn Microsoft Access Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng tải và cài đặt phần mềm này theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang web Microsoft 365:
● Truy cập https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365
● Chọn gói đăng ký bao gồm Access Các gói Personal và Family đều có bao gồm Access
Hình 3.1.1: Trang Microsoft 365
Bước 2: Đăng nhập hoặc tạo tài khoản Microsoft:
● Nếu bạn đã có tài khoản Microsoft, hãy đăng nhập
Hình 3.1.2: Cửa sổ đăng nhập
Trang 17IE103 – Quản lý Thông tin
● Nếu chưa, hãy tạo tài khoản mới bằng cách nhấp vào Tạo tài khoản
Hình 3.1.3: Cửa sổ đang ký tài khoản
Bước 3: Cài đặt Microsoft 365:
● Nhấp vào Cài đặt Office
Hình 3.1.4: Cài đặt Office
● Chọn phiên bản Windows và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất cài đặt
Trang 18IE103 – Quản lý Thông tin
● Làm theo hướng dẫn trên màn hình để kích hoạt Access
3.2 Quy trình hoạt động của Microsoft Access
3.2.1 Tạo cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access:
Bước 1: Từ Access => bấm New để tạo cơ sở dữ liệu mới, có thể dùng mẫu có
sẵn hoặc cơ sở dữ liệu trống
Trang 19IE103 – Quản lý Thông tin
Hình 3.2.1: Cửa sổ tạo mới database
Bước 2: Thiết kế cấu trúc dữ liệu
+ Thêm các bảng: Khi bạn mở cơ sở dữ liệu lần đầu tiên, bạn sẽ thấy một bảng trống
trong dạng xem Biểu dữ liệu mà bạn có thể thêm dữ liệu vào đó Để thêm bảng khác, hãy bấm Tạo > Bảng Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào trường (ô) trống hoặc dán
dữ liệu từ một nguồn khác như sổ làm việc Excel
Hình 3.2.2: Cửa sổ nhập dữ liệu
+ Tạo và nhập dữ liệu: Sau khi đã thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu, bạn có thể bắt đầu
nhập dữ liệu ban đầu vào các bảng
Trang 20IE103 – Quản lý Thông tin
Hình 3.2.34: Nhập dữ liệu cho tableNếu cần, bạn cũng có thể kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữliệu SQL Server, Excel, hoặc các nguồn dữ liệu khác
Hình 3.2.4: Cửa sổ import dữ liệu
Bước 3: Triển khai và ứng dụng:
+ Lưu cơ sở dữ liệu: Sau khi đã hoàn thành thiết kế và nhập dữ liệu, lưu cơ sở dữ liệucủa bạn và chuẩn bị chia sẻ nó với người dùng cần thiết
Trang 21IE103 – Quản lý Thông tin
Hình 3.2.55: Cửa sổ lưu databaseTrên đây là tổng quan về quy trình hoạt động, quy trình thực hiện, các bước thực hiệncông việc và quy trình cài đặt Microsoft Access Quy trình có thể thay đổi tùy thuộcvào yêu cầu cụ thể của dự án và môi trường làm việc
Trang 22IE103 – Quản lý Thông tin
4.1 Ứng dụng của MS Access trong thực tế
Microsoft Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến của Access trong thực tế:
Quản lý danh bạ: Access giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin liên lạc của
khách hàng, nhân viên, đối tác, v.v một cách hiệu quả
Quản lý dự án: Access có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ dự án, quản
lý nhiệm vụ, phân công công việc và lập báo cáo
Quản lý kho hàng: Access giúp bạn theo dõi số lượng hàng hóa, nhập xuất
4.2 Kết quả thực nghiệm và hiệu suất của MS Access
Mục tiêu: Đánh giá hiệu suất và tính dễ sử dụng của Microsoft Access trong việc quản
lý cơ sở dữ liệu, cụ thể quản lí homestay
Phương pháp :
Xác định các bảng dữ liệu cần thiết cho cơ sở dữ liệu.
Tạo một cơ sở dữ liệu quản lí homestay bao gồm 7 bảng dữ liệu:
