Công Nghệ Thông Tin, it, phầm mềm, website, web, mobile app, trí tuệ nhân tạo, blockchain, AI, machine learning - Công Nghệ Thông Tin, it, phầm mềm, website, web, mobile app, trí tuệ nhân tạo, blockchain, AI, machine learning - Công nghệ thông tin Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 1 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đồ án này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Khoa Học Máy Tính, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin Hữu Nghị Việt – Hàn đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản cần thiết trong những năm học vừa qua để tôi có thể thực hiện tốt cuốn đồ án này cũng như đủ tự tin để làm việc sau này. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lê Tự Thanh đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành cuốn đồ án này. Ngoài ra, cũng xin gửi lời cám ơn tới bố mẹ, anh chị em và tất cả bạn bè tôi đã tạo mọi điều kiện cho tôi hoàn thành đồ án. Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng trong một khoảng thời gian ngắn, cũng như hạn chế về mặt kiến thức của bản thân, đồ án này không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Chính vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy giáo, cô giáo cũng như của bạn bè và những người có quan tâm đến lĩnh vực mà cuốn đồ án này đã được trình bày. Xin chân thành cảm ơn Đà Nẵng, tháng 06 năm 2013 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 2 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực hiện một cách tự động. Quản lý luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu, quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà đòi hỏi độ khả tính cao. Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi luồng công việc, nhưng hiện nay Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn có thể làm việc với Word, Excel, Powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ thống windows, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style, layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách truyền thống. Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và thực thi luồng công việc…. Đó cũng là nội dung chính của đề tài mà em lựa chọn: “Triển khai ứng dụng Workflow và Workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010” Phần thực hiện gồm có 3 chương chính: Chương 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ WORKSPACE Chương 2: MÔ HÌNH TRIỂN KHAI SHAREPOINT Chương 3: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE TRÊN SHAREPOINT 2010 Đà Nẵng, tháng 06 năm 2013 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 3 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................................1 LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................2 MỤC LỤC .......................................................................................................................3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ..........................................................................................6 DANH MỤC HÌNH ẢNH ...............................................................................................7 DANH MỤC BẢNG .....................................................................................................10 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ WORKSPACE.................................................................................................................1 1.1. Tổng quan về Sharepoint 2010 ........................................................................1 1.1.1. Sharepoint là gì ? .........................................................................................1 1.1.2. Các tính năng chính của Sharepoint 2010 ...................................................1 1.1.3. Lợi ích Sharepoint mang lại ........................................................................6 1.1.4. Các phiên bản chính thức của Sharepoint 2010 ..........................................8 1.2. Tổng quan về Workflow ................................................................................11 1.2.1. Workflow là gì ? ........................................................................................11 1.2.2. Phân loại Workflow ..................................................................................12 1.2.3. Ứng dụng Workflow trong Sharepoint .....................................................13 1.3. Tổng quan về Workspace ..............................................................................14 1.3.1. Workspace là gì ? ......................................................................................14 1.3.2. Các tính năng chính của Workspace 2010 ................................................15 CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH TRIỂN KHAI SHAREPOINT .............................................20 2.1. Mô hình triển khai .........................................................................................20 2.2. Cài đặt và cấu hình Sharepoint 2010 .............................................................21 2.2.1. Cài đặt và cấu hình Windows Server 2008 ...............................................22 2.2.1.1. Cài đặt Windows Server 2008 và nâng cấp lên Domain Controller ..22 2.2.1.2. Cài đặt SQL server 2008 ....................................................................22 2.2.1.3. Cài đặt dịch vụ WebServer (IIS) trên Windows Server 2008 ............23 2.2.1.4. Cài đặt NET Framework 3.5 ..............................................................24 2.2.2. Cài đặt Sharepoint 2010 ............................................................................25 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 4 2.2.3. Cấu hình Mail Server để gửi và nhận mail giữa các người dùng nội bộ với nhau 28 2.2.3.1. Cài đặt và cấu hình Mail Server .........................................................28 2.2.3.1.1. Cài đặt Mail Server .....................................................................28 2.2.3.1.2. Cấu hình Mail Server ..................................................................29 2.2.3.2. Cấu hình Incoming mail và Outgoing mail trên Sharepoint site .......30 2.2.3.2.1. Cấu hình Incoming mail trên Sharepoint site .............................30 2.2.3.2.2. Cấu hình Outgoing mail trên Sharepoint site ..............................31 2.2.3.3. Kiểm tra quá trình gửi và nhận mail giữa các người dùng với nhau .32 2.2.3.3.1. Tạo các tài khoản người dùng thông qua Active Directory ........32 2.2.3.3.2. Kiểm tra gửi và nhận mail giữa các người dùng với nhau ..........36 CHƯƠNG 3: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE TRÊN SHAREPOINT 2010 .....................................................................................................39 3.1. Tạo các tài khoản người dùng và ứng dụng Web ..........................................39 3.1.1. Tạo các tài khoản người dùng ...................................................................39 3.1.2. Tạo mới một ứng dụng Web .....................................................................39 3.1.3. Tạo group và thêm user vào group ............................................................41 3.2. Triển khai ứng dụng Workflow trên Sharepoint 2010 ..................................42 3.2.1. Ứng dụng Approval workflow vào Document Library ............................42 3.2.1.1. Tìm hiểu về Approval workflow ........................................................42 3.2.1.2. Cấu hình Approval workflow ............................................................43 3.2.1.3. Kiểm tra Approval workflow .............................................................45 3.2.2. Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library ...............47 3.2.2.1. Tìm hiểu Collect Feedback Workflow ...............................................47 3.2.2.2. Cấu hình Collect Feedback Workflow ...............................................47 3.2.2.3. Kiểm tra Collect Feedback Workflow ...............................................49 3.2.3. Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library ...............49 3.2.3.1. Tìm hiểu Collect Signature Workflow ...............................................49 3.2.3.2. Cấu hình Collect Signature Workflow ...............................................49 3.2.3.3. Kiểm tra Collect Signature Workflow ...............................................53 3.3. Triển khai ứng dụng Workspace trên Sharepoint 2010 .................................54 3.3.1. Tạo một workspace tại máy tính ...............................................................54 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 5 3.3.2. Khả năng đồng bộ của Sharepoint workspace ..........................................56 KẾT LUẬN ...................................................................................................................58 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................59 NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ................................................................60 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 6 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Từ đầy đủ Nghĩa IT Information Technology Công nghệ thông tin BCS Business Connectivity Services Dịch vụ kết nối kinh doanh CAL Client Access License Giấy phép truy cập khách hàng LOB Line - Of - Business Ngành nghề kinh doanh PKI Public Key Infastructure Hạ tầng khóa công khai SMTP Simple Mail Transfer Protocol Giao thức truyền thư đơn giản CA Certificate Authority Giấy chứng nhận quyền Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 7 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1-1. Các tính năng chính của sharepoint 2010 .......................................................1 Hình 1-2. Sharepoint Site ................................................................................................2 Hình 1-3. Sharepoint Communities .................................................................................2 Hình 1-4. Sharepoint Content ..........................................................................................3 Hình 1-5. Sharepoint Search............................................................................................4 Hình 1-6. Sharepoint Insights ..........................................................................................5 Hình 1-7. Sharepoint CompoSites ...................................................................................5 Hình 1-8. Tiến trình workflow ......................................................................................12 Hình 1-9. Human WorkFlow .........................................................................................12 Hình 1-10. System WorkFlow .......................................................................................13 Hình 1-11. Tính năng Sharepoint workspace ................................................................16 Hình 1-12. Tích hợp Microsoft Communicator và các thông báo workspace ..............17 Hình 1-13. Giao diện người dùng quen thuộc ...............................................................18 Hình 1-14. Mở và lưu trên Sharepoint workspace ........................................................18 Hình 2-1. Mô hình triển khai .........................................................................................20 Hình 2-2. Cài đặt Windows Server 2008 R2 .................................................................22 Hình 2-3. Nâng cấp Windows Server 2008 lên Domain Controller .............................22 Hình 2-4. Cài đặt SQL Server 2008 ..............................................................................23 Hình 2-5. Add Roles ......................................................................................................23 Hình 2-6. Chọn Roles Web Server (IIS) .......................................................................24 Hình 2-7. Add Features .................................................................................................24 Hình 2-8. Chọn .NET Framework 3.5.1 Features .........................................................25 Hình 2-9. Cài đặt Sharepoint Server 2010.....................................................................25 Hình 2-10. Cấu hình Database và tài khoản truy cập Database ....................................26 Hình 2-11. Quá trình cấu hình diễn ra ...........................................................................27 Hình 2-12. Hộp thoại yêu cầu xác thực .........................................................................27 Hình 2-13. Giao diện của trang quản lý chính ..............................................................27 Hình 2-14. Cài đặt Mdeamon Server .............................................................................28 Hình 2-15. Giao diện chính của Mdeamon Server ........................................................28 Hình 2-16. Cấu hình Domain Server .........................................................................29 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 8 Hình 2-17. Cấu hình ports .............................................................................................29 Hình 2-18. Cấu hình Incoming e-mail ...........................................................................30 Hình 2-19. Cấu hình Incoming e-mail ...........................................................................30 Hình 2-20. Cấu hình Incoming e-mail ...........................................................................31 Hình 2-21. Cấu hình Outgoing e-mail ...........................................................................31 Hình 2-22. Cấu hình Outgoing e-mail ...........................................................................32 Hình 2-23. Cấu hình nhận tài khoản thông qua Active Directory .................................32 Hình 2-24. Tài khoản của Administrator .......................................................................33 Hình 2-25. Tài khoản của Cao Đức Duy .......................................................................33 Hình 2-26. Tài khoản của Nguyễn Anh Tài ..................................................................34 Hình 2-27. Tài khoản của Nguyễn Hữu Toản ...............................................................34 Hình 2-28. Tài khoản của Phan Hiệp ............................................................................35 Hình 2-29. Tài khoản được tạo thông qua Active Directory .........................................35 Hình 2-30. Đăng nhập tài khoản Administrator và soạn mail để test ...........................36 Hình 2-31. Đăng nhập tài khoản huutoan để kiểm tra ...................................................36 Hình 2-32. Đăng nhập tài khoản anhtai để kiểm tra ......................................................37 Hình 2-33. Đăng nhập tài khoản phanhiep để kiểm tra .................................................37 Hình 2-34. Tài khoản phanhiep tạo mail gửi đến cho ducduy ......................................38 Hình 2-35. Đăng nhập tài khoản ducduy để kiểm tra ....................................................38 Hình 3-1. Các tài khoản người dùng .............................................................................39 Hình 3-2. Tạo mới một ứng dụng web .........................................................................39 Hình 3-3. Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới .................................................40 Hình 3-4. Tạo Site Collection cho ứng dụng web .........................................................40 Hình 3-5. Thiết lập tài khoản quản lý Site Collection ...................................................40 Hình 3-6. Yêu cầu xác thực ...........................................................................................41 Hình 3-7. Giao diện chính của Site Collection ..............................................................41 Hình 3-8. Tạo group ......................................................................................................41 Hình 3-9. Thêm user vào group .....................................................................................42 Hình 3-10. Upload tài liệu .............................................................................................43 Hình 3-11. Add một Approval workflow ......................................................................43 Hình 3-12. Thêm các user muốn phê duyệt tài liệu .......................................................44 Hình 3-13. Các user đăng nhập để phê duyệt tài liệu ....................................................44 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 9 Hình 3-14. Các user phê duyệt và đóng góp ý kiến (đồng ý) ........................................45 Hình 3-15. Các user phê duyệt và đóng góp ý kiến (không đồng ý) .............................45 Hình 3-16. Phê duyệt hoàn tất .......................................................................................46 Hình 3-17. Xem lại các sự kiện xảy ra với approval workflow ....................................46 Hình 3-18. Add một Collect Feedback workflow .........................................................47 Hình 3-19. Thêm các user cần đóng góp ý kiến ............................................................48 Hình 3-20. Các user đăng nhập duyệt tài liệu ...............................................................48 Hình 3-21. Các user đóng góp ý kiến của mình và gửi ý kiến ......................................48 Hình 3-22. Phê duyệt và đóng góp ý kiến hoàn tất .......................................................49 Hình 3-23. Cài đặt Roles Certificate .............................................................................50 Hình 3-24. Cài đặt Certification Authority....................................................................50 Hình 3-25. Cấp CA cho từng user .................................................................................50 Hình 3-26. Upload tài liệu cần ký lên Document Library .............................................51 Hình 3-27. Các user đăng nhập để tạo chữ ký ...............................................................51 Hình 3-28. Ghi tên những người cần ký file này...........................................................52 Hình 3-29. Các user đăng nhập và ký............................................................................52 Hình 3-30. User ký bằng cách gõ đúng tên đã được cấp trong CA ...............................53 Hình 3-31. Tương tự với user khác ...............................................................................53 Hình 3-32. Chữ ký có giá trị ..........................................................................................53 Hình 3-33. Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký .......................................54 Hình 3-34. Tạo tài khoản workspace .............................................................................54 Hình 3-35. Cấu hình tài khoản ......................................................................................55 Hình 3-36. Tạo mới một sharepoint workspace ............................................................55 Hình 3-37. Nhập url của site..........................................................................................56 Hình 3-38. Quá trình đồng bộ giữa Sharepoint workspace với Sharepoint server .......56 Hình 3-39. Quá trình đồng bộ hoàn tất ..........................................................................57 Hình 3-40. Làm việc với tài liệu thông qua sharepoint workspace ...............................57 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 10 DANH MỤC BẢNG Bảng 2-1. Địa chỉ IP của các máy .................................................................................20 Bảng 2-2. Yêu cầu tối thiểu để cài đặt Sharepoint 2010 ...............................................21 Bảng 2-3. Yêu cầu tối thiểu để cài đặt Mdeamon .........................................................21 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ WORKSPACE 1.1. Tổng quan về Sharepoint 2010 1.1.1. Sharepoint là gì ? SharePoint là một nền tảng (Platform ) của việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp và trên nền Web. SharePoint là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới Intranet, Extranet của doanh nghiệp hay có thể chia sẻ ra bên ngoài Internet cho cả khách hàng và đối tác. Với SharePoint, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả năng làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp. SharePoint được xem là nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng rất nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác. 1.1.2. Các tính năng chính của Sharepoint 2010 Hình 1-1. Các tính năng chính của sharepoint 2010 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 2 Sharepoint Site: Hình 1-2. Sharepoint Site SharePoint Sites cung cấp cho bạn những công nghệ thiết yếu nhất để xây dựng các cổng thông tin ví dụ như Web Parts, các mô hình Security, khả năng cá nhân hóa từng trang, hỗ trợ đa ngôn ngữ, hỗ trợ truyền thông đa phương tiện và nhiều hơn nữa. Và khi chúng ta nhắc đến khái niệm SharePoint Sites thì phạm vi của chúng ta không phải chỉ bị giới hạn ở những Team Sites hoặc cổng thông tin nội bộ của doanh nghiệp mà bạn có thể mở rộng ra thành những Extranet cho phép kết nối thông tin giữa công ty với các đối tác hoặc nhà cung cấp, và tất nhiên là có thể triển khai thành trang Internet cho phép khách hàng truy cập tự do. Sharepoint Communities: Hình 1-3. Sharepoint Communities Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 3 SharePoint Communities là khái niệm thứ hai của SharePoint là khả năng cho phép mọi người làm việc với nhau đơn giản và hiệu quả hơn. Nó bao gồm những hình thức làm việc cộng tác truyền thống như tạo các Workspace (không gian làm việc) để chia sẻ tài liệu, tạo Workflow (quy trình) xử lý thông tin, chia sẻ Calendar (lịch làm việc) và Task (tác vụ) chung cho cả nhóm. Ngoài ra, nó còn bao gồm luôn cả công nghệ Enterprise 2.0 mới nhất (hay còn gọi là Social Networking). SharePoint sẽ là một nền tảng tốt để phát triển mạng lưới Social Computing trong doanh nghiệp với sự hỗ trợ của Blog và Wiki, RSS, khả năng tìm kiếm nhân sự và chuyên gia, tạo quan hệ nhân viên và mạng cộng đồng. Thêm vào đó, SharePoint còn có thể tích hợp chặt chẽ với Microsoft Lync (tên cũ là Office Communication Server) nên chức năng SharePoin t Communities còn có thể bổ sung thêm khả năng thể hiện Presence (thông tin trạng thái Online, Offline, Free, Busy,…), chat và chia sẻ thông tin trực tuyến. Sharepoint Content: Hình 1-4. Sharepoint Content SharePoint Content là khả năng quản lý thông tin doanh nghiệp toàn diện từ việc phân rã đến tổng hợp nội dung. SharePoint quản lý tất cả nội dung số bao gồm các văn bản dạng Office, các tài liệu dạng đa phương tiện, trang Web, nội dung dạng HTML và cả các nội dung dạng mạng xã hội như Blog và Wiki . Để đảm bảo việc tuân thủ những quy định về an toàn thông tin, SharePoint cũng hỗ trợ việc quản lý các chính sách và theo dõi việc chỉnh sửa nội dung (Record Management), quản lý và tùy biến Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 4 được Workflow (quy trình xử lý thông tin), hỗ trợ một hạ tầng mạnh mẽ, nhiều chức năng giúp doanh nghiệp kiểm soát được thông tin. Với một kiến trúc đồng nhất, bạn có thể dùng những tiện ích quản lý thông tin nhất quán cho việc phát hành thông tin lên Intranet cũng như Extranet và thậm chí Internet Site dành cho khách hàng. Sharepoint Search: Hình 1-5. Sharepoint Search Vấn đề chính trong việc quản lý khối lượng lớn thông tin trong tổ chức là khả năng tìm kiếm tốt nhất giúp người dùng có thể tìm và khám phá ra những thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng và chính xác. SharePoint Search có thể tạo ra những chỉ mục cho nội dung không chỉ trong những SharePoint Sites mà thậm chí có thể cho cả những hệ thống thông tin khác có liên quan, những tập tin được chia sẻ, cơ sở dữ liệu và các phần mềm ứng dụng được tích hợp với SharePoint. SharePoint cũng có thể tìm kiếm nhân viên hoặc chuyên gia trong tổ chức, hiển thị các thông tin cơ bản, chức vụ trong sơ đồ tổ chức, v.v… Thêm vào đó, những chức năng mới vượt trội về tìm kiếm của Sharepoint được gọi là FAST Search Engine cho phép t ìm kiếm thông minh theo kinh nghiệm của người dùng, và khả năng mở rộng quy mô tìm kiếm cho hàng tỉ tài liệu trong một tổ chức. Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 5 Sharepoint Insights: Hình 1-6. Sharepoint Insights SharePoint Insights, chúng ta đã nói nhiều về khả năng tìm kiếm và làm việc cộng tác và sự kết hợp chúng với những công cụ phân tích dữ liệu thông minh truyền thống giúp cho người dùng văn phòng khả năng phân tích và đánh giá thông tin từ những dữ liệu bên trong doanh nghiệp. Nhờ dựa trên SQL Server , SharePoint có thể chia nhỏ những thông tin phân tán rời rạc thành những báo cáo dạng Scorecard, Dashboard rất sinh động. Những báo cáo này có thể pha trộn cả dữ liệu dạng có cấu trúc và phi cấu trúc để tạo ra một bức tranh thông tin một cách chân thực nhất cho tổ chức. Người dùng văn phòng có thể sàng lọc và phân tích những dữ liệu đó nhờ sự tích hợp chặt chẽ giữa SharePoint và Excel, SharePoint hiện là một trong những công cụ phân tích thông tin được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn thế giới và cho phép bạn có thể nhanh chóng tạo ra những giải pháp phân tích tùy biến. Sharepoint CompoSites: Hình 1-7. Sharepoint CompoSites Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 6 SharePoint CompoSites cung cấp cho mọi đối tượng từ người dùng thành thạo đến những nhà phát triển ứng dụng những công cụ dễ dùng và nhanh nhất để tạo ra những ứng dụng ghép. Ví dụ: bạn có thể dùng chương trình SharePoint Designer mới và không cần phải viết một dòng lệnh nào, bạn cũng có thể thay đổi được giao diện của một Site, tích hợp thêm được các Web Part s, tùy chỉnh Workflows và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Tương tự như thế, những dịch vụ Access Services mới cho phép người dùng tự xây dựng những ứng dụng và cơ sở dữ liệu quan hệ đơn giản sau đó có thể chia sẻ trong nội bộ một phòng hoặc cho cả công ty thông qua SharePoint Site nhưng vẫn được quản lý và kiểm soát bởi bộ phận IT. 1.1.3. Lợi ích Sharepoint mang lại Khả năng kết nối và tăng thêm sức mạnh người dùng Trước tiên, chúng ta vẫn thường nghe phản hồi từ phía khách hàng rằng đại đa số những ứng dụng cho doanh nghiệp thường bị một hạn chế là khó sử dụng. Với SharePoint 2010, Microsoft đã nghiên cứu khá kỹ kinh nghiệm sử dụng của người dùng trên toàn thế giới để rồi đưa ra giải pháp kết nối và trao quyền cao nhất cho người dùng. Ví dụ : người dùng văn phòng có thể truy cập SharePoint thông qua các trình duyệt khác nhau như Internet Explorer, FireFox và Safari, thêm vào đó họ còn có thể truy cập bằng điện thoại di động và tất nhiên là từ chính bộ Microsoft Office. Bằng cách đưa toàn bộ giao diện Ribbon vào SharePoint, Microsoft đã làm cho sản phẩm thêm thâ n thiện với người dùng, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và sử dụng hết các tính năng của sản phẩm. Ngoài ra, Microsoft cũng đã đầu tư sâu vào sản phẩm mới mang tên là SharePoint Workspace, trước đây gọi là Groove, và sẽ được tích hợp luôn trong bộ Office 2010, c ho phép làm việc “offline” với những thông tin được lưu trữ trên SharePoint bao gồm Document libraries, Lists và kể cả những workflow. Cắt giảm chi phí nhờ dựa trên một nền tảng thống nhất Song song với việc kết nối và gia tăng sức mạnh cho người dùng thì việc cắt giảm chi phí luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu của tất cả các khách hàng. Với môi trường kinh tế hiện nay, các công ty càng lúc càng phải siết chặt ngân sách cho IT Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 7 nhưng đồng thời vẫn đòi hỏi nhiều giá trị hơn từ những đầu tư hiện tại. SharePoint 2010 cung cấp thêm những cơ hội cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong khi vẫn cam kết họ sẽ có được những lợi ích từ những xu hướng công nghệ mới nhất. Cụ thể, chỉ một lần đầu tư cho SharePoint 2010 bạn sẽ có trong tay một công cụ đa năng giải quyết nhiều vấn đề như quản lý nội dung, tìm kiếm thông tin, phân tích dữ liệu, làm việc cộng tác và nhiều hơn nữa, những tính năng này trước đây từng được xem là những giải pháp hoàn toàn độc lập riêng lẻ. Nhờ việc tích hợp tất cả những khả năng xử lý này trong một kiến trúc duy nhất mà SharePoint 2010 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí triển khai, bảo mật và đặc biệt là bạn cũng sẽ không phải tốn chi phí và thời gian cho việc học quá nhiều sản phẩm khác nhau, công nghệ khác nhau. Từ việc tạo ra những ứng dụng cho nội bộ cho đến các ứng dụng quy mô chạy trên Extranet và cả Internet. Cuối cùng, một cơ hội lớn nữa cho việc tiết kiệm chi phí từ công nghệ điện toán đám mây. Với SharePoint 2010, bộ phận IT sẽ có thêm chọn lựa khi triển khai hạ tầng SharePoint, bạn có thể triển khai trên Server đặt tại doanh nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ SharePoint Online với toàn bộ dữ liệu được Microsoft lưu trữ tại các Data Center toàn cầu. Với giải pháp này, chúng ta thấy được khách hàng không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo rằng sẽ có một hệ thống tin cậy nhờ Outsourcing phần lưu trữ và quản lý. Đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu công việc Với SharePoint 2010, những nhà phát triển ứng dụng sẽ có thể tạo ra các chương trình quản lý nội dung và làm việc cộng tác chạy trong Firewall hoặc tương tác bên ngoài internet. Tất cả những khả năng của SharePoint đều có thể được mở rộng nhờ các hàm API hỗ trợ các chuẩn như REST, LINQ và Web services. Microsoft cũng đã bổ sung thêm nhiều tính năng mới như Sliverlight Web Part và các Client Object Model mới. Nhưng điểm quan trọng nhất đó chính là các dịch vụ Business Connectivity Services, hay viết tắt là BCS . BCS cho phép bạn truy cập an toàn đến dữ liệu, workflows và các thành phần khác trong hệ thống ứng dụng, tất cả các truy cập tới Web Servi ces, SQL connections hoặc .NET. Điều này có nghĩa là bạn sẽ được tăng thêm sức mạnh trong việc tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau trong nhiều hệ thống khác nhau với những dạng thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc trong SharePoint. Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 8 Hơn thế nữa, bạn có thể sử dụng BCS không chỉ trong các ứng dụng SharePoint và còn mở rộng ra cả các sản phẩm Microsoft Office 2010. Cuối cùng, Microsoft cũng đã đầu tư rất nghiêm túc cho việc hỗ trợ những nhà lập trình phát triển ứng dụng. Visual Studio 2010 có những công cụ mới để tạo và kiểm soát lỗi cho các các ứng dụng SharePoint, một giao diện đồ họa mới cho việc xây dựng Web Part và hỗ trợ tích hợp với Team foundation Server. Những người làm công việc lập trình cũng sẽ rất hưởng ứng chức năng Developer Dashboard mới mà họ có thể kích hoạt trên bất cứ trang SharePoint nào với mục đích debug hoặc chẩn đoán lỗi. Chắc chắn với sự ra đời của phiên bản 2010, SharePoint sẽ trở thành một nền tảng xuyên suốt toàn doanh nghiệp để tạo ra những ứng dụng quản lý nội dung và làm việc cộng tác 1.1.4. Các phiên bản chính thức của Sharepoint 2010 SharePoint 2010 cung cấp 2 kiểu triển khai với 4 phiên bản để bạn có thể chọn lựa: Triển khai Intranet: SharePoint Foudation 2010 Các phiên bản SharePoint 2010. Fast Search Server 2010 for SharePoint SharePoint Online. Triển khai trên Internet: SharePoint 2010 for Internet Sites, Standard Edition. SharePoint 2010 for Internet Sites, Enterprise Edition. FAST Search Server 2010 for Internet Business. SharePoint Online for Internet Services. SharePoint Foudation 2010 SharePoint Foudation 2010 là sự lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp vì nó cung cấp cho bạn một giải pháp cộng tác thông qua nền Web. Đây là phiên bản SharePoint 2010 mà bạn có thể download và cài đặt miễn phí. Bạn có thể sử dụng SharePoint Foudation 2010 để tổ chức tài liệu, công việc, các chủ đề thảo luận thông qua blog, wiki, workspace hoặc các thư viện tài liệu. Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 9 SharePoint 2010 SharePoint 2010 yêu cầu bạn phải mua và cài đặt, ngoài ra bạn cần phải mua thêm bản quyền Client Access License (CAL) cho mỗi client. Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 phiên bản sau: Standard và Enterprise. Standard Client Access Licensing: dành cho các doanh nghiệp muốn triển khai giải pháp cộng tác sử dụng nhiều loại nội dung. Đây là sự lựa chọn với một chi phí chấp nhận được. Với phiên bản này, bạn có thể sử dụng các tính năng cốt lõi trong SharePoint 2010 để quản lý nội dung và quy trình xử lí trong doanh nghiệp, tìm kiếm và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên, đơn giản hóa môi trường làm việc của nhân viên thông qua các tính năng cho phép tổ chức hóa thông tin. Enterprise Client Access Licensing: dành cho doanh nghiệp muốn triển khai các giải pháp mở rộng từ SharePoint, cho phép người dùng tìm kiếm, tạo và làm việc với dữ liệu cũng như các tài liệu trong một hạ tầng hợp nhất. Bạn có thể sử dụng các tính năng trong phiên bản Enterprise CAL để tích hợp các ứng dụng chẳng hạn như các dịch vụ Web, hệ thống ứng dụng nghiệp vụ (line-of-business – LOB) hoặc ứng dụng Microsoft Office chạy trên trình duyệt Web. Bạn có thể nâng cấp phiên bản Standard Edition lên Enterprise Edition một cách dễ dàng mà không cần phải cài đặt lại. Tuy nhiên, nếu thay đổi từ Enterprise Edition thành Standard Edition bạn cần phải gỡ bỏ phiên bản Enterprise Edition trước khi cài đặt mới Standard Edition. FAST Search Server for SharePoint Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 10 FAST Search Server là phiên bản mở rộng trong SharePoint 2010. Nó bao gồm tất cả các tính năng có trong phiên bản SharePoint 2010 Enterprise Edition, ngoài ra tích hợp thêm công nghệ Microsoft FAST Search. Tính năng FAST Search cho phép bạn tìm kiếm nâng cao, tối ưu hóa tìm kiếm bằng cách lựa chọn chi tiết các thành phần mà bạn muốn tìm kiếm. SharePoint 2010 Online Phiên bản SharePoint này là giải pháp SharePoint được triển khai trên điện toán đám mây (cloud computing), tương tự như giải pháp Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS). Bạn có thể sử dụng phiên bản. SharePoint 2010 Online để cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng của SharePoint mà không cần phải cài đặt sản phẩm SharePoint tại doanh nghiệp. SharePoint 2010 Online gồm 2 phiên bản: Standard và Dedicated. SharePoint Online Standard: phiên bản Standard hỗ trợ doanh nghiệp thông qua intranet, tập trung vào khả năng truyền thông và cộng tác. Phiên bản này cung cấp cho bạn các chức năng sau: Collaboration - cộng tác. Portal - cổng thông tin. Search - tìm kiếm. Content Management - quản trị nội dung. Business Process and Form - các quy trình xử lí trong doanh nghiệp. Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 11 SharePoint Online Dedicated: phiên bản SharePoint Online Dedicated cung cấp cho bạn nhiều tính năng hơn phiên bản Standard, gồm các phương thức chứng thực và tính năng tùy chỉnh. 1.2. Tổng quan về Workflow 1.2.1. Workflow là gì ? Workflow theo tiếng việt có nghĩa là luồng làm việc. Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật Là một quá trình tự động hóa công việc, một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định Một workflow (luồng làm việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ phận, cá nhân tham gia. Nguồn gốc luồng làm việc có lẽ bắt đầu từ nguồn công tác xử lý văn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện công việc khác nhau (đọc, sửa đổi, ...
TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ WORKSPACE
Tổng quan về Sharepoint 2010
SharePoint là một nền tảng (Platform) của việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp và trên nền Web SharePoint là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới Intranet, Extranet của doanh nghiệp hay có thể chia sẻ ra bên ngoài Internet cho cả khách hàng và đối tác
Với SharePoint, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả năng làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp SharePoint được xem là nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng rất nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác
1.1.2 Các tính năng chính của Sharepoint 2010
Hình 1-1 Các tính năng chính của sharepoint 2010
SharePoint Sites cung cấp cho bạn những công nghệ thiết yếu nhất để xây dựng các cổng thông tin ví dụ như Web Parts, các mô hình Security, khả năng cá nhân hóa từng trang, hỗ trợ đa ngôn ngữ, hỗ trợ truyền thông đa phương tiện và nhiều hơn nữa
Và khi chúng ta nhắc đến khái niệm SharePoint Sites thì phạm vi của chúng ta không phải chỉ bị giới hạn ở những Team Sites hoặc cổng thông tin nội bộ của doanh nghiệp mà bạn có thể mở rộng ra thành những Extranet cho phép kết nối thông tin giữa công ty với các đối tác hoặc nhà cung cấp, và tất nhiên là có thể triển khai thành trang Internet cho phép khách hàng truy cập tự do
SharePoint Communities là khái niệm thứ hai của SharePoint là khả năng cho phép mọi người làm việc với nhau đơn giản và hiệu quả hơn Nó bao gồm những hình thức làm việc cộng tác truyền thống như tạo các Workspace (không gian làm việc) để chia sẻ tài liệu, tạo Workflow (quy trình) xử lý thông tin, chia sẻ Calendar (lịch làm việc) và Task (tác vụ) chung cho cả nhóm Ngoài ra, nó còn bao gồm luôn cả công nghệ Enterprise 2.0 mới nhất (hay còn gọi là Social Networking) SharePoint sẽ là một nền tảng tốt để phát triển mạng lưới Social Computing trong doanh nghiệp với sự hỗ trợ của Blog và Wiki, RSS, khả năng tìm kiếm nhân sự và chuyên gia, tạo quan hệ nhân viên và mạng cộng đồng Thêm vào đó, SharePoint còn có thể tích hợp chặt chẽ với Microsoft Lync (tên cũ là Office Communication Server) nên chức năng SharePoint Communities còn có thể bổ sung thêm khả năng thể hiện Presence (thông tin trạng thái Online, Offline, Free, Busy,…), chat và chia sẻ thông tin trực tuyến
SharePoint Content là khả năng quản lý thông tin doanh nghiệp toàn diện từ việc phân rã đến tổng hợp nội dung SharePoint quản lý tất cả nội dung số bao gồm các văn bản dạng Office, các tài liệu dạng đa phương tiện, trang Web, nội dung dạng HTML và cả các nội dung dạng mạng xã hội như Blog và Wiki Để đảm bảo việc tuân thủ những quy định về an toàn thông tin, SharePoint cũng hỗ trợ việc quản lý các chính sách và theo dõi việc chỉnh sửa nội dung (Record Management), quản lý và tùy biến được Workflow (quy trình xử lý thông tin), hỗ trợ một hạ tầng mạnh mẽ, nhiều chức năng giúp doanh nghiệp kiểm soát được thông tin Với một kiến trúc đồng nhất, bạn có thể dùng những tiện ích quản lý thông tin nhất quán cho việc phát hành thông tin lên Intranet cũng như Extranet và thậm chí Internet Site dành cho khách hàng
Vấn đề chính trong việc quản lý khối lượng lớn thông tin trong tổ chức là khả năng tìm kiếm tốt nhất giúp người dùng có thể tìm và khám phá ra những thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng và chính xác SharePoint Search có thể tạo ra những chỉ mục cho nội dung không chỉ trong những SharePoint Sites mà thậm chí có thể cho cả những hệ thống thông tin khác có liên quan, những tập tin được chia sẻ, cơ sở dữ liệu và các phần mềm ứng dụng được tích hợp với SharePoint SharePoint cũng có thể tìm kiếm nhân viên hoặc chuyên gia trong tổ chức, hiển thị các thông tin cơ bản, chức vụ trong sơ đồ tổ chức, v.v…
Thêm vào đó, những chức năng mới vượt trội về tìm kiếm của Sharepoint được gọi là FAST Search Engine cho phép tìm kiếm thông minh theo kinh nghiệm của người dùng, và khả năng mở rộng quy mô tìm kiếm cho hàng tỉ tài liệu trong một tổ
SharePoint Insights, chúng ta đã nói nhiều về khả năng tìm kiếm và làm việc cộng tác và sự kết hợp chúng với những công cụ phân tích dữ liệu thông minh truyền thống giúp cho người dùng văn phòng khả năng phân tích và đánh giá thông tin từ những dữ liệu bên trong doanh nghiệp Nhờ dựa trên SQL Server, SharePoint có thể chia nhỏ những thông tin phân tán rời rạc thành những báo cáo dạng Scorecard, Dashboard rất sinh động Những báo cáo này có thể pha trộn cả dữ liệu dạng có cấu trúc và phi cấu trúc để tạo ra một bức tranh thông tin một cách chân thực nhất cho tổ chức Người dùng văn phòng có thể sàng lọc và phân tích những dữ liệu đó nhờ sự tích hợp chặt chẽ giữa SharePoint và Excel, SharePoint hiện là một trong những công cụ phân tích thông tin được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn thế giới và cho phép bạn có thể nhanh chóng tạo ra những giải pháp phân tích tùy biến
SharePoint CompoSites cung cấp cho mọi đối tượng từ người dùng thành thạo đến những nhà phát triển ứng dụng những công cụ dễ dùng và nhanh nhất để tạo ra những ứng dụng ghép
Ví dụ: bạn có thể dùng chương trình SharePoint Designer mới và không cần phải viết một dòng lệnh nào, bạn cũng có thể thay đổi được giao diện của một Site, tích hợp thêm được các Web Part s, tùy chỉnh Workflows và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
Tương tự như thế, những dịch vụ Access Services mới cho phép người dùng tự xây dựng những ứng dụng và cơ sở dữ liệu quan hệ đơn giản sau đó có thể chia sẻ trong nội bộ một phòng hoặc cho cả công ty thông qua SharePoint Site nhưng vẫn được quản lý và kiểm soát bởi bộ phận IT
1.1.3 Lợi ích Sharepoint mang lại
Khả năng kết nối và tăng thêm sức mạnh người dùng
Trước tiên, chúng ta vẫn thường nghe phản hồi từ phía khách hàng rằng đại đa số những ứng dụng cho doanh nghiệp thường bị một hạn chế là khó sử dụng Với SharePoint 2010, Microsoft đã nghiên cứu khá kỹ kinh nghiệm sử dụng của người dùng trên toàn thế giới để rồi đưa ra giải pháp kết nối và trao quyền cao nhất cho người dùng
Ví dụ: người dùng văn phòng có thể truy cập SharePoint thông qua các trình duyệt khác nhau như Internet Explorer, FireFox và Safari, thêm vào đó họ còn có thể truy cập bằng điện thoại di động và tất nhiên là từ chính bộ Microsoft Office Bằng cách đưa toàn bộ giao diện Ribbon vào SharePoint, Microsoft đã làm cho sản phẩm thêm thân thiện với người dùng, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và sử dụng hết các tính năng của sản phẩm
Ngoài ra, Microsoft cũng đã đầu tư sâu vào sản phẩm mới mang tên là SharePoint Workspace, trước đây gọi là Groove, và sẽ được tích hợp luôn trong bộ Office 2010, cho phép làm việc “offline” với những thông tin được lưu trữ trên SharePoint bao gồm Document libraries, Lists và kể cả những workflow
Cắt giảm chi phí nhờ dựa trên một nền tảng thống nhất
Tổng quan về Workflow
Workflow theo tiếng việt có nghĩa là luồng làm việc Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật
Là một quá trình tự động hóa công việc, một phần hoặc toàn bộ Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định
Một workflow (luồng làm việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó Quy trình này có thể có nhiều bộ phận, cá nhân tham gia Nguồn gốc luồng làm việc có lẽ bắt đầu từ nguồn công tác xử lý văn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện công việc khác nhau (đọc, sửa đổi, góp ý, phê chuẩn…) Ví dụ, một luồng công việc thực hiện mua bán hàng hóa đơn giản nhất gồm một chuỗi các bước như sau, đầu tiên người mua xem tính năng sản phẩm và giá, nếu cảm thấy thỏa mãn thì chọn mua sản phẩm đó, tiếp theo điền thông tin cá nhân vào phí thanh toán và cuối cùng thanh toán đơn hàng
Là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét và duyệt lại 1 file văn bản Ví dụ, bạn có một file văn bản và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần mở workflow trên file đó Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do bạn chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem file Nếu họ quên thì Sharepoint sẽ gửi mail nhắc nhở Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có 1 báo cáo đầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem file
Lợi ích chính của Quản lý Luồng công việc (Workflow) là việc cải thiện một cách hiệu quả công việc bằng cách loại trừ những bước không cần thiết trong việc cập nhật các bản ghi, kiểm soát quá trình tốt hơn bằng cách cải tiến quá trình kinh doanh thông qua tiêu chuẩn hoá phương pháp làm việc, và giảm bớt chi phí hoạt động
Workflow trong Sharepoint có thể phân làm 2 loại: human workflow và system workflow
Human Workflow: Được thiết kế để tích hợp các hành động của con người với hệ thống.Ví dụ phê duyệt tài liệu được coi là 1 human workflow
System Workflow: được thiết kế để di chuyển dữ liệu trong các site hoặc ứng dụng, chẳng hạn đăng tải nội dung từ site cộng tác lên Internet site
1.2.3 Ứng dụng Workflow trong Sharepoint
Có 7 ứng dụng Workflow trong Sharepoint
Approval Workflow: Workflow này được sử dụng cho việc phê duyệt một tài liệu hoặc item nào đó Mặc định, Approval workflow kết hợp với các loại tài liệu trong thư viện Approval workflow cung cấp cho bạn một quy trình phê duyệt bài bản theo nhiều giai đoạn khác nhau Approval workflow thích hợp cho việc phê duyệt các bản báo cáo tài chính, đơn xin nghỉ phép, hồ sơ phỏng vấn hoặc các hợp đồng Ví dụ: bạn có 1 file Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo sắp tới, bạn cần thông qua ý kiến của các sếp về file này trước khi hội thảo diễn ra Approval Workflow là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này
Collect Feedback Workflow: Workflow này được sử dụng để gửi các tài liệu hoặc item đến các nhóm người và yêu cầu họ đóng góp ý kiến, phản hồi Mặc định, Collect Feedback workflow kết hợp với các loại tài liệu trong thư viện Loại workflow này thích hợp cho việc phát triển nội dung chẳng hạn tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm, các phản hồi, đóng góp ý kiến về một dự án nào đó Ví dụ: bạn đưa ra một chính sách mới cho công ty, và bạn muốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong công ty Sau đó bạn tổng hợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức Lưu ý: Workflow này cho phép người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file văn bản
Collect Signature Workflow: Workflow này nhằm mục đích thu thập các chữ ký số cho một tài liệu nào đó Workflow chỉ làm việc đối với Microsoft Office
2007 hoặc 2010 Workflow thích hợp cho việc xin chữ kí của các lãnh đạo cấp cao Nên dùng Workflow này trong trường hợp bạn muốn mọi người ký kết vào biên bản hoặc hợp đồng
Disposition Approval Workflow: Workflow này được sử dụng để quản lý trạng thái tài liệu, khi tài liệu hết hạn thì workflow cho phép giữ hoặc xóa tài liệu đó Disposition Approval workflow được sử dụng trong quá trình quản lý hồ sơ và được áp dụng cho loại site Record Center Bạn cần kết hợp workflow này với chính sách quản lý thông tin trong SharePoint 2010
- Workflow này được thiết kế để theo dõi tình trạng của một công việc trong list Chúng ta thường sử dụng workflow này trong việc theo dõi một một dự án hoặc một bản kiểm kê tài chính
- Three States Workflow có 3 giai đoạn với 2 quá trình chuyển tiếp Với mỗi lần chuyển tiếp giữa các giai đoạn, workflow sẽ gán một công việc cho một người tham gia và gửi email thông báo về công việc Khi công việc này được hoàn thành, workflow sẽ cập nhật trạng thái của công việc và tiếp tục xử lý công việc ở bước tiếp theo
Translation Management Workflow: dùng để hỗ trợ quản lý chuyển đổi những văn bản sang ngôn ngữ khác
Group Approval Workflow: dùng để đóng dấu file văn bản và chữ ký
Tổng quan về Workspace
Microsoft SharePoint Workspace 2010 là tên mới của sản phẩm Microsoft Office Groove 2007 SharePoint Workspace là ứng dụng client cho phép người dùng có thể tương tác tài liệu trên thư viện và các list trên Microsoft SharePoint Server 2010 và Microsoft SharePoint Foundation 2010 một cách nhanh chóng vào bất cứ lúc nào
SharePoint Workspace 2010 linh hoạt hơn và có thể tích hợp với SharePoint Server
2010 hoặc có thể chạy độc lập
Microsoft SharePoint Workspace 2010 là phiên bản dành cho máy client, triển khai trên Microsoft SharePoint Server 2010 và Microsoft SharePoint Foundation 2010, cho phép đồng bộ hóa real-time tại desktop với các tài liệu và danh sách SharePoint SharePoint Workspace 2010 cung cấp nhiều tùy chọn để tạo ra các cộng tác và đồng bộ chia sẻ thư mục
Sử dụng SharePoint Workspace 2010, các nhân viên có thể dễ dàng đồng bộ nội dung ở trạng thái online và offline với sự thiết kế của SharePoint site hoặc cộng tác với những đối tác ngoại cũng như những nhóm thành viên khác thông qua vùng làm việc chia sẻ SharePoint Workspace SharePoint Workspace 2010 có trong bộ sản phẩm Microsoft Office Professional Plus 2010
1.3.2 Các tính năng chính của Workspace 2010
SharePoint workspace - cung cấp khả năng đồng bộ trực tiếp đến thư viện và list giữa một SharePoint site và một vùng làm việc (workspace) trên máy tính client Tạo ra các workspace cho phép người dùng SharePoint có thể kiểm tra thư viện tài liệu SharePoint từ các máy tính nội bộ, đem đến những tài liệu SharePoint và list đến máy tính của họ để họ có thể làm viện online hoặc offline, sau đó đồng bộ nội dung đó lên SharePoint site Khi một máy client bị đứt kết nối với SharePoint server, việc đồng bộ hóa sẽ được thực hiện sau khi đã kết nối lại Khi máy tính client không thể kết nối đến SharePoint site, người dùng có thể dễ dàng làm việc ở trạng thái offline để chỉnh sửa, ghi chép tài liệu Việc thay đổi đó sẽ được đồng bộ tự động lên thư viện SharePoint và list khi người dùng kết nối lại Giao diện này mang đến sự hiệu quả và thoải mái cho người dùng với trình duyệt web SharePoint Không giống như những kiểu workspace khác, SharePoint workspace mang tính đồng bộ cá nhân, hay có thể nói là phiên bản sao chép SharePoint site
Hình 1-11 Tính năng Sharepoint workspace
Groove workspace - cung cấp môi trường cộng tác phong phú cũng như tính bảo mật cao, hỗ trợ việc đồng bộ hóa nội dung lên các máy tính client để chia sẻ Tạo ra các vùng làm việc Groove cho phép người dùng SharePoint Workspace có thể nhanh chóng lập ra các nhóm và tự động hóa việc đồng bộ online hoặc offline đối với các thành viên trong nhóm Một bộ những công cụ cộng tác cho phép các thành viên nhóm có thể tạo ra lịch hội thảo, họp nhóm và chia sẻ công việc với những đối tác tin cậy trên thế giới Hỗ trợ truyền thông dưới các điều kiện mạng khác nhau xuyên qua firewall để tạo nên tính hiệu quả trong cộng tác
Share Folder workspace - Hỗ trợ chia sẻ thư mục Windows trong máy tính client Tạo ra vùng làm việc Shared Folder cho phép nhân viên có thể chia sẻ những nội dung phổ biến được chỉ định trong Windows Explorer
Dễ dàng cài đặt - người dùng Windows dễ dàng download và cài đặt
SharePoint Workspace mà không cần sự trợ giúp của quản trị viên
Cộng tác online và offline - các nhân viên có thể dễ dàng đồng bộ công việc của mình ở trạng thái online và offline thông qua SharePoint workspace, Groove workspace hoặc Shared Folder workspace Nội dung được đồng bộ online tại thời điểm cộng tác và cập nhật tức thời khi máy tính client từ trạng thái offline kết nối lại tự động thêm các thuộc tính ở trạng thái offline lên vùng làm việc và cập nhật vùng làm việc trước đó ở trạng thái offline của máy tính client
Truy cập những tài liệu mới nhất một cách nhanh chóng - Cập nhật SharePoint workspace để đưa lên các thư viện tài liệu và list trên SharePoint Server một cách tự động và nhanh chóng Tương tự như thế, những tài liệu và list cập nhật sẽ được đồng bộ ( khoảng 15’) từ SharePoint sever đến SharePoint workspace Cập nhật để các Groove workspace tự động đồng bộ lên workspace ngang hàng khác
Tối ưu hóa băng thông - giảm thiểu khối lượng tải, lưu lượng cập nhật bao gồm cả những file hoặc tài liệu được download và upload thông qua mạng
Tích hợp đăng nhập Windows - SharePoint Workspace 2010 sử dụng đăng nhập Windows để chứng thực người dùng đến nỗi mà kiểu đăng nhập riêng biệt khác không còn thích hợp
Tích hợp Microsoft Communicator và các thông báo workspace có sẵn -
SharePoint Workspace 2010 hỗ trợ danh sách liên hệ trong Microsoft Communicator
Hình 1-12 Tích hợp Microsoft Communicator và các thông báo workspace
Giao diện người dùng quen thuộc – Giao diện người dùng ribbon và các công nghệ khác đều quen thuộc đối với người dùng Office
Hình 1-13 Giao diện người dùng quen thuộc
Tìm kiếm nội dung - Windows Desktop Search 4.0 được sử dụng để tìm kiếm nội dung trên các vùng làm việc
Cho phép người dùng Microsoft Office 2010 mở và lưu lại các file trên SharePoint Workspace
Dành cho người dùng Groove workspace
- Các công cụ cộng tác hỗ trợ việc tạo và chỉnh sửa tài liệu, quản lý cuộc họp, thảo luận và các tác vụ khác
- Công cụ Document cho phép người dùng lưu trữ, tổ chức và chia sẻ file Word, văn bản và các tài liệu khác Đây là công cụ thay thế công cụ Groove 2007 Files
- Công cụ List cung cấp một cong cự thiết kế sử dụng Microsoft InfoPath 2010 Công cụ lập trình này đưa các biểu mẫu đã được thiết kế trên InfoPath đến các List sau đó làm nhiệm vụ sắp xếp, lọc cũng như thực hiện các tác vụ trên List Tool Designer Công cụ List thay thế Groove 2007 Forms và InfoPat Forms
- Bảo vệ nội dung – SharePoint Workspace 2010 tự động bảo vệ và lưu lại nội dung mà các thành viên của vùng Groove workspace trong suốt quá trình tương tác, những nội dung này được lưu lại trên máy tính của thành viên Tất cả sự truyền thông đều mang tính riêng tư và được chứng thực bởi các thành viên, nội dung của các thành viên trong vùng làm việc được mã hóa SharePoint Workspace 2010 ngăn chặn việc truy cập từ xa đến khu lưu trữ nội dung của thành viên
- Dựa trên chuẩn PKI cung cấp một framework vững chắc để bảo vệ vùng Groove workspace
- Khả năng vượt qua firewall để cộng tác với những đối tác tin cậy bên ngoài mạng intranet
- Tương thích với vùng làm việc Office Groove 2007 để thực hiện cộng tác
- Cơ cấu backup có trong Groove workspace
Trên đây là những lý thuyết tổng quát về Sharepoint 2010, workflow và workspace Để hiểu hơn về nó, chúng ta đi qua phần xây dựng mô hình, cách thức cài đặt và triển khai nó như thế nào.
MÔ HÌNH TRIỂN KHAI SHAREPOINT
Mô hình triển khai
Hình 2-1 Mô hình triển khai
Thành phần: Trong mô hình này bao gồm:
1 máy server đã lên Domain Controller (nht.local), tích hợp:
- Mail Server: Dùng Mdeamon server để cấu hình gửi và nhận mail nội bộ
- Sharepoint server 2010: Triển khai ứng dụng workflow và workspace, gồm: + Phòng Kinh doanh
1 máy PC đã join vào Domain: dùng để test các tài khoản người dùng
1 cái Switch: dùng để kết nối với nhiều máy tính trong một miền mạng
1 cái Router: dùng để định tuyến để đi ra Internet hay là các miền mạng khác Địa chỉ IP:
Để cài đặt Sharepoint 2010 thì hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Thành phần Yêu cầu tối thiểu
Vi xử lý 64 bit, bốn lõi
Bộ nhớ RAM 4GB dành cho việc thử nghiệm, 8GB dành cho máy chủ chạy độc lập và hệ thống Server Farm Dung lượng đĩa cứng 80GB dành cho ổ đĩa hệ thống
Database Microsoft SQL Server 2005 hoặc Microsoft SQL Server
2008 Server Windows Server 2008 Standard, Enterprise, Data Center
Phần mềm Microsoft Office 2007, NET Framework 3.5, Web
Bảng 2-2 Yêu cầu tối thiểu để cài đặt Sharepoint 2010
Để cài đặt Mail Server thì hệ thống phải đáp ứng một số yêu cầu sau:
Thành phần Yêu cầu tối thiểu
Vi xử lý Pentium III 500MHz bộ xử lý Pentium 4 2.4GHz
Dung lượng đĩa cứng Còn trống ít nhất 100MB
Hệ điều hành Microsoft Windows XP/2000/2003/Vista/2008/7 (32 hoặc 64-bit) Phần mềm Internet Explorer 5.5 trở lên
Bảng 2-3 Yêu cầu tối thiểu để cài đặt Mdeamon
Cài đặt và cấu hình Sharepoint 2010
Để cài đặt được và cấu hình cho Sharepoint hoạt động thì trước tiên ta cần phải cài đặt một số phần mềm, dịch vụ sau:
- Cài đặt Windows server 2008 và nâng cấp lên Domain Controller
- Cài đặt dịch vụ WebServer (IIS) trên Windows server 2008
2.2.1 Cài đặt và cấu hình Windows Server 2008
2.2.1.1 Cài đặt Windows Server 2008 và nâng cấp lên Domain Controller
Microsoft Office Sharepoint Server 2010 có thể hỗ trợ các hệ điều hành Windows Server 2008, Windows 7, Windows Vista,…Tuy nhiên, phiên bản của các hệ điều hành này phải là 64 bit
Hình 2-2 Cài đặt Windows Server 2008 R2
Vào Start/Run, gõ lệnh dcpromo để nâng cấp Server lên Domain Controller
Hình 2-3 Nâng cấp Windows Server 2008 lên Domain Controller
Như đã giới thiệu ở trên thì việc cài đặt Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server là một yêu cầu bắt buộc trước khi có thể cài đặt và triển khai Sharepoint 2010
Hình 2-4 Cài đặt SQL Server 2008 2.2.1.3 Cài đặt dịch vụ WebServer (IIS) trên Windows Server 2008
Ngoài các yêu cầu về hệ điều hành và SQL server thì việc cài đặt dịch vụ WebServer trên Windows Server 2008 cũng là một yêu cầu không thể thiếu Để cài dịch vụ WebServer (IIS) trên Windows Server 2008 chúng ta vào Server Manager, chọn mục Roles, kích chọn Add Roles
Hộp thoại Add Roles Wizard hiện ra, kích chọn Web Server (IIS), nhấn Install để tiến hành cài đặt
Hình 2-6 Chọn Roles Web Server (IIS) 2.2.1.4 Cài đặt NET Framework 3.5
Một yêu cầu khác của nhà sản xuất về việc cài đặt và cấu hình cho Sharepoint
2010 hoạt động là phải cài đặt phần mềm NET Framework 3.5 Để cài đặt NET Framework 3.5 trên Windows Server 2008 chúng ta vào Server Manager, chọn mục Features, kích chọn Add Features
Hộp thoại Add Features Wizard hiện ra, kích chọn NET Framework 3.5.1
Features, nhấn Install để tiến hành cài đặt
Hình 2-8 Chọn NET Framework 3.5.1 Features
Chạy file SharepointServer.exe để tiến hành cài đặt:
Hình 2-9 Cài đặt Sharepoint Server 2010
- Chọn Install software prerequisites: để tiến hành cài đặt các phần mềm còn thiếu trước khi tiến hành cài đặt Sharepoint Server
- Sau khi cài đặt xong, chọn Install Sharepoint Server: để tiến hành cài đặt
Tiếp đến chúng ta sẽ cấu hình Database và tài khoản truy cập Database cho
+ Database server: nhập tên máy cài đặt SQL server
+ Database name: tên của cơ sở dữ liệu được tạo trong SQL server
- Cấu hình tài khoản truy cập:
+ Username: tên đăng nhập của người dùng thuộc Domain Controller
+ Password: mật khẩu đăng nhập vào tài khoản đó
Kích Next để quá trình cấu hình được hoàn tất
Hình 2-10 Cấu hình Database và tài khoản truy cập Database
Hình 2-11 Quá trình cấu hình diễn ra
Sau khi quá trình cấu hình kết thúc, một hộp thoại hiện ra yêu cầu xác thực để đăng nhập vào trang quản lý của Sharepoint:
Hình 2-12 Hộp thoại yêu cầu xác thực
Sau khi xác thực thành công thì sẽ đăng nhập vào được trang quản lý chính của Sharepoint
Hình 2-13 Giao diện của trang quản lý chính
2.2.3 Cấu hình Mail Server để gửi và nhận mail giữa các người dùng nội bộ với nhau
Hiện nay có rất nhiều phần mềm cho phép triển khai Mail Server Tuy nhiên, để gọn nhẹ trong việc triển khai, đồ án sẽ triển khai Mail Server với Mdeamon
2.2.3.1 Cài đặt và cấu hình Mail Server
Chạy file setup.exe để tiến hành cài đặt:
Hình 2-14 Cài đặt Mdeamon Server
Sau khi cài đặt xong, tiến hành chạy Mdeamon Server:
Tiến hành cấu hình Domain/ Server: Vào Setup, chọn Default Domain/ Server… Hộp thoại Default Domain & Servers hiện ra: ở đây chúng ta có thể nhập tên Domain, FQDN, Domain IP,…
Hình 2-16 Cấu hình Domain & Server
2.2.3.2 Cấu hình Incoming mail và Outgoing mail trên Sharepoint site
2.2.3.2.1 Cấu hình Incoming mail trên Sharepoint site
Tại trang quản lý chính của Sharepoint, ta chọn System Settings, chọn Configure incoming e-mail settings
Hình 2-18 Cấu hình Incoming e-mail
Tại đây, ta có thể bật tính năng Incoming e-mail trên sharepoit, thiết lập SMTP mail server, e-mail server hiển thị,…
Hình 2-20 Cấu hình Incoming e-mail
2.2.3.2.2 Cấu hình Outgoing mail trên Sharepoint site
Tương tự như cấu hình Incoming mail, tại trang quản lý chính của Sharepoint, ta chọn System Settings, chọn Configure outgoing e-mail settings
Hình 2-21 Cấu hình Outgoing e-mail
Tại đây, ta có thể thiết lập Outbound SMTP server, địa chỉ người gửi, địa chỉ người nhận reply, cài đặt font chữ,…
Hình 2-22 Cấu hình Outgoing e-mail
2.2.3.3 Kiểm tra quá trình gửi và nhận mail giữa các người dùng với nhau
2.2.3.3.1 Tạo các tài khoản người dùng thông qua Active Directory Để cấu hình nhận tài khoản thông qua Active Directory, ta vào Accounts, chọn Account Settings
Tại mục Active Directory, ta chọn Monitoring, kích chọn vào Monitor Active
Directory for user account changes và Use Active Directory domain names when creating accounts
Hình 2-23 Cấu hình nhận tài khoản thông qua Active Directory
Hình 2-24 Tài khoản của Administrator
Hình 2-25 Tài khoản của Cao Đức Duy
Hình 2-26 Tài khoản của Nguyễn Anh Tài
Hình 2-27 Tài khoản của Nguyễn Hữu Toản
Hình 2-28 Tài khoản của Phan Hiệp
Hình 2-29 Tài khoản được tạo thông qua Active Directory
2.2.3.3.2 Kiểm tra gửi và nhận mail giữa các người dùng với nhau
Dùng Microsoft Outlook đăng nhập vào tài khoản Administrator, soạn một mail mới và gửi đến các người dùng: huutoan@nht.local, ducduy@nht.local, anhtai@nht.local, phanhiep@nht.local
Hình 2-30 Đăng nhập tài khoản Administrator và soạn mail để test Đăng nhập vào tài khoản huutoan@nht.local để kiểm tra: kết quả là nhận được mail của Administrator gửi cho mình Đăng nhập vào tài khoản anhtai@nht.local để kiểm tra: kết quả là nhận được mail của Administrator gửi cho mình
Hình 2-32 Đăng nhập tài khoản anhtai để kiểm tra Đăng nhập vào tài khoản phanhiep@nht.local để kiểm tra: kết quả là nhận được mail của Administrator gửi cho mình
Hình 2-33 Đăng nhập tài khoản phanhiep để kiểm tra
Dùng tài khoản của phanhiep@nht.local tạo một mail mới và gửi đến cho ducduy@nht.local
Hình 2-34 Tài khoản phanhiep tạo mail gửi đến cho ducduy Đăng nhập vào tài khoản ducduy@nht.local để kiểm tra: kết quả là nhận được mail của Administrator và phanhiep gửi cho mình
Hình 2-35 Đăng nhập tài khoản ducduy để kiểm tra
TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE TRÊN
Tạo các tài khoản người dùng và ứng dụng Web
3.1.1 Tạo các tài khoản người dùng
Hình 3-1 Các tài khoản người dùng
3.1.2 Tạo mới một ứng dụng Web Để tạo mới một ứng dụng web, tại trang quản lý chính của sharepoint, ta chọn Application Management, chọn Site Collections, chọn Creat Site Collections, chọn New Web Application
Hình 3-2 Tạo mới một ứng dụng web
Hình 3-3 Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới
Hình 3-4 Tạo Site Collection cho ứng dụng web
Sau khi tạo Site Collection xong, một hộp thoại hiện ra yêu cầu xác thực để đăng nhập vào site collection đó
Hình 3-6 Yêu cầu xác thực
Sau khi xác thực thành công, đăng nhập vào Site Collection
Hình 3-7 Giao diện chính của Site Collection
3.1.3 Tạo group và thêm user vào group Để tạo group, chúng ta vào Site Actions, chọn Site Permissions, chọn Creat Group Để thêm user vào goup, ta chọn New, chọn Add Users
Hình 3-9 Thêm user vào group
Triển khai ứng dụng Workflow trên Sharepoint 2010
3.2.1 Ứng dụng Approval workflow vào Document Library
3.2.1.1 Tìm hiểu về Approval workflow
Khi bạn khởi động workflow từ 1 file trong document library, thì trình tự như sau sẽ diễn ra:
1 Một email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà bạn chỉ định trong mục Aprrover Sharepoint gọi email này là “task” bởi vì trong email này sẽ liệt kê những mục cần phải làm trong Workflow “Task” này sẽ yêu cầu người đó approve file bằng cách click vào biểu tượng Approve
2 Sau khi người đầu tiên approve xong, người tiếp theo trong danh sách Approver sẽ nhận được email, và họ cũng được yêu cầu approve file
3 Cứ như vậy cho đến người cuối cùng trong danh sách Approver Khi người cuối cùng nhấn Approve thì workflow xem như hoàn tất
Lưu ý: Điểm đặc biệt của Approval workflow là nó đi theo cơ chế route document
Ví dụ như bạn yêu cầu 3 người: A, B, C approve 1 file văn bản Đầu tiên anh A sẽ nhận được 1 email yêu cầu approve, lúc này sẽ xảy ra 2 trường hợp:
+ Nếu anh A approve, thì một email khác sẽ được gửi tới anh B, cứ tiếp tục như vậy cho đến người cuối cùng là anh C
3.2.1.2 Cấu hình Approval workflow Để cấu hình Approval workflow, việc đầu tiên chúng ta cần làm đó là upload một tài liệu: Kích chọn Add document, tìm đường dẫn đến tài liệu muốn upload
Tiếp theo cho việc cấu hình, chúng ta sẽ add một Approval workflow
Hình 3-11 Add một Approval workflow
Tiếp theo chúng ta sẽ thêm vào các user mà bạn muốn phê duyệt tài liệu này và dòng tin nhắn cho user đó biết để mà phê duyệt
Hình 3-12 Thêm các user muốn phê duyệt tài liệu
Hình 3-13 Các user đăng nhập để phê duyệt tài liệu
Hình 3-14 Các user phê duyệt và đóng góp ý kiến (đồng ý)
Hình 3-15 Các user phê duyệt và đóng góp ý kiến (không đồng ý)
Sau khi các user phê duyệt xong, chúng ta vào lại sharepoint site, vào mục shared document Chúng ta thấy tại mục Approval workflow có chữ Rejected
Hình 3-16 Phê duyệt hoàn tất
Chúng ta có thể nhấn vào chữ Rejected để xem lại những sự kiện của workflow này
3.2.2 Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library
3.2.2.1 Tìm hiểu Collect Feedback Workflow
Collect Feedback Workflow thu thập tất cả các thông tin phản hồi của 1 file văn bản cho bạn Khi bạn khởi động Collect Feedback Workflow thì trình tự sau sẽ diễn ra:
1 Workflow sẽ gửi đến những người mà bạn chỉ định trong mục Approver
2 Sau khi đọc xong mail, những người mà bạn chỉ định sẽ mở file văn bản ra và họ có thể đóng góp feedback cho file cũng như thêm/ xóa nội dung
Sau khi Workflow hoàn tất, bạn chỉ việc mở file đó ra và có thể tổng hợp các feedback của mọi người Nhờ vào Collect Feedback Workflow, bạn dễ dàng biết được ai đã cung cấp feedback và ai không cung cấp feedback cho bạn Tránh được tình trạng copy feedback lẫn nhau
Lưu ý: Cơ chế hoạt động của Collect Feedback Workflow khác với Approval
Workflow, Approval Workflow đi theo cơ chế route document (người này nhận mail, hoàn tất xong mới tới người kế tiếp nhận mail) Còn Collect Feedback Workflow gửi đến cho tất cả mọi người do bạn chỉ định
3.2.2.2 Cấu hình Collect Feedback Workflow
Hình 3-18 Add một Collect Feedback workflow
Hình 3-19 Thêm các user cần đóng góp ý kiến
Hình 3-20 Các user đăng nhập duyệt tài liệu
3.2.2.3 Kiểm tra Collect Feedback Workflow
Sau khi các user đóng góp ý kiến xong, chúng ta vào lại sharepoint site, vào mục shared document Chúng ta thấy tại mục Collect Feedback workflow có chữ Complete
Hình 3-22 Phê duyệt và đóng góp ý kiến hoàn tất 3.2.3 Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library
3.2.3.1 Tìm hiểu Collect Signature Workflow
Collect Signature Workflow sẽ thu thập toàn bộ các chữ ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu cầu
Chữ ký điện tử là loại chữ ký mà mọi người có thể add vào 1 file Nó giống như bạn dùng cây bút ký tên lên 1 tờ giấy, thì thay vì vậy, bạn sẽ ký lên file điện tử bằng cách gõ vào Đi kèm theo với chữ ký điện tử là 1 digital certificate Chữ ký điện tử phải khớp với digital certificate, nó dùng để chứng minh chữ ký của người ký vào là thật Nếu tên trên chữ ký khác với digital certificate thì khi bạn ký vào sẽ bị báo là không hợp lệ
3.2.3.2 Cấu hình Collect Signature Workflow Đầu tiên chúng ta phải cài đặt dịch vụ Active Directory Certificate: Vào Server Manager, chọn Roles, chọn Add Roles, chọn Active Directory Certificate Services Nhấn Install để tiến hành cài đặt
Hình 3-23 Cài đặt Roles Certificate
Hình 3-24 Cài đặt Certification Authority
Hình 3-26 Upload tài liệu cần ký lên Document Library
Hình 3-27 Các user đăng nhập để tạo chữ ký Đặt trỏ chuột vào một ô bất kỳ mình muốn, vào menu Insert, chọn biểu tượng Signature Line
Trong hộp thoại Signature Setup, điền vào các mục sau:
+ Suggested signer: Họ tên người bạn muốn yêu cầu ký tên
+ Suggested signer’s title: Chức vụ của người đó
+ Suggested signer’s email address: Địa chỉ email của người đó
Hình 3-28 Ghi tên những người cần ký file này
Hình 3-29 Các user đăng nhập và ký
Hình 3-30 User ký bằng cách gõ đúng tên đã được cấp trong CA
Hình 3-31 Tương tự với user khác 3.2.3.3 Kiểm tra Collect Signature Workflow
Hình 3-32 Chữ ký có giá trị
Hình 3-33 Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký
3.3 Triển khai ứng dụng Workspace trên Sharepoint 2010
3.3.1 Tạo một workspace tại máy tính Để mở Sharepoint Workspace, ta vào Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Sharepoint Workspace 2010 Để tạo tài khoản, ta chọn Creat a new account
Hình 3-34 Tạo tài khoản workspace Đánh dấu chọn vào Create the account using your e-maill address Điền các thông tin tên và email, sau đó click Finish
Hình 3-35 Cấu hình tài khoản
SharePoint Workspace Launchbar hiển thị Click New và chọn SharePoint Workspace
Hình 3-36 Tạo mới một sharepoint workspace
Hộp thoại New SharePoint Workspace hiển thị, bạn có thể nhập url của site
Hình 3-37 Nhập url của site
Click OK và đợi hệ thống đồng bộ giữa SharePoint Workspace và SharePoint server
Hình 3-38 Quá trình đồng bộ giữa Sharepoint workspace với Sharepoint server
3.3.2 Khả năng đồng bộ của Sharepoint workspace
Trước tiên, bạn cần kết nối đến SharePoint server Sau khi kết nối, hệ thống yêu cầu bạn đồng bộ Sau quá trình đồng bộ, bạn có thể làm việc với các tài liệu
Hình 3-39 Quá trình đồng bộ hoàn tất
Double-click vào tài liệu và bạn đã có thể làm việc với tài liệu đó thông qua SharePoint Workspace
Hình 3-40 Làm việc với tài liệu thông qua sharepoint workspace
Tóm lại, SharePoint Workspace mang đến khả năng làm việc với các nội dung SharePoint trên máy tính của bạn mà không cần kết nối đến SharePoint server SharePoint Workspace là một chương trình độc lập và cũng là một phần trong bộ sản phẩm Microsoft Office 20010