TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE CHO DOANH NGHIỆP VỚI SHAREPOINT 2010

Công Nghệ Thông Tin, it, phầm mềm, website, web, mobile app, trí tuệ nhân tạo, blockchain, AI, machine learning - Công Nghệ Thông Tin, it, phầm mềm, website, web, mobile app, trí tuệ nhân tạo, blockchain, AI, machine learning - Công nghệ thông tin Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 1 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đồ án này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Khoa Học Máy Tính, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin Hữu Nghị Việt – Hàn đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản cần thiết trong những năm học vừa qua để tôi có thể thực hiện tốt cuốn đồ án này cũng như đủ tự tin để làm việc sau này. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lê Tự Thanh đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành cuốn đồ án này. Ngoài ra, cũng xin gửi lời cám ơn tới bố mẹ, anh chị em và tất cả bạn bè tôi đã tạo mọi điều kiện cho tôi hoàn thành đồ án. Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng trong một khoảng thời gian ngắn, cũng như hạn chế về mặt kiến thức của bản thân, đồ án này không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Chính vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy giáo, cô giáo cũng như của bạn bè và những người có quan tâm đến lĩnh vực mà cuốn đồ án này đã được trình bày. Xin chân thành cảm ơn Đà Nẵng, tháng 06 năm 2013 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 2 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực hiện một cách tự động. Quản lý luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu, quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà đòi hỏi độ khả tính cao. Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi luồng công việc, nhưng hiện nay Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn có thể làm việc với Word, Excel, Powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ thống windows, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style, layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách truyền thống. Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và thực thi luồng công việc…. Đó cũng là nội dung chính của đề tài mà em lựa chọn: “Triển khai ứng dụng Workflow và Workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010” Phần thực hiện gồm có 3 chương chính: Chương 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ WORKSPACE Chương 2: MÔ HÌNH TRIỂN KHAI SHAREPOINT Chương 3: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE TRÊN SHAREPOINT 2010 Đà Nẵng, tháng 06 năm 2013 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 3 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................................1 LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................2 MỤC LỤC .......................................................................................................................3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ..........................................................................................6 DANH MỤC HÌNH ẢNH ...............................................................................................7 DANH MỤC BẢNG .....................................................................................................10 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ WORKSPACE.................................................................................................................1 1.1. Tổng quan về Sharepoint 2010 ........................................................................1 1.1.1. Sharepoint là gì ? .........................................................................................1 1.1.2. Các tính năng chính của Sharepoint 2010 ...................................................1 1.1.3. Lợi ích Sharepoint mang lại ........................................................................6 1.1.4. Các phiên bản chính thức của Sharepoint 2010 ..........................................8 1.2. Tổng quan về Workflow ................................................................................11 1.2.1. Workflow là gì ? ........................................................................................11 1.2.2. Phân loại Workflow ..................................................................................12 1.2.3. Ứng dụng Workflow trong Sharepoint .....................................................13 1.3. Tổng quan về Workspace ..............................................................................14 1.3.1. Workspace là gì ? ......................................................................................14 1.3.2. Các tính năng chính của Workspace 2010 ................................................15 CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH TRIỂN KHAI SHAREPOINT .............................................20 2.1. Mô hình triển khai .........................................................................................20 2.2. Cài đặt và cấu hình Sharepoint 2010 .............................................................21 2.2.1. Cài đặt và cấu hình Windows Server 2008 ...............................................22 2.2.1.1. Cài đặt Windows Server 2008 và nâng cấp lên Domain Controller ..22 2.2.1.2. Cài đặt SQL server 2008 ....................................................................22 2.2.1.3. Cài đặt dịch vụ WebServer (IIS) trên Windows Server 2008 ............23 2.2.1.4. Cài đặt NET Framework 3.5 ..............................................................24 2.2.2. Cài đặt Sharepoint 2010 ............................................................................25 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 4 2.2.3. Cấu hình Mail Server để gửi và nhận mail giữa các người dùng nội bộ với nhau 28 2.2.3.1. Cài đặt và cấu hình Mail Server .........................................................28 2.2.3.1.1. Cài đặt Mail Server .....................................................................28 2.2.3.1.2. Cấu hình Mail Server ..................................................................29 2.2.3.2. Cấu hình Incoming mail và Outgoing mail trên Sharepoint site .......30 2.2.3.2.1. Cấu hình Incoming mail trên Sharepoint site .............................30 2.2.3.2.2. Cấu hình Outgoing mail trên Sharepoint site ..............................31 2.2.3.3. Kiểm tra quá trình gửi và nhận mail giữa các người dùng với nhau .32 2.2.3.3.1. Tạo các tài khoản người dùng thông qua Active Directory ........32 2.2.3.3.2. Kiểm tra gửi và nhận mail giữa các người dùng với nhau ..........36 CHƯƠNG 3: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE TRÊN SHAREPOINT 2010 .....................................................................................................39 3.1. Tạo các tài khoản người dùng và ứng dụng Web ..........................................39 3.1.1. Tạo các tài khoản người dùng ...................................................................39 3.1.2. Tạo mới một ứng dụng Web .....................................................................39 3.1.3. Tạo group và thêm user vào group ............................................................41 3.2. Triển khai ứng dụng Workflow trên Sharepoint 2010 ..................................42 3.2.1. Ứng dụng Approval workflow vào Document Library ............................42 3.2.1.1. Tìm hiểu về Approval workflow ........................................................42 3.2.1.2. Cấu hình Approval workflow ............................................................43 3.2.1.3. Kiểm tra Approval workflow .............................................................45 3.2.2. Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library ...............47 3.2.2.1. Tìm hiểu Collect Feedback Workflow ...............................................47 3.2.2.2. Cấu hình Collect Feedback Workflow ...............................................47 3.2.2.3. Kiểm tra Collect Feedback Workflow ...............................................49 3.2.3. Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library ...............49 3.2.3.1. Tìm hiểu Collect Signature Workflow ...............................................49 3.2.3.2. Cấu hình Collect Signature Workflow ...............................................49 3.2.3.3. Kiểm tra Collect Signature Workflow ...............................................53 3.3. Triển khai ứng dụng Workspace trên Sharepoint 2010 .................................54 3.3.1. Tạo một workspace tại máy tính ...............................................................54 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 5 3.3.2. Khả năng đồng bộ của Sharepoint workspace ..........................................56 KẾT LUẬN ...................................................................................................................58 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................59 NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ................................................................60 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 6 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Từ đầy đủ Nghĩa IT Information Technology Công nghệ thông tin BCS Business Connectivity Services Dịch vụ kết nối kinh doanh CAL Client Access License Giấy phép truy cập khách hàng LOB Line - Of - Business Ngành nghề kinh doanh PKI Public Key Infastructure Hạ tầng khóa công khai SMTP Simple Mail Transfer Protocol Giao thức truyền thư đơn giản CA Certificate Authority Giấy chứng nhận quyền Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 7 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1-1. Các tính năng chính của sharepoint 2010 .......................................................1 Hình 1-2. Sharepoint Site ................................................................................................2 Hình 1-3. Sharepoint Communities .................................................................................2 Hình 1-4. Sharepoint Content ..........................................................................................3 Hình 1-5. Sharepoint Search............................................................................................4 Hình 1-6. Sharepoint Insights ..........................................................................................5 Hình 1-7. Sharepoint CompoSites ...................................................................................5 Hình 1-8. Tiến trình workflow ......................................................................................12 Hình 1-9. Human WorkFlow .........................................................................................12 Hình 1-10. System WorkFlow .......................................................................................13 Hình 1-11. Tính năng Sharepoint workspace ................................................................16 Hình 1-12. Tích hợp Microsoft Communicator và các thông báo workspace ..............17 Hình 1-13. Giao diện người dùng quen thuộc ...............................................................18 Hình 1-14. Mở và lưu trên Sharepoint workspace ........................................................18 Hình 2-1. Mô hình triển khai .........................................................................................20 Hình 2-2. Cài đặt Windows Server 2008 R2 .................................................................22 Hình 2-3. Nâng cấp Windows Server 2008 lên Domain Controller .............................22 Hình 2-4. Cài đặt SQL Server 2008 ..............................................................................23 Hình 2-5. Add Roles ......................................................................................................23 Hình 2-6. Chọn Roles Web Server (IIS) .......................................................................24 Hình 2-7. Add Features .................................................................................................24 Hình 2-8. Chọn .NET Framework 3.5.1 Features .........................................................25 Hình 2-9. Cài đặt Sharepoint Server 2010.....................................................................25 Hình 2-10. Cấu hình Database và tài khoản truy cập Database ....................................26 Hình 2-11. Quá trình cấu hình diễn ra ...........................................................................27 Hình 2-12. Hộp thoại yêu cầu xác thực .........................................................................27 Hình 2-13. Giao diện của trang quản lý chính ..............................................................27 Hình 2-14. Cài đặt Mdeamon Server .............................................................................28 Hình 2-15. Giao diện chính của Mdeamon Server ........................................................28 Hình 2-16. Cấu hình Domain Server .........................................................................29 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 8 Hình 2-17. Cấu hình ports .............................................................................................29 Hình 2-18. Cấu hình Incoming e-mail ...........................................................................30 Hình 2-19. Cấu hình Incoming e-mail ...........................................................................30 Hình 2-20. Cấu hình Incoming e-mail ...........................................................................31 Hình 2-21. Cấu hình Outgoing e-mail ...........................................................................31 Hình 2-22. Cấu hình Outgoing e-mail ...........................................................................32 Hình 2-23. Cấu hình nhận tài khoản thông qua Active Directory .................................32 Hình 2-24. Tài khoản của Administrator .......................................................................33 Hình 2-25. Tài khoản của Cao Đức Duy .......................................................................33 Hình 2-26. Tài khoản của Nguyễn Anh Tài ..................................................................34 Hình 2-27. Tài khoản của Nguyễn Hữu Toản ...............................................................34 Hình 2-28. Tài khoản của Phan Hiệp ............................................................................35 Hình 2-29. Tài khoản được tạo thông qua Active Directory .........................................35 Hình 2-30. Đăng nhập tài khoản Administrator và soạn mail để test ...........................36 Hình 2-31. Đăng nhập tài khoản huutoan để kiểm tra ...................................................36 Hình 2-32. Đăng nhập tài khoản anhtai để kiểm tra ......................................................37 Hình 2-33. Đăng nhập tài khoản phanhiep để kiểm tra .................................................37 Hình 2-34. Tài khoản phanhiep tạo mail gửi đến cho ducduy ......................................38 Hình 2-35. Đăng nhập tài khoản ducduy để kiểm tra ....................................................38 Hình 3-1. Các tài khoản người dùng .............................................................................39 Hình 3-2. Tạo mới một ứng dụng web .........................................................................39 Hình 3-3. Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới .................................................40 Hình 3-4. Tạo Site Collection cho ứng dụng web .........................................................40 Hình 3-5. Thiết lập tài khoản quản lý Site Collection ...................................................40 Hình 3-6. Yêu cầu xác thực ...........................................................................................41 Hình 3-7. Giao diện chính của Site Collection ..............................................................41 Hình 3-8. Tạo group ......................................................................................................41 Hình 3-9. Thêm user vào group .....................................................................................42 Hình 3-10. Upload tài liệu .............................................................................................43 Hình 3-11. Add một Approval workflow ......................................................................43 Hình 3-12. Thêm các user muốn phê duyệt tài liệu .......................................................44 Hình 3-13. Các user đăng nhập để phê duyệt tài liệu ....................................................44 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 9 Hình 3-14. Các user phê duyệt và đóng góp ý kiến (đồng ý) ........................................45 Hình 3-15. Các user phê duyệt và đóng góp ý kiến (không đồng ý) .............................45 Hình 3-16. Phê duyệt hoàn tất .......................................................................................46 Hình 3-17. Xem lại các sự kiện xảy ra với approval workflow ....................................46 Hình 3-18. Add một Collect Feedback workflow .........................................................47 Hình 3-19. Thêm các user cần đóng góp ý kiến ............................................................48 Hình 3-20. Các user đăng nhập duyệt tài liệu ...............................................................48 Hình 3-21. Các user đóng góp ý kiến của mình và gửi ý kiến ......................................48 Hình 3-22. Phê duyệt và đóng góp ý kiến hoàn tất .......................................................49 Hình 3-23. Cài đặt Roles Certificate .............................................................................50 Hình 3-24. Cài đặt Certification Authority....................................................................50 Hình 3-25. Cấp CA cho từng user .................................................................................50 Hình 3-26. Upload tài liệu cần ký lên Document Library .............................................51 Hình 3-27. Các user đăng nhập để tạo chữ ký ...............................................................51 Hình 3-28. Ghi tên những người cần ký file này...........................................................52 Hình 3-29. Các user đăng nhập và ký............................................................................52 Hình 3-30. User ký bằng cách gõ đúng tên đã được cấp trong CA ...............................53 Hình 3-31. Tương tự với user khác ...............................................................................53 Hình 3-32. Chữ ký có giá trị ..........................................................................................53 Hình 3-33. Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký .......................................54 Hình 3-34. Tạo tài khoản workspace .............................................................................54 Hình 3-35. Cấu hình tài khoản ......................................................................................55 Hình 3-36. Tạo mới một sharepoint workspace ............................................................55 Hình 3-37. Nhập url của site..........................................................................................56 Hình 3-38. Quá trình đồng bộ giữa Sharepoint workspace với Sharepoint server .......56 Hình 3-39. Quá trình đồng bộ hoàn tất ..........................................................................57 Hình 3-40. Làm việc với tài liệu thông qua sharepoint workspace ...............................57 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 10 DANH MỤC BẢNG Bảng 2-1. Địa chỉ IP của các máy .................................................................................20 Bảng 2-2. Yêu cầu tối thiểu để cài đặt Sharepoint 2010 ...............................................21 Bảng 2-3. Yêu cầu tối thiểu để cài đặt Mdeamon .........................................................21 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ WORKSPACE 1.1. Tổng quan về Sharepoint 2010 1.1.1. Sharepoint là gì ? SharePoint là một nền tảng (Platform ) của việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp và trên nền Web. SharePoint là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới Intranet, Extranet của doanh nghiệp hay có thể chia sẻ ra bên ngoài Internet cho cả khách hàng và đối tác. Với SharePoint, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả năng làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp. SharePoint được xem là nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng rất nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác. 1.1.2. Các tính năng chính của Sharepoint 2010 Hình 1-1. Các tính năng chính của sharepoint 2010 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 2 Sharepoint Site: Hình 1-2. Sharepoint Site SharePoint Sites cung cấp cho bạn những công nghệ thiết yếu nhất để xây dựng các cổng thông tin ví dụ như Web Parts, các mô hình Security, khả năng cá nhân hóa từng trang, hỗ trợ đa ngôn ngữ, hỗ trợ truyền thông đa phương tiện và nhiều hơn nữa. Và khi chúng ta nhắc đến khái niệm SharePoint Sites thì phạm vi của chúng ta không phải chỉ bị giới hạn ở những Team Sites hoặc cổng thông tin nội bộ của doanh nghiệp mà bạn có thể mở rộng ra thành những Extranet cho phép kết nối thông tin giữa công ty với các đối tác hoặc nhà cung cấp, và tất nhiên là có thể triển khai thành trang Internet cho phép khách hàng truy cập tự do. Sharepoint Communities: Hình 1-3. Sharepoint Communities Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 3 SharePoint Communities là khái niệm thứ hai của SharePoint là khả năng cho phép mọi người làm việc với nhau đơn giản và hiệu quả hơn. Nó bao gồm những hình thức làm việc cộng tác truyền thống như tạo các Workspace (không gian làm việc) để chia sẻ tài liệu, tạo Workflow (quy trình) xử lý thông tin, chia sẻ Calendar (lịch làm việc) và Task (tác vụ) chung cho cả nhóm. Ngoài ra, nó còn bao gồm luôn cả công nghệ Enterprise 2.0 mới nhất (hay còn gọi là Social Networking). SharePoint sẽ là một nền tảng tốt để phát triển mạng lưới Social Computing trong doanh nghiệp với sự hỗ trợ của Blog và Wiki, RSS, khả năng tìm kiếm nhân sự và chuyên gia, tạo quan hệ nhân viên và mạng cộng đồng. Thêm vào đó, SharePoint còn có thể tích hợp chặt chẽ với Microsoft Lync (tên cũ là Office Communication Server) nên chức năng SharePoin t Communities còn có thể bổ sung thêm khả năng thể hiện Presence (thông tin trạng thái Online, Offline, Free, Busy,…), chat và chia sẻ thông tin trực tuyến. Sharepoint Content: Hình 1-4. Sharepoint Content SharePoint Content là khả năng quản lý thông tin doanh nghiệp toàn diện từ việc phân rã đến tổng hợp nội dung. SharePoint quản lý tất cả nội dung số bao gồm các văn bản dạng Office, các tài liệu dạng đa phương tiện, trang Web, nội dung dạng HTML và cả các nội dung dạng mạng xã hội như Blog và Wiki . Để đảm bảo việc tuân thủ những quy định về an toàn thông tin, SharePoint cũng hỗ trợ việc quản lý các chính sách và theo dõi việc chỉnh sửa nội dung (Record Management), quản lý và tùy biến Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 4 được Workflow (quy trình xử lý thông tin), hỗ trợ một hạ tầng mạnh mẽ, nhiều chức năng giúp doanh nghiệp kiểm soát được thông tin. Với một kiến trúc đồng nhất, bạn có thể dùng những tiện ích quản lý thông tin nhất quán cho việc phát hành thông tin lên Intranet cũng như Extranet và thậm chí Internet Site dành cho khách hàng. Sharepoint Search: Hình 1-5. Sharepoint Search Vấn đề chính trong việc quản lý khối lượng lớn thông tin trong tổ chức là khả năng tìm kiếm tốt nhất giúp người dùng có thể tìm và khám phá ra những thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng và chính xác. SharePoint Search có thể tạo ra những chỉ mục cho nội dung không chỉ trong những SharePoint Sites mà thậm chí có thể cho cả những hệ thống thông tin khác có liên quan, những tập tin được chia sẻ, cơ sở dữ liệu và các phần mềm ứng dụng được tích hợp với SharePoint. SharePoint cũng có thể tìm kiếm nhân viên hoặc chuyên gia trong tổ chức, hiển thị các thông tin cơ bản, chức vụ trong sơ đồ tổ chức, v.v… Thêm vào đó, những chức năng mới vượt trội về tìm kiếm của Sharepoint được gọi là FAST Search Engine cho phép t ìm kiếm thông minh theo kinh nghiệm của người dùng, và khả năng mở rộng quy mô tìm kiếm cho hàng tỉ tài liệu trong một tổ chức. Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 5 Sharepoint Insights: Hình 1-6. Sharepoint Insights SharePoint Insights, chúng ta đã nói nhiều về khả năng tìm kiếm và làm việc cộng tác và sự kết hợp chúng với những công cụ phân tích dữ liệu thông minh truyền thống giúp cho người dùng văn phòng khả năng phân tích và đánh giá thông tin từ những dữ liệu bên trong doanh nghiệp. Nhờ dựa trên SQL Server , SharePoint có thể chia nhỏ những thông tin phân tán rời rạc thành những báo cáo dạng Scorecard, Dashboard rất sinh động. Những báo cáo này có thể pha trộn cả dữ liệu dạng có cấu trúc và phi cấu trúc để tạo ra một bức tranh thông tin một cách chân thực nhất cho tổ chức. Người dùng văn phòng có thể sàng lọc và phân tích những dữ liệu đó nhờ sự tích hợp chặt chẽ giữa SharePoint và Excel, SharePoint hiện là một trong những công cụ phân tích thông tin được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn thế giới và cho phép bạn có thể nhanh chóng tạo ra những giải pháp phân tích tùy biến. Sharepoint CompoSites: Hình 1-7. Sharepoint CompoSites Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 6 SharePoint CompoSites cung cấp cho mọi đối tượng từ người dùng thành thạo đến những nhà phát triển ứng dụng những công cụ dễ dùng và nhanh nhất để tạo ra những ứng dụng ghép. Ví dụ: bạn có thể dùng chương trình SharePoint Designer mới và không cần phải viết một dòng lệnh nào, bạn cũng có thể thay đổi được giao diện của một Site, tích hợp thêm được các Web Part s, tùy chỉnh Workflows và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Tương tự như thế, những dịch vụ Access Services mới cho phép người dùng tự xây dựng những ứng dụng và cơ sở dữ liệu quan hệ đơn giản sau đó có thể chia sẻ trong nội bộ một phòng hoặc cho cả công ty thông qua SharePoint Site nhưng vẫn được quản lý và kiểm soát bởi bộ phận IT. 1.1.3. Lợi ích Sharepoint mang lại Khả năng kết nối và tăng thêm sức mạnh người dùng Trước tiên, chúng ta vẫn thường nghe phản hồi từ phía khách hàng rằng đại đa số những ứng dụng cho doanh nghiệp thường bị một hạn chế là khó sử dụng. Với SharePoint 2010, Microsoft đã nghiên cứu khá kỹ kinh nghiệm sử dụng của người dùng trên toàn thế giới để rồi đưa ra giải pháp kết nối và trao quyền cao nhất cho người dùng. Ví dụ : người dùng văn phòng có thể truy cập SharePoint thông qua các trình duyệt khác nhau như Internet Explorer, FireFox và Safari, thêm vào đó họ còn có thể truy cập bằng điện thoại di động và tất nhiên là từ chính bộ Microsoft Office. Bằng cách đưa toàn bộ giao diện Ribbon vào SharePoint, Microsoft đã làm cho sản phẩm thêm thâ n thiện với người dùng, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và sử dụng hết các tính năng của sản phẩm. Ngoài ra, Microsoft cũng đã đầu tư sâu vào sản phẩm mới mang tên là SharePoint Workspace, trước đây gọi là Groove, và sẽ được tích hợp luôn trong bộ Office 2010, c ho phép làm việc “offline” với những thông tin được lưu trữ trên SharePoint bao gồm Document libraries, Lists và kể cả những workflow. Cắt giảm chi phí nhờ dựa trên một nền tảng thống nhất Song song với việc kết nối và gia tăng sức mạnh cho người dùng thì việc cắt giảm chi phí luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu của tất cả các khách hàng. Với môi trường kinh tế hiện nay, các công ty càng lúc càng phải siết chặt ngân sách cho IT Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 7 nhưng đồng thời vẫn đòi hỏi nhiều giá trị hơn từ những đầu tư hiện tại. SharePoint 2010 cung cấp thêm những cơ hội cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong khi vẫn cam kết họ sẽ có được những lợi ích từ những xu hướng công nghệ mới nhất. Cụ thể, chỉ một lần đầu tư cho SharePoint 2010 bạn sẽ có trong tay một công cụ đa năng giải quyết nhiều vấn đề như quản lý nội dung, tìm kiếm thông tin, phân tích dữ liệu, làm việc cộng tác và nhiều hơn nữa, những tính năng này trước đây từng được xem là những giải pháp hoàn toàn độc lập riêng lẻ. Nhờ việc tích hợp tất cả những khả năng xử lý này trong một kiến trúc duy nhất mà SharePoint 2010 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí triển khai, bảo mật và đặc biệt là bạn cũng sẽ không phải tốn chi phí và thời gian cho việc học quá nhiều sản phẩm khác nhau, công nghệ khác nhau. Từ việc tạo ra những ứng dụng cho nội bộ cho đến các ứng dụng quy mô chạy trên Extranet và cả Internet. Cuối cùng, một cơ hội lớn nữa cho việc tiết kiệm chi phí từ công nghệ điện toán đám mây. Với SharePoint 2010, bộ phận IT sẽ có thêm chọn lựa khi triển khai hạ tầng SharePoint, bạn có thể triển khai trên Server đặt tại doanh nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ SharePoint Online với toàn bộ dữ liệu được Microsoft lưu trữ tại các Data Center toàn cầu. Với giải pháp này, chúng ta thấy được khách hàng không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo rằng sẽ có một hệ thống tin cậy nhờ Outsourcing phần lưu trữ và quản lý. Đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu công việc Với SharePoint 2010, những nhà phát triển ứng dụng sẽ có thể tạo ra các chương trình quản lý nội dung và làm việc cộng tác chạy trong Firewall hoặc tương tác bên ngoài internet. Tất cả những khả năng của SharePoint đều có thể được mở rộng nhờ các hàm API hỗ trợ các chuẩn như REST, LINQ và Web services. Microsoft cũng đã bổ sung thêm nhiều tính năng mới như Sliverlight Web Part và các Client Object Model mới. Nhưng điểm quan trọng nhất đó chính là các dịch vụ Business Connectivity Services, hay viết tắt là BCS . BCS cho phép bạn truy cập an toàn đến dữ liệu, workflows và các thành phần khác trong hệ thống ứng dụng, tất cả các truy cập tới Web Servi ces, SQL connections hoặc .NET. Điều này có nghĩa là bạn sẽ được tăng thêm sức mạnh trong việc tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau trong nhiều hệ thống khác nhau với những dạng thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc trong SharePoint. Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 8 Hơn thế nữa, bạn có thể sử dụng BCS không chỉ trong các ứng dụng SharePoint và còn mở rộng ra cả các sản phẩm Microsoft Office 2010. Cuối cùng, Microsoft cũng đã đầu tư rất nghiêm túc cho việc hỗ trợ những nhà lập trình phát triển ứng dụng. Visual Studio 2010 có những công cụ mới để tạo và kiểm soát lỗi cho các các ứng dụng SharePoint, một giao diện đồ họa mới cho việc xây dựng Web Part và hỗ trợ tích hợp với Team foundation Server. Những người làm công việc lập trình cũng sẽ rất hưởng ứng chức năng Developer Dashboard mới mà họ có thể kích hoạt trên bất cứ trang SharePoint nào với mục đích debug hoặc chẩn đoán lỗi. Chắc chắn với sự ra đời của phiên bản 2010, SharePoint sẽ trở thành một nền tảng xuyên suốt toàn doanh nghiệp để tạo ra những ứng dụng quản lý nội dung và làm việc cộng tác 1.1.4. Các phiên bản chính thức của Sharepoint 2010 SharePoint 2010 cung cấp 2 kiểu triển khai với 4 phiên bản để bạn có thể chọn lựa: Triển khai Intranet:  SharePoint Foudation 2010  Các phiên bản SharePoint 2010.  Fast Search Server 2010 for SharePoint  SharePoint Online. Triển khai trên Internet:  SharePoint 2010 for Internet Sites, Standard Edition.  SharePoint 2010 for Internet Sites, Enterprise Edition.  FAST Search Server 2010 for Internet Business.  SharePoint Online for Internet Services.  SharePoint Foudation 2010 SharePoint Foudation 2010 là sự lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp vì nó cung cấp cho bạn một giải pháp cộng tác thông qua nền Web. Đây là phiên bản SharePoint 2010 mà bạn có thể download và cài đặt miễn phí. Bạn có thể sử dụng SharePoint Foudation 2010 để tổ chức tài liệu, công việc, các chủ đề thảo luận thông qua blog, wiki, workspace hoặc các thư viện tài liệu. Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 9  SharePoint 2010 SharePoint 2010 yêu cầu bạn phải mua và cài đặt, ngoài ra bạn cần phải mua thêm bản quyền Client Access License (CAL) cho mỗi client. Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 phiên bản sau: Standard và Enterprise.  Standard Client Access Licensing: dành cho các doanh nghiệp muốn triển khai giải pháp cộng tác sử dụng nhiều loại nội dung. Đây là sự lựa chọn với một chi phí chấp nhận được. Với phiên bản này, bạn có thể sử dụng các tính năng cốt lõi trong SharePoint 2010 để quản lý nội dung và quy trình xử lí trong doanh nghiệp, tìm kiếm và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên, đơn giản hóa môi trường làm việc của nhân viên thông qua các tính năng cho phép tổ chức hóa thông tin.  Enterprise Client Access Licensing: dành cho doanh nghiệp muốn triển khai các giải pháp mở rộng từ SharePoint, cho phép người dùng tìm kiếm, tạo và làm việc với dữ liệu cũng như các tài liệu trong một hạ tầng hợp nhất. Bạn có thể sử dụng các tính năng trong phiên bản Enterprise CAL để tích hợp các ứng dụng chẳng hạn như các dịch vụ Web, hệ thống ứng dụng nghiệp vụ (line-of-business – LOB) hoặc ứng dụng Microsoft Office chạy trên trình duyệt Web. Bạn có thể nâng cấp phiên bản Standard Edition lên Enterprise Edition một cách dễ dàng mà không cần phải cài đặt lại. Tuy nhiên, nếu thay đổi từ Enterprise Edition thành Standard Edition bạn cần phải gỡ bỏ phiên bản Enterprise Edition trước khi cài đặt mới Standard Edition.  FAST Search Server for SharePoint Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 10 FAST Search Server là phiên bản mở rộng trong SharePoint 2010. Nó bao gồm tất cả các tính năng có trong phiên bản SharePoint 2010 Enterprise Edition, ngoài ra tích hợp thêm công nghệ Microsoft FAST Search. Tính năng FAST Search cho phép bạn tìm kiếm nâng cao, tối ưu hóa tìm kiếm bằng cách lựa chọn chi tiết các thành phần mà bạn muốn tìm kiếm.  SharePoint 2010 Online Phiên bản SharePoint này là giải pháp SharePoint được triển khai trên điện toán đám mây (cloud computing), tương tự như giải pháp Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS). Bạn có thể sử dụng phiên bản. SharePoint 2010 Online để cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng của SharePoint mà không cần phải cài đặt sản phẩm SharePoint tại doanh nghiệp. SharePoint 2010 Online gồm 2 phiên bản: Standard và Dedicated.  SharePoint Online Standard: phiên bản Standard hỗ trợ doanh nghiệp thông qua intranet, tập trung vào khả năng truyền thông và cộng tác. Phiên bản này cung cấp cho bạn các chức năng sau:  Collaboration - cộng tác.  Portal - cổng thông tin.  Search - tìm kiếm.  Content Management - quản trị nội dung.  Business Process and Form - các quy trình xử lí trong doanh nghiệp. Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 11  SharePoint Online Dedicated: phiên bản SharePoint Online Dedicated cung cấp cho bạn nhiều tính năng hơn phiên bản Standard, gồm các phương thức chứng thực và tính năng tùy chỉnh. 1.2. Tổng quan về Workflow 1.2.1. Workflow là gì ? Workflow theo tiếng việt có nghĩa là luồng làm việc. Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật Là một quá trình tự động hóa công việc, một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định Một workflow (luồng làm việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ phận, cá nhân tham gia. Nguồn gốc luồng làm việc có lẽ bắt đầu từ nguồn công tác xử lý văn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện công việc khác nhau (đọc, sửa đổi, ...

TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW VÀ WORKSPACE CHO DOANH NGHIỆP VỚI SHAREPOINT 2010

Thông tin tài liệu

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan