Trang 1 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VỚI ACCESS 1 NGÀNH: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ƯDPM TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo
LÀM QUEN VỚI ACCESS
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Cở sở dữ li ệu và Ac cess
- Thế nào là một cơ sở dữ liệu (Database)?
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống thông tin thông thường là các tệp và bảng biểu có mối quan hệ với nhau, cùng mô tả một công việc, đồng thời xử lý và quản lý theo những yêu cầu đặt ra Để mô tả, xử lý, quản lý và làm việc được với CSDL trên máy tính
ACCESS là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan nằm trong bộ Microsoft Office Với Access, bạn có khả năng tạo ra một hệ thống thông tin có quan hệ với nhau, đồng thời xử lý và quản lý theo những yêu cầu của người sử dụng Các thao tác trong Access tương tự như trong Word, Excel … ,
Ngoài ra, bạn có thể lập trình trong Access sử dụng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Access) nhất là có thể xây dựng nên các phần mềm quản lý vừa và nhỏ
1.1.2 Cấu tr úc của một CSDL tro ng Acce ss
Bảng là một đối tượng lưu trữ dữ liệu dưới dạng cột và hàng
Cột (trường - Field): là một thành phần của một cá thể
Hàng(bản ghi - Record): là một thông tin chi tiết của một cá thể
Là một vấn tin có khả năng trích rút thông tin từ một hoặc nhiều bảng (các bảng phải có quan hệ với nhau) nhằm đưa ra một bảng chứa đầy đủ thông tin thoả mãn yêu cầu đặt ra
Là đối tượng được thiết kế để hiển thị hoặc cập nhật dữ liệu
Là một giao diện đặc biệt được thiết kế để qui định các tính toán và tổng hợp dữ liệu đưa ra máy in
Một giao diện đặc biệt có khả năng tính toán và tổng hợp dữ liệu, kết xuất thành một trang có phần mở rộng là htm
Là một đoạn chương trình, gồm một dãy các hành động dùng để tự động hoá các thao tác và tổ chức giao diện chương trình
Là đối tượng (thư viện chương trình) dùng để xây dựng các hàm, thủ tục có thể thực hiện được trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các điều khiển.
KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ACCESS
1.2.1 Cách k hởi độ ng Ac cess
Thực hiện theo một trong các cách sau:
C1: Vào Start \ Programs \ Microsoft Access
C2: Kích đúp biểu tượng Access trên màn hình Desktop (biểu tượng chìa khoá )
Trên màn hình Access vừa mở ta có các lựa chọn:
- Open a file : Các CSDL vừa mở gần đây nhất
- New: Tạo mới một CSDL (Blank Database)
- New from existing file: Cho phép mở các CSDL đã có
- New from template: Tạo cơ sở dữ liệu từ mẫu có sẵn của Access
C3: Kích chọn biểu tượng close (x)
1.2.3 Màn hình và cá c thành phầ n cơ bả n của Access
Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh
Access gồm các nút công cụ Save, Undo, …
Bên phải của Quick Access chứa nút
Customize, khi cơ sở dữ liệu đang mở, nếu click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access, nếu các lệnh không có trong menu, bạn có thể click nút More
Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung:
− Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File
− Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới
− Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu
Bên dưới thanh tiêu đề, Access 2016 hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài được gọi là Ribbon, thanh
Ribbon có thể chiếm nhiều không gian màn hình, ta có thể thu nhỏ kích thước của Ribbon bằng cách click vào nút Minimize The Ribbon
Thanh Ribbon được tạo bởi nhiều tab khác nhau, để truy cập vào một tab bạn có thể click trên nhãn của tab hoặc dùng phím tắt Nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị tên của các phím tắt của các tab
Hầu hết các tab trên Ribbon được chia thành từng nhóm khác nhau, mỗi nhóm hiển thị tiêu đề con bên dưới của nhóm Một số nhóm trong Ribbon có hiển thị nút , khi click nút này sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép thiết lập các thuộc tính của nhóm tương ứng
Cửa sổ Properties giúp bạn có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo đối tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng của đối tượng đó Để mở cửa sổ
Properties, bạn chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím Atl
Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm
Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tượng
Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng
Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,… All: Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn nhóm trên
Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ
Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng
Bằng cách click phải vào tên của đối tượng trong
Pane, bạn có thể thực hiện các thao tác với đối tượng như: đổi tên, sao chép, xoá, import, export một đối tượng…
Nhấn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation
Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation
BẢNG (TABLES)
ĐỐI TƯỢNG BẢNG VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2.1.1 Khái n iệ m và các q uy tắc:
- Bảng là gì? Bảng đối tượng dùng để lưu trữ dữ liệu trong một CSDL, mỗi bảng gồm một số hữu hạn các hàng và cột
Cột trong bảng được gọi là trường (Field).Mỗi trường trong bảng được khai báo bởi tên và kiểu dữ liệu tương ứng
) Hàng trong bảng gọi là bản ghi (Record) a) Một số quy tắc xây dựng bảng dữ liệu
Quy tắc 1: Mỗi một trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất
Quy tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau (số trường tối thiểu gọi là khoá cơ bản)
Quy tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (điều này gọi là phụ thuộc hàm)
Quy tắc 4: Có thể thay thế 1 trường bất kỳ (trừ khoá cơ bản) mà không ảnh hưởng đến trường khác b) Các bước tạo và định dạng bảng
Tạo một cơ sở dữ liệu mới
Khai báo cấu trúc bảng
Nhập dữ liệu cho bảng Định dạng bảng
Sắp xếp và lọc dữ liệu cho bảng
Một số qui tắc của trườ ng: a).Tên trường:
Là một dãy kí tự gồm chữ cái, chữ số và gạch nối Tên phải bắt đầu bằng chữ cái dài tối đa 64 kí tự
Kiểu dữ liệu trường (Data Type):
Mỗi một trường bắt buộc phải có một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu này dùng để định dạng thông tin của trường đó c) Các kiểu dữ liệu của trường:
Text: Kiểu văn bản( kiểu xâu ký tự ) có độ dài tối đa 255 ký tự
Number: Kiểu số gồm các kiểu sau:
Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255
Integer: kiểu nguyên đơn ( -32768 đến 32767)
Long integer: kiểu nguyên kép (-2,147,483,648 đến 2,147,483,647)
Single: kiểu số thực đơn ( 1.4E.45 đến 3.4E 38)
Double: kiểu số thực kép
Date/ Time: Kiểu ngày tháng
Yes/ No: kiểu logic( đúng / sai)
Auto number: kiểu tự động đánh số
Meno: kiểu ghi nhớ, kiểu văn bản có độ dài khoảng 64.000 kí tự
Ole object: kiểu nhúng và kết nối đối tượng( h ảnh đồ hoạ)
TẠO BẢNG TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.1.1 Tạo b ảng b ằng De sign View
* Bước 1: Tạo cấu trúc bảng
Chọn Create\Table Ta có bảng cấu trúc sau: Gõ tên trường ở ô trong cột
Field Name Chọn kiểu trường trong cột
Xác định các thuộc tính của trường trong bảng
Properties Thao tác tương tự với các trường khác
Ghi và đóng bảng cấu trúc
Thao tác tương tự để tạo cấu trúc cho các bảng khác
* Bước 2: Nhập dữ liệu cho các bảng
- Trên cửa sổ Data base , tại thanh Object chọn Table
- Nhập dữ liệu vào từ bàn phím sao cho đúng kiểu dữ liệu của trường
- Ghi và đóng bảng dữ liệu
- Thao tác tương tự để nhập liệu cho các bảng khác
*** Ví dụ1: Tạo CSDL QL BANHANG gồm các bảng
- Bảng HANGHOA(Mahang, tenhang, dongia, nhaSX, donvitinh)
- Bảng HOADON(maHD, Mahang, ngayHD, soluong)
*** Ví dụ2: Tạo CSDL QLNHANSU gồm các bảng:
- Bảng HOSO(MaVN, hoten, ngaysinh, quequan)
- Bảng LUONG(MaNV,Phucap,BaoHiem, Luong)
** Để sửa cấu trúc bảng ta chuyển bảng về chế độ Design View bằng cách:
C1: Khi bảng đang mở ở dạng nhập dữ liệu: Home\View \ Design
View C2: Database \ Table \ chọn bảng cần sửa \Design View
C3: Database \ Table \ Kích chuột phải vào bảng cần sửa \Design View
** Chỉnh sửa cấu trúc tức là:
Thay đổi tên trường Thay đổi kiểu dữ liệu của trườ ng
Xoá trường Thay đổi vị trí của trường
** Chèn thêm trường : sau khi mở bảng ở chế độ Design, trên lưới thiết kế bảng, chọn vị trí cần chèn thêm trường, chọn một trong các cách sau:
- C2: Kích phải chuột chọn Insert Rows
** Xoá trường : Chọn các trường cần xoá, thực hiện một trong các cách
- C1: Từ Edit chọn Delete Rows
- C2: Kích phải chuột chọn Delete Rows
** Một số thuộc tính của trường :
Khi khai báo các trường, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt một số thuộc tính sau: Field size: Độ rộng của trường
- Đối với kiểu dữ liệu Text: là số kí tự tối đa trường đó có thể lưu trữ được
- Đối với kiểu là Number: có thể chọn một trong các dữ liệu sau:
+ Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255
+ Single: kiểu số thực đơn
+ Double: kiểu số thực kép
Dùng để qui định cung cách hiển thị dạng số, tiền tệ, ngày tháng Đối với kiểu dữ liệu là text ta có thể sử dụng 2 kí tự định dạng sau:
“>” : đối với tất cả văn bản khi nhập thành kí tự hoa
“ Chọn Create\Form, chọn New
->Chọn một trong ba dạng thức AutoForm :
->Chọn bảng dữ liệu nguồn ->Chọn OK
4.2.2 Tạo Fo rm bằng FormWizard
->Chọn Form tab, chọn New
->Chọn bảng dữ liệu nguồn ->Chọn
->Thực hiện các bước theo chỉ dẫn của i
4.2.3 Tạo Fo rm bằng Design View
Bước 1: Mở của sổ Design View
->Chọn Form \ New \ Design View \ bảng dữ liệu nguồn (nếu tạo form nhập liệu)
->Thành phần của cửa sổ Design View:
+ Page Header/ Footer: Tiêu đề đầu cuối Form
+ Form Header/Footer : Tiêu đề trên/dưới Form
+ Detail : Nội dung chi tiết của Form
- Toolbox : Hộp dụng cụ tạo các ô điều khiển trên Form
Bước 2: Tạo các ô điều khiển trên Form a, Tạo Text box
- Chức năng : là đối tượng gắn với trường dữ liệu trong bảng và tính toán
- Tạo Text box gắn với các trường trong bảng:
Cách1: Sử dụng công cụ Field List
-> Mở cửa sổ Field list : View\Field List
-> Kéo - thả : đưa các trường vào vị trí thích hợp trên Form
Cách 2: Sử dụng công cụ Toolbox
-> Mở hộp Toolbox : View\Toolbox
-> Chọn công cụ Text box trong Toolbox
-> Mở cửa sổ Properties : View/Properties
-> Đặt các tính chất sau :
+ Control Source : Chọn tên trường dữ liệu buộc (gắn) vào Textbox
Thao tác tương tự với ô Text Box khác
- Tạo Text Box d ùng để tính to án
-> Mở hộp Toolbox: View/Toolbox
-> Chọn công cụ Text box trong Toolbox
-> Mở cửa sổ Properties : View/ Properties
-> Đặt các tính chất sau :
+ Control Source : Gõ biểu thức cần tính
Thao tác tương tự với ô Textbox khác b, Tạo Label
Chức năng: dùng để ghi tiêu đề văn bản mô tả tên Form và chức năng của các ô điều khiển
-> Nhập văn bản và kết thúc bằng Enter c, Tạo Combo box, List box
Chức năng: là đối tượng chứa danh sách các giá trị để chọn lựa trong khi nhập liệu Cách tạo Combo Box và List Box:
-> Chọn Combo Box, hoặc List Box trong Toolbox
-> Xuất hiện hộp thoại Wizard với các lựa chọn:
I want the combo box to look up the value in a table or query: Lấy dữ liệu từ trường dữ liệu trong bảng hay truy vấn làm nguồn
I will type in the value that I want : Lấy dữ liệu từ bàn phím
Find a record on my form based on the value I selected in my combo box: Tìm và đưa ra bản ghi theo giá trị lựa chọn trong combo box d, Tạo Command Buttons (nút lệnh)
Chức năng: Là đối tượng dùng để thực hiện một thao tác (hành động) nào đó khi kích hoạt
Các hành động thường dùng(Action):
+ Record Navigation : Tìm và di chuyển bản ghi
.Find record : Tìm kiếm bản ghi
.Go to First record: Chuyển đến bản ghi đầu
.Go to Last record: Chuyển đến bản ghi cuối
.Go to Next record: Chuyển đến bản ghi tiếp
.Go to Previous record: Chuyển đến bản ghi trước đó
+ Record Operations : Gồm các hành động
.Add new record : Thêm bản ghi mới
.Delete Record: Xoá bản ghi hiện thời
.Duplicate record: Nhân đôi bản ghi
.Save Record: Ghi bản ghi hiện thời
.Print Record: In bản ghi hiện thời
+ Form Operations: gồm các hành động với Form
.Open Form : Mở một Form
+ Report Operations : gồm các hành động với Report
.Preview Report : Xem trước khi in
+ Applications : Làm việc với các ứng dụng
.Quit Applications : Thoát khỏi ứng dụng
.Run Applications : Chạy một ứng dụng
+ Miscellaneous : những hành động khác
.Run Macro.Thực hiện Macro
-> Chọn Command Button trong Toolbox
-> Thực hiện theo chỉ dẫn Wizard để đặt hành động cho nút lệnh
-> Chọn Finish e, Sử dụng điều khiển Check box, Toggle button, Option Button
- Chức năng: thường được dùng để nhận các giá trị Yes hoặc No, chỉ khác ở hình thức
- Cách tạo các điều khiển gắn với các trường Yes/No
-> Chọn một trong các nút Check box,Toggle button, Option Button
-> Kéo một trường kiểu Yes/No vào biểu mẫu ta có một điều khiển gắn với trường kiểu Yes/No trên Form
Ví dụ: Cho bảng DSCB (danh sách cán bộ) gồm các trường: HOTEN Kiểu Text
Yêu cầu: Tạo một Form nhập liệu vào các trường trên như sau:
- Một Text box gắn với trường HOTEN
- Một Check box gắn với trường DANGVIEN
- Một Option button gắn với DOANVIEN
- Một Toggle button gắn với trường VO_CHONG f, Sử dụng nhóm lựa chọn (Option Group)
Chức năng: Gắn với các trường kiểu Byte hoặc Integer, giúp cho thao tác chọn lựa dễ dàng hơn, vì không cần phải gõ vào hộp văn bảnmà chỉ cần kích chuột để chọn Cách tạo:
-> Tắt chức năng Control Wizard
-> Chọn nút Option Group trong Tool box
-> Kéo trường kiểu nguyên vào Form Kết quả là tạo một điều khiển Option
Group gắn với trường vừa kéo
-> Tạo các nút lựa chọn (hoặc các hộp kiểm tra) bên trong điều khiển nhóm lựa chọn vừa tạo trên
-> Sửa lại các nhãn của nút lựa chọncho hợp với chức năng bài toán
Ví dụ: Cho bảng DSHS gồm các trường: HOTEN Kiểu Text
XEPLOAI Kiểu Integer nhận 4 giá trị có ý nghĩa sau: Giỏi, Khá, TB, Yếu
Yêu cầu: Tạo một Form nhập liệu vào các trường trong bảng trên như sau:
- Một Text box gắn với trường HOTEN
Một điều khiển Option Group gắn với trờng XEPLOAI
Tạo 4 nút lựa chọn (Option button) ứng với các loại: Giỏi, Khá, TB, Yếu trong điều khiển Option Group trên g/ Đối tượng SubForm/ SubReport
Sub Form/ SubReport : Mẫu biểu phụ/ báo biểu phụ, là đối tượng cho phép ta có thể chèn thêm một bảng, Form hoặc Report (phụ) lên một Form
Cách 1: Tạo Subform dùng Design Trình tự thực hiện
1 Tạo mẫu biểu chính và phụ một cách độc lập
2 Sử dụng các thuộc tính của mẫu biểu phụ:
View allowed: Datasheet Default View:Datasheet
3 Mở mẫu biểu chính ở chế độ Design Bấm phím F11 xuất hiện cửa sổ Database
4 Kéo mẫu biểu phụ từ cửa sổ Database vào trong cửa sổ thiết kế của biểu mẫu chính Ta có thể sửa các thuộc tính của mẫu biểu nếu muốn
Chú ý : Để sửa thiết kế của biểu mẫu phụ, bấm đúp chuột trái tại điều khiển
Subform tương ứng, khi đó sẽ nhận được cửa sổ thiết kế của mẫu biểu phụ
5 Tạo sự liên kết giữa mẫu biểu chính và mẫu biểu phụ
LinkMasterFields: ghi trường liên kết của mẫu biểu chính
LinkChildFields: ghi trường liên kết của mẫu biểu phụ
Cách 2: Bật chức năng Wizard
Ví dụ: Tạo Form FrmHosonhansu
Chọn các bảng chứa trường khoá (bảng DMDonvi), đặt các trường của bảng DMDonvi lên Form
Bật công cụ Control Wizard và kéo đối tượng Subform/ Subreport lên Form xuất hiện hộp thoại
Use an exsting Form: đặt một Form đã có trong CSDL lên Form đang thiết kế
Use an existing Tables and Queries: chọn một bảng hoặc truy vấn cần đặt lên
Chọn bảng Hoso và các trường cần đặt lên Form, chọn Next và Finish ta đã tạo xong đối tượng SubForm/ SubReport h/ Trang trí
-> Chọn nút Line trong Tool box
+ Muốn vẽ nhanh các đường thẳng ngang, dọc ta giữ Shift trong khi kéo
+ Để xoá các đường đã vẽ ta chọn rồi ấn phím Delete
-> Chọn nút Rectangle trong Tool box
- Có thể di chuyển các điều khiển vào hình chữ nhật
- Khi hình chữ nhật che lấp các điều khiển ta mở Menu Format chọn Send to Back đưa hình chữ nhật xuống dưới
- Di chuyển và nhân bản các điều khiển:
-> Chọn ô điều khiển -> Giữ phím Ctrl và ấn một trong 4 phím mũi tên
**Trình bày (định dạng) ô điều khiển tương tự Word:
+ Kiểu chữ (nghiêng, đậm, gạch chân)
+ Căn lề (trái, phải, giữa)
Trong chương này, một số nội dung chính được giới thiệu:
1 Giới thiệu về biểu mẫu: Chương bắt đầu với giới thiệu về vai trò và lý do sử dụng biểu mẫu trong quản lý cơ sở dữ liệu
2 Tạo biểu mẫu: Hướng dẫn cách tạo biểu mẫu mới từ các bảng dữ liệu trong
3 Tùy chỉnh biểu mẫu: Mô tả cách tùy chỉnh giao diện của biểu mẫu bằng cách thêm, di chuyển và định dạng các điều khiển nhập liệu để tạo giao diện hấp dẫn và dễ sử dụng
4 Điều khiển nhập liệu: Giới thiệu về cách thêm các điều khiển nhập liệu như hộp văn bản, danh sách thả xuống và nút bấm vào biểu mẫu để tương tác với dữ liệu
5 Tạo biểu mẫu con (Subforms): Học cách tạo biểu mẫu con, là các biểu mẫu nhỏ được nhúng trong biểu mẫu chính để hiển thị thông tin từ các bảng liên quan
6 Quản lý sự kiện (Event Management): Chương này giới thiệu về cách quản lý sự kiện trên biểu mẫu và kích hoạt hành động khi người dùng tương tác với biểu mẫu
7 Bảo mật và quyền truy cập: Mô tả cách thiết lập bảo mật và quyền truy cập để kiểm soát quyền truy cập và sửa đổi dữ liệu qua biểu mẫu
❖ CÁC BÀI TẬP HỆ THỐNG KIẾN THỨC
1 Tạo biểu mẫu nhập liệu: